Geachte heer X,

Ik heb een klacht ontvangen tegen het Uitvoerend Agentschap Europese Innovatieraad en het mkb (Eismea). De klager is een in Polen gevestigde onderneming die een voorstel heeft ingediend in het kader van het EIC-acceleratorprogramma van Horizon Europa (met als afsluitdatum 8 november 2023), maar er niet in is geslaagd financiering uit dit programma te ontvangen.

De klager maakt zich onder meer zorgen over het feit dat deskundigen die zijn voorstel evalueren, bij de voorbereiding van hun beoordelingen gebruik hebben gemaakt van AI-systemen (AI-systemen) van derden. Hoewel het Eismea dit punt van zorg al heeft onderzocht en heeft vastgesteld dat sommige beoordelaars AI-systemen hebben gebruikt om hun beoordelingen te bewerken en enige achtergrondinformatie te onderzoeken, is de klager van mening dat dit gevolgen kan hebben gehad voor de eerlijkheid van het evaluatieproces. Bovendien voert de klager aan dat de deskundigen, door informatie uit zijn voorstel te uploaden naar een AI-systeem van een derde partij, de vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de klager mogelijk openbaar hebben gemaakt en zo zijn bedrijfs- en innovatiestrategie hebben ondermijnd. Daarom verzoekt klager om schadevergoeding. Daarnaast is de klager van mening dat er duidelijkere regels moeten worden ingevoerd voor het gebruik van AI-systemen door de beoordelaars en de transparantie van dit gebruik ten aanzien van de indieners van voorstellen.

Op basis van de in de klacht verstrekte informatie heb ik onvoldoende redenen gevonden om een onderzoek in te stellen naar de inhoudelijke beoordeling van het voorstel van de klager en de bezorgdheid van de klager over de openbaarmaking van vertrouwelijke bedrijfsinformatie en de daarmee verband houdende vordering tot schadevergoeding. Ik ben van mening dat het Eismea klager op duidelijke en redelijke wijze heeft uitgelegd hoe zijn voorstel is beoordeeld. Zij heeft ook aangegeven dat de klager in het kader van een lopende oproep opnieuw een verbeterd voorstel kan indienen en dat voorstellen zoals die van de klager in het algemeen geen vertrouwelijke informatie mogen bevatten zonder duidelijke vermelding van het beperkte gebruik ervan.

Ik heb echter besloten een onderzoek in te stellen naar het systemische aspect van de klacht met betrekking tot de regels voor het gebruik van AI-systemen door deskundige beoordelaars van de voorstellen die zijn ingediend in het kader van EU-programma’s die door het Eismea worden uitgevoerd en de transparantie van dit gebruik ten aanzien van de opstellers van voorstellen.

Aangezien het de Europese Commissie is die een aantal van de relevante regels heeft vastgesteld, heb ik besloten een onderzoek in te stellen naar dit aspect van de klacht tegen zowel Eismea als de Commissie. Het zou daarom nuttig zijn als Eismea met de Commissie contact zou opnemen over deze klacht.

Ik ben tot de conclusie gekomen dat mijn onderzoeksteam als eerste stap de relevante vertegenwoordigers van het Eismea en de Europese Commissie moet ontmoeten om antwoorden te krijgen op specifieke vragen zoals uiteengezet in de bijlage bij deze brief. Ik zou het op prijs stellen als uw kantoor contact zou kunnen opnemen met de heer Michał Krajewski, die verantwoordelijk is voor dit onderzoek, om overeenstemming te bereiken over de regelingen voor de vergadering die vóór 20 maart 2026 zal plaatsvinden.

Ik heb ook besloten dat mijn onderzoeksteam, bij voorkeur in elektronische vorm [1], de uitwisselingen moet inspecteren tussen het Eismea en de deskundigen die betrokken zijn bij de evaluatie van het litigieuze voorstel met betrekking tot het gebruik van AI bij de voorbereiding van de beoordelingen van de deskundigen, alsook alle andere interne documentatie over de behandeling van de bezorgdheden van de klager in kwestie. Ik zou deze documenten graag uiterlijk op 18 februari 2026 ontvangen.

Informatie of documenten die het Eismea als vertrouwelijk beschouwt, worden niet aan de klager of een andere persoon bekendgemaakt zonder voorafgaande toestemming van het Eismea [2].

Met vriendelijke groet,

Teresa Anjinho
Europese Ombudsman

Straatsburg, 04/02/2026

Bijlage - Vragen voor de vergadering

1) Hoe heeft het Eismea (of de Commissie) de risico’s en kansen beoordeeld die verbonden zijn aan het gebruik van AI-systemen van derden door de deskundige beoordelaars of externe beoordelaars van financieringsvoorstellen die zijn ingediend in het kader van EU-programma’s die door het Eismea worden uitgevoerd? Indien er documentatie van een dergelijke beoordeling voorhanden is, wordt u verzocht deze vóór de vergadering te delen met het onderzoeksteam van de Ombudsman.

2) Wat zijn de (eventuele) regels met betrekking tot het gebruik van AI door deskundige beoordelaars of externe beoordelaars van voorstellen of financieringsaanvragen die zijn ingediend in het kader van door het Eismea uitgevoerde EU-financieringsprogramma’s? Deel deze regels vóór de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman.

3) Zijn er andere relevante materialen met betrekking tot het gebruik van AI die door het Eismea (of de Commissie) aan deskundige beoordelaars of externe beoordelaars worden verstrekt? Zo ja, deel deze dan vóór de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman.

4) Overweegt het Eismea (of de Commissie), gezien het wijdverbreide gebruik van vrij beschikbare AI-systemen van derden (chats), om het gebruik van AI door deskundige beoordelaars of externe beoordelaars uitdrukkelijk in hun contracten aan te pakken?

5) Zijn er momenteel maatregelen die deskundige beoordelaars of externe beoordelaars verplichten het gebruik van AI bij de voorbereiding van de evaluatie van voorstellen of financieringsaanvragen (zoals vragenlijsten) aan het Eismea (of de Commissie) bekend te maken? Zo ja, deel deze dan vóór de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman.

6) Onderzoekt het Eismea het gebruik van AI door deskundige beoordelaars of externe beoordelaars op eigen initiatief of alleen in geval van klachten?

7) Heeft het Eismea andere klachten ontvangen over het gebruik van AI door zijn deskundige beoordelaars of externe beoordelaars en, zo ja, hoe heeft het deze behandeld en wat zijn de resultaten? Zo ja, deel de relevante documenten vóór de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman.

[1] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox. Dergelijke informatie en documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Europese Ombudsman verwijderd.

[2] Gelieve dergelijke documenten of informatie duidelijk als “vertrouwelijk” aan te merken. Dergelijke informatie en documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Europese Ombudsman verwijderd.