Localização: Gabinete do Provedor de Justiça Europeu, Bruxelas

Presente:

Comissão Europeia:

• Diretor-Geral, Serviço Jurídico
• Assistente do Diretor-Geral, Serviço Jurídico
• Coordenador das Relações Interinstitucionais, Transparência e Ética (SG.A.3), Secretariado-Geral
• Responsável jurídico e político, Gestão de documentos & Acesso a documentos (SG.A.2), Secretariado-Geral

Provedor de Justiça Europeu:

• Lampros Papadias, chefe de gabinete
• Rosita Hickey, diretora de investigações
• Tanja Ehnert, coordenadora de inquéritos
• Diana Riochet, conselheira jurídica no gabinete
• Michaela Gehring, responsável pelos inquéritos
• Nicholas Hernanz, responsável pelas investigações

Finalidade da reunião

O objetivo da reunião era que a equipa de inquérito da Provedora de Justiça debatesse o caso e clarificasse o calendário concreto do tratamento, pela Comissão, do pedido de acesso do público.

Antes da reunião, a Comissão forneceu à equipa de inquérito do Provedor de Justiça 17 documentos relacionados com o tratamento do pedido de acesso do queixoso, tanto na fase inicial como na fase de confirmação, e com a sua política de utilização de telemóveis/dispositivos empresariais.

Introdução e informações processuais

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça apresentou-se, agradeceu aos representantes da Comissão por se terem reunido com eles e definiu o objetivo da reunião. Descreveram o quadro jurídico aplicável às reuniões realizadas pelo Provedor de Justiça, em especial o facto de o Provedor de Justiça não divulgar quaisquer informações identificadas pela Comissão como confidenciais, nem ao queixoso nem a qualquer outra pessoa exterior ao Gabinete do Provedor de Justiça, sem o consentimento prévio da Comissão^[1].

A equipa de inquérito explicou que elaboraria um projeto de relatório sobre a reunião a enviar à Comissão, a fim de garantir que o conteúdo fosse factualmente exato e completo. O relatório da reunião seria então finalizado, incluído no dossiê e fornecido ao queixoso. Nenhuma informação confidencial seria incluída no relatório ou fornecida de outra forma ao autor da denúncia ou a terceiros.

Informações trocadas

Introdução pela Comissão

Os representantes da Comissão expuseram os seguintes factos do caso. Em 31 de janeiro de 2024, o autor da denúncia apresentou um pedido de acesso do público, ao abrigo das regras estabelecidas no Regulamento n.o 1049/2001[2], a uma mensagem de texto enviada pelo presidente da República Francesa ao presidente da Comissão Europeia sobre as negociações comerciais UE-Mercosul. Na ausência de uma decisão inicial, o autor da denúncia apresentou um pedido confirmativo em 14 de maio de 2025, 15 meses mais tarde. A Comissão adotou uma decisão confirmativa sobre o pedido de acesso do autor da denúncia em 28 de julho de 2025, declarando que tinha efetuado uma pesquisa exaustiva, mas não conseguiu identificar a mensagem de texto em causa.

Os representantes da Comissão forneceram à equipa de inquérito do Provedor de Justiça algumas informações gerais sobre a forma como a Comissão trata os pedidos de acesso do público a mensagens de texto ou aplicações de mensagens instantâneas. Observaram que a Comissão emprega mais de 30 000 funcionários que utilizam regularmente mensagens instantâneas para trabalhar. Devido ao elevado número de mensagens trocadas, a Comissão tem em conta três elementos fundamentais no que diz respeito ao registo de mensagens de texto no seu sistema de gestão de documentos:

• Obrigações de transparência;
• Realidade das comunicações modernas (velocidade das aplicações de mensagens instantâneas); e
• Preocupações de segurança (a Comissão mencionou o risco de ciberataques que envolvem, em especial, alvos de grande visibilidade).

Os representantes da Comissão observaram que as preocupações de segurança relativas às aplicações de mensagens instantâneas levaram outras instituições a dar instruções aos membros do seu pessoal para não utilizarem qualquer tipo de mensagens instantâneas[3].

A Comissão estabeleceu requisitos de segurança muito rigorosos para a utilização de dispositivos institucionais, nomeadamente que o pessoal ative a funcionalidade «mensagens desaparecidas» na aplicação Signal, a fim de minimizar os riscos.

Recordaram, tal como já estabelecido na decisão confirmativa, as regras que todos os membros do pessoal devem respeitar:

• O artigo 5.°, n.° 4, do anexo do Regulamento Interno da Comissão, que dispõe: «As aplicações de mensagens detexto em telemóveis de empresas não devem ser utilizadas para informações importantes que não sejam de curta duração, a menos que tal seja estritamente necessário no interesse do serviço. As aplicações de mensagens de texto devem cumprir as recomendações da Comissão em matéria de segurança das tecnologias da informação para o desaparecimento automático de mensagens.»
• Orientações da Comissão para a utilização aceitável de aplicações públicas de mensagens instantâneas, de 1 de setembro de 2019.
• Alista Check para tornar o seu sinal mais seguro, datada de 8 de julho de 2022, na qual os serviços competentes da Comissão recomendam a ativação da funcionalidade «mensagens desaparecidas» do sinal .

Os representantes da Comissão observaram que o anexo do Regulamento de Processo, acima enumerado, está atualmente a ser impugnado perante o Tribunal Geral[4]. Consideraram que o inquérito do Provedor de Justiça neste caso visa essencialmente avaliar a funcionalidade «mensagens desaparecidas» que é contestada perante o tribunal. Convidaram o Provedor de Justiça a avaliar se o inquérito deveria ser encerrado nestas circunstâncias, em conformidade com o artigo 2.o, n.o 9, do Estatuto do Provedor de Justiça, a fim de não interferir com os processos judiciais.

Além disso, indicaram que, entretanto, em conformidade com o artigo 278.o TFUE, o anexo do Regulamento de Processo continua a ser plenamente aplicável. Alegaram que a Comissão não pode ser acusada de má administração se seguir as regras em vigor.

Perguntas da equipa de inquérito do Provedor de Justiça

A equipa de inquérito da Provedora de Justiça observou que, segundo a decisão confirmativa da Comissão, a mensagem de texto em causa foi recebida pela presidente da Comissão em 28 ou 29 de janeiro de 2024 e, com toda a probabilidade, a funcionalidade de mensagens desaparecidas foi-lhe aplicada pouco tempo depois. A equipa de inquérito perguntou aos representantes da Comissão sobre o intervalo de tempo nos contextos relacionados com as «mensagens desaparecidas» na aplicação Signal no telefone do Presidente.

Os representantes da Comissão afirmaram que o intervalo de tempo não podia ser divulgado por razões de segurança e, por conseguinte, não era possível estimar o tempo decorrido até à aplicação da funcionalidade de mensagens em desaparecimento. Além disso, chamaram a atenção para o facto de a aplicação Signal permitir aos utilizadores, nas definições, definir qualquer intervalo de tempo entre um segundo e quatro semanas. As «mensagens desaparecidas» podem ser configuradas para todas as novas conversas ou em cada conversa com um destinatário ou grupo específico. Também pode ser aplicado a chats já existentes. As funcionalidades «mensagens desaparecidas» podem ser definidas por ambos os lados do chat, aplicando-se a todas as mensagens trocadas. Por outras palavras: mesmo quando, do lado da Comissão, o prazo é fixado em quatro semanas, o outro lado do chat pode escolher um prazo mais curto.

A equipa de inquérito observou que os documentos enviados para inspeção antes da reunião mostraram que o pedido de acesso público do queixoso foi registado pelo Secretariado-Geral da Comissão em 31 de janeiro de 2024 e, em seguida, enviado ao Gabinete da Presidente da Comissão em 2 de fevereiro de 2024. A equipa de inquérito perguntou se o Gabinete respondeu a essa mensagem.

Os representantes da Comissão esclareceram que o pedido de acesso foi enviado à equipa «Arquivos» do Gabinete, uma equipa responsável pelo tratamento de uma grande quantidade de pedidos e correspondência não só relativos ao acesso do público. Explicaram que, normalmente, pode decorrer algum tempo antes de um pedido de acesso ser reencaminhado e tratado. Recordaram o volume muito elevado de correspondência endereçada diariamente à Presidente e ao seu Gabinete.

A equipa de inquérito observou que, com base na inspeção dos documentos, se afigurava que o pedido do Secretariado-Geral da Comissão de 2 de fevereiro de 2024 não tinha sido respondido. Em 20 de fevereiro de 2024, o Secretariado-Geral prorrogou o prazo para a adoção de uma decisão sobre o pedido de acesso[5]. A Comissão recordou que a falta de resposta no prazo previsto no artigo 7.o, n.o 4, do Regulamento n.o 1049/2001 autorizava o queixoso a apresentar um pedido confirmativo. Optou por não o fazer, deixando o pedido inativo durante 15 meses, até apresentar o seu pedido confirmativo em maio de 2025.

Os representantes da Comissão confirmaram o calendário. Explicaram que as disposições do Regulamento n.o 1049/2001 protegem os direitos do requerente quando não há resposta das instituições nos prazos previstos, uma vez que o requerente pode apresentar imediatamente um pedido confirmativo. Além disso, a Comissão recordou que, contrariamente aos princípios gerais do direito administrativo nos Estados-Membros, nos termos do Regulamento n.o 1049/2001, os pedidos pendentes podem ser reativados sem qualquer prazo, mesmo anos após o pedido inicial.

A equipa de inquérito observou que os documentos inspecionados parecem mostrar que não houve trocas de pontos de vista por escrito entre o Gabinete e o Secretariado-Geral no verão de 2025, quando o projeto de decisão confirmativa estava a ser elaborado.

Os representantes da Comissão explicaram que as trocas de pontos de vista tiveram lugar oralmente. Na altura, o Secretariado-Geral estava a preparar três decisões confirmativas separadas sobre a matéria (incluindo a que está em causa no presente processo) e recebeu observações orais do Gabinete sobre o conteúdo dessas decisões.

Tal como estabelecido na decisão confirmativa, o chefe de gabinete da presidente da Comissão recordou que a presidente da Comissão recebeu uma mensagem do presidente francês através da aplicação de mensagens de texto «Signal» em 28 ou 29 de janeiro de 2024. A Presidente da Comissão e o seu chefe de gabinete debateram esta mensagem pouco depois de ter sido recebida. Consideraram que esta mensagem reiterava uma posição bem estabelecida já comunicada pela França à Comissão no passado nas formações do Conselho e era também conhecida do público[6].

Os representantes da Comissão garantiram à equipa de inquérito que, na prática, as mensagens de texto com conteúdos ou assuntos importantes que exigiriam acompanhamento por parte da Comissão são transmitidas aos serviços competentes para registo e tratamento posterior. Por exemplo, seria registada uma mensagem de texto de um Chefe de Estado ao Presidente da Comissão sobre determinadas preocupações políticas num Estado-Membro e o seu conteúdo político seria enviado para tratamento posterior à Direção-Geral competente, se tal fosse necessário.

A equipa de inquérito e os representantes da Comissão encetaram então um debate sobre o justo equilíbrio entre transparência e segurança. A Comissão salientou que alista Check para tornar o seu sinal mais seguro foi adotada em resposta à identificação de riscos de segurança concretos em caso de ciberataque contra telemóveis, a fim de assegurar que qualquer ataque desse tipo só poderia obter uma quantidade muito limitada de mensagens. A equipa de inquérito sublinhou que as mensagens «desaparecidas» devem ser conservadas logo que o funcionário em questão receba um pedido de acesso do público a essas mensagens, a fim de assegurar que o Provedor de Justiça Europeu e o Tribunal possam desempenhar a sua função de supervisão. Tal exigiria uma revisão das regras em vigor, que a Comissão deveria ter em conta.

Documentos inspecionados

Antes da reunião:

• 15 documentos (mensagens de correio eletrónico e anexos) que mostram as medidas tomadas pela Comissão para tratar o pedido de acesso do autor da denúncia, desde a receção do pedido de acesso inicial, em 31 de janeiro de 2024, até à transmissão da decisão confirmativa e dos anexos ao autor da denúncia, em 27 de julho de 2025.
• 1 documento intitulado «Guidelineson document registration of 16 November 2018» [Orientações sobre o registo de documentos de 16 de novembro de 2018](Ref. Ares(2018)5874624 - 16/11/2018).
• 1 documento relacionado com processos judiciais em curso no processo T-641/25, Client Earth/Comissão.

Durante a reunião:

Os representantes da Comissão explicaram à equipa de inquérito do Provedor de Justiça os principais argumentos suscitados nos processos judiciais em curso nos processos T-146/25, De Capitani e o./Comissão, e T-641/25, Client Earth/Comissão.

A Comissão solicitou o tratamento confidencial de todos os documentos acima enumerados.

Conclusão da reunião

A equipa de inquérito agradeceu aos representantes da Comissão o seu tempo e as explicações fornecidas, e a reunião terminou.

Bruxelas, 19/12/2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Diretor de Inquéritos Inquéritos Responsável

[1] Artigo 4.o, n.o 8, das Disposições de Execução do Provedor de Justiça Europeu.

[2] Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [nota de rodapé acrescentada pela Comissão após a reunião:] Ver, para o Conselho da União Europeia, a resposta do Conselho da União Europeia à iniciativa estratégica do Provedor de Justiça sobre o registo de mensagens de texto e instantâneas (SI/4/2021/MIG), anexo V, nota do diretor-geral responsável pelos serviços digitais, que dá instruções ao pessoal do Conselho para que as aplicações comerciais de mensagens de texto sejam utilizadas apenas para «chatsefémeros de curta duração sobre temas públicos ou não sensíveis» e «nãodevem ser utilizadas para partilhar conteúdos substantivossobre questões sensíveis».

[4] Processos T-146/25, De Capitani e o./Comissão, e T-641/25, Client Earth/Comissão. No final da reunião, os representantes da Comissão partilharam documentos confidenciais relacionados com os processos judiciais.

[5] Em conformidade com o artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[6] Os representantes da Comissão fizeram referência a uma declaração à imprensa que o Governo francês tinha emitido na sequência de uma reunião extraordinária do Conselho Europeu de 1 de fevereiro de 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.