Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit Disziplinarverfahren im Anschluss an eine Untersuchung und eine Empfehlung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) an die Kommission. Die Kommission stellte fest, dass 23 Dokumente in den Anwendungsbereich des Antrags fallen, und verweigerte den Zugang zu allen Dokumenten in ihrer Gesamtheit. Dabei stützte sich die Kommission auf die Notwendigkeit, personenbezogene Daten zu schützen.

Als der Beschwerdeführer die Kommission aufforderte, ihre Entscheidung zu überprüfen, bestätigte die Kommission die Zugangsverweigerung und berief sich dabei auf eine allgemeine Vermutung der Vertraulichkeit, die sich aus dem Schutz des Zwecks von Untersuchungen ergibt. Die Kommission argumentierte ferner, dass der Zugang der Öffentlichkeit zum Schutz der in den Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten nicht gewährt werden könne.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Anwendung einer allgemeinen Vertraulichkeitsvermutung durch die Kommission nach Abschluss des betreffenden Disziplinarverfahrens nicht angemessen war. Auf der Grundlage einer Prüfung der streitigen Dokumente vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass Teile der Dokumente zwar möglicherweise geschwärzt werden müssten, um die Identifizierung von Personen zu verhindern oder den Zweck künftiger Untersuchungen zu schützen, die Dokumente jedoch nicht durchgehend sensible Informationen enthielten. Der Bürgerbeauftragte schlug daher als Lösung vor, dass die Kommission ihren Standpunkt zum Antrag auf Zugang überdenkt, um einen sinnvollen teilweisen Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu ermöglichen.

In ihrer Erwiderung bestätigte die Kommission, dass sie sich auf eine allgemeine Vermutung der Vertraulichkeit gestützt habe, und vertrat die Auffassung, dass ein sinnvoller teilweiser Zugang jedenfalls nicht möglich sei, ohne personenbezogene Daten offenzulegen und den Schutz des Zwecks der Disziplinaruntersuchungen der Kommission zu gefährden.

Die Bürgerbeauftragte bedauerte, dass die Kommission nach ihrem Lösungsvorschlag keinen teilweisen Zugang gewährt habe. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Bearbeitung dieses Zugangsantrags durch die Kommission einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte.

Da die Kommission ihren Standpunkt zum Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang nach dem Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten neu bewertet hatte und zu demselben Schluss gekommen war wie in ihrer bestätigenden Entscheidung, sah der Bürgerbeauftragte keinen zweckdienlichen Zweck, diese Untersuchung mit einer förmlichen Empfehlung in dieser Angelegenheit fortzusetzen. Sie schloss daher den Fall ab.

Der Fall betraf die Entscheidung der Europäischen Kommission, der Öffentlichkeit den Zugang zu endgültigen Sanktionsbeschlüssen zu verweigern, mit denen Disziplinarverfahren gegen Bedienstete der Kommission eingestellt wurden. Die Kommission habe auf alle streitigen Dokumente eine allgemeine Vermutung der Vertraulichkeit angewandt, die auf der Notwendigkeit beruhe, den Zweck der Untersuchungen zu schützen. Die Kommission argumentierte ferner, dass in jedem Fall kein öffentlicher Zugang zu den Entscheidungen gewährt werden könne, ohne personenbezogene Daten preiszugeben.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission nicht berechtigt war, sich auf eine allgemeine Vermutung der Vertraulichkeit zu stützen, die auf der Notwendigkeit beruhte, den Zweck von Untersuchungen zu schützen, um den Zugang zu den endgültigen Sanktionsentscheidungen zu verweigern. Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten prüfte daher die betreffenden Dokumente. Auf der Grundlage der Kontrolle vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass einige der endgültigen Sanktionsentscheidungen zwar umfangreichere Schwärzungen erfordern könnten als andere, um die Identifizierung von Personen zu verhindern und somit ihre Privatsphäre und Integrität zu schützen, der Standpunkt der Kommission, dass kein Zugang gewährt werden könne, jedoch unangemessen sei. Der Bürgerbeauftragte vertrat auch die Auffassung, dass die Dokumente nur begrenzte Informationen enthielten, die zum Schutz des Zwecks von Untersuchungen vorenthalten werden müssten.

Vor diesem Hintergrund stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Weigerung der Kommission, der Öffentlichkeit den Zugang zu den angeforderten Dokumenten in ihrer Gesamtheit zu gewähren, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte.

Die Bürgerbeauftragte hat ihre obige Auffassung bereits in einem Lösungsvorschlag in einer parallelen Untersuchung zum Zugang der Öffentlichkeit zu ähnlichen Dokumenten dargelegt. Da die Kommission ihren Standpunkt im Anschluss an diesen Lösungsvorschlag neu bewertet hatte und zu demselben Schluss gekommen war wie in ihrer bestätigenden Entscheidung, sah der Bürgerbeauftragte keinen sinnvollen Zweck, diese Untersuchung durch eine förmliche Empfehlung in dieser Angelegenheit fortzusetzen. Sie schloss daher den Fall ab.

Der Fall betraf die Weigerung des Europäischen Parlaments, der Öffentlichkeit Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit einer Untersuchung von Fehlverhalten von Bediensteten durch das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) zu gewähren. Bei der Verweigerung des Zugangs stützte sich das Parlament auf zwei Ausnahmen nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und machte geltend, dass die Offenlegung die Privatsphäre und Integrität der von der OLAF-Untersuchung und ihrem Beschlussfassungsprozess betroffenen Personen beeinträchtigen würde.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Beschwerdeführer nicht festgestellt hatte, dass die Offenlegung der personenbezogenen Daten im öffentlichen Interesse erforderlich ist, wie dies in den EU-Rechtsvorschriften zum Datenschutz vorgeschrieben ist. Das Parlament habe sich daher berechtigterweise geweigert, die in den streitigen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten offenzulegen. Die Überprüfung der Dokumente ergab jedoch auch, dass sie keine personenbezogenen Daten enthalten und dass bestimmte Teile der Dokumente unter Wahrung der Privatsphäre und Integrität der betroffenen Personen offengelegt werden könnten. Daher schlug der Bürgerbeauftragte dem Parlament vor, seinen Standpunkt zu überdenken, dass der Zugang zu den Dokumenten in vollem Umfang verweigert werden müsse.

In seiner Antwort hielt das Parlament an seinem Standpunkt fest, dass kein Zugang der Öffentlichkeit gewährt werden könne, da es der Auffassung sei, dass es nicht möglich sei, alle personenbezogenen Daten zu schwärzen und gleichzeitig einige aussagekräftige Inhalte zu hinterlassen. Der Bürgerbeauftragte bedauerte, dass das Parlament weiterhin jegliche Form des Zugangs zu den angeforderten Dokumenten verweigert hat. Da das Parlament seinen Standpunkt als Antwort auf ihren Lösungsvorschlag bestätigte, vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Verfolgung der Angelegenheit im Zusammenhang mit diesem Fall keinen Zweck erfüllen würde. Die Bürgerbeauftragte erwartet jedoch, dass das Parlament ihre Bewertung berücksichtigen wird, wenn es sich mit künftigen Anträgen der Öffentlichkeit auf Zugang zu ähnlichen Dokumenten befasst.

Der Fall betraf die Weigerung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Öffentlichkeit ausreichend breiten Zugang zu den Abschlussberichten und Empfehlungen des OLAF im Zusammenhang mit zwei Untersuchungen zu Fehlverhalten von EU-Bediensteten zu gewähren. Bei der Verweigerung des Zugangs zu Teilen dieser Dokumente berief sich das OLAF auf zwei Ausnahmen nach den Unionsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und machte geltend, dass die Offenlegung die Notwendigkeit des Schutzes der Privatsphäre und der Integrität der in den Dokumenten genannten Personen, einschließlich der von den OLAF-Untersuchungen betroffenen Personen, sowie die Notwendigkeit des Schutzes der geschäftlichen Interessen der in den Dokumenten genannten Unternehmen und juristischen Personen untergraben würde.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Beschwerdeführer keine Notwendigkeit für die Offenlegung der in Rede stehenden personenbezogenen Daten im öffentlichen Interesse festgestellt hatte, wie dies in den EU-Rechtsvorschriften zum Datenschutz vorgeschrieben ist. Nach Prüfung der streitigen Dokumente hielt der Bürgerbeauftragte auch die Schwärzung von Geschäftsinformationen für angemessen, und es bestehe insoweit kein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass die Entscheidung des OLAF, der Öffentlichkeit den Zugang zu Teilen der streitigen Dokumente zu verweigern, gerechtfertigt sei. Der Bürgerbeauftragte begrüßte die Entscheidung des OLAF, wesentliche Einzelheiten zu den beiden betreffenden Untersuchungen offenzulegen, und schloss die Untersuchung ab, in der kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde.

Der Fall betraf die Entscheidung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Öffentlichkeit den Zugang zu Abschlussberichten und entsprechenden Empfehlungen in 44 Untersuchungen sowie zu einer Fallakte in einem bestimmten abgeschlossenen Disziplinarverfahren zu verweigern. Das OLAF wandte auf alle in Rede stehenden Dokumente eine allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung an, was bedeutete, dass es sich weigerte, der Öffentlichkeit Zugang zu allen Dokumenten zu gewähren, ohne eine individuelle Prüfung durchgeführt zu haben.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das OLAF nicht berechtigt sei, sich auf eine allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung zu stützen, die auf der Notwendigkeit beruhe, den Zweck seiner Untersuchungen zu schützen und den Zugang zu den 37 Abschlussberichten und Empfehlungen zu verweigern, zu denen die Untersuchungen und Folgemaßnahmen abgeschlossen worden seien. In Bezug auf die Abschlussberichte und Empfehlungen, in denen das OLAF der Auffassung war, dass die Folgemaßnahmen noch nicht abgeschlossen waren, war die Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass nicht klar war, ob und wenn ja, wie das OLAF diesen Folgezeitraum vor Anwendung der allgemeinen Vermutung der Nichtoffenlegung als noch angemessen einschätzte.

Daher schlug die Bürgerbeauftragte als Lösung vor, dass das OLAF i) die Abschlussberichte und Empfehlungen im Zusammenhang mit den Untersuchungen, bei denen die Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden, einzeln bewertet und erforderlichenfalls personenbezogene Daten unkenntlich macht, um der Öffentlichkeit einen möglichst breiten Zugang zu gewähren; und ii) erläutern, warum sie der Auffassung ist, dass die angemessene Frist für den Abschluss der Folgemaßnahmen gegebenenfalls noch nicht abgelaufen war.

In seiner Antwort führte das OLAF eine individuelle Bewertung von 41 Abschlussberichten und Empfehlungen in Bezug auf alle Untersuchungen durch, bei denen bestätigt wurde, dass die Folgemaßnahmen abgeschlossen waren. Das OLAF gewährte teilweisen Zugang zu all diesen Dokumenten. Das OLAF erläuterte auch, wie es im Allgemeinen bewertet, ob eine angemessene Frist für die Entscheidung der zuständigen Behörde über angemessene Folgemaßnahmen zu seinen Empfehlungen verstrichen ist.

Die Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass das OLAF ihren Vorschlag für eine Lösung akzeptierte, die der breiten Öffentlichkeit teilweisen Zugang zu 41 Abschlussberichten und damit verbundenen Empfehlungen gewährte. Sie begrüßt ferner die Erläuterungen zu den laufenden Folgeverfahren. Sie wies jedoch darauf hin, dass die Folgemaßnahmen in den streitigen Untersuchungen wesentlich länger im Gange gewesen seien als das, was die Unionsgerichte als angemessen anerkannt hätten. Daher unterbreitete sie dem OLAF Verbesserungsvorschläge in dieser Angelegenheit.

In Bezug auf die Verweigerung des Zugangs zu den übrigen Dokumenten in der streitigen Untersuchungsakte des OLAF war der Bürgerbeauftragte auch nicht davon überzeugt, dass sich das OLAF auf eine allgemeine Vermutung der Nichtoffenlegung berufen konnte, da seine Untersuchung und sein Follow-up-Verfahren beide abgeschlossen waren. Nach Prüfung der Dokumente war der Bürgerbeauftragte auch der Ansicht, dass ein teilweiser Zugang bei gleichzeitiger Schwärzung insbesondere personenbezogener Daten möglich sei. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Zahl der in die Verfahrensakte aufgenommenen Dokumente erheblich ist, dass der Beschwerdeführer nun einen aussagekräftigen teilweisen Zugang zum Abschlussbericht im Zusammenhang mit dieser Untersuchung erhalten hat und nicht klar ist, ob die verbleibenden Dokumente, zu denen ein teilweiser Zugang möglich ist, zusätzliche Informationen enthalten, die für den Beschwerdeführer von Interesse sind. Daher war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt der Beschwerde gerechtfertigt waren. Sie verweist in diesem Zusammenhang auf den Verbesserungsvorschlag, der dem OLAF kürzlich in einer Untersuchung zur Bearbeitung von Anträgen der Öffentlichkeit auf Zugang zu vollständigen Fallakten unterbreitet worden sei.

Der Fall betraf die Weigerung des Europäischen Auswärtigen Dienstes (EAD), der Öffentlichkeit uneingeschränkten Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit Untersuchungen zu Fehlverhalten von EU-Bediensteten durch das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) zu gewähren. Bei der Verweigerung des Zugangs stützte sich der EAD auf eine Ausnahme nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und argumentierte, dass die Offenlegung die Notwendigkeit untergraben würde, die Privatsphäre und Integrität der in den Dokumenten genannten Personen, einschließlich der von den OLAF-Untersuchungen betroffenen Personen, zu schützen. Darüber hinaus hat der EAD die Namen der in den Dokumenten genannten juristischen Personen geschwärzt, um ihren Ruf zu schützen.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Beschwerdeführer nicht festgestellt hatte, dass die Offenlegung der personenbezogenen Daten im öffentlichen Interesse erforderlich ist, wie dies in den EU-Rechtsvorschriften zum Datenschutz vorgeschrieben ist. Nach Prüfung der streitigen Dokumente hielt der Bürgerbeauftragte auch die begrenzte Schwärzung von Geschäftsinformationen für angemessen und konnte in dieser Hinsicht kein überwiegendes öffentliches Interesse erkennen. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass die Entscheidung des EAD, die vollständige Offenlegung der streitigen Dokumente abzulehnen, gerechtfertigt sei. Der Bürgerbeauftragte schloss daher die Untersuchung ab, in der kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde.

Der Fall betraf ein Beratungsunternehmen, das vom Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) wegen mutmaßlicher Unregelmäßigkeiten bei EU-finanzierten Projekten untersucht wurde. Das OLAF teilte dem Unternehmen mit, dass es die Untersuchung abgeschlossen habe, und legte der Kommission finanzielle und administrative Empfehlungen vor. Obwohl das OLAF dem Unternehmen mitteilte, dass es sich an den OLAF-Kontrollbeauftragten für Verfahrensgarantien wenden könne, übermittelte es keine klaren Informationen über die geltende Frist für die Einreichung einer Beschwerde. Dies bedeutete, dass das Unternehmen die Beschwerde nach Ablauf der Frist einreichte und der Verantwortliche die Beschwerde zurückwies.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das OLAF einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen habe, indem es dem Beschwerdeführer keine klaren Informationen, insbesondere über den Abschluss der Untersuchung, übermittelt habe. Der Bürgerbeauftragte vertrat jedoch die Auffassung, dass es keine geeignete Empfehlung für den Beschwerdeführer gebe, dies anzugehen. Dennoch schlägt sie vor, ein solches Problem in künftigen ähnlichen Fällen zu verhindern.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.