Bästa X,

Jag hänvisar till mitt kontors skrivelse av den 19 februari 2024 där vi underrättade Europeiska unionens asylbyrå om att vi hade mottagit ett klagomål från två organisationer i det civila samhället, I Have Rights och Avocats Sans Frontières France.

Klagomålet gäller hur Europeiska unionens asylbyrå genomför intervjuer med asylsökande på Samos samt den påstådda bristen på utredning av relaterade klagomål från sökande eller deras företrädare. De klagande är också mer allmänt oroade över hur Europeiska unionens asylbyrå hanterar och utreder påståenden om kränkningar av de grundläggande rättigheterna som begåtts av dess personal eller av en värdmedlemsstat under en insats i ett land.

Den 18 april 2024, efter det att min undersökning hade inletts, besvarade Europeiska unionens asylbyrå klagandenas skrivelser från november 2022 och juni 2023 och behandlade andra aspekter som togs upp i deras klagomål. Tack för det goda samarbetet hittills.

I sitt svar av den 28 maj 2024, som du också har mottagit, uttryckte de klagande sitt missnöje med Europeiska unionens asylbyrås svar. Jag har därför beslutat att fortsätta min utredning i frågan.

Som ett första steg har jag beslutat att det är nödvändigt för min utredningsgrupp att inspektera följande dokument:

• Ärendet med de två klagomålen (28.11.2022 och 13.06.2023), inbegripet interna utbyten mellan Europeiska unionens asylbyrå avseende dessa klagomål och alla handlingar som rör de steg som Europeiska unionens asylbyrå har beskrivit i sitt svar till klagandena [1].
• Månatliga rapporter från Samos fälttjänsteman(er), gruppledare och handläggare enligt EL-AS 1.1 i EUAA:s operativa plan för Grekland [2] från oktober 2022 till september 2023.
• De grekiska utbildningsplanerna för 2022, 2023 och 2024, och närvaron av handläggare från Samos för dessa år.
• Ärendena för klagomålsmekanismen och eskaleringsmekanismen, inbegripet en översikt över tidsplanen för inrättandet av båda mekanismerna.
• Rapporter om eventuella överträdelser av uppförandekoden som mottagits av Europeiska unionens asylbyrå när det gäller Samos mellan juni 2022 och mars 2024. samt alla andra rapporter som utlöste en diskussion om ett eventuellt avbrytande eller avslutande av verksamheten på Samos (oberoende av upptrappningsmekanismen) under samma tidsperiod. 

Jag skulle uppskatta om Europeiska unionens asylbyrå kunde tillhandahålla handlingarna i fråga, helst i elektroniskt format, senast den 12 augusti 2024.[3] Information eller handlingar som er institution anser vara konfidentiella kommer inte att lämnas ut till klaganden eller någon annan person utan förhandsgodkännande från Europeiska unionens asylbyrå. [4]

Efter inspektionen av handlingar kan det bli nödvändigt med ett möte mellan min utredningsgrupp och de relevanta företrädarna för Europeiska unionens asylbyrå för att diskutera ärendet.

Ansvarig utredare är Amandine Le Bellec.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 11 juli 2024

[1] Vi förstår av svaret från Europeiska unionens asylbyrå att detta inbegriper följande: 2022 års kvalitetsrapport och 2023 års sårbarhetsrelaterade kvalitetsrapport, återkoppling till Samos handläggare (t.ex. genom kvalitetssäkringsverktyg), Protokoll från de månatliga mötena mellan EUAA:s gruppledare och GAS-kontaktpunkter för kvalitet och dokument som delades ut som en del av dessa möten från november 2022 till mars 2024. Alla dokument som rör deltagandet av handläggare på Samos i coachingsessioner (inklusive skälen till att organisera dessa sessioner och deras resultat). Alla dokument som rör den skuggning som ägde rum på Samos i juni 2023 (inklusive eventuella efterföljande rapporter). Alla dokument som rör deltagandet av ledaren för Samos-teamet i workshoppar och information som därefter delas med Samos-teamet. GAS-instruktioner när det gäller avvisningar och dess nya klagomålsmekanism. EUAA:s instruktioner vad gäller rapportering av kränkningar av de grundläggande rättigheterna, de rapporter som mottagits från handläggare sedan dess och de relaterade översikter som tillhandahållits GAS, det grekiska ministeriet för migration och asyl, ombudet för grundläggande rättigheter och EUAA:s ombud för grundläggande rättigheter fram till mars 2024. Se s. 10–12 i svaret från Europeiska unionens asylbyrå för närmare uppgifter.

[2] Finns på: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EL_OP_amendment_3_FINAL.pdf

[3] Om din personal har några frågor eller svårigheter med att hämta och dela de begärda handlingarna med mitt kontor inom den angivna tidsfristen, kontakta den ansvariga utredaren, vars kontaktuppgifter anges i denna skrivelse.

[4] Märk detta material tydligt med ”Konfidentiellt”. Krypterade e-postmeddelanden kan skickas till vår dedikerade brevlåda. Information och handlingar av detta slag kommer att raderas från Europeiska ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats.