Θέλετε να υποβάλετε αναφορά κατά ενός θεσμικού οργάνου ή οργανισμού της ΕΕ;
- EL Ελληνικά
Οι αυτόματες μεταφράσεις μπορεί να περιέχουν σφάλματα που δυνητικά μειώνουν τη σαφήνεια και την ακρίβεια· ο Διαμεσολαβητής δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν αποκλίσεις. Για πιο αξιόπιστες πληροφορίες και μεγαλύτερη νομική ασφάλεια, ανατρέξτε στην πρωτότυπη έκδοση που αγγλικά περιέχεται στον ανωτέρω σύνδεσμο.
Για περισσότερες πληροφορίες συμβουλευτείτε τη γλωσσική και μεταφραστική πολιτική μας.
Απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σχετικά με την καταγγελία 3277/2004/PB κατά του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης
Απόφαση
Υπόθεση 3277/2004/(WP)PB - Εκκίνηση έρευνας στις Δευτέρα | 13 Δεκεμβρίου 2004 - Απόφαση στις Παρασκευή | 08 Δεκεμβρίου 2006
Στρασβούργο, 8 Δεκεμβρίου 2006
Αξιότιμη κυρία Κ.,
Στις 26 Οκτωβρίου 2004, υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή σχετικά με εικαζόμενη παράλειψη του Δικαστηρίου να σας παράσχει πληροφορίες και απαντήσεις.
Στις 13 Δεκεμβρίου 2004, διαβίβασα την ένσταση στον Πρόεδρο του Δικαστηρίου. Το Συνέδριο απέστειλε τη γνωμοδότησή του στις 28 Φεβρουαρίου 2005 και σας τη διαβίβασα με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις, εφόσον το επιθυμείτε. Δεν ελήφθησαν παρατηρήσεις από εσάς.
Στις 23 Σεπτεμβρίου 2005, αποφάσισα να διεξάγω περαιτέρω έρευνες για την υπόθεσή σας. Σας ενημέρωσα για τις περαιτέρω έρευνές μου την ίδια ημερομηνία.
Την 1η Δεκεμβρίου 2005, το Δικαστήριο μου απέστειλε την απάντησή του στις περαιτέρω έρευνές μου και σας την διαβίβασα με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις. Δεν ελήφθησαν παρατηρήσεις από εσάς.
Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.
Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ
Ο καταγγέλλων, Γερμανός υπήκοος, περιέγραψε συνοπτικά τα ακόλουθα γεγονότα:
Στις 26 Σεπτεμβρίου 2003, ο καταγγέλλων απηύθυνε επιστολή στο "Δικαστήριο των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, Πρόεδρο του Δικαστηρίου, κ. Gil Carlos Rodríguez Iglesias". Στην επιστολή της, περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο υπήρξε θύμα βίας σε νεαρή ηλικία και τον τρόπο με τον οποίο αντιμετώπιζε και αντιμετώπιζε αρνητικές σωματικές, ψυχικές, πρακτικές και οικονομικές συνέπειες ως αποτέλεσμα αυτών. Δήλωσε ότι, όταν ένιωθε αρκετά ισχυρή για να συνεχίσει την υπόθεσή της ως θύμα βίας, δεν μπορούσε να κάνει χρήση των δυνατοτήτων προσφυγής που της ήταν γνωστές λόγω των εθνικών προθεσμιών για τη δίωξη τέτοιων υποθέσεων. Ζήτησε από τον Πρόεδρο του Δικαστηρίου πληροφορίες σχετικά με τις άλλες δυνατότητες που είχε να συνεχίσει την υπόθεσή της ως θύμα βίας.
Στην καταγγελία της προς τον Διαμεσολαβητή, η καταγγέλλουσα δήλωσε ότι, επειδή δεν έλαβε απάντηση στην επιστολή της, τηλεφώνησε στο Δικαστήριο και ενημερώθηκε ότι η επιστολή της είχε «πιθανώς προσγειωθεί στον κάδο λόγω ασημαντότητας».
Η καταγγελία περιείχε αντίγραφο ταχυδρομικής απόδειξης, η οποία περιείχε την ημερομηνία παράδοσης της επιστολής στο Δικαστήριο (2 Οκτωβρίου 2003).
Η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε ότι το Δικαστήριο δεν χειρίστηκε ορθά την επιστολή της της 26ης Σεπτεμβρίου 2003.
Η καταγγέλλουσα δήλωσε ότι θα επιθυμούσε πληροφορίες σχετικά με την αποζημίωση των θυμάτων βίας.
Η ΕΡΩΤΗΣΗ
Η γνώμη του ΣυνεδρίουΣυνοπτικά, το Δικαστήριο διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις επί της καταγγελίας:
Το Δικαστήριο είχε αναζητήσει την επιστολή στην οποία αναφέρθηκε ο καταγγέλλων, αλλά δεν την είχε βρει. Σημείωσε επίσης ότι η θητεία του Προέδρου του Δικαστηρίου, το όνομα του οποίου αναγραφόταν στην ταχυδρομική απόδειξη, έληξε στις 6 Οκτωβρίου 2003.
Όσον αφορά το περιεχόμενο του αιτήματος παροχής πληροφοριών του καταγγέλλοντος, πρέπει να σημειωθεί ότι τα καθήκοντα του Ελεγκτικού Συνεδρίου καθορίζονται από τις Συνθήκες και δεν είναι σε θέση να διεξάγει νομική έρευνα κατόπιν αιτήματος ιδιώτη ή να παρέχει νομικές συμβουλές σε ιδιώτες. Επομένως, η απάντηση που θα είχε δοθεί στην καταγγέλλουσα θα ήταν αναμφίβολα να υπενθυμίσει τον ρόλο που διαδραμάτισε το Δικαστήριο και να προτείνει να ζητήσει τη συνδρομή δικηγόρου ή εθνικής αρχής αρμόδιας για την παροχή νομικών συμβουλών.
Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντοςΟ Διαμεσολαβητής δεν έλαβε παρατηρήσεις από τον καταγγέλλοντα.
Περαιτέρω έρευνεςΜετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης του Συνεδρίου, κρίθηκε αναγκαία η διεξαγωγή περαιτέρω ερευνών. Ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από το Δικαστήριο i) να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται συνήθως επιστολές όπως αυτή που του απέστειλε ο καταγγέλλων, συμπεριλαμβανομένων διευκρινίσεων σχετικά με το αν καταχωρίζει τέτοιες επιστολές σε μητρώο εισερχόμενων εγγράφων, και ii) να διευκρινίσει τι συνέβη με την επιστολή που απέστειλε ο καταγγέλλων στην παρούσα υπόθεση.
Απάντηση του Συνεδρίου στις περαιτέρω έρευνες του ΔιαμεσολαβητήΜε το υπόμνημά του απαντήσεως, το Γενικό Δικαστήριο διατύπωσε, συνοπτικώς, την ακόλουθη παρατήρηση:
Όσον αφορά τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος ότι η επιστολή «είχε πιθανώς εκφορτωθεί στον κάδο λόγω ασημαντότητας», θα πρέπει να τονιστεί με έμφαση ότι αυτή δεν είναι η πολιτική του Δικαστηρίου και ότι αυτός δεν είναι ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζεται η εισερχόμενη αλληλογραφία, ανεξάρτητα από το περιεχόμενό της. Οι επιστολές που δεν συνδέονται άμεσα με τα καθήκοντα του Δικαστηρίου, όπως ορίζονται στις Συνθήκες, κατατίθενται σε χωριστό φάκελο και το Δικαστήριο απαντά σε όλες τις επιστολές, εκτός από εκείνες που είναι καταχρηστικές λόγω του υπερβολικού αριθμού τους ή λόγω του επαναλαμβανόμενου ή άσκοπου χαρακτήρα τους. Προκειμένου να μεγιστοποιηθεί η ποιότητα και η ταχύτητα της απάντησης του Συνεδρίου, οι επιστολές αποστέλλονται απευθείας στην υπηρεσία στην οποία απευθύνονται χωρίς να καταχωρίζονται προηγουμένως σε κεντρικό μητρώο. Κάθε υπηρεσία είναι υπεύθυνη για την ορθή διαχείριση των εισερχόμενων επιστολών και για την απάντηση σε αυτές ή την αποστολή τους στην υπηρεσία που είναι η πλέον αρμόδια για να δώσει μια ουσιαστική απάντηση στον αποστολέα. Όποτε υπάρχει ισχυρισμός που ο αποστολέας επιθυμεί να προβάλει και ο οποίος, κατά τη γνώμη του Δικαστηρίου, πρέπει να απευθύνεται σε άλλο εθνικό, κοινοτικό ή διεθνές θεσμικό όργανο, όπως συμβαίνει με την επιστολή του καταγγέλλοντος, το Δικαστήριο εξηγεί τα καθήκοντά του, παραπέμπει το πρόσωπο στον ιστότοπο του Δικαστηρίου και περιλαμβάνει επίσης φυλλάδιο που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα καθήκοντα του Δικαστηρίου. Εάν το Συνέδριο πιστεύει ότι υπάρχει ένα πολύ συγκεκριμένο θεσμικό όργανο στο οποίο θα πρέπει να απευθυνθεί ο αποστολέας, ο αποστολέας παραπέμπεται στο συγκεκριμένο θεσμικό όργανο.
Όσον αφορά το δεύτερο σημείο της επιστολής περαιτέρω έρευνας του Διαμεσολαβητή, όπως εξηγείται στην πρώτη γνώμη, ήταν αδύνατο να βρεθεί οποιοδήποτε ίχνος της επιστολής του καταγγέλλοντος. Αυτό μπορεί να οφείλεται στη ατυχή σύμπτωση ότι η θητεία του τότε Προέδρου του Δικαστηρίου (του κ. Gil Carlos Rodríguez Iglesias), στον οποίο απευθύνθηκε ειδικά η επιστολή, έληξε περίπου την ίδια ημερομηνία που θα είχε φθάσει η επιστολή του καταγγέλλοντος (6 Οκτωβρίου 2003). Μολονότι το Δικαστήριο διασφαλίζει τη συνέχεια, φαίνεται πιθανό ότι λόγω αυτής της ασυνήθιστης αλληλουχίας γεγονότων δεν επήλθε η συνήθης ανταπόκριση του Δικαστηρίου στις επιστολές. Το Δικαστήριο εκφράζει τη λύπη του για το γεγονός αυτό.
Η ΑΠΟΦΑΣΗ
1 Ισχυρισμός περί μη ορθής διεκπεραίωσης της επιστολής1.1 Ο καταγγέλλων, Γερμανός υπήκοος, περιέγραψε συνοπτικά τα ακόλουθα γεγονότα: Στις 26 Σεπτεμβρίου 2003, ο καταγγέλλων απηύθυνε επιστολή στο "Δικαστήριο των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, Πρόεδρο του Δικαστηρίου, κ. Gil Carlos Rodríguez Iglesias". Στην επιστολή της, περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο υπήρξε θύμα βίας σε νεαρή ηλικία και τον τρόπο με τον οποίο αντιμετώπιζε και αντιμετώπιζε αρνητικές σωματικές, ψυχικές, πρακτικές και οικονομικές συνέπειες ως αποτέλεσμα αυτών. Δήλωσε ότι, όταν ένιωθε αρκετά ισχυρή για να συνεχίσει την υπόθεσή της ως θύμα βίας, δεν μπορούσε να κάνει χρήση των δυνατοτήτων προσφυγής που της ήταν γνωστές λόγω των εθνικών προθεσμιών για τη δίωξη τέτοιων υποθέσεων. Είχε ζητήσει από τον Πρόεδρο του Δικαστηρίου πληροφορίες σχετικά με τις άλλες δυνατότητες που είχε για να συνεχίσει την υπόθεσή της ως θύμα βίας. Στην καταγγελία της προς τον Διαμεσολαβητή, η καταγγέλλουσα δήλωσε ότι, επειδή δεν έλαβε απάντηση στην επιστολή της, τηλεφώνησε στο Δικαστήριο και ενημερώθηκε ότι η επιστολή της είχε «πιθανώς προσγειωθεί στον κάδο λόγω ασημαντότητας». Η καταγγελία περιείχε αντίγραφο ταχυδρομικής απόδειξης, η οποία περιείχε την ημερομηνία παράδοσης της επιστολής στο Δικαστήριο (2 Οκτωβρίου 2003). Η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε ότι το Δικαστήριο δεν χειρίστηκε ορθά την επιστολή της της 26ης Σεπτεμβρίου 2003.
1.2 Στη γνώμη του, το Συνέδριο διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις: Είχε αναζητήσει την επιστολή στην οποία παρέπεμψε ο καταγγέλλων, αλλά δεν την είχε βρει. Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι η θητεία του Προέδρου του Δικαστηρίου, το όνομα του οποίου αναγραφόταν στην ταχυδρομική απόδειξη, έληξε στις 6 Οκτωβρίου 2003. Όσον αφορά το περιεχόμενο του αιτήματος παροχής πληροφοριών του καταγγέλλοντος, πρέπει να σημειωθεί ότι τα καθήκοντα του Δικαστηρίου καθορίζονται από τις Συνθήκες και δεν είναι σε θέση να διεξάγει νομική έρευνα κατόπιν αιτήματος ενός ατόμου ή να παρέχει νομικές συμβουλές σε άτομα. Επομένως, η απάντηση που θα είχε δοθεί στην καταγγέλλουσα θα ήταν αναμφίβολα να υπενθυμίσει τον ρόλο που διαδραμάτισε το Δικαστήριο και να προτείνει να ζητήσει τη συνδρομή δικηγόρου ή εθνικής αρχής αρμόδιας για την παροχή νομικών συμβουλών.
1.3 Η γνώμη του Συνεδρίου διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, από τον οποίο ο Διαμεσολαβητής δεν έλαβε παρατηρήσεις.
1.4 Σε επιστολή περαιτέρω έρευνας, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από το Δικαστήριο i) να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται συνήθως επιστολές όπως αυτή που του απέστειλε ο καταγγέλλων, συμπεριλαμβανομένων διευκρινίσεων σχετικά με το αν καταχωρίζει τέτοιες επιστολές σε μητρώο εισερχόμενων εγγράφων, και ii) να διευκρινίσει τι συνέβη με την επιστολή που απέστειλε ο καταγγέλλων στην παρούσα υπόθεση.
1.5 Με το υπόμνημά του απαντήσεως, το Πρωτοδικείο διατύπωσε συνοπτικά τις ακόλουθες παρατηρήσεις: Όσον αφορά τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος ότι η επιστολή «είχε πιθανώς εκφορτωθεί στον κάδο λόγω ασημαντότητας», θα πρέπει να τονιστεί με έμφαση ότι αυτή δεν είναι η πολιτική του Δικαστηρίου και ότι αυτός δεν είναι ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζεται η εισερχόμενη αλληλογραφία, ανεξάρτητα από το περιεχόμενό της. Οι επιστολές που δεν συνδέονται άμεσα με τα καθήκοντα του Δικαστηρίου, όπως ορίζονται στις Συνθήκες, κατατίθενται σε χωριστό φάκελο και το Δικαστήριο απαντά σε όλες τις επιστολές, εκτός από εκείνες που είναι καταχρηστικές λόγω του υπερβολικού αριθμού τους ή λόγω του επαναλαμβανόμενου ή άσκοπου χαρακτήρα τους. Προκειμένου να μεγιστοποιηθεί η ποιότητα και η ταχύτητα της απάντησης του Συνεδρίου, οι επιστολές αποστέλλονται απευθείας στην υπηρεσία στην οποία απευθύνονται χωρίς να καταχωρίζονται προηγουμένως σε κεντρικό μητρώο. Κάθε υπηρεσία είναι υπεύθυνη για την ορθή διαχείριση των εισερχόμενων επιστολών και για την απάντηση σε αυτές ή την αποστολή τους στην υπηρεσία που είναι η πλέον αρμόδια για να δώσει μια ουσιαστική απάντηση στον αποστολέα. Όποτε υπάρχει ισχυρισμός που ο αποστολέας επιθυμεί να προβάλει και ο οποίος, κατά τη γνώμη του Δικαστηρίου, πρέπει να απευθύνεται σε άλλο εθνικό, κοινοτικό ή διεθνές όργανο, όπως συμβαίνει με την επιστολή του καταγγέλλοντος, το Δικαστήριο εξηγεί τα καθήκοντά του, παραπέμπει το πρόσωπο στον ιστότοπο του Δικαστηρίου και περιλαμβάνει επίσης φυλλάδιο που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα καθήκοντα του Δικαστηρίου. Εάν το Συνέδριο πιστεύει ότι υπάρχει ένα πολύ συγκεκριμένο θεσμικό όργανο στο οποίο θα πρέπει να απευθυνθεί ο αποστολέας, ο αποστολέας παραπέμπεται στο συγκεκριμένο θεσμικό όργανο. Όσον αφορά το δεύτερο σημείο της επιστολής περαιτέρω έρευνας του Διαμεσολαβητή, όπως εξηγείται στην πρώτη γνώμη του, ήταν αδύνατο να βρεθεί οποιοδήποτε ίχνος της επιστολής του καταγγέλλοντος. Αυτό μπορεί να οφείλεται στη ατυχή σύμπτωση ότι η θητεία του τότε Προέδρου του Δικαστηρίου (του κ. Gil Carlos Rodríguez Iglesias), στον οποίο απευθύνθηκε ειδικά η επιστολή, έληξε περίπου την ίδια ημερομηνία που θα είχε φθάσει η επιστολή του καταγγέλλοντος (6 Οκτωβρίου 2003). Μολονότι το Δικαστήριο διασφαλίζει τη συνέχεια, φαίνεται πιθανό ότι λόγω αυτής της ασυνήθιστης αλληλουχίας γεγονότων δεν επήλθε η συνήθης ανταπόκριση του Δικαστηρίου στις επιστολές. Το Δικαστήριο εκφράζει τη λύπη του για το γεγονός αυτό.
1.6 Η απάντηση του Συνεδρίου διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, από τον οποίο ο Διαμεσολαβητής δεν έλαβε παρατηρήσεις.
1.7 Η απάντηση στις επιστολές που αποστέλλονται στη διοίκηση αποτελεί κανόνα χρηστής διοικήσεως, εκτός αν οι επιστολές αυτές είναι καταχρηστικές λόγω του υπερβολικού αριθμού τους ή λόγω του επαναλαμβανόμενου ή άσκοπου χαρακτήρα τους (1). Υπό το πρίσμα της περιγραφής του Δικαστηρίου σχετικά με τον συνήθη χειρισμό της εισερχόμενης αλληλογραφίας, φαίνεται ότι το Δικαστήριο αναγνωρίζει πλήρως αυτό το καθήκον και ότι έχει δημιουργήσει ένα σύστημα για τον χειρισμό της εισερχόμενης αλληλογραφίας που δεν σχετίζεται με τα ειδικά καθήκοντά του ως δικαστηρίου.
1.8 Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι το Συνέδριο δεν εντόπισε κανένα ίχνος της επιστολής του καταγγέλλοντος και εξήγησε ότι αυτό μπορεί να οφείλεται στη ατυχή σύμπτωση ότι η θητεία του τότε Προέδρου του Δικαστηρίου (κ. Gil Carlos Rodríguez Iglesias), στον οποίο απευθύνθηκε ειδικά η επιστολή, έληξε περίπου την ίδια ημερομηνία που θα είχε φθάσει η επιστολή του καταγγέλλοντος (6 Οκτωβρίου 2003). Διευκρίνισε ότι, μολονότι το Δικαστήριο διασφαλίζει τη συνέχεια, φαίνεται πιθανό ότι, λόγω αυτής της ασυνήθιστης αλληλουχίας γεγονότων, δεν επήλθε η συνήθης ανταπόκριση του Δικαστηρίου στις επιστολές.
1.9 Ο Διαμεσολαβητής αντιλαμβάνεται την προηγούμενη δήλωση του Δικαστηρίου ως υπονοούσα ότι η αλληλογραφία του καταγγέλλοντος θα μπορούσε να είχε διαβιβαστεί απευθείας στον τότε Πρόεδρο του Δικαστηρίου (κ. Gil Carlos Rodríguez Iglesias), στον οποίο απευθυνόταν.
1.10 Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής καταλήγει στο συμπέρασμα ότι οι περιστάσεις της υπόθεσης (οι οποίες, όπως σημείωσε το Δικαστήριο, φαίνονται ασυνήθιστες) δεν αποκάλυψαν κρούσμα κακοδιοίκησης εκ μέρους του Δικαστηρίου όσον αφορά τον χειρισμό της επιστολής του καταγγέλλοντος.
2 Αίτημα παροχής πληροφοριών2.1 Η καταγγέλλουσα δήλωσε ότι θα επιθυμούσε πληροφορίες σχετικά με την αποζημίωση των θυμάτων βίας.
2.2 Στη γνώμη του σχετικά με την καταγγελία, το Δικαστήριο σημείωσε ότι η απάντηση που θα είχε δοθεί στην καταγγέλλουσα θα ήταν, χωρίς αμφιβολία, να υπενθυμίσει τον ρόλο που διαδραμάτισε το Δικαστήριο και να προτείνει να ζητήσει τη συνδρομή δικηγόρου ή εθνικής αρχής εξουσιοδοτημένης να παρέχει νομικές συμβουλές.
2.3 Λαμβάνοντας υπόψη το περιεχόμενο του αιτήματος της καταγγέλλουσας (όσον αφορά συμβουλές σχετικά με πιθανά μέσα επανόρθωσης για τη ζημία που δήλωσε ότι υπέστη ως θύμα βίας σε νεαρή ηλικία) και τη φύση της αποστολής του Δικαστηρίου, όπως ορίζεται στις Συνθήκες, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι οι πληροφορίες που παρείχε το Δικαστήριο στην καταγγέλλουσα στην πρώτη της γνώμη ήταν επαρκείς. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογείται περαιτέρω εξέταση αυτού του μέρους της υπόθεσης.
3 ΣυμπέρασμαΜε βάση τις έρευνες σχετικά με την παρούσα καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η υπόθεση δεν αποκάλυψε κρούσμα κακοδιοίκησης σε σχέση με τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος και ότι δεν δικαιολογείται περαιτέρω εξέταση του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος.
Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.
Ο Πρόεδρος του Δικαστηρίου θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.
Με εκτίμηση,
Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ
(1) Βλ. τον ευρωπαϊκό κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς, ο οποίος είναι διαθέσιμος στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm):
«Άρθρο 13:
Απάντηση σε επιστολές στη γλώσσα του πολίτη
Ο υπάλληλος μεριμνά ώστε κάθε πολίτης της Ένωσης ή κάθε μέλος του κοινού που απευθύνεται γραπτώς στο όργανο σε μία από τις γλώσσες της Συνθήκης να λαμβάνει απάντηση στην ίδια γλώσσα. Το ίδιο ισχύει, στο μέτρο του δυνατού, για νομικά πρόσωπα όπως ενώσεις (ΜΚΟ) και εταιρείες.
Άρθρο 14
Βεβαίωση παραλαβής και μνεία του αρμόδιου υπαλλήλου
1. Κάθε επιστολή ή καταγγελία προς το θεσμικό όργανο λαμβάνει απόδειξη παραλαβής εντός προθεσμίας δύο εβδομάδων, εκτός εάν μπορεί να αποσταλεί απάντηση επί της ουσίας εντός της εν λόγω προθεσμίας.
2. Η απάντηση ή η απόδειξη παραλαβής αναφέρει το ονοματεπώνυμο και τον αριθμό τηλεφώνου του υπαλλήλου που έχει επιληφθεί του θέματος, καθώς και την υπηρεσία στην οποία ανήκει.
3. Δεν απαιτείται απόδειξη παραλαβής ούτε απάντηση στις περιπτώσεις που επιστολές ή καταγγελίες είναι καταχρηστικές λόγω του υπερβολικού αριθμού τους ή λόγω του επαναλαμβανόμενου ή άσκοπου χαρακτήρα τους.»