Antecedentes de la denuncia

1. La denuncia fue presentada por una universidad alemana en la que el Sr. B. era profesor. En 2000, solicitó una subvención del programa "Cultura 2000" de la Comisión Europea en nombre del autor, utilizando la papelería de este último con su membrete. El 30 de diciembre de 2000, la Comisión y el Sr. B. celebraron un acuerdo de subvención (en lo sucesivo, «acuerdo»). Según lo acordado, el cincuenta por ciento de la subvención se abonó en la cuenta de Kultur und Strategie e.V., una asociación alemana («la Asociación»), que se creó para ejecutar el proyecto («el Proyecto») y administrar la subvención.

2. El 16 de agosto de 2005, la Comisión llevó a cabo una auditoría de la Asociación en relación con el proyecto. Constató que debía reembolsarse a la Comisión la cantidad de 39 989,94 euros en concepto de gastos no subvencionables.

3. El 16 de junio de 2006, la Dirección General de Educación y Cultura («DG EAC») de la Comisión envió al reclamante una nota de adeudo por un importe de 39 989,94 EUR. En su respuesta, el denunciante declaró que no tenía información sobre el proyecto y pidió que se le enviaran los documentos pertinentes. El 15 de septiembre de 2006, la Dirección General de Presupuestos (en lo sucesivo, «DG Presupuestos») envió al demandante un recordatorio en el que solicitaba el pago de 40 440,73 EUR, es decir, el importe antes mencionado, más los intereses de demora.

4. El 28 de septiembre de 2006, el demandante escribió a la DG Presupuestos para oponerse a la nota de adeudo y al recordatorio. Declaró que no tenía ninguna relación con la Asociación y que el Sr. El denunciante declaró que la Comisión debería haber tenido conocimiento de ello porque la DG EAC y la Dirección General de Investigación de la Comisión (DG Investigación) habían recibido los nombres de sus representantes autorizados en relación con otros acuerdos de subvención.

5. El 8 de octubre de 2006, la DG EAC escribió al denunciante informándole de que compensaría el importe de 40 649,41 EUR (la cantidad a la que la reclamación de la Comisión contra el denunciante había aumentado para entonces como consecuencia de los intereses devengados) con un pago adeudado al denunciante. Este enfoque fue confirmado por la DG Presupuestos el 16 de noviembre de 2006 y posteriormente aplicado.

6. El 6 de diciembre de 2006, el denunciante se opuso al enfoque adoptado por la Comisión. El 20 de diciembre de 2006, la DG EAC respondió a las objeciones del denunciante.

Objeto de la investigación

7. El demandante formuló las siguientes alegaciones y alegaciones:

1) Al no tener en cuenta los nombres de sus representantes autorizados, que habían sido comunicados a la DG EAC y a la DG Investigación en relación con otros programas y proyectos, la DG EAC violó los principios de una administración coherente y transparente y actuó con negligencia en relación con la celebración del Acuerdo con el Sr. B.

2) Al ejecutar una compensación sobre la base de un acuerdo de subvención inválido, la DG EAC infringió el artículo 4 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (el «Código»).

3) Al informar al reclamante de su decisión sólo después de que la compensación hubiera sido aprobada por la DG Presupuestos, la DG EAC incumplió el artículo 17, apartado 1, del Código, ya que no tomó una decisión sobre el recurso del reclamante en el plazo de dos meses. Además, al comunicar en primer lugar su decisión a la DG Presupuestos y darle instrucciones para ejecutar la compensación, la DG EAC infringió el artículo 20, apartado 2, del Código y abusó de su facultad con respecto al denunciante.

4) Al no informar al denunciante sobre las posibles vías de recurso en su decisión de 20 de diciembre de 2006, la DG EAC infringió el artículo 19 del Código.

8. El denunciante alegó que la Comisión debía revertir la compensación ejecutada.

La investigación

9. La denuncia se presentó el 15 de abril de 2008. El 23 de mayo de 2008, el Defensor del Pueblo remitió la reclamación a la Comisión. La Comisión envió un dictamen, que se remitió al denunciante. El Defensor del Pueblo recibió las observaciones del demandante el 2 de febrero de 2009.

10. El 8 de septiembre de 2009, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución amistosa. La Comisión respondió a esta propuesta el 12 de enero de 2010. La respuesta de la Comisión se remitió al denunciante para que formulara sus observaciones, que presentó el 26 de febrero de 2010. El 31 de mayo de 2010, el demandante informó al Defensor del Pueblo sobre el estado de sus negociaciones con la Comisión.

11. El 13 de julio de 2010, el Defensor del Pueblo formuló un proyecto de recomendación. La Comisión envió la versión original francesa de su respuesta el 3 de noviembre y la traducción alemana el 23 de noviembre de 2010. La respuesta de la Comisión se remitió al denunciante para que formulara sus observaciones, que presentó el 18 de febrero y el 5 de julio de 2011. El 20 de septiembre de 2011, la Comisión informó al Defensor del Pueblo de que había cursado una orden de pago para resolver la reclamación.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

Observaciones preliminares

12. La presente decisión sigue a un proyecto de recomendación que se formuló en 2010. Este proyecto de recomendación se refería principalmente a la alegación formulada por el denunciante y se basaba en un análisis de las alegaciones primera y segunda de este último. Las alegaciones tercera y cuarta se refieren principalmente a cuestiones de procedimiento. El Defensor del Pueblo no consideró necesario abordar estas cuestiones de procedimiento en el contexto del proyecto de recomendación, que abordaba las cuestiones sustantivas en cuestión. Además, opinó que esas alegaciones no necesitarían examen alguno si la Comisión aceptaba su proyecto de recomendación. Dado que la Comisión aceptó efectivamente el proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo, no es necesario examinar en la presente Decisión las alegaciones tercera y cuarta del demandante.

13. El proyecto de recomendación abordaba las alegaciones primera y segunda combinadas, a saber, que la Comisión compensó ilegalmente la suma de 40 649,41 EUR con los pagos adeudados al denunciante. El Defensor del Pueblo señaló que, para compensar legalmente las sumas que supuestamente se le adeudaban con un pago adeudado por él, la Comisión necesitaba demostrar que la supuesta deuda existía realmente. La DG EAC basó la compensación en su opinión de que el denunciante era responsable de los reembolsos en virtud del Acuerdo. Sin embargo, el denunciante negó estar legalmente vinculado por el Acuerdo, ya que fue celebrado entre la Comisión y el Sr. B., quien, según el denunciante, no es uno de sus representantes autorizados.

14. El presente asunto versaba sobre obligaciones derivadas de un contrato.

15. El Defensor del Pueblo considera que el alcance de cualquier revisión que pueda llevar a cabo en los casos relativos a la interpretación de las obligaciones contractuales contraídas por una institución es necesariamente limitado. En particular, el Defensor del Pueblo considera que no debe tratar de determinar si ha existido un contrato válido entre las partes, que es la cuestión controvertida en el presente asunto. Esta cuestión solo podría ser tratada eficazmente por un tribunal de jurisdicción competente, que tendría la posibilidad de escuchar los argumentos de las partes sobre la ley pertinente y evaluar pruebas contradictorias sobre cualquier cuestión de hecho controvertida.

16. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que, en los asuntos relativos a litigios contractuales, está justificado limitar su investigación al examen de si la institución u organismo de la Unión implicado le proporcionó una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones y de las razones por las que cree que su opinión sobre la situación contractual está justificada. Si ese es el caso, el Defensor del Pueblo concluirá que su investigación no ha revelado un caso de mala administración. Esta conclusión no afectará al derecho de las partes a que su disputa contractual sea examinada y resuelta con autoridad por un tribunal de jurisdicción competente.

A. Alegación de que la Comisión actuó ilegalmente al compensar la suma reclamada con el pago adeudado al reclamante

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

17. El denunciante alegó que la DG EAC se equivocó al realizar la compensación e ignorar el hecho de que el denunciante no debía dinero a la Comisión en virtud del Acuerdo. Alegó que no estaba jurídicamente vinculada por el Acuerdo, dado que había sido firmado por el Sr. B., que no era uno de sus representantes autorizados. El denunciante alegó además que no tenía conocimiento del Acuerdo ni ninguna relación con la Asociación que recibió la subvención. Alegó además que la auditoría que dio lugar a las solicitudes de reembolso de la DG EAC se refería a la Asociación y no al denunciante. Por lo tanto, la nota de adeudo debería haberse dirigido a la Asociación.

18. El denunciante señaló que, cuando había celebrado anteriormente otros acuerdos con la DG EAC y la DG Investigación, se le había pedido que indicara los nombres de sus representantes autorizados. En respuesta a esta solicitud, había dado los nombres de su Vicecanciller y su Jefe de Administración. El denunciante alegó que, incluso sin haber recurrido a esta información, el hecho de que el Sr. B. firmara el Acuerdo en su calidad de jefe de departamento debería haber alertado a la DG EAC y haberla llevado a investigar si el Sr. B. tenía derecho legal a representar al denunciante. También señaló que la cuenta utilizada para el proyecto, a saber, la cuenta especificada por el Sr. B., no era la cuenta habitual del demandante. El denunciante consideró que, a la luz de la información que obraba en poder de la DG EAC, debería haberle sido muy fácil comprobar que había celebrado un contrato con el Sr. B., y no con el denunciante.

19. En su dictamen, la DG EAC alegó que era razonable que creyera, de buena fe, que había celebrado el Acuerdo con el denunciante porque la solicitud presentada por el Sr. B. estaba escrita en el papelería del denunciante, con su membrete, y había sido sellada con el sello del denunciante. Además, la correspondencia dirigida al Sr. B., aparentemente recibida por él, se había enviado a la dirección del autor. Por lo que se refiere al argumento del reclamante de que la DG EAC sabía, o debería haber sabido, que el Sr. B. no era uno de los representantes autorizados designados por el reclamante, la DG EAC alegó que los organismos públicos, como las universidades con muchas facultades, tienen varios representantes autorizados, que pueden cambiar con el tiempo. Por lo que se refiere a la cuenta, la DG EAC alegó que el hecho de que se utilizara una cuenta diferente no daría lugar a dudas sobre la identidad de un socio contratante, ya que era una práctica común que los socios del proyecto utilizaran cuentas diferentes, dependiendo del proyecto.

20. En cualquier caso, la DG EAC declaró que no exigía a los organismos públicos que presentaran una carta o cualquier otro documento que contuviera los nombres de sus representantes autorizados. Esto se ajustaba a la convocatoria de propuestas. La DG EAC alegó que, dado que había aplicado correctamente los procedimientos pertinentes, no podía ser acusada de negligencia.

21. La DG EAC alegó además que el denunciante conocía el proyecto. Se refirió a una carta de 28 de septiembre de 2006, en la que el demandante admitía que el Sr. B. le había informado de un proyecto del mismo nombre. La DG EAC añadió que el denunciante también había gestionado la cuenta del proyecto a la que el Estado de Renania del Norte-Westfalia había transferido 25 000 DEM. También se refirió a la relación del reclamante con la auditoría, en particular a la página 5 del informe de auditoría, donde el auditor señaló que el socio contratante era el reclamante, y que la Asociación se había creado con el fin de administrar el proyecto en nombre del reclamante. Por lo tanto, según la DG EAC, el auditor había establecido que existía una relación entre el denunciante y la Asociación.

22. En sus observaciones sobre el dictamen de la DG EAC, el denunciante reiteró que solo tenía dos representantes autorizados, a saber, su Vicecanciller y el Jefe de Administración. El denunciante alegó que esto se ajustaba a las disposiciones legales aplicables a las universidades de la parte de Alemania afectada. El denunciante consideró que, como resultado de su contacto regular con las universidades, la DG EAC debería haber sido consciente de ello. También señaló que las sospechas de la DG EAC deberían haber sido suscitadas por el hecho de que los documentos pertinentes habían sido firmados por el Sr. B., sin ningún indicio de que estuviera actuando en nombre del denunciante.

23. El demandante insistió en que no conocía el acuerdo entre el Sr. B. y la Comisión. El Sr. B. se limitó a informar al demandante sobre el proyecto y declaró que estaba financiado por el Estado federado de Renania del Norte-Westfalia, pero no dijo nada sobre la financiación adicional. Por lo que se refiere a la alegación de la DG EAC de que el auditor había encontrado una relación entre el denunciante y la Asociación, el denunciante observó que el informe del auditor se limitaba a declarar que el auditor había visto los documentos financieros relativos al proyecto y la carta de la Asociación. Según el denunciante, el informe del auditor no llegó a la conclusión de que la carta la identificara como fundadora de la Asociación.

Evaluación preliminar del Defensor del Pueblo que conduce a una propuesta de solución amistosa

24. La cantidad que debía compensarse se basaba en la nota de adeudo que la DG EAC envió al reclamante. La imputación del importe correspondiente a los pagos adeudados al denunciante presuponía que este debía realmente el importe a la Comisión. Esto, a su vez, presuponía la existencia de un contrato entre la Comisión y el denunciante.

25. Las pruebas presentadas al Defensor del Pueblo mostraron que el Acuerdo designaba al demandante y a la Comisión como partes contratantes. Según el Acuerdo, el demandante estaba representado por el Sr. B. Para que el demandante quedara vinculado por el Acuerdo, el Sr. B. habría tenido que ser un representante autorizado del demandante cuando lo firmó. Sin embargo, el demandante subrayó que el Sr. B. nunca fue autorizado a celebrar acuerdos jurídicamente vinculantes en su nombre. La DG EAC no aportó ninguna prueba que sugiriera que esta afirmación no fuera correcta. Por consiguiente, la Comisión no parece negar que el Sr. B. no estaba autorizado a representar al demandante.

26. Las pruebas de que disponía el Defensor del Pueblo no indicaban que la Comisión hubiera adoptado ninguna medida para determinar si el Sr. B. era o no un representante autorizado antes de la celebración del Acuerdo. En su dictamen, la DG EAC afirmó que cumplía los procedimientos pertinentes cuando firmó el Acuerdo. Según la DG EAC, estos procedimientos no requieren que los organismos públicos presenten documentos, como una carta, a partir de los cuales puedan identificarse los representantes autorizados. La DG EAC también argumentó que varias personas pueden vincular a una universidad. Sin embargo, estaba claro que, para que el denunciante quedara vinculado por el Acuerdo, la DG EAC tendría que demostrar que el Sr. B. estaba autorizado a representar al denunciante. Como ya se ha mencionado anteriormente, la DG EAC no estableció que este fuera el caso.

27. La DG EAC presentó una serie de argumentos en apoyo de su opinión de que, no obstante, debía considerarse que el Acuerdo se había celebrado con el denunciante y que, por lo tanto, la compensación en cuestión estaba justificada. En primer lugar, la DG EAC alegó que había celebrado el acuerdo de buena fe y que era razonable que pensara que el Sr. B. estaba autorizado a representar al denunciante. En segundo lugar, la DG EAC alegó que el denunciante conocía el proyecto y el acuerdo. En tercer lugar, la DG EAC invocó los resultados de la auditoría.

28. En apoyo de su primera alegación, la DG EAC alegó que había actuado de buena fe. Se le había hecho creer que había celebrado el Acuerdo con el autor de la queja, debido a que el Sr. B. había utilizado la papelería del autor con su membrete y había utilizado su sello, y que la solicitud pertinente se había presentado en nombre del autor de la queja. Invocó también el hecho de que la correspondencia relativa al proyecto se había enviado a la dirección del autor y, al parecer, había sido recibida por el Sr.

29. Sin embargo, dado que la DG EAC no cuestionó la alegación del denunciante de que el Sr. B. no estaba autorizado a representarlo, se habrían necesitado pruebas concretas para demostrar que el denunciante debería estar vinculado por el Acuerdo. En la evaluación del Defensor del Pueblo, y a la vista de las conclusiones que se exponen a continuación, la DG EAC no aportó dicha prueba. El mero hecho de que la correspondencia relativa al proyecto fuera enviada y recibida por el Sr. B. en su domicilio universitario no era concluyente en este contexto. A lo sumo, indicó que el Sr. B. era profesor en la universidad, hecho que, señaló el Defensor del Pueblo, nunca se cuestionó. El Defensor del Pueblo también señaló que la firma del Acuerdo por el Sr. B. iba acompañada de su título de profesor y Jefe de Departamento. No se mencionó explícitamente su autoridad para representar al autor. Junto a su firma había un sello que indicaba la dirección del Departamento del Sr. Contrariamente a lo que afirma la DG EAC en su dictamen, ni la solicitud ni el contrato están marcados con el sello del denunciante [1].

30. Más importante aún, el Defensor del Pueblo señaló que, de conformidad con el Acuerdo, los pagos de la Comisión debían efectuarse en una cuenta de la Asociación. El Defensor del Pueblo consideró posible que una universidad pudiera utilizar una cuenta designada, que es diferente de su cuenta normal, para un proyecto específico. Sin embargo, la cuenta indicada en el Acuerdo no era la del reclamante, sino la de un tercero. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo no pudo ver cómo la DG EAC podía estar segura de que el reclamante era el socio contratante del Acuerdo.

31. En relación con su segundo punto, la DG EAC alegó que el denunciante conocía el Acuerdo y el proyecto. Sin embargo, el denunciante declaró que, si bien conocía el proyecto, no conocía la celebración del acuerdo entre el Sr. B. y la Comisión.

32. El Defensor del Pueblo señaló que la DG EAC no había demostrado que el reclamante supiera de la existencia del Acuerdo. El denunciante alegó que el Sr. B. solo le informó de que el proyecto había recibido financiación del Estado federado de Renania del Norte-Westfalia, pero no mencionó la financiación concedida por la Comisión. En cualquier caso, el Defensor del Pueblo consideró que no estaba claro por qué el mero conocimiento del proyecto por parte del demandante significaba que estaba vinculado por el Acuerdo. La Defensora del Pueblo señaló que la DG EAC no había expuesto claramente los motivos en los que basaba tales supuestos.

33. Por lo que se refiere a su tercer argumento, la DG EAC alegó que la auditoría se refería al denunciante. Sostuvo además que el auditor consideró que el denunciante era parte en el Acuerdo y que la Asociación se había creado con el fin de administrar el proyecto en nombre del denunciante. Según la DG EAC, el auditor había establecido así una relación entre el denunciante y la Asociación.

34. El Defensor del Pueblo señaló que el informe de auditoría indicaba que se había llevado a cabo en Berlín. Por lo tanto, la auditoría no se llevó a cabo en los locales del denunciante, cuya sede se encuentra en Wuppertal. En el informe de auditoría se afirmaba que el contratista era el autor de la queja y que la Asociación se había establecido para "gestionar el proyecto en nombre del" autor de la queja. La primera de estas declaraciones parecía basarse en la redacción del Acuerdo. Por lo que se refiere a la segunda declaración, no se indicó ninguna fuente. En cualquier caso, la auditoría se centró claramente en los aspectos financieros del proyecto. El Defensor del Pueblo consideró, por tanto, que el informe de auditoría no establecía cómo y por qué debía considerarse que el reclamante estaba vinculado por el Acuerdo.

35. Con carácter más general, el Defensor del Pueblo consideró que, para llegar a una evaluación concluyente de los elementos mencionados por la DG EAC, era de fundamental importancia determinar primero qué Derecho sustantivo se aplica al Acuerdo. No obstante, el Defensor del Pueblo señaló que la DG EAC no había abordado en absoluto este aspecto central del asunto.

36. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo concluyó que la DG EAC no le había proporcionado una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones.

37. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión preliminar de que la decisión de la DG EAC de compensar las cantidades que consideraba adeudadas con los pagos adeudados al reclamante podría constituir un caso de mala administración. A la luz de sus conclusiones, propuso que la Comisión considerara la posibilidad de invertir la compensación que había realizado, lo que había perjudicado al demandante.

Los argumentos presentados al Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

38. En su dictamen sobre la propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo, la DG EAC mantuvo su opinión de que había actuado de buena fe, pero indicó que estaba dispuesta a aceptar una solución amistosa que tuviera en cuenta los argumentos presentados por ambas partes. Anunció que tenía la intención de ponerse en contacto directamente con el denunciante a tal efecto.

39. Según la DG EAC, cuando el Sr. B. firmó el acuerdo, se declaró representante del denunciante. La DG EAC no tenía ninguna razón para dudar de ello, ya que las instituciones públicas, como el demandante, delegaban con frecuencia poderes y la correspondencia del Sr. B. estaba en papel con el membrete del demandante y un sello que indicaba su facultad y el nombre del demandante en todo momento. Además, el hecho de que se utilizara una cuenta diferente no era motivo de preocupación, ya que la normativa de la Unión exige que los beneficiarios dispongan de una cuenta separada a la que puedan transferirse los fondos de las subvenciones.

40. No obstante, la DG EAC admitió que podría haber sido más diligente a la hora de evaluar la documentación financiera presentada junto con la solicitud de subvención, y que podría haber comprobado más cuidadosamente si el denunciante era efectivamente el beneficiario de la ayuda financiera. Además, al realizar la compensación, podría haber verificado a nombre de quién se registró la cuenta.

41. La DG EAC tomó nota de la confirmación del denunciante de que conocía el proyecto. Si bien la Comisión admitió que el conocimiento del proyecto no implicaba necesariamente el conocimiento del Acuerdo, consideró que ello se debía a deficiencias en los procedimientos de control interno y comunicación del denunciante. Por su parte, la DG EAC consideró razonable que considerara que el Acuerdo era vinculante para el denunciante, sobre todo porque toda la correspondencia se había dirigido al denunciante (a la atención del Sr. B. y su departamento).

42. La DG EAC alegó que el denunciante debería haber tenido conocimiento del Acuerdo, a más tardar en marzo de 2004, cuando se le envió una carta en la que se le notificaba la auditoría. En este contexto, la DG EAC añadió que no era necesario llevar a cabo una auditoría en la sede de una organización.

43. El principal ámbito de controversia parecía ser el efecto jurídico del contrato. La DG EAC consideró que, al no existir otros documentos vinculantes, era el Acuerdo el que regulaba las relaciones jurídicas entre las partes. Todas las medidas que se habían adoptado en este caso, en particular las relativas a la nota de adeudo y la compensación, se habían adoptado sobre la base del Acuerdo. Si bien ninguna cláusula del Acuerdo determinaba qué Derecho sustantivo se aplicaba (una cuestión que ahora abordan los nuevos acuerdos tipo), esta cuestión era, de hecho, irrelevante, dado que el Sr. B. se había declarado representante del demandante cuando cumplimentó el formulario de solicitud, la declaración en el contrato y toda la correspondencia.

44. En sus observaciones, el denunciante mantuvo sus objeciones a la posición de la DG EAC.

45. El denunciante rechazó firmemente el argumento de la DG EAC de que debía considerarse vinculado por el Acuerdo. En su opinión, la DG EAC había sido negligente en el momento de la firma del Acuerdo, sobre todo porque ella misma había admitido que debería haber estado más atenta al hecho de que el número de cuenta presentado por el Sr. Además, se había facilitado a la DG EAC una lista de los nombres de las personas que podían vincular al demandante, y el nombre del Sr. B. no figuraba en dicha lista.

46. El denunciante refutó el argumento de la DG EAC de que sus procedimientos de control interno y comunicación eran deficientes. Explicó que los profesores tenían que informarle de cualquier financiación de terceros que desearan proponer para que pudiera verificar las condiciones. Una vez aprobados, los contratos serían firmados por sus representantes autorizados. Además, sólo había una cuenta que los profesores podían utilizar en relación con proyectos realizados en nombre del demandante. Esto le permitió controlar eficazmente las actividades de investigación emprendidas. Por lo que se refiere a sus relaciones con la Comisión, el denunciante se protegió aún más informando a la Comisión de su número de cuenta oficial y nombrando a las personas autorizadas a firmar en su nombre. El denunciante alegó que, por lo tanto, había adoptado todas las medidas razonables para garantizar que no pudieran firmarse acuerdos inválidos en su nombre. Por lo tanto, no admitió que fuera parcialmente culpable de la situación controvertida en la presente imputación.

47. Por último, el denunciante acogió con satisfacción una solución amistosa en relación con esta denuncia, que, en su opinión, debía incluir una inversión de la compensación realizada por la Comisión. Sin embargo, no tenía la impresión de que las propias partes pudieran alcanzar tal solución, ya que la DG EAC no se había puesto en contacto con ella, a pesar de haber manifestado su intención de hacerlo en su dictamen.

48. Mediante carta de 31 de mayo de 2010, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que la Comisión se había puesto en contacto con él el 12 de abril de 2010, solicitando más información con vistas a preparar una solución amistosa. En particular, la Comisión pidió al demandante su opinión sobre el comportamiento del Sr. B., quien, en palabras de la Comisión, "actuó en nombre del demandante de manera jurídicamente vinculante, supuestamente sin el conocimiento del demandante", y si había incoado un procedimiento contra él. También pidió detalles sobre la relación entre el autor y el Sr. B durante y después del proyecto, y si el autor había participado en el proyecto. La Comisión reconoció que era parcialmente responsable de la situación y anunció que estaba dispuesta a encontrar una solución que tuviera en cuenta las opiniones de ambas partes.

49. En su carta de 31 de mayo de 2010, el autor señaló que, en principio, estaba muy interesado en lograr una solución amistosa, pero que temía que fuera difícil y lento encontrar una solución satisfactoria para ambas partes. El demandante consideró que la Comisión no estaba dispuesta a seguir la propuesta del Defensor del Pueblo de una solución amistosa, ni había presentado ninguna propuesta alternativa específica a este respecto. Sostuvo que, aunque la oferta de la Comisión de determinar el alcance de la corresponsabilidad del denunciante parecía inicialmente amistosa, temía que esto llevara a negociaciones largas y difíciles. El demandante insistió en que no tenía la culpa de lo que había sucedido en el presente caso y que, por lo tanto, la compensación debía anularse en su totalidad. Por último, añadió que en 2009 adoptó una decisión en la que se pedía al Sr. B. que reparara el perjuicio resultante de su comportamiento en el presente asunto. Mientras tanto, el Sr. B. había interpuesto un recurso contra esta decisión, y el resultado de la investigación del Defensor del Pueblo sería importante en los procedimientos pertinentes. Por lo tanto, el demandante estaba muy interesado en resolver el asunto lo antes posible e indicó que sería muy apreciado que el Defensor del Pueblo pudiera hacer su evaluación lo antes posible.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

50. El Defensor del Pueblo acogió con satisfacción el hecho de que la Comisión escribiera al demandante afirmando que estaba dispuesta a buscar una solución amistosa con el demandante.

51. Sin embargo, de la respuesta de la Comisión a la propuesta del Defensor del Pueblo de una solución amistosa, y de la carta que envió al demandante, se desprende que preveía una solución a este asunto que difería significativamente de la propuesta del Defensor del Pueblo.

52. En particular, la DG EAC mantuvo su opinión de que el denunciante era parcialmente culpable y, por lo tanto, solo aceptó una responsabilidad parcial. En su respuesta a la propuesta de solución amistosa, la DG EAC intentó justificar este punto de vista argumentando tres puntos, a saber, que i) el denunciante conocía el proyecto; ii) debería haber tenido conocimiento del proyecto a más tardar en marzo de 2004; y iii) toda la correspondencia se dirigió al denunciante. En opinión de la Comisión, si el denunciante no conocía el Acuerdo era porque sus procedimientos internos de control y comunicación eran deficientes. Además, en su carta al denunciante, la Comisión parecía sugerir que el Sr. B. había celebrado un contrato jurídicamente vinculante con la Comisión en nombre del denunciante, y volvió a cuestionar la alegación del denunciante de que no conocía el Acuerdo.

53. En su análisis que condujo a la propuesta de una solución amistosa, el Defensor del Pueblo había señalado que era un hecho indiscutible que el Sr. B. no estaba autorizado a representar al demandante. Esto se debía a que el demandante había alegado sistemáticamente que el Sr. B. no era uno de sus representantes autorizados, y que sus únicos representantes autorizados eran el Vicecanciller y el Jefe de Administración. También había señalado que la Comisión era consciente de este hecho porque se le habían enviado los nombres de los representantes autorizados del demandante. La DG EAC nunca aportó pruebas para impugnar esta declaración. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo siguió considerando que la DG EAC no había demostrado que el Sr. B. estuviera autorizado a celebrar acuerdos vinculantes para el demandante y que no había presentado argumentos convincentes sobre por qué debía considerarse que el Sr. B. era un representante autorizado del demandante.

54. Por lo que se refiere al conocimiento del proyecto por parte del denunciante, éste explicó que sabía que el Sr. B. estaba llevando a cabo el proyecto, pero que no sabía que la Comisión había aceptado prestar asistencia financiera sobre la base del Acuerdo. Por lo que se refiere al segundo punto de la argumentación de la Comisión, procede señalar que el Acuerdo se celebró el 30 de diciembre de 2000. Por lo tanto, esta fue la fecha decisiva para determinar quiénes eran las partes en el Acuerdo. La Comisión no explicó cómo el hecho de que el denunciante conociera posteriormente el proyecto o el acuerdo en marzo de 2004, o en una fase posterior, podría ser pertinente en este contexto. Por lo que se refiere a la tercera parte de la argumentación de la Comisión, ésta reconoció que sus cartas relativas al Acuerdo, aunque dirigidas al denunciante, estaban señaladas a la atención del Sr. B. Por lo tanto, era lógico suponer que fueron entregadas al Sr. B. sin ser leídas ni controladas por otras personas. El denunciante refutó toda alegación de que sus procedimientos de control interno eran deficientes. Las explicó detalladamente y destacó que había tomado precauciones especiales en sus relaciones con la Comisión informándole de los nombres de las personas autorizadas a firmar acuerdos en su nombre. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo consideró que no había fundamento para el argumento de la Comisión de que el demandante tenía que aceptar que estaba vinculado por el Acuerdo, a pesar de que el Sr. B. no era un representante autorizado. La propia Comisión admitió que podría haber sido más diligente a la hora de comprobar si efectivamente estaba contratando con el demandante sobre la base de la información facilitada por el Sr. B., en particular teniendo en cuenta el hecho de que este último presentó un número de cuenta que no estaba a nombre del demandante. No obstante, si la Comisión hubiera celebrado el Acuerdo sobre la base de las declaraciones del Sr. B., la Comisión no podría alegar la existencia de negligencia contributiva por parte del denunciante, ni siquiera suponiendo que tal negligencia hubiera podido tener alguna relevancia en el presente asunto.

55. En este contexto, el Defensor del Pueblo también recordó que, en su propuesta de solución amistosa, había subrayado que era de fundamental importancia establecer primero el derecho sustantivo aplicable. La Comisión no parece haber abordado esta cuestión en absoluto. En su respuesta, alegó que esta cuestión era, de hecho, irrelevante, dado que el Sr. B. se había declarado representante del demandante cuando cumplimentó el formulario de solicitud y la declaración en el contrato, así como a lo largo de toda la correspondencia.

56. El Defensor del Pueblo consideró que esta declaración era notable por dos razones. En primer lugar, para demostrar que fue el comportamiento del Sr. B. lo que le llevó a celebrar el Acuerdo con el denunciante, la Comisión habría tenido que identificar y establecer la norma jurídica en la que se basaba esta conclusión. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo se mostró algo perplejo al observar que la Comisión se consideraba capaz de extraer conclusiones jurídicamente vinculantes sin identificar la norma jurídica y, por tanto, el Derecho sustantivo en que se basaban. En segundo lugar, la declaración de la Comisión es un ejemplo perfecto de razonamiento circular. El socio contractual inmediato de la Comisión era el Sr. B., y no el demandante. Si la Comisión deseara alegar que el Acuerdo se celebró con el demandante, tendría que demostrarlo demostrando, sobre la base de la legislación pertinente aplicable al presente asunto, que el Sr. Sin embargo, como ya se ha señalado anteriormente, la Comisión no lo había hecho.

57. El Defensor del Pueblo señaló que, en su carta más reciente al demandante, la Comisión declaró que prepararía los detalles de una posible solución amistosa sobre la base de las respuestas del demandante a sus preguntas. A la luz de esta afirmación, eran comprensibles los temores del reclamante de que la Comisión no estuviera buscando una solución mutuamente aceptable, sino que pudiera decidir unilateralmente sobre lo que consideraba una solución amistosa.

58. A la luz de lo anterior, parece que la Comisión no aceptó la solución amistosa propuesta por el Defensor del Pueblo el 8 de septiembre de 2009. Sin embargo, el Defensor del Pueblo consideró injustificado que la Comisión asumiera que el demandante también era responsable de la situación. Subrayó que, cuando hace una propuesta de solución amistosa, su objetivo es encontrar una solución rápida, informal y mutuamente aceptable. En muchos casos, tal solución puede ser un compromiso entre las respectivas reclamaciones de las partes. Sin embargo, era importante subrayar que una propuesta de solución amistosa también puede consistir en pedir a una institución que atienda la solicitud de un reclamante, si el Defensor del Pueblo considera que la solicitud del reclamante está justificada. En tal caso, aceptar una propuesta de solución amistosa ofrece a una institución la oportunidad de resolver un caso de forma rápida e informal, y evita que el Defensor del Pueblo tenga que adoptar un enfoque más formal. En el presente asunto, el Defensor del Pueblo coincidió con el demandante en que la posición adoptada por la Comisión era errónea. La Comisión declaró que estaba a favor de una solución amistosa, pero dejó claro que no aceptaba la premisa fundamental en la que se basaba la evaluación del Defensor del Pueblo, a saber, que no había negligencia contributiva por parte del reclamante. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo no consideró apropiado seguir buscando una solución amistosa. En cambio, en esta etapa parece necesario un proyecto de recomendación.

59. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo reiteró su conclusión de que la DG EAC no le proporcionó una explicación coherente y razonable de la base jurídica para la compensación que llevó a cabo en detrimento del reclamante. Por lo tanto, llegó a la conclusión de que la decisión de la Comisión de compensar las cantidades que creía que el denunciante le debía con los pagos adeudados a este último constituía un caso de mala administración. Por consiguiente, formula el proyecto de recomendación, de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo, pidiendo a la Comisión que "invierta la compensación efectuada en perjuicio del demandante".

Los argumentos presentados al Defensor del Pueblo tras su proyecto de recomendación

60. En su dictamen detallado, la Comisión lamentó que la redacción de su respuesta hubiera llevado al denunciante a malinterpretar sus intenciones. Continuó afirmando que, de hecho, estaba plenamente preparada para alcanzar una solución amistosa; su respuesta se limitó a aclarar determinadas cuestiones con el fin de determinar las condiciones del acuerdo. Subrayó que estas aclaraciones le habrían permitido reembolsar la totalidad de la cantidad reclamada por el denunciante. Además, devolver el dinero sin hacer las preguntas que todavía tenía habría significado que nunca habría sabido sobre el procedimiento del demandante contra el profesor B: no fue hasta julio de 2010 cuando la Comisión tuvo conocimiento de estos procedimientos y del hecho de que el profesor había presentado una reconvención.

61. La Comisión reconoció que seguía en desacuerdo con el argumento del demandante de que debería haber sabido qué personas estaban autorizadas a representar al demandante. La información pertinente tuvo que comunicarse con cada nueva propuesta porque el personal pertinente podría cambiar o solo ser autorizado para un proyecto específico. En relación con la declaración del Defensor del Pueblo de que la Comisión no había explicado la pertinencia de si el demandante podría haber tenido conocimiento del proyecto en 2004 o en una fase posterior. La Comisión declaró que si se hubiera enterado de la situación en ese momento, todavía habría podido tomar las medidas adecuadas. El hecho de que no se hubiera facilitado tal información en ese momento confirmaba de hecho el entendimiento de la Comisión de que el denunciante estaba vinculado por las acciones del profesor B.

62. La Comisión añadió que la base jurídica de la orden de recuperación era el artículo I.15, apartado 6,[2] del acuerdo de subvención, que establecía que «los importes que deban reembolsarse a la Comisión podrán imputarse a los importes adeudados al beneficiario en cualquier rúbrica». Había cumplido con los procedimientos pertinentes y había creído, de buena fe, que tenía un acuerdo con el demandante; Añadió que, en ese momento, no había visto ningún indicio que llevara a realizar más controles de los que se suelen realizar. Sin embargo, habida cuenta de la información que había recibido recientemente sobre este asunto, la Comisión aceptó la opinión de que el hecho de que el profesor B. firmara en nombre del demandante no permitía llegar a la conclusión de que el demandante estaba jurídicamente vinculado por el Acuerdo, incluso si el profesor B. se había declarado facultado para firmar en nombre del demandante.

63. La Comisión concluyó que, de hecho, no había pruebas para demostrar la alegación de que el denunciante estaba vinculado por el Acuerdo. Al parecer, el profesor B. se había negado a obtener la autorización correspondiente. La Comisión subrayó una vez más su voluntad de lograr una solución amistosa a la reclamación y su disposición a seguir la propuesta del Defensor del Pueblo y efectuar el reembolso correspondiente. A continuación, interpondría una demanda contra el profesor B. y, por lo tanto, pediría al demandante que le mantuviera informado de la situación de su procedimiento contra el profesor B.

64. En sus observaciones, el denunciante señaló que la Comisión le había escrito una carta en la que exponía su intención de devolver la cantidad en cuestión. Por lo tanto, el denunciante había redactado un acuerdo de transacción e indicó además que retiraría su reclamación contra el profesor B. una vez que la Comisión hubiera firmado este acuerdo y reembolsado la suma que había compensado. Declaró que mantendría informado al Defensor del Pueblo de los progresos realizados en este asunto. Por lo tanto, en julio de 2011, el Defensor del Pueblo preguntó informalmente al demandante si el asunto se había resuelto entretanto. El demandante informó al Defensor del Pueblo de que, el 29 de abril de 2011, la Comisión le había enviado un fax en el que afirmaba que no tenía intención de firmar el acuerdo transaccional, pero que efectuaría el pago solicitado. El denunciante explicó que había redactado el acuerdo porque quería asegurarse de que, en caso de que el procedimiento de la Comisión contra el profesor B. no tuviera éxito, la Comisión no volvería a recurrir a él para solicitar que el denunciante pagara el importe correspondiente a la Comisión. Si bien entendió que esto no formaba parte de la reclamación original, el demandante pidió al Defensor del Pueblo que se asegurara de que la Comisión firmara este acuerdo.

65. El 20 de septiembre de 2011, la Comisión remitió una carta al Defensor del Pueblo que había enviado al demandante el 19 de julio de 2011. En esta carta, confirmó que reembolsaría la compensación que había realizado y adjuntó una orden de pago de 40 649,41 EUR. También pidió al autor que le enviara una confirmación oficial de que había retirado su reclamación contra el profesor B.

66. El 26 de septiembre de 2011, el demandante remitió al Defensor del Pueblo una decisión del tribunal alemán pertinente, de 16 de septiembre de 2011, que contenía pruebas claras de que el demandante había retirado la reclamación. En una conversación telefónica el 13 de octubre de 2011 con los servicios del Defensor del Pueblo, el demandante confirmó que había recibido el pago de la Comisión y que había enviado la decisión del tribunal tanto a la Comisión como al Defensor del Pueblo en la misma fecha. Señaló que estaba satisfecha con el resultado de la reclamación y agradeció al Defensor del Pueblo su asistencia.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras su proyecto de recomendación

67. El Defensor del Pueblo observa con satisfacción que la Comisión ha aceptado su proyecto de recomendación y lo ha aplicado correctamente. Además, dado que la Comisión ha aceptado (véase el apartado 60) que no existen pruebas que demuestren que el Acuerdo fuera jurídicamente vinculante para el denunciante, confía en que la Comisión, como temía el denunciante, no reclame a este último en el futuro la suma aquí controvertida. Por lo tanto, no considera que en la actualidad haya motivos para seguir actuando en relación con esta cuestión. Sin embargo, si, contrariamente a lo esperado, la Comisión presentara una reclamación de este tipo en el futuro, el demandante podría, por supuesto, recurrir de nuevo al Defensor del Pueblo.

B. Conclusión

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

La Comisión ha aceptado el proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo y lo ha aplicado correctamente.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 18 de noviembre de 2011.

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[1] El sello del demandante puede encontrarse, por ejemplo, en la reclamación ante el Defensor del Pueblo, que fue presentada por el Canciller, uno de los representantes autorizados del demandante.

[2] En el acuerdo de subvención presentado al Defensor del Pueblo, se trata del artículo 15.6 del anexo II.