Straßburg, den 23. Oktober 2007

Sehr geehrter Herr M.,

Am 18. Juli 2006 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission über die verspätete Zahlung einer bereits vereinbarten Erstattung ein, die Ihre Sachverständigenhonorare, Reise- und Unterbringungskosten im Rahmen der Sachverständigenbewertung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen FP6-2004-SME-COLL-Stufe 2, die vom 5. bis 9. Dezember 2005 in Brüssel durchgeführt wurde, abdeckte.

Am 19. September 2006 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme am 7. Februar 2007 in finnischer Sprache. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 26. Februar 2007 übermittelt haben.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers, eines finnischen Staatsbürgers, waren die relevanten Tatsachen zusammenfassend wie folgt:

Die Europäische Kommission ernannte den Beschwerdeführer zum Sachverständigen für die Bewertung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen FP6-2004-KMU-COLL-Stufe 2, die vom 5. bis 9. Dezember 2005 in Brüssel durchgeführt wurde.

Am 9. Dezember 2005 ersuchte der Beschwerdeführer die Generaldirektion Forschung („GD Forschung“) der Kommission um Anweisungen zur Erstattung seiner Reisekosten. Er wurde von einem Beamten angewiesen, die Reisekosten rasch zu erstatten, wenn er der Kommission seine Reiserechnungen so bald wie möglich übermitteln könnte. Am 10. Dezember 2005 übersandte der Beschwerdeführer bei seiner Rückkehr nach Finnland der Kommission in einem einzigen Dokument seine Rechnung über die Reise- und Unterbringungskosten.

Da der Beschwerdeführer die vereinbarte Erstattung nicht erhalten hatte, wandte er sich am 22. Februar 2006 per E-Mail an die GD Forschung und forderte die Kommission auf, ihn zu informieren, wenn noch etwas fehlte.

Am 1. März 2006 teilte ihm Herr H. von der GD Forschung mit, dass „[ihr] Finanzreferat [seinen] Erstattungsantrag wegen der von ihm geltend gemachten Reisekosten zurückgewiesen [hat]. Um [seine] Erstattung zu regeln, muss [er] [der Kommission] eine gesonderte Rechnung vorlegen, in der nur [seine] Reisekosten ausgewiesen sind."Die GD Forschung schlug dem Beschwerdeführer vor, das entsprechende Dokument per Fax vorzulegen.

Am 2. März 2006 übersandte der Beschwerdeführer die angeforderte Rechnung. Der Beschwerdeführer übermittelte auch die gleichen Informationen, die er zuvor in einer einzigen Rechnung übermittelt hatte, aber bei dieser Gelegenheit übermittelte er sie als zwei separate Rechnungen. Er erklärte auch, dass sowohl das Flugticket als auch die Hotelkosten auf derselben Rechnung erschienen, weil er eine Pauschalreise unternommen hatte.

Am 3. März 2006 antwortete Herr H. von der GD Forschung auf die E-Mail des Beschwerdeführers, in der er ihm mitteilte, dass "(...)[e] jetzt alles in Ordnung zu sein scheint."

Da der Beschwerdeführer noch immer keine Zahlung erhalten hatte, wandte er sich am 10. April 2006 erneut per E-Mail an Herrn H..

In Ermangelung einer Antwort von M. H. sandte der Beschwerdeführer am 12. April 2006 eine E-Mail an Frau R. von der GD Forschung, in der er erklärte, dass „[u]noch [er] kein Geld erhalten habe. (...)". Der Beschwerdeführer fragte, ob die Kommission etwas zahlen werde oder ob er ein Gerichtsverfahren einleiten solle.

Da es keine Antwort gab, kontaktierte der Beschwerdeführer Frau R. am 19. April 2006 erneut per E-Mail und bat sie, ihm bei der Lösung des Problems seiner Erstattung zu helfen. In derselben E-Mail behauptete er auch, es sei "sehr unangenehm, nur zu warten, ohne Feedback von [der Kommission] zu erhalten".

Am 10. Mai 2006 antwortete Herr H. von der GD Forschung und entschuldigte sich für die Verzögerung bei der Bezahlung des Beschwerdeführers für die Dienstleistungen, die er der Kommission erbracht hatte. Herr H. erläuterte dem Beschwerdeführer ferner, dass "(...) Die Uhr beginnt jedoch erst dann zu ticken, wenn alle erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß ausgefüllt sind. Darüber hinaus steht unsere Finanzabteilung vor einem enormen Rückstand an Zahlungsdateien. Ihre Zahlung wird bis Ende dieses Monats erwartet. (...)"

Am 11. Mai 2006 antwortete der Beschwerdeführer, dass er zum ersten Mal Informationen über den voraussichtlichen Zahlungszeitpunkt erhalten habe. (...) [Er hatte] noch nie [vorher] mit dieser Art von Verzögerung zu kämpfen gehabt. Doch [er] wartete nun bis zum Ende dieses Monats, was etwa 6 Monate [von] totaler Verzögerung bedeutete. (...)" Der Beschwerdeführer behauptete, dass er sich im Juni 2006 erneut mit den Dienststellen der Kommission in Verbindung setzen werde, falls nichts geschehen sollte.

Da der Beschwerdeführer bis Ende Juni 2006 keine Zahlung erhalten hatte, forderte er die Kommission am 12. Juli 2006 erneut auf, erneut zu prüfen, ob [seine] Erstattungsunterlagen ordnungsgemäß ausgefüllt sind und ob sie sich in [seiner] Finanzeinheit befinden, die noch auf ihre Zahlung wartet. [Er war] wirklich besorgt über diese Situation. (...)".

Da er von der Kommission keine Erstattung erhielt, beschwerte sich der Beschwerdeführer beim Bürgerbeauftragten.

Er behauptete, dass die Kommission die vereinbarte Zahlung, einschließlich des Sachverständigenhonorars, der Reise- und Unterbringungskosten des Beschwerdeführers, für die vom 5. bis 9. Dezember 2005 im Rahmen der Sachverständigenbewertung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen RP6-2004-KMU-COLL-Stufe 2 durchgeführten Arbeiten vermeidbar verzögert habe.

Er behauptete auch, dass die Kommission ihm vermeidbare Verzögerungen mitteilte, dass er eine separate Reiserechnung für die Erstattung vorlegen müsse.

Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, die vereinbarte Zahlung so bald wie möglich zu leisten.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

Die Stellungnahme der Kommission zu der Beschwerde lautete zusammenfassend wie folgt:

Vom 5. bis 9. Dezember 2005 nahm der Beschwerdeführer als Sachverständiger an den Evaluierungssitzungen teil, die in Brüssel zu den im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen FP6-2004-SME-COLL-Stufe 2 eingegangenen Vorschlägen stattfanden. Diese Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wurde im Rahmen des Sechsten Rahmenprogramms der Europäischen Gemeinschaft für Forschung, technologische Entwicklung und Demonstration durchgeführt, das zur Schaffung des Europäischen Forschungsraums und zur Innovation beiträgt.

Am 15. Dezember 2005 erhielt die Kommission das Antragsformular des Beschwerdeführers auf Erstattung seiner Reisekosten. Da die Akte des Beschwerdeführers unvollständig war, setzte sich die Kommission mit ihm in Verbindung, um ihn um Klärung seiner Reisekosten (Reiserechnung) zu ersuchen.

Am 7. März 2006 erhielt die Kommission die beantragte Reiserechnung vom Beschwerdeführer.

Am 11. August 2006 erstattete die Kommission dem Beschwerdeführer die Kosten in voller Höhe. Am 17. August 2006 bestätigte der Beschwerdeführer, dass er die Zahlung erhalten habe.

Zu den Behauptungen des Beschwerdeführers äußerte sich die Kommission wie folgt:

Die Kommission war sich ihrer Verpflichtung zur unverzüglichen Ausführung von Zahlungen sehr bewusst. Er betonte, dass die Zahlungen in den allermeisten Fällen fristgerecht erfolgen. In Ausnahmefällen kann es jedoch zu Zahlungsverzögerungen kommen.

Nach Angaben der Kommission wurden Folgemaßnahmen zur Überwachung von Zahlungsverzögerungen ergriffen. Dazu gehören Scoreboards, die erweiterte Eingabe von Identitäts- und Bankdaten sowie die Schulung des Personals. Darüber hinaus wurde in Bezug auf die Verwaltungs- und Finanzverfahren eine interne Prüfung der Zahlungsfristen durchgeführt, wobei der Schwerpunkt auch auf der Zahlung von Sachverständigen mit Ernennungsschreiben lag.

Um eine wirtschaftliche Haushaltsführung zu gewährleisten, seien die Sachverständigen davon in Kenntnis gesetzt worden, dass die Bearbeitung eines Erstattungsantrags voraussetze, dass das Dossier alle angeforderten Belege enthalte. Nach Ansicht der Kommission ist das Ernennungsschreiben sehr klar in Bezug auf die Dokumente (1), die die Sachverständigen der Kommission vorlegen müssen, um eine Zahlung zu erhalten. Darüber hinaus werden alle Sachverständigen während eines Briefings am ersten Tag der Bewertung über das Erstattungsverfahren informiert.

Die Kommission erklärte, dass die Organisation von Evaluierungen unvermeidlich zu Erstattungsanträgen führe, deren Bearbeitung einen erheblichen Verwaltungsaufwand für die Kommission mit sich bringe. Die Kommission kam zu dem Schluss, dass sie es dennoch jedes Jahr schafft, diese Tätigkeiten zur Zufriedenheit der meisten betroffenen Antragsteller zu organisieren.

In Bezug auf den Fall des Beschwerdeführers brachte die Kommission vor, dass er nicht von Anfang an alle erforderlichen Unterlagen vorgelegt habe.

Die Kommission räumte ein, dass die Bearbeitung des Erstattungsantrags mehr Zeit in Anspruch nahm als die in Artikel 106 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung vorgesehenen 45 Tage (ab dem Datum der Vorlage vollständiger Unterlagen). Die Kommission bedauerte diese Verzögerung.

Die Kommission behauptete, dass die Erstattung in der Zwischenzeit gezahlt worden sei und dass der Beschwerdeführer deren Eingang bestätigt habe. Daher war die Kommission der Auffassung, dass in diesem besonderen Fall keine weiteren Maßnahmen erforderlich waren.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seinen Bemerkungen würdigte der Beschwerdeführer die Bearbeitung seiner Beschwerde durch den Bürgerbeauftragten und dankte ihm.

Der Beschwerdeführer machte zusammenfassend folgende Bemerkungen:

Der Beschwerdeführer räumte ein, dass die Kommission die Zahlung tatsächlich am 11. August 2006 geleistet habe, und bestätigte, dass er sie am 17. August 2006 erhalten habe. Der Beschwerdeführer teilte der Kommission ferner mit, dass die Angelegenheit für ihn geklärt sei.

In seiner Stellungnahme forderte der Beschwerdeführer den Bürgerbeauftragten auf, in seiner Entscheidung die folgenden Bemerkungen zu berücksichtigen:

Der Beschwerdeführer behauptete, dass der Beamte der GD Forschung, der seine Akte bearbeitet habe, ihm mitgeteilt habe, dass es ausreiche, einen Nachweis über die Reise- und Unterbringungskosten vorzulegen, und dass er sein Flugticket erst bei seiner Rückkehr nach Finnland bei der Kommission einreichen müsse.

Nach einer Mahnung teilte ihm die Kommission mit, dass er verpflichtet sei, dieselben Informationen, die er ihr bereits vorgelegt habe, erneut vorzulegen, jedoch in zwei getrennten Rechnungen. Am 7. März 2006 gingen diese Unterlagen bei der Kommission ein. Der Beschwerdeführer berechnete, dass die Kommission nach Erhalt des Dokuments 157 Tage benötigte, um die Zahlung zu leisten.

Der Beschwerdeführer begrüßte die Erklärung der Kommission, dass sie verschiedene Maßnahmen ergriffen habe, um Verzögerungen bei künftigen Zahlungen zu verhindern. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass die Kommission für verspätete Zahlungen Zinsen zahlen müsse.

Der Beschwerdeführer merkte auch an, dass die Erstattungsanträge zwar Teil der normalen Routine der Kommission sein sollten, seine Stellungnahme jedoch den Eindruck erweckt habe, dass die Bearbeitung solcher Erstattungsanträge zusätzliche Arbeit erfordere, für die er entweder i) nicht über ausreichendes Personal oder ii) nicht über ausreichende Fachkenntnisse verfüge.

DER BESCHLUSS

1 Mutmaßlicher vermeidbarer Verzug und damit zusammenhängender Anspruch

1.1 Der Beschwerdeführer beantragte die Erstattung seiner Reisekosten im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit als Sachverständiger bei der Europäischen Kommission. Er folgte den Anweisungen der Kommission so genau wie möglich und übermittelte der Kommission seine Reiserechnung (ein einziges Dokument) unmittelbar nach seiner Rückkehr nach Finnland. Anschließend forderte die Kommission ihn auf, zusätzlich gesonderte Rechnungen über seine Reise- und Unterbringungskosten zu übermitteln. Trotz Mahnschreiben zahlte die Kommission ihn nicht, und der Beschwerdeführer wandte sich an den Europäischen Bürgerbeauftragten.

Er machte vermeidbare Verzögerungen bei der Zahlung geltend und teilte ihm mit, dass er eine separate Rechnung vorlegen müsse.

Er forderte die Kommission auf, ihm die fällige Zahlung zu erstatten.

1.2 Die Kommission räumte die Verzögerung bei der Erstattung des Beschwerdeführers ein und bedauerte dies.

In ihrer Stellungnahme zur Beschwerde erläuterte sie die Verzögerung, indem sie darauf hinwies, dass i) der Beschwerdeführer nicht alle erforderlichen Unterlagen von Anfang an vorgelegt habe, obwohl die Sachverständigen im Voraus gut über die Unterlagen informiert gewesen seien, die sie zur Stützung ihrer Zahlungsanträge und trotz der diesbezüglich mit der Kommission ausgetauschten E-Mails vorlegen müssten, und dass ii) bei den Kommissionsdienststellen ein Rückstand bei den Zahlungsdossiers bestehe.

Die Kommission beschrieb die Maßnahmen, die sie ergriffen hatte, um den oben genannten Rückstand zu verbessern.

Die Kommission gab an, dass sie am 11. August 2006 an den Beschwerdeführer gezahlt habe.

1.3 In Bezug auf die Forderung des Beschwerdeführers stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission den Beschwerdeführer bezahlt hat und dass dieser in seinen Erklärungen erklärt hat, dass er die Angelegenheit für erledigt hält.

In Bezug auf die Vorwürfe des Beschwerdeführers ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass im Rahmen dieser Untersuchung keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind, da die entsprechende Forderung beglichen wurde.

Der Bürgerbeauftragte weist jedoch darauf hin, dass er aktiv erwägt, eine Initiativuntersuchung zum Thema verspätete Zahlungen einzuleiten, und dass die vom Beschwerdeführer in seinen Bemerkungen zur Zahlung von Zinsen vorgebrachten Punkte in diesem Zusammenhang berücksichtigt werden.

2 Schlussfolgerung

Aus der Stellungnahme der Kommission und den Bemerkungen des Beschwerdeführers geht hervor, dass die Kommission Schritte zur Begleichung der Forderung unternommen und damit den Beschwerdeführer zufriedengestellt hat.

Aus diesem Grund ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen in Bezug auf die Behauptungen und anschließenden Bemerkungen des Beschwerdeführers in seinen Bemerkungen gerechtfertigt sind.

Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) In diesem Zusammenhang verwies die Kommission auf den Erstattungsantrag, die Erklärung über Interessenkonflikte, Belege, das Formular „Finanzangaben“ und das Formular „Rechtsträger“.