Titel van de zaak: Hoe het Uitvoerend Agentschap Europese Innovatieraad en het mkb (Eismea) en de Europese Commissie ervoor zorgen dat het gebruik van artificiële intelligentie (AI) door externe deskundigen verenigbaar is met hun taken als beoordelaars van aanvragen voor Horizon-middelen

Datum: Maandag 23 maart 2026

Bijeenkomst bij DG Onderzoek & Bureau Innovatie

Aanwezig 

Europese Commissie

• Hoofd van de sector klachten en geschillen. DG RTD.H1. Gemeenschappelijke dienst voor juridische ondersteuning (CLSS)

• Juridisch medewerker, DG RTD.H1. CLSS

• Administratief assistent, DG RTD.H1. CLSS

• Beleidsanalist, REGIO.G1 

• Juridisch medewerker, REGIO.B4

Europees Uitvoerend Agentschap Innovatieraad en het mkb (Eismea)

• Teamleider Juridisch Team, EISMEA.Team.C-Juridisch Team

• Juridisch manager, EISMEA.Team.C-Legal

• Juridisch adviseur, EISMEA.Team.C-Legal

Europese Ombudsman:

• Tanja EHNERT, onderzoekscoördinator 

• Michał KRAJEWSKI, onderzoeksfunctionaris

• José Luis da MOTA FLORES, stagiair

Doel van de inspectie van documenten en vergadering 

De Ombudsman opende een onderzoek naar de wijze waarop het Eismea en de Commissie ervoor zorgen dat het gebruik van instrumenten voor artificiële intelligentie (AI) van derden door externe deskundigen die zijn gecontracteerd voor de evaluatie van voorstellen voor EU-financiering verenigbaar is met hun taken als beoordelaars. Het doel van de bijeenkomst was dat het onderzoeksteam van de Ombudsman informatie en verduidelijkingen zou verzamelen over de regels die in dit verband van toepassing zijn en de middelen om na te gaan of deze regels in de praktijk worden nageleefd. Eismea en de Commissie hebben de Ombudsman, zoals gevraagd, vóór de vergadering enkele verduidelijkingen verstrekt en de relevante documentatie gedeeld met het onderzoeksteam van de Ombudsman.

Inleiding en procedurele informatie 

Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde zichzelf voor, bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie en Eismea voor hun ontmoeting en zette het doel van de bijeenkomst uiteen. 

Zij schetsten het rechtskader dat van toepassing is op vergaderingen van de Ombudsman, met name dat de Ombudsman geen informatie openbaar zou maken die door de Commissie en het Eismea als vertrouwelijk is aangemerkt, noch aan de klager, noch aan andere personen buiten het Bureau van de Ombudsman, zonder voorafgaande toestemming van de Commissie en het Eismea ^[1].

Het onderzoeksteam legde uit dat zij een ontwerpverslag over de vergadering zouden opstellen dat aan de Commissie en het Eismea zou worden toegezonden om ervoor te zorgen dat de inhoud feitelijk juist en volledig was. Het verslag van de vergadering zou dan worden afgerond, in het dossier worden opgenomen en aan de klager worden verstrekt. Er zou geen vertrouwelijke informatie in het verslag worden opgenomen of anderszins aan de klager of een derde partij worden verstrekt.

Uitgewisselde informatie 

Achtergrondinformatie 

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben een korte inleiding gegeven om het proces voor de beoordeling van in het kader van het programma Horizon Europa ingediende voorstellen toe te lichten. De Commissie legde uit dat het proces gericht is op “excellentie”, “impact” en “kwaliteit en efficiëntie van de uitvoering” en dat, om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de beoordelingen te waarborgen, de selectie van voorstellen gebaseerd is op de evaluatie door gekwalificeerde onafhankelijke externe deskundigen. Het proces begint meestal met een ontvankelijkheids- en subsidiabiliteitscontrole, gevolgd door de toewijzing van de ingediende voorstellen aan onafhankelijke externe deskundige beoordelaars voor hun evaluatie. 

Voordat met het evaluatieproces wordt begonnen, worden de beoordelaars geïnformeerd over de evaluatieprocessen en -procedures, de inhoud van de behandelde onderwerpen, de noodzaak om voorstellen te evalueren zodra ze zijn ingediend, in plaats van hun potentieel indien bepaalde wijzigingen worden aangebracht. Externe deskundigen worden ook geïnformeerd over de voorwaarden van hun contracten (vertrouwelijkheid, onpartijdigheid, belangenconflicten, voltooiing van taken, sancties bij niet-naleving, enz.). 

Voorstellen worden normaliter beoordeeld door een evaluatiecomité (“het panel”), dat bestaat uit ten minste drie onafhankelijke externe deskundigen, waarna een eindevaluatie wordt uitgevoerd.

uitgevoerd door het panel. Het evaluatieproces kan ook worden gevolgd door onafhankelijke waarnemers. Aan het einde van de evaluatie stelt de steunverlenende autoriteit de definitieve ranglijst en de lijst van voor financiering voorgestelde aanvragen op. De vertegenwoordigers van de Commissie benadrukten dat het proces veeleisend is, aangezien het gaat om de evaluatie van uitgebreide en complexe informatie door verschillende actoren, wat veel inspanning vergt om de uniformiteit van de evaluaties te waarborgen.

Risicobeoordeling door Eismea met betrekking tot het gebruik van AI van derden door externe deskundigen

De Eismea-vertegenwoordigers zeiden op de hoogte te zijn van de zorgen van aanvragers in verband met het gebruik van AI-instrumenten van derden door externe deskundigen, waaronder het potentiële risico van openbaarmaking van technische en zakelijke gegevens in de voorstellen, evenals persoonsgegevens. 

Niettemin erkende het Eismea dat AI-instrumenten van derden nuttig kunnen zijn voor bepaalde ondersteunende taken, waaronder het bewerken van taal en stijl, waardoor sommige deskundigen hun complexe meningen duidelijker kunnen uiten. In dit verband en rekening houdend met het feit dat het contract van de deskundigen destijds geen bepalingen bevatte over het gebruik van AI-instrumenten, had het Eismea aanvankelijk het gebruik door externe deskundigen van AI-instrumenten van derden niet expliciet gereguleerd, maar hen eerder geïnstrueerd hoe zij AI-instrumenten op verantwoorde wijze moesten gebruiken. Sindsdien is de kwaliteit van de opmerkingen van deskundigen over het algemeen verbeterd, met name wat betreft taal en stijl, wat de aanvragers helpt de resultaten van de evaluaties te begrijpen.

De Eismea-vertegenwoordigers merkten op dat zij een risicobeoordeling hadden uitgevoerd met betrekking tot het gebruik van AI in de verschillende programma’s die zij beheren. Elk jaar beoordeelt elke Eismea-afdeling het AI-gerelateerde risico dat ze tegenkomen bij de uitvoering van hun taken. 

Daarnaast heeft het Eismea in 2024 zeer weinig klachten ontvangen over het gebruik van AI-instrumenten van derden door externe deskundigen. Sindsdien heeft het Eismea zijn eigen interne verplichte briefing voor deskundige beoordelaars voortdurend bijgewerkt, die is gebaseerd op de standaardbriefing van de Commissie voor externe deskundige beoordelaars van Horizon Europa en die nu specifieke instructies bevat over het gebruik van AI-instrumenten. Tegelijkertijd heeft Eismea ook zijn interne richtsnoeren voor alle eenheden en programma’s over de behandeling van AI-gerelateerde klachten geactualiseerd. 

Regels betreffende het gebruik van AI door deskundige beoordelaars

De Eismea-vertegenwoordigers verklaarden dat de regels voor het gebruik van AI-instrumenten van derden door externe deskundigen zijn opgenomen in het modelcontract voor deskundigen en in de bijlage daarbij met een „gedragscode”^[2]. 

De Commissie heeft deze documenten ontwikkeld op “bedrijfsniveau”, wat betekent dat ze van toepassing zijn op alle EU-programma’s en -procedures die door de Commissie worden beheerd, en niet alleen op die welke door het Eismea worden beheerd. 

De Commissie blijft de ontwikkelingen op dit gebied volgen en past waar nodig haar richtsnoeren en documenten aan om ervoor te zorgen dat de evaluatiepraktijken robuust, eerlijk en betrouwbaar blijven.

In dit verband past het Eismea de bedrijfsdocumenten naar analogie toe op alle EU-programma’s die door het Agentschap worden beheerd.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman en de vertegenwoordigers van de Commissie en Eismea bespraken de toepasselijke regels in de bovengenoemde documenten, namelijk dat de deskundigen i) verantwoordelijk moeten blijven voor hun beoordelingen, ii) AI-instrumenten van derden alleen mogen gebruiken voor ondersteunende taken, onder hun volledige verantwoordelijkheid, en dat dergelijk gebruik op verzoek moet worden gedocumenteerd en ter beschikking van de aanbestedende dienst moet worden gesteld, en iii) ook verantwoordelijk moeten blijven voor de bescherming van vertrouwelijke informatie, met inbegrip van persoonsgegevens bij het gebruik van AI-instrumenten (indien bij wijze van uitzondering toegestaan). 

De Eismea-vertegenwoordigers verduidelijkten dat de naleving van het contract met bedrijfsmodeldeskundigen, de gedragscode en de tijdens de briefings verstrekte informatie verplicht is voor externe deskundigen. Zij zijn contractueel aansprakelijk in geval van schending van de regels volgens hun ondertekende deskundigencontract.

De vertegenwoordigers van de Commissie hebben verder verduidelijkt dat de gedragscode van het modelcontract van deskundigen op 15 december 2025 is geactualiseerd om de voorwaarden voor het gebruik van AI-instrumenten door deskundigen te verduidelijken ³. De bovengenoemde regels zijn ook opgenomen in het deskundigencontract vanwege klachten van aanvragers over het gebruik van AI-instrumenten van derden door deskundige beoordelaars die in 2024 zijn ontvangen. Daarom waren zij nog niet formeel van kracht tijdens de beoordeling van het voorstel van klager, dat aanleiding gaf tot dit onderzoek.

De Eismea-vertegenwoordigers voegden eraan toe dat externe deskundigen, overeenkomstig de gedragscode van het modelcontract van de deskundige, de steunverlenende autoriteit op verzoek bewijsmateriaal moeten verstrekken over het gebruik van AI-instrumenten. Eismea verzoekt daarom om dit bewijs, met name wanneer een klacht wordt ingediend over het gebruik van AI-instrumenten van derden, wat tot nu toe slechts een paar keer is gebeurd. 

Op het niveau van de Commissie werden ook andere opties intern besproken, zoals het verplichten van externe deskundigen om het gebruik van AI-instrumenten proactief aan te geven bij het indienen van hun beoordelingen van voorstellen, en niet alleen in het geval van latere klachten. Er werd echter geoordeeld dat het verplicht stellen van verklaringen over elk gebruik van AI proactief zou leiden tot de noodzaak om een groot aantal aanvullende documenten te registreren en te verifiëren. De bevoegde administratie zou aan deze extra taak aanzienlijke middelen moeten toewijzen, aangezien externe deskundigen deelnemen aan veel verschillende EU-programma’s die niet alleen door het Eismea worden beheerd, maar ook door de Commissie en andere uitvoerende agentschappen.

Het onderzoeksteam vroeg of het Eismea en de Commissie hadden overwogen een eenvoudige vragenlijst in te voeren waarin de externe deskundigen proactief konden registreren of zij AI-instrumenten van derden hebben gebruikt, welke AI-instrumenten precies en voor welke aanvullende taak, en zo nodig verdere korte opmerkingen konden maken. 

De vertegenwoordigers van de Commissie en het Eismea antwoordden dat de invoering van zelfs een dergelijk systeem aanzienlijke middelen zou vergen, aangezien de Commissie en de uitvoerende agentschappen in het algemeen

³ De nieuwe versie luidt als volgt:

Paragraaf 1.3: "(...). AI-instrumenten mogen uitsluitend voor strikt ondersteunende doeleinden worden gebruikt, onder hun volledige verantwoordelijkheid, en dat dergelijk gebruik moet worden gedocumenteerd en op verzoek ter beschikking van de aanbestedende dienst moet worden gesteld.”. Paragraaf 3. Vertrouwelijkheid. “De vertrouwelijkheidsverplichtingen zijn ook van toepassing bij het gebruik van AI-instrumenten (indien bij wijze van uitzondering toegestaan).” 

Punt 4. “Verplichtingen inzake gegevensbescherming moeten ook worden nageleefd bij het gebruik van AI-instrumenten (indien bij wijze van uitzondering toegestaan).”

tienduizenden ingediende voorstellen ontvangen die individueel door ten minste drie onafhankelijke deskundigen worden beoordeeld. 

Documentatie van het gebruik van AI-instrumenten door deskundige beoordelaars

Het onderzoeksteam vroeg hoe de bepaling van de gedragscode met betrekking tot de documentatie over het gebruik van AI-instrumenten door externe deskundigen in de praktijk wordt gebracht. Volgens de desbetreffende bepaling mogen AI-instrumenten alleen worden gebruikt voor ondersteunende doeleinden en onder de volledige verantwoordelijkheid van de deskundige; het gebruik ervan moet naar behoren worden gedocumenteerd en op verzoek ter beschikking van de aanbestedende dienst worden gesteld” (onderstreping toegevoegd). 

Bovendien vroeg het onderzoeksteam of er specifieke regels bestaan met betrekking tot de precieze vorm en inhoud van de eigen documentatie van de externe deskundigen over hun gebruik van AI-instrumenten van derden, aangezien dergelijke praktische informatie niet lijkt te worden verstrekt in de gedragscode of in de briefings voor deskundigen die met het onderzoeksteam worden gedeeld.

De vertegenwoordigers van de Commissie antwoordden dat er veel manieren zijn om dergelijke documentatie op te stellen, maar dat een manier zou kunnen zijn om twee versies van de beoordeling door deskundigen te behouden, namelijk een versie vóór en een andere versie na bewerking door AI-instrumenten. Dit zou een vergelijking mogelijk maken, indien nodig, als duidelijk bewijs dat de oorspronkelijke versie van de beoordeling door de deskundige is opgesteld zonder gebruik te maken van AI-instrumenten. Dit formulier is echter niet verplicht en er zijn verschillende manieren mogelijk om de documentatie bij te houden. De Eismea-vertegenwoordigers verduidelijkten dat de deskundigen tijdens hun verplichte opleiding (briefings van deskundigen) mondeling nadere informatie in dit verband krijgen in antwoord op hun specifieke vragen.

Conclusie van de vergadering

Het onderzoeksteam van de Ombudsman bedankte vervolgens de vertegenwoordigers van de Commissie en Eismea voor hun tijd en voor de verstrekte uitleg en documentatie, en de vergadering eindigde.

Brussel, 16 juni 2026

[1] Artikel 4, lid 8, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

[2] Het “modelcontract voor deskundigen” en de “gedragscode voor deskundigen” zijn te vinden op het EU Funding & Tenders Portal, onder de rubriek “Werken als deskundige”.