Antecedentes de la denuncia

1. La denuncia se refiere a: a) la adecuación de las respuestas a las cartas que el reclamante envió al Consejo Europeo en relación con el uso de vehículos de servicio por parte del Presidente del Consejo Europeo, y b) la tramitación por el Consejo Europeo de la solicitud del reclamante de acceso a un documento.

2. El demandante, ciudadano polaco, tuvo conocimiento de que durante el verano de 2010, mientras estaba de vacaciones, el Presidente del Consejo Europeo había utilizado tres de los vehículos de servicio del Consejo Europeo [1] para viajar de Bruselas a un aeropuerto francés y regresar, junto con su familia (su esposa, sus hijos y sus cónyuges y sus nietos). La distancia entre Bruselas y el aeropuerto es de unos 260 km.

3. El autor consideró que, al hacerlo, el Presidente abusó de su poder y que debería haber pagado esos viajes con sus propios fondos y no con fondos públicos.

4. El 15 de febrero de 2011, el denunciante se dirigió al Consejo Europeo a este respecto. Su carta se titulaba "la denuncia". Se quejó de que el Presidente no pagó los viajes en cuestión de su propio bolsillo. Hizo cuatro preguntas al Consejo Europeo sobre: i) el coste del uso de los vehículos; ii) por qué el Presidente no pagó ese uso con sus propios fondos; iii) si tenía intención de pagar por ello; y iv) si existe una sanción por no hacerlo.

5. El 3 de marzo de 2011, el Consejo Europeo respondió con gran brevedad que i) había tomado nota del contenido de la carta del denunciante; ii) efectivamente se utilizaron vehículos de servicio y iii) "este es un procedimiento normal en el caso de una figura pública de tan alta posición y su familia ".

6. El demandante no estaba satisfecho con esta respuesta y, el 9 de marzo de 2011, volvió a dirigirse al Consejo Europeo. En primer lugar, señaló que su respuesta antes mencionada no estaba firmada y, por lo tanto, en su opinión, no era válida. Además, consideró que "una figura pública tan destacada" debería poder pagar los automóviles con sus propios fondos. Al hacerlo, podría haber dado un buen ejemplo a los demás. Argumentó que existe un principio jurídico que establece que los vehículos de servicio solo deben utilizarse con fines oficiales y no personales. Además, pidió una copia de las normas del Consejo Europeo que permiten el uso personal de los vehículos de servicio. También pide que se dé una respuesta adecuada a su carta anterior.

7. El Consejo Europeo respondió el 18 de marzo de 2011. Esa carta era incluso más corta que la anterior. El Consejo Europeo declaró que había tomado nota de la carta del demandante de 9 de marzo de 2011 y que no tenía nada que añadir a su respuesta de 3 de marzo de 2011.

8. A continuación, el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo Europeo.

Objeto de la investigación

9. El demandante alegó que el Consejo Europeo no había respondido adecuadamente a su pregunta sobre el uso de vehículos de servicio con fines privados por parte de su Presidente.

10. También alegó que el Consejo Europeo no había atendido su solicitud de acceso a las normas del Consejo Europeo sobre el uso privado de los vehículos de servicio.

11. Afirmó que el Consejo Europeo debía responder adecuadamente a su consulta y a su solicitud de acceso al documento pertinente.

La investigación

12. El Defensor del Pueblo solicitó un dictamen al Consejo Europeo. El 24 de junio de 2011, la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea (en lo sucesivo, «el Consejo») respondió y explicó que, en virtud del artículo 235, apartado 4, del TFUE, presta asistencia al Consejo Europeo. Así pues, presentó al Defensor del Pueblo Europeo la posición del Consejo Europeo sobre la reclamación. La traducción del dictamen al polaco se remitió al denunciante con una invitación a presentar observaciones a más tardar el 31 de agosto de 2011. El denunciante no presentó observaciones. El 24 de noviembre de 2011, los servicios del Defensor del Pueblo enviaron una carta al demandante para estudiar la posibilidad de presentar una propuesta de solución amistosa. El 1 de diciembre de 2012, el denunciante respondió a la carta. El 20 de diciembre de 2012, el Defensor del Pueblo presentó al Consejo Europeo una propuesta de solución amistosa. El Consejo de la Unión Europea respondió el 30 de enero de 2012. Esta respuesta se remitió al denunciante, que respondió mediante carta de 12 de marzo de 2012.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

A. Supuestas respuestas inadecuadas y mala tramitación de la solicitud de acceso y la reclamación conexa

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

13. El demandante consideró que las respuestas del Consejo Europeo a sus dos cartas eran inadecuadas y descortés y que el Consejo Europeo no abordó todas sus preguntas. Desea saber más sobre las condiciones de uso de los vehículos de servicio por parte del Presidente del Consejo Europeo. En sus cartas, formuló cinco preguntas al Consejo Europeo sobre: i) el coste del uso de los vehículos por el Presidente del Consejo Europeo cuando viaje con fines vacacionales; ii) por qué el Presidente no pagó ese uso con sus propios fondos; iii) si tenía intención de pagar por ello; iv) si existe una sanción por no hacerlo; v) la existencia de normas sobre el uso de vehículos de servicio para fines personales. Con respecto a la última pregunta, el autor pidió que se le proporcionara una copia de esas normas. Ninguna de estas preguntas se abordó en cuanto al fondo.

14. Además, las respuestas del Consejo Europeo fueron extremadamente breves y no se firmaron. En opinión del demandante, tales respuestas no son válidas.

15. En el dictamen, que el Secretario General del Consejo de la UE presentó en nombre del Consejo Europeo, el Secretario General informó al Defensor del Pueblo de que había vuelto a examinar las cuestiones planteadas por el demandante en sus cartas de 15 de febrero y 9 de marzo de 2011. Considera que las respuestas dadas por el Consejo Europeo al reclamante deben complementarse haciendo referencia a la respuesta del Consejo, de 4 de abril de 2011, a una pregunta parlamentaria escrita formulada por el Sr. Nigel Farage, diputado al Parlamento Europeo, titulada «Uso de vehículos oficiales por los miembros del Consejo y los funcionarios y sus familias»[2]. El diputado formula las siguientes preguntas: ¿Cuáles son las normas que rigen el uso de vehículos oficiales por los funcionarios que trabajan para el Consejo y sus familiares? ¿Está el Presidente del Consejo cubierto por estas normas? ¿Cuáles son las normas que rigen el uso de los vehículos oficiales por parte del Presidente del Consejo?»

16. El Secretario General adjunta al dictamen [3] una copia de la respuesta del Consejo a las preguntas parlamentarias E-000635/2011.

Afirmó en la opinión que "no hay ningún otro documento a disposición del público relativo a las normas sobre la utilización de vehículos oficiales pertenecientes al Consejo de la Unión Europea ".

17. En su respuesta al diputado al Parlamento Europeo, el Consejo declaró que las normas que rigen el uso de los vehículos oficiales se determinan en una decisión de su Secretario General. En esa respuesta, el Consejo citó a continuación el siguiente extracto de la decisión del Secretario General: "Podrán ponerse a disposición vehículos oficiales en respuesta a las necesidades profesionales u oficiales del Consejo. Las solicitudes de vehículos se consideran en el siguiente orden de prioridad: - todos los requisitos relativos a las funciones oficiales del Consejo Europeo y del Consejo, a petición de la Unidad de Protocolo; - solicitudes de los Jefes de Gabinete, Directores Generales y Directores Generales Adjuntos; - solicitudes de los directores." Además, el Consejo declaró que "[l]as normas se aplican a una flota de automóviles que no se asignan a personas designadas. El uso de un automóvil está autorizado caso por caso para viajes específicos y los vehículos deben devolverse todas las noches al aparcamiento del edificio Justus Lipsius. De lo anterior se desprende que los vehículos oficiales pertenecientes al Consejo de la Unión Europea no pueden utilizarse con fines privados. La única excepción a estas normas es que, por razones de seguridad, el Presidente del Consejo Europeo utiliza un vehículo en todo momento. Además, el Consejo de la Unión Europea pone a disposición de la Presidencia un vehículo oficial durante las sesiones del Parlamento Europeo en Estrasburgo.

18. En el dictamen, el Secretario General hizo hincapié en que del documento anterior se desprende que «por razones de seguridad, el Presidente del Consejo Europeo utiliza un vehículo oficial en todo momento».

Evaluación del Defensor del Pueblo que conduce a una propuesta de solución amistosa

La calidad de las respuestas del Consejo Europeo de 3 y 18 de marzo de 2011

19. En opinión del Defensor del Pueblo, la forma en que el Consejo Europeo trató las preguntas del reclamante no es aceptable en virtud de los principios de buenas prácticas administrativas y podría llevar a los ciudadanos a creer que las instituciones de la UE ignoran por completo o incluso muestran desprecio por sus puntos de vista y preocupaciones. Las preguntas planteadas por el autor eran claras y razonables y sus dos cartas fueron escritas a mano de manera cuidadosa y cortés. En cambio, las respuestas del Consejo Europeo fueron lacónicas, desdeñosas e irrespetuosas.

20. En su carta de 3 de marzo de 2011, el Consejo Europeo no respondió a cada una de las preguntas específicas del autor, sino que se limitó a afirmar que el uso de vehículos de servicio con fines personales constituye "un procedimiento normal en el caso de una persona pública de tan alta posición y su familia " . Además, el Consejo Europeo no aprovechó la oportunidad para mejorar su respuesta cuando el autor reiteró sus preguntas en una carta posterior de 9 de marzo de 2011.

21. A este respecto, el Consejo Europeo incumplió el artículo 12, apartado 1, del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa, que establece que «… [w] hen answering correspondence … the official … shall reply as full and precise as possible to questions which are asked». El Defensor del Pueblo no ve por qué el Consejo Europeo o el Consejo de la UE que asiste al primero no dieron al demandante la misma respuesta o una respuesta similar a la que el Consejo había dado al diputado pertinente. Los ciudadanos europeos solo confiarán en las instituciones y aceptarán a la Unión Europea si pueden ver que las instituciones de la UE respetan y consideran sus preguntas.

22. Por último, como ha señalado acertadamente el demandante, la forma de las respuestas del Consejo Europeo era inadecuada. En estas respuestas no se identificó al funcionario que se ocupaba del asunto. En cambio, solo una firma ilegible (o más bien iniciales) apareció en el sello. 14 2) del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa exige claramente a las instituciones que indiquen en sus respuestas "el nombre y el número de teléfono del funcionario que se ocupa del asunto …" El Consejo Europeo tampoco cumplió esta norma.

23. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo consideró que el Consejo Europeo no había respondido adecuadamente a las cartas del demandante. Además, el Secretario General no se disculpó por las respuestas inadecuadas que el Consejo Europeo dio al demandante. Esto podría constituir un caso de mala administración.

Tramitación de la solicitud de acceso del denunciante a un documento específico

24. En primer lugar, el Defensor del Pueblo señaló que las normas del Consejo Europeo sobre el acceso a los documentos se refieren a las normas del Consejo sobre el acceso a los documentos. De conformidad con el artículo 10, apartado 2, de la Decisión 2009/882/UE del Consejo Europeo por la que se adopta su Reglamento interno [4], las disposiciones relativas al acceso del público a los documentos del Consejo, que figuran en el anexo II del Reglamento interno del Consejo de la Unión Europea, se aplicarán mutatis mutandis a los documentos del Consejo Europeo.

25. El Defensor del Pueblo señaló además que el Reglamento 1049/2001 se aplica a los documentos en poder del Consejo. El artículo 1 del anexo II de la Decisión 2006/683/CE, Euratom del Consejo [5], por la que se adopta el Reglamento interno del Consejo, establece que toda persona física o jurídica tendrá acceso a los documentos del Consejo con arreglo a los principios, condiciones y límites establecidos en el Reglamento (CE) no 1049/2001 y en las disposiciones específicas establecidas en dicho anexo.

26. Por último, el Defensor del Pueblo también señaló que, en virtud del artículo 235, apartado 4, del TFUE, el Consejo Europeo está asistido por la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea.

27. En este contexto jurídico y teniendo en cuenta que, cuando presentó su solicitud de acceso, el demandante evidentemente desconocía el Reglamento (CE) n.o 1049/2001, el Defensor del Pueblo adoptó la siguiente posición sobre este aspecto del presente asunto. El Consejo Europeo habría actuado de conformidad con los principios de buena conducta administrativa si, tras haber recibido la solicitud del reclamante de una copia de las normas pertinentes, hubiera explicado al reclamante [6] el procedimiento en dos fases previsto en el Reglamento (CE) no 1049/2001. Esto habría sido conforme con la obligación de asesoramiento establecida en el artículo 10, apartado 3, del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa [7]. Además, el Consejo Europeo también podría haber trasladado la solicitud del demandante a la Secretaría General del Consejo para que se ocupara de ella, máxime teniendo en cuenta que el documento que contiene las normas en cuestión es, de hecho, un documento elaborado por dicha Secretaría General. Esto habría sido conforme con la obligación de transferir las solicitudes al servicio competente, establecida en el artículo 15, apartado 1, del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa [8].

28. Sin embargo, el Consejo Europeo no hizo ambas cosas. Simplemente ignoró la solicitud de acceso del autor. Este comportamiento equivalía a una segunda instancia de mala administración.

29. Dado que, al adjuntar la respuesta a las preguntas parlamentarias al dictamen, el Secretario General del Consejo había comunicado al demandante las normas en cuestión, el Defensor del Pueblo no siguió adelante con la alegación del demandante de que el Consejo Europeo debía responder adecuadamente a su solicitud de acceso al documento pertinente [9]. No obstante, el Defensor del Pueblo adoptó la opinión preliminar de que, simplemente ignorando la solicitud del demandante de acceso a un documento, el Consejo Europeo cometió una segunda instancia de mala administración.

Propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo

30. A la luz de sus conclusiones en los puntos 23 y 29 y de conformidad con el artículo 3, apartado 5, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo, el Defensor del Pueblo sugirió, en su propuesta de solución amistosa, que el Consejo Europeo pidiera disculpas al reclamante por su comportamiento.

Los argumentos presentados al Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

31. La respuesta a la propuesta de referencia fue presentada por la Secretaría General del Consejo de la UE en nombre del Consejo Europeo. Señaló que, en esencia, las respuestas dadas al denunciante eran correctas. Sin embargo, la Secretaría General lamenta que las respuestas proporcionadas parezcan haber dejado al demandante una impresión negativa y le ofrece sus sinceras disculpas.

32. El demandante se mostró satisfecho con la respuesta de la Secretaría General y agradeció al Defensor del Pueblo sus esfuerzos.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

33. El Defensor del Pueblo elogia al Consejo por haberse disculpado con un ciudadano «ordinario» que apenas tiene la oportunidad de estar en contacto con las instituciones de la UE y, sin embargo, ha recurrido al Consejo Europeo para expresar su preocupación. Esta sincera disculpa constituye el mejor ejemplo de la administración de la UE que muestra respeto por sus ciudadanos. Sin este respeto, la brecha entre la UE y sus ciudadanos no puede reducirse.

B. Conclusiones

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

El Consejo Europeo, asistido por la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea, ha resuelto la denuncia.

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 27 de marzo de 2012.

[1] El denunciante utilizó la frase "taxis con conductores pagados con cargo al presupuesto de la UE".

[2] Las preguntas parlamentarias llevaban el número de referencia E-000635/2011.

[3] Esta respuesta sin fecha se adjuntó a una nota de 7 de marzo de 2011 dirigida a las Representaciones Permanentes de los Estados miembros, en la que el Consejo solicitó a las Representaciones su opinión sobre el entonces proyecto de respuesta a más tardar el 23 de marzo de 2011.

[4] DO 2009, L 315, p. 51.

[5] DO 2006, L 285, p. 47.

[6] El artículo 6, apartado 2, del Reglamento 1049/2001 establece que, si una solicitud de acceso a documentos no es suficientemente precisa, la institución pedirá al solicitante que aclare la solicitud y le ayudará a hacerlo, por ejemplo facilitando información sobre el uso de los registros públicos de documentos.

[7] Artículo 10, apartado 3, del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa: Cuando sea necesario, el funcionario asesorará al público sobre la manera en que se ha de tratar un asunto que entre dentro de su ámbito de competencia y sobre la forma de proceder al tratar el asunto.

[8] Artículo 15 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa: "En caso de que una carta o reclamación dirigida a la institución se dirija o transmita a una Dirección General, Dirección o Unidad que no tenga competencia para tratarla, sus servicios velarán por que el expediente se transmita sin más demora al servicio competente de la institución ".

[9] El Defensor del Pueblo señala que la presente reclamación no se refería a una negativa a divulgar documentos. Recuerda a este respecto que solo puede tramitar reclamaciones relativas a decisiones negativas sobre solicitudes de acceso a documentos después de que los reclamantes presenten una solicitud confirmatoria de conformidad con el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.