Αξιότιμε κ. X,

Στις 28 Αυγούστου 2007 υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή κατά του Οργανισμού Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης («FRA») σχετικά με την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου σας.

Στις 2 Οκτωβρίου 2007, διαβίβασα την καταγγελία στον ασκούντα καθήκοντα διευθυντή του FRA. Ο FRA απέστειλε τη γνωμοδότησή του στις 19 Οκτωβρίου 2007 και σας τη διαβίβασα με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις, εφόσον το επιθυμείτε, το αργότερο έως τις 30 Νοεμβρίου 2007. Μέχρι την ημερομηνία αυτή δεν λάβατε παρατηρήσεις από εσάς. Ωστόσο, με την ευκαιρία τηλεφωνικής συνομιλίας με το Γραφείο μου στις 24 Απριλίου 2008, επιβεβαιώσατε ότι ήσασταν ικανοποιημένος με τον τρόπο με τον οποίο ο FRA είχε επιλύσει το ζήτημα.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, τα σχετικά πραγματικά περιστατικά είναι, συνοπτικά, τα ακόλουθα:

Ο καταγγέλλων, ολλανδός υπήκοος, κλήθηκε σε συνέντευξη εργασίας στη Βιέννη, στις εγκαταστάσεις του Οργανισμού Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης («FRA»). Η συνέντευξη πραγματοποιήθηκε στις 23 Μαΐου 2007. Δεδομένου ότι δεν του είχαν επιστραφεί τα έξοδά του, ο καταγγέλλων απέστειλε ηλεκτρονικό μήνυμα στον FRA στις 20 Ιουλίου 2007, ρωτώντας αν υπήρχε πρόβλημα με την επιστροφή. Στις 24 Ιουλίου 2007, έλαβε απάντηση από τον FRA, ο οποίος ζήτησε συγγνώμη για την καθυστέρηση και την ταλαιπωρία που μπορεί να προκάλεσε στον καταγγέλλοντα. Στη συνέχεια, η επιστολή εξηγεί ότι οι επιστροφές εξόδων ταξιδίου ήταν συνήθως χρονοβόρες διαδικασίες. Ο εν λόγω αξιωματούχος υποσχέθηκε να ελέγξει, ωστόσο, αν υπήρχε πρόβλημα. Την επόμενη ημέρα, ο καταγγέλλων έλαβε ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο οποίο διευκρινιζόταν ότι η καθυστέρηση οφειλόταν σε αλλαγή του λογισμικού προϋπολογισμού στον FRA, η οποία εφαρμοζόταν κατά τη διάρκεια του Ιουλίου 2007 και της οποίας η πλήρης λειτουργία διαρκούσε περισσότερο από ό,τι είχε αρχικά προβλεφθεί. Ο υπάλληλος επανέλαβε ότι λυπάται για την καθυστέρηση και ανέφερε στον καταγγέλλοντα ότι ελπίζει ότι θα του επιστραφούν τα έξοδα «εντός των επόμενων δύο εβδομάδων το αργότερο».

Στις 9 Αυγούστου 2007, ο καταγγέλλων απάντησε, αναφέροντας ότι δεν είχε ακόμη λάβει την επιστροφή. Ρώτησε αν μπορούσε να κάνει κάτι για να επιταχύνει τη διαδικασία. Την ίδια ημέρα έλαβε απάντηση, η οποία περιείχε την ίδια εξήγηση σχετικά με τις καθυστερήσεις που σημειώθηκαν κατά την ενσωμάτωση του νέου λογισμικού. Η ενδιαφερόμενη υπάλληλος πρόσθεσε ότι είχε ενημερωθεί από τον διατάκτη και ότι η υπόθεση βρισκόταν «στη διαδικασία πληρωμής». Σημείωσε επίσης ότι είχε ζητήσει να αντιμετωπιστεί επειγόντως το ζήτημα και ότι είχε λάβει διαβεβαιώσεις ότι η πληρωμή θα διεκπεραιωνόταν την ίδια ημέρα.

Ωστόσο, την επόμενη ημέρα, δηλαδή στις 10 Αυγούστου 2007, απέστειλε εκ νέου μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καταγγέλλοντα, ενημερώνοντάς τον ότι η πληρωμή του δεν μπορούσε να εκτελεστεί πριν από την εβδομάδα 20-24 Αυγούστου 2007, «λόγω τεχνικών προβλημάτων». Στις 24 Αυγούστου 2007, ο καταγγέλλων απάντησε, επισημαίνοντας ότι δεν είχε λάβει καμία επιστροφή εξόδων και ότι είχε εξετάσει τον ιστότοπο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή και πληροφορήθηκε ότι ο μέγιστος χρόνος πληρωμής θα έπρεπε να είναι 60 ημέρες.

Στις 28 Αυγούστου 2007, η καταγγελία υπέβαλε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, ισχυριζόμενη ότι ο FRA δεν του είχε επιστρέψει τα έξοδα ταξιδίου του εντός εύλογης προθεσμίας και ότι δεν είχε παράσχει συνεκτικές και ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία επιστροφής.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι ο FRA θα πρέπει να εφαρμόσει εύλογους χρόνους διεκπεραίωσης για την επιστροφή των εξόδων.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη του FRA συνοψίζεται ως εξής:

Ο FRA εξήγησε ότι η καθυστέρηση στην επεξεργασία της εν λόγω πληρωμής προκλήθηκε από την εγκατάσταση ενός νέου λογισμικού προϋπολογισμού (ABAC), το οποίο εγκαταστάθηκε κατά τους μήνες Ιούλιο και Αύγουστο του 2007. Ο FRA εξήγησε περαιτέρω ότι το αίτημα του καταγγέλλοντος διεκπεραιώθηκε αμέσως μετά την εκ νέου λειτουργία του συστήματος, η οποία δυστυχώς διήρκεσε περισσότερο από ό,τι είχε αρχικά προβλεφθεί. Ο FRA έλαβε όλα τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να ενημερώνει τον καταγγέλλοντα σχετικά με τις δυσκολίες που ανέκυψαν κατά την εγκατάσταση του λογισμικού ABAC, το οποίο τελούσε υπό τον γενικό έλεγχο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Δυστυχώς, όπως συνέβαινε συχνά με το λογισμικό πληροφορικής, εμφανίστηκαν ορισμένα προβλήματα. Ως εκ τούτου, η καθυστέρηση, αν και σίγουρα ατυχής, ήταν αναπόφευκτη και πέρα από τον έλεγχο του FRA. Ωστόσο, η πληρωμή στον καταγγέλλοντα είχε ήδη πραγματοποιηθεί στις 30 Αυγούστου 2007.

Ο FRA ζήτησε περαιτέρω συγγνώμη για την «αναπόφευκτη καθυστέρηση, που προκλήθηκε από τις τεχνικές προσαρμογές, οι οποίες συνέβησαν στην προκειμένη περίπτωση».

Ο FRA διαβεβαίωσε τον καταγγέλλοντα ότι ακολουθεί κατάλληλη διαδικασία για την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

Δεν ελήφθησαν παρατηρήσεις από τον καταγγέλλοντα.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1.1 Ο καταγγέλλων πραγματοποίησε συνέντευξη με τον Οργανισμό Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης («FRA») στη Βιέννη στις 23 Μαΐου 2007. Δεδομένου ότι δεν του είχαν επιστραφεί τα έξοδα ταξιδίου του, επικοινώνησε με τον FRA στις 20 Ιουλίου 2007, προκειμένου να ζητήσει πληροφορίες σχετικά με την καθυστερημένη πληρωμή. Ο καταγγέλλων ενημερώθηκε ότι η καθυστέρηση οφειλόταν στην αλλαγή του λογισμικού του προϋπολογισμού. Στη συνέχεια, ενημερώθηκε ότι η πληρωμή επρόκειτο να διεκπεραιωθεί και, στη συνέχεια, ότι η περαιτέρω καθυστέρηση οφειλόταν σε τεχνικά προβλήματα.

Στην καταγγελία του προς τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι ο FRA δεν του επέστρεψε τα έξοδα ταξιδίου του εντός εύλογου χρονικού διαστήματος και δεν παρείχε συνεκτικές και ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία επιστροφής των εξόδων. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι ο FRA θα πρέπει να εφαρμόσει εύλογους χρόνους διεκπεραίωσης για την επιστροφή των εξόδων.

1.2 Στη γνώμη του, ο FRA ζήτησε συγγνώμη για την καθυστέρηση και υποστήριξε ότι, στις 30 Αυγούστου 2007, είχε επιστρέψει στον καταγγέλλοντα το εν λόγω ποσό. Ο FRA εξήγησε ότι η εγκατάσταση του νέου λογισμικού προϋπολογισμού είχε διαρκέσει περισσότερο από ό,τι είχε αρχικά προβλεφθεί και ότι είχαν προκύψει ορισμένα τεχνικά προβλήματα που σχετίζονται με αυτό, γεγονός που καθυστέρησε την πληρωμή στον καταγγέλλοντα. Ωστόσο, ο FRA τόνισε ότι είχε λάβει όλα τα αναγκαία μέτρα για να ενημερώνει τον καταγγέλλοντα σχετικά με τις δυσκολίες που αντιμετώπιζε και είχε πραγματοποιήσει την πληρωμή μόλις το σύστημα άρχισε εκ νέου να λειτουργεί.

Ο FRA διαβεβαίωσε τον καταγγέλλοντα ότι τηρεί κατάλληλη διαδικασία για την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

1.3 Ο Διαμεσολαβητής απέστειλε τη γνώμη του FRA στον καταγγέλλοντα και δεν έλαβε σχόλια από αυτόν σε σχέση με αυτήν.

1.4 Στις 24 Απριλίου 2008, οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή τηλεφώνησαν στον καταγγέλλοντα. Ο καταγγέλλων επιβεβαίωσε ότι ήταν ικανοποιημένος με τον τρόπο με τον οποίο ο FRA είχε επιλύσει το ζήτημα.

1.5. Με βάση τα ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ο FRA φαίνεται να έχει λάβει κατάλληλα μέτρα για τη διευθέτηση του ζητήματος και, ως εκ τούτου, έχει ικανοποιήσει τον καταγγέλλοντα.

Από τις έρευνες που διεξήγαγε ο Διαμεσολαβητής προκύπτει ότι ο FRA έλαβε μέτρα για τη διευθέτηση του ζητήματος και, ως εκ τούτου, ικανοποίησε τον καταγγέλλοντα. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Ο ασκών καθήκοντα διευθυντή του FRA θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.

Με εκτίμηση,

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ