Locul de amplasare: Biroul Ombudsmanului European, Bruxelles

Prezent:

Comisia Europeană:

• Director general, Serviciul Juridic
• Asistent al directorului general, Serviciul Juridic
• Coordonator pentru relații interinstituționale, transparență și etică (SG.A.3), Secretariatul General
• Responsabil juridic și de politici, gestionarea și amplificarea documentelor; accesul la documente (SG.A.2), Secretariatul General

Ombudsmanul European:

• Lampros Papadias, șef de cabinet
• Rosita Hickey, directoarea anchetelor
• Tanja Ehnert, coordonatoare pentru anchete
• Diana Riochet, consilier juridic în cadrul cabinetului
• Michaela Gehring, ofițer de anchetă
• Nicholas Hernanz, ofițer de anchetă

Scopul reuniunii

Scopul reuniunii a fost ca echipa de anchetă a Ombudsmanului să discute cazul și să clarifice calendarul concret al tratării de către Comisie a cererii de acces public.

Înainte de reuniune, Comisia a furnizat echipei de anchetă a Ombudsmanului 17 documente legate de tratarea cererii de acces a reclamantului, atât în etapa inițială, cât și în etapa de confirmare, precum și de politica sa privind utilizarea telefoanelor/dispozitivelor mobile ale întreprinderilor.

Introducere și informații procedurale

Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a prezentat, a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru întâlnirea cu aceștia și a stabilit scopul reuniunii. Acestea au subliniat cadrul juridic care se aplică reuniunilor organizate de Ombudsman, în special faptul că Ombudsmanul nu va divulga nicio informație identificată de Comisie ca fiind confidențială, nici reclamantului, nici oricărei alte persoane din afara biroului Ombudsmanului, fără consimțământul prealabil al Comisiei ^[1].

Echipa de anchetă a explicat că va elabora un proiect de raport privind reuniunea, care va fi trimis Comisiei pentru a se asigura că conținutul este exact din punct de vedere faptic și complet. Raportul reuniunii va fi apoi finalizat, inclus în dosar și furnizat reclamantului. Nicio informație confidențială nu ar fi inclusă în raport și nu ar fi furnizată în alt mod reclamantului sau vreunei părți terțe.

Schimbul de informații

Introducere din partea Comisiei

Reprezentanții Comisiei au prezentat următoarele fapte ale cazului. La 31 ianuarie 2024, reclamantul a depus o cerere de acces public, în temeiul normelor prevăzute în Regulamentul 1049/2001 [2], la un mesaj text trimis de președintele Republicii Franceze președintelui Comisiei Europene privind negocierile comerciale UE-Mercosur. În absența unei decizii inițiale, reclamantul a depus o cerere de confirmare la 14 mai 2025, 15 luni mai târziu. La 28 iulie 2025, Comisia a adoptat o decizie de confirmare cu privire la cererea de acces a reclamantului, precizând că a efectuat o căutare exhaustivă, dar nu a putut identifica mesajul text în cauză.

Reprezentanții Comisiei au furnizat echipei de anchetă a Ombudsmanului câteva informații generale cu privire la modul în care Comisia tratează cererile de acces public la mesajele text sau la aplicațiile de mesagerie instantanee. Acestea au remarcat faptul că Comisia are peste 30 000 de angajați care utilizează în mod regulat mesaje instantanee la locul de muncă. Din cauza numărului mare de mesaje schimbate, Comisia ia în considerare trei elemente-cheie în ceea ce privește înregistrarea mesajelor text în sistemul său de gestionare a documentelor:

• obligațiile de transparență;
• Realitatea comunicațiilor moderne (viteza aplicațiilor de mesagerie instantanee); și
• Preocupări legate de securitate (Comisia a menționat riscul de atacuri cibernetice care implică, în special, ținte importante).

Reprezentanții Comisiei au remarcat că preocupările legate de securitatea aplicațiilor de mesagerie instantanee au determinat alte instituții să își instruiască membrii personalului să nu utilizeze deloc mesageria instantanee [3].

Comisia a instituit cerințe de securitate foarte stricte pentru utilizarea dispozitivelor corporative, inclusiv cerința ca personalul să activeze funcția „mesaje dispărute” în aplicația Signal pentru a reduce la minimum riscurile.

Aceștia au reamintit, astfel cum s-a stabilit deja în decizia de confirmare, normele pe care toți membrii personalului trebuie să le respecte:

• Articolul 5 alineatul (4) din anexa la Regulamentul de procedură al Comisiei, care prevede: „Aplicațiile de mesagerie text de pe telefoanele mobile ale întreprinderilor nu se utilizează pentru informații importante care nu sunt de scurtă durată, cu excepția cazului în care acest lucru este strict necesar în interesul serviciului. Aplicațiile de mesagerie text respectă recomandările Comisiei în materie de securitate a tehnologiei informației pentru dispariția automată a mesajelor.”
• Orientările Comisiei din 1 septembrie 2019 privind utilizarea acceptabilă a aplicațiilor publice de mesagerie instantanee.
• Lista C heck pentru a vă face semnalul mai sigur, din data de 8 iulie 2022, în care serviciile relevante ale Comisiei recomandă activarea funcției „mesaje dispărute” a semnalului .

Reprezentanții Comisiei au luat act de faptul că anexa la Regulamentul de procedură, menționată mai sus, este contestată în prezent în fața Tribunalului [4]. Aceștia au considerat că ancheta Ombudsmanului în acest caz urmărește, în esență, să evalueze caracteristica „mesajelor dispărute” care este contestată în fața instanței. Aceștia au invitat Ombudsmanul să evalueze dacă ancheta ar trebui închisă în aceste circumstanțe, în conformitate cu articolul 2 alineatul (9) din Statutul Ombudsmanului, pentru a nu interveni în procedurile judiciare.

Acestea au precizat de asemenea că, între timp, în conformitate cu articolul 278 TFUE, anexa la Regulamentul de procedură rămâne pe deplin aplicabilă. Acestea au susținut că Comisia nu poate fi acuzată de administrare defectuoasă dacă respectă normele în vigoare.

Întrebări adresate de echipa de anchetă a Ombudsmanului

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a arătat că, potrivit deciziei de confirmare a Comisiei, mesajul text în litigiu a fost primit de președintele Comisiei la 28 sau la 29 ianuarie 2024 și, după toate probabilitățile, elementul „mesaje dispărute” i s-a aplicat la scurt timp după aceea. Echipa de anchetă a întrebat reprezentanții Comisiei cu privire la intervalul de timp din setările legate de „mesajele dispărute” din aplicația Signal de pe telefonul președintelui.

Reprezentanții Comisiei au declarat că intervalul de timp nu a putut fi divulgat din motive de securitate și, prin urmare, nu a fost posibil să se estimeze cât timp a trecut înainte de aplicarea funcției de mesaje dispărute. În plus, au subliniat faptul că aplicația Signal permite utilizatorilor, în setări, să stabilească orice interval de timp între o secundă și patru săptămâni. „Mesajele care dispar” pot fi configurate pentru toate conversațiile noi sau în fiecare conversație cu un anumit destinatar sau grup. Acesta poate fi, de asemenea, aplicat la chat-uri existente. Funcțiile „mesaje dispărute” pot fi setate de ambele părți ale chatului, aplicându-se tuturor mesajelor schimbate. Cu alte cuvinte: chiar și în cazul în care, în ceea ce privește Comisia, perioada de timp este stabilită la patru săptămâni, cealaltă parte a chatului poate alege o perioadă de timp mai scurtă.

Echipa de anchetă a observat că documentele trimise spre inspecție înainte de reuniune au arătat că cererea reclamantului de acces public a fost înregistrată de Secretariatul General al Comisiei la 31 ianuarie 2024 și apoi transmisă Cabinetului președintelui Comisiei la 2 februarie 2024. Echipa de anchetă a întrebat dacă Cabinetul a răspuns la acest mesaj.

Reprezentanții Comisiei au clarificat faptul că cererea de acces a fost transmisă echipei „Arhive” din cadrul Cabinetului, o echipă responsabilă de gestionarea unui număr mare de cereri și de corespondență, nu numai în ceea ce privește accesul public. Ei au explicat că, de obicei, poate trece ceva timp înainte ca o cerere de acces să fie transmisă și prelucrată. Aceștia au reamintit volumul foarte mare de corespondență adresată zilnic președintelui și cabinetului său.

Echipa de anchetă a observat că, în urma inspecției documentelor, s-a constatat că cererea Secretariatului General al Comisiei din 2 februarie 2024 a rămas fără răspuns. La 20 februarie 2024, Secretariatul General a prelungit termenul pentru adoptarea unei decizii privind cererea de acces [5]. Comisia a reamintit că lipsa unui răspuns în termenul stabilit în temeiul articolului 7 alineatul (4) din Regulamentul 1049/2001 îndreptățea reclamantul să depună o cerere de confirmare. El a ales să nu facă acest lucru, lăsând cererea inactivă timp de 15 luni, până când și-a depus cererea de confirmare în mai 2025.

Reprezentanții Comisiei au confirmat calendarul. Acestea au explicat că dispozițiile Regulamentului nr. 1049/2001 protejează drepturile solicitantului atunci când nu există niciun răspuns din partea instituțiilor în termenele prevăzute, deoarece solicitantul poate depune imediat o cerere de confirmare. În plus, Comisia a reamintit că, contrar principiilor generale de drept administrativ din statele membre, în temeiul Regulamentului 1049/2001, cererile latente pot fi reactivate fără nicio limită de timp, chiar și după ani de la cererea inițială.

Echipa de anchetă a observat că documentele inspectate par să arate că nu au existat schimburi scrise între cabinet și Secretariatul General în vara anului 2025, când era în curs de pregătire proiectul de decizie de confirmare.

Reprezentanții Comisiei au explicat că schimburile au avut loc oral. Secretariatul General pregătea, la momentul respectiv, trei decizii de confirmare separate cu privire la această chestiune (inclusiv cea în discuție în acest caz) și a primit feedback oral din partea Cabinetului cu privire la conținutul acestor decizii.

Astfel cum se prevede în decizia de confirmare, șeful de cabinet al președintelui Comisiei a reamintit că președintele Comisiei a primit un mesaj prin intermediul aplicației de mesagerie text „Signal” din partea președintelui Franței la 28 sau 29 ianuarie 2024. Președintele Comisiei și șeful său de cabinet au discutat acest mesaj la scurt timp după primirea sa. Acestea au considerat că acest mesaj a reiterat o poziție bine stabilită comunicată deja de Franța Comisiei în trecut în cadrul formațiunilor Consiliului și a fost, de asemenea, bine cunoscută în mod public [6].

Reprezentanții Comisiei au asigurat echipa de anchetă că, în practică, mesajele text cu conținut sau obiect important care ar necesita monitorizarea de către Comisie sunt transmise serviciilor relevante pentru înregistrare și prelucrare ulterioară. De exemplu, un mesaj text din partea unui șef de stat către președintele Comisiei cu privire la anumite preocupări de politică dintr-un stat membru ar fi înregistrat, iar conținutul său politic ar fi transmis spre prelucrare ulterioară direcției generale competente, în cazul în care ar fi necesară o astfel de monitorizare.

Echipa de anchetă și reprezentanții Comisiei s-au angajat apoi într-o discuție privind echilibrul corect dintre transparență și securitate. Comisia a subliniat că lista C heck pentru a vă face semnalul mai sigur a fost adoptată ca răspuns la identificarea riscurilor concrete de securitate în cazul unui atac cibernetic împotriva telefoanelor mobile, pentru a se asigura că orice astfel de atac ar putea obține doar un număr foarte limitat de mesaje. Echipa de anchetă a subliniat că mesajele „dispărute” ar trebui păstrate de îndată ce funcționarul în cauză primește o cerere de acces public la mesajele respective, astfel încât să se asigure că Ombudsmanul European și Curtea își pot îndeplini rolul de supraveghere. Acest lucru ar necesita o revizuire a normelor în vigoare, iar Comisia ar trebui să ia în considerare acest lucru.

Documente inspectate

Înainte de reuniune:

• 15 documente (e-mailuri și anexe) care arată măsurile luate de Comisie pentru tratarea cererii de acces a reclamantului, de la primirea cererii inițiale de acces la 31 ianuarie 2024 până la transmiterea deciziei de confirmare și a anexelor către reclamant la 27 iulie 2025.
• 1 document intitulat „Orientări privind înregistrarea documentelor din 16 noiembrie 2018”[Ref. Ares(2018)5874624 - 16.11.2018].
• 1 document referitor la procedurile judiciare în curs în cauza T-641/25 Client Earth/Comisia.

În timpul reuniunii:

Reprezentanții Comisiei au explicat echipei de anchetă a Ombudsmanului principalele argumente invocate în cadrul procedurilor judiciare în curs în cauzele T-146/25 De Capitani și alții/Comisia și T-641/25 Client Earth/Comisia.

Comisia a solicitat un tratament confidențial al tuturor documentelor enumerate mai sus.

Încheierea reuniunii

Echipa de anchetă a mulțumit reprezentanților Comisiei pentru timpul acordat și pentru explicațiile furnizate, iar reuniunea s-a încheiat.

Bruxelles, 19.12.2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Director de anchete Ofițer de anchete

[1] Articolul 4.8 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului European.

[2] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [notă de subsol adăugată de Comisie după reuniune:] A se vedea, pentru Consiliul Uniunii Europene, Răspunsul Consiliului Uniunii Europene la Inițiativa strategică a Ombudsmanului privind înregistrarea mesajelor text și instantanee (SI/4/2021/MIG), anexa V, Nota directorului general responsabil cu serviciul digital, prin care se solicită personalului Consiliului ca aplicațiile comerciale de mesagerie text să fie utilizate numai pentru „chat-uri efemere de scurtă durată despre subiecte publice sau nesensibile” și „nu trebuie utilizate pentru partajarea de conținut cu privire la chestiuni sensibile”.

[4] Cauzele T-146/25 De Capitani și alții/Comisia și T-641/25 Client Earth/Comisia. La sfârșitul reuniunii, reprezentanții Comisiei au comunicat documente confidențiale legate de procedurile judiciare.

[5] În conformitate cu articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001.

[6] Reprezentanții Comisiei au făcut referire la o declarație de presă pe care guvernul francez a emis-o în urma unei reuniuni extraordinare a Consiliului European din 1 februarie 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.