(Hergestellt gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten (1))

DIE BESCHWERDE

Die Beschwerde wurde von International Capital Partnerships im Dezember 2000 eingereicht. Dem Beschwerdeführer zufolge handelt es sich bei dem seiner Beschwerde zugrunde liegenden Sachverhalt um Folgendes:

Am 17. Juni 1999 lud das für Portugal zuständige Referat der Generaldirektion XVI (Regionalpolitik und Kohäsion) der Europäischen Kommission Herrn G., einen Direktor des Beschwerdeführers, einer britischen Beratungsfirma, zu einem Seminar nach Portugal ein. Dieses Seminar sollte der Diskussion über die Realisierung von Infrastrukturen durch Partnerschaften zwischen dem öffentlichen und dem privaten Sektor ("ÖPP") dienen. Dem Beschwerdeführer wurde mitgeteilt, dass das Seminar von der GD XVI in Zusammenarbeit mit den portugiesischen Behörden organisiert werden sollte und dass die für die Vorbereitung des Seminars zuständige Kommissionsbeamte Frau Filomena Carvalho sein werde.

In einem Fax an Herrn G. vom 29. Juni 1999 wies Frau Carvalho darauf hin, dass die Komplexität der ÖPP-Finanzvereinbarungen und die anschließende Schwierigkeit, ÖPP-Projekte aus der Perspektive der strukturellen Intervention der EU zu bewerten, dazu führten, dass „die Grundlage für einen praktischen Leitfaden für die Bewertung von ÖPP-Projekten für den Einsatz von Sachbearbeitern entwickelt werden [sollte]“. In diesem Leitfaden „sollten die Hauptelemente eines ÖPP-Projekts ermittelt werden, die eine besondere Bewertung verdienen (entweder in der Definitions-, Bewertungs- und Durchführungsphase), und es sollten Instrumente und Methoden vorgeschlagen werden, um diese Bewertung durchzuführen.“ Frau Carvalho fuhr fort und sagte, sie „sollte vorschlagen, dass der Haushalt für das Seminar einen Abschlussbericht vorsieht, in dem Sie die verschiedenen Beiträge der Konferenzteilnehmer in einem kohärenten Dokument zusammenführen. Dies würde später von den Sachbearbeitern der GD XVI genutzt werden." Abschließend bittet sie Herrn G., ihr mitzuteilen, ob er den Vorschlag annimmt, und die geschätzten Kosten anzugeben.

In seiner Antwort vom 30. Juni 1999 bestätigte Herr G., dass er bereit sei, einen "Abschlussbericht mit den Beiträgen der Konferenz" für einen Preis von etwa 3 000 EUR auszuarbeiten. Nach Angaben der Beschwerdeführerin bestätigte Frau Carvalho anschließend telefonisch, dass Herr G. zu den angegebenen Kosten vorgehen könne.

Das Seminar fand am 16. Juli 1999 in Portugal statt. Am 26. Juli 1999 leitete die GD XVI die meisten Beiträge dieses Seminars an Herrn G. weiter, wobei sie feststellte, dass dies vereinbart worden sei, um Herrn G. die Fortsetzung seiner Arbeit zu ermöglichen („c]omme convenu et pour vous permettre d'avancer vos travaux“). Ein weiterer Beitrag wurde am 5. August 1999 übermittelt. Auf dieser Grundlage erstellte Herr G. den Entwurf einer Zusammenfassung der Beiträge auf dem Seminar, das er der GD XVI am 16. August 1999 vorlegte. Die Kommission dankte Herrn G. in einem Schreiben vom 31. August 1999 und kündigte an, dass sie ihre Anmerkungen zu dem Dokument zu gegebener Zeit übermitteln werde. Bei derselben Gelegenheit übermittelte die Kommission drei weitere Dokumente, die am 26. Juli 1999 noch nicht vorlagen, um Herrn G. die Fertigstellung der Zusammenfassung zu ermöglichen ("pour vous permettre de finaliser le texte du sommaire"). Nach Ansicht des Beschwerdeführers wurde der Entwurf der Zusammenfassung von der Kommission bei einem Treffen mit Frau Carvalho und einer Kollegin am 13. Oktober 1999 in Brüssel angenommen, nachdem einige Änderungen daran vorgenommen worden waren. Herr Bezançon, der an dieser Sitzung teilnimmt, wird dies bestätigen können. Bei diesem Treffen, und immer noch nach Ansicht des Beschwerdeführers, wurde auch von der Entwicklung eines Leitfadens oder Handbuchs gesprochen. Am 25. November 1999 fand ein weiteres Treffen mit Frau Carvalho und der für den Leitfaden bei der Kommission zuständigen Person statt. In einem Schreiben vom 2. Dezember 1999 bot der Beschwerdeführer an, einen solchen Leitfaden gegen eine Gebühr von 12 000 EUR auszuarbeiten. Nach Angaben des Beschwerdeführers wurde ihm jedoch später mitgeteilt, dass dieser Plan vorerst nicht weiterverfolgt werde.

Am 26. Oktober 1999 richtete der Beschwerdeführer ein Schreiben an die Kommission, in dem er feststellte, dass drei Exemplare der geänderten Fassung der Zusammenfassung beigefügt seien, und in dem er die Kommission aufforderte, anzugeben, an wen und wie die Rechnung für dieses Dokument zu übersenden sei. Die Kommission habe sie daraufhin an eine Frau Sequeira eines portugiesischen Ministeriums verwiesen. Der Beschwerdeführer übersandte dieser Person daher am 3. Dezember 1999 eine Rechnung über 3000 €. In Ermangelung einer Antwort sandte der Beschwerdeführer am 7. Februar 2000 ein Mahnschreiben. In einem Schreiben vom 8. Februar 2000 erklärte Frau Sequeira, dass die Beschwerdeführerin das PPP-Handbuch, für das ein Betrag von 3 000 EUR zu zahlen sei, nicht vorgelegt habe und dass sie sich schriftlich an Frau Carvalho gewandt habe, um Erläuterungen zu erhalten.

Am 22. Mai 2000 und am 11. September 2000 richtete die Beschwerdeführerin Mahnschreiben an Frau Carvalho. Nach Angaben der Beschwerdeführerin teilte Frau Carvalho Herrn G. anlässlich eines anschließenden Telefongesprächs mit, dass sie Frau Sequeira das "grüne Licht" für die Zahlung gegeben habe. Als der Beschwerdeführer jedoch erneut an Frau Sequeira schrieb, antwortete diese am 17. November 2000, dass die Zahlung der 3 000 EUR vom Erhalt des KKP-Handbuchs abhänge, für das dieser Betrag vorgesehen sei.

Weitere Kontakte zu Frau Carvalho blieben erfolglos. Der Beschwerdeführer wandte sich daher an den Bürgerbeauftragten. Im Wesentlichen machte der Beschwerdeführer folgende Behauptungen geltend:

1. Die Kommission hat die für die Erstellung der Zusammenfassung vereinbarte Gebühr von 3000 EUR nicht entrichtet.
2. Die Kommission hätte einen angemessenen Betrag zahlen müssen, um den Zahlungsverzug und die Zeit und den Aufwand auszugleichen, die der Beschwerdeführer für die Verfolgung seiner Forderung aufwenden musste.

Der Beschwerdeführer bat die betroffenen Beamten außerdem um eine schriftliche Entschuldigung.

DIE ANFRAGE

Die Beschwerde wurde der Kommission zur Stellungnahme übermittelt.

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme äußerte sich die Kommission wie folgt:

Die Kommission hatte beschlossen, eine Konferenz über ÖPP am 16. Juli 1999 in Lissabon mit einem Zuschuss von 75 % der Gesamtkosten (bis zu 24 537 EUR) an das portugiesische Ministerium für Ausrüstung, Raumplanung und Verwaltung zu kofinanzieren. Gemäß der Finanzhilfevereinbarung sollte die Konferenz unter der Verantwortung der portugiesischen Behörden organisiert werden.

Herr G. wurde gebeten, die Kosten für die Erstellung eines Abschlussberichts auf der Grundlage der verschiedenen Beiträge der Konferenzteilnehmer zu schätzen. Wie aus dem Fax vom 29. Juni 1999 hervorgeht, sollte der Bericht später von den Sachbearbeitern der GD XVI verwendet werden können. Sie sollte die wichtigsten Elemente eines ÖPP-Projekts ermitteln, die einer besonderen Bewertung bedürfen (sei es in der Definitions-, Bewertungs- und Umsetzungsphase), und Instrumente und Methoden zur Durchführung dieser Bewertung vorschlagen.

Herr G. hatte sich bereit erklärt, diese Arbeiten in Höhe von 3 000 EUR durchzuführen, und wies darauf hin, dass die Form des Berichts erörtert werden müsse (vgl. Fax von Herrn G. vom 30. Juni 1999). Die Kommission nahm dieses Angebot nie an, teilte jedoch Herrn G. (im Rahmen eines Telefongesprächs im Juli 1999 (2)) mit, dass die Bedingungen des Berichts mit den portugiesischen Behörden erörtert werden müssten. Die Kommission hatte vorgeschlagen, einen Betrag von etwa 3 000 EUR des Gesamtbudgets der Konferenz für den Bericht vorzusehen. Dieser Vorschlag wurde von den Parteien der Finanzhilfevereinbarung, wie in der Leistungsbeschreibung dargelegt, angenommen. Folglich standen den portugiesischen Behörden 3 000 EUR zur Verfügung, um diese Arbeiten zu finanzieren.

Die Unterauftragsvergabe der erforderlichen Arbeiten, wie Herr G. wissen musste, der Abschluss eines Dienstleistungsvertrags, in dem u. a. der Inhalt des Abschlussberichts und der Liefertermin festgelegt sind. Ein solcher Vertrag musste zwangsläufig zwischen dem Begünstigten, der die Mittel hielt (d. h. den portugiesischen Behörden), und dem Dienstleistungserbringer geschlossen werden. Nach Kenntnis der Kommission sei zwischen Herrn G. und den portugiesischen Behörden kein Vertrag geschlossen worden.

Der Entwurf der Zusammenfassung war weder von der Kommission noch von den portugiesischen Behörden als Abschlussbericht akzeptiert worden, der als Grundlage für einen praktischen Leitfaden zur Bewertung von ÖPP-Projekten dienen könnte. Im Gegenteil, die Kommission vertrat die Auffassung (und hatte dies Herrn G. mehrmals am Telefon mitgeteilt), dass dieses Papier allein für die Kommission oder den Mitgliedstaat keinen Wert habe. Der Abschlussbericht sei das einzige Dokument gewesen, das zwischen Herrn G. und der Kommission erörtert worden sei.

Die Weigerung der portugiesischen Behörden, bis zur Vorlage des Abschlussberichts zu zahlen, entsprach der ordnungsgemäßen Verwaltung der Gemeinschaftsmittel. Die Kommission wollte jedoch ihrer endgültigen Entscheidung nicht vorgreifen, da es allein Sache der portugiesischen Behörden war, zu entscheiden, ob ein Ausgleich für den Entwurf der Zusammenfassung gewährt werden konnte. Daher musste mit den portugiesischen Behörden eine Lösung gefunden werden. Die Kommission hatte sich schriftlich an die portugiesischen Behörden gewandt, um zu prüfen, ob sie eine Zahlung an Herrn G. leisten würden.

Das von der Kommission als „Haushaltsspezifikation“ bezeichnete Dokument wurde in portugiesischer Sprache abgefasst und enthielt einen Betrag von 2 993 EUR für ein „Handbuch“.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und brachte Folgendes vor:

Der Wortlaut des Telefax der Kommission vom 29. Juni 1999 war insofern klar, als ein Abschlussbericht über die Konferenz die Grundlage für einen Leitfaden bilden würde, aber nicht der Leitfaden als solcher wäre. Die Kommission hatte das Angebot des Beschwerdeführers, einen Abschlussbericht zu erstellen, tatsächlich angenommen. Dem Beschwerdeführer war nicht mitgeteilt worden, dass die Arbeiten den Abschluss eines Dienstleistungsvertrags mit den portugiesischen Behörden erforderten. Die Kommission hatte den Berichtsentwurf auf einer Sitzung im Oktober 1999 angenommen. Dr. Bezançon, Frankreichs führender Experte für PPP, der bei diesem Treffen anwesend war, würde dies bestätigen können.

Der Beschwerdeführer bestand darauf, dass die Kommission in gutem Glauben handeln und ihren vertraglichen Verpflichtungen nachkommen sollte.

DIE AUSWIRKUNGEN DES BÜRGERS, EINE FREUNDLICHE LÖSUNG ZU ERREICHEN

Analyse der strittigen Fragen durch den Bürgerbeauftragten

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme und der Bemerkungen war der Bürgerbeauftragte nicht davon überzeugt, dass die Kommission angemessen auf die Behauptungen des Beschwerdeführers reagiert hatte.

Die vorläufige Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten war, dass das Versäumnis der Kommission, sicherzustellen, dass dem Beschwerdeführer der für die Erstellung der Zusammenfassung vereinbarte Betrag gezahlt wurde, ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit sein könnte.

Die Möglichkeit einer einvernehmlichen Lösung
Der Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung

Am 31. Juli 2001 legte der Bürgerbeauftragte der Kommission einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung vor. In seinem Schreiben schlug der Bürgerbeauftragte vor, dass die Kommission erwägen sollte, dafür zu sorgen, dass dem Beschwerdeführer der Betrag gezahlt wird, der für die Erstellung der Zusammenfassung der Beiträge auf der Konferenz in Lissabon am 16. Juli 1999 vereinbart wurde, und dass die Kommission weiter erwägen sollte, den Beschwerdeführer für die Verzögerung, die eingetreten war, und für die Zeit und den Aufwand, die der Beschwerdeführer bei der Verfolgung seiner Forderung zu opfern hatte, zu entschädigen, um eine einvernehmliche Lösung zu erleichtern.

Am 13. August 2001 übermittelte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten eine Kopie eines Schreibens, das er am selben Tag an die Kommission gerichtet hatte. In diesem Schreiben machte der Beschwerdeführer geltend, dass ihm weitere 2 350 EUR gezahlt werden sollten, da er Zeit und Mühe aufwenden musste, um seinen Anspruch geltend zu machen.

Antwort der Kommission

In ihrer Antwort vom 31. Oktober 2001 äußerte sich die Kommission wie folgt:

Die Konferenz vom 16. Juli 1999 wurde von den portugiesischen Behörden organisiert und von der Kommission kofinanziert. Der Abschlussbericht war Teil der Kofinanzierung. Die Ausarbeitung eines Dokuments im Zusammenhang mit der Konferenz (der genannte Bericht) wurde als eines der Lose der Haushaltsspezifikation beigefügt, die dem Schreiben über die Gewährung der EU-Beihilfe an die portugiesischen Behörden beigefügt war, dem ein Betrag von 2 993 EUR zugewiesen wurde.

Diese Art der Zusammenarbeit zwischen den nationalen Behörden und der Kommission war die übliche Art der Durchführung solcher Projekte. Zwar haben sich die Dienststellen der Kommission im Geiste der Partnerschaft mit den Behörden in der Regel aktiv beteiligt und manchmal auch direkten Kontakt zu Dritten aufgenommen, die ebenfalls an der Durchführung des Projekts beteiligt sind. Es war jedoch offensichtlich, dass die endgültige Verantwortung bei den nationalen Behörden lag. Alle rechtsverbindlichen Verträge mussten von diesen Personen direkt mit diesen Behörden geschlossen werden. Der Beschwerdeführer, der in der Vergangenheit mit der Kommission zusammengearbeitet und über die Rolle der Kommission bei solchen Projekten informiert hatte, war sich dessen von Anfang an bewusst.

Die Tatsache, dass auch im vorliegenden Fall die Dienststellen der Kommission direkten Kontakt mit Herrn G. aufgenommen hatten, stellte nicht in Frage, dass die portugiesischen Behörden für das Projekt verantwortlich waren. Die Kommission hatte den Vorschlag von Herrn G. vom 30. Juni 1999 den portugiesischen Behörden übermittelt und Herrn G. davon in Kenntnis gesetzt und ihn aufgefordert, sich direkt mit den portugiesischen Behörden in Verbindung zu setzen. Auf der Grundlage dieses Briefwechsels war offensichtlich, dass zwischen der Kommission und Herrn G. kein Vertrag vereinbart wurde.

Mit Schreiben vom 5. Juli 1999 hatten die portugiesischen Behörden (Frau Sequeira) Herrn G. daraufhin offiziell eingeladen. Ihm war wohl bewusst gewesen, dass er bei den portugiesischen Behörden zu Gast sein würde. Während des Seminars hatte die Kommission an einem Treffen zwischen den portugiesischen Behörden und Herrn G. über den zu erstellenden Bericht mitgewirkt. Frau Sequeira hatte dargelegt, was sie von dieser Arbeit erwartete.

Es war richtig, daß Herr G. nach der Konferenz seine Papiere an die Kommission weitergeleitet hatte. Dies war jedoch ausdrücklich mit Herrn G. selbst vereinbart worden (wie im Fax vom 26. Juli 1999 - "comme convenu" angegeben), um die Einholung von Beiträgen ausländischer Redner zum Seminar zu beschleunigen.

Außerdem habe die Kommission den Bericht nie angenommen, wie Herr G. fälschlicherweise behauptet habe. Auf Antrag von Herrn G. hatte die Kommission ihn am 13. Oktober 1999 getroffen. Das Thema sei vielmehr die Absicht gewesen, ein Handbuch zum Thema des Seminars auszuarbeiten. Auch bei dieser Gelegenheit hatten die Vertreter der Kommission Herrn G. bezüglich des Berichtsentwurfs eindeutig an die portugiesischen Behörden verwiesen.

Obwohl die Kommission den Bericht nie angenommen hatte, hatte sie ihn im Geiste der Partnerschaft mit den portugiesischen Behörden erörtert. Die Kommission hatte Herrn G. laufend über ihre eigene Beurteilung und die genannten Kontakte zu den Behörden informiert. Die Kommission hatte jedoch bei diesen Gelegenheiten darauf hingewiesen, dass die endgültige Verantwortung für die Beurteilung der Qualität des Berichts bei den portugiesischen Behörden liegt.

Die portugiesischen Behörden hatten der Kommission nun mitgeteilt, dass sie nach ihrer Bewertung der Qualität des von Herrn G. vorgelegten Berichts bereit seien, einen großen Teil des ursprünglich vorgesehenen Betrags (d. h. 1 600 EUR) zu zahlen. Die Kommission war rechtlich weder in der Lage, diesen Standpunkt in Frage zu stellen, noch eine endgültige Entscheidung über die Qualität der Arbeit selbst zu treffen. Er nahm diesen Standpunkt vielmehr zur Kenntnis und war bereit, die in seinem Finanzhilfebeschluss vorgesehenen Ausgaben, einschließlich des Anteils der Kommission an den genannten 1 600 EUR (d. h. 1 200 EUR), mitzufinanzieren.

Die Kommission betrachtete die vorgeschlagene Zahlung von 1 600 EUR daher als "freundliche Lösung" für die vorliegende Beschwerde.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme vom 19. Dezember 2001 vertrat der Beschwerdeführer die Auffassung, dass die Kommission versucht habe, eine Auslegung vorzubringen, die dem dokumentierten Austausch und dem gesunden Menschenverstand zuwiderlaufe. Der Beschwerdeführer kündigte an, dass die Kommission, sollte sie ihren Forderungen nicht nachkommen, einen weiteren Betrag von rund 4 500 EUR beantragen möchte, um den Zeit- und Kostenaufwand für die Treffen mit der Kommission im Oktober und November 1999 und die Vorschläge, die sie anschließend ausgearbeitet habe, zu decken.

Der Beschwerdeführer äußerte sich weiter wie folgt:

In dem Schreiben der Kommission vom 17. Juni 1999 sei klargestellt worden, dass die Kommission beabsichtige, die Konferenz in Zusammenarbeit mit den portugiesischen Behörden zu organisieren. Frau Carvalho sei als die Beamtin identifiziert worden, die die Konferenz organisiert habe. Das Fax von Frau Carvalho vom 29. Juni 1999 enthielt eindeutig einen Vorschlag und konnte keinesfalls als Aufforderung verstanden werden, anonyme portugiesische Behörden zu kontaktieren, um einen Vertrag abzuschließen, insbesondere angesichts der Tatsache, dass der eventuelle Leitfaden für den Einsatz von Sachbearbeitern der GD XVI gedacht war. Weder der Beschwerdeführer noch Herr G. hatten jemals direkt für die Kommission gearbeitet. Der Beschwerdeführer hatte lediglich an einem Seminar für Kommissionsbeamte in Brüssel mitgewirkt, als er von CSES, das das direkte Vertragsverhältnis unterhielt, Unteraufträge erhielt.

Das Schreiben, das die portugiesischen Behörden angeblich am 5. Juli 1999 übermittelt hatten, war nicht eingegangen. Die Kommission hatte die Modalitäten der Konferenz am 12. Juli 1999 mitgeteilt. Während des Seminars fand kein formelles Treffen statt, und Herr G. wusste nicht, dass er Frau Sequeira hätte treffen können. Informelle Gespräche mögen stattgefunden haben, aber da dem Beschwerdeführer mitgeteilt worden war, dass der Leitfaden von Kommissionsbeamten verwendet werden sollte, hat Herr G. den Ansichten eines namentlich nicht genannten Beamten im Gastland möglicherweise nicht allzu viel Aufmerksamkeit geschenkt. Der Name von Frau Sequeira war bei der Zusammenkunft am 25. November 1999 erstmals erwähnt worden, und zwar nur als Beamte, an die die Rechnung für den compte rendu zu übersenden war.

In der Sitzung vom 13. Oktober 1999 mit Frau Carvalho, an der auch Herr Bezançon teilnahm, wurde Herrn G. mitgeteilt, dass der Entwurf angenommen worden sei und dass sich die Beratungen nun auf die Form und den Inhalt des künftigen Leitfadens konzentrieren würden.

Fast jeder schritt ihres kontos wurde durch korrespondenz und zeugen gestützt. Die Behauptungen der Kommission wurden nicht durch Korrespondenz untermauert.

Schreiben von Herrn Bezançon

Am 16. Januar 2002 übermittelte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten ein Schreiben von Herrn Bezançon vom 21. Dezember 2001. Dem Beschwerdeführer zufolge war Herr Bezançon Generaldirektor des französischen Unternehmerverbands, verfügte über besondere Fachkenntnisse auf dem Gebiet der ÖPP, beriet die Kommission und beteiligte sich auch 1999 an der Konferenz.

In seinem Schreiben betonte Herr Bezançon, dass es keinen Zweifel daran gegeben habe, dass die Leitlinien von dem Bericht über die Konferenz in Lissabon zu unterscheiden seien, den der Beschwerdeführer ausgearbeitet habe. Er weist ferner darauf hin, dass bei dem Treffen mit der Kommission im Oktober 1999 eindeutig darauf hingewiesen worden sei, dass der Bericht den Erwartungen der Kommission entspreche.

Beurteilung des Bürgerbeauftragten

Unter diesen Umständen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine einvernehmliche Lösung erzielt wurde.

DER BESCHLUSS

1 Verweigerung der Zahlung der Gebühr in Höhe von 3 000 € für die Zusammenfassung

1.1 Der Beschwerdeführer, ein britisches Beratungsunternehmen, macht geltend, dass die Kommission ihm eine Gebühr in Höhe von 3 000 EUR zahlen müsse, die von seinem Direktor, Herrn G., für die Ausarbeitung einer Zusammenfassung der Beiträge der Teilnehmer eines Seminars über die Verwirklichung von Infrastrukturen durch Partnerschaften zwischen dem öffentlichen und dem privaten Sektor („PPP“) vereinbart worden sei. Dieses Seminar wurde von der Kommission und den portugiesischen Behörden organisiert und fand am 16. Juli 1999 in Lissabon statt.

1.2 Die Kommission ist der Auffassung, dass sie das Angebot des Beschwerdeführers, einen solchen Bericht zu erstellen, nie angenommen hat, sondern Herrn G. darüber informiert hat, dass die Bedingungen des Berichts mit den portugiesischen Behörden erörtert werden müssen. Nach Kenntnis der Kommission ist jedoch kein Vertrag zwischen Herrn G. und den portugiesischen Behörden geschlossen worden. Die Kommission macht ferner geltend, dass der vom Beschwerdeführer vorgelegte Entwurf der Zusammenfassung weder von ihr selbst noch von den portugiesischen Behörden als Abschlussbericht akzeptiert wurde, der als Grundlage für einen praktischen Leitfaden zur Bewertung von ÖPP-Projekten dienen könnte. Sie erklärte, sie habe Herrn G. mehrmals am Telefon mitgeteilt, dass dieses Papier allein weder für die Kommission noch für den Mitgliedstaat von Nutzen sei.

1.3 Die Auffassung des Beschwerdeführers, die Kommission müsse ihr den Betrag von 3 000 EUR zahlen, beruht auf der Annahme, dass zwischen der Kommission und ihr ein Vertrag über die Erstellung der Zusammenfassung geschlossen wurde.

1.4 Gemäß Artikel 195 EG-Vertrag ist der Europäische Bürgerbeauftragte befugt, Beschwerden "über Missstände bei der Tätigkeit der Organe oder Einrichtungen der Gemeinschaft" entgegenzunehmen. Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten liegt ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vor, wenn eine öffentliche Einrichtung nicht im Einklang mit einer für sie verbindlichen Regel oder einem für sie verbindlichen Grundsatz handelt (3). Ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit kann somit auch dann festgestellt werden, wenn es um die Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen geht, die von den Organen oder Einrichtungen der Gemeinschaften geschlossen wurden.

1.5 Der Bürgerbeauftragte ist jedoch der Auffassung, dass der Umfang der Überprüfung, die er in solchen Fällen durchführen kann, notwendigerweise begrenzt ist. Insbesondere ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass er nicht versuchen sollte, festzustellen, ob eine der Parteien einen Vertragsbruch begangen hat, wenn die Angelegenheit strittig ist. Diese Frage könnte nur von einem zuständigen Gericht wirksam behandelt werden, das die Möglichkeit hätte, die Argumente der Parteien in Bezug auf das einschlägige nationale Recht anzuhören und widersprüchliche Beweise in strittigen Sachverhaltsfragen zu bewerten.

1.6 Der Bürgerbeauftragte ist daher der Ansicht, dass es in Fällen, die vertragliche Streitigkeiten betreffen, gerechtfertigt ist, seine Untersuchung auf die Prüfung zu beschränken, ob das Organ oder die Einrichtung der Gemeinschaft ihm eine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage für sein Handeln gegeben hat und warum es seine Auffassung der vertraglichen Position für gerechtfertigt hält. Ist dies der Fall, wird der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss kommen, dass seine Untersuchung keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit ergeben hat. Diese Schlussfolgerung berührt nicht das Recht der Parteien, ihre vertragliche Streitigkeit von einem zuständigen Gericht prüfen und maßgebend beilegen zu lassen.

1.7 Im vorliegenden Fall scheint die Kommission zwei Hauptargumente vorzubringen, nämlich a) dass sie das Angebot des Beschwerdeführers zur Erstellung einer Zusammenfassung nicht angenommen habe und b) dass das vom Beschwerdeführer erstellte Dokument jedenfalls nicht zufriedenstellend sei und daher nicht angenommen worden sei.

1.8 In ihrem Telefax vom 29. Juni 1999 fragte die Kommission Herrn G., ob er bereit sei, eine Zusammenfassung der auf dem Seminar am 16. Juli 1999 geleisteten Beiträge und der veranschlagten Kosten zu erstellen. Am 30. Juni 1999 bestätigte Herr G. seine Bereitschaft, ein solches Dokument auszuarbeiten, und gab einen Preis von etwa 3 000 EUR an. Es gibt kein Dokument, das schlüssig belegen würde, dass die Kommission einen Vertrag über die Erstellung eines Berichts mit Herrn G. oder dem Beschwerdeführer in diesem Sinne geschlossen hat. Es gibt jedoch mehrere Fakten, die in diese Richtung weisen. Erstens enthält die „Haushaltsspezifikation“ für das von der Kommission vorgelegte Seminar tatsächlich einen Betrag von etwa 3 000 EUR (2 993 EUR) für die Erstellung eines Dokuments im Zusammenhang mit diesem Seminar. Bei dem dem Bürgerbeauftragten vorgelegten Dokument handelt es sich um eine Kopie eines Faxes mit dem Datum vom 6. Juli 1999, d. h. kurz nachdem der Beschwerdeführer den für eine solche Zusammenfassung in Rechnung zu stellenden Preis angegeben hatte. Zweitens übersandte die Kommission die auf dem Seminar geleisteten Beiträge Ende Juli und August 1999 an den Beschwerdeführer, um ihm die Erstellung der Zusammenfassung zu ermöglichen. Der Wortlaut von mindestens einem dieser Anschreiben bezieht sich auf eine erzielte Einigung (vgl. Schreiben vom 26. Juli 1999 - "[c]omme convenu et pour vous permettre d'avancer vos travaux"). Die Kommission selbst akzeptiert in ihrer Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung, dass sie eine Vereinbarung mit Herrn G. oder dem Beschwerdeführer geschlossen hat, obwohl sie argumentiert, dass diese Vereinbarung nur einen formalen Aspekt betraf. Drittens antwortete die Kommission, als der Beschwerdeführer der GD XVI am 16. August 1999 den Entwurf der Zusammenfassung übermittelte, dass sie sich zu diesem Dokument äußern werde, und übermittelte drei weitere Dokumente, die in der Zusammenfassung berücksichtigt werden sollten. Dieses Verhalten wäre schwer nachvollziehbar, wenn es keinen Vertrag zwischen der Kommission und dem Beschwerdeführer gäbe. Im Gegenteil, wenn die Qualität der Arbeit tatsächlich ausschließlich von den portugiesischen Behörden beurteilt werden sollte, hätte ihnen der Text übermittelt werden müssen. Viertens gibt es keine Anhaltspunkte für die Behauptung der Kommission, sie habe dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass sie sich an die portugiesischen Behörden wenden solle oder dass sie mit diesen einen Vertrag schließen müsse. Selbst in ihrer Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung hat die Kommission keine schriftlichen Beweise vorgelegt, um ihre Behauptung zu untermauern. Der gesamte Schriftverkehr des Beschwerdeführers ist an die Kommission gerichtet, und in den Schreiben der Kommission an den Beschwerdeführer wird nicht auf die Ratschläge hingewiesen, die dem Beschwerdeführer angeblich erteilt wurden. Fünftens wendet sich der Beschwerdeführer gegen die Behauptung der Kommission, sie hätte aus ihren früheren Arbeiten für die Kommission wissen müssen, dass rechtsverbindliche Verträge nur von den nationalen Behörden geschlossen werden könnten. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission keine Beweise vorgelegt hat, um ihre Behauptung zu untermauern. Ferner wird in dem Fax der Kommission vom 29. Juni 1999 darauf hingewiesen, dass der zu erstellende Bericht „von den Sachbearbeitern der GD XVI“ verwendet werden sollte. Vor diesem Hintergrund konnte vom Beschwerdeführer nicht erwartet werden, dass er einen Arbeitsvertrag, der der Kommission selbst zugute kommen sollte, mit den portugiesischen Behörden schließen musste. Schließlich behauptet der Beschwerdeführer, dass ihm bei einem Treffen zwischen ihm und der GD XVI am 13. Oktober 1999 mitgeteilt worden sei, dass der Bericht angenommen worden sei und dass Herr Bezançon (der auch an diesem Treffen teilgenommen habe) dies bestätigen könne. Der Beschwerdeführer hat nun ein Schreiben von Herrn Bezançon eingereicht, in dem diese Person in der Tat das Konto des Beschwerdeführers bestätigt. Die Kommission macht geltend, sie habe den vom Beschwerdeführer vorgelegten Bericht nie akzeptiert. Es sollte jedoch auch berücksichtigt werden, dass Herr G. am 26. Oktober 1999, d. h. kurz nach diesem Treffen, Frau Carvalho "drei saubere Kopien des 'compte rendu' der Lissabon-Konferenz" übersandte und darum bat, mitgeteilt zu werden, wem er die Rechnung zusenden solle. Hätte die Kommission den Bericht des Beschwerdeführers faktisch nicht akzeptiert und müsste dies den portugiesischen Behörden überlassen werden, hätte man erwartet, dass die Kommission den Beschwerdeführer zum jetzigen Zeitpunkt entsprechend informiert. Ein solcher Brief scheint jedoch nicht geschrieben worden zu sein. Vielmehr wies die Beschwerdeführerin in ihrem Schreiben an Frau Sequeira vom 3. Dezember 1999 darauf hin, dass Frau Carvalho ihr mitgeteilt habe, dass sie über die Mittel zur Deckung der Kosten des Seminars verfüge, und dass sie daher den Gebührenvermerk für die Zusammenfassung beigefügt habe, "die Frau Carvalho in Brüssel vorgelegt und von ihr akzeptiert wurde".

1.9 In Anbetracht dieser Erwägungen ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass die Behauptung des Beschwerdeführers, dass zwischen ihm und der Kommission eine Vereinbarung bestand, wonach der Beschwerdeführer eine Zusammenfassung der auf der Konferenz in Lissabon vorgelegten Beiträge erstellen sollte, plausibel erscheint. Der Bürgerbeauftragte ist ferner der Auffassung, dass die Kommission nicht in der Lage war, ihm eine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage für ihre Maßnahmen zu liefern, und warum sie der Ansicht ist, dass ihre Auffassung der vertraglichen Position gerechtfertigt ist.

1.10 Das zweite Hauptargument der Kommission ist, dass das vom Beschwerdeführer erstellte Dokument jedenfalls nicht zufriedenstellend war. Dies beruht auf der Annahme, dass der Beschwerdeführer verpflichtet war, ein Dokument vorzulegen, in dem die wichtigsten Elemente eines ÖPP-Projekts aufgeführt sind, für das eine besondere Bewertung erforderlich war (sei es in der Definitions-, Bewertungs- und Umsetzungsphase), und Instrumente und Methoden zur Durchführung dieser Bewertung vorzuschlagen. Das Erfordernis, auf das sich die Kommission hier stützt, wird (praktisch wörtlich) aus dem Telefax der Kommission vom 29. Juni 1999 zitiert. In diesem Schreiben wird jedoch klar zwischen dem letztlich zu erstellenden Leitfaden und der Zusammenfassung der Beiträge des Seminars unterschieden. Die oben genannte Anforderung gilt für den Leitfaden, nicht für die Zusammenfassung. Der einzige Hinweis darauf, dass die Kommission einen Leitfaden und keine Zusammenfassung erhalten wollte, könnte darin gesehen werden, dass in der „Haushaltsspezifikation“ der Betrag von 3 000 EUR einem „Handbuch“ zugewiesen wurde (siehe oben, Nr. 1.8). Nichts deutet jedoch darauf hin, dass der Beschwerdeführer von diesem Dokument und seiner möglichen Bedeutung wusste oder hätte wissen müssen. Darüber hinaus wurde in dem Schreiben der Kommission an den Beschwerdeführer vom 31. August 1999 eindeutig auf eine Zusammenfassung und nicht auf ein Handbuch verwiesen (4). Die Kommission hat eine Kopie der vom Beschwerdeführer erstellten Zusammenfassung vorgelegt. Auf den ersten Blick scheint dieses Dokument den Standards zu entsprechen, die für dieses Dokument im Fax vom 29. Juni 1999 festgelegt wurden. Der Beschwerdeführer hat ausführlich dargelegt, wie das Dokument von ihm verfasst, der Kommission vorgelegt, mit ihr erörtert und schließlich von ihr genehmigt wurde. Die Kommission hat keine Belege vorgelegt, die dieser Darstellung widersprächen. Wenn die Kommission dem Beschwerdeführer tatsächlich "mehrmals" telefonisch mitgeteilt hätte, dass das Dokument für ihn nicht von Nutzen sei, erscheint es schwer nachvollziehbar, warum sie diese Auffassung nicht schriftlich bestätigt hat, spätestens als sie die endgültige Fassung des Dokuments am 26. Oktober 1999 erhielt.

1.11 Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass die Kommission auf der Grundlage der ihm vorliegenden Beweise ihr zweites Argument nicht dargelegt hat.

1.12 Die Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten ist daher, dass die Tatsache, dass die Kommission nicht sichergestellt hat, dass dem Beschwerdeführer der für die Erstellung der Zusammenfassung vereinbarte Betrag gezahlt wird, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt.

2 Entschädigung für Zahlungsverzug und für Zeit und Aufwand bei der Verfolgung der Forderung

2.1 Die Beschwerdeführerin macht geltend, die Kommission müsse ihr einen angemessenen Betrag zahlen, um den Zahlungsverzug und die Zeit und den Aufwand auszugleichen, die sie für die Verfolgung ihrer Forderung aufgewendet habe.

2.2 Die Kommission hat sich weder in ihrer Stellungnahme noch in ihrer Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung mit diesem Thema befasst.

2.3 Wie bereits erwähnt, stellt der Bürgerbeauftragte in Bezug auf den Hauptantrag des Beschwerdeführers fest, dass der Beschwerdeführer offenbar einen Antrag auf Zahlung der 3 000 EUR hat. Es ist eine gute Verwaltungspraxis, dass die Verwaltung die fälligen Beträge so schnell wie möglich auszahlt. Selbst wenn die Kommission jedoch zu Recht angenommen hätte, dass sie keine Verpflichtungen gegenüber dem Beschwerdeführer eingegangen sei, hätte sie den Beschwerdeführer klar und unverzüglich über ihren Standpunkt informieren müssen. Aus den dem Bürgerbeauftragten vorliegenden Beweisen geht jedoch hervor, dass die Kommission den Beschwerdeführer trotz verschiedener Mahnungen des Beschwerdeführers zunächst anlässlich eines Telefongesprächs zwischen Herrn G. und Frau Carvalho, das am 22. November 2000 stattfand, unterrichtete. Die Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten ist daher, dass das Versäumnis der Kommission, den Beschwerdeführer für die Zahlungsverzögerung und die Zeit und den Aufwand zu entschädigen, die der Beschwerdeführer aufwenden musste, um seinen Anspruch geltend zu machen, ein weiterer Missstand in der Verwaltungstätigkeit ist.

3 Schlussfolgerung

3.1 Auf der Grundlage seiner Untersuchungen zu dieser Beschwerde kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass das Versäumnis der Kommission, sicherzustellen, dass dem Beschwerdeführer der für die Erstellung der Zusammenfassung vereinbarte Betrag gezahlt wird, und das Versäumnis, den Beschwerdeführer für die Zahlungsverzögerung und die Zeit und den Aufwand zu entschädigen, die er für die Verfolgung seiner Forderung aufwenden musste, Missstände in der Verwaltungstätigkeit darstellen.

3.2 Der Bürgerbeauftragte unterbreitet der Kommission daher gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten folgenden Empfehlungsentwurf:

Der Empfehlungsentwurf

Die Europäische Kommission sollte sicherstellen, dass dem Beschwerdeführer der Betrag von 3 000 EUR gezahlt wird, der für die Erstellung der Zusammenfassung der Beiträge auf der Konferenz in Lissabon am 16. Juli 1999 vereinbart worden war. Die Kommission sollte den Beschwerdeführer weiter entschädigen für die Verzögerung, die eingetreten ist, und für die Zeit und den Aufwand, die der Beschwerdeführer bei der Verfolgung seiner Forderung opfern musste.

Die Kommission und der Beschwerdeführer werden über diesen Empfehlungsentwurf unterrichtet. Gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten übermittelt die Kommission vor dem 31. Mai 2002 eine ausführliche Stellungnahme. Die ausführliche Stellungnahme könnte aus der Annahme des Empfehlungsentwurfs des Bürgerbeauftragten und einer Beschreibung seiner Umsetzung bestehen.

Straßburg, den 7. Februar 2002

 

Jacob Söderman

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(1) Beschluss 94/262 des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Verordnungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. 1994, L 113, S. 15).

(2) Der Text der Stellungnahme bezieht sich auf den Juli "2000". Es scheint jedoch klar zu sein, dass damit der Juli 1999 gemeint ist. Dies wird dadurch bestätigt, dass derselbe Fehler in Bezug auf das Fax von Herrn G. vom 30. Juni 1999 ("30. Juni 2000" in der Stellungnahme) auftritt.

(3) Siehe Jahresbericht 1997, S. 22 sequ.

(4) « …pour vous permettre de finaliser le texte du sommaire. »