Antecedentes de la denuncia

1. El denunciante es una asociación cultural polaca. En abril de 2001 y en el marco del programa Cultura 2000 de la Comisión Europea, solicitó financiación para su proyecto titulado «X» (proyecto 1). El proyecto tenía como objetivo eliminar ciertos conceptos erróneos que han estado arraigados en la sociedad europea durante siglos.

2. El 19 de diciembre de 2001, el denunciante y la Comisión firmaron un acuerdo de subvención para dicho proyecto (el «Acuerdo»). Según este Acuerdo, la Comisión debía financiar un importe máximo de 87 272,10 EUR, es decir, el 40,69 % del coste total estimado de 214 460,10 EUR. A su vez, el denunciante (junto con sus socios) debía financiar el 59,31 % del coste total estimado restante. El Acuerdo establecía que, si al final del proyecto los costes subvencionables reales eran inferiores a lo previsto, la contribución de la Comisión se limitaría al importe calculado aplicando el porcentaje anterior de la contribución de la Comisión a los costes subvencionables reales. Para ser subvencionables, los costes del proyecto tuvieron que sufragarse en el período comprendido entre el 1 de mayo de 2001 y el 1 de mayo de 2002. En el anexo II del Acuerdo se especificaban las condiciones que debían cumplirse para que los costes se consideraran «subvencionables»[1] y se establecía que las auditorías financieras de la Comisión y del Tribunal de Cuentas, o de cualquier persona autorizada por ellos, podían llevarse a cabo durante un período máximo de cinco años a partir de la finalización del Acuerdo. El Acuerdo estipulaba además que el denunciante tendría que presentar un informe final sobre el proyecto, incluidas sus cuentas financieras definitivas, tal como se detalla en el formulario que figura en el anexo IV.

3. La primera parte de la subvención se pagó poco después de la firma del Convenio. La segunda parte debía pagarse en un plazo de 60 días a partir de la recepción del informe final mencionado. La responsable del proyecto por parte de la Comisión fue inicialmente la Sra. M.

4. El 19 de diciembre de 2001, el denunciante envió una carta a la Comisión en la que solicitaba que se modificara el período de subvencionabilidad de los costes para que comenzara el 1 de diciembre de 2001 y se prolongara hasta el 1 de diciembre de 2002.

5. El 12 de febrero de 2002, el demandante solicitó que se modificara el contenido del proyecto.

6. El 5 de abril de 2002, la Comisión rechazó los cambios propuestos por el denunciante en relación con el contenido del proyecto. Consideró que la naturaleza y el número de los cambios solicitados modificarían significativamente partes importantes del proyecto y, por lo tanto, afectarían a la base sobre la que se había elegido el proyecto.

7. El 11 de abril de 2002, el denunciante envió una carta a la Sra. M. señalando que no había recibido respuesta a sus cartas anteriores de 19 de diciembre de 2001 y 12 de febrero de 2002, ni a su correo electrónico de 16 de marzo de 2002. El denunciante también subrayó la necesidad de una respuesta rápida con respecto a las modificaciones propuestas.

8. El 18 de abril de 2002 y el 15 de mayo de 2002, el denunciante envió nuevas cartas a la Comisión en relación con las modificaciones propuestas.

9. El 29 de mayo de 2002, la Comisión respondió que el contenido de las cartas del denunciante no estaba claro y que parecía que el denunciante tenía la intención de proceder a los cambios que había propuesto inicialmente. La Comisión señaló que si el proyecto no podía llevarse a cabo en su forma original, reconsideraría el Acuerdo. Añadió que esto podría dar lugar a la anulación del Acuerdo y a la recuperación de la contribución ya abonada.

10. El 19 de junio de 2002, el demandante aseguró a la Comisión que estaba dispuesto a hacer todo lo necesario para ejecutar el proyecto tal como había sido aprobado inicialmente. No obstante, pidió a la Comisión que confirmara que el período de subvencionabilidad de los costes se extendería del 1 de diciembre de 2001 al 1 de diciembre de 2002.

11. En su respuesta de 30 de julio de 2002, la Comisión señaló que " el desplazamiento de las actividades de los proyectos a diciembre de 2002 es aceptable".

12. El 19 de diciembre de 2002, la Comisión y el denunciante firmaron una modificación del Acuerdo según la cual el período de subvencionabilidad de los costes iba del 1 de diciembre de 2001 al 1 de diciembre de 2002.

13. El 23 de enero de 2003, el demandante envió una carta a la Comisión en la que hacía referencia a una conversación telefónica con la Sra. M e indicaba que enviaría el informe final sobre el proyecto el 3 de febrero de 2003. En dicha carta, el denunciante también solicitó la aprobación de la Comisión para un cambio específico relativo al presupuesto, y declaró que preveía algunos otros cambios menores que se especificarían en el informe final.

14. El 6 de febrero de 2003, el denunciante envió a la Comisión por correo certificado urgente (DHL) dos paquetes con un peso total de 8,5 kg. El contenido de ambas parcelas se declaró como «material educativo».

15. El 21 de marzo de 2003, la Comisión informó al demandante de que estaba de acuerdo con el cambio relativo al presupuesto solicitado el 23 de enero de 2003.

16. El 30 de mayo de 2003, la Sra. D informó a la demandante de que se había hecho cargo del expediente de la Sra. M., que había abandonado la Comisión. La Sra. D señaló que «[a] pesar de que [la Sra. M] ya ha realizado un proyecto de evaluación del contenido de su informe, no ha dejado ninguna evaluación de los ingresos y gastos. He recibido bien las copias de los libros y CD-roms de su proyecto, pero lamentablemente no me dejó el informe final en sí ni el anexo IV con los ingresos/gastos. He hecho mis preguntas por toda la unidad aquí y parecen estar perdidas".

17. El 5 de junio de 2003, tras una conversación telefónica con el coordinador del proyecto de la demandante, la Sra. D le envió un correo electrónico cuyo contenido era casi idéntico al de su anterior correo electrónico de 30 de mayo de 2003.

18. Por carta de 5 de junio de 2003, el director del proyecto del denunciante informó a la Comisión de que el denunciante ya le había enviado una copia del informe por correo, y que se esperaba que dicha copia llegara a la Comisión el 9 de junio de 2003. Según el director del proyecto del demandante, el informe final del proyecto consistía en varios archivos guardados en su ordenador que, si se enviaban por correo electrónico o fax, podían confundir a los expertos financieros de la Comisión. El director del proyecto del demandante también criticó a la Sra. M., quien, durante una conversación telefónica en marzo de 2003, le había informado de que el informe financiero estaba siendo examinado por expertos financieros independientes que se pondrían en contacto con él si tenían más preguntas. Sin embargo, nunca se habían establecido tales contactos.

19. El 11 de junio de 2003, la Sra. D confirmó que había recibido el informe final enviado por el denunciante.

20. El 16 de junio de 2003, tras una conversación telefónica con el coordinador del proyecto del reclamante, la Sra. D escribió a este último adjuntando "una copia del anexo IV que [el coordinador del proyecto/el reclamante] (todavía) [tenía] que rellenar ".

21. El 19 de junio de 2003, el coordinador del proyecto del demandante envió a la Comisión un correo electrónico con tres anexos en el que explicaba que se trataba de la segunda parte del informe final corregido y que las dos partes restantes se enviarían por la mañana del día siguiente.

22. El 20 de junio de 2003, la Comisión recibió una copia del informe financiero del demandante.

23. El 23 de julio de 2003, la Comisión pagó al demandante el segundo tramo de la subvención.

24. El 7 de mayo de 2004, la Comisión informó al denunciante de que había decidido llevar a cabo una auditoría ad hoc en sus locales. La Comisión llamó la atención del denunciante sobre el hecho de que los documentos originales relativos al proyecto debían ponerse a disposición de los auditores y que no se aceptarían documentos justificativos después de la auditoría.

25. Entre el 14 y el 16 de junio de 2004, una empresa de auditoría externa llevó a cabo una primera auditoría del proyecto 1 en los locales del denunciante. Los auditores consideraron que el denunciante no había cumplido su obligación contractual de financiar el 59,31 % de los gastos subvencionables. Consideraron que el denunciante no había aportado pruebas suficientes de su propia contribución y que no había facilitado documentos que respaldaran las contribuciones notificadas de sus socios. Según los auditores, el hecho de que el denunciante no aportara pruebas suficientes de su propia contribución financiera podría atribuirse a una serie de factores [2]. Por lo tanto, consideraron que la subvención de la Comisión debía recuperarse en su totalidad. Sin embargo, los auditores añadieron que, independientemente de la cuestión relacionada con la contribución propia, el denunciante tendría que reembolsar 41 196,92 EUR debido a gastos que se consideraron no subvencionables.

26. En octubre de 2004, el denunciante presentó a la Comisión una solicitud de subvención relativa a otro proyecto titulado «Y» (proyecto 2).

27. En marzo de 2005, el denunciante presentó otros documentos que supuestamente no se habían tenido en cuenta en el informe sobre la primera auditoría del proyecto 1. A continuación, la Comisión decidió proceder a una nueva auditoría.

28. En mayo de 2005, la Comisión informó al denunciante de que el proyecto 2 había sido incluido en su lista de reserva.

29. El 12 de julio de 2005, la Comisión informó al denunciante de que no estaba en condiciones de financiar el proyecto 2, que ocupaba el octavo lugar en la lista de reserva pertinente, que comprendía trece proyectos. La Comisión explicó que, debido a las limitaciones presupuestarias, solo podía financiar diez proyectos. Afirmó además que la auditoría antes mencionada del proyecto anterior «Cultura 2000» había suscitado ciertas preocupaciones que el denunciante conocía. La Comisión señaló que, de conformidad con el Reglamento Financiero, había decidido no financiar el proyecto 2 del demandante.

30. La segunda auditoría relativa al proyecto 1 tuvo lugar del 26 al 28 de febrero de 2007 y fue realizada por otra empresa de auditoría externa. El resultado fue una recomendación de recuperación de un importe de 27 080,51 EUR.

31. El 25 de enero de 2008, la Comisión informó al denunciante de que tenía previsto emitir una nota de adeudo por un importe de 27 080,51 EUR.

32. Entre el 1 de febrero y el 18 de marzo de 2008 tuvo lugar un intenso intercambio de correspondencia entre el denunciante y la Comisión. En sus cartas y correos electrónicos, el denunciante consideró que las dos auditorías habían seguido enfoques contradictorios en cuanto a la determinación de los costes subvencionables del proyecto. Los gastos rechazados en la segunda auditoría habían sido aceptados en la primera auditoría. El reclamante alegó que había recibido garantías del representante de la Comisión presente en la primera auditoría de que los documentos pertinentes eran "correctos". Sin embargo, los mismos documentos se interpretaron de manera diferente en la segunda auditoría. Dado que han transcurrido seis años desde la ejecución del proyecto, es difícil obtener todos los documentos necesarios. El denunciante alegó además que, en 2001, el programa Cultura 2000 era accesible por primera vez a las asociaciones polacas. Criticó la supuesta escasa asistencia prestada por la Sra. M., que, según el denunciante, no había respondido a ninguna de sus cartas y había perdido el informe final, así como el hecho de que la modificación relativa al período de subvencionabilidad de los costes no se hubiera celebrado hasta después de la expiración del Acuerdo.

33. En su respuesta de 5 de marzo de 2008, la Dirección General de Educación y Cultura de la Comisión señaló que las dos auditorías no eran contradictorias. La primera auditoría dio lugar a una orden de recuperación de 41 196,92 EUR. Sin embargo, debido a la información adicional facilitada por el denunciante, la Comisión había aceptado llevar a cabo una segunda auditoría que también había tenido en cuenta dicha información adicional. Esto explicaba las diferencias entre los dos resultados de auditoría. Entre 2003 y 2007, el denunciante había tenido tiempo y oportunidad suficientes para presentar cualquier otro documento pertinente. La Comisión subrayó que tenía que garantizar que los fondos públicos se gastaran en consonancia con el objetivo para el que se concedieron y las normas financieras aplicables. Las auditorías tenían por objeto verificar que este era efectivamente el caso. La responsabilidad de mantener todos los registros financieros pertinentes recae en el demandante. Su relación con los coorganizadores también era responsabilidad suya, y la Comisión no podía intervenir en esa relación. Así pues, la Comisión tenía la intención de recuperar el importe establecido en la segunda auditoría.

34. El 14 de mayo de 2008, la Comisión dirigió una nota de adeudo al denunciante por un importe de 27 080,51 EUR.

Objeto de la investigación

35. El Defensor del Pueblo inició una investigación sobre las siguientes alegaciones y reclamaciones:

Alegaciones

1) La Comisión no ha gestionado adecuadamente el proyecto 1. En particular, la Comisión i) retrasó innecesariamente la firma de una modificación relativa al período de ejecución del proyecto, que no se firmó hasta después de la expiración del Acuerdo; ii) sobre la base de dos auditorías incoherentes, consideró erróneamente que determinados costes del proyecto no eran subvencionables; (iii) se negó erróneamente a aceptar documentos oficiales emitidos por una diócesis como prueba de la contribución de los socios del proyecto; iv) se negó erróneamente a evaluar los documentos adicionales presentados una vez finalizada la auditoría; v) perdió descuidadamente el informe final del proyecto original; y vi) no prestó suficiente asistencia al reclamante a través de su coordinadora del proyecto, la Sra. M., que, entre otras cosas, no respondió a las cartas del reclamante.

2) La nota de adeudo emitida por la Comisión no contenía información sobre la posibilidad de interponer un recurso, lo que no se ajustaba a los principios de buena conducta administrativa.

3) La Comisión se negó ilegal e injustamente a permitir que el demandante coordinara el proyecto 2, que había sido aprobado por el comité de selección y cuya ejecución ya se había iniciado. Según el autor, esta práctica se debía a que había sido incluida secretamente en la lista negra.

Créditos:

1) La Comisión debería i) reconocer que no se ha cerciorado de que la enmienda se haya firmado durante el período de validez del Acuerdo; y ii) reconocer su falta de referencia, en la enmienda, a la disposición sobre la duración del Acuerdo original.

2) La Comisión debe revocar la orden de adeudo por un importe de 27 080,51 EUR.

3) La Comisión también debe aceptar la confirmación testimonial en lugar de los documentos contables en el presente caso.

4) La Comisión debería i) explicar las razones y la base de la inhabilitación del proyecto 2 y ii) indemnizar al reclamante y a sus socios del proyecto por su trabajo en la preparación de las respectivas propuestas de proyecto.

36. En su denuncia, el denunciante también alegó que, debido a la invalidez del Acuerdo, no había base jurídica para las dos auditorías realizadas. En su carta de apertura de la investigación, el Defensor del Pueblo señaló que, si el punto de vista del demandante resultaba estar bien fundado, llevaría a la conclusión de que la Comisión carecía de base jurídica para la ayuda financiera que concedía. Esto parecía contradecir las intenciones del denunciante, dado que no cuestionaba la validez de los pagos que había recibido. Así pues, a este respecto, el Defensor del Pueblo consideró que no había motivos suficientes para incluir esta alegación en la investigación.

37. En su denuncia, el denunciante también alegó que la Comisión debía reconocer la invalidez de la modificación del Acuerdo relativa a la duración del Acuerdo que hacía referencia a un acuerdo que ya no estaba en vigor en el momento de la firma de la modificación. Esta alegación no fue objeto de investigación por la misma razón mencionada en el punto anterior.

38. Además, el denunciante alegó que la Comisión debería reconsiderar su enfoque con respecto a su cooperación con la Iglesia Católica en el marco de los proyectos de la UE, en general. El Defensor del Pueblo decidió que dicha reclamación era inadmisible de conformidad con el artículo 2, apartado 4, del Estatuto del Defensor del Pueblo porque el demandante no parecía haber adoptado ningún enfoque administrativo previo en relación con esta cuestión. Por lo tanto, esta alegación no se incluyó en la investigación.

La investigación

39. La presente denuncia se presentó el 7 de mayo de 2008. El 26 de junio de 2008, el Defensor del Pueblo inició una investigación.

40. El 5 de diciembre de 2008, la Comisión emitió su dictamen sobre la denuncia.

41. El 30 de enero de 2009, el denunciante envió sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión.

42. El 26 de mayo de 2009, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que respondiera a una serie de preguntas. Entre otras cosas, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que comentara el segundo aspecto de la primera reclamación.

43. El 19 de agosto de 2009, la Comisión presentó su respuesta. Sin embargo, se supo que la Comisión había omitido abordar una de las preguntas del Defensor del Pueblo. Por lo tanto, el 5 de octubre de 2009, el Defensor del Pueblo le pidió que facilitara la información pertinente, lo que hizo la Comisión el 18 de diciembre de 2009.

44. El 11 de enero de 2010, el Defensor del Pueblo remitió las observaciones complementarias de la Comisión al demandante y le invitó a presentar sus observaciones al respecto.

45. El 25 de enero de 2010, el denunciante presentó sus observaciones.

46. Los días 9 de septiembre y 5 de octubre de 2010, los servicios del Defensor del Pueblo llevaron a cabo una inspección del expediente de la Comisión.

47. Se remitió al denunciante una copia del informe de inspección. El 30 de noviembre de 2010, el denunciante presentó sus observaciones sobre este informe.

48. El 29 de julio de 2011, los servicios del Defensor del Pueblo solicitaron información complementaria a la Comisión.

49. El 7 de diciembre de 2011, la Comisión facilitó aclaraciones adicionales.

50. El 13 de diciembre de 2011, el Defensor del Pueblo invitó al demandante a presentar sus observaciones al respecto. No se recibió ninguna observación del denunciante.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

Observaciones preliminares

51. En sus observaciones, el denunciante presentó argumentos relacionados con la invalidez del Acuerdo y de su modificación. Dado que estos argumentos se refieren a cuestiones que no fueron objeto de investigación (véanse los puntos 36 y 37 supra), no se tratarán en el marco de la presente Decisión.

52. La presente denuncia se refiere a un litigio derivado de un contrato celebrado entre la Comisión y el denunciante. Parece útil aclarar que la mala administración también puede encontrarse en el contexto del cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos celebrados por las instituciones, órganos u organismos de la UE. El Defensor del Pueblo siempre ha considerado que el alcance de su revisión en tales casos debe ser necesariamente limitado. En particular, el Defensor del Pueblo no tratará de determinar si ha habido un incumplimiento de contrato por cualquiera de las partes, si el asunto está en disputa. Esta cuestión sólo podría ser tratada eficazmente por un tribunal competente para resolver cuestiones de hecho y de derecho. Por lo tanto, en los asuntos relativos a litigios contractuales, el Defensor del Pueblo limita su investigación a examinar si la institución u órgano de la Unión de que se trate le ha proporcionado una descripción coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones y por qué considera que su posición contractual está justificada. Si se facilita dicha cuenta, el Defensor del Pueblo concluirá que su investigación no ha puesto de manifiesto un caso de mala administración. Esta conclusión no afectará al derecho de las partes a que su litigio contractual sea resuelto por un órgano jurisdiccional competente.

53. En su denuncia, el denunciante alegó que las dos auditorías de la Comisión habían sido provocadas por alegaciones formuladas contra el denunciante por la Sra. B, antigua colaboradora del proyecto. Según la demandante, la Sra. B había intentado presionar a su coordinador para que entablara una relación sentimental y, cuando estos avances resultaron infructuosos, recurrió a la Comisión para que procediera a una auditoría del proyecto de la demandante. La Defensora del Pueblo observa que la Comisión ha alegado que llevó a cabo las auditorías en el presente caso con el fin de garantizar tanto que los fondos públicos de la UE se gastaron correctamente como que el proyecto se llevó a cabo de conformidad con el Acuerdo. El denunciante no ha alegado que esta decisión constituyera un abuso de poder. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo considera que no hay motivos para investigar este aspecto de la reclamación. En cualquier caso, el Defensor del Pueblo solo puede investigar posibles casos de mala administración por parte de las instituciones de la UE, no de ciudadanos como la Sra. B.

54. En sus observaciones, el denunciante alegó que su propia contribución en el marco del programa Cultura 2000 ascendía al 50 % del presupuesto total y que no era razonable que la Comisión esperara que una asociación polaca con unos ingresos anuales de 10 000 EUR aportara 84 000 EUR en efectivo. En opinión del denunciante, las asociaciones polacas no estaban en la misma posición que las asociaciones de otros países europeos. Sin embargo, el Defensor del Pueblo considera que, al celebrar el Acuerdo en cuestión, el demandante aceptó voluntariamente los niveles de contribución propia fijados en él. En estas circunstancias, el hecho de que posteriormente considerara que no sería razonable que una asociación con un volumen de negocios anual de 10 000 EUR realizara una contribución financiera propia de 84 000 EUR no tiene nada que ver con supuestos casos de mala administración por parte de la Comisión, sino que se refiere a la propia capacidad del denunciante para cumplir sus obligaciones contractuales. Por lo tanto, este argumento tampoco forma parte de la investigación del Defensor del Pueblo [3].

A. Presunta tramitación inadecuada del proyecto coordinado por el reclamante y reclamaciones conexas

55. El denunciante identificó varios aspectos de la supuesta gestión inadecuada del proyecto 1 por parte de la Comisión. Además, formuló varias alegaciones relativas a esta alegación. En aras de la claridad y la concisión, los argumentos de las partes se reproducen y examinan en relación con dicha alegación y las alegaciones en el siguiente orden:

a) La supuesta falta de referencia, en la enmienda, a la disposición correcta sobre la duración del Acuerdo original (aspecto (ii) de la primera reclamación);

b) La supuesta demora en la firma de la enmienda al Acuerdo (aspecto (i) de la primera alegación) y la reclamación conexa (aspecto (i) de la primera reclamación);

c) Las auditorías supuestamente inconsistentes (aspecto (ii) de la primera alegación), la negativa a aceptar los documentos emitidos por una diócesis (aspecto (iii) de la primera alegación), y la afirmación de que la Comisión debe aceptar documentos testimoniales (la tercera reclamación);

d) La negativa a examinar documentos adicionales después de la auditoría (aspecto iv) de la primera alegación);

e) La supuesta pérdida del informe final original del proyecto (aspecto v) de la primera alegación);

f) La supuesta falta de asistencia al denunciante, entre otras cosas, por no haber respondido a sus cartas (aspecto vi) de la primera alegación); y

g) La reclamación de que la Comisión debe revocar la orden de adeudo (la segunda reclamación)./em>

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

a) La supuesta falta de referencia, en la enmienda, a la disposición correcta sobre la duración del Acuerdo original (aspecto (ii) de la primera reclamación)

56. Según el denunciante, la disposición modificativa relativa a la subvencionabilidad de los costes modificó el artículo 3 en lugar del artículo 2. En su opinión, de ello se deduce que se aplicaban ambos períodos de subvencionabilidad de los costes y que, en consecuencia, el período de subvencionabilidad iba del 1 de mayo de 2001 al 1 de diciembre de 2002.

57. En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión reconoció que la modificación del Acuerdo contenía un error mecanográfico, ya que, de hecho, debería haberse referido al artículo 2 del Acuerdo. Sin embargo, la modificación dejaba claro que solo se refería al período durante el cual debían incurrirse los costes para ser subvencionables. Además, se declaró explícitamente que todas las demás disposiciones del Acuerdo no se veían afectadas y eran aplicables al período de subvencionabilidad de los costes modificado. La enmienda en cuestión había sido solicitada y aceptada por el denunciante antes de ser firmada por la Comisión. Así pues, la referencia que se hace en la enmienda al artículo equivocado del Acuerdo no puede poner en tela de juicio la claridad, la finalidad o la validez de la enmienda.

58. En sus observaciones, el denunciante consideró que el error en la referencia al artículo que debía modificarse significaba que no se había modificado el período inicial de subvencionabilidad de los costes. Por lo tanto, el período de subvencionabilidad correcto para los costes fue el original, es decir, del 1 de mayo de 2001 al 1 de mayo de 2002. De lo contrario, el período de subvencionabilidad de los costes tendría que ampliarse del 1 de mayo de 2001 al 1 de diciembre de 2002.

b) La supuesta demora en la firma de la modificación del Acuerdo (aspecto i) de la primera alegación) y la reclamación conexa (aspecto i) de la primera reclamación)

59. En su denuncia, el denunciante señaló que el Acuerdo estipulaba que los costes solo eran subvencionables si se habían contraído durante el período de ejecución del proyecto. Este período de ejecución debería haber sido ajustado y acordado por ambas partes antes de que comenzara el proyecto. Sin embargo, las solicitudes del denunciante de que se modificara el período de subvencionabilidad de los costes no se tuvieron en cuenta hasta el 19 de diciembre de 2002. Así pues, la Comisión había retrasado innecesariamente la firma de la modificación del Acuerdo.

60. En su dictamen, la Comisión reconoció que la modificación del Acuerdo se había celebrado con retraso. Explicó que la participación de las asociaciones polacas dependía de la contribución financiera del Gobierno polaco al programa «Cultura 2000». Polonia no efectuó dicha contribución hasta el 17 de diciembre de 2001. La Comisión señaló además que, en febrero de 2002, el denunciante solicitó algunos cambios en el proyecto. Estas modificaciones habían sido rechazadas inicialmente porque implicaban cambios significativos en un proyecto que ya había sido aprobado por un grupo de expertos independientes. Tras las aclaraciones adicionales facilitadas por el denunciante en su carta de 19 de junio de 2002, la Comisión aceptó algunos de los cambios propuestos. En su respuesta de 30 de julio de 2002, la Comisión también declaró que " el desplazamiento de actividades de proyectos hasta diciembre de 2002 [era] aceptable". Según el Acuerdo, cualquier modificación debía exponerse por escrito. Para cumplir esta obligación, las partes en el Acuerdo firmaron una modificación el 19 de diciembre de 2002. La Comisión señaló que esta modificación se había adoptado en beneficio del proyecto y para permitir que se tuviera en cuenta un máximo de costes subvencionables.

61. En sus observaciones sobre la opinión de la Comisión, el reclamante subrayó que la aprobación por la Comisión de la modificación del período de subvencionabilidad de los gastos, es decir, la afirmación de que "el desplazamiento de las actividades del proyecto a diciembre de 2002 es aceptable", era oscura y vaga. Sin una comprensión clara del período de ejecución, era imposible que un director de proyecto coordinara un proyecto internacional.

62. El Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que explicara por qué la modificación del Acuerdo se firmó casi cinco meses después de la aceptación de la Comisión expresada en su carta de 30 de julio de 2002. En su respuesta, la Comisión alegó que el denunciante no se había visto perjudicado por dicho retraso, ya que ambas partes ya habían acordado en julio de 2002 dicha modificación, mediante «un canje de notas válido». Estas cartas tenían el mismo efecto jurídico que una enmienda formal.

63. En sus observaciones, el denunciante señaló que la carta de la Comisión de 30 de julio de 2002 abordaba la cuestión del período de subvencionabilidad de los costes en una sola frase y reiteraba que no era posible ejecutar un proyecto a escala internacional sin una idea clara de su período de ejecución.

c) Las auditorías supuestamente inconsistentes (aspecto (ii) de la primera alegación), la negativa a aceptar los documentos emitidos por una diócesis (aspecto (iii) de la primera alegación), y la afirmación de que la Comisión debería aceptar documentos testimoniales (la tercera alegación)

64. En su denuncia, el denunciante señaló que los auditores que llevaron a cabo la segunda auditoría («los segundos auditores») habían examinado escrupulosamente incluso aquellos gastos que ya habían sido aceptados como subvencionables por los auditores que habían llevado a cabo la primera auditoría («los primeros auditores»). En este contexto, el reclamante señaló que algunas de las contribuciones de una diócesis que habían sido aceptadas en la primera auditoría se consideraron no elegibles en la segunda auditoría. Estas contribuciones se relacionaron con la investigación y la participación de un obispo en una película, los pagos realizados a siete miembros individuales del personal, el alquiler de equipos y los refrigerios de la conferencia. Los costes totales declarados no subvencionables tras la segunda auditoría ascendieron a 10 413 EUR.

65. El denunciante no estaba de acuerdo con la opinión de la Comisión de que la razón de las diferentes evaluaciones entre las dos auditorías era que los segundos auditores tenían en cuenta la información adicional que habían facilitado después de la primera auditoría. Según el denunciante, los primeros auditores habían aceptado determinados gastos sobre la base de los documentos de que disponían, mientras que los segundos auditores los habían rechazado, a pesar de que disponían de más documentación.

66. El denunciante también alegó que la Comisión actuó erróneamente al negarse a aceptar documentos oficiales expedidos por una diócesis y otras dos organizaciones asociadas que certificaban una serie de gastos.

67. En su dictamen, la Comisión explicó que, para ser subvencionables, los costes debían cumplir los principios establecidos en el artículo 9 del anexo II del Acuerdo [4]. En particular, los costes subvencionables i) debían haberse contraído realmente, ii) debían haberse contraído durante la duración de la operación, iii) debían registrarse en la contabilidad o en los documentos fiscales del beneficiario, y iv) debían ser identificables y controlables. Las contribuciones en especie no constituían costes subvencionables. Sin embargo, según el segundo informe de los auditores, muchos de los costes declarados por el denunciante no cumplían estas normas. Por lo que se refiere a determinados gastos de personal, no se presentaron documentos justificativos expedidos por terceros. Además, no se disponía de contratos, hojas de horas ni documentos de nómina. La Comisión subrayó que una simple declaración no constituía una prueba suficiente, a menos que estuviera respaldada por otros documentos y que el importe correspondiente se pagara con cargo a las cuentas del beneficiario, lo que no era el caso en el presente asunto. Así pues, los segundos auditores llegaron a la conclusión de que el denunciante no había garantizado una gestión financiera adecuada del proyecto y no había cumplido las disposiciones pertinentes del Acuerdo. Por lo que se refiere al argumento del denunciante de que debería haber aceptado documentos expedidos por terceros que certificaran determinados gastos, la Comisión reiteró que, para que los costes se declararan subvencionables, una mera declaración no era suficiente, a menos que los costes se registraran y pagaran con cargo a las cuentas del beneficiario.

68. Tras examinar las observaciones de la Comisión, el Defensor del Pueblo le pidió que formulara observaciones más específicas sobre la supuesta incoherencia entre las conclusiones de las dos auditorías.

69. En su respuesta, la Comisión alegó que no había contradicción entre las dos auditorías. Los primeros auditores habían recomendado a la Comisión que recuperara la totalidad de la subvención pagada por ella (87 272,10 EUR) porque consideraban que el denunciante no había demostrado que hubiera cumplido el requisito de que el 59,31 % de los gastos subvencionables fueran financiados por ella misma y sus socios. La Comisión no aceptó esta recomendación y, en cambio, consideró que su decisión debía basarse en los gastos que los primeros auditores habían considerado no subvencionables. Sobre esta base, la Comisión pidió al denunciante que le reembolsara el importe de 41 196,92 EUR.

70. Una vez finalizada la primera auditoría, el denunciante facilitó información complementaria que no se había puesto a disposición de los primeros auditores. A pesar de los costes adicionales que esto suponía, la Comisión volvió a demostrar su flexibilidad y buena voluntad al dar al denunciante una segunda oportunidad de presentar todos los documentos justificativos del proyecto con ocasión de otra auditoría. Los segundos auditores tuvieron en cuenta todos los documentos justificativos que se les presentaron, incluida la información adicional presentada por el denunciante tras el cierre de la primera auditoría. Cualquier discrepancia entre las conclusiones de las dos auditorías se debió al hecho de que estas auditorías se llevaron a cabo independientemente una de la otra y se basaron en los documentos facilitados por el denunciante en el momento respectivo.

71. A este respecto, el Defensor del Pueblo señaló que el argumento del demandante no se limitaba a cuestionar la legalidad del enfoque de la Comisión, sino que también lo consideraba injusto.

72. El Defensor del Pueblo también señaló que, en su dictamen, la Comisión señaló que había procedido a una auditoría «complementaria» porque el reclamante había presentado documentos «complementarios». La Defensora del Pueblo consideró lógico suponer que los documentos adicionales facilitados por el reclamante una vez finalizada la primera auditoría se referían a partidas de gastos que habían sido declaradas no subvencionables por los primeros auditores, y no a partidas que habían sido consideradas subvencionables. Por lo tanto, el hecho de que los segundos auditores rechazaran dichas partidas difícilmente podría haber sido el resultado de estas pruebas adicionales, como sugirió la Comisión, sino que parecía deberse al hecho de que los segundos auditores examinaron de nuevo todas y cada una de las partidas de los costes del proyecto. La Defensora del Pueblo señaló además que la decisión final sobre la recuperación no fue adoptada por los auditores, sino por la Comisión.

73. En opinión del Defensor del Pueblo, la Comisión no había explicado suficientemente por qué había decidido basarse en las conclusiones alcanzadas por los segundos auditores, incluso con respecto a los puntos que ya habían sido aceptados por los primeros auditores. Así pues, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión i) que tomara nota del hecho de que el segundo aspecto de la primera alegación también abarcaba la cuestión de la equidad y ii) que explicara si consideraba que había actuado de manera justa en el presente asunto.

74. En su respuesta posterior, la Comisión reiteró que, aunque la primera auditoría dio lugar a la recomendación de recuperar la totalidad de la subvención abonada por la Comisión, decidió no seguir dicha recomendación, lo que habría sido muy duro para el denunciante. La primera auditoría dio lugar a una orden de recuperación de 41 196,92 EUR.

75. La Comisión hizo hincapié en que el denunciante envió documentos complementarios en marzo de 2005, tras el cierre de la primera auditoría. A pesar de que ya se le había dado tiempo suficiente para reaccionar y presentar documentos complementarios durante la auditoría, la Comisión ofreció excepcionalmente al reclamante una segunda posibilidad de presentar "todos los documentos justificativos del proyecto" en una segunda auditoría. La segunda auditoría fue, sin embargo, una auditoría completa, no complementaria. Los auditores examinaron el informe financiero final en su totalidad, así como toda la documentación justificativa pertinente que les presentó el denunciante. Eran independientes y llevaban a cabo su tarea de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría establecidas por la Federación Internacional de Contadores. Después de esta segunda auditoría, se dio al reclamante la posibilidad de presentar documentos adicionales a los auditores, y las conclusiones de la auditoría se discutieron con el reclamante. Del informe de auditoría se desprende que el denunciante no formuló comentarios sobre las observaciones del informe. La segunda auditoría dio lugar a una propuesta de recuperación de 27 080,51 EUR.

76. Dado que el Acuerdo había sido firmado entre el denunciante y la Comisión, le correspondía emitir la orden de recuperación. Según lo previsto en el Acuerdo, las personas autorizadas por la Comisión podrían llevar a cabo controles técnicos y financieros. La Comisión debía garantizar que los fondos públicos se gastaran en consonancia con los objetivos del programa Cultura 2000, así como de conformidad con la normativa financiera de la UE. Las auditorías externas constituyen un medio para garantizar que los fondos públicos se gastan correctamente. El objetivo de la auditoría en cuestión era comprobar que todos los gastos declarados estaban también justificados por los documentos pertinentes. La Comisión reiteró que los segundos auditores constataron que los gastos del denunciante no cumplían las condiciones pertinentes establecidas en el artículo 9 del anexo II del Acuerdo, y que el denunciante no: i) prever una gestión financiera adecuada del proyecto, ii) funcionar satisfactoriamente, iii) cumplir la base jurídica/contractual del proyecto, y iv) prever la prevención y detección de errores, irregularidades y fraudes.

77. Por lo tanto, la Comisión consideró que había actuado de manera justa con respecto al denunciante. Había demostrado buena voluntad y flexibilidad, como lo demuestra, en particular, su decisión de dar al denunciante una segunda oportunidad de presentar todos los costes del proyecto a la segunda empresa de auditoría. Los costes presentados que no cumplían las normas contractuales pertinentes se consideraron no subvencionables. Sin embargo, era responsabilidad del reclamante presentar todos los documentos justificativos del proyecto a los auditores.

d) La negativa a examinar documentos adicionales después de la auditoría (aspecto iv) de la primera alegación)

78. El denunciante alegó que, el 26 de febrero de 2007, preguntó a los segundos auditores si sería razonable que se pusiera en contacto con sus socios del proyecto, con vistas a recabar pruebas adicionales para respaldar sus gastos de modo que pudieran ser declarados subvencionables. Los segundos auditores acordaron conceder al denunciante una prórroga del plazo para la presentación de dichos documentos. Por lo tanto, el coordinador del proyecto del demandante viajó personalmente para reunirse con los diversos contribuyentes, es decir, los obispos y sacerdotes interesados, para explicarles la situación y obtener documentos precisos. Como resultado, seis socios del proyecto proporcionaron 185 documentos justificativos adicionales. Estos documentos se remitieron posteriormente a los segundos auditores. Sin embargo, las cartas pertinentes fueron devueltas sin abrir. El denunciante señaló que los segundos auditores habían pedido a la Comisión que reabriera el caso. Sin embargo, este último se negó a hacerlo.

79. En su dictamen, la Comisión explicó que el denunciante había presentado documentos adicionales en apoyo de los costes supuestamente subvencionables tras el cierre de la primera auditoría, es decir, en marzo de 2005. La Comisión señaló que había decidido demostrar su buena voluntad teniendo en cuenta estos documentos. A tal fin, autorizó una segunda auditoría a finales de 2006.

80. En sus observaciones, el denunciante alegó que tuvo lugar un intenso intercambio de correspondencia entre él y el director de la segunda empresa de auditoría. Según el denunciante, el director no tenía conocimiento de que el informe final sobre la segunda auditoría se hubiera enviado a la Comisión sin esperar a los documentos o comentarios adicionales del denunciante. El denunciante declaró que el director le aseguró que solicitaría a la Comisión una prórroga del plazo para poder incluir y examinar los documentos facilitados después de la auditoría. Sin embargo, la Comisión ignoró esta petición. El denunciante presentó una copia impresa sin fecha de un correo electrónico en el que el director de la segunda empresa de auditoría accedió a ampliar el plazo para que el denunciante pudiera presentar documentos adicionales. Además, hizo referencia a un correo electrónico de 6 de febrero de 2008, enviado al gestor, en el que reconocía que el plazo inicial para la presentación de estos documentos era el 4 de septiembre de 2007, pero afirmaba que este plazo se cancelaba después de explicar que su coordinador de proyecto tenía que viajar para reunirse con sus socios del proyecto y obtener los documentos pertinentes.

81. Tras examinar las observaciones anteriores, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que comentara las críticas del demandante de que no había tenido en cuenta los documentos adicionales presentados después de la segunda auditoría. El Defensor del Pueblo también pidió a la Comisión que abordara el contenido del correo electrónico del demandante de 6 de febrero de 2008.

82. En su respuesta, la Comisión rechazó la afirmación del denunciante de que se había negado erróneamente a aceptar documentos adicionales una vez finalizada la auditoría. Se había dado al denunciante la posibilidad de presentar documentos complementarios incluso después de la segunda auditoría. El plazo inicial para hacerlo se había ampliado del 4 de septiembre de 2007 al 10 de octubre de 2007. Sin embargo, a finales de noviembre de 2007, es decir, un mes y medio después de la expiración del plazo ampliado, el denunciante aún no había facilitado ningún documento complementario a los auditores. Por lo tanto, estos últimos decidieron enviar su proyecto de informe de auditoría a la Comisión. La Comisión validó el informe en diciembre de 2007 y cerró la auditoría.

83. El 25 de enero de 2008, la Comisión informó al denunciante de su intención de emitir una orden de recuperación por un importe de 27 080,51 EUR. Esto llevó al denunciante a responder con un correo electrónico a los auditores, de 6 de febrero de 2008, en el que afirmaba que había enviado más documentos justificativos en diciembre de 2007. La Comisión señaló que nunca recibió estos documentos y que los únicos documentos recibidos consistían en pruebas de los gastos de viaje incurridos después de la expiración del proyecto, que, en cualquier caso, no eran subvencionables.

84. En sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión, el denunciante alegó que la solicitud de la Comisión de que se reembolsaran determinados importes se refería principalmente a las contribuciones de sus socios del proyecto. Los principales socios en el proyecto eran una diócesis y una emisora de televisión pública, pero también había una serie de otras instituciones asociadas. Estas instituciones fueron extremadamente cautelosas al hacer públicos los documentos financieros internos en relación con el Proyecto 1. Resultó particularmente difícil obtener los documentos necesarios de algunos de los socios, como una diócesis.

e) La supuesta pérdida del informe final original del proyecto (aspecto v) de la primera alegación)

85. En su denuncia, el denunciante alegaba que la Sra. M. había perdido el informe final original que había presentado.

86. En su dictamen, la Comisión señaló que, aunque el denunciante alegó que el informe final se envió en febrero de 2003, los servicios de la Comisión no pudieron encontrar ningún rastro de su registro en ese momento en su sistema. El expediente del demandante había sido asumido por otro gestor del proyecto en la Comisión, que supuso que el informe financiero se había perdido, ya que no se encontró ningún registro de él. La Comisión señaló además que, a pesar de sus solicitudes, el denunciante nunca pudo presentar una copia del informe financiero que afirmaba haber enviado en febrero de 2003.

87. En sus observaciones, el denunciante señaló que había anunciado la presentación de su informe en una carta de 23 de enero de 2003. Señaló además el correo electrónico de 5 de junio de 2003 en el que la Sra. D, nueva gestora del proyecto, escribía, con referencia al anterior gestor del proyecto, que «a pesar de que ya ha realizado un proyecto de evaluación del contenido de su informe, no ha dejado ninguna evaluación de los ingresos y gastos [...] He realizado mis consultas en toda la unidad para encontrar estos documentos y parecen haberse perdido». La demandante alegó que del correo electrónico de la Sra. D se desprendía que había consultado a su jefe de unidad y que, por lo tanto, podía suponerse que estaba de acuerdo en que el informe se había perdido. Además, el denunciante estaba desconcertado por el hecho de que, suponiendo que el informe no se hubiera recibido, como afirmaba la Comisión, nadie notó la falta de presentación hasta cuatro meses después de la expiración del plazo correspondiente. El denunciante subrayó que tenía un claro interés en presentar dicho informe a la Comisión, ya que, de lo contrario, no podría efectuarse ningún pago. Además, hizo referencia a su carta de 5 de junio de 2003 y adjuntó una copia del recibo de DHL de 6 de febrero de 2003. Alegó que una copia del informe final estaba disponible en la computadora del contador del proyecto, que estaba en el hospital en ese momento.

88. Tras examinar estas observaciones, la Defensora del Pueblo pidió a la Comisión que abordara los argumentos antes mencionados presentados por el reclamante.

89. En su respuesta, la Comisión rechazó la afirmación del denunciante de que había perdido el informe. Subraya que el informe final consta de dos partes. La primera parte contenía un informe sobre la ejecución del proyecto y la segunda un informe sobre los aspectos financieros del proyecto (gastos e ingresos). La afirmación del denunciante de que envió el informe final completo, es decir, ambas partes, en febrero de 2003, no fue confirmada por la información de que disponía la Comisión. En una carta enviada en marzo de 2003, la Comisión había aceptado transferencias entre las líneas presupuestarias del proyecto, lo que de hecho significaba que el informe financiero final no se había presentado en febrero de 2003. Los documentos enviados por el denunciante en febrero de 2003 consistían exclusivamente en la primera parte del informe. Esta fue la razón por la que, en su correo electrónico de 30 de mayo de 2003, la Sra. D declaró que se había llevado a cabo un "proyecto de evaluación del informe", pero que " no se había llevado a cabo ninguna evaluación de los ingresos y gastos". Así pues, la Comisión se había referido a la primera parte del informe y no a una evaluación del informe financiero final, ya que no se presentó hasta junio de 2003.

90. A la vista de la respuesta de la Comisión, el Defensor del Pueblo consideró necesario proceder a una inspección del expediente de la Comisión. Se comprobó que el expediente de la Comisión contenía el informe operativo, firmado por el denunciante y fechado el 1 de febrero de 2003. Este documento no llevaba ningún sello o registro de notas cuando fue recibido y registrado. Los funcionarios de la Comisión presentes en la inspección no pudieron facilitar ninguna información sobre la fecha exacta en que la Comisión recibió y registró dicho documento.

91. Los funcionarios de la Comisión presentes en la inspección opinaron que la institución no podría haber recibido el informe financiero antes del 20 de junio de 2003, ya que los cambios en el presupuesto solicitados por el denunciante no habrían sido posibles si el informe financiero hubiera sido efectivamente recibido y aprobado.

92. En la inspección se puso de manifiesto que, hasta entonces, no parecía que se hubiera pedido a la Sra. D que aclarara el significado de sus correos electrónicos de 30 de mayo y 5 de junio de 2003. Por lo tanto, los funcionarios de la Comisión presentes en la inspección prometieron obtener tales aclaraciones de la Sra. D. Poco después, la Comisión facilitó al Defensor del Pueblo una nota redactada por la Sra. D en la que afirmaba que la Sra. M había dejado un expediente relativo a este caso que contenía el informe operativo y copias de libros y CD facilitados por el demandante. Sin embargo, el expediente no incluía el informe financiero. La Sra. D explicó que, dado que no se había dejado ningún mensaje sobre este informe y que no se le había ocurrido en el momento en que era posible que el informe financiero aún no se hubiera presentado, llegó a la conclusión de que podría haberse perdido y pidió una copia al reclamante. La Sra. D añadió que, hasta donde podía recordar, la autora había tardado mucho tiempo en presentar una copia de dicho informe.

93. En sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión a la solicitud de información adicional del Defensor del Pueblo y sobre el informe de inspección, el reclamante reiteró que los beneficiarios, como ella misma, reciben solo una parte de la subvención de la Comisión al inicio de un proyecto. Solo cuando los beneficiarios han presentado el informe financiero y la Comisión lo ha aprobado se abona la parte restante de la subvención. Así pues, el denunciante y sus socios sabían que solo podían recibir el pago final si presentaban el informe financiero a tiempo. La demandante reiteró que había enviado el informe financiero a la Comisión en febrero de 2003 y alegó que la Sra. M. era conocida por su falta total de organización.

94. La autora también adjuntó una declaración de su secretaria en la que afirmaba que el informe financiero se había enviado junto con el informe final " en la fecha indicada en el correo certificado al programa Cultura 2000" y que había sido testigo del envío efectivo de todos los documentos a la oficina principal de correos de una ciudad polaca.

95. El Defensor del Pueblo preguntó a la Comisión: i) cuándo y cómo se registró la correspondencia enviada por el demandante por DHL en febrero de 2003, ii) si no se registró, por qué no se llevó a cabo dicho registro, y iii) por qué no había sello de recibo en el informe operativo.

96. Además, el Defensor del Pueblo señaló que el coordinador del proyecto del demandante envió una carta el 5 de junio de 2003 en la que afirmaba que el anterior director del proyecto de la Comisión le había dicho en una conversación telefónica en marzo de 2003 que el informe financiero ya estaba siendo examinado por los expertos financieros de la Comisión y que estos últimos se pondrían en contacto con el demandante si tenían preguntas.

97. Por último, el Defensor del Pueblo hizo referencia a la declaración antes mencionada hecha por el secretario del demandante en relación con la publicación del informe financiero y operativo en la fecha indicada en el recibo de DHL.

98. En su respuesta a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo, la Comisión explicó que la correspondencia entrante del demandante se registró en el sistema interno de archivo de la Comisión con un número de referencia el 6 de febrero de 2003, con el asunto: Informe final 2001-1454. En aquel momento se asignó al gestor del proyecto de la Comisión, la Sra. M. No había información en el sistema de registro sobre el número de expedientes recibidos ni sobre su tipo. Dado el tiempo transcurrido desde entonces, ya no era posible responder a la pregunta del Defensor del Pueblo sobre por qué no había sello de recibo en el informe, ni aclarar el contenido de una conversación telefónica mantenida en marzo de 2003 entre la Sra. M y el director del proyecto del demandante. Sin embargo, otros hechos sugirieron fuertemente que el informe financiero final nunca se recibió. El denunciante no pudo entregar un duplicado del informe final a la Sra. D y, mientras tanto, el 21 de marzo de 2003, la Comisión aprobó transferencias entre líneas presupuestarias. Estas transferencias habían sido solicitadas por el reclamante y no habrían sido posibles si el informe financiero hubiera sido recibido y aprobado por la unidad operativa.

99. La Comisión explicó que el procedimiento financiero aplicable en ese momento era el siguiente: un informe financiero y una orden de pago se enviarían a la unidad financiera solo después de la aprobación de los funcionarios responsables de la iniciación operativa y financiera, y después de la verificación financiera y operativa. Ninguna de esas aprobaciones se registró para el informe supuestamente perdido. Dado que las transferencias entre líneas presupuestarias fueron aceptadas por la unidad operativa un mes y medio después de la fecha en que el denunciante envió el informe supuestamente perdido, podría concluirse que los distintos agentes de la unidad operativa no podrían haberlo aprobado y enviado a la unidad financiera.

100. Por lo que se refiere a la declaración de la secretaria de la demandante, la Sra. P, que en ese momento era responsable de la ejecución del proyecto y había declarado haber presenciado el envío efectivo de todos los documentos desde la oficina principal de correos de una ciudad polaca, la Comisión señaló respetuosamente que los documentos presentados el 6 de febrero de 2003 se enviaron por medio de una empresa privada de envíos (DHL), no por correo. Además, la Comisión señaló una aparente discrepancia en la posición de la Sra. P, ya que, según el propio informe financiero, la Sra. P solo trabajó en el proyecto durante diez días. Según el informe de auditoría de los primeros auditores, el "beneficiario no tiene personal propio. Sólo se celebraron contratos con personas que prestaban servicios durante el período de subvencionabilidad del proyecto". Teniendo en cuenta que la subvencionabilidad del proyecto finalizó el 1 de diciembre de 2002 y que el informe supuestamente perdido se envió el 6 de febrero de 2003, parecía que la Sra. P ya no estaba empleada por el demandante en el momento en que se envió el informe final.

101. El denunciante no presentó ninguna otra observación.

f) La supuesta falta de asistencia al denunciante, entre otras cosas, por no haber respondido a sus cartas (aspecto vi) de la primera alegación)

102. La denunciante alegó que la asistencia prestada por la Sra. M. había sido escasa y que no había respondido a ninguna de sus cartas después de que el proyecto hubiera comenzado. A este respecto, adjuntó copias de dos cartas, de fecha 11 de abril de 2002 y 3 de diciembre de 2002, respectivamente. En la carta de diciembre, el denunciante subrayó que no había recibido respuesta de la Sra. M. a sus numerosas comunicaciones.

103. En su dictamen, la Comisión consideró que había proporcionado al denunciante respuestas a sus preguntas y asistencia durante la ejecución del proyecto, como hizo con todos los demás proyectos. Además, la Comisión señaló que se había reunido con el denunciante el 11 de diciembre de 2002 para aclarar los cambios adicionales solicitados por este último. La Comisión subrayó que siempre había actuado en estrecha cooperación con el denunciante y en interés de la correcta ejecución del proyecto.

104. En sus observaciones, el denunciante no formuló ningún comentario específico sobre esta cuestión.

105. Tras examinar el dictamen de la Comisión, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que necesitaba más información. Por lo tanto, pidió a la Comisión una respuesta más específica, teniendo en cuenta la carta del denunciante de 11 de abril de 2002, en la que el denunciante había indicado que sus cartas anteriores de 19 de diciembre de 2001, 12 de febrero de 2002 y 16 de marzo de 2002 no habían sido contestadas, y que el encargado del caso de la Comisión no podía ser contactado por teléfono.

106. En su respuesta, la Comisión negó que la Sra. M. no hubiera prestado asistencia al denunciante. La Sra. M. había sido útil antes y durante la ejecución del proyecto. Hubo contactos bilaterales regulares entre ella y la autora. La Comisión señaló que se había prestado más que suficiente atención a la tramitación del expediente del denunciante, que se gestionaba con un espíritu de equidad e igualdad de trato. El demandante había pedido que se modificara el Acuerdo el 19 de diciembre de 2001, el 12 de febrero de 2002 y el 16 de marzo de 2002. En su carta de 5 de abril de 2002, la Comisión informó al denunciante de que los cambios solicitados no podían aprobarse. Esta carta debe haber cruzado la carta del autor de 11 de abril de 2002. Después de que el denunciante aclarara sus numerosas solicitudes, en particular mediante carta de 19 de junio de 2002, la Comisión presentó su posición definitiva en su carta de 30 de julio de 2002, en la que se abordaba la cuestión de la modificación del período de aplicación mencionado en la carta del denunciante de 5 de abril de 2002.

107. El denunciante no formuló ninguna otra observación sobre este aspecto de la denuncia.

g) Sobre la pretensión de que la Comisión revoque la orden de adeudo (segunda pretensión)

108. El denunciante alegó que la Comisión debía revocar su nota de adeudo por la que ordenaba al denunciante reembolsar el importe de 27 080,51 EUR.

109. En su dictamen, la Comisión rechazó esta alegación. Explicó que el importe de la orden de adeudo se basaba en la segunda auditoría del proyecto y reiteró las razones que le habían llevado a concluir que los costes por el importe antes mencionado no eran subvencionables.

Evaluación del Defensor del Pueblo

a) La supuesta falta de referencia, en la enmienda, a la disposición correcta sobre la duración del Acuerdo original (aspecto (ii) de la primera reclamación)

110. La Comisión y el denunciante están de acuerdo en que la disposición modificativa del Acuerdo hacía referencia al artículo incorrecto del Acuerdo. En lugar de referirse al artículo 2 del Acuerdo, que se refería a la duración del contrato y al período de subvencionabilidad de los costes, mencionó el artículo 3, que se refería a la financiación del proyecto. El Defensor del Pueblo observa que, por lo tanto, la Comisión ha satisfecho la alegación del demandante de que debería reconocer que no hizo referencia, en la modificación, a la disposición correcta del Acuerdo original.

111. El denunciante alegó que este error significaba que i) o bien debía aplicarse el período inicial de subvencionabilidad de los costes del 1 de mayo de 2001 al 1 de mayo de 2002, o bien ii) el período de subvencionabilidad de los costes debía cubrir tanto el período inicialmente previsto como el período mencionado en la modificación, es decir, del 1 de mayo de 2001 al 1 de diciembre de 2002. El Defensor del Pueblo observa que fue el propio demandante quien propuso que el nuevo período de subvencionabilidad se extendiera del 1 de diciembre de 2001 al 1 de diciembre de 2002. Además, está claro que la Comisión aceptó esta propuesta. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera razonable el argumento de la Comisión de que la referencia incorrecta en la disposición modificativa se debió a un error mecanográfico y que este error no cuestiona la claridad, la finalidad o la validez de la modificación.

112. Por lo tanto, no se ha demostrado mala administración en relación con el segundo aspecto de la primera alegación.

b) La supuesta demora en la firma de la modificación del Acuerdo (aspecto i) de la primera alegación) y la reclamación conexa (aspecto i) de la primera reclamación)

113. En el momento de la firma del acuerdo entre el denunciante y la Comisión, el 19 de diciembre de 2001, una parte significativa del período de subvencionabilidad de los costes, previsto inicialmente para el período comprendido entre el 1 de mayo de 2001 y el 1 de mayo de 2002, ya había expirado.

114. El Defensor del Pueblo observa que el demandante solicitó un cambio en el período de subvencionabilidad de los costes el mismo día en que se firmó el Acuerdo. La Comisión atribuyó este retraso en la firma del Acuerdo al tiempo que tardó el Gobierno polaco en aportar su contribución financiera al programa «Cultura 2000». Por lo tanto, la modificación del período de subvencionabilidad de los costes habría sido la consecuencia lógica de ese retraso. Por lo tanto, es difícil entender por qué la Comisión tardó más de siete meses en abordar esta cuestión. Es cierto que, en febrero de 2002, el denunciante solicitó nuevos cambios en el proyecto. Sin embargo, si el motivo de la suspensión de la solicitud del denunciante de cambiar el período de subvencionabilidad de los costes fue su solicitud de nuevos cambios en el proyecto, no es menos cierto que la Comisión nunca informó al denunciante al respecto. Además, la Comisión no podía ignorar la importancia del cambio en el período de subvencionabilidad de los costes para los trabajos del proyecto, sobre todo teniendo en cuenta que dicho período de subvencionabilidad, tal como estaba previsto inicialmente, debía expirar el 1 de mayo de 2002. En cualquier caso, nada demuestra que la Comisión haya proporcionado al denunciante algún tipo de respuesta a sus reiteradas solicitudes de prórroga de dicho período de subvencionabilidad antes del 30 de julio de 2002. La Comisión no ha alegado que existieran razones objetivas que le impidieran aceptar la modificación propuesta por el denunciante.

115. Además, parece útil señalar una vez más que, incluso en su carta de 30 de julio de 2002, la Comisión se limitó a confirmar que el "desplazamiento de las actividades de los proyectos a diciembre de 2002" era "aceptable". No dijo que el cambio fuera, de hecho, "aceptado". En cualquier caso, el Defensor del Pueblo observa que la Comisión reconoce que la modificación del período de subvencionabilidad de los costes requirió una modificación formal.

116. Dado que, en su opinión, la Comisión no aportó ninguna explicación de por qué pasaron casi cinco meses más antes de que se adoptara finalmente dicha enmienda, el Defensor del Pueblo pidió específicamente una explicación a la Comisión. En su respuesta, la Comisión se limitó a indicar que el retraso en cuestión no había perjudicado al reclamante, ya que ya había aceptado "oficialmente" el cambio en su carta de 30 de julio de 2002. Estas explicaciones no son convincentes. Es difícil entender por qué, si la Comisión consideraba que el Acuerdo había sido modificado válidamente mediante dicha carta, consideraba necesario proceder a una modificación formal en diciembre de 2002. En cualquier caso, la Comisión no proporcionó una explicación razonable del tiempo que tardó en aceptar la enmienda pertinente, independientemente de si se considera el 30 de julio de 2002 o el 19 de diciembre de 2002 como la fecha en que se aceptó la enmienda.

117. El Defensor del Pueblo considera que constituye una buena práctica administrativa que las instituciones de la UE apliquen modificaciones no controvertidas de los contratos en un plazo razonable, a menos que existan razones objetivas que justifiquen que esto no sea posible. La Comisión no aportó ninguna explicación convincente de por qué no le era posible hacerlo en el presente asunto. Esto constituye un caso de mala administración. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo formulará a continuación una observación crítica al respecto.

118. Por lo que se refiere al aspecto conexo i) de la primera alegación, a saber, que la Comisión debía reconocer que no había velado por que la modificación se firmara durante el período de validez del Acuerdo, la Comisión ha admitido que la modificación del Acuerdo se firmó una vez expirado el período de validez del Acuerdo. Sin embargo, como se ha explicado anteriormente, la responsabilidad del retraso en la firma de esta enmienda debe imputarse a la Comisión. El hecho de que la Comisión no admitiera que era responsable de este retraso constituye otro caso de mala administración que será objeto de otra observación crítica que se hará a continuación.

c) Las auditorías supuestamente inconsistentes (aspecto (ii) de la primera alegación), la negativa a aceptar los documentos emitidos por una diócesis (aspecto (iii) de la primera alegación), y la afirmación de que la Comisión debería aceptar documentos testimoniales (la tercera alegación)

119. El denunciante alegó esencialmente que la Comisión actuó erróneamente porque i) consideró que determinados costes no eran subvencionables a pesar de que los primeros auditores los habían aceptado, ii) consideró que el denunciante no había facilitado la información que habría sido necesaria para considerar subvencionables determinados costes, y iii) se negó a aceptar determinados documentos expedidos por los socios del proyecto del denunciante como prueba suficiente.

120. Por lo que se refiere a la primera de las cuestiones anteriores, cabe recordar que la Comisión no siguió las recomendaciones formuladas por los primeros auditores, sino que decidió proceder a una segunda auditoría. El denunciante centró sus críticas en el hecho de que los segundos auditores rechazaron determinados costes que los primeros auditores habían considerado subvencionables. No parece que la Comisión lo cuestione. El Defensor del Pueblo está de acuerdo en que, de hecho, parece inusual que los costes aceptados en la primera auditoría, sobre la base de la información disponible en ese momento, se consideren no subvencionables en la segunda auditoría, sobre la base de la misma información y de la información adicional facilitada por el beneficiario. Sin embargo, lo decisivo es si las conclusiones alcanzadas por los segundos auditores estaban bien fundadas.

121. En particular, el Defensor del Pueblo considera que cualquier discrepancia o incoherencia entre las conclusiones de las dos auditorías solo sería pertinente en este caso si el reclamante pudiera esperar legítimamente que las conclusiones de los primeros auditores no pudieran ser cuestionadas posteriormente por una segunda auditoría. Según la jurisprudencia de los órganos jurisdiccionales de la Unión, una persona solo puede tener una confianza legítima en que una institución de la Unión se comportará de una determinada manera si: a) se le han dado garantías precisas, incondicionales y coherentes procedentes de fuentes autorizadas y fiables, b) dichas garantías eran tales que daban lugar a una confianza legítima, y c) las garantías dadas cumplen las normas aplicables [5]. En el presente caso, el reclamante se limita a alegar que recibió garantías del representante de la Comisión presente durante la primera auditoría de que los documentos que había presentado eran "correctos". Por lo tanto, parece que la Comisión no dio garantías claras al denunciante de que algunos costes considerados subvencionables por los primeros auditores también serían aceptados por los segundos auditores. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que nada impedía a los segundos auditores volver a examinar todas las pruebas y documentos que obraban en poder del demandante.

122. El denunciante también parece haber considerado injusto el hecho de que la segunda auditoría calificara de no subvencionables determinados costes que la primera auditoría había considerado subvencionables.

123. A este respecto, el Defensor del Pueblo considera útil formular una serie de observaciones. En primer lugar, la cuestión de la equidad en el presente asunto debería evaluarse necesariamente teniendo en cuenta el comportamiento de ambas partes contractuales, es decir, del denunciante y de la Comisión. En segundo lugar, y como ya se ha señalado anteriormente, el denunciante afirmó que determinados gastos por un importe de 10 413 EUR que se consideraron subvencionables en la primera auditoría habían sido rechazados en la segunda auditoría. La Comisión no rebatió esta afirmación. En tercer lugar, tanto la primera como la segunda auditoría fueron realizadas en las instalaciones del denunciante por auditores cualificados, de conformidad con las normas internacionales de auditoría y sobre la base de los documentos facilitados por el denunciante en el momento de los hechos. En cuarto lugar, no corresponde al Defensor del Pueblo revisar la forma en que los auditores evaluaron partidas de gastos individuales y llevar a cabo una nueva auditoría de documentos específicos u otras partidas, ni, en este sentido, podría asignarse esta función a la Comisión. Lo que la Comisión debía decidir era si debía seguir las recomendaciones de los auditores cualificados y en qué medida. Por lo tanto, corresponde al Defensor del Pueblo examinar si la posición de la Comisión a este respecto era razonable y justa.

124. Los primeros auditores consideraron que la Comisión tenía derecho a recuperar del denunciante la totalidad del importe de la subvención (87 272,10 EUR) debido al incumplimiento por parte de este último de las disposiciones del Acuerdo relativas a la incapacidad del denunciante para demostrar su propia contribución. Sin embargo, la Comisión demostró su buena voluntad al optar por seguir otra de las conclusiones de los primeros auditores que fue más beneficiosa para el denunciante, a saber, que, sobre la base de los costes subvencionables verificados, el importe mucho más bajo de 41 196,92 EUR podía establecerse como la suma que debía reembolsarse. Además, cuando, tras las conclusiones de la primera auditoría, el denunciante presentó otros documentos relacionados con los gastos, la Comisión decidió darle la oportunidad de presentar todos sus documentos en el contexto de una segunda auditoría. Dado que, en cualquier caso, el denunciante estaba obligado a mantener registros documentales adecuados sobre el proyecto incluso antes de la primera auditoría, puede considerarse que esta decisión constituye una nueva demostración de la buena voluntad de la Comisión. Puede ser útil señalar a este respecto que, sobre la base de la experiencia del Defensor del Pueblo, la voluntad de la Comisión de permitir que se lleve a cabo una segunda auditoría es bastante excepcional.

125. A continuación, el Defensor del Pueblo señala que, de conformidad con el artículo 12 del anexo II del Acuerdo, el demandante debía conservar «todos los documentos relativos a la gestión técnica y financiera del proyecto» y que la Comisión estaba facultada para encargar una auditoría durante un período de hasta cinco años a partir de la finalización del proyecto [6]. Más importante aún, un examen más detallado de los requisitos pertinentes del artículo 9 del anexo II sobre la subvencionabilidad de los costes revela que su aplicación habría implicado necesariamente un margen de discrecionalidad en cuanto a si los costes específicos eran subvencionables en el marco del proyecto. Así pues, con independencia de que las dos auditorías se basaran en los mismos documentos o en documentos diferentes, dado el margen de apreciación de que se trata, cabría esperar que los auditores que llevaron a cabo la segunda auditoría hubieran podido tener opiniones divergentes de las de los primeros auditores en lo que respecta a la subvencionabilidad de determinadas partidas de gastos. A este respecto, el Defensor del Pueblo también señala que, a pesar del margen de discrecionalidad de los auditores y de los riesgos inherentes asociados a una nueva auditoría, la segunda auditoría, a pesar de sus diferentes conclusiones, concluyó que se debería haber pedido al reclamante que reembolsara un importe significativamente inferior al recomendado en la primera auditoría.

126. Puede ser útil añadir que no había nada en las observaciones del reclamante que demostrara que las conclusiones pertinentes de la primera auditoría fueran manifiestamente correctas y que las conclusiones de la segunda auditoría fueran manifiestamente erróneas.

127. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que las conclusiones supuestamente incoherentes de las dos auditorías no pueden justificar la conclusión de que el demandante fue tratado injustamente.

128. A continuación, el Defensor del Pueblo examinará el otro argumento conexo presentado por el demandante, a saber, que la Comisión consideró erróneamente que el demandante no había facilitado la información necesaria para que determinados costes se consideraran subvencionables. La Defensora del Pueblo señala que, como ha señalado la Comisión, para que los costes se consideren subvencionables deben cumplirse una serie de condiciones. El denunciante no cuestionó las declaraciones realizadas por la Comisión en este contexto. Por lo que se refiere a los costes controvertidos en el presente asunto, el Defensor del Pueblo señala que, según la Comisión, los segundos auditores constataron que el demandante no presentó ningún documento justificativo expedido por terceros y que el demandante tampoco presentó ningún contrato, hoja de horarios o documento de nómina en lo que respecta a determinados costes de personal.

129. Por lo que se refiere a la negativa a aceptar determinados documentos expedidos por los socios del proyecto del demandante como prueba suficiente, el demandante se refirió a documentos relativos a las contribuciones de a) una diócesis y b) c) otras dos instituciones asociadas. En cuanto al punto a), el autor presentó un "informe sobre la aportación del coorganizador del proyecto" de una página, relativo a una diócesis que contenía un cuadro en el que se indicaba que un obispo había hecho una contribución de 2 000 euros. El documento lleva lo que parece ser el sello oficial de una diócesis y está firmado y fechado el 14 de enero de 2004. No hay otras características de fecha en ese informe. En cuanto al punto b), el reclamante presentó otro "informe sobre las aportaciones del coorganizador del proyecto" en relación con la institución asociada pertinente. Este documento lleva también el sello oficial del socio del proyecto y está firmado y fechado el 17 de noviembre de 2003. No especifica la fecha en que se realizó la contribución. Con respecto al punto c), el reclamante presentó dos documentos. El primero se titula "Acuerdo/confirmación de la contribución de los asociados" y está fechado el 1o de febrero de 2002. El segundo es un "informe sobre la aportación del coorganizador del proyecto". Lleva el sello oficial del socio, y está firmado y fechado el 20 de noviembre de 2001.

130. La Comisión consideró que una mera declaración no constituía una prueba suficiente, a menos que estuviera respaldada por pruebas de los gastos registrados y pagados con cargo a la contabilidad del beneficiario. Según la Comisión, el denunciante nunca presentó tal prueba.

131. El Defensor del Pueblo considera que el enfoque de la Comisión se ajusta a las condiciones de admisibilidad establecidas en el Acuerdo.

132. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha facilitado una descripción coherente y razonable de cómo manejó los costes declarados por el reclamante. Por lo tanto, no puede constatarse ninguna mala administración a este respecto.

d) La negativa a examinar documentos adicionales después de la auditoría (aspecto iv) de la primera alegación)

133. El denunciante alegó, en esencia, que la Comisión se había negado erróneamente a tener en cuenta los documentos adicionales obtenidos por el denunciante una vez finalizada la segunda auditoría. Las pruebas reunidas por el Defensor del Pueblo muestran que los segundos auditores invitaron al reclamante a presentar sus observaciones sobre su proyecto de informe de auditoría a más tardar el 4 de septiembre de 2007. El 5 de septiembre de 2007, el denunciante solicitó una prórroga de dicho plazo hasta el 10 de octubre de 2007. Los auditores concedieron al denunciante la prórroga solicitada. Las pruebas de que dispone el Defensor del Pueblo no sugieren que el demandante haya solicitado u obtenido una nueva prórroga.

134. Los auditores parecen haber presentado su informe a la Comisión el 28 de noviembre de 2007, es decir, un mes y medio después de la expiración del plazo ampliado fijado para que el denunciante presente sus observaciones. Parece útil recordar que, según el Acuerdo, el denunciante podría haber sido auditado en un plazo de cinco años a partir de la finalización del proyecto. En el caso de una auditoría de este tipo, debía poner a disposición todos los documentos relativos a la gestión técnica y financiera del proyecto. El Defensor del Pueblo observa que, en el presente caso, el demandante tuvo la posibilidad de presentar nuevas pruebas hasta el 10 de octubre de 2007, es decir, casi cinco años después de la finalización del proyecto. El denunciante no podía ignorar la importancia de este plazo, ya que él mismo había solicitado una prórroga del plazo inicial.

135. Dado que se suponía que el reclamante estaba en posesión de los documentos pertinentes desde el inicio de la ejecución del proyecto (y que no debía recogerlos casi cinco años después de la finalización del proyecto) y teniendo en cuenta que el plazo ampliado había transcurrido sin ninguna respuesta del reclamante, el Defensor del Pueblo considera que el reclamante dispuso de tiempo más que suficiente para obtener los documentos pertinentes de sus socios. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión estaba facultada para considerar que ningún documento adicional enviado después del plazo pertinente debía ser examinado por los segundos auditores o por ella misma, y que podía proceder a finalizar el informe de auditoría. Además, los documentos que el denunciante presentó tardíamente a la Comisión parecen haberse referido a gastos de viaje no subvencionables en los que se incurrió tras la finalización del proyecto.

136. Habida cuenta de lo anterior, no puede constatarse ninguna mala administración a este respecto.

e) La supuesta pérdida del informe final original del proyecto (aspecto v) de la primera alegación)

137. El denunciante alegó que la Comisión había perdido el informe final que le había enviado. En primer lugar, parece útil recordar que el informe final consistió en el informe operativo, que contiene la descripción de las actividades realizadas, y el informe financiero, que describe los ingresos y gastos del proyecto. En el curso de la investigación, se puso de manifiesto que las críticas del denunciante solo se referían al informe financiero que, según el denunciante, la Comisión recibió en febrero de 2003 y luego perdió. Parece útil añadir que la inspección llevada a cabo por los servicios del Defensor del Pueblo puso de manifiesto que el informe operativo del demandante, fechado el 1 de febrero de 2003, forma parte del expediente de la Comisión.

138. El denunciante presentó una copia de un recibo de DHL que demuestra que había enviado dos paquetes a la Comisión el 6 de febrero de 2003. Sin embargo, este recibo no prueba que esos paquetes contuvieran el informe financiero final.

139. Es cierto que, en sus correos electrónicos de 30 de mayo y 5 de junio de 2003, la Sra. D expresó la opinión de que el informe financiero parecía haberse perdido. Sin embargo, la propia redacción de estos correos electrónicos deja claro que la Sra. D no se refería a algo que sabía que era un hecho, sino a una suposición que había hecho. Así pues, la declaración pertinente no prueba que la Comisión recibiera efectivamente el informe financiero en febrero de 2003 y lo perdiera posteriormente. El denunciante sugirió que el valor probatorio de la declaración de la Sra. D se vio reforzado por el hecho de que, según el denunciante, la Sra. D consultó a su jefe de unidad antes de enviar los correos electrónicos pertinentes. Aunque las suposiciones del demandante fueran correctas, esto no alteraría el hecho de que la declaración de la Sra. D se basaba simplemente en una suposición no probada.

140. El denunciante alegó que, si el informe financiero no se hubiera presentado en febrero de 2003, sería difícil entender por qué la Comisión no se dio cuenta de ello hasta casi cuatro meses después. El Defensor del Pueblo considera desconcertante que la Comisión parezca haberse dado cuenta de la ausencia del informe financiero a finales de mayo de 2003, tanto más cuanto que, según el correo electrónico de la Sra. D. de 30 de mayo de 2003, la Sra. M. ya había realizado un "proyecto de evaluación" del contenido del informe operativo. Sin embargo, la Sra. D. también indicó que la Sra. M. no había dejado ninguna evaluación de los ingresos y gastos. Posiblemente, esto podría haber ocurrido porque el informe financiero no se había proporcionado con el informe operativo. Sin embargo, el hecho de que esto no se advirtiera antes también podría deberse a la circunstancia de que el expediente pertinente no se tramitó con la diligencia que debería haber sido antes de que la Sra. D se hiciera cargo de él.

141. El denunciante señaló que tenía todo el interés en presentar el informe lo antes posible, ya que ello era una condición previa para recibir el resto de la subvención. Habría sido contrario a su propio interés no cumplir esta condición. El Defensor del Pueblo está de acuerdo en que es lógico suponer que el demandante tenía un claro interés en presentar el informe financiero en cuestión lo antes posible. Sin embargo, esto no excluye la posibilidad de que el denunciante no lo haya hecho inadvertidamente. El Defensor del Pueblo observa que, en su carta de 5 de junio de 2003, el demandante declaró que el informe final seguía almacenado en su ordenador y que lo enviaría por correo para evitar confusiones por parte de los expertos de la Comisión. Sin embargo, el 16 de junio de 2003, la Comisión llamó la atención del denunciante sobre el hecho de que todavía tenía que presentar el informe financiero final [7] y la Comisión no lo recibió hasta el 20 de junio de 2003.

142. La Comisión alegó que, dado que no había aceptado hasta el 20 de marzo de 2003 determinadas transferencias entre las líneas presupuestarias del proyecto, el informe financiero final no podría haberse presentado en febrero de 2003. El Defensor del Pueblo considera que parece lógico suponer que un beneficiario esperaría la respuesta de la Comisión a una solicitud para proceder a determinados cambios financieros antes de presentarle el informe financiero. Sin embargo, no puede excluirse que el informe financiero se presentara en febrero de 2003, suponiendo que la Comisión aprobara los cambios pertinentes y con el fin de que el denunciante pudiera obtener el resto de la subvención lo antes posible.

143. En respuesta a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo, la Comisión explicó que, aunque la correspondencia del demandante se recibió y registró el 6 de febrero de 2003, no tenía conocimiento del número ni del tipo de expedientes recibidos como parte de dicha correspondencia. Dado el tiempo transcurrido, la Comisión tampoco pudo explicar por qué no había sello de recibo en el informe operativo. Por lo tanto, no puede determinarse a partir de esta información si la Comisión recibió el informe financiero en febrero de 2003.

144. En su carta a la Comisión de 5 de junio de 2003, el denunciante mencionaba que la Sra. M. había informado a su director de proyecto durante una conversación telefónica en marzo de 2003 de que el informe financiero estaba siendo examinado por expertos financieros independientes que se pondrían en contacto con él si tenían preguntas. La Comisión explicó que no estaba en condiciones de confirmar el contenido de esa conversación telefónica. Sin embargo, de las aclaraciones de la Comisión se desprende que el informe financiero supuestamente perdido no se había presentado a los servicios de la Comisión encargados de los aspectos financieros del proyecto (como exigía el procedimiento administrativo aplicable en ese momento y descrito en el punto 99 anterior), ya que no había rastro de dicho informe en sus registros. Por lo tanto, aunque no es posible establecer lo que se dijo en la conversación telefónica pertinente, resulta que el informe supuestamente perdido no había llegado a la unidad financiera. La Defensora del Pueblo señala que esto podría implicar que el informe financiero podría haberse perdido mientras aún estaba en posesión de la unidad operativa.

145. La demandante presentó una declaración de su secretaria en la que confirmaba que había presenciado el envío del informe financiero y del informe operativo a la Comisión en la oficina principal de correos de una ciudad polaca. En respuesta, la Comisión adujo dos argumentos, a saber, que i) con arreglo al primer informe de auditoría, la Sra. P ya no debería haber sido contratada por el denunciante en el momento en que se envió el informe final, y ii) el denunciante utilizó una empresa de transporte privado (DHL) para enviar su informe final a la Comisión. Por lo que se refiere al primer argumento, el Defensor del Pueblo señala que el demandante es una asociación. Aunque el informe de auditoría señalaba que la asociación no tenía su propio personal, el mismo informe también registraba que la Sra. P figuraba como secretaria de la asociación en el registro judicial. Por lo tanto, no puede excluirse que la Sra. P estuviera empleada y presente en el momento del envío del informe financiero. Por lo tanto, el primer argumento de la Comisión no es convincente. Por lo que se refiere al segundo argumento de la Comisión, el Defensor del Pueblo señala que, de hecho, el demandante no había utilizado el servicio postal, sino una empresa privada de mensajería urgente internacional (DHL), para enviar su informe final a la Comisión. Así pues, la declaración de la Sra. P. de que fue testigo del envío del informe a la oficina principal de correos de una ciudad polaca parece dudosa. La Defensora del Pueblo lamenta señalar que el demandante no proporcionó ninguna aclaración que pudiera arrojar más luz sobre este punto. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que la declaración de la Sra. P. no tiene el valor probatorio necesario para influir decisivamente en su conclusión.

146. Teniendo en cuenta todos los factores mencionados, el Defensor del Pueblo considera que no es posible establecer con certeza que, como alegó el demandante, la Comisión recibió el informe financiero en febrero de 2003 y posteriormente lo perdió. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo debe concluir que no puede constatarse ninguna mala administración a este respecto.

147. No obstante, el Defensor del Pueblo considera que de esta investigación se desprende que una serie de aspectos de la gestión de este tipo de proyectos por parte de la Comisión podrían mejorarse aún más. A tal fin, formulará otras dos observaciones sobre los dos puntos que se exponen a continuación.

148. El Defensor del Pueblo considera que los procedimientos de registro de la Comisión para los documentos entrantes vigentes en el momento en que se produjeron los hechos de este caso podrían mejorarse claramente (si no se ha hecho entretanto). En este contexto, cabe señalar que el informe operativo del denunciante en el expediente de la Comisión no contenía ningún sello que indicara la fecha de recepción. A modo de comparación, los documentos recibidos por el Defensor del Pueblo se registran, se sellan con la fecha de recepción, se añaden a un archivo físico y se escanean para su almacenamiento electrónico. Sería conveniente que la Comisión se asegurara de que, en la medida en que aún no haya tomado tales medidas, cualquier artículo o documento que reciba se maneje de manera que permita determinar de manera fácil y fiable cuándo se recibió y registró realmente.

149. Además, cuando un gestor de proyecto encargado de un expediente determinado en la Comisión está a punto de abandonar su puesto o de terminar su relación laboral con la Comisión, constituiría una buena práctica administrativa garantizar que se preparan notas de traspaso, haciendo balance de todas las fases anteriores del procedimiento (incluida cualquier correspondencia pertinente intercambiada) y de cualquier medida pendiente que deba adoptarse. Esto podría reducir significativamente el alcance de los errores administrativos que pueden surgir de un cambio en los gerentes de proyecto. También debe contribuir a garantizar la continuidad necesaria en la gestión de los proyectos con respecto al mundo exterior.

f) La supuesta falta de asistencia al denunciante, entre otras cosas, por no haber respondido a sus cartas (aspecto vi) de la primera alegación)

150. El denunciante alegó que la Comisión y, en particular, la Sra. M. no le proporcionaron asistencia suficiente al no responder a sus cartas. A este respecto, el Defensor del Pueblo señala que el demandante no sugirió que la Sra. D, que asumió el cargo de la Sra. M, tampoco le proporcionara una asistencia adecuada.

151. La demandante hizo referencia a una carta de 11 de abril de 2002, enviada a la Comisión por su coordinador, en la que afirmaba que la Sra. M. no había respondido a la correspondencia anterior de 19 de diciembre de 2001, 12 de febrero de 2002 y 16 de marzo de 2002, y que el coordinador no había podido comunicarse con ella por teléfono. La Comisión declaró que la Sra. M. había estado en contacto regular con el denunciante y que la Comisión le había informado, mediante carta de 5 de abril de 2002, de que los cambios solicitados eran demasiado extensos. En opinión de la Comisión, dicha carta debe haber cruzado la carta del denunciante de 11 de abril de 2002.

152. En opinión del Defensor del Pueblo, si hubo un contacto regular con el demandante, esto parece haberse debido en gran medida a los propios esfuerzos del demandante. Aunque el denunciante, en su carta de 12 de febrero de 2002, pidió cambios que parecían modificar significativamente el proyecto, no está claro por qué la Comisión tardó casi dos meses en abordar dicha carta. Además, el 19 de diciembre de 2001, el denunciante solicitó una modificación del período de subvencionabilidad de los costes y reiteró su solicitud el 11 de abril de 2002. Sin embargo, el posterior escrito de la Comisión de 5 de abril de 2002 ni siquiera abordaba esta cuestión pendiente. En realidad, la Comisión tardó más de siete meses en pronunciarse finalmente sobre la solicitud del denunciante de prorrogar el período de subvencionabilidad de los costes hasta diciembre de 2002. En este contexto, la Defensora del Pueblo considera que la Comisión no presentó ninguna explicación convincente que demostrara que, a través de su coordinadora del proyecto, la Sra. M., había prestado realmente al reclamante asistencia suficiente. En consecuencia, el Defensor del Pueblo constata un caso de mala administración en relación con la supuesta falta de asistencia suficiente del demandante por parte de la Comisión. Dado que este aspecto se solapa en cierta medida con la cuestión del retraso en la firma de la modificación del Acuerdo [aspecto i) de la primera alegación y aspecto i) de la primera alegación], se examinará en la observación crítica correspondiente a esa cuestión.

g) Sobre la pretensión de que la Comisión revoque la orden de adeudo (segunda pretensión)

153. Como se ha señalado anteriormente, no todos los aspectos de la aplicación y el tratamiento del Acuerdo con el denunciante por parte de la Comisión fueron satisfactorios. Sin embargo, los casos mencionados de mala administración cometidos por la Comisión no ponen en tela de juicio la razón subyacente para emitir la nota de adeudo dirigida al denunciante, que consistía en que el denunciante no proporcionó, durante un período de más de cuatro años, las pruebas necesarias para demostrar que había funcionado de conformidad con el Acuerdo celebrado con la Comisión. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la negativa de la Comisión a revocar la orden de adeudo estaba justificada.

B. Alegación de no haber proporcionado información sobre la posibilidad de interponer un recurso (segunda alegación)

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

154. El denunciante alegó que la nota de adeudo de la Comisión no proporcionaba ninguna información sobre la posibilidad de recurso. Por consiguiente, consideró que debía revocarse la nota de adeudo.

155. La Comisión alegó en su dictamen que, al firmar el Acuerdo, el denunciante era plenamente consciente de la posibilidad de recurrir al Tribunal General para impugnar una decisión adoptada por la Comisión. Esto estaba previsto en el artículo 8 del anexo II del Acuerdo.

Evaluación del Defensor del Pueblo

156. Es cierto que la nota de adeudo no especificaba cómo podía recurrirse. Sin embargo, el Acuerdo firmado por el reclamante contenía una disposición específica relativa a la solución de controversias. Por lo tanto, es razonable suponer que el reclamante tenía conocimiento de la cláusula de solución de diferencias del contrato que había firmado. Además, la propia nota de adeudo también hacía referencia al Acuerdo firmado por el reclamante. En opinión del Defensor del Pueblo, por lo tanto, la posición de la Comisión parece razonable y, por lo tanto, no se puede constatar mala administración en relación con esta alegación.

C. La supuesta inclusión del autor en la lista negra y la reclamación conexa (tercera alegación y cuarta reclamación)

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

157. El denunciante alegó en su denuncia que la preparación del proyecto 2 en 2005 involucró a nueve socios y un esfuerzo sustancial en términos de tiempo y dinero. El coordinador del demandante viajó para visitar todas las instituciones implicadas en Islandia, Grecia, España y Alemania, formuló reservas para conciertos de música, firmó acuerdos y efectuó otros gastos conexos. El proyecto fue finalmente seleccionado para una subvención y, en julio de 2005, los socios del proyecto comenzaron a trabajar en su ejecución. Sin embargo, la Comisión descalificó el proyecto debido a la presunta conducta indebida del denunciante en el contexto de su proyecto 1 previamente seleccionado. Según el denunciante, en ese momento, o en el momento de la denuncia, no había pruebas de ninguna irregularidad por su parte en la ejecución del proyecto antes mencionado. En opinión del denunciante, la Comisión basó su decisión de excluir su segundo proyecto en pruebas falsas presentadas por la Sra. B. Sostuvo que tal comportamiento equivale a una lista negra ilegal.

158. En su dictamen, la Comisión explicó que no existían «listas negras» en el programa Cultura 2000. Añadió que el proyecto 2 del reclamante recibió 68,20 puntos de un total de 100. Aunque no fue seleccionado para recibir ayuda financiera, se incluyó en una lista de reserva. La Comisión decidió no conceder una subvención sobre la base del primer informe de auditoría relativo al proyecto 1 y de conformidad con el principio de buena gestión financiera consagrado en el Reglamento Financiero [8]. El 12 de julio de 2005 informó de ello al denunciante. La responsabilidad de iniciar el proyecto antes de conocer el resultado del procedimiento de selección de la Comisión recae exclusivamente en el denunciante. Del mismo modo, el hecho de que el proyecto no fuera seleccionado para una subvención no otorgaba al denunciante ningún derecho a compensación, ya que el único documento vinculante habría sido el acuerdo de subvención firmado.

159. En sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión, el denunciante subrayó que, cuando la Comisión descalificó el proyecto 2, no hubo conclusiones definitivas en relación con la primera auditoría. Por lo tanto, no podía haber motivos para descalificarla.

160. En respuesta a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo, la Comisión explicó que había decidido no conceder una subvención para el proyecto 2 porque, de conformidad con el artículo 115 del Reglamento Financiero, una solicitud de subvención debía evaluarse sobre la base de los criterios de selección. Entre ellas figuraba la capacidad financiera del solicitante para completar el proyecto propuesto. El artículo 176, apartado 2, del Reglamento 2342/2002 [9] especificaba además que el solicitante debe disponer de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener la actividad durante todo el período establecido y participar en su financiación. Esta condición previa se incluyó específicamente en la convocatoria de propuestas de 2005 del programa Cultura 2000, que establecía que los solicitantes y los coorganizadores "deben ofrecer garantías de su viabilidad financiera".

161. La Comisión observó que las cuentas oficiales del denunciante correspondientes a los años 2000 y 2002, obtenidas durante la primera auditoría, mostraban que no tenía la capacidad financiera adecuada para organizar un proyecto de dimensión europea. Sus resultados anuales fueron negativos, su pérdida neta fue en aumento y casi no había capital. Aparte de las subvenciones recibidas de la Comisión, el denunciante no obtuvo ningún otro ingreso significativo para ejecutar un proyecto. Estos elementos reflejaban la capacidad financiera extremadamente débil del denunciante y fueron señalados por los primeros auditores. Fue el incumplimiento de uno de los principales criterios para la concesión de una subvención, tal como se establece en el Reglamento Financiero y en la convocatoria de propuestas, lo que llevó a la Comisión a denegar la concesión de una subvención. La Comisión subrayó que el rechazo de la propuesta del denunciante se debía a su escasa capacidad financiera y no a ninguno de los criterios de exclusión mencionados en el artículo 114, apartado 2, del Reglamento Financiero.

162. Los representantes del Defensor del Pueblo examinaron el expediente de la Comisión relativo al proyecto 2. Se puso de manifiesto que, debido a la disponibilidad de medios presupuestarios adicionales, habría sido posible financiar el proyecto del reclamante. El servicio competente de la Comisión elaboró una lista de los proyectos de la lista de reserva que podían recibir esta financiación, junto con las cartas en las que se informaba a los solicitantes afectados. Se preparó una carta de fecha 7 de julio de 2005 dirigida al denunciante, pero no se envió porque un análisis de la capacidad financiera del denunciante que se había llevado a cabo entretanto mostraba claramente una cantidad significativa de capital negativo. Por consiguiente, la Comisión tomó la decisión de no financiar el proyecto del denunciante y de informarle en consecuencia mediante carta de 12 de julio de 2005. La Comisión reiteró que el procedimiento había sido adecuado y transparente y que no había habido ninguna «lista negra» del denunciante ni de ningún otro solicitante.

163. El denunciante no formuló observaciones sobre la parte del informe de inspección relativa a esta alegación.

Evaluación del Defensor del Pueblo

164. El denunciante alegó que la Comisión se había negado ilegal e injustamente a permitir que el denunciante coordinara el proyecto 2, que ya había sido aprobado y cuya ejecución ya había comenzado. En su opinión, esto se debía a que había sido secretamente "lista negra".

165. La investigación llevada a cabo por el Defensor del Pueblo mostró que la Comisión no descalificó al demandante por la mala conducta que se le atribuyó al llevar a cabo el proyecto 1. De hecho, como puso de manifiesto la investigación, la Comisión tenía inicialmente (e independientemente de dicho proyecto) la intención de financiar el proyecto 2, una vez que se dispusiera de fondos adicionales. El cambio de posición no se produjo hasta que tuvo conocimiento de la situación financiera del demandante.

166. La inspección del expediente de la Comisión no reveló ningún elemento que sugiriera que la decisión de la Comisión se hubiera adoptado sobre la base de una supuesta «lista negra». La Comisión explicó que su decisión se basaba en disposiciones jurídicas específicas del Reglamento Financiero y del Reglamento 2342/2002, cuyo objetivo era garantizar que los beneficiarios de las subvenciones tuvieran suficiente capacidad financiera para completar sus proyectos. Durante la inspección del expediente de la Comisión, la Comisión facilitó al Defensor del Pueblo un documento de 5 de julio de 2005 que contenía un análisis de la situación financiera del demandante. Dicho documento mostraba que el denunciante no cumplía ninguno de los indicadores financieros pertinentes. El denunciante no cuestionó las conclusiones sobre su situación financiera.

167. En vista de lo anterior, no pueden aceptarse las afirmaciones del autor de que la Comisión actuó de manera ilegal e injusta o que incluyó al autor en la lista negra. Por lo tanto, no se ha constatado ninguna mala administración en relación con la tercera alegación.

168. No obstante, el Defensor del Pueblo siempre ha defendido la opinión de que constituye una buena práctica administrativa que una administración actúe de manera transparente y explique las razones de sus acciones en términos claros e inequívocos. El Defensor del Pueblo observa que la redacción utilizada en la carta de la Comisión de 12 de julio de 2005, a saber, que se plantearon "ciertas preocupaciones" sobre el reclamante de las que este "también era consciente", era innecesariamente vaga y oscura. Si, en el contexto de la presente investigación, la Comisión pudo explicar en términos convincentes las razones de su decisión de no financiar el segundo proyecto del denunciante, debería haberlo hecho en primera instancia, en su carta al denunciante de 12 de julio de 2005. Sería deseable que, en el futuro, la Comisión pudiera garantizar que los solicitantes que se encuentren en una situación similar a la del denunciante sean informados en términos claros e inequívocos de las razones por las que no se financiará su proyecto. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo formulará una observación adicional a continuación.

169. El denunciante alegó que la Comisión debería i) haber explicado por qué había descalificado el proyecto 2, y ii) haber indemnizado al denunciante y a sus socios del proyecto por su trabajo en la preparación de la propuesta de proyecto. A la luz de lo anterior, es evidente que la Comisión ha aportado suficientes aclaraciones sobre el aspecto i) de la cuarta alegación. Por lo que se refiere al aspecto ii) de la alegación, el denunciante no presentó ninguna prueba o información que demostrara sobre qué base la Comisión debería haber compensado a ella y a sus socios por los costes incurridos para la preparación de su proyecto. A este respecto, el Defensor del Pueblo observa que la Comisión informó al demandante de que su proyecto había sido incluido en una lista de reserva en mayo de 2005. Sin embargo, el 12 de julio de 2005, la Comisión informó al denunciante de que, aunque se disponía de recursos financieros adicionales, lo que significaba que los proyectos incluidos en la lista de reserva podían financiarse, no iba a apoyar el proyecto 2. Así pues, la posición de la Comisión de que el denunciante es el único responsable de la ejecución de un proyecto antes de la firma de un acuerdo de subvención parece legítima y razonable. Es evidente que el hecho de que un proyecto haya sido incluido en una lista de reserva no proporciona al solicitante ninguna garantía firme de que recibirá financiación en el futuro. Por lo tanto, tampoco puede acogerse el aspecto ii) de la cuarta pretensión.

170. Habida cuenta de lo anterior, no se ha constatado mala administración en relación con la cuarta alegación y la cuarta alegación.

D. Conclusiones

Sobre la base de su investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la archiva con las siguientes conclusiones:

El Defensor del Pueblo considera que constituye una buena práctica administrativa que las instituciones de la UE apliquen modificaciones no controvertidas de los contratos en un plazo razonable y presten a los beneficiarios asistencia suficiente a este respecto, a menos que existan razones objetivas que justifiquen que esto no sea posible. La Comisión no aportó ninguna explicación convincente de por qué no le era posible hacerlo en el presente asunto. Esto constituye un caso de mala administración.

La Comisión tampoco admitió que le correspondía la responsabilidad del mencionado retraso en la firma de la modificación del Acuerdo. Esto constituye otro caso de mala administración.

No se ha constatado mala administración en todos los demás aspectos de las alegaciones y alegaciones del autor.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

Observaciones complementarias

Sería conveniente que la Comisión se asegurara de que, en la medida en que aún no haya tomado tales medidas, los documentos y/o artículos recibidos por sus servicios se manejen de manera que se pueda establecer de manera fácil y fiable cuándo se recibieron y registraron realmente.

Cuando un director de proyecto encargado de un expediente determinado está a punto de abandonar su puesto o de terminar su empleo en la Comisión, constituiría una buena práctica administrativa garantizar que se preparan notas de traspaso en las que se hace balance de todas las fases anteriores del procedimiento (incluida toda correspondencia pertinente intercambiada) y de cualquier medida pendiente que deba adoptarse en el contexto de los proyectos en curso.

La redacción de la carta de la Comisión de 12 de julio de 2005 era innecesariamente vaga y oscura. Por lo tanto, sería útil que, en el futuro, la Comisión pudiera garantizar que los solicitantes que se encuentren en una situación similar a la del denunciante en el caso que nos ocupa sean informados en términos claros e inequívocos de las razones por las que no se financiará su proyecto.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 13 de diciembre de 2012

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[1] El artículo 9, apartado 1, del anexo II dispone lo siguiente:/p>

«Se entenderá por costes subvencionables de la operación los costes que cumplan los siguientes criterios:

- deben estar directamente relacionadas con el objeto del acuerdo y estar previstas en el acuerdo;

- deberán ser necesarios para llevar a cabo la operación cubierta por el acuerdo;

- deberán ser razonables y respetar los principios de buena gestión financiera y, en particular, la relación coste-eficacia y la relación coste-eficacia;

- deben haber sido incurridos durante la vida útil de la operación [...]

- haber sido efectivamente contraídos, estar registrados en la contabilidad o en los documentos fiscales del beneficiario y ser identificables y controlables.».

[2] Según el informe de auditoría, el capital del denunciante era de 400 PLN. Su pérdida neta al final del año 2000 ascendía a 118 952,14 PLN, mientras que la pérdida neta al final del año 2002 ascendía a 331 738,05 PLN. El denunciante no tenía ingresos significativos distintos de las subvenciones de la Comisión. No disponía de personal propio, pero celebró contratos con personas físicas para la prestación de servicios durante el período de subvencionabilidad.

[3] Además, parece que el Acuerdo preveía una contribución financiera de solo unos 15 000 EUR por parte del denunciante.

[4] Citado en la nota a pie de página 1.

[5] Véase, por ejemplo, el asunto T-384/02, Fernando Valenzuela Marzo/Comisión, RecFP pp. I-A-235 y II-1035, apartado 104.

[6] El artículo 12 del anexo II tiene el siguiente tenor:

"12.1 El beneficiario se compromete a permitir al personal de la Comisión y del Tribunal de Cuentas Europeo, así como a las personas autorizadas por ellos, un acceso adecuado a los lugares o locales en los que se lleve a cabo el proyecto y a todos los documentos relativos a la gestión técnica y financiera del proyecto. ...

12.2 El beneficiario acepta que la Comisión y el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas, así como las personas autorizadas por ellos, verifiquen la utilización de la subvención de conformidad con el Reglamento financiero de 21 de diciembre de 1977 aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, en su versión modificada, durante todo el período de vigencia del convenio y durante un período de cinco años a partir de la fecha de su finalización.

[7] La Sra. D escribió a la autora para explicarle que adjuntaba "una copia del anexo IV que usted (aún) tiene que rellenar ". Es útil señalar en este contexto que, de conformidad con el artículo 5 del Acuerdo, "la cuenta financiera definitiva se establecerá únicamente en el anexo IV adjunto al presente Acuerdo. Cualquier otro apoyo será rechazado" (subrayado añadido por el Defensor del Pueblo).

[8] Reglamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (DO 2002, L 248, p. 1).

[9] Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (DO L 357, p. 1).