Intitulé de l’affaire: Comment l’Agence exécutive pour le Conseil européen de l’innovation et les PME (EISMEA) et la Commission européenne veillent-elles à ce que l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) par des experts externes soit compatible avec leurs tâches en tant qu’évaluateurs des demandes de fonds Horizon?

Date : Lundi 23 mars 2026

Réunion au bureau de la DG Recherche & amp; Innovation

Présents 

Commission européenne

• Chef du secteur «Réclamations et litiges». DG RTD.H1. Service commun d’appui juridique (SCAJ)

• Juriste, DG RTD.H1. CLSS

• Assistant administratif, DG RTD.H1. CLSS

• Analyste politique, REGIO.G1 

• Juriste, REGIO.B4

Agence exécutive pour le Conseil européen de l’innovation et les PME (EISMEA)

• Chef de l’équipe juridique, équipe juridique de l’EISMEA.Team.C

• Responsable juridique, EISMEA.Team.C-Legal

• Conseiller juridique, EISMEA.Team.C-Legal

Médiateur européen:

• Tanja EHNERT, coordinatrice des enquêtes 

• Michał KRAJEWSKI, responsable des enquêtes

• José Luis da MOTA FLORES, stagiaire en recherche

Objet de l'inspection des documents et de la réunion 

La Médiatrice a ouvert une enquête sur la manière dont l’EISMEA et la Commission veillent à ce que l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle (IA) de tiers par des experts externes engagés pour l’évaluation de propositions de financement de l’UE soit compatible avec leurs tâches d’évaluateurs. L’objectif de la réunion était de permettre à l’équipe d’enquête de la Médiatrice de recueillir des informations et des éclaircissements sur les règles applicables à cet égard et sur les moyens de contrôler si ces règles sont respectées dans la pratique. L’EISMEA et la Commission ont fourni, comme demandé, quelques éclaircissements à la Médiatrice avant la réunion et ont partagé la documentation pertinente avec l’équipe d’enquête de la Médiatrice.

Introduction et informations procédurales 

L’équipe d’enquête de la Médiatrice se présente, remercie les représentants de la Commission et de l’EISMEA pour leur rencontre et expose l’objectif de la réunion. 

Ils ont décrit le cadre juridique qui s’applique aux réunions tenues par le Médiateur, en particulier le fait que le Médiateur ne divulguerait aucune information identifiée par la Commission et l’EISMEA comme confidentielle, ni au plaignant ni à aucune autre personne en dehors du bureau du Médiateur, sans l’accord préalable de la Commission et de l’EISMEA ^[1].

L’équipe d’enquête a expliqué qu’elle rédigerait un projet de rapport sur la réunion à envoyer à la Commission et à l’EISMEA afin de s’assurer que le contenu était exact et complet sur le plan factuel. Le rapport de la réunion sera ensuite finalisé, versé au dossier et transmis au plaignant. Aucune information confidentielle ne serait incluse dans le rapport ou autrement fournie au plaignant ou à un tiers.

Informations échangées 

Informations générales 

Les représentants de la Commission présentent brièvement le processus d’évaluation des propositions soumises dans le cadre du programme Horizon Europe. La Commission a expliqué que le processus était axé sur l’«excellence», l’«impact» et la «qualité et l’efficacité de la mise en œuvre» et que, pour garantir la qualité et la fiabilité des évaluations, la sélection des propositions était fondée sur l’évaluation réalisée par des experts externes indépendants qualifiés. Le processus commence généralement par une vérification de l’admissibilité et de l’éligibilité, suivie de l’attribution des propositions soumises à des évaluateurs externes indépendants pour leur évaluation. 

Avant de commencer le processus d'évaluation, les évaluateurs sont informés des processus et des procédures d'évaluation, du contenu des sujets à l'étude, de la nécessité d'évaluer les propositions telles qu'elles ont été soumises, plutôt que de leur potentiel si certains changements étaient apportés. Les experts externes sont également informés des termes de leurs contrats (confidentialité, impartialité, conflits d’intérêts, achèvement des tâches, sanctions en cas de non-respect, etc.). 

Les propositions sont normalement évaluées par un comité d’évaluation (ci-après le «comité») composé d’au moins trois experts externes indépendants, puis un examen final est effectué.

conduite par le panel. Le processus d'évaluation peut également être suivi par des observateurs indépendants. À la fin de l’évaluation, l’autorité chargée de l’octroi produit la liste de classement finale et la liste des demandes de financement proposées. Les représentants de la Commission ont souligné que le processus est exigeant car il implique l'évaluation d'informations détaillées et complexes par différents acteurs, ce qui nécessite beaucoup d'efforts pour assurer l'uniformité des évaluations.

Évaluation des risques par l’EISMEA concernant l’utilisation de l’IA de tiers par des experts externes

Les représentants de l’EISMEA ont déclaré qu’ils étaient conscients des préoccupations des demandeurs concernant l’utilisation d’outils d’IA tiers par des experts externes, y compris le risque potentiel de divulgation de données techniques et commerciales contenues dans les propositions, ainsi que de données à caractère personnel. 

Néanmoins, l’EISMEA a reconnu que les outils d’IA tiers peuvent être utiles pour certaines tâches accessoires, y compris pour l’édition linguistique et stylistique, ce qui aide certains experts à exprimer plus clairement leurs opinions complexes. Dans ce contexte, et compte tenu du fait que le contrat d’experts de l’époque ne contenait pas de dispositions sur l’utilisation des outils d’IA, l’EISMEA n’avait initialement pas explicitement réglementé l’utilisation par des experts externes d’outils d’IA tiers, mais leur avait plutôt indiqué comment utiliser les outils d’IA de manière responsable. Depuis lors, la qualité des commentaires des experts s’est globalement améliorée, notamment en termes de langue et de style, ce qui aide les candidats à comprendre les résultats des évaluations.

Les représentants de l’EISMEA ont fait observer qu’ils avaient procédé à une évaluation des risques concernant l’utilisation de l’IA dans les différents programmes qu’ils gèrent. Chaque année, chaque département de l’EISMEA évalue le risque lié à l’IA qu’ils rencontrent dans l’exécution de leurs tâches. 

En outre, l’EISMEA a reçu en 2024 très peu de plaintes concernant l’utilisation d’outils d’IA tiers par des experts externes. Depuis lors, l’EISMEA a continuellement mis à jour sa propre note d’information interne obligatoire à l’intention des évaluateurs experts, qui se fonde sur la note d’information standard de la Commission à l’intention des évaluateurs experts externes d’Horizon Europe et qui contient désormais des instructions spécifiques concernant l’utilisation des outils d’IA. Parallèlement, l’EISMEA a également mis à jour ses orientations internes à l’intention de toutes les unités et de tous les programmes sur la manière de traiter les plaintes liées à l’IA. 

Règles relatives à l’utilisation de l’IA par les évaluateurs experts

Les représentants de l’EISMEA indiquent que les règles relatives à l’utilisation d’outils d’IA de tiers par des experts externes figurent dans le modèle de contrat d’experts et dans son annexe établissant un «code de conduite»^[2]. 

La Commission a élaboré ces documents au «niveau institutionnel», ce qui signifie qu’ils sont applicables à l’ensemble des programmes et procédures de l’UE gérés par la Commission, et pas seulement à ceux gérés par l’EISMEA. 

La Commission continue de suivre l’évolution de la situation dans ce domaine et, le cas échéant, adapte ses orientations et ses documents afin de veiller à ce que les pratiques d’évaluation restent solides, équitables et fiables.

Dans ce contexte, l’EISMEA applique les documents institutionnels par analogie à tous les programmes de l’UE gérés par l’Agence.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice et les représentants de la Commission et de l’EISMEA ont discuté des règles applicables contenues dans les documents susmentionnés, à savoir que les experts i) doivent rester responsables de leurs examens, ii) qu’ils ne peuvent utiliser des outils d’IA tiers que pour des tâches accessoires, sous leur entière responsabilité, et que toute utilisation de ce type doit être documentée et mise à la disposition du pouvoir adjudicateur sur demande, et iii) qu’ils doivent également rester responsables de la protection des informations confidentielles, y compris des données à caractère personnel, lorsqu’ils utilisent des outils d’IA (lorsque cela est exceptionnellement autorisé). 

Les représentants de l’EISMEA ont précisé que le respect du contrat d’expert modèle institutionnel, du code de conduite et des informations fournies lors des séances d’information est obligatoire pour les experts externes. Ils sont contractuellement responsables en cas de violation des règles conformément à leur contrat d'expert signé.

Les représentants de la Commission ont en outre précisé que le code de conduite du contrat type d’expert avait été mis à jour le 15 décembre 2025 afin de clarifier les conditions d’utilisation des outils d’IA par les experts ³. Les règles susmentionnées ont également été incluses dans le contrat d’expert en raison de plaintes de demandeurs concernant l’utilisation d’outils d’IA tiers par des évaluateurs experts reçues en 2024. Par conséquent, elles n’étaient pas encore formellement en vigueur lors de l’évaluation de la proposition du plaignant, qui a donné lieu à la présente enquête.

Les représentants de l’EISMEA ajoutent que, conformément au code de conduite du contrat type d’expert, les experts externes doivent fournir à l’autorité chargée de l’octroi des preuves de l’utilisation d’outils d’IA sur demande. L’EISMEA demande donc ces éléments de preuve, en particulier lorsqu’une plainte concernant l’utilisation d’un outil d’IA tiers est déposée, ce qui, jusqu’à présent, ne s’est produit que quelques fois. 

Au niveau de la Commission, d’autres options faisaient également l’objet de discussions internes, telles que l’obligation pour les experts externes de déclarer l’utilisation des outils d’IA de manière proactive, lors de la soumission de leurs examens des propositions, et pas seulement en cas de plaintes ultérieures. Toutefois, il a été considéré qu’exiger des déclarations de toute utilisation de l’IA de manière proactive entraînerait la nécessité d’enregistrer et de vérifier un grand nombre de documents supplémentaires. L’administration compétente devrait allouer à cette tâche supplémentaire des ressources importantes, étant donné que des experts externes participent à de nombreux programmes différents de l’UE gérés non seulement par l’EISMEA, mais aussi par la Commission, ainsi que par d’autres agences exécutives.

L’équipe d’enquête a demandé si l’EISMEA et la Commission avaient envisagé d’introduire un questionnaire simple dans lequel les experts externes pourraient enregistrer de manière proactive s’ils ont utilisé des outils d’IA tiers, quels outils d’IA exactement et pour quelle tâche accessoire, en fournissant de brèves observations supplémentaires si nécessaire. 

Les représentants de la Commission et de l’EISMEA ont répondu que même la mise en place d’un tel système nécessiterait des ressources importantes, étant donné que la Commission et les agences exécutives dans leur ensemble

³ La nouvelle version prévoit ce qui suit:

Paragraphe 1.3: «(...). Les outils d’IA ne peuvent être utilisés qu’à des fins strictement accessoires, sous leur entière responsabilité, et toute utilisation de ce type doit être documentée et mise à la disposition du pouvoir adjudicateur sur demande». Paragraphe 3. Confidentialité. «Les obligations de confidentialité s’appliquent également lors de l’utilisation d’outils d’IA (lorsque cela est exceptionnellement autorisé). » 

Point 4. «Les obligations en matière de protection des données doivent également être respectées lors de l’utilisation d’outils d’IA (lorsque cela est exceptionnellement autorisé).»

recevoir des dizaines de milliers de propositions soumises qui sont évaluées individuellement par au moins trois experts indépendants. 

Documentation de l’utilisation des outils d’IA par des évaluateurs experts

L’équipe d’enquête a demandé comment la disposition du code de conduite relative à la documentation sur l’utilisation des outils d’IA par des experts externes est mise en pratique. Selon la disposition pertinente, «[l]es outils d’IA ne peuvent être utilisés qu’à des fins accessoires et sous l’entière responsabilité de l’expert; leur utilisation doit être dûment documentée et mise à la disposition du pouvoir adjudicateur sur demande»(soulignement ajouté). 

En outre, l’équipe d’enquête a demandé s’il existait des règles spécifiques concernant la forme et le contenu précis de la documentation des experts externes sur leur utilisation d’outils d’IA tiers, étant donné que ces informations pratiques ne semblent pas être fournies dans le code de conduite ou dans les notes d’information à l’intention des experts partagées avec l’équipe d’enquête.

Les représentants de la Commission ont répondu qu’il existe de nombreuses manières de préparer cette documentation, mais que l’une d’entre elles pourrait consister à conserver deux versions de l’examen par des experts, à savoir une version avant et une autre version après édition par des outils d’IA. Cela permettrait une comparaison, si nécessaire, comme preuve claire que la version initiale de l’examen a été préparée par l’expert sans l’utilisation d’outils d’IA. Cependant, ce formulaire n'est pas obligatoire et différentes manières de conserver la documentation sont possibles. Les représentants de l’EISMEA ont précisé que des informations supplémentaires à cet égard sont fournies oralement aux experts au cours de leur formation obligatoire (exposés d’experts), en réponse à leurs questions spécifiques.

Conclusion de la réunion

L’équipe d’enquête de la Médiatrice remercie ensuite les représentants de la Commission et de l’EISMEA pour leur temps et pour les explications et la documentation fournies, et la réunion se termine.

Bruxelles, le 16 juin 2026

[1] Article 4.8 des modalités d’exécution du Médiateur européen.

[2] Le «contrat type d’expert» et le «code de conduite des experts» sont disponibles sur le portail EU Funding & Tenders, sous la section «Travailler en tant qu’expert».