Ιστορικό της καταγγελίας

1. Μεταξύ 2008 και 2012, η καταγγέλλουσα, εταιρεία με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, παρείχε τεχνική βοήθεια στην κυβέρνηση τρίτης χώρας (η «αναθέτουσα αρχή») στον τομέα της «θεσμικής ενίσχυσης της συντήρησης του οδικού δικτύου»(η «εργασία»). Οι εργασίες χρηματοδοτήθηκαν από το 9ο Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης και τη χρηματοδότηση διαχειρίστηκε η τοπική αντιπροσωπεία της ΕΕ (η «αντιπροσωπεία»).

2. Κατά τη διάρκεια των εργασιών, ο καταγγέλλων υπέβαλε 10 τιμολόγια στην αναθέτουσα αρχή, τα οποία η αντιπροσωπεία πλήρωσε. Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών, η αντιπροσωπεία αρνήθηκε να καταβάλει στον καταγγέλλοντα το τελικό τιμολόγιο, καθώς από έλεγχο που διενεργήθηκε το 2013 προέκυψε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε παράσχει τα πρωτότυπα έγγραφα που ήταν αναγκαία για την αποδέσμευση των κονδυλίων, ύψους σχεδόν 330 000 EUR.

3. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων ζήτησε έναν ασφαλή δίαυλο για την υποβολή εναλλακτικών αποδεικτικών εγγράφων. Κατά την άποψή της, αυτό ήταν σύμφωνο με τους εφαρμοστέους κανόνες. Τα εν λόγω έγγραφα ήταν η σύμβαση του καταγγέλλοντος με εμπειρογνώμονες, τιμολόγια και αποδεικτικά πληρωμών σε εμπειρογνώμονες, καθώς και έγγραφα καταγραφής χρόνου σχετικά με εμπειρογνώμονες.

4. Ενώ η αντιπροσωπεία είχε δηλώσει ότι ήταν πρόθυμη να επανεξετάσει και να αξιολογήσει πληροφορίες και έγγραφα, για τα οποία ενδέχεται να μην είχε προηγουμένως ενημερωθεί, η αντιπροσωπεία έκρινε ότι οι κατηγορίες εναλλακτικών αποδεικτικών στοιχείων στις οποίες αναφέρεται ο καταγγέλλων δεν δικαιολογούσαν επανεξέταση.

5. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή.

6. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με την ανησυχία του καταγγέλλοντος ότι η αντιπροσωπεία δεν συμμορφώθηκε με τη δέσμευσή της να αξιολογήσει τυχόν πρόσθετα εναλλακτικά αποδεικτικά στοιχεία.

Η πρόταση του Διαμεσολαβητή για λύση [1]

7. Οι όροι εντολής για τον έλεγχο προέβλεπαν ότι, κατά την αξιολόγηση της επιλεξιμότητας των δαπανών του καταγγέλλοντος, οι ελεγκτές μπορούν να εξετάζουν αποδεικτικά στοιχεία διαφορετικά από εκείνα που απαιτούνται βάσει της σύμβασης. Επιστολές της αντιπροσωπείας προς τον καταγγέλλοντα κατέδειξαν ότι ο τελευταίος είχε την εύλογη εντύπωση ότι η αντιπροσωπεία ήταν πρόθυμη να επανεξετάσει πρόσθετες πληροφορίες και/ή έγγραφα των οποίων ενδέχεται να μην είχε λάβει προηγουμένως γνώση. Ως εκ τούτου, η αντιπροσωπεία όφειλε να παράσχει στον καταγγέλλοντα την ευκαιρία να υποβάλει τα εναλλακτικά αποδεικτικά στοιχεία.

8. Ως εκ τούτου, στις 27 Απριλίου 2018, η Διαμεσολαβήτρια υπέβαλε πρόταση λύσης στην Επιτροπή, σύμφωνα με την οποία μεριμνά ώστε η αντιπροσωπεία να παρέχει ασφαλή δίαυλο για την υποβολή των εναλλακτικών αποδεικτικών στοιχείων από τον καταγγέλλοντα, την επανεξέταση των εν λόγω αποδεικτικών στοιχείων και την ενημέρωση του καταγγέλλοντος σχετικά με τα αποτελέσματα της εν λόγω επανεξέτασης.

9. Η Επιτροπή αποδέχθηκε την πρόταση της Διαμεσολαβήτριας. Η αντιπροσωπεία συμφώνησε να παράσχει στον καταγγέλλοντα ασφαλή δίαυλο και να επανεξετάσει τα εναλλακτικά αποδεικτικά στοιχεία. Η Επιτροπή θα δώσει στον καταγγέλλοντα προθεσμία 15 εργάσιμων ημερών για να υποβάλει νέα αποδεικτικά στοιχεία, αρχής γενομένης από την ημερομηνία χορήγησης πρόσβασης στον ασφαλή δίαυλο. Δεν θα γίνονται δεκτά έγγραφα μετά τη λήξη της προθεσμίας αυτής.

10. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι ήταν ικανοποιημένος με το αποτέλεσμα και ότι ανέμενε από την αντιπροσωπεία να επανεξετάσει τις πληροφορίες καλή τη πίστει για να καθορίσει κατά πόσον τα εναλλακτικά αποδεικτικά στοιχεία αποδεικνύουν ότι οι δαπάνες πραγματοποιήθηκαν και ήταν εύλογες και ορθές.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή μετά την πρόταση λύσης

11. Η Διαμεσολαβήτρια εκφράζει την ικανοποίησή της για την απάντηση της Επιτροπής και την καλεί να επικοινωνήσει με τον καταγγέλλοντα προκειμένου να της επιτρέψει να υποβάλει τα εναλλακτικά αποδεικτικά στοιχεία, όπως συμφωνήθηκε. Η Διαμεσολαβήτρια ευελπιστεί ότι η Επιτροπή, όπως εκθέτει στο τρίτο μέρος της πρότασής της για λύση, θα ενημερώσει την καταγγέλλουσα σχετικά με τα αποτελέσματα της επανεξέτασής της.

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση με το ακόλουθο συμπέρασμα [2]:

Η Επιτροπή αποδέχθηκε την πρόταση της Διαμεσολαβήτριας για επίλυση της καταγγελίας. Ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 09/11/2018

[1] Η πρόταση του Διαμεσολαβητή είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/106195