Asukoht: Euroopa Ombudsmani büroo, Brüssel

Kohal viibinud:

Euroopa Komisjon:

• õigustalituse peadirektor
• õigustalituse peadirektori assistent
• institutsioonidevaheliste suhete, läbipaistvuse ja eetika koordinaator (SG.A.3), peasekretariaat
• Õigus- ja poliitikaametnik, dokumendihaldus & juurdepääs dokumentidele (SG.A.2), peasekretariaat

Euroopa Ombudsman:

• Lampros Papadias, kabinetiülem
• Rosita Hickey, uurimisdirektor
• Tanja Ehnert, päringute koordinaator
• Diana Riochet, kabineti õigusnõunik
• Michaela Gehring, uurimisametnik
• Nicholas Hernanz, uurimisametnik

Koosoleku eesmärk

Kohtumise eesmärk oli, et ombudsmani uurimisrühm arutaks juhtumit ja selgitaks üldsuse juurdepääsu taotluse komisjonipoolse käsitlemise konkreetset ajakava.

Enne kohtumist esitas komisjon ombudsmani uurimisrühmale 17 dokumenti, mis olid seotud kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse käsitlemisega nii esialgses kui ka kordusetapis ning komisjoni poliitikaga ettevõtte mobiiltelefonide/-seadmete kasutamise kohta.

Sissejuhatus ja menetlusteave

Ombudsmani uurimisrühm tutvustas end, tänas komisjoni esindajaid nendega kohtumise eest ja kirjeldas kohtumise eesmärki. Nad kirjeldasid ombudsmani koosolekute suhtes kohaldatavat õigusraamistikku, eelkõige seda, et ombudsman ei avaldaks komisjoni poolt konfidentsiaalseks tunnistatud teavet ei kaebuse esitajale ega ühelegi teisele isikule väljaspool ombudsmani bürood ilma komisjoni eelneva nõusolekuta^[1].

Uurimisrühm selgitas, et nad koostavad koosoleku kohta esialgse aruande, mis saadetakse komisjonile, et tagada sisu faktiline täpsus ja täielikkus. Seejärel vormistatakse koosoleku aruanne lõplikult, lisatakse toimikusse ja esitatakse kaebuse esitajale. Konfidentsiaalset teavet ei lisata aruandesse ega esitata muul viisil kaebuse esitajale ega kolmandale isikule.

Vahetatud teave

Komisjoni sissejuhatus

Komisjoni esindajad esitasid juhtumi kohta järgmised asjaolud. 31. jaanuaril 2024 esitas kaebuse esitaja määruses 1049/2001[2] sätestatud eeskirjade alusel taotluse üldsuse juurdepääsuks tekstisõnumile, mille Prantsuse Vabariigi president saatis Euroopa Komisjoni presidendile seoses ELi ja Mercosuri kaubandusläbirääkimistega. Kuna esialgset otsust ei tehtud, esitas kaebuse esitaja kordustaotluse 14. mail 2025 ehk 15 kuud hiljem. Komisjon võttis 28. juulil 2025 vastu kinnitava otsuse kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse kohta, märkides, et ta oli teinud ammendava otsingu, kuid ei suutnud vaidlusalust tekstisõnumit tuvastada.

Komisjoni esindajad andsid ombudsmani uurimisrühmale taustteavet selle kohta, kuidas komisjon käsitleb üldsuse juurdepääsu taotlusi tekstisõnumitele või kiirsõnumirakendustele. Nad märkisid, et komisjonis töötab üle 30 000 töötaja, kes kasutavad tööks regulaarselt kiirsõnumeid. Vahetatud sõnumite suure arvu tõttu võtab komisjon seoses tekstisõnumite registreerimisega oma dokumendihaldussüsteemis arvesse kolme põhielementi:

• läbipaistvuskohustused;
• kaasaegse side tegelikkus (kiirsõnumirakenduste kiirus); ja
• Turvaprobleemid (komisjon mainis küberrünnete ohtu, mis hõlmab eelkõige kõrgetasemelisi sihtmärke).

Komisjoni esindajad märkisid, et kiirsõnumirakendustega seotud turvaprobleemide tõttu andsid teised institutsioonid oma töötajatele korralduse kiirsõnumsidet üldse mitte kasutada[3].

Komisjon on kehtestanud väga ranged turvanõuded ettevõtte seadmete kasutamise kohta, sealhulgas selle kohta, et töötajad aktiveerivad ohu minimeerimiseks rakenduses Signal funktsiooni „kadunud sõnumid“.

Nad tuletasid meelde, nagu on juba sätestatud kinnitavas otsuses, eeskirju, mida kõik töötajad peavad järgima:

• Komisjoni kodukorra lisa artikli 5 lõige 4, milles on sätestatud: „Ettevõtete mobiiltelefonidetekstisõnumirakendusi ei kasutata olulise teabe jaoks, mis ei ole lühiajaline, välja arvatud juhul, kui see on teenuse huvides rangelt vajalik. Tekstisõnumirakendused peavad vastama komisjoni infotehnoloogia turvalisuse soovitustele sõnumite automaatse kadumise kohta.“
• Komisjoni 1. septembri 2019. aasta suunised avalike kiirsõnumirakenduste vastuvõetava kasutamise kohta.
• 8. juuli 2022. aasta „Check list to make your Signal safe“, milles asjaomased komisjoni talitused soovitavad aktiveerida signaali „kadunud sõnumite“ funktsiooni.

Komisjoni esindajad märkisid, et eespool loetletud kodukorra lisa vaidlustatakse praegu Üldkohtus.[4] Nad leidsid, et ombudsmani uurimise peamine eesmärk on hinnata „kadunud sõnumite“ funktsiooni, mis kohtus vaidlustatakse. Nad palusid ombudsmanil hinnata, kas uurimine tuleks sellises olukorras lõpetada kooskõlas ombudsmani põhikirja artikli 2 lõikega 9, et mitte sekkuda kohtumenetlusse.

Lisaks täpsustasid nad, et vahepeal on kodukorra lisa vastavalt ELTL artiklile 278 täielikult kohaldatav. Nad väitsid, et komisjonile ei saa ette heita haldusomavoli, kui ta järgib kehtivaid õigusnorme.

Ombudsmani uurimisrühma küsimused

Ombudsmani uurimisrühm märkis, et komisjoni kinnitava otsuse kohaselt sai komisjoni president vaidlusaluse tekstisõnumi kätte 28. või 29. jaanuaril 2024 ning suure tõenäosusega rakendati sellele varsti pärast seda kaduvate sõnumite funktsiooni. Uurimisrühm küsis komisjoni esindajatelt ajaintervalli kohta presidendi telefoni rakenduse Signal seadetes, mis on seotud „kadunud sõnumitega“.

Komisjoni esindajad ütlesid, et ajavahemikku ei saa turvalisuse kaalutlustel avalikustada ning seetõttu ei ole võimalik hinnata, kui palju aega möödus enne kaduvate sõnumite funktsiooni rakendamist. Lisaks juhtisid nad tähelepanu asjaolule, et rakendus Signal võimaldab kasutajatel seadetes määrata mis tahes ajavahemiku ühe sekundi ja nelja nädala vahel. „Kadunud teateid“ saab seadistada kõigi uute vestluste jaoks või igas konkreetse adressaadi või rühmaga peetavas vestluses. Seda saab rakendada ka olemasolevatele vestlustele. Kadunud sõnumite funktsioone saavad seadistada vestluse mõlemad pooled ja need kehtivad kõigile vahetatud sõnumitele. Teisisõnu: isegi kui komisjonipoolne ajavahemik on neli nädalat, võib vestluse teine pool valida lühema ajavahemiku.

Uurimisrühm märkis, et enne koosolekut tutvumiseks saadetud dokumendid näitasid, et komisjoni peasekretariaat registreeris kaebuse esitaja üldsuse juurdepääsu taotluse 31. jaanuaril 2024 ja edastas selle seejärel 2. veebruaril 2024 komisjoni presidendi kabinetile. Uurimisrühm küsis, kas valitsus vastas sellele teatele.

Komisjoni esindajad selgitasid, et juurdepääsutaotlus edastati kabineti arhiivirühmale, mis vastutab suure hulga taotluste ja kirjavahetuse menetlemise eest, mis ei ole seotud üksnes üldsuse juurdepääsuga. Nad selgitasid, et tavaliselt võib mööduda mõni aeg enne juurdepääsutaotluse edastamist ja töötlemist. Nad tuletasid meelde, et presidendile ja tema kabinetile saadetakse iga päev väga palju kirjavahetust.

Uurimisrühm märkis, et dokumentide kontrollimisest ilmnes, et komisjoni peasekretariaadi 2. veebruari 2024. aasta taotlus jäi vastuseta. Peasekretariaat pikendas 20. veebruaril 2024 juurdepääsutaotluse kohta otsuse vastuvõtmise tähtaega[5]. Komisjon tuletas meelde, et kui ta ei vastanud ettenähtud tähtaja jooksul vastavalt määruse 1049/2001 artikli 7 lõikele 4, oli kaebuse esitajal õigus esitada kordustaotlus. Ta otsustas seda mitte teha, jättes taotluse 15 kuuks ootele, kuni ta esitas 2025. aasta mais kordustaotluse.

Komisjoni esindajad kinnitasid ajakava. Nad selgitasid, et määruse 1049/2001 sätted kaitsevad taotleja õigusi, kui institutsioonid ei vasta ettenähtud tähtaja jooksul, sest taotleja võib viivitamata esitada kordustaotluse. Lisaks tuletas komisjon meelde, et vastupidiselt liikmesriikide haldusõiguse üldpõhimõtetele võib määruse (EÜ) nr 1049/2001 kohaselt seisvaid taotlusi uuesti aktiveerida ilma ajaliste piiranguteta, isegi aastaid pärast esialgse taotluse esitamist.

Uurimisrühm märkis, et kontrollitud dokumendid näivad näitavat, et 2025. aasta suvel, kui koostati kinnitava otsuse eelnõu, ei toimunud kabineti ja peasekretariaadi vahel kirjalikku teabevahetust.

Komisjoni esindajad selgitasid, et teabevahetus toimus suuliselt. Peasekretariaat valmistas sel ajal selles küsimuses ette kolm eraldi kinnitavat otsust (sealhulgas käesolevas asjas kõne all olev otsus) ja sai kabinetilt suulist tagasisidet nende otsuste sisu kohta.

Nagu kinnitavas otsuses märgitud, tuletas komisjoni presidendi kabinetiülem meelde, et komisjoni president sai 28. või 29. jaanuaril 2024 Prantsusmaa presidendilt sõnumi sõnumirakenduse „Signal“ kaudu. Komisjoni president ja tema kabinetiülem arutasid seda sõnumit varsti pärast selle kättesaamist. Nad leidsid, et see sõnum kordas väljakujunenud seisukohta, mille Prantsusmaa edastas komisjonile juba varem nõukogu koosseisudes, ning oli ka avalikult tuntud[6].

Komisjoni esindajad kinnitasid uurimisrühmale, et praktikas edastatakse asjaomastele talitustele registreerimiseks ja edasiseks töötlemiseks olulise sisu või sisuga tekstisõnumid, mille suhtes komisjon peaks võtma järelmeetmeid. Näiteks registreeritakse riigipea tekstsõnum komisjoni presidendile teatavate poliitiliste probleemide kohta liikmesriigis ja selle poliitiline sisu edastatakse edasiseks töötlemiseks pädevale peadirektoraadile, kui selline järelkontroll on vajalik.

Uurimisrühm ja komisjoni esindajad arutasid seejärel läbipaistvuse ja turvalisuse vahelist õiget tasakaalu. Komisjon rõhutas, et C-heck-nimekiri, mille eesmärk on muuta teie signaal turvalisemaks,võeti vastu vastusena konkreetsete turvariskide tuvastamisele mobiiltelefonide vastu suunatud küberründe korral, tagamaks, et iga selline rünnak saaks ainult väga piiratud hulgal sõnumeid. Uurimisrühm rõhutas, et „kadunud“ teateid tuleks säilitada niipea, kui asjaomane ametnik on saanud taotluse üldsuse juurdepääsuks nendele teadetele, et tagada Euroopa Ombudsmani ja Euroopa Kohtu järelevalverolli täitmine. See nõuaks kehtivate eeskirjade läbivaatamist ja komisjon peaks seda kaaluma.

Kontrollitud dokumendid

Enne koosolekut:

• 15 dokumenti (e-kirjad ja manused), milles kirjeldatakse meetmeid, mida komisjon on võtnud kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse käsitlemiseks alates esialgse juurdepääsutaotluse kättesaamisest 31. jaanuaril 2024 kuni kinnitava otsuse ja lisade edastamiseni kaebuse esitajale 27. juulil 2025.
• 1 dokument pealkirjaga„16. novembri 2018. aasta suunised dokumentide registreerimise kohta“(viitenumber Ares(2018)5874624 – 16.11.2018).
• 1 dokument, mis on seotud poolelioleva kohtumenetlusega kohtuasjas T-641/25 Client Earth vs. komisjon.

Koosoleku ajal:

Komisjoni esindajad selgitasid ombudsmani uurimisrühmale peamisi argumente, mis esitati pooleliolevates kohtumenetlustes kohtuasjades T-146/25 De Capitani jt vs. komisjon ja T-641/25 Client Earth vs. komisjon.

Komisjon taotles kõigi eespool loetletud dokumentide konfidentsiaalsena käsitlemist.

Koosoleku kokkuvõte

Uurimisrühm tänas komisjoni esindajaid nende aja ja esitatud selgituste eest ning koosolek lõppes.

Brüssel, 19. detsember 2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Uurimiste direktor Uurimisametnik

[1] Euroopa Ombudsmani rakendussätete artikli 4 lõige 8.

[2] Määrus (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [allmärkus, mille komisjon lisas pärast koosolekut:] Vt Euroopa Liidu Nõukogu kohta Euroopa Liidu Nõukogu vastus ombudsmani strateegilisele algatusele teksti- ja kiirsõnumite salvestamise kohta (SI/4/2021/MIG), V lisa, digiteenuste eest vastutava peadirektori teade, milles antakse nõukogu töötajatele korraldus kasutada ärilisi tekstisõnumirakendusi üksnes „lühiajalisteks,ajutisteks vestlusteks avalikel või mittetundlikel teemadel“ja „eikasutata sisu jagamiseks tundlikel teemadel“.

[4] Kohtuasjad T-146/25: De Capitani jt vs. komisjon ja T-641/25: Client Earth vs. komisjon. Kohtumise lõpus jagasid komisjoni esindajad kohtumenetlusega seotud konfidentsiaalseid dokumente.

[5] Vastavalt määruse 1049/2001 artikli 8 lõikele 2.

[6] Komisjoni esindajad viitasid pressiteatele, mille Prantsusmaa valitsus tegi pärast Euroopa Ülemkogu erakorralist kohtumist 1. veebruaril 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.