Ιστορικό της καταγγελίας

1. Ο καταγγέλλων, ο οποίος ζει στη Γερμανία, ζήτησε από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πρόσβαση σε έγγραφα σχετικά με την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και διαμονής των δημοσιογράφων που προσκλήθηκαν στην έδρα του Κοινοβουλίου στο Στρασβούργο. Ο καταγγέλλων υπέβαλε το αίτημά του για πρόσβαση στις 23 Μαΐου 2019 μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας «FragDenStaat».

2. Ο καταγγέλλων απέστειλε ορισμένες υπενθυμίσεις στο Κοινοβούλιο. Στην τελευταία του υπενθύμιση, που εστάλη στις 31 Ιουλίου 2019, ο καταγγέλλων ζήτησε από το Κοινοβούλιο να του διαβιβάσει την απόφασή του μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το συντομότερο δυνατόν.

3. Το Κοινοβούλιο απάντησε με ηλεκτρονικό μήνυμα την 1η Αυγούστου 2019, αναφέροντας ότι αποστέλλει τις αποφάσεις του με τις οποίες αρνείται την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα με συστημένη επιστολή. Η συστημένη επιστολή παρέχει αξιόπιστα αποδεικτικά στοιχεία -την απόδειξη παραλαβής- για την προθεσμία των 15 εργάσιμων ημερών εντός της οποίας οι αιτούντες μπορούν να προσβάλουν την απόφαση άρνησης πρόσβασης του κοινού.^[1] Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το Κοινοβούλιο απέστειλε την απόφασή του στον καταγγέλλοντα με συστημένη επιστολή και όχι με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

4. Δυσαρεστημένος από την απάντηση του Κοινοβουλίου, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή. Υποστήριξε ότι άλλα θεσμικά όργανα της ΕΕ, όπως η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, είναι πιο φιλικά προς τον πολίτη, καθώς αποστέλλουν τις απορριπτικές αποφάσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός από την αποστολή τους με συστημένη επιστολή. Ισχυρίστηκε επίσης ότι το Κοινοβούλιο δεν αιτιολόγησε δεόντως την άρνησή του να αποστείλει την απόφαση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η έρευνα

5. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με την άρνηση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου να αποστείλει την απόφασή του σχετικά με αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πέραν της αποστολής της με συστημένη επιστολή.

6. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε από το Κοινοβούλιο ορισμένες διευκρινίσεις σχετικά με τα ζητήματα που εγείρονται στην καταγγελία.

7. Το Κοινοβούλιο καθόρισε τη χρονολογική σειρά των γεγονότων ως εξής: Είχε λάβει την τελική απόφαση απόρριψης της αίτησης πρόσβασης του καταγγέλλοντος σε έγγραφα στις 9 Ιουλίου 2019 και του την είχε αποστείλει με συστημένη επιστολή. Η απόδειξη παραλαβής, υπογεγραμμένη από τον καταγγέλλοντα, έδειξε ότι είχε λάβει την απόφαση στις 16 Ιουλίου 2019. Ο καταγγέλλων είχε αποστείλει υπενθυμίσεις στις 23 και 31 Ιουλίου 2019, παρά το γεγονός ότι είχε ήδη λάβει την απόφαση. Το Κοινοβούλιο απάντησε στον καταγγέλλοντα την 1η Αυγούστου 2019, εξηγώντας τους λόγους για τους οποίους είχε αποστείλει την απόφαση με συστημένη επιστολή και όχι με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

8. Το Κοινοβούλιο εξήγησε στον Διαμεσολαβητή ότι αποστέλλει θετικές απαντήσεις στις αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι αποφάσεις που αρνούνται την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα κοινοποιούνται πάντα με συστημένη επιστολή για λόγους ασφάλειας δικαίου. Όπως ορίζεται στη Συνθήκη ΕΕ, οι αποφάσεις που λαμβάνονται από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ παράγουν αποτελέσματα από την κοινοποίησή τους στο πρόσωπο στο οποίο απευθύνονται. Η νομολογία της ΕΕ ^[2] ευνοεί την κοινοποίηση με συστημένη επιστολή έναντι των επιβεβαιώσεων παράδοσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Κοινοβούλιο υποστήριξε ότι, εάν οι αποφάσεις που αρνούνται την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα αποστέλλονται συστηματικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο παραλήπτης ενδέχεται να τείνει να μην παραλάβει την απόφαση σε έντυπη μορφή από το ταχυδρομείο και, ως εκ τούτου, να μην υπογράψει την απόδειξη παραλαβής, την οποία απαιτεί για λόγους ασφάλειας δικαίου.

9. Το Κοινοβούλιο δήλωσε ότι μπορεί επίσης να αποστείλει αντίγραφο της απόφασης άρνησης πρόσβασης σε έγγραφα στην ιδιωτική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αιτούντος, εάν το ζητήσει ο αιτών και εάν ο αιτών έχει ήδη λάβει και αναγνωρίσει την απόφαση που εστάλη με συστημένη επιστολή. Ωστόσο, προκειμένου να τηρηθούν οι κανόνες προστασίας των δεδομένων ^[3], δεν αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική η αποστολή αποφάσεων άρνησης πρόσβασης σε έγγραφα σε μη ιδιωτικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίοι δημιουργούνται μέσω διαδικτυακής πλατφόρμας, όπως αυτή που χρησιμοποιεί ο καταγγέλλων. Εάν αποσταλούν στους εν λόγω λογαριασμούς, τα ηλεκτρονικά μηνύματα και τα παραρτήματά τους μπορούν να δημοσιεύονται αυτόματα στο διαδίκτυο, χωρίς προηγούμενο έλεγχο. Η απόφαση μπορεί να περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του αιτούντος καθώς και τρίτων.

10. Το Κοινοβούλιο δήλωσε ότι δεν μπορεί να εφαρμόσει την πρακτική της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να αποστέλλει συστηματικά αποφάσεις που αρνούνται την πρόσβαση σε αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα τόσο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και με συστημένη επιστολή. Σε αντίθεση με την Επιτροπή, το Κοινοβούλιο δεν διαθέτει αποκεντρωμένο σύστημα για τη διεκπεραίωση των αρχικών αιτήσεων πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

11. Το Κοινοβούλιο δεν αρνείται πάντοτε να αποστείλει αρνητική απόφαση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πέραν της αποστολής της με συστημένη επιστολή. Το Κοινοβούλιο μπορεί να επιλέξει να αποστείλει την απόφαση και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εφόσον πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις.

12. Στην περίπτωση αυτή, ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι ο καταγγέλλων διατύπωσε τις υπενθυμίσεις του της 23ης και 31ης Ιουλίου σαν να μην είχε λάβει ακόμη την αρνητική απόφαση από το Κοινοβούλιο και όχι ως αίτημα να λάβει αντίγραφο της απόφασης και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μολονότι ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι το Κοινοβούλιο θα μπορούσε να είχε αποστείλει την απόφαση και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ζητήθηκε, δεν ήταν παράλογο, υπό τις περιστάσεις, το Κοινοβούλιο να απαντήσει στον καταγγέλλοντα με τον τρόπο που το έπραξε.

13. Το Κοινοβούλιο αιτιολόγησε τη μη αυτόματη αποστολή αρνητικών αποφάσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πέραν της αποστολής τους με συστημένη επιστολή. Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής αναγνωρίζει τη σημασία της γνώσης, με βεβαιότητα, όταν ένας αιτών λαμβάνει απάντηση, του καθορισμού της προθεσμίας για την άσκηση προσφυγής σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες για την πρόσβαση στα έγγραφα.^[4] Ενώ τα δικαστήρια της ΕΕ θεωρούν ότι η κοινοποίηση απόφασης με συστημένη επιστολή με απόδειξη παραλαβής αποτελεί ιδιαίτερα ασφαλή λύση σε σύγκριση με τις επιβεβαιώσεις παράδοσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναγνωρίζουν επίσης ότι άλλα μέσα κοινοποίησης διοικητικών αποφάσεων μπορούν να ανταποκριθούν στην ανάγκη για ασφάλεια δικαίου.^[5] Ο Διαμεσολαβητής θα ενθάρρυνε όλα τα θεσμικά όργανα της ΕΕ να αναπτύξουν πιο σύγχρονες και φιλικές προς τον πολίτη προσεγγίσεις όσον αφορά την κοινοποίηση διοικητικών αποφάσεων, οι οποίες επιτυγχάνουν τα απαιτούμενα πρότυπα ασφάλειας και ασφάλειας δικαίου.

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την υπόθεση με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Δεν υπήρξε κακοδιοίκηση από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο στην υπόθεση αυτή.

Ο καταγγέλλων και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 28/5/2020

[1] Σύμφωνα με τα χρονοδιαγράμματα που καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής, διατίθεται στη διεύθυνση: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Βλ. απόφαση του Γενικού Δικαστηρίου της 7ης Δεκεμβρίου 2018, GE.CO.P. Generale Costruzioni e Progettazioni SpA κατά Ευρωπαϊκής Επιτροπής, T-280/17, σκέψεις 50-62.

[3] Κανονισμός (ΕΕ) 2018/1725 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης, διαθέσιμος στη διεύθυνση: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Άρθρο 7 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

[5] Βλ. απόφαση GE.CO.P. (προπαρατεθείσα στην υποσημείωση 2, σκέψεις 61 και 62).