Ιστορικό της καταγγελίας

1. Τον Αύγουστο του 2020 ο καταγγέλλων άσκησε ανακοπή [1] κατά αίτησης σήματος ενώπιον του Γραφείου Διανοητικής Ιδιοκτησίας της ΕΕ (EUIPO). Κατά την έναρξη της διαδικασίας ανακοπής και σε προηγούμενες καταθέσεις, το EUIPO επικοινωνούσε ταχυδρομικώς με τον καταγγέλλοντα, τον οποίο ο καταγγέλλων είχε ορίσει ως το προτιμώμενο μέσο επικοινωνίας του.

2. Τον Μάρτιο του 2021 το EUIPO άρχισε να επικοινωνεί αποκλειστικά μέσω της διαδικτυακής πύλης που διαθέτει για την εξέταση αιτήσεων εμπορικών σημάτων και διαδικασιών ανακοπής (στο εξής: περιοχή χρηστών). Έστειλε στον καταγγέλλοντα μήνυμα μέσω της User Area του, ζητώντας του να προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία στο πλαίσιο της διαδικασίας ανακοπής. Ο καταγγέλλων δεν γνώριζε ότι είχε λάβει ως μήνυμα, εν μέρει, διότι δεν έλαβε ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με το μήνυμα στην περιοχή χρήστη.

3. Τον Σεπτέμβριο του 2021 ο καταγγέλλων έλαβε ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την οποία τον ενημέρωνε ότι είχε λάβει νέο μήνυμα στην περιοχή χρήστη του. Το μήνυμα του γνωστοποίησε ότι, δεδομένου ότι δεν είχε προσκομίσει τα ζητηθέντα αποδεικτικά στοιχεία, το EUIPO είχε απορρίψει τη διαδικασία ανακοπής.

4. Ο καταγγέλλων απέστειλε επιστολή στο EUIPO εξηγώντας ότι δεν είχε λάβει την αίτηση παροχής αποδεικτικών στοιχείων. Εξήγησε ότι όλες οι προηγούμενες επικοινωνίες του με το EUIPO είχαν πραγματοποιηθεί μέσω ταχυδρομείου. Μολονότι είχε δημιουργήσει λογαριασμό χρήστη στο EUIPO στη διαδικτυακή πύλη του, δεν ανέμενε να λαμβάνει σημαντικές ανακοινώσεις μέσω του εν λόγω λογαριασμού. Επισήμανε επίσης ότι, ενώ είχε λάβει ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την απόρριψη της διαδικασίας ανακοπής του, δεν έλαβε κανένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν το EUIPO ζήτησε αποδεικτικά στοιχεία. Ζήτησε από το EUIPO να κινήσει εκ νέου τη διαδικασία ανακοπής και να του δώσει νέα προθεσμία για την προσκόμιση αποδεικτικών στοιχείων.

5. Το EUIPO απάντησε ότι είχε επιχειρήσει αρχικά να επικοινωνήσει με τον καταγγέλλοντα μέσω ταχυδρομείου τον Φεβρουάριο του 2021, αλλά η επιστολή δεν μπόρεσε να παραδοθεί. Στη συνέχεια, απέστειλε το μήνυμα στην περιοχή χρήστη του, τον Μάρτιο του 2021, μετά την απόφαση μετάβασης στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες. Το EUIPO έκρινε ότι η κοινοποίηση αυτή ήταν έγκυρη και, ως εκ τούτου, αρνήθηκε να κινήσει εκ νέου τη διαδικασία ανακοπής. Τέλος, επισήμανε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε ενεργοποιήσει ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην περιοχή χρήστη του και εξήγησε πώς θα μπορούσε να το πράξει.

6. Δυσαρεστημένος από την απάντηση του EUIPO, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή τον Δεκέμβριο του 2021.

Η έρευνα

7. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το EUIPO ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα στο πλαίσιο διαδικασίας ανακοπής και, ειδικότερα, τον τρόπο με τον οποίο παρείχε πληροφορίες σχετικά με την απόφασή του να αλλάξει την επικοινωνιακή πολιτική του.

8. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από το EUIPO γραπτή απάντηση επί της καταγγελίας. Ο καταγγέλλων υπέβαλε παρατηρήσεις σχετικά με την απάντηση.

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

9. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι το EUIPO θα έπρεπε να του είχε κοινοποιήσει ταχυδρομικώς την απόφασή του να μεταβεί στην επικοινωνία αποκλειστικά μέσω της διαδικτυακής User Area, δεδομένου ότι είχε ορίσει την επικοινωνία μέσω ταχυδρομείου ως το προτιμώμενο μέσο επικοινωνίας του. Δεδομένου ότι ο καταγγέλλων δεν γνώριζε ότι το EUIPO είχε μεταβεί σε σύστημα ηλεκτρονικών κοινοποιήσεων μέσω της User Area, δεν έλαβε υπόψη το αίτημα παροχής αποδεικτικών στοιχείων και η διαδικασία απορρίφθηκε.

10. Το EUIPO απάντησε ότι η αλλαγή της πολιτικής επικοινωνίας του βασίστηκε σε απόφαση του εκτελεστικού διευθυντή του EUIPO [2], η οποία εκδόθηκε τον Νοέμβριο του 2020 και τέθηκε σε ισχύ τον Μάρτιο του 2021.

11. Το άρθρο 4 της απόφασης ορίζει ότι «[η] User Area είναι η μόνη πλατφόρμα μέσω της οποίας το Γραφείο εκδίδει κοινοποιήσεις με ηλεκτρονικά μέσα, και οι κάτοχοι λογαριασμών δεν μπορούν να εξαιρεθούν από αυτό το μέσο λήψης ηλεκτρονικών επικοινωνιών από το Γραφείο για όσο διάστημα ο λογαριασμός User Area παραμένει ενεργός. Αυτό ισχύει εξίσου για τους νέους και τους υφιστάμενους κατόχους λογαριασμού χρήστη, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που ενδέχεται να έχουν προηγουμένως επιλέξει να εξαιρεθούν βάσει των προηγούμενων κανόνων.»

12. Το EUIPO εξήγησε ότι είχε πραγματοποιήσει επικοινωνιακή εκστρατεία για να ενημερώσει τους χρήστες σχετικά με τις αλλαγές αυτές. Η εκστρατεία περιλάμβανε τη δημοσίευση «banners» στην User Area, ειδησεογραφικά άρθρα στον ιστότοπο του EUIPO, ανακοινώσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αναφορές στα ενημερωτικά δελτία των ενώσεων χρηστών και των εθνικών γραφείων βιομηχανικής ιδιοκτησίας, μηνύματα που περιλαμβάνονταν σε όλες τις απαντήσεις που έστειλε το κέντρο πληροφοριών του για να απαντήσει σε γενικά ερωτήματα των χρηστών, καθώς και διαδικτυακά σεμινάρια.

13. Ομοίως, το EUIPO τηλεφώνησε σε χρήστες που είχαν εγγραφεί στην User Area, αλλά δεν είχαν παράσχει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απέστειλε επιστολές σε κατόχους λογαριασμού που είχαν παράσχει μόνο ταχυδρομική διεύθυνση και απέστειλε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατόχους λογαριασμού που είχαν παράσχει έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην οποία περιλαμβανόταν ο καταγγέλλων.

14. Το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φέρεται να εστάλη στον καταγγέλλοντα τον Φεβρουάριο του 2021 ήταν «Ηλεκτρονικές επικοινωνίες υποκαθιστούν την τηλεομοιοτυπία» και το κείμενό του περιλάμβανε τη δήλωση «Το ταχυδρομείο θα συνεχίσει να αποτελεί αποδεκτό μέσο επικοινωνίας με το Γραφείο». Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι δεν έλαβε ποτέ αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

15. Στον ιστότοπό του, το EUIPO παρουσιάζει τη διαδικτυακή του πύλη, μέσω της οποίας οι χρήστες δημιουργούν λογαριασμό και συμπληρώνουν ένα έντυπο αίτησης, ως την προεπιλεγμένη διαδικασία για την καταχώριση εμπορικού σήματος.[3] Ο Διαμεσολαβητής αντιλαμβάνεται ότι, στο παρελθόν, οι χρήστες είχαν τη δυνατότητα να επιλέξουν τα προτιμώμενα μέσα επικοινωνίας τους με το EUIPO, τα οποία θα μπορούσαν να είναι ηλεκτρονικά ή μη ηλεκτρονικά (όπως ταχυδρομικό ταχυδρομείο ή φαξ), ακόμη και αν διέθεταν λογαριασμό στην περιοχή χρήστη. Μετά την απόφαση για αλλαγή της πολιτικής επικοινωνίας, το EUIPO μεταφέρθηκε σε ένα σύστημα όπου επικοινωνεί με τους κατόχους λογαριασμών μόνο ηλεκτρονικά [4].

16. Η απόφαση αυτή υποχρέωσε ουσιαστικά τους χρήστες που είχαν δημιουργήσει λογαριασμό στο EUIPO να μεταβούν σε ηλεκτρονικές κοινοποιήσεις μέσω της δικής τους User Area, ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο είχαν λάβει επικοινωνίες στο παρελθόν και χωρίς τη δυνατότητα εξαίρεσης.

17. Οι κοινοποιήσεις που αποστέλλονται από το EUIPO μέσω της User Area μπορούν να αφορούν σημαντικά στάδια μιας αίτησης ή διαδικασίας ανακοπής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αποφάσεις σχετικά με αιτήσεις σημάτων της ΕΕ, πληροφορίες προς τους δικαιούχους προγενέστερων σημάτων της ΕΕ που ενδέχεται να επιθυμούν να αντιταχθούν στην καταχώριση νέου σήματος της ΕΕ, αποφάσεις σχετικά με διαδικασίες ανακοπής, αιτήσεις υποβολής παρατηρήσεων και κλήσεις προς τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα να εμφανιστούν ενώπιον του Οι κοινοποιήσεις αυτές επιτρέπουν στα άτομα να γνωρίζουν την πορεία των διαδικασιών τους στο EUIPO και να ενεργούν αναλόγως για την υπεράσπιση των εμπορικών τους σημάτων.

18. Δεδομένης της σημασίας των κοινοποιήσεων του EUIPO, η αλλαγή του τρόπου αποστολής των εν λόγω κοινοποιήσεων είχε σαφώς δυνητικά σημαντικές επιπτώσεις. Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής είναι της άποψης ότι το EUIPO θα έπρεπε να είχε κάνει περισσότερα για να ενημερώσει τους χρήστες του σχετικά με την απόφασή του να μεταβεί στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες. Οι γενικές επικοινωνιακές εκστρατείες, όπως οι ανακοινώσεις σε ιστότοπους και μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αποτελούν ασφαλώς χρήσιμες υπενθυμίσεις, αλλά δεν αποτελούν κατάλληλη μέθοδο για την επίσημη ενημέρωση των χρηστών σχετικά με τη νέα επικοινωνιακή πολιτική του EUIPO, καθώς ενδέχεται να περάσουν απαρατήρητες σε ορισμένους χρήστες, ιδίως εάν δεν χρησιμοποιούσαν προηγουμένως ηλεκτρονικές επικοινωνίες.

19. Επιπλέον, το κείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απέστειλε το EUIPO στους χρήστες σχετικά με το θέμα, αλλά το οποίο ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι δεν έλαβε, ήταν ασαφές. Δεδομένου ότι το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν «Οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες αντικαθιστούν την τηλεομοιοτυπία», χρήστες χωρίς τηλεομοιοτυπία, όπως ο καταγγέλλων, μπορεί να πίστευαν ότι το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν τους αφορούσε. Επιπλέον, η δήλωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι «το ταχυδρομικό ταχυδρομείο θα εξακολουθήσει να αποτελεί αποδεκτό μέσο επικοινωνίας με το Γραφείο» φαίνεται να έρχεται σε αντίθεση με την απόφαση, η οποία ανέφερε ότι όλες οι κοινοποιήσεις θα αποστέλλονται στο εξής μέσω της User Area [6].

20. Σε κάθε περίπτωση, ο Διαμεσολαβητής πιστεύει ότι, δεδομένου ότι το EUIPO είχε προηγουμένως δώσει στον καταγγέλλοντα τη δυνατότητα να ορίσει το ταχυδρομείο ως το προτιμώμενο μέσο επικοινωνίας του και χρησιμοποιούσε συστηματικά αυτόν τον δίαυλο στο παρελθόν, θα έπρεπε να είχε κοινοποιήσει στον καταγγέλλοντα μέσω ταχυδρομείου την απόφαση να αλλάξει την πολιτική επικοινωνίας του. Δεδομένου ότι ο καταγγέλλων είχε λάβει επικοινωνίες μέσω ταχυδρομείου στο παρελθόν, είχε «θεμιτή και εύλογη προσδοκία» ότι οποιαδήποτε αλλαγή σε μια τέτοια πολιτική θα του γνωστοποιηθεί με αυτό το μέσο [7].

21. Η κατάσταση που προέκυψε σήμαινε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε την ευκαιρία να εκφράσει δεόντως τις απόψεις του στο πλαίσιο της διαδικασίας ανακοπής, καθώς δεν είδε το αίτημα παροχής αποδεικτικών στοιχείων. Αυτό τελικά επηρέασε αρνητικά την ικανότητά του να προστατεύσει το εμπορικό σήμα του.

22. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτό ισοδυναμούσε με κακοδιοίκηση από το EUIPO. Ωστόσο, δεδομένου ότι η διαδικασία ανακοπής που υπέβαλε ο καταγγέλλων έχει πλέον περατωθεί, και δεδομένης της ανάγκης να διαφυλαχθεί η ασφάλεια δικαίου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν υπάρχει συγκεκριμένη σύσταση που θα μπορούσε να αντιμετωπίσει δεόντως το ζήτημα.

23. Για να αποφευχθεί η επανάληψη παρόμοιων ζητημάτων στο μέλλον, η Διαμεσολαβήτρια προτείνει στο EUIPO να ενημερώνει τους χρήστες σχετικά με μελλοντικές αλλαγές στην επικοινωνιακή πολιτική του με τα ίδια μέσα που χρησιμοποιούσε για την επικοινωνία μαζί τους στο παρελθόν. Επιπλέον, οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να είναι επαρκώς σαφείς ώστε οι χρήστες να κατανοούν τον τρόπο με τον οποίο η νέα πολιτική επικοινωνιών θα τους επηρεάσει στην πράξη και κατά πόσον θα παραμείνουν διαθέσιμοι άλλοι δίαυλοι επικοινωνίας.

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την υπόθεση με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Η παράλειψη του EUIPO να ενημερώσει δεόντως τον καταγγέλλοντα σχετικά με την απόφασή του να επικοινωνήσει ηλεκτρονικά συνιστά κακοδιοίκηση.

Ο καταγγέλλων και το EUIPO θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Πρόταση βελτίωσης

Το EUIPO θα πρέπει να ενημερώνει τους χρήστες σχετικά με αλλαγές στην πολιτική επικοινωνίας του με τα ίδια μέσα που χρησιμοποιούσε στο παρελθόν για την επικοινωνία με τους εν λόγω χρήστες. Οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να είναι επαρκώς ακριβείς ώστε οι χρήστες να μπορούν να κατανοήσουν τις πρακτικές επιπτώσεις της νέας πολιτικής.

Emily O'Reilly
Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια

Στρασβούργο, 27/02/2023

[1]. Η «ανακοπή» είναι μια διαδικασία που διεξάγεται ενώπιον του EUIPO και επιτρέπει στα φυσικά πρόσωπα να προστατεύουν το προγενέστερο εμπορικό σήμα τους ή άλλα δικαιώματά τους έναντι νέας αίτησης σήματος της ΕΕ. Βλ. https://euipo.europa.eu/ohimportal/en/opposition.

[2] Απόφαση EX-20-9 για τις επικοινωνίες με ηλεκτρονικά μέσα.

[3] https://euipo.europa.eu/ohimportal/en/web/guest/apply-now.

[4] Άρθρο 4 της απόφασης αριθ. EX-20-09.

[5] Βλ. κανονισμό (ΕΕ) 2017/1001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 14ης Ιουνίου 2017, για το σήμα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32017R1001.

[6] Άρθρο 4 της απόφασης αριθ. EX-20-09.

[7] Ευρωπαϊκός κώδικας ορθής διοικητικής συμπεριφοράς, άρθρο 10, https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510.