Titlu tal-każ: Kif l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Kunsill Ewropew tal-Innovazzjoni u għall-SMEs (EISMEA) u l-Kummissjoni Ewropea jiżguraw li l-użu tal-intelliġenza artifiċjali (IA) minn esperti esterni jkun kompatibbli mal-kompiti tagħhom bħala evalwaturi tal-applikazzjonijiet għall-fondi ta’ Orizzont

Data: It-Tnejn, 23 ta’ Marzu 2026

Laqgħa fid-DĠ Riċerka & amp; Uffiċċju tal-Innovazzjoni

Preżenti 

Il-Kummissjoni Ewropea

• Kap tas-Settur tal-Ilmenti u l-Litigazzjoni. DĠ RTD.H1. Servizz ta' Appoġġ Legali Komuni (CLSS)

• Uffiċjal Legali, DĠ RTD.H1. CLSS

• Assistent Amministrattiv, DĠ RTD.H1. CLSS

• Analista tal-Politika, REGIO.G1 

• Uffiċjal Legali, REGIO.B4

L-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Kunsill Ewropew tal-Innovazzjoni u għall-SMEs (EISMEA)

• Kap tat-Tim Legali, EISMEA.Team.C-Tim Legali

• Maniġer Legali, EISMEA.Team.C-Legali

• Konsulent Legali, EISMEA.Team.C-Legal

L-Ombudsman Ewropew:

• Tanja EHNERT, Koordinatur tal-Inkjesti 

• Michał KRAJEWSKI, Uffiċjal tal-Inkjesti

• José Luis da MOTA FLORES, Trainee għal Inkjesti

L-għan tal-ispezzjoni tad-dokumenti u tal-laqgħa 

L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif l-EISMEA u l-Kummissjoni jiżguraw li l-użu ta’ għodod tal-intelliġenza artifiċjali (IA) ta’ partijiet terzi minn esperti esterni kkuntrattati għall-evalwazzjoni ta’ proposti għall-finanzjament tal-UE jkun kompatibbli mal-kompiti tagħhom bħala evalwaturi. L-għan tal-laqgħa kien li t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman jiġbor informazzjoni u kjarifiki dwar ir-regoli applikabbli f’dan ir-rigward u l-mezzi għall-monitoraġġ ta’ jekk dawn ir-regoli humiex osservati fil-prattika. L-EISMEA u l-Kummissjoni pprovdew, kif mitlub, xi kjarifiki lill-Ombudsman qabel il-laqgħa u kkondividew id-dokumentazzjoni rilevanti mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman.

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali 

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman introduċa lilu nnifsu, irringrazzja lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni u tal-EISMEA talli ltaqgħu magħhom u stabbilixxa l-iskop tal-laqgħa. 

Huma ddeskrivew il-qafas legali li japplika għal-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman, b’mod partikolari, li l-Ombudsman ma jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mill-Kummissjoni u mill-EISMEA bħala kunfidenzjali, la lill-ilmentatur u lanqas lil kwalunkwe persuna oħra barra mill-Uffiċċju tal-Ombudsman, mingħajr il-kunsens minn qabel tal-Kummissjoni u tal-EISMEA.^[1]

It-tim ta’ inkjesta spjega li kien se jfassal abbozz ta’ rapport dwar il-laqgħa li għandu jintbagħat lill-Kummissjoni u lill-EISMEA biex jiġi żgurat li l-kontenut ikun fattwalment preċiż u komplut. Ir-rapport tal-laqgħa mbagħad jiġi ffinalizzat, inkluż fil-fajl u pprovdut lill-ilmentatur. L-ebda informazzjoni kunfidenzjali ma tiġi inkluża fir-rapport jew ipprovduta b’mod ieħor lill-ilmentatur jew lil kwalunkwe parti terza.

Informazzjoni skambjata 

Informazzjoni ta' sfond 

Saret introduzzjoni qasira mir-rappreżentanti tal-Kummissjoni biex jispjegaw il-proċess għall-evalwazzjoni tal-proposti ppreżentati taħt il-programm Orizzont Ewropa. Il-Kummissjoni spjegat li l-proċess huwa ffukat fuq l-“eċċellenza”, l-“impatt” u l-“kwalità u l-effiċjenza tal-implimentazzjoni” u, biex jiġu żgurati l-kwalità u l-affidabbiltà tal-valutazzjonijiet, l-għażla tal-proposti hija bbażata fuq l-evalwazzjoni magħmula minn esperti esterni indipendenti kwalifikati. Il-proċess tipikament jibda b’verifika tal-ammissibbiltà u tal-eliġibbiltà, segwita mill-allokazzjoni tal-proposti sottomessi lil evalwaturi esperti esterni indipendenti għall-evalwazzjoni tagħhom. 

Qabel ma jinbeda l-proċess ta’ evalwazzjoni, l-evalwaturi jiġu infurmati dwar il-proċessi u l-proċeduri ta’ evalwazzjoni, il-kontenut tas-suġġetti taħt kunsiderazzjoni, il-ħtieġa li jiġu evalwati l-proposti kif ġew sottomessi, aktar milli l-potenzjal tagħhom jekk isiru ċerti bidliet. L-esperti esterni jiġu infurmati wkoll dwar it-termini tal-kuntratti tagħhom (kunfidenzjalità, imparzjalità, kunflitti ta’ interess, tlestija tal-kompiti, penali għan-nuqqas ta’ konformità, eċċ.). 

Il-proposti normalment jiġu evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni (“il-bord”) li jkun magħmul minn minimu ta’ tliet esperti esterni indipendenti u mbagħad rieżami finali jkun

Immexxi mill-bord. Il-proċess ta’ evalwazzjoni jista’ jiġi segwit ukoll minn osservaturi indipendenti. Fi tmiem l-evalwazzjoni, l-Awtorità Awtorizzanti tipproduċi l-lista kklassifikata finali u l-lista ta’ applikazzjonijiet proposti għall-finanzjament. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni enfasizzaw li l-proċess huwa eżiġenti peress li jinvolvi l-evalwazzjoni ta’ informazzjoni estensiva u kumplessa minn atturi differenti, li teħtieġ ħafna sforz biex tiġi żgurata l-uniformità tal-evalwazzjonijiet.

Valutazzjoni tar-riskju mill-EISMEA rigward l-użu tal-IA minn partijiet terzi minn esperti esterni

Ir-rappreżentanti tal-EISMEA qalu li huma konxji mit-tħassib tal-applikanti relatat mal-użu ta’ għodod tal-IA ta’ partijiet terzi minn esperti esterni, inkluż ir-riskju potenzjali ta’ divulgazzjoni ta’ data teknika u kummerċjali li tinsab fil-proposti, kif ukoll data personali. 

Madankollu, l-EISMEA rrikonoxxiet li l-għodod tal-IA ta’ partijiet terzi jistgħu jkunu utli għal ċerti kompiti anċillari, inkluż għall-editjar tal-lingwa u tal-istil, li jgħin lil xi esperti jesprimu l-opinjonijiet kumplessi tagħhom b’mod aktar ċar. F’dan il-kuntest u filwaqt li ħadet nota li l-kuntratt tal-esperti dak iż-żmien ma kienx jinkludi dispożizzjonijiet dwar l-użu tal-għodod tal-IA, l-EISMEA inizjalment ma kinitx irregolat b’mod espliċitu l-użu minn esperti esterni ta’ għodod tal-IA ta’ partijiet terzi, iżda pjuttost tathom struzzjonijiet dwar kif jużaw l-għodod tal-IA b’mod responsabbli. Minn dak iż-żmien ’l hawn, il-kwalità tal-kummenti tal-esperti tjiebet b’mod ġenerali, b’mod partikolari f’termini ta’ lingwa u stil, u dan jgħin lill-applikanti jifhmu l-eżitu tal-evalwazzjonijiet.

Ir-rappreżentanti tal-EISMEA nnotaw li kienu wettqu valutazzjoni tar-riskju rigward l-użu tal-IA fil-programmi differenti li jimmaniġġjaw. Kull sena, kull dipartiment tal-EISMEA jivvaluta r-riskju relatat mal-IA li jiltaqa’ miegħu fit-twettiq tal-kompiti tiegħu. 

Barra minn hekk, fl-2024 l-EISMEA rċeviet ftit ilmenti dwar l-użu ta’ għodod tal-IA ta’ partijiet terzi minn esperti esterni. Minn dak iż-żmien ’l hawn, l-EISMEA aġġornat kontinwament il-briefing obbligatorju intern tagħha stess għall-evalwaturi esperti, li huwa bbażat fuq il-briefing standard tal-Kummissjoni għall-evalwaturi esperti esterni ta’ Orizzont Ewropa, u li issa fih struzzjonijiet speċifiċi dwar l-użu tal-għodod tal-IA. B’mod parallel, l-EISMEA aġġornat ukoll il-gwida interna tagħha għall-unitajiet u l-programmi kollha dwar kif għandhom jiġu ttrattati l-ilmenti relatati mal-IA. 

Regoli dwar l-użu tal-IA minn evalwaturi esperti

Ir-rappreżentanti tal-EISMEA qalu li r-regoli għall-użu ta’ għodod tal-IA ta’ partijiet terzi minn esperti esterni jinsabu fil-kuntratt mudell għall-esperti u fl-anness tiegħu li jistabbilixxi “Kodiċi ta’ Kondotta”^[2]. 

Il-Kummissjoni żviluppat dawn id-dokumenti fil-“livell korporattiv”, li jfisser li huma applikabbli fil-programmi u l-proċeduri kollha tal-UE ġestiti mill-Kummissjoni, u mhux biss għal dawk ġestiti mill-EISMEA. 

Il-Kummissjoni tkompli timmonitorja l-iżviluppi f’dan il-qasam u, fejn meħtieġ, tadatta l-gwida u d-dokumenti tagħha biex tiżgura li l-prattiki ta’ evalwazzjoni jibqgħu robusti, ġusti u affidabbli.

F’dan il-kuntest, l-EISMEA tapplika d-dokumenti korporattivi b’analoġija għall-programmi kollha tal-UE ġestiti mill-Aġenzija.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman u r-rappreżentanti tal-Kummissjoni u tal-EISMEA ddiskutew ir-regoli applikabbli li jinsabu fid-dokumenti msemmija hawn fuq, jiġifieri li l-esperti (i) iridu jibqgħu responsabbli għar-rieżamijiet tagħhom, (ii) jistgħu jużaw għodod tal-IA ta’ partijiet terzi biss għal kompiti anċillari, taħt ir-responsabbiltà sħiħa tagħhom, u kwalunkwe użu bħal dan irid jiġi ddokumentat u jsir disponibbli għall-awtorità kontraenti fuq talba, u (iii) iridu jibqgħu responsabbli wkoll għall-protezzjoni ta’ informazzjoni kunfidenzjali, inkluża data personali meta jużaw għodod tal-IA (fejn ikun permess b’mod eċċezzjonali). 

Ir-rappreżentanti tal-EISMEA ċċaraw li l-konformità mal-mudell korporattiv tal-kuntratt tal-esperti, il-Kodiċi ta’ Kondotta, u l-informazzjoni pprovduta matul is-sessjonijiet ta’ informazzjoni, hija obbligatorja għall-esperti esterni. Huma kuntrattwalment responsabbli f’każ ta’ kwalunkwe ksur tar-regoli skont il-kuntratt ta’ espert iffirmat tagħhom.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni ċċaraw ukoll li l-Kodiċi ta’ Kondotta tal-mudell tal-kuntratt tal-esperti ġie aġġornat fil-15 ta’ Diċembru 2025 biex jiġu ċċarati l-kundizzjonijiet għall-użu tal-għodod tal-IA mill-esperti ³. Ir-regoli ta’ hawn fuq ġew inklużi wkoll fil-kuntratt tal-esperti minħabba lmenti mill-applikanti rigward l-użu ta’ għodod tal-IA ta’ partijiet terzi minn evalwaturi esperti li waslu fl-2024. Għalhekk, dawn ma kinux għadhom formalment fis-seħħ matul il-valutazzjoni tal-proposta tal-ilmentatur, li wasslet għal din l-inkjesta.

Ir-rappreżentanti tal-EISMEA żiedu li, f’konformità mal-Kodiċi ta’ Kondotta tal-mudell tal-kuntratt tal-esperti, l-esperti esterni jridu jipprovdu lill-awtorità tal-għoti evidenza dwar l-użu tal-għodod tal-IA fuq talba. Għalhekk, l-EISMEA titlob din l-evidenza b’mod partikolari meta jiġi ppreżentat ilment dwar l-użu ta’ għodda tal-IA ta’ parti terza, li, sa issa, seħħ biss ftit drabi. 

Fil-livell tal-Kummissjoni, kienu wkoll taħt diskussjoni interna għażliet oħra, bħar-rekwiżit li esperti esterni jiddikjaraw l-użu tal-għodod tal-IA b’mod proattiv, meta jissottomettu r-rieżamijiet tal-proposti tagħhom, u mhux biss f’każ ta’ lmenti sussegwenti. Madankollu, tqies li r-rekwiżit ta’ dikjarazzjonijiet ta’ kwalunkwe użu tal-IA b’mod proattiv jirriżulta fil-ħtieġa li jiġu rreġistrati u vverifikati għadd kbir ta’ dokumenti addizzjonali. L-amministrazzjoni kompetenti jkollha bżonn talloka riżorsi sinifikanti għal dan il-kompitu addizzjonali, meta jitqies li l-esperti esterni jipparteċipaw f’ħafna programmi differenti tal-UE ġestiti mhux biss mill-EISMEA, iżda wkoll mill-Kummissjoni, kif ukoll minn aġenziji eżekuttivi oħra.

It-tim ta’ inkjesta staqsa jekk l-EISMEA u l-Kummissjoni kinux ikkunsidraw l-introduzzjoni ta’ kwestjonarju sempliċi li fih l-esperti esterni setgħu jirreġistraw b’mod proattiv jekk użawx għodod tal-IA ta’ partijiet terzi, liema għodod tal-IA eżattament, u għal liema kompitu anċillari, filwaqt li jipprovdu aktar kummenti qosra jekk ikun meħtieġ. 

Il-Kummissjoni u r-rappreżentanti tal-EISMEA wieġbu li anke l-introduzzjoni ta’ sistema bħal din tkun teħtieġ riżorsi sinifikanti, bħall-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi b’mod ġenerali.

³ Il-verżjoni l-ġdida tipprovdi taħt:

Punt 1.3: “(...). L-għodod tal-IA jistgħu jintużaw biss għal skopijiet strettament anċillari, taħt ir-responsabbiltà sħiħa tagħhom, u li kwalunkwe użu bħal dan irid jiġi ddokumentat u jsir disponibbli għall-awtorità kontraenti fuq talba ”. Punt 3. Kunfidenzjalità. “L-obbligi ta’ kunfidenzjalità japplikaw ukoll meta jintużaw għodod tal-IA (fejn ikun permess b’mod eċċezzjonali).” 

Punt 4. “L-obbligi tal-protezzjoni tad-data jridu jiġu rrispettati wkoll meta jintużaw għodod tal-IA (fejn ikun permess b’mod eċċezzjonali).”

jirċievi għexieren ta’ eluf ta’ proposti sottomessi li jiġu evalwati individwalment minn tal-anqas tliet esperti indipendenti. 

Dokumentazzjoni tal-użu tal-għodod tal-IA minn evalwaturi esperti

It-tim ta’ inkjesta staqsa kif l-għoti tal-Kodiċi ta’ Kondotta rigward id-dokumentazzjoni dwar l-użu tal-għodod tal-IA minn esperti esterni jitqiegħed fil-prattika. Skont id-dispożizzjoni rilevanti, “l-għodod tal-IA jistgħu jintużaw biss għal skopijiet anċillari u taħt ir-responsabbiltà sħiħa tal-espert; l-użu tagħhom irid ikun dokumentat kif xieraq u jkun disponibbli għall-awtorità kontraenti fuq talba” (sottolinjar miżjud). 

Barra minn hekk, it-tim ta’ inkjesta staqsa jekk hemmx regoli speċifiċi fis-seħħ dwar il-forma u l-kontenut preċiżi tad-dokumentazzjoni proprja tal-esperti esterni dwar l-użu tagħhom ta’ għodod tal-IA ta’ partijiet terzi, peress li tali informazzjoni prattika ma tidhirx li hija pprovduta fil-Kodiċi ta’ Kondotta jew fil-briefings għall-esperti kondiviżi mat-tim ta’ inkjesta.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni wieġbu li hemm ħafna modi kif titħejja tali dokumentazzjoni, iżda mod wieħed jista’ jkun li jinżammu żewġ verżjonijiet tar-rieżami espert, jiġifieri, verżjoni waħda qabel u verżjoni oħra wara l-editjar mill-għodod tal-IA. Dan jippermetti tqabbil, jekk ikun meħtieġ, bħala evidenza ċara li l-verżjoni inizjali tar-rieżami tħejjiet mill-espert mingħajr l-użu ta’ għodod tal-IA. Madankollu, din il-formola mhijiex obbligatorja, u huma possibbli modi differenti kif tinżamm id-dokumentazzjoni. Ir-rappreżentanti tal-EISMEA ċċaraw li tingħata aktar informazzjoni f’dan ir-rigward lill-esperti bil-fomm matul it-taħriġ obbligatorju tagħhom (briefings tal-esperti), bi tweġiba għall-mistoqsijiet speċifiċi tagħhom.

Konklużjoni tal-laqgħa

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman imbagħad irringrazzja lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni u tal-EISMEA għall-ħin tagħhom u għall-ispjegazzjonijiet u d-dokumentazzjoni pprovduti, u l-laqgħa ntemmet.

Brussell, 16 ta’ Ġunju 2026

[1] L-Artikolu 4.8 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew.

[2] Il-“Mudell ta’ Kuntratt tal-Esperti” u l-“Kodiċi ta’ Kondotta tal-Esperti” jistgħu jinstabu fil-Portal tal-UE għall-Finanzjament u għall-Offerti, taħt it-Taqsima: “Ħidma bħala espert”.