Ubicación: Oficina del Defensor del Pueblo Europeo, Bruselas

Presente:

Comisión Europea:

• Director General del Servicio Jurídico
• Auxiliar del Director General del Servicio Jurídico
• Coordinador de Relaciones Interinstitucionales, Transparencia y Ética (SG.A.3), Secretaría General
• Oficial de Asuntos Jurídicos y Políticos, Document Management & Access to Documents (SG.A.2), Secretaría General

Defensor del Pueblo Europeo:

• Lampros Papadias, Jefe de Gabinete
• Rosita Hickey, Directora de Investigaciones
• Tanja Ehnert, coordinadora de consultas
• Diana Riochet, Asesora Jurídica en el Gabinete
• Michaela Gehring, oficial de investigaciones
• Nicholas Hernanz, oficial de investigaciones

Finalidad de la reunión

El objetivo de la reunión era que el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo debatiera el caso y aclarara el calendario concreto de la tramitación por parte de la Comisión de la solicitud de acceso público.

Antes de la reunión, la Comisión facilitó al equipo de investigación del Defensor del Pueblo diecisiete documentos relacionados con su tramitación de la solicitud de acceso del reclamante, tanto en la fase inicial como en la confirmatoria, y con su política sobre el uso de teléfonos o dispositivos móviles corporativos.

Introducción e información procedimental

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo se presentó, dio las gracias a los representantes de la Comisión por reunirse con ellos y expuso el propósito de la reunión. Esbozaron el marco jurídico aplicable a las reuniones celebradas por el Defensor del Pueblo, en particular, que el Defensor del Pueblo no divulgaría ninguna información identificada por la Comisión como confidencial, ni al reclamante ni a ninguna otra persona ajena a la Oficina del Defensor del Pueblo, sin el consentimiento previo de la Comisión^[1].

El equipo de investigación explicó que elaboraría un proyecto de informe sobre la reunión que se enviaría a la Comisión para garantizar que el contenido fuera exacto y completo desde el punto de vista fáctico. A continuación, se ultimaría el informe de la reunión, se incluiría en el expediente y se facilitaría al denunciante. No se incluiría información confidencial en el informe ni se proporcionaría de otro modo al denunciante ni a ningún tercero.

Información intercambiada

Introducción a cargo de la Comisión

Los representantes de la Comisión exponen los siguientes hechos del asunto. El 31 de enero de 2024, el denunciante presentó una solicitud de acceso público, con arreglo a las normas establecidas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001[2], a un mensaje de texto enviado por el presidente de la República Francesa al presidente de la Comisión Europea en relación con las negociaciones comerciales UE-Mercosur. A falta de una decisión inicial, el denunciante presentó una solicitud confirmatoria el 14 de mayo de 2025, quince meses después. La Comisión adoptó una decisión confirmatoria sobre la solicitud de acceso del reclamante el 28 de julio de 2025, afirmando que había llevado a cabo una búsqueda exhaustiva pero no podía identificar el mensaje de texto en cuestión.

Los representantes de la Comisión facilitaron al equipo de investigación del Defensor del Pueblo información de referencia sobre el modo en que la Comisión trata las solicitudes de acceso público a mensajes de texto o aplicaciones de mensajería instantánea. Señalaron que la Comisión emplea a más de 30.000 personas que utilizan regularmente mensajes instantáneos para trabajar. Debido al elevado número de mensajes intercambiados, la Comisión tiene en cuenta tres elementos clave en lo que respecta al registro de mensajes de texto en su sistema de gestión de documentos:

• Obligaciones de transparencia;
• Realidad de las comunicaciones modernas (velocidad de las aplicaciones de mensajería instantánea); y
• Problemas de seguridad (la Comisión mencionó el riesgo de ciberataques que impliquen, en particular, objetivos de alto perfil).

Los representantes de la Comisión señalaron que las preocupaciones de seguridad sobre las aplicaciones de mensajería instantánea llevaron a otras instituciones a instruir a sus miembros del personal para que no utilizaran la mensajería instantánea en absoluto[3].

La Comisión ha establecido requisitos de seguridad muy estrictos para el uso de dispositivos corporativos, incluido que el personal active la función «mensajes que desaparecen» en la aplicación Signal con el fin de minimizar los riesgos.

Recordaron, como ya se estableció en la decisión confirmatoria, las normas que todos los miembros del personal deben respetar:

• Artículo 5, apartado 4, del anexo del Reglamento interno de la Comisión, que dispone: «Las aplicaciones de mensajería detexto en teléfonos móviles corporativos no se utilizarán para información importante que no sea de corta duración, a menos que sea estrictamente necesario en interés del servicio. Las aplicaciones de mensajería de texto cumplirán las recomendaciones de la Comisión en materia de seguridad de las tecnologías de la información para la desaparición automática de mensajes.».
• Directrices de la Comisión para un uso aceptable de las aplicaciones públicas de mensajería instantánea, de 1 de septiembre de 2019.
• Lalista «Check» para que su señal sea más segura, de 8 de julio de 2022, en la que los servicios pertinentes de la Comisión recomiendan activar la función «mensajes que desaparecen» de Signal.

Los representantes de la Comisión señalaron que el anexo del Reglamento de Procedimiento, antes mencionado, está siendo impugnado ante el Tribunal General[4]. Consideraron que la investigación del Defensor del Pueblo en este asunto tiene esencialmente por objeto evaluar la característica de «mensajes que desaparecen» que se impugna ante el órgano jurisdiccional. Invitaron al Defensor del Pueblo a evaluar si la investigación debía cerrarse en estas circunstancias, de conformidad con el artículo 2, apartado 9, del Estatuto del Defensor del Pueblo, a fin de no interferir en los procedimientos judiciales.

Además, indicaron que, entretanto, de conformidad con el artículo 278 TFUE, el anexo del Reglamento de Procedimiento sigue siendo plenamente aplicable. Sostuvieron que la Comisión no puede ser acusada de mala administración si sigue las normas vigentes.

Preguntas del equipo de investigación del Defensor del Pueblo

El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo señaló que, según la decisión confirmatoria de la Comisión, el mensaje de texto en cuestión fue recibido por el presidente de la Comisión el 28 o 29 de enero de 2024 y, con toda probabilidad, la función de mensajes desaparecidos se le aplicó poco después. El equipo de investigación preguntó a los representantes de la Comisión sobre el intervalo de tiempo en los ajustes relacionados con los «mensajes que desaparecen» en la aplicación Signal en el teléfono del presidente.

Los representantes de la Comisión dijeron que el intervalo de tiempo no podía divulgarse por razones de seguridad y, por lo tanto, no era posible estimar cuánto tiempo había pasado antes de que se aplicara la función de mensajes que desaparecían. Además, señalaron el hecho de que la aplicación Signal permite a los usuarios, en la configuración, establecer cualquier intervalo de tiempo entre un segundo y cuatro semanas. Los «mensajes que desaparecen» pueden configurarse para todos los chats nuevos o en cada chat con un destinatario o grupo específico. También se puede aplicar a los chats existentes. Las funciones de «mensajes que desaparecen» pueden ser configuradas por ambos lados del chat, aplicándose a todos los mensajes intercambiados. En otras palabras: incluso cuando, por parte de la Comisión, el período de tiempo se establece en cuatro semanas, el otro lado del chat puede elegir un período de tiempo más corto.

El equipo de investigación observó que los documentos enviados para inspección antes de la reunión mostraban que la solicitud de acceso público del reclamante fue registrada por la Secretaría General de la Comisión el 31 de enero de 2024 y posteriormente transmitida al Gabinete del presidente de la Comisión el 2 de febrero de 2024. El equipo de investigación preguntó si el Gabinete había respondido a ese mensaje.

Los representantes de la Comisión aclararon que la solicitud de acceso se remitió al equipo de «Archivos» del Gabinete, un equipo responsable de tramitar una gran cantidad de solicitudes y correspondencia no solo relacionadas con el acceso público. Explicaron que, por lo general, puede transcurrir algún tiempo antes de que se reenvíe y procese una solicitud de acceso. Recordaron el altísimo volumen de correspondencia dirigida diariamente a la Presidenta y a su Gabinete.

El equipo de investigación observó que, de la inspección de los documentos, se desprende que la solicitud de la Secretaría General de la Comisión de 2 de febrero de 2024 quedó sin respuesta. El 20 de febrero de 2024, la Secretaría General prorrogó el plazo para adoptar una decisión sobre la solicitud de acceso[5]. La Comisión recordó que su falta de respuesta dentro del plazo establecido en el artículo 7, apartado 4, del Reglamento 1049/2001 permitía al reclamante presentar una solicitud confirmatoria. Decidió no hacerlo, dejando la solicitud inactiva durante 15 meses, hasta que presentó su solicitud confirmatoria en mayo de 2025.

Los representantes de la Comisión confirmaron el calendario. Explicaron que las disposiciones del Reglamento 1049/2001 protegen los derechos del solicitante cuando no hay respuesta de las instituciones dentro de los plazos establecidos, ya que el solicitante puede presentar inmediatamente una solicitud confirmatoria. Además, la Comisión recordó que, contrariamente a los principios generales del Derecho administrativo de los Estados miembros, en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, las solicitudes latentes pueden reactivarse sin límite de tiempo, incluso años después de la solicitud inicial.

El equipo de investigación observó que los documentos inspeccionados parecen mostrar que no hubo intercambios escritos entre el Gabinete y la Secretaría General en el verano de 2025, cuando se estaba preparando el proyecto de decisión confirmatoria.

Los representantes de la Comisión explicaron que los intercambios tuvieron lugar oralmente. En ese momento, la Secretaría General estaba preparando tres decisiones confirmatorias separadas sobre el asunto (incluida la controvertida en este caso) y recibió observaciones orales del Gabinete sobre el contenido de dichas decisiones.

Tal como se establece en la decisión confirmatoria, el jefe de gabinete del presidente de la Comisión recordó que el presidente de la Comisión recibió un mensaje a través de la aplicación de mensajería de texto «Signal» del presidente francés los días 28 o 29 de enero de 2024. La Presidenta de la Comisión y su jefe de gabinete debatieron este mensaje poco después de su recepción. Consideraron que este mensaje reiteraba una posición bien establecida ya comunicada por Francia a la Comisión en el pasado en formaciones del Consejo y que también era públicamente conocida[6].

Los representantes de la Comisión aseguraron al equipo de investigación que, en la práctica, los mensajes de texto con contenido o asunto importante que requerirían un seguimiento por parte de la Comisión se transmiten a los servicios pertinentes para su registro y posterior tratamiento. Por ejemplo, se registraría un mensaje de texto de un Jefe de Estado al Presidente de la Comisión sobre determinadas preocupaciones políticas en un Estado miembro y su contenido político se transmitiría para su posterior tratamiento a la Dirección General competente, si fuera necesario dicho seguimiento.

A continuación, el equipo de investigación y los representantes de la Comisión entablaron un debate sobre el equilibrio adecuado entre transparencia y seguridad. La Comisión hizo hincapié en que lalista Cpara hacer su señal más segura se adoptó en respuesta a la identificación de riesgos de seguridad concretos en caso de un ciberataque contra teléfonos móviles, con el fin de garantizar que cualquier ataque de este tipo solo pudiera obtener una cantidad muy limitada de mensajes. El equipo de investigación hizo hincapié en que los mensajes «desaparecidos» deben conservarse tan pronto como el funcionario en cuestión reciba una solicitud de acceso público a dichos mensajes, a fin de garantizar que el Defensor del Pueblo Europeo y el Tribunal puedan desempeñar su función de supervisión. Esto requeriría una revisión de las normas vigentes y la Comisión debería tenerlo en cuenta.

Documentos inspeccionados

Antes de la reunión:

• quince documentos (correos electrónicos y anexos) que muestran las medidas adoptadas por la Comisión para tramitar la solicitud de acceso del reclamante, desde la recepción de la solicitud de acceso inicial el 31 de enero de 2024 hasta la transmisión de la decisión confirmatoria y los anexos al reclamante el 27 de julio de 2025.
• 1 documento denominado «Directricessobre el registro de documentos de 16 de noviembre de 2018»(Ref. Ares(2018)5874624 - 16.11.2018).
• 1 documento relativo a un procedimiento judicial en curso en el asunto T-641/25, Client Earth/Comisión.

Durante la reunión:

Los representantes de la Comisión explicaron al equipo de investigación del Defensor del Pueblo los principales argumentos planteados en los procedimientos judiciales en curso en los asuntos T-146/25 De Capitani y otros/Comisión y T-641/25 Client Earth/Comisión.

La Comisión solicitó el tratamiento confidencial de todos los documentos enumerados anteriormente.

Conclusión de la reunión

El equipo de investigación agradeció a los representantes de la Comisión su tiempo y las explicaciones facilitadas, y la reunión concluyó.

Bruselas, 19.12.2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Director de investigaciones Oficial de investigaciones

[1] Artículo 4.8 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo.

[2] Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [nota a pie de página añadida por la Comisión después de la reunión:] Véase, para el Consejo de la Unión Europea, Respuesta del Consejo de la Unión Europea a la Iniciativa Estratégica del Defensor del Pueblo sobre la grabación de mensajes de texto y mensajes instantáneos (SI/4/2021/MIG), anexo V, nota del director general encargado del Servicio Digital, en la que se ordena al personal del Consejo que las aplicaciones comerciales de mensajeríade texto se utilicen únicamente para «charlas efímeras de corta duración sobre temas públicos o no sensibles»y «nose utilicen para compartir contenidos sustantivos sobre asuntos sensibles».

[4] Asuntos T-146/25, De Capitani y otros/Comisión, y T-641/25, Client Earth/Comisión. Los representantes de la Comisión compartieron documentos confidenciales relacionados con los procedimientos judiciales al final de la reunión.

[5] De conformidad con el artículo 8, apartado 2, del Reglamento 1049/2001.

[6] Los representantes de la Comisión hacen referencia a un comunicado de prensa emitido por el Gobierno francés tras una reunión extraordinaria del Consejo Europeo el 1 de febrero de 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.