Αξιότιμε κ. B.,
Στις 30 Ιουνίου 1998, υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή σχετικά με τον αποκλεισμό σας από πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων που διοργάνωσε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (97/C 342 A/01). Στη συνέχεια, η Επιτροπή υποστήριξε ότι δεν συμπεριλάβατε στα έγγραφα έντυπο οπτικής ανάγνωσης. Στην αίτησή σας, ωστόσο, συμπεριλάβατε ένα αντίγραφο αυτού του οπτικού εντύπου και δηλώσατε ότι το γραφείο της Επιτροπής στη Λισαβόνα είχε ξεμείνει από πρωτότυπα, καθώς δεν ήταν σε θέση να σας το παράσχει εγκαίρως.
Στις 27 Ιουλίου 1998, διαβίβασα την καταγγελία στον Πρόεδρο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η Επιτροπή διαβίβασε τη γνώμη της στις 30 Οκτωβρίου 1998 και σας τη διαβίβασα στις 23 Νοεμβρίου 1998 με πρόσκληση να διατυπώσετε τις παρατηρήσεις σας, εφόσον το επιθυμείτε. Δεν έλαβα καμία απάντηση από εσάς.
Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για το αποτέλεσμα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, τα σχετικά πραγματικά περιστατικά ήταν τα εξής:
Ο καταγγέλλων υπέβαλε αίτηση στην Επιτροπή στις 12 Δεκεμβρίου 1997 στο πλαίσιο πρόσκλησης υποβολής αιτήσεων 97/C 342 A/01 σχετικά με την τεχνική βοήθεια προς τρίτες χώρες και στο πλαίσιο της ανθρωπιστικής ή επισιτιστικής βοήθειας από την Ευρωπαϊκή Κοινότητα. Στις 14 Μαΐου 1998, οι αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής (ΓΔ Ι Β) πληροφόρησαν τον καταγγέλλοντα ότι η αίτησή του δεν είχε γίνει δεκτή με την αιτιολογία ότι δεν είχε υποβάλει το απαιτούμενο πρωτότυπο έντυπο οπτικής ανάγνωσης.
Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, όπως αναφέρεται στην επιστολή που συνόδευε την αίτησή του, μπορούσε να παράσχει μόνο αντίγραφο του εντύπου οπτικής ανάγνωσης, δεδομένου ότι η Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στη Λισαβόνα (Centro Europeu Jean Monnet) είχε εξαντλήσει αυτά τα έντυπα και δεν ήταν σε θέση να παράσχει πρωτότυπο στον καταγγέλλοντα έως τη λήξη της προθεσμίας υποβολής αιτήσεων.
Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι είχε μεταβεί δύο φορές στην Αντιπροσωπεία της Επιτροπής στη Λισαβόνα για να λάβει φωτοαντίγραφα των εξαντλημένων πρωτοτύπων. Δεν ήταν σε θέση να ζητήσει πρωτότυπα έντυπα από άλλο γραφείο, δεδομένου ότι η προθεσμία αποδοχής των αιτήσεων έληξε στις 15 Δεκεμβρίου 1997.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη της Επιτροπής
Στη γνώμη της, η Επιτροπή εξήγησε καταρχάς ότι είχε τεθεί σε εφαρμογή ένα νέο σύστημα επιλογής για την πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων 97/C 342 A/01. Η διαδικασία αυτή αποσκοπούσε στην κατάρτιση εφεδρικού πίνακα για μεμονωμένους εμπειρογνώμονες για τεχνική βοήθεια σε τρίτες χώρες και στο πλαίσιο της ανθρωπιστικής ή επισιτιστικής βοήθειας από την Ευρωπαϊκή Κοινότητα. Μετά την επιλογή των ονομάτων που θα περιλαμβάνονταν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων, η Επιτροπή σκόπευε να τον ανοίγει σε μόνιμη βάση και να τον επικαιροποιεί κάθε έξι μήνες.
Μια πρώτη πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων πραγματοποιήθηκε από τις 12 έως τις 15 Δεκεμβρίου 1997. Η πρόσκληση δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα (1), η οποία περιελάμβανε το κείμενο της αίτησης σε μορφή οπτικής ανάγνωσης. Η διαδικασία επιλογής υποδιαιρέθηκε σε δύο φάσεις: πρώτον, τα έντυπα οπτικής ανάγνωσης έπρεπε να κωδικοποιηθούν με σαρωτή σε βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, οι αιτήσεις έπρεπε να μεταφερθούν στις επιτροπές επιλογής. Ως εκ τούτου, η χρήση του αρχικού εντύπου οπτικής ανάγνωσης αποτελούσε απαραίτητη προϋπόθεση για τη διασφάλιση της ομαλής επεξεργασίας των εφαρμογών. Σύμφωνα με την πρόσκληση που δημοσιεύθηκε στην ΕΕ, δεν θα πρέπει να χρησιμοποιούνται φωτοαντίγραφα του εντύπου οπτικής ανάγνωσης, δεδομένου ότι μόνο το πρωτότυπο θα μπορούσε να υποβληθεί σε επεξεργασία. Λόγω της αδυναμίας του σαρωτή να διαβάσει το έντυπο του καταγγέλλοντος, η αίτησή του δεν μπόρεσε να εξεταστεί και του απεστάλη απορριπτική επιστολή στις 14 Μαΐου 1998. Η Επιτροπή αναγνώρισε ότι το πρόβλημα που αντιμετώπισε ο καταγγέλλων οφειλόταν σε προβλήματα εφοδιασμού στο γραφείο αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στη Λισαβόνα και ζήτησε συγγνώμη για αυτό.
Όσον αφορά τη διανομή των Επίσημων Εφημερίδων, η Επιτροπή τόνισε ότι αντίγραφα του εγγράφου διανεμήθηκαν σε όλες τις αντιπροσωπείες και τα γραφεία της Επιτροπής, καθώς και στη ΓΔ Ι Β, η οποία διατηρούσε απόθεμα 5000 αιτήσεων. Η Επιτροπή επισήμανε ότι η ημερομηνία της 15ης Δεκεμβρίου 1997 ήταν η καταληκτική ημερομηνία για τη σφραγίδα του ταχυδρομείου των αιτήσεων και όχι για την άφιξή τους στα γραφεία της Επιτροπής.
Δεδομένου ότι η Επιτροπή βρισκόταν στη διαδικασία επικαιροποίησης του καταλόγου εμπειρογνωμόνων, προκηρύχθηκε δεύτερη πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων από τις 30 Ιουνίου 1998 έως τις 31 Ιουλίου 1998 (2). Η νέα αυτή διαδικασία θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι υποψήφιοι που δεν μπόρεσαν να αποστείλουν την υποψηφιότητά τους κατά τη διάρκεια του πρώτου γύρου θα ήταν σε θέση να το πράξουν. Ωστόσο, για τη διαδικασία αυτή, η Επιτροπή αποφάσισε να εγκαταλείψει τη χρήση του εντύπου οπτικής ανάγνωσης και προσέφερε τη δυνατότητα υποβολής αίτησης μέσω του Διαδικτύου. Ως εκ τούτου, δεν προέκυψε καμία δυσκολία όπως αυτή που αντιμετώπισε ο καταγγέλλων.
Η Επιτροπή παρατήρησε ότι οι υπηρεσίες της δεν είχαν αρχίσει να επιλέγουν εμπειρογνώμονες από τον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων παρά μόνο μετά τον Ιούλιο του 1998. Μέχρι τώρα είχαν επιλεγεί 30 άτομα. Η Επιτροπή τόνισε ότι η συμπερίληψη ονομάτων στον κατάλογο δεν παρέχει το δικαίωμα σύναψης σύμβασης τεχνικής βοήθειας με τις υπηρεσίες της Επιτροπής.
Κατά την Επιτροπή, ο B. είχε υποβάλει στις 22 Ιουλίου 1998 αίτηση για τη δεύτερη πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων. Η επιστολή του καταχωρίστηκε τον Οκτώβριο του 1998 σε βάση δεδομένων και στη συνέχεια παραδόθηκε στην κριτική επιτροπή επιλογής.
Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος
Ο καταγγέλλων δεν απέστειλε παρατηρήσεις επί του θέματος στον Διαμεσολαβητή.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

Βάσει των πληροφοριών που παρασχέθηκαν από τον καταγγέλλοντα και των παρατηρήσεων που υπέβαλε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στα ακόλουθα συμπεράσματα:
1. Άρνηση εξέτασης της αίτησης του καταγγέλλοντος
1.1 Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι η Επιτροπή τον απέκλεισε αδικαιολόγητα από πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων με την αιτιολογία ότι η επιστολή του δεν περιελάμβανε στα έγγραφα πρωτότυπο έντυπο οπτικής ανάγνωσης, παρόλο που το γραφείο της Επιτροπής στη Λισαβόνα είχε ξεμείνει από πρωτότυπα και δεν ήταν σε θέση να αποκτήσει περισσότερα αντίγραφα εντός της προθεσμίας.
1.2. Η Επιτροπή αναγνώρισε αυτή την ατυχή κατάσταση και ζήτησε συγγνώμη για την αποτυχία της. Επισήμανε ότι οι υπηρεσίες της είχαν τροποποιήσει τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων, ώστε να μην απαιτούνται οπτικές αναγνώσεις στο μέλλον, και ότι οι αιτούντες μπορούσαν να χρησιμοποιούν νέες και πιο προσβάσιμες τεχνολογίες, όπως το Διαδίκτυο, για τη συμπλήρωση και τη διαβίβαση των αιτήσεών τους.
1.3. Όπως έχει επισημάνει ο Διαμεσολαβητής σε παρόμοιες περιπτώσεις, όταν ένα θεσμικό όργανο προσκαλεί αιτήσεις από τρίτους, αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική να διασφαλίζεται ότι όλοι οι δυνητικοί υποψήφιοι διαθέτουν παρόμοιες εγκαταστάσεις και είναι σε θέση να λαμβάνουν τις απαραίτητες πληροφορίες καθώς και τα απαιτούμενα έντυπα στη γλώσσα τους. Αυτό δεν συνέβη στην υπό κρίση αιτίαση, δεδομένου ότι οι δυνητικοί αιτούντες που ζήτησαν να λάβουν την αίτηση από την αντιπροσωπεία της Επιτροπής στη Λισαβόνα δεν ήταν σε θέση να το πράξουν.
1.4. Ωστόσο, με βάση τη δήλωση στην οποία προέβη η Επιτροπή στη γνώμη της, το θεσμικό όργανο τροποποίησε το είδος των εντύπων και τη διαδικασία για αυτό το είδος πρόσκλησης υποβολής υποψηφιοτήτων, προκειμένου να αποφευχθεί παρόμοιο πρόβλημα στο μέλλον.
2. Συμπέρασμα
Βάσει των ερευνών της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, δεν φαίνεται να υπήρξε κακοδιοίκηση από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής αποφάσισε να θέσει την υπόθεση στο αρχείο.
Ο Πρόεδρος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.
Με εκτίμηση
Jacob SÖDERMAN

---

(1) ΕΕ 1997, C 342/A.

(2) ΕΕ 1998 203A.