Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Στις 15 Φεβρουαρίου 2012, ο καταγγέλλων, Γερμανός υπήκοος, υπέβαλε αίτημα στον Επίτροπο Oettinger για πρόσβαση σε έγγραφα. Τα έγγραφα που ζήτησε αφορούσαν συνεδρίαση της ίδιας ημερομηνίας σχετικά με μέτρα εξοικονόμησης ενέργειας για τα κρατικά κτίρια και πιθανά σχέδια εναρμόνισης σε επίπεδο ΕΕ επί του θέματος.

2. Δεδομένου ότι η Επιτροπή δεν αντέδρασε στην αρχική αίτηση, ο καταγγέλλων υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση στις 13 Μαρτίου 2012. Αφού δεν έλαβε απάντηση, απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή.

3. Ο καταγγέλλων υπογράμμισε ότι ο Επίτροπος Oettinger, ή το ιδιαίτερο γραφείο του, φαινόταν να μην γνωρίζει τα δικαιώματα που αντλούν οι πολίτες της ΕΕ από τις Συνθήκες, τον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων και τον κανονισμό 1049/2001. Ο εν λόγω κανονισμός προβλέπει επίσης την αποστολή απόδειξης παραλαβής στον αιτούντα. Ο καταγγέλλων δεν έλαβε τέτοια αναγνώριση.

4. Αναφερόμενος σε άλλη καταγγελία που είχε υποβάλει προηγουμένως στον Διαμεσολαβητή (καταγγελία 849/2010/KM), ο καταγγέλλων επισήμανε επίσης ότι η Επιτροπή προφανώς δεν τηρούσε τις διαβεβαιώσεις της ότι θα χειριζόταν με μεγαλύτερη επιμέλεια τις αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα. Προσθέτει ότι δεν υποβάλλει υπερβολικό αριθμό αιτήσεων· μάλιστα, αυτή ήταν η πρώτη του αίτηση προς τη ΓΔ Ενέργειας.

Επί του αντικειμένου της έρευνας

5. Ο καταγγέλλων υπέβαλε τον ακόλουθο ισχυρισμό και ισχυρισμό.

Ισχυρισμός

Η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τον κανονισμό 1049/2001, όταν εξέτασε την αίτησή του για πρόσβαση σε έγγραφα.

Προς επίρρωση αυτού του ισχυρισμού, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή δεν απέστειλε ούτε βεβαίωση παραλαβής ούτε ουσιαστική απάντηση σε σχέση με τις αρχικές και τις επιβεβαιωτικές αιτήσεις του που υποβλήθηκαν στις 15 Φεβρουαρίου και στις 13 Μαρτίου 2012, αντίστοιχα.

Διεκδίκηση

Η Επιτροπή θα πρέπει να συμμορφώνεται με τον κανονισμό 1049/2001 και να απαντά στο αίτημα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση σε έγγραφα.

Η έρευνα

6. Η καταγγελία υποβλήθηκε στις 12 Απριλίου 2012. Στις 11 Μαΐου 2012, η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα και ζήτησε από την Επιτροπή να γνωμοδοτήσει επί της καταγγελίας.

7. Η Επιτροπή υπέβαλε τη γνώμη της στις 6 Σεπτεμβρίου 2012, η οποία διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα για ενημέρωση στις 16 Νοεμβρίου 2012.

8. Την ίδια ημέρα, ο Διαμεσολαβητής απέστειλε επίσης επιστολή στην Επιτροπή ζητώντας περαιτέρω πληροφορίες. Η Επιτροπή απέστειλε την απάντησή της στις 19 Μαρτίου 2013. Διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων. Ο καταγγέλλων το έπραξε στις 18 Απριλίου 2013.

Ανάλυση και συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή

Α. Ισχυρισμός περί μη επιβεβαίωσης της παραλαβής και μη απάντησης στο αίτημα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση και σχετικό αίτημα

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

9. Ο καταγγέλλων κατήγγειλε κατ' ουσίαν ότι η Επιτροπή δεν απάντησε στην αίτησή του για πρόσβαση στα έγγραφα.

10. Στη γνώμη της, η Επιτροπή εξήγησε ότι, στις 21 Μαρτίου 2012, απέστειλε στην ομάδα υποστήριξης του καταγγέλλοντος ηλεκτρονικό μήνυμα στο οποίο περιείχε σύνδεσμο προς τον σχετικό ιστότοπό της. Ωστόσο, δεδομένου ότι «αναγνώριζε ότι ο καταγγέλλων ενδέχεται να αντιμετώπιζε δυσκολίες στην ηλεκτρονική ανάγνωση των εγγράφων», του απέστειλε έντυπη έκδοση των «εγγράφων» ταχυδρομικώς στις 21 Ιουνίου 2012.

11. Στις 2 Ιουλίου 2012, ο καταγγέλλων απέστειλε επιστολή στον Διαμεσολαβητή για να δηλώσει ότι είχε λάβει δύο έγγραφα από την Επιτροπή, τα οποία εικάζει ότι αφορούσαν την αίτησή του για πρόσβαση. Ωστόσο, εξέφρασε τη λύπη του για το γεγονός ότι δεν υπήρξε ούτε συνοδευτική επιστολή ούτε συγγνώμη από την Επιτροπή. Θεωρούσε ότι η Επιτροπή δεν είχε απαντήσει πλήρως στο αίτημά του για πρόσβαση, στο οποίο είχε αναφερθεί σε συνάντηση που φαινόταν να πραγματοποιήθηκε το 2012. Κατέληξε δηλώνοντας ότι δεν ήταν ικανοποιημένος με τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή αντιμετώπισε το θέμα.

12. Ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή να εξηγήσει τους λόγους για τους οποίους έκρινε ότι τα δύο έγγραφα που είχε αποστείλει στον καταγγέλλοντα στις 21 Ιουνίου 2012 ανταποκρίθηκαν πλήρως στο αίτημά του για πρόσβαση.

13. Στην απάντησή της, η Επιτροπή επισήμανε ότι, εν τω μεταξύ, είχε αποστείλει στον καταγγέλλοντα επιστολή με την οποία ζητούσε συγγνώμη για τον εσφαλμένο χειρισμό του αιτήματός του. Υπογράμμισε επίσης ότι ο Επίτροπος δεν είχε συνεδριάσεις σχετικά με τα σχέδια της ΕΕ για την ενεργειακή ανακαίνιση των δημόσιων κτιρίων στις 15 Φεβρουαρίου 2012 ή γύρω από την εν λόγω περίοδο. Του διαβίβασε επίσης το τελικό κείμενο της οδηγίας, το οποίο είχε, εν τω μεταξύ, εγκριθεί, καθώς και σχέδιο ερμηνευτικού σημειώματος σχετικά με τις διατάξεις που αφορούν τα δημόσια κτίρια. Κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο καταγγέλλων είχε ήδη λάβει όλα τα σχετικά έγγραφα.

14. Στην επιστολή της προς τον καταγγέλλοντα, η Επιτροπή αναγνώρισε ότι α) η επιστολή δεν έλαβε απόδειξη παραλαβής και β) τα έγγραφα έπρεπε να αποσταλούν ταχυδρομικώς και να συνοδεύονται από υπογεγραμμένη συνοδευτική επιστολή. Ωστόσο, δεν ήταν. Στη συνέχεια ζήτησε συγγνώμη από τον καταγγέλλοντα για το γεγονός αυτό.

15. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων έλαβε υπόψη τη συγγνώμη της Επιτροπής και ανέφερε ότι θεωρεί ότι η καταγγελία του έχει διευθετηθεί όσον αφορά την πρόσβαση σε έγγραφα. Ωστόσο, εξέφρασε την ελπίδα ότι η Επιτροπή θα βελτιώσει τη διαχείριση των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα στο μέλλον. Σημειώνοντας ότι είχε υποβάλει σειρά αιτημάτων στο Συμβούλιο και ότι καθένα από αυτά είχε αναγνωριστεί και απαντηθεί εγκαίρως, δήλωσε ότι δεν κατανοούσε τους λόγους για τους οποίους η Επιτροπή δεν μπορούσε να πράξει το ίδιο.

16. Υπογράμμισε επίσης ότι θεωρεί «προβληματικό» το γεγονός ότι η Επιτροπή χρησιμοποίησε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είχε βρει μέσω αναζήτησης στο διαδίκτυο για να του αποστείλει τα έγγραφα στα οποία είχε ζητήσει πρόσβαση, παρόλο που είχε επιλέξει να επικοινωνεί με την Επιτροπή με τακτικό ταχυδρομείο. Η Επιτροπή δεν ήταν σε θέση να γνωρίζει αν αυτή ήταν η ηλεκτρονική του διεύθυνση· ως εκ τούτου, το γεγονός ότι χρησιμοποίησε την εν λόγω διεύθυνση για να του απαντήσει θα μπορούσε να εγείρει ζητήματα προστασίας των δεδομένων. Στην πραγματικότητα, ο καταγγέλλων δεν είχε πρόσβαση στο διαδίκτυο και αυτός ήταν ο λόγος για τον οποίο είχε χρησιμοποιήσει την ταχυδρομική υπηρεσία.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

17. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει με ικανοποίηση ότι από τα ανωτέρω προκύπτει ότι, όσον αφορά την ουσία της καταγγελίας, η Επιτροπή έχει λάβει μέτρα για τη διευθέτηση του ζητήματος προς ικανοποίηση του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής ευελπιστεί ότι τυχόν περαιτέρω αιτήματα αυτού του είδους που υποβάλλονται από τον καταγγέλλοντα θα διεκπεραιωθούν δεόντως και ταχέως από την Επιτροπή.

18. Ο καταγγέλλων θεώρησε «προβληματικό» το γεγονός ότι η Επιτροπή του απέστειλε ηλεκτρονικό μήνυμα σε διεύθυνση που είχε βρει μέσω αναζήτησης στο διαδίκτυο. Ο Διαμεσολαβητής συμφωνεί ότι αυτό ήταν ακατάλληλο και θα μπορούσε ενδεχομένως να εγείρει ζητήματα προστασίας δεδομένων. Ωστόσο, δεδομένου ότι η Επιτροπή ζήτησε συγγνώμη για το γεγονός ότι δεν χειρίστηκε σωστά το αίτημα του καταγγέλλοντος, θεωρεί ότι δεν υπάρχουν λόγοι για περαιτέρω έρευνες σχετικά με το θέμα αυτό.

Β. Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνά του σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Η Επιτροπή έλαβε μέτρα για να διευθετήσει το ζήτημα κατά τρόπο ικανοποιητικό για τον καταγγέλλοντα.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Π. Νικηφόρος Διαμαντούρος

Στρασβούργο, 31 Ιουλίου 2013