I detta meddelande om skydd av personuppgifter förklaras skälet till behandlingen, hur Europeiska ombudsmannen samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av alla personuppgifter som lämnas, hur denna information används och vilka rättigheter de registrerade kan utöva med avseende på sina uppgifter.

Den registeransvarige är Europeiska ombudsmannen.

1. Vilka personuppgifter kommer Europeiska ombudsmannen att behandla?

De sökande lämnar sina uppgifter via ansökningsverktyget på nätet (webbplatsen). För att genomföra urvalsförfarandet importeras uppgifterna till ett it-verktyg som är utformat för att stödja och underlätta förfarandet.

Vi behandlar följande personuppgifter:

• Grundläggande personuppgifter (förnamn, efternamn, nationalitet, födelsedatum, e-post och stad och bosättningsland, telefon);
• Information i meritförteckningen (utbildning, arbetslivserfarenhet, språkkunskaper).
• kopior av sökandens utbildnings-, examens- eller andra behörighetsbevis.

2. Varför behandlar Europeiska ombudsmannen dessa personuppgifter?

Syftet med behandlingen är att identifiera sökande till det praktikprogram som EO-kontoret erbjuder och genomföra det relevanta urvalsförfarandet.

3. Vilka är de rättsliga grunderna och behovet av att behandla dessa uppgifter?

Den rättsliga grunden är Europeiska ombudsmannens beslut om praktik av den 13 februari 202 3 och de relevanta ansökningsomgångarna för praktikprogram.

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 5.1 a i förordning 2018/1725).

4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?

EO-byråns tjänster för informations- och kommunikationsteknik (IKT) behandlar de uppgifter som lämnas till webbplatsen. Personalenheten och IKT-personalen hanterar urvalsverktyget.

5. Vilka kommer att vara mottagare av uppgifterna?

EO, generalsekreteraren (i förekommande fall), direktören för administration, praktikanten, chefen för personalenheten, cheferna för utredningsenheterna, de anställda som deltar i kandidaternas bedömning och IKT-sektorn.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

De sökandes uppgifter som lämnas in till det elektroniska ansökningsverktyget sparas i deras personliga onlinekonto i två år, om de vill ansöka om framtida praktikplatser. Om de sökande inte ansluter till sitt konto inom två år raderas kontot och uppgifterna i det automatiskt efter att ett e-postmeddelande har skickats till dem. Du kan när som helst be den ekonomiska aktören att radera ditt konto.

Uppgifter som överförs till urvalsverktyget om sökande som fått avslag raderas nio månader efter utgången av den praktikperiod för vilken uppgifter samlades in. Uppgifter om sökande som valts ut för praktik raderas två år efter praktikperiodens slut

7. Hur skyddar vi den registrerades uppgifter?

Data samlas in online i säkert läge. Tillgången till uppgifterna via onlineformuläret skyddas av det lösenord som den sökande väljer.

De elektroniska uppgifterna lagras i onlineapplikationsverktyget på den ekonomiska aktörens servrar, vilket innebär att de skyddas av ett stort antal säkerhetsåtgärder som inrättats av IKT-sektorn för att skydda integriteten och konfidentialiteten för institutionens elektroniska egendom.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Du har rätt att få tillgång till dina egna personuppgifter och till relevant information om hur vi använder dem. Du har också rätt att begära rättelse av ofullständiga eller felaktiga uppgifter om dig, förutsatt att sekretessen för överläggningarna och beslutsfattandet hos de anställda som deltar i bedömningen av de sökande skyddas, tillsammans med andra sökandes rättigheter.

Du kan korrigera identifieringsuppgifter när som helst under förfarandet. När det gäller uppgifter som rör tillåtlighets- eller bedömningskriterier kan rätten till rättelse utövas fram till sista ansökningsdagen.

Du har rätt att när som helst invända mot EO:s användning av dina uppgifter av skäl som hänför sig till din specifika situation. Under vissa omständigheter har du rätt att begära att EO raderar dina personuppgifter eller begränsar användningen av dem. Den ekonomiska aktören kommer att besvara dina förfrågningar så snart som möjligt och senast inom en månad.

9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?

Du kan när som helst skicka dataskyddsrelaterade frågor om urvalsförfarandet för praktikanter vid EO-kontoret till EO på följande adress:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europeiska ombudsmannen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan också kontakta dataskyddsombudet vid EO-byrån på följande adress: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen på följande adress: EDPS@edps.europa.eu