Artikel 1
Allmänna bestämmelser

Ombudsmannen erbjuder praktikplatser för personer med universitets- eller högskoleexamen med stort intresse för EU-projektet och i synnerhet för hur EU-institutionerna och deras förvaltning förhåller sig till medborgarna.

Europeiska ombudsmannen har åtagit sig att skapa en jämlik och inkluderande arbetsmiljö. Utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 2 och 5 i detta beslut är praktikplatserna öppna för alla sökande utan åtskillnad i fråga om geografiskt ursprung, ras eller etniskt ursprung, politisk, filosofisk eller religiös övertygelse, socialt ursprung och tillhörighet till nationell minoritet, ålder eller funktionsnedsättning, kön eller sexuell läggning och utan hänvisning till deras civilstånd eller familjesituation.

För att ge begåvade personer med funktionsnedsättning värdefull arbetslivserfarenhet inrättar Europeiska ombudsmannen ett särskilt program för positiv särbehandling av praktikanter med funktionsnedsättning.

Dessutom kan ombudsmannen vidta ytterligare positiva åtgärder och offentliggöra särskilda praktikprogram med särskilda behörighetskrav.

Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 6.3 i detta beslut och/eller de särskilda kvalifikationer och urvalskriterier som anges i ansökningsomgångarna för praktikprogram bör de sökande minst ha en treårig universitetsexamen eller ett treårigt examensbevis eller andra kvalifikationer på motsvarande nivå.

Praktikanterna placeras i Strasbourg eller Bryssel, beroende på kontorets behov.

Europeiska ombudsmannen har antagit följande interna regler om villkoren för praktiktjänstgöring, efter samråd med byråns personalkommitté.

Artikel 2
Praktiktjänstgöringens syfte

Syftet med en praktikplats är att ge nyutexaminerade praktisk erfarenhet av ombudsmannens arbete och göra det möjligt för dem att bygga vidare på de kunskaper och färdigheter som de förvärvat under sina studier.

Praktikanterna arbetar under direkt överinseende av en tjänsteman eller anställd vid Europeiska ombudsmannen, vanligtvis en enhetschef eller motsvarande.

Artikel 3
Varaktighet

Med förbehåll för en positiv bedömning av praktikantens prestationer, i enlighet med artikel 10, ska praktiken ha en varaktighet på ett år, utan möjlighet till förlängning.

Byrån får i undantagsfall och i tjänstens intresse erbjuda kortare praktikperioder.

Artikel 4
Villkor för stödberättigande

Sökande ska

1. vara medborgare i en medlemsstat i Europeiska unionen eller i ett anslutningsland/kandidatland,

2. ha en universitetsexamen eller ett examensbevis på minst tre år (eller motsvarande kvalifikationer) inom de områden som anges i de relevanta ansökningsomgångarna,

3. ha fördjupade kunskaper i ett av Europeiska unionens officiella språk och mycket goda kunskaper i ett annat. Det huvudsakliga arbetsspråket vid Europeiska ombudsmannens kontor är engelska. Det krävs därför mycket goda kunskaper i engelska.

Sökande får inte under mer än åtta på varandra följande veckor eller två hela månader

4.  redan har omfattats av eller har omfattats av någon form av betald praktiktjänstgöring vid en EU-institution, ett EU-organ, en EU-byrå, ett EU-kontor, en EU-tjänst, en EU-delegation eller en EU-representation, inbegripet en ledamots eller en europeisk politisk grupps kontor, eller

5.  har eller har haft någon form av avlönad anställning vid en EU-institution, ett EU-organ, en EU-byrå, ett EU-kontor, en EU-tjänst, en EU-delegation eller ett EU-representationskontor, oavsett om det rör sig om tillfälligt anställda, kontraktsanställda, extraanställda eller tillfälligt anställda, utstationerade nationella experter eller assistenter till en ledamot av Europaparlamentet eller en europeisk politisk grupp.

De sökande bör informera praktikanten om eventuella förändringar i deras administrativa situation som kan inträffa i något skede av ansöknings- och urvalsprocessen.

Artikel 5
Urvalsförfarande

1. Europeiska ombudsmannen utlyser de ansökningsomgångar för praktik som krävs en gång om året, normalt i februari för praktik som inleds den 1 september. I ansökningsomgångarna för praktikprogram fastställs särskilda arbetsområden, förtydligas kraven för varje profil som offentliggörs och specificeras urvalsförfarandet.

2. Utlysningen för praktikanter med funktionsnedsättning offentliggörs normalt i februari för den praktikperiod som inleds den 1 september.

3. Om inget annat anges måste ansökningarna registreras via det elektroniska ansökningssystemet på Europeiska ombudsmannens webbplats och innehålla följande handlingar:

• Ett ifyllt elektroniskt ansökningsformulär.
• En engelskspråkig version av sökandens meritförteckning. och
• kopior av sökandens utbildnings-, examens- eller andra behörighetsbevis (kopior behöver inte bestyrkas eller översättas).

Ett följebrev på en sida på engelska med en förklaring av skälen till och motiveringen till ansökan om praktiktjänstgöringen, som kanske krävs för särskilda profiler. Detta klargörs i ansökningsomgångarna för praktikprogram.  

Det är obligatoriskt att lämna de uppgifter som begärs vid ansökan online samt styrkande handlingar. Ofullständiga ansökningar utesluts automatiskt från registreringssystemet.

Den inledande fasen av urvalsprocessen kommer att omfatta en bedömning av de behöriga sökandenas kvalifikationer, erfarenhet och motivation på grundval av den information som lämnats i deras ansökan, inklusive deras meritförteckning och personliga brev.

4.  Efter den inledande fasen kan sökande bjudas in att göra ett prov.

5.  Sökande på slutlistan kommer att kallas till en intervju, vanligtvis via ett videosamtalsverktyg eller per telefon.

6.  Ombudsmannen rekryterar praktikanter utan diskriminering på någon grund. Om kandidaternas kvalifikationer och färdigheter är likvärdiga ska byrån sträva efter att säkerställa en balanserad geografisk spridning och jämställdhet mellan kandidaterna. Byrån vidtar positiva åtgärder när det gäller rekrytering av praktikanter med funktionsnedsättning.

7.  Om sökande med funktionsnedsättning väljs ut kommer de vid behov att få rimliga anpassningsåtgärder på arbetsplatsen så att de kan utföra de tilldelade uppgifterna [1].

8.  Ombudsmannen kommer att informera de sökande om det beslut som fattats om deras ansökan senast den 30 juni. Icke godkända sökande kan ansöka om en ny praktikperiod genom att lämna in en ny ansökan.

Artikel 6
Praktik för personer med funktionsnedsättning

1. Varje år utlyser Europeiska ombudsmannen en ansökningsomgång för praktikanter med funktionsnedsättning.

2. Sökande till detta program får inte konkurrera om platserna inom ramen för andra ansökningsomgångar för praktikprogram i enlighet med artikel 5.1 i detta beslut. Sökande med funktionsnedsättning är dock välkomna att samtidigt ansöka om de andra praktikprogrammen om de uppfyller behörighetskriterierna.

3. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 4.2 måste de sökande ha en universitetsexamen eller vara minst tredjeårsstudenter (eller motsvarande) vid en högre utbildningsanstalt (dvs. universitet, yrkesskolor eller tekniska skolor och/eller andra). Återstoden av detta beslut är tillämpligt på sökande som valts ut inom ramen för detta system.

4. För att vara behörig måste du ha en erkänd funktionsnedsättning. De måste tillhandahålla de nödvändiga bevis som beskrivs i inbjudan, på ett av EU:s officiella språk tillsammans med ansökan. Byrån får vid behov begära ytterligare information.

5. Profiler och respektive uppgifter för praktikanter med funktionsnedsättning ska beskrivas i ansökningsomgången.

6. Inkomster som uppbärs i samband med en funktionsnedsättning, såsom subventioner, bidrag eller stöd av något slag, anses inte vara en extern inkomstkälla vid tillämpningen av artikel 11.A.1.

Artikel 7
Allmänna skyldigheter för praktikanterna

1.  Praktikanterna ska förbinda sig att följa de regler, förfaranden och den praxis som gäller vid ombudsmannens kontor, särskilt följande:

• Anvisningar från deras närmaste chefer och från den tjänsteman eller anställde under vars ledning de är placerade.
• de fastställda reglerna om arbetstid och hybridarbete, och
• regler och förfaranden för allmänhetens tillgång till och sekretess för handlingar.

2.  Praktikanterna får inte ha några yrkesmässiga kontakter med tredje part som kan vara oförenliga med praktiken. De är skyldiga att respektera de tystnadsplikter som Europeiska ombudsmannen och dess personal åläggs genom Europeiska ombudsmannens stadga. De måste iaktta största möjliga diskretion när det gäller fakta och information som kommer till deras kännedom under praktiken. De förblir bundna av denna skyldighet efter avslutad praktik.

3.  Praktikanterna ska bidra till det arbete som utförs inom den avdelning där de är placerade. Europeiska ombudsmannen behåller alla rättigheter till det arbete som de utförde under praktiken.

Artikel 8
Visselblåsning

Om en praktikant under praktiken får kännedom om omständigheter som ger anledning att anta att det förekommer olaglig verksamhet, inbegripet bedrägeri eller korruption som skadar unionens intressen, eller om ett beteende i samband med tjänsteutövningen som kan utgöra ett allvarligt åsidosättande av de skyldigheter som åligger unionens tjänstemän eller praktikanter, ska praktikanten omedelbart agera i enlighet med Olafs interna regler om visselblåsning och skriftligen underrätta Olaf.

Artikel 9
Diskriminering

Europeiska ombudsmannen tillämpar nolltolerans mot diskriminering, inklusive trakasserier. Vid sådant beteende har praktikanterna rätt att använda Europeiska ombudsmannens tjänster och förfaranden [2].

Artikel 10
Tillsyn

Individuella mål kommer att fastställas av den närmaste chef som ansvarar för praktikanten i början av praktiken. Målen förklaras för praktikanten vid ett första möte.

Under praktiken hålls ett formellt möte med den ansvariga närmaste chefen eller mentorn efter sex månader, i syfte att bedöma praktikantens prestationer.

Ett sista möte med den närmaste chefen för att ömsesidigt bedöma praktiken äger rum i slutet av praktiken.

Utöver den direkta tillsynen över en tjänsteman eller anställd vid Europeiska ombudsmannen kommer varje praktikant att tilldelas en mentor i början av praktiken. En mentors roll är att övervaka det dagliga arbetet och underlätta integrationen av praktikanten vid institutionen.

Personalavdelningen kommer att genomföra en intervju i slutet av praktiken för att samla in återkoppling om praktikanternas erfarenheter vid kontoret.

Artikel 11
Finansiella arrangemang

A. Månatliga bidrag

Praktikanterna får ett månatligt bidrag under praktikperioden. Praktikanter som får lön eller annat ekonomiskt stöd av liknande slag under praktikperioden bör uppge detta. I sådana fall kommer nivån på det månatliga bidrag som betalas ut av ombudsmannens kontor att motsvara skillnaden, i förekommande fall, mellan beloppet för det externa stödet och värdet av ett fullständigt månatligt bidrag.

Ett månatligt bidrag motsvarar 25 % av grundlönen för anställda i lönegrad AD 6 löneklass 1 vid den tidpunkt då erbjudandet lämnas, plus eventuellt hushållstillägg.[3] Detta belopp kan justeras genom beslut av ombudsmannen, särskilt i samband med en eventuell indexuppräkning av tjänstemännens löner. Bidraget är föremål för den viktning som gäller i det land där praktiken äger rum. Det kan också bli föremål för beskattning beroende på tillämplig nationell lagstiftning.

Ombudsmannen får, med beaktande av praktikanternas eventuella särskilda behov, bevilja ett månatligt schablonbelopp som ska beslutas från fall till fall.

Om en sökande med funktionsnedsättning väljs ut som en del av rimliga anpassningsåtgärder kommer kontoret att göra anslag tillgängliga, upp till 50 % av det månatliga bidraget, för att täcka ytterligare kostnader som är direkt kopplade till den utvalda praktikantens funktionsnedsättning och som inte täcks tillräckligt av det månatliga bidraget. Praktikanterna ska lämna in lämpliga bevis för att dokumentera sina särskilda villkor på grundval av vilka tillsättningsmyndigheten kommer att utfärda ett enskilt beslut om den ytterligare betalningen.

B. Resekostnader i början och slutet av praktiken

Praktikanter som inte har rätt att begära ersättning för resekostnader från någon annan källa kan begära ersättning för resekostnader inom Europeiska unionens och anslutningsländernas territorium mellan sin bostadsort och Strasbourg/Bryssel i början och slutet av praktikperioden [4], enligt följande:

• Andra klassens tågresa med den mest direkta resvägen, vid behov med sovvagn.
• Buss- eller bildelningsbiljett på den mest direkta resvägen.
• biljettpris i ekonomiklass, för den billigaste rutten, om detta är billigare, eller om tågresan är längre än 500 km, eller om resan omfattar en sjöresa. Kostnader för flygbiljetter ersätts endast mot uppvisande av styrkande handlingar.
• Kilometerersättning [5] för bilresor [6] på grundval av den kortaste resvägen enligt de allmänt använda webbplatserna för ruttplanering.

Bokningen av transportbiljetter i början och/eller slutet av praktikperioden görs av Europeiska ombudsmannens kontor. Praktikanter får dock boka transportbiljetter på egen hand, efter förhandsgodkännande från byrån.

Ersättning av avgifter för överviktsbagage är möjlig efter förhandsgodkännande från ombudsmannens kansli. Det maximala bagagebeloppet för vilket ersättning är möjlig är 50 kg.

Utom om en sökande med funktionsnedsättning väljs ut och behöver ledsagas under resan kommer ingen annan person än den som utnyttjar praktiken att få ersättning för resekostnader.

C. Utgifter för tjänsteresor under praktiken

För ersättning av utgifter i samband med vederbörligen godkända tjänsteresor ska de bestämmelser som gäller för tjänstemän i Europeiska unionen tillämpas på motsvarande sätt.

Artikel 12
Rimliga anpassningsåtgärder

En sökande till en praktikplats som begär rimliga anpassningsåtgärder för sitt arbete under praktiken ska lämna in en ansökan tillsammans med ansökan. Begäran ska åtföljas av en lämplig motivering av behovet av RA-arrangemang.

Utvalda praktikanter som kräver RA ska lämna närmare uppgifter om RA-begäran och de styrkande handlingarna direkt till Europaparlamentets läkarmottagning. Denne ska göra en förhandsbedömning av begäran om RA-arrangemang och överlämna sin rapport till ombudsmannens personalavdelning.

Personalavdelningen ska avge sitt yttrande till tillsättningsmyndigheten, som ska fatta beslut om huruvida och, i tillämpliga fall, vilka typer av RA-arrangemang som beviljas [7].

Artikel 13
Sjuk- och olycksfallsförsäkring

Praktikanterna är försäkrade mot sjukdom och olycksfall genom en försäkring som betalas av Europeiska ombudsmannens kontor.

På begäran av praktikanten försäkrar ombudsmannens kansli även hans eller hennes make/maka och barn mot risken för sjukdom och olycksfall. I sådana fall står praktikanten för de extra kostnaderna.

Artikel 14
Ledighet och sjukdom

Praktikanterna har rätt till två arbetsdagars ledighet för varje månad av praktiken.

Ledighetsdagar som inte tagits ut under praktiken ska inte ersättas.

I undantagsfall kan praktikanter begära tillstånd att vara frånvarande från arbetet. Sådana ansökningar kommer att behandlas mot bakgrund av de särskilda ledighetsbestämmelser som gäller för ombudsmannens tjänstemän. Om ett tillstånd beviljas kommer de förfaranden som gäller för Europeiska ombudsmannens personal att tillämpas på motsvarande sätt.

Om praktikanten är frånvarande på grund av sjukdom ska han eller hon omedelbart underrätta ombudsmannens kansli. Frånvaro på mer än tre dagar måste motiveras av ett läkarintyg.

Artikel 15
Tillfälligt avbrytande, förtida avslutande och avslutande av praktiktjänstgöring

Ansökningar om avstängning av en praktikplats beviljas av kontoret under exceptionella omständigheter, med beaktande av tjänstens intresse. Under en period då praktiktjänstgöringen avbryts avbryts också de månatliga bidragsutbetalningarna. Avbruten praktik ger inte praktikanten rätt till ersättning för resekostnader enligt artikel 11.B ovan.

Var och en av parterna får avsluta praktiken.

Praktikanten kan avsluta praktiktjänstgöringen genom att meddela den närmaste chefen och personalavdelningen minst en månad i förväg.

Byrån får avsluta praktiktjänstgöringen om praktikantens prestationer anses vara otillfredsställande eller om praktikanten inte har följt villkoren för praktiken. Praktikanten får först möjlighet att bli hörd. Om kontoret kommer fram till att praktiken måste avslutas är det kontorets sak att fastställa det datum då praktiken kommer att avslutas. Om praktiken avslutas på grund av praktikantens prestationer får den inte avslutas tidigare än den sista dagen i månaden efter beslutet att avsluta praktiken.

Artikel 16 Praktikantstatus

Tillträde till praktiktjänstgöring ska inte ge praktikanten ställning som tjänsteman eller annan anställd i Europeiska unionen.

Artikel 17
Skydd av personuppgifter

Europeiska ombudsmannens behandling av personuppgifter regleras av förordning (EU) 2018/1725 [8]. Ett detaljerat meddelande om skydd av personuppgifter finns i det elektroniska ansökningssystemet på Europeiska ombudsmannens webbplats.

Artikel 18
Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft samma dag som det undertecknas.

Strasbourg den 31 januari 2025

Emily O'Reilly

 

[1] I analogi med den rimliga anpassning som definieras i artikel 1d.4 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskapen, ”lämpliga åtgärder, vid behov, för att göra det möjligt för en person med funktionsnedsättning att få tillträde till, delta i eller avancera i anställning eller genomgå utbildning, såvida inte sådana åtgärder skulle innebära en oproportionerlig börda för arbetsgivaren”.

[2] I enlighet med de interna reglerna om förebyggande av trakasserier.

[3] I analogi med de relevanta bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän fastställs rätten till hushållstillägg i enlighet med villkoren i artikel 1.2 och 1.3 i bilaga VII till tjänsteföreskrifterna.

[4] Inklusive vid förtida uppsägning.

[5] I enlighet med tillämpliga bestämmelser om tjänsteresor.

[6] Hyrbilskostnader ersätts inte separat och täcks av kilometerersättningen.

[7] I enlighet med Europeiska ombudsmannens allmänna genomförandebestämmelser av den 4 november 2004 om genomförande av artikel 1 e.4 i tjänsteföreskrifterna om rekrytering av personer med funktionshinder, särskilt kapitel 3 ”Rimliga boenden”.

[8] Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EGText av betydelse för EES (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).