Ημερομηνία: Πέμπτη 28 Σεπτεμβρίου 2023

Εξ αποστάσεως συνεδρίαση (διαδικτυακά)

Παρόντες από την Ευρωπόλ:

Εκπρόσωποι της Ευρωπόλ από τη Μονάδα Νομικών Θεμάτων και το Γραφείο του Εκτελεστικού Διευθυντή

Παρόντες από την Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια:

Peter Bonnor, υπεύθυνος ερευνών

Silvia Fuller, υπεύθυνη ερευνών

Ella de Jonge, Ασκούμενη στις έρευνες

Σκοπός της συνεδρίασης

Σκοπός της συνάντησης ήταν να λάβει η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας πληροφορίες και εξηγήσεις σχετικά με τον χειρισμό από την Ευρωπόλ της εν λόγω αίτησης πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα, ιδίως όσον αφορά το αρχικό συμπέρασμα της Ευρωπόλ ότι δεν υπήρχαν έγγραφα που να αντιστοιχούν στο αίτημα του καταγγέλλοντος (επικοινωνία με την οργάνωση WeProtect Global Alliance). Επιπλέον, η ομάδα έρευνας ζήτησε πληροφορίες σχετικά με τον χειρισμό από την Ευρωπόλ των αιτημάτων πρόσβασης του κοινού εν γένει.

Εισαγωγή και διαδικαστικές πληροφορίες

Συστάθηκαν οι εκπρόσωποι της Ευρωπόλ και η ερευνητική ομάδα της Διαμεσολαβήτριας. Η ομάδα έρευνας ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της Ευρωπόλ για τη συνάντησή τους και καθόρισε τον σκοπό της συνάντησης. Περιέγραψαν το νομικό πλαίσιο που ισχύει για τις συνεδριάσεις που πραγματοποιεί ο Διαμεσολαβητής, ιδίως ότι ο Διαμεσολαβητής δεν θα αποκαλύπτει πληροφορίες που προσδιορίζονται από την Ευρωπόλ ως εμπιστευτικές, ούτε στον καταγγέλλοντα ούτε σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εκτός του γραφείου του Διαμεσολαβητή, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Ευρωπόλ ^[1].

Η ομάδα έρευνας εξήγησε ότι θα συντάξει σχέδιο έκθεσης σχετικά με τη συνεδρίαση που θα αποσταλεί στην Ευρωπόλ, ώστε να διασφαλιστεί ότι το περιεχόμενο είναι αντικειμενικά ακριβές. Στη συνέχεια, η έκθεση της συνεδρίασης θα οριστικοποιηθεί, θα συμπεριληφθεί στον φάκελο και θα δοθεί στον καταγγέλλοντα για παρατηρήσεις. Κάθε πληροφορία που προσδιορίζεται από την Ευρωπόλ ως εμπιστευτική δεν θα περιλαμβάνεται στην έκθεση ούτε θα παρέχεται με άλλον τρόπο στον καταγγέλλοντα ή σε οποιονδήποτε τρίτο.

Ανταλλαγή πληροφοριών

Εισαγωγικά σημεία

Οι εκπρόσωποι του EO διατύπωσαν δύο εισαγωγικά σημεία.

Πρώτον, εξήγησαν ότι ο εκτελεστικός διευθυντής λειτουργεί γενικά βάσει τεκμηρίου πραγματικής ακρίβειας σε περιπτώσεις στις οποίες ένα θεσμικό όργανο θεωρεί ότι δεν υπάρχουν έγγραφα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής αίτησης πρόσβασης. Στην περίπτωση αυτή, ωστόσο, οι περιστάσεις και τα επιχειρήματα οδήγησαν τον εκτελεστικό διευθυντή να συγκαλέσει συνεδρίαση για να συζητήσει την πιθανή ύπαρξη ορισμένων εγγράφων που αντιστοιχούν στο αίτημα του καταγγέλλοντος.  

Δεύτερον, εξέτασαν την απόφαση της Ευρωπόλ να μην καταχωρίσει την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, διότι είχε καταλήξει στο συμπέρασμα ότι τα επίμαχα έγγραφα δεν υπήρχαν. Οι εκπρόσωποι του οικονομικού φορέα εξήγησαν ότι τα θεσμικά όργανα της ΕΕ υποχρεούνται να καταχωρίζουν επιβεβαιωτικές αιτήσεις που σχετίζονται με εικαζόμενα ανύπαρκτα έγγραφα.

Επιπλέον, οι εκπρόσωποι του εκτελεστικού διευθυντή επέστησαν την προσοχή της Ευρωπόλ στον εσωτερικό ιστότοπο διαχείρισης γνώσεων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με τον κανονισμό 1049/2001 [2].

Διαδικασίες της Ευρωπόλ και στελέχωση για τη διεκπεραίωση αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα

Η Ευρωπόλ δήλωσε ότι βρίσκεται σε διαδικασία βελτίωσης της διεκπεραίωσης των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα. Επιβεβαίωσαν ότι γνωρίζουν τον ιστότοπο διαχείρισης γνώσεων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Ο ιστότοπος διαχείρισης γνώσεων χρησιμοποιείται ως πηγή έμπνευσης στο πλαίσιο του τρέχοντος έργου της Ευρωπόλ για τη βελτίωση της διεκπεραίωσης των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα. Μεταξύ άλλων, στόχος του έργου αυτού είναι, για παράδειγμα, η αύξηση του αριθμού των σεμιναρίων κατάρτισης, συμπεριλαμβανομένης της παροχής ειδικών προγραμμάτων κατάρτισης για τα σημεία επαφής για την πρόσβαση του κοινού και για όλο το προσωπικό της Ευρωπόλ.

Επί της εκ μέρους της Ευρωπόλ εξετάσεως της αιτήσεως παροχής εγγράφων στην υπό κρίση υπόθεση

Η Ευρωπόλ αναγνώρισε ότι ο χειρισμός του εν λόγω αιτήματος πρόσβασης του κοινού δεν ήταν ο βέλτιστος και θεώρησε ότι η υπόθεση αυτή αποτελεί σημείο μάθησης.

Η Ευρωπόλ δήλωσε ότι διεξήγαγε δύο αναζητήσεις εγγράφων, μία στο αρχικό και μία στο επιβεβαιωτικό στάδιο. Μετά την καταγγελία στον εκτελεστικό διευθυντή, η Ευρωπόλ διενήργησε τρίτη έρευνα και εντόπισε επτά έγγραφα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του αιτήματος πρόσβασης του κοινού του καταγγέλλοντος. Η Ευρωπόλ διεκπεραιώνει επί του παρόντος εκ νέου το αίτημα του καταγγέλλοντος. Τα προσδιοριζόμενα έγγραφα αποτελούνται από μία ημερήσια διάταξη, ένα ενημερωτικό σημείωμα συνεδρίασης και πέντε ηλεκτρονικά μηνύματα. Επιπλέον, έχει προγραμματιστεί συνάντηση διαβούλευσης με την WeProtect Global Alliance.

Ολοκλήρωση της συνεδρίασης

Η ομάδα έρευνας ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της Ευρωπόλ για τον χρόνο τους και για τις εξηγήσεις που παρασχέθηκαν, και η συνεδρίαση ολοκληρώθηκε.

Βρυξέλλες, 29 Σεπτεμβρίου 2023

Peter Bonnor Silvia Fuller

Υπεύθυνος ερευνών Υπεύθυνος ερευνών

[1] Άρθρο 4.8 των διατάξεων εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

[2] https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/index.aspx