Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί τον λόγο της επεξεργασίας, τον τρόπο με τον οποίο ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής συλλέγει, χειρίζεται και διασφαλίζει την προστασία όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες και τα δικαιώματα που μπορούν να ασκήσουν τα υποκείμενα των δεδομένων σε σχέση με τα δεδομένα τους.

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής. Ο από κοινού υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (για το ABAC, μια δημοσιονομική και λογιστική εφαρμογή που δημιουργήθηκε από την Επιτροπή για την παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού της και την κατάρτιση των λογαριασμών της).

1. Ποια προσωπικά δεδομένα θα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των προσφερόντων, των αναδόχων και των υποψηφίων, του προσωπικού ή των υπεργολάβων τους, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Στοιχεία ταυτοποίησης: Όνομα, επώνυμο, αριθμός διαβατηρίου ή αριθμός ταυτότητας·
• Καθήκοντα·
• Στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός επαγγελματικού τηλεφώνου, αριθμός κινητού τηλεφώνου, αριθμός φαξ, ταχυδρομική διεύθυνση, εταιρεία και υπηρεσία, χώρα κατοικίας, διεύθυνση ιστοτόπου)·
• Πιστοποιητικά εισφορών κοινωνικής ασφάλισης και καταβληθέντων φόρων, απόσπασμα ποινικού μητρώου·
• Οικονομικά στοιχεία: στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού (κωδικοί IBAN και BIC), αριθμός ΦΠΑ·
• Υπεύθυνη δήλωση ότι οι προσφέροντες δεν εμπίπτουν σε καμία από τις περιπτώσεις αποκλεισμού που αναφέρονται στα άρθρα 136 και 141 του δημοσιονομικού κανονισμού
• Έντυπο σχετικά με την απουσία σύγκρουσης συμφερόντων για τα μέλη του προσωπικού των θεσμικών οργάνων ή οργανισμών της ΕΕ, καθώς και για τους εμπειρογνώμονες που συμμετέχουν στη διαδικασία επιλογής.

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγονται και υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία για τους σκοπούς της διαχείρισης και της διοίκησης των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

3. Ποιες είναι οι νομικές βάσεις και η αναγκαιότητα για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων;

Η νομική βάση για τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι ο κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Ιουλίου 2018, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης [1], και ιδίως τα άρθρα 160-179.

Η επεξεργασία είναι απαραίτητη βάσει του άρθρου 5 παράγραφος 1 στοιχεία α), β) και γ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1725/2018.

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων. Τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία ειδικότερα από τη Μονάδα Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού (PAB).

5. Ποιοι θα είναι οι αποδέκτες των δεδομένων;

ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, ο Γενικός Γραμματέας, τα μέλη της επιτροπής αξιολόγησης (κατά περίπτωση)· το προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση των συμβάσεων εντός της σχετικής μονάδας· το προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση των προσφορών και των συμβάσεων στη μονάδα PAB. Η διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι δυνατή σε τρίτες χώρες ή σε διεθνείς οργανισμούς.

6. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

Οι φάκελοι που αφορούν τις διαδικασίες υποβολής προσφορών, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, διατηρούνται στην υπηρεσία που είναι αρμόδια για τη διαδικασία έως την ολοκλήρωσή της και στη μονάδα PAB για περίοδο 7 ετών μετά την υπογραφή της σύμβασης. Τα αποσπάσματα από τα δικαστικά αρχεία φυλάσσονται για 2 έτη μετά το πέρας της σχετικής διαδικασίας. Ωστόσο, οι προσφορές των απορριφθέντων προσφερόντων διατηρούνται επί 5 έτη μετά την υπογραφή της σύμβασης.

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα του υποκειμένου των δεδομένων;

Τα αρχεία χαρτιού αποθηκεύονται σε κλειδωμένο ντουλάπι από τις αρμόδιες μονάδες. Τα ηλεκτρονικά αρχεία αποθηκεύονται σε εξυπηρετητές με δικαιώματα πρόσβασης που περιορίζονται στα σχετικά μέλη του προσωπικού των μονάδων που συμμετέχουν στη διαδικασία (δηλαδή στη μονάδα PAB και στη μονάδα που θα χρησιμοποιήσει πραγματικά τη σύμβαση).

Τα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης έχουν πρόσβαση στους φακέλους για τους σκοπούς της αξιολόγησης και ενημερώνονται ότι δεν θα πρέπει να διατηρούν αντίγραφα μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης.

Οι συμβατικές ρήτρες διασφαλίζουν ότι ο ανάδοχος επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του προσωπικού του οικονομικού φορέα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του Διαμεσολαβητή (ρήτρες προστασίας δεδομένων που προστίθενται στη σύμβαση υπηρεσιών/επίπλων και στους γενικούς όρους της επικοινωνίας).

Σε περίπτωση διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς, η σύμβαση που υπογράφεται μεταξύ του Διαμεσολαβητή και του αναδόχου προβλέπει τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες που διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τους κανόνες που δεσμεύουν τα θεσμικά όργανα της ΕΕ.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα. Έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση τυχόν ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που σας αφορούν χωρίς καθυστέρηση. Το δικαίωμα διόρθωσης δεδομένων μπορεί να ισχύει μόνο για πραγματικά δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο της σχετικής διαδικασίας σύναψης σύμβασης. Το δικαίωμα αυτό μπορεί να ασκηθεί μόνο μέχρι την καταληκτική ημερομηνία υποβολής των προσφορών. Ωστόσο, τα ανακριβή στοιχεία ταυτοποίησης μπορούν να διορθωθούν ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια και μετά τη διαδικασία σύναψης σύμβασης με την αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος στη διεύθυνση eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα απαντήσει στα αιτήματά σας το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο εντός ενός μηνός.

9. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να αποστέλλετε ερωτήσεις σχετικά με την προστασία δεδομένων όσον αφορά τη διαδικασία σύναψης δημόσιων συμβάσεων στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, στην ακόλουθη διεύθυνση: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή στην ακόλουθη διεύθυνση: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή στην ακόλουθη διεύθυνση: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] ΕΕ L 193 της 30.7.2018, σ. 1.