Ubicazione: Ufficio del Mediatore europeo, Bruxelles

Presente:

Commissione europea:

• Direttore generale, Servizio giuridico
• Assistente del direttore generale del Servizio giuridico
• Coordinatore per le relazioni interistituzionali, la trasparenza e l'etica (SG.A.3), Segretariato generale
• Responsabile giuridico e politico, Gestione dei documenti & Accesso ai documenti (SG.A.2), Segretariato generale

Mediatore europeo:

• Lampros Papadias, capo di gabinetto
• Rosita Hickey, direttrice delle indagini
• Tanja Ehnert, coordinatrice delle indagini
• Diana Riochet, consulente legale nel gabinetto
• Michaela Gehring, responsabile delle indagini
• Nicholas Hernanz, funzionario incaricato delle indagini

Scopo della riunione

Scopo della riunione era che il gruppo di indagine della Mediatrice discutesse il caso e chiarisse il calendario concreto della gestione della richiesta di accesso del pubblico da parte della Commissione.

Prima della riunione, la Commissione ha fornito al gruppo di indagine del Mediatore 17 documenti relativi alla gestione della richiesta di accesso del denunciante, sia nella fase iniziale che in quella di conferma, e alla sua politica sull'uso di telefoni cellulari/dispositivi aziendali.

Introduzione e informazioni procedurali

Il gruppo di indagine del Mediatore si è presentato, ha ringraziato i rappresentanti della Commissione per essersi incontrati con loro e ha definito lo scopo della riunione. Hanno delineato il quadro giuridico che si applica alle riunioni tenute dal Mediatore, in particolare il fatto che il Mediatore non avrebbe divulgato alcuna informazione identificata dalla Commissione come riservata, né al denunciante né a qualsiasi altra persona al di fuori dell'Ufficio del Mediatore, senza il previo consenso della Commissione^[1].

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha spiegato che avrebbe redatto un progetto di relazione sulla riunione da inviare alla Commissione per garantire che i contenuti fossero di fatto accurati e completi. La relazione della riunione sarà quindi completata, inserita nel fascicolo e trasmessa al denunciante. Nessuna informazione riservata sarebbe inclusa nella relazione o altrimenti fornita al denunciante o a terzi.

Informazioni scambiate

Introduzione della Commissione

I rappresentanti della Commissione illustrano i seguenti fatti del caso. Il 31 gennaio 2024 il denunciante ha presentato una richiesta di accesso del pubblico, conformemente alle norme di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001[2], a un messaggio di testo inviato dal presidente della Repubblica francese al presidente della Commissione europea in merito ai negoziati commerciali UE-Mercosur. In assenza di una decisione iniziale, il denunciante ha presentato una domanda di conferma il 14 maggio 2025, 15 mesi dopo. Il 28 luglio 2025 la Commissione ha adottato una decisione di conferma sulla richiesta di accesso del denunciante, affermando di aver effettuato una ricerca esaustiva ma di non essere in grado di identificare il messaggio di testo in questione.

I rappresentanti della Commissione hanno fornito al gruppo di indagine del Mediatore alcune informazioni di base sul modo in cui la Commissione tratta le richieste di accesso del pubblico ai messaggi di testo o alle applicazioni di messaggistica istantanea. Hanno osservato che la Commissione impiega più di 30 000 dipendenti che utilizzano regolarmente messaggi istantanei per lavoro. A causa dell'elevato numero di messaggi scambiati, la Commissione tiene conto di tre elementi chiave per quanto riguarda la registrazione dei messaggi di testo nel suo sistema di gestione dei documenti:

• obblighi di trasparenza;
• Realtà delle comunicazioni moderne (velocità delle applicazioni di messaggistica istantanea); e
• preoccupazioni in materia di sicurezza (la Commissione ha menzionato il rischio di attacchi informatici che coinvolgono, in particolare, obiettivi di alto profilo).

I rappresentanti della Commissione hanno osservato che le preoccupazioni per la sicurezza delle app di messaggistica istantanea hanno indotto altre istituzioni a istruire i propri membri del personale a non utilizzare affatto la messaggistica istantanea[3].

La Commissione ha introdotto requisiti di sicurezza molto rigorosi per l'uso dei dispositivi aziendali, tra cui il fatto che il personale attivi la funzione "messaggi scomparsi" sull'app Signal al fine di ridurre al minimo i rischi.

Hanno ricordato, come già indicato nella decisione di conferma, le norme che tutti i membri del personale devono rispettare:

• L’art. 5, n. 4, dell’allegato al regolamento interno della Commissione, che recita: "Le applicazioni di messaggistica ditesto sui telefoni cellulari aziendali non sono utilizzate per informazioni importanti di breve durata, a meno che ciò non sia strettamente richiesto nell'interesse del servizio. Le applicazioni di messaggistica di testo rispettano le raccomandazioni della Commissione in materia di sicurezza delle tecnologie dell'informazione per la scomparsa automatica dei messaggi."
• Orientamenti della Commissione per un uso accettabile delle applicazioni pubbliche di messaggistica istantanea, del 1o settembre 2019.
• L'elenco "Check" per rendere il segnale più sicuro, dell'8 luglio 2022, in cui i servizi competenti della Commissione raccomandano di attivare la funzione "messaggi scomparsi" del segnale.

I rappresentanti della Commissione hanno osservato che l'allegato del regolamento di procedura, sopra elencato, è attualmente oggetto di contestazione dinanzi al Tribunale[4]. Essi hanno ritenuto che l'indagine del Mediatore in questo caso miri essenzialmente a valutare la caratteristica dei "messaggi scomparsi" contestata dinanzi al giudice. Hanno invitato il Mediatore a valutare se l'indagine debba essere chiusa in tali circostanze, in linea con l'articolo 2, paragrafo 9, dello statuto del Mediatore, al fine di non interferire con il procedimento giudiziario.

Esse hanno inoltre precisato che, nel frattempo, conformemente all’articolo 278 TFUE, l’allegato del regolamento di procedura rimane pienamente applicabile. Essi hanno sostenuto che la Commissione non può essere accusata di cattiva amministrazione se segue le norme in vigore.

Domande del gruppo di indagine del Mediatore

Il gruppo di indagine della Mediatrice ha rilevato che, secondo la decisione di conferma della Commissione, il messaggio di testo in questione è stato ricevuto dalla Presidente della Commissione il 28 o 29 gennaio 2024 e, con ogni probabilità, la funzione dei messaggi che scompaiono le è stata applicata poco dopo. Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha chiesto ai rappresentanti della Commissione in merito all'intervallo di tempo nelle impostazioni relative ai "messaggi scomparsi" sull'app Signal sul telefono del Presidente.

I rappresentanti della Commissione hanno affermato che l'intervallo di tempo non poteva essere divulgato per motivi di sicurezza e, pertanto, non era possibile stimare quanto tempo fosse trascorso prima dell'applicazione della funzione dei messaggi scomparsi. Inoltre, hanno sottolineato il fatto che l'app Signal consente agli utenti, nelle impostazioni, di impostare qualsiasi intervallo di tempo tra un secondo e quattro settimane. I "messaggi che scompaiono" possono essere impostati per tutte le nuove chat o in ogni chat con un destinatario o un gruppo specifico. Può essere applicato anche alle chat esistenti. Le funzioni "messaggi scomparsi" possono essere impostate da entrambi i lati della chat, applicandole a tutti i messaggi scambiati. In altre parole: anche se, da parte della Commissione, il periodo di tempo è fissato a quattro settimane, l'altra parte della chat può scegliere un periodo di tempo più breve.

Il gruppo incaricato dell'indagine ha osservato che i documenti inviati a fini di ispezione prima della riunione mostravano che la richiesta di accesso del denunciante al pubblico era stata registrata dal segretariato generale della Commissione il 31 gennaio 2024 e poi trasmessa al gabinetto del presidente della Commissione il 2 febbraio 2024. La squadra d'inchiesta ha chiesto se il Gabinetto ha risposto a quel messaggio.

I rappresentanti della Commissione hanno chiarito che la richiesta di accesso è stata inoltrata al gruppo "Archivi" del Gabinetto, un gruppo responsabile della gestione di una grande quantità di richieste e corrispondenza non solo relative all'accesso del pubblico. Hanno spiegato che di solito può trascorrere del tempo prima che una richiesta di accesso venga inoltrata ed elaborata. Hanno ricordato l'altissimo volume di corrispondenza indirizzata quotidianamente al Presidente e al suo Gabinetto.

Il gruppo incaricato dell'indagine ha osservato che, dall'ispezione dei documenti, è emerso che la richiesta del Segretariato generale della Commissione del 2 febbraio 2024 era rimasta senza risposta. Il 20 febbraio 2024 il segretariato generale ha prorogato il termine per l'adozione di una decisione sulla richiesta di accesso[5]. La Commissione ha ricordato che la mancata risposta entro il termine prescritto a norma dell'articolo 7, paragrafo 4, del regolamento 1049/2001 autorizzava il denunciante a presentare una domanda di conferma. Ha scelto di non farlo, lasciando la richiesta in sospeso per 15 mesi, fino a quando non ha presentato la sua domanda di conferma nel maggio 2025.

I rappresentanti della Commissione hanno confermato il calendario. Esse hanno spiegato che le disposizioni del regolamento n. 1049/2001 tutelano i diritti del richiedente in assenza di risposta da parte delle istituzioni entro i termini prescritti, in quanto il richiedente può presentare immediatamente una domanda di conferma. La Commissione ha inoltre ricordato che, contrariamente ai principi generali del diritto amministrativo degli Stati membri, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 le richieste in sospeso possono essere riattivate senza limiti di tempo, anche anni dopo la richiesta iniziale.

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha osservato che i documenti ispezionati sembrano dimostrare che non vi sono stati scambi scritti tra il Gabinetto e il Segretariato generale nell'estate del 2025, quando era in preparazione il progetto di decisione di conferma.

I rappresentanti della Commissione hanno spiegato che gli scambi hanno avuto luogo oralmente. All'epoca il Segretariato generale stava preparando tre distinte decisioni di conferma in materia (compresa quella in questione nel caso di specie) e ha ricevuto un riscontro orale dal Gabinetto sul contenuto di tali decisioni.

Come indicato nella decisione di conferma, il capo di gabinetto del presidente della Commissione ha ricordato che il presidente della Commissione ha ricevuto un messaggio tramite l'applicazione di messaggi di testo "Signal" dal presidente francese il 28 o 29 gennaio 2024. Il Presidente della Commissione e il suo capo di gabinetto hanno discusso di questo messaggio poco dopo la sua ricezione. Ritenevano che questo messaggio ribadisse una posizione consolidata già comunicata dalla Francia alla Commissione in passato nelle formazioni del Consiglio ed era anche pubblicamente noto[6].

I rappresentanti della Commissione hanno assicurato alla squadra d'inchiesta che, in pratica, i messaggi di testo con contenuto o oggetto importanti che richiederebbero un seguito da parte della Commissione sono trasmessi ai servizi competenti per la registrazione e l'ulteriore trattamento. Ad esempio, un messaggio di testo inviato da un capo di Stato al presidente della Commissione in merito a determinate preoccupazioni politiche in uno Stato membro sarebbe registrato e il suo contenuto politico sarebbe trasmesso per ulteriore trattamento alla direzione generale competente, se tale seguito fosse necessario.

Il gruppo d'inchiesta e i rappresentanti della Commissione hanno quindi avviato una discussione sul giusto equilibrio tra trasparenza e sicurezza. La Commissione ha sottolineato che l'elenco Check per rendere il segnale più sicuro è stato adottato in risposta all'individuazione di rischi concreti per la sicurezza in caso di attacco informatico contro i telefoni cellulari, al fine di garantire che tale attacco possa ottenere solo una quantità molto limitata di messaggi. La squadra d'inchiesta ha sottolineato che i messaggi "scomparsi" dovrebbero essere conservati non appena il funzionario in questione riceve una richiesta di accesso del pubblico a tali messaggi, in modo da garantire che il Mediatore europeo e la Corte possano svolgere il loro ruolo di controllo. Ciò richiederebbe un riesame delle norme in vigore e la Commissione dovrebbe tenerne conto.

Documenti ispezionati

Prima della riunione:

• 15 documenti (e-mail e allegati) che illustrano le misure adottate dalla Commissione per trattare la richiesta di accesso del denunciante, dal ricevimento della richiesta di accesso iniziale il 31 gennaio 2024 alla trasmissione della decisione di conferma e degli allegati al denunciante il 27 luglio 2025.
• 1 documento denominato “Lineeguida per la registrazione dei documenti del 16 novembre 2018”(rif. Ares(2018)5874624 - 16/11/2018).
• 1 documento relativo ai procedimenti giudiziari in corso nella causa T-641/25 Client Earth/Commissione.

Durante la riunione:

I rappresentanti della Commissione hanno spiegato alla squadra investigativa del Mediatore le principali argomentazioni sollevate nei procedimenti giudiziari in corso nelle cause T-146/25 De Capitani e altri/Commissione e T-641/25 Client Earth/Commissione.

La Commissione ha chiesto il trattamento riservato di tutti i documenti sopra elencati.

Conclusione della riunione

La squadra d'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti della Commissione per il loro tempo e per le spiegazioni fornite e la riunione si è conclusa.

Bruxelles, 19.12.2025 (OR. en)

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Direttore delle indagini Funzionario incaricato delle indagini

[1] Articolo 4.8 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo.

[2] Regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [nota a piè di pagina aggiunta dalla Commissione dopo la riunione:] Cfr., per il Consiglio dell'Unione europea, la risposta del Consiglio dell'Unione europea all'iniziativa strategica del Mediatore sulla registrazione di messaggi di testo e istantanei (SI/4/2021/MIG), allegato V, nota del direttore generale responsabile del servizio digitale, che istruisce il personale del Consiglio sul fatto che le app commerciali di messaggi di testo devono essere utilizzate solo per "chatdi breve durata ed effimere su argomenti pubblici o non sensibili"e "nondevono essere utilizzate per condividere contenuti sostanziali su questioni sensibili".

[4] Cause T-146/25 De Capitani e altri/Commissione e T-641/25 Client Earth/Commissione. I rappresentanti della Commissione hanno condiviso documenti riservati relativi al procedimento giudiziario al termine della riunione.

[5] A norma dell'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[6] I rappresentanti della Commissione hanno fatto riferimento a una dichiarazione alla stampa rilasciata dal governo francese a seguito di una riunione straordinaria del Consiglio europeo del 1o febbraio 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.