Beliggenhed: Den Europæiske Ombudsmands kontor i Bruxelles

Til stede:

Europa-Kommissionen:

• Generaldirektør, Juridisk Tjeneste
• Assistent for generaldirektøren for Den Juridiske Tjeneste
• Koordinator for interinstitutionelle forbindelser, gennemsigtighed og etik (SG.A.3), Generalsekretariatet
• Juridisk og politisk medarbejder, Document Management & Access to Documents (SG.A.2), Generalsekretariatet

Den Europæiske Ombudsmand:

• Lampros Papadias, kabinetschef
• Rosita Hickey, undersøgelsesleder
• Tanja Ehnert, forespørgselskoordinator
• Diana Riochet, juridisk rådgiver i kabinettet
• Michaela Gehring, undersøgelsesmedarbejder
• Nicholas Hernanz, undersøgelsesmedarbejder

Formålet med mødet

Formålet med mødet var, at Ombudsmandens undersøgelseshold skulle drøfte sagen og præcisere den konkrete tidsplan for Kommissionens behandling af anmodningen om aktindsigt.

Forud for mødet forsynede Kommissionen Ombudsmandens undersøgelsesteam med 17 dokumenter vedrørende dens behandling af klagerens anmodning om aktindsigt, både i den indledende og den genfremsatte fase, og vedrørende dens politik for brug af virksomhedens mobiltelefoner/enheder.

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Ombudsmandens undersøgelseshold præsenterede sig, takkede Kommissionens repræsentanter for at mødes med dem og redegjorde for formålet med mødet. De skitserede den retlige ramme, der gælder for møder afholdt af Ombudsmanden, navnlig at Ombudsmanden ikke vil videregive oplysninger, som Kommissionen har identificeret som fortrolige, hverken til klageren eller til nogen anden person uden for Ombudsmandens kontor, uden Kommissionens forudgående samtykke ^[1].

Undersøgelsesholdet forklarede, at de ville udarbejde et udkast til rapport om mødet, der skulle sendes til Kommissionen for at sikre, at indholdet var faktuelt korrekt og fuldstændigt. Møderapporten ville derefter blive færdiggjort, medtaget i sagsakterne og fremsendt til klageren. Ingen fortrolige oplysninger ville blive medtaget i rapporten eller på anden måde videregivet til klageren eller nogen tredjepart.

Udveksling af oplysninger

Indledning ved Kommissionen

Kommissionens repræsentanter har redegjort for følgende faktiske omstændigheder i sagen. Den 31. januar 2024 fremsatte klageren en anmodning om aktindsigt i henhold til reglerne i forordning (EF) nr. 1049/2001 [2] i en tekstbesked fra Den Franske Republiks præsident til formanden for Europa-Kommissionen vedrørende handelsforhandlingerne mellem EU og Mercosur. I mangel af en oprindelig afgørelse indgav klageren en genfremsat begæring den 14. maj 2025, 15 måneder senere. Kommissionen vedtog den 28. juli 2025 en bekræftende afgørelse om klagerens anmodning om aktindsigt, hvori den anførte, at den havde foretaget en udtømmende søgning, men ikke kunne identificere den omtvistede tekstbesked.

Kommissionens repræsentanter gav Ombudsmandens undersøgelsesteam nogle baggrundsoplysninger om, hvordan Kommissionen håndterer anmodninger om offentlig adgang til tekstbeskeder eller instant messaging-applikationer. De bemærkede, at Kommissionen beskæftiger mere end 30 000 medarbejdere, som regelmæssigt bruger chatbeskeder til arbejde. På grund af det store antal meddelelser, der udveksles, tager Kommissionen hensyn til tre centrale elementer med hensyn til registrering af tekstbeskeder i sit dokumentforvaltningssystem:

• Gennemsigtighedsforpligtelser
• Virkeligheden af moderne kommunikation (hastigheden af instant messaging applikationer); og
• Sikkerhedsmæssige betænkeligheder (Kommissionen nævnte risikoen for cyberangreb, der navnlig involverer højt profilerede mål).

Kommissionens repræsentanter bemærkede, at sikkerhedsbekymringer vedrørende instant messaging-apps fik andre institutioner til at instruere deres ansatte i slet ikke at bruge instant messaging [3].

Kommissionen har indført meget strenge sikkerhedskrav til brugen af virksomhedens enheder, herunder at personalet aktiverer funktionen "forsvundne meddelelser" i Signal-appen for at minimere risiciene.

De mindede om, som allerede fastsat i den bekræftende afgørelse, de regler, som alle ansatte skal overholde:

• Artikel 5, stk. 4, i bilaget til Kommissionens forretningsorden, der har følgende ordlyd: "Tekstbeskeder på virksomhedens mobiltelefoner må ikke anvendes til vigtige oplysninger, der ikke er kortvarige, medmindre dette er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten. SMS-applikationer skal være i overensstemmelse med Kommissionens IT-sikkerhedsanbefalinger om automatisk forsvinden af meddelelser."
• Kommissionens retningslinjer for acceptabel brug af offentlige instant messaging-applikationer af 1. september 2019.
• C heck-listen for at gøre dit signal sikrere, dateret den 8. juli 2022, hvor de relevante tjenestegrene i Kommissionen anbefaler at aktivere funktionen "forsvundne meddelelser" i Signal.

Kommissionens repræsentanter bemærkede, at ovennævnte bilag til procesreglementet i øjeblikket anfægtes ved Retten [4]. De mente, at Ombudsmandens undersøgelse i denne sag i det væsentlige har til formål at vurdere funktionen "forsvundne meddelelser", der anfægtes ved retten. De opfordrede Ombudsmanden til at vurdere, om undersøgelsen bør afsluttes under disse omstændigheder i overensstemmelse med artikel 2, stk. 9, i Ombudsmandens statut for ikke at gribe ind i retssagen.

De præciserede endvidere, at bilaget til forretningsordenen i mellemtiden i overensstemmelse med artikel 278 TEUF fortsat finder fuld anvendelse. De gjorde gældende, at Kommissionen ikke kan anklages for fejl eller forsømmelser, hvis den følger de gældende regler.

Spørgsmål fra Ombudsmandens undersøgelseshold

Ombudsmandens undersøgelseshold bemærkede, at den omtvistede tekstbesked i henhold til Kommissionens bekræftende afgørelse blev modtaget af Kommissionens formand den 28. eller 29. januar 2024, og at den efter al sandsynlighed forsvandt kort tid efter. Undersøgelsesholdet spurgte Kommissionens repræsentanter om tidsintervallet i indstillingerne vedrørende "forsvundne meddelelser" i Signal-appen på formandens telefon.

Kommissionens repræsentanter sagde, at tidsintervallet ikke kunne oplyses af sikkerhedsmæssige årsager, og at det derfor ikke var muligt at vurdere, hvor lang tid der var gået, før funktionen med forsvindende meddelelser blev anvendt. Derudover pegede de på, at Signal-appen giver brugerne mulighed for i indstillingerne at indstille et hvilket som helst tidsinterval mellem et sekund og fire uger. De "forsvundne meddelelser" kan oprettes for alle nye chats eller i hver chat med en bestemt modtager eller gruppe. Det kan også bruges til eksisterende chats. Funktionerne "forsvundne meddelelser" kan indstilles af begge sider af chatten og gælder for alle udvekslede meddelelser. Med andre ord: selv om fristen på Kommissionens side er fastsat til fire uger, kan den anden side af chatten vælge en kortere periode.

Undersøgelsesholdet bemærkede, at de dokumenter, der blev sendt til inspektion forud for mødet, viste, at klagerens anmodning om aktindsigt blev registreret af Kommissionens Generalsekretariat den 31. januar 2024 og derefter fremsendt til kommissionsformandens kabinet den 2. februar 2024. Undersøgelsesholdet spurgte, om kabinettet svarede på denne meddelelse.

Kommissionens repræsentanter præciserede, at anmodningen om aktindsigt blev videresendt til "Archives"-teamet i kabinettet, et team, der er ansvarligt for at behandle et stort antal anmodninger og korrespondance, der ikke kun vedrører aktindsigt. De forklarede, at der normalt kan gå nogen tid, før en anmodning om adgang videresendes og behandles. De mindede om den meget store korrespondance, der dagligt blev sendt til formanden og hendes kabinet.

Undersøgelsesholdet bemærkede, at det af gennemgangen af dokumenterne fremgik, at anmodningen fra Kommissionens Generalsekretariat af 2. februar 2024 ikke var besvaret. Generalsekretariatet forlængede den 20. februar 2024 fristen for vedtagelse af en afgørelse om anmodningen om adgang [5]. Kommissionen mindede om, at dens manglende svar inden for den fastsatte frist i henhold til artikel 7, stk. 4, i forordning 1049/2001 gav klageren ret til at genfremsætte begæringen. Han valgte ikke at gøre dette og lod anmodningen ligge i 15 måneder, indtil han indgav sin genfremsatte begæring i maj 2025.

Kommissionens repræsentanter bekræftede tidsplanen. De forklarede, at bestemmelserne i forordning 1049/2001 beskytter ansøgerens rettigheder, når der ikke foreligger svar fra institutionerne inden for de fastsatte frister, fordi ansøgeren straks kan indgive en genfremsat begæring. Kommissionen mindede endvidere om, at hvilende begæringer i strid med de generelle forvaltningsretlige principper i medlemsstaterne i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 kan genaktiveres uden tidsbegrænsning, selv år efter den oprindelige begæring.

Undersøgelsesholdet bemærkede, at de inspicerede dokumenter synes at vise, at der ikke var nogen skriftlige udvekslinger mellem kabinettet og generalsekretariatet i sommeren 2025, da udkastet til bekræftende afgørelse var under udarbejdelse.

Kommissionens repræsentanter forklarede, at udvekslingerne fandt sted mundtligt. Generalsekretariatet var på daværende tidspunkt i færd med at udarbejde tre særskilte bekræftende afgørelser om spørgsmålet (herunder den i denne sag omhandlede) og modtog mundtlig feedback fra kabinettet om indholdet af disse afgørelser.

Som anført i den bekræftende afgørelse mindede kabinetschefen for Kommissionens formand om, at Kommissionens formand modtog en meddelelse via SMS-applikationen "Signal" fra den franske præsident den 28. eller 29. januar 2024. Kommissionens formand og hendes kabinetschef drøftede dette budskab kort efter modtagelsen. De mente, at dette budskab gentog en veletableret holdning, som Frankrig allerede tidligere havde meddelt Kommissionen i Rådets sammensætninger, og at det også var offentligt kendt [6].

Kommissionens repræsentanter forsikrede undersøgelsesholdet om, at tekstbeskeder med et vigtigt indhold eller emne, der ville kræve opfølgning fra Kommissionens side, i praksis sendes til de relevante tjenestegrene med henblik på registrering og viderebehandling. F.eks. vil en tekstbesked fra et statsoverhoved til formanden for Kommissionen om visse politiske betænkeligheder i en medlemsstat blive registreret, og dens politiske indhold vil blive videresendt til videre behandling i det kompetente generaldirektorat, hvis der er behov for en sådan opfølgning.

Undersøgelsesholdet og Kommissionens repræsentanter indledte derefter en drøftelse om den rette balance mellem gennemsigtighed og sikkerhed. Kommissionen understregede, at C-helikopterlisten for at gøre dit signal sikrere blev vedtaget som reaktion på identifikationen af konkrete sikkerhedsrisici i tilfælde af et cyberangreb mod mobiltelefoner for at sikre, at et sådant angreb kun kunne modtage en meget begrænset mængde meddelelser. Undersøgelsesholdet understregede, at "forsvundne" meddelelser bør opbevares, så snart den pågældende tjenestemand har modtaget en anmodning om aktindsigt i disse meddelelser, for at sikre, at Den Europæiske Ombudsmand og Revisionsretten kan udføre deres tilsynsrolle. Dette vil kræve en revision af de gældende regler, og Kommissionen bør overveje dette.

Kontrollerede dokumenter

Forud for mødet:

• 15 dokumenter (e-mails og bilag), der viser de skridt, som Kommissionen har taget for at behandle klagerens anmodning om aktindsigt, fra modtagelsen af den oprindelige anmodning om aktindsigt den 31. januar 2024 til fremsendelsen af den genfremsatte afgørelse og bilagene til klageren den 27. juli 2025.
• 1 dokument med titlen "Guidelines on document registration of 16 November 2018"(Ref. Ares(2018)5874624 – 16/11/2018).
• 1 dokument vedrørende verserende retssager i sag T-641/25 Client Earth mod Kommissionen.

Under mødet:

Kommissionens repræsentanter forklarede Ombudsmandens undersøgelseshold de vigtigste argumenter, der blev fremført i den igangværende retssag i sag T-146/25, De Capitani m.fl. mod Kommissionen, og sag T-641/25, Client Earth mod Kommissionen.

Kommissionen anmodede om fortrolig behandling af alle ovennævnte dokumenter.

Afslutning af mødet

Undersøgelsesholdet takkede Kommissionens repræsentanter for deres tid og for de afgivne forklaringer, og mødet sluttede.

Bruxelles, den 19. december 2025

I nærheden af Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Direktør for undersøgelsesmedarbejder

[1] Artikel 4, stk. 8, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser.

[2] Forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [fodnote tilføjet af Kommissionen efter mødet:] Se for så vidt angår Rådet for Den Europæiske Union Rådets svar på Ombudsmandens strategiske initiativ om registrering af tekst- og chatbeskeder (SI/4/2021/MIG), bilag V, notat fra generaldirektøren med ansvar for digital tjeneste, hvori Rådets personale instrueres i, at kommercielle tekstbeskedapps kun må anvendes til "kortvarige, flygtige chats om offentlige eller ikkefølsomme emner" og "ikke må anvendes til deling af indhold om følsomme spørgsmål".

[4] Sag T-146/25, De Capitani m.fl. mod Kommissionen, og sag T-641/25, Client Earth mod Kommissionen. Kommissionens repræsentanter delte fortrolige dokumenter i forbindelse med retssagen ved mødets afslutning.

[5] I overensstemmelse med artikel 8, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

[6] Kommissionens repræsentanter henviste til en pressemeddelelse, som den franske regering havde udsendt efter et ekstraordinært møde i Det Europæiske Råd den 1. februar 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.