Antecedentes de la denuncia

1. El Comité del programa As-If para la investigación en materia de defensa (en lo sucesivo, «Comité As-If») es un «grupo de expertos»^[1] que asiste a la Comisión Europea en la ejecución de la Acción Preparatoria sobre Investigación en materia de Defensa (PADR) ^[2], así como en la preparación de un futuro programa de investigación sobre investigación en materia de defensa. La Comisión podrá consultar al Comité As-If sobre cualquier asunto relacionado con la investigación y la tecnología en materia de defensa.

2. Los miembros del Comité As-If son representantes de los Estados miembros de la UE, mientras que Noruega, la Agencia Europea de Defensa y el Comité Militar de la UE participan en calidad de observadores^[3].

3. El Comité As-If se añadió al Registro de grupos de expertos de la Comisión y otras entidades similares («el Registro»)^[4] el 9 de marzo de 2017.^[5]

4. De conformidad con las normas de la Comisión sobre los grupos de expertos^[6], el mandato y el reglamento interno del Comité As-If establecen que la Dirección General de Mercado Interior, Industria, Emprendimiento y Pymes (DG GROW) de la Comisión «facilitarátodos los documentos pertinentes, incluidos los órdenes del día, las actas y las observaciones de los participantes, ya sea en el Registro de grupos de expertos o a través de un enlace del Registro a un sitio web específico, en el que pueda encontrarse esta información. El acceso a sitios web dedicados no se someterá al registro de usuarios ni a ninguna otra restricción. En particular, la DG GROW publicará el orden del día y otros documentos de referencia pertinentes a su debido tiempo antes de la reunión, seguidos de la publicación oportuna de las actas. Solo se preverán excepciones a la publicación cuando se considere que la divulgación de un documento socavaría la protección de un interés público o privado, tal como se define en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001».^[7]

5. El 7 de febrero de 2018, el denunciante, una organización no gubernamental belga llamada Vredesactie, señaló a la DG GROW que la información sobre el Comité As-If disponible en el registro parecía incompleta. Aparte del orden del día de una reunión celebrada el 21 de marzo de 2017, la Comisión no había facilitado actas, órdenes del día de las reuniones ni observaciones presentadas por los participantes antes de las reuniones.

6. El 16 de febrero de 2018, la DG GROW respondió que se había producido un retraso en la actualización del registro debido a la gran carga de trabajo.

7. Dado que la entrada relativa al Comité As-If aún no se había actualizado el 5 de marzo de 2018, el demandante recurrió al Defensor del Pueblo.

La investigación

8. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre la preocupación del reclamante de que la Comisión no hubiera actualizado la entrada en el registro de grupos de expertos para el Comité As-If.

Propuesta de solución del Defensor del Pueblo

9. Mientras la investigación de la Defensora del Pueblo estaba en curso, la Comisión actualizó la información disponible en el registro sobre el Comité As-If. Publicó los órdenes del día de las reuniones celebradas en mayo, junio, julio y noviembre de 2017 y en febrero de 2018, así como las actas de todas las reuniones excepto la última.^[8] La Comisión también publicó una versión modificada del reglamento interno del Comité As-If.

10. El Defensor del Pueblo consideró que había transcurrido tiempo suficiente para que se publicara el acta de la reunión de febrero de 2018. La Defensora del Pueblo también señaló que la Comisión no había publicado ninguna de las observaciones presentadas por los participantes en el contexto de las reuniones del Comité As-If en 2017 y 2018.^[9]

11. El Defensor del Pueblo consideró además que el retraso de más de un año en la actualización del registro no podía justificarse, ni siquiera teniendo en cuenta un período de mayor carga de trabajo.

12. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo presentó la siguiente propuesta de solución:

- La Comisión debe actualizar la información del registro relativa al Comité As-If, de modo que incluya las observaciones presentadas por los participantes en reuniones anteriores, así como las actas de la reunión de febrero de 2018.

- La Comisión debe adoptar las medidas adecuadas para garantizar que, en el futuro, el orden del día y otros documentos de referencia pertinentes se publiquen a su debido tiempo, antes de las reuniones del Comité As-If, y que las actas se publiquen a su debido tiempo a partir de entonces.

Respuesta de la Comisión

13. La Comisión reconoció que se había producido un grave retraso en la actualización del registro con información sobre el Comité As-If. Detalló las medidas que había adoptado para actualizar el registro, incluida la publicación del acta de la reunión del Comité «as-If» de febrero de 2018. Añadió que había adoptado medidas para evitar demoras en el futuro.

14. La Comisión también declaró que examinaría cómo aplicar las propuestas del Defensor del Pueblo sobre las observaciones presentadas por los participantes en las reuniones y otros documentos de referencia pertinentes, teniendo en cuenta la sensibilidad de los asuntos de defensa.

15. La Comisión considera que estaría justificado no divulgar tales documentos con arreglo a las excepciones previstas en las normas de la UE sobre el acceso del público a los documentos (Reglamento (CE) no 1049/2001)^[10].

16. Dado que los miembros del Comité As-If son representantes de los Gobiernos de la UE, la Comisión alegó que sus observaciones no podían ponerse a disposición sin su acuerdo previo.

17. Además, la Comisión consideró que los dictámenes de los distintos Estados miembros sobre los proyectos de investigación y tecnología que podrían financiarse en el contexto del PADR son de uso interno como parte de las deliberaciones y consultas preliminares. Por lo tanto, no los haría públicos, ya que podrían ser pertinentes para preparar futuros documentos de análisis o programas de financiación.

18. Por último, la Comisión declaró que no pondría a disposición «documentossensibles»^[11]. Estos documentos se tratarán de conformidad con las normas de seguridad de la Comisión para la protección de la información clasificada de la UE^[12].

Observaciones del denunciante

19. El denunciante alegó que, de conformidad con el reglamento interno del Comité As-If, la Comisión debería publicar proactivamente todos los documentos pertinentes, incluidas las observaciones presentadas por los participantes^[13].

20. El reclamante reconoció que, dada su naturaleza, algunas de las observaciones de los participantes serían legítimamente retenidas en virtud de las excepciones previstas en el Reglamento 1049/2001. Sin embargo, consideró que estas excepciones no pueden utilizarse para justificar una negativa general a divulgar las observaciones de los participantes. El denunciante se refirió a la jurisprudencia de la UE, que establece que, para que la aplicación de una excepción esté justificada, la institución debe explicar cómo la divulgación de un documento podría socavar específica y efectivamente el interés que la excepción pretende proteger. Además, el riesgo de ese menoscabo debe ser «razonablementeprevisible y no puramente hipotético».^[14]

21. El denunciante declaró que, cuando se niega a divulgar «documentos sensibles», la Comisión está obligada a motivarlo.

22. Por último, el denunciante alegó que, de conformidad con el Reglamento (CE) n.o 1049/2001, solo deben denegarse las partes de los comentarios cubiertas por las excepciones, y que el resto debe divulgarse^[15].

Nuevas aclaraciones de la Comisión

23. Dado que la norma por defecto es que los comentarios de los participantes y otros documentos de antecedentes deben estar disponibles, la opinión preliminar de la Defensora del Pueblo fue que la práctica de la Comisión hasta la fecha parecía cuestionable.

24. Antes de llegar a su evaluación en este caso, la Defensora del Pueblo solicitó aclaraciones adicionales a la Comisión sobre cómo tenía previsto determinar qué comentarios de los participantes podía y no podía divulgar. En particular, pregunta si la Comisión quiere decir que evaluará qué comentarios de los participantes y otros documentos de referencia se publicarán en el registro, tanto para reuniones pasadas como futuras de la comisión, teniendo en cuenta la sensibilidad de las cuestiones de defensa.

25. La Comisión respondió que la DG GROW está realizando una evaluación para poder determinar, caso por caso, qué documentos publicar (total o parcialmente) en el registro, incluidas las observaciones de los participantes y otros documentos de referencia. A continuación, examinará si también es necesario actualizar la información sobre reuniones anteriores ya disponible en el registro.

Evaluación del Defensor del Pueblo

26. El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las medidas adoptadas por la Comisión para actualizar el registro a fin de incluir los órdenes del día de las reuniones y las actas del Comité As-If. También acoge con satisfacción su declaración de que ha adoptado medidas para evitar demoras en la actualización del registro en el futuro. El Defensor del Pueblo señala que la información sobre el registro relativa al Comité As-If está actualmente actualizada^[16].

27. Sin embargo, hasta el momento, el registro no incluye ninguna observación presentada por los participantes en las reuniones del Comité As-If u otros documentos de referencia pertinentes.

28. De conformidad con las normas aplicables^[17], la Comisión debe hacer públicos todos los documentos pertinentes, incluidas las observaciones presentadas por los participantes. Estos deben estar disponibles en el registro o a través de un enlace en el registro a un sitio web específico. Las normas también establecen que la Comisión debe publicar el orden del día y otros documentos de referencia pertinentes a su debido tiempo antes de las reuniones, excepto cuando se aplique una de las excepciones previstas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

29. La Defensora del Pueblo toma nota de la intención de la Comisión de examinar cómo podría aplicarse su propuesta, teniendo en cuenta la sensibilidad de los asuntos de defensa. Acoge con satisfacción, en particular, la aclaración de la Comisión de que, a partir de ahora, evaluará caso por caso qué documentos publicar en el registro, total o parcialmente, incluidos los comentarios de los participantes y otros documentos de referencia, y que también revisará la información disponible sobre reuniones anteriores.

30. El Defensor del Pueblo entiende que la publicación de algunos de estos documentos puede socavar los intereses protegidos por las excepciones previstas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001, y que algunos de estos documentos pueden tener que tratarse como «información clasificada» o «información sensible no clasificada» de conformidad con las normas aplicables.

31. Sin embargo, el Defensor del Pueblo señala que sería problemático retener sistemáticamente todas las observaciones presentadas por los participantes y otros documentos de referencia, sin tener en cuenta su contenido específico.

32. El Defensor del Pueblo entiende que debe consultarse a un Estado miembro sobre la publicación de un documento que haya presentado^[18], pero subraya que esto no puede utilizarse como norma general para justificar la retención de documentos pertinentes del registro. La evaluación que está llevando a cabo la Comisión sobre qué documentos deben publicarse debe tener en cuenta la necesidad de consultar a los Estados miembros y sus posibles objeciones a la publicación de dichos documentos. Sin embargo, según la jurisprudencia de la UE, esta consulta no debe traducirse en un veto general e incondicional por parte de los Estados miembros en cuanto a lo que puede o no publicarse^[19].

33. La Comisión debe tener en cuenta los puntos anteriores para garantizar que el registro se siga actualizando a su debido tiempo y que las observaciones de los participantes y otros documentos de referencia pertinentes relativos al trabajo de la comisión estén disponibles en la mayor medida posible, tanto para reuniones pasadas como futuras [20].

34. Por consiguiente, la Comisión debe llevar a cabo la evaluación prevista lo antes posible. A continuación, el Defensor del Pueblo sugiere mejoras a este respecto. Dada la importancia de este asunto, el Defensor del Pueblo pedirá a la Comisión que le informe en un plazo de tres meses.

Conclusión

Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

La Comisión ha actualizado el registro de grupos de expertos añadiendo órdenes del día y actas relativas a las reuniones del Comité As-If, y se ha comprometido a evitar futuros retrasos. Por lo tanto, se ha resuelto este aspecto del asunto.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión Europea.

Sugerencias de mejora

Dado quelas observaciones presentadas por los participantes y otros documentos de referencia deben ponerse a disposición del público, la Comisión debe llevar a cabo la evaluación prevista lo antes posible para determinar qué publicará en el registro.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 22.2.2019

[1] Los grupos de expertos son órganos consultivos, compuestos por expertos ajenos a la Comisión, que asesoran a la Comisión en ámbitos políticos específicos. Más información: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=faq.faq&aide=2.

[2] La PADR es una iniciativa sobre investigación en materia de defensa, organizada en el marco del Fondo Europeo de Defensa de la UE, con un presupuesto de 40 millones EUR en 2018. Más información https://ec.europa.eu/growth/content/preparatory-action-defence-research-description-2018-topics_es.  

[3] Algunos grupos de expertos están compuestosexclusivamente por autoridades públicas, mientras que otros tienen miembros mixtos del sector privado y las autoridades públicas.

[4] El registro tiene por objeto garantizar la transparencia de los grupos de expertos que asesoran a la Comisión. Más información: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/.

[5] As-If Comité del Programa de Investigación en Defensa (E03524) http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3524&news=1. 

[6] Decisión de la Comisión, de 30 de mayo de 2016, por la que se establecen normas horizontales sobre la creación y el funcionamiento de los grupos de expertos de la Comisión, artículo 26 «Publicación de documentos relacionados con los grupos de expertos».

[7] Véase el punto 12, apartado 3, del mandato y el artículo 15 del reglamento interno. Ambos documentos están disponibles en el registro: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3524

[8] La Comisión también publicó los órdenes del día y las actas de las reuniones de los subgrupos del Comité, que tuvieron lugar en septiembre, octubre y diciembre de 2017, así como en enero de 2018.

[9] Los participantes presentaron observaciones antes de las reuniones. Por ejemplo, según el acta de la reunión del Comité del 20 de noviembre de 2017, punto 3.1 relativo al debate del programa de trabajo para 2018: «[...] Se tuvieron en cuenta algunos de los comentarios por escrito de varios expertos de los Estados miembros antes de la reunión, otros necesitaron un debate [...]».  

[10] En particular, hizo referencia a las excepciones para la protección de los asuntos militares y de defensa y los procesos de toma de decisiones, previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[11] Documentos relativos a la seguridad pública, la defensa y los asuntos militares, de conformidad con el artículo 9 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

[12] Decisiones (UE, Euratom) 2015/443 de la Comisión sobre la seguridad en la Comisión (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D0443) y 2015/444 sobre las normas de seguridad para la protección de la información clasificada de la UE (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D0444).

Las disposiciones sobre transparencia del mandato y el reglamento interno del Comité As-If mencionan que la información relacionada con el Comité se trata de conformidad con la Decisión 2015/443 de la Comisión.

[13] El demandante se remitió al artículo 15 del reglamento interno.

[14] Véanse, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Justicia de 28 de noviembre de 2013, Ivan Jurašinović/Consejo, C-576/12 P, apartado 45 [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=F097601859DD1F8879D2DF91EBEFFC96?text=&docid=144988&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=358197], y la sentencia del Tribunal de Justicia de 17 de octubre de 2013, Consejo/Acces Info Europe, C-280/11 P, apartado 54 [http://curia.europa.eu/juris/document.jsf?text=& Docid=143182&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=359407]

[15] El denunciante se refirió al artículo 4, apartado 6, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

[16] Incluye los órdenes del día relativos a las reuniones del Comité As-If hasta diciembre de 2018, así como las actas de todas las reuniones excepto la última.

[17] Las normas de la Comisión sobre los grupos de expertos, así como el mandato y el reglamento interno del Comité As-If.

[18] A menos que sea claro para la Comisión que el documento no debe ser divulgado.

[19] Si el Estado miembro se opone, debe motivarse haciendo referencia a las excepciones del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En tales casos, la institución debe examinar si el Estado miembro ha basado su objeción en las excepciones materiales previstas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y si ha motivado debidamente dichas excepciones. Véase la sentencia del Tribunal de 18 de diciembre de 2007, Suecia/Comisión, asunto C-64/05 P, [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=71934&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=372588]; Sentencia del Tribunal General de 14 de febrero de 2012, Alemania/Comisión, T-59/09, [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=119422&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=372870]

[20] Cuando la divulgación no suponga un perjuicio para la protección de ninguno de los intereses previstos en las excepciones establecidas en el artículo 4 del Reglamento 1049/2001.