Straßburg, den 18. Dezember 2006

Sehr geehrter Herr O.,

Am 13. Dezember 2004 haben Sie die vorliegende Beschwerde im Namen von Viewrope UETP beim Europäischen Bürgerbeauftragten eingereicht und am 6. Januar 2005 weitere Informationen übermittelt. Ihre Beschwerde richtete sich gegen die Europäische Kommission und betraf die Zahlung eines Zuschusses für ein Projekt im Rahmen des Programms Leonardo da Vinci.

Am 17. Januar 2005 leitete ich die Beschwerde 3645/2004/TN an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission übermittelte die schwedische Übersetzung ihrer Stellungnahme am 15. Juni 2005. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt. Nachdem Sie eine Verlängerung der Frist beantragt hatten, übermittelten Sie Ihre Stellungnahme am 10. Oktober 2005.

Am 13. Oktober 2005 reichten Sie eine weitere Beschwerde im Namen von Viewrope UETP beim Bürgerbeauftragten ein, der inzwischen seinen Namen in UETP - University Enterprise Partnership geändert hatte (Beschwerde 3394/2005/TN). Ihre Beschwerde richtete sich gegen die Kommission und betraf die Durchführung einer Prüfung der Verwendung der von dieser Beschwerde betroffenen Finanzhilfe.

Da die Beschwerde 3394/2005/TN mit der vorliegenden Beschwerde in Zusammenhang stand, hielt ich es für erforderlich, das Ergebnis meiner Untersuchungen dieser Beschwerde abzuwarten, bevor ich über die in der vorliegenden Beschwerde vorgebrachten Vorwürfe und Ansprüche entscheide. Sie wurden mit Schreiben vom 19. April 2006 davon in Kenntnis gesetzt. Meine Untersuchungen zur Beschwerde 3394/2005/TN haben nun ein Stadium erreicht, in dem ich im vorliegenden Fall eine Entscheidung treffen kann.

Ich schreibe Ihnen daher, um Sie über die Ergebnisse der Untersuchungen zu informieren, die im Zusammenhang mit der vorliegenden Beschwerde durchgeführt wurden.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelt es sich bei den relevanten Fakten zusammenfassend um Folgendes:

Viewrope UETP (im Folgenden „UETP“) hat im Jahr 2000 ein Projekt im Rahmen des Programms Leonardo da Vinci abgeschlossen. Die Kommission genehmigte das Ergebnis des Projekts, es traten jedoch Probleme hinsichtlich der Förderfähigkeit der Personalkosten auf. Verschiedene Bewerter der Kommission interpretierten das Verwaltungs- und Finanzhandbuch unterschiedlich, was zu Unstimmigkeiten bei den genehmigten Personalkosten führte. So wurden beispielsweise die geltend gemachten Tageskosten von 450 EUR pro Mitarbeiter für einige Mitarbeiter akzeptiert, nicht jedoch für den Projektkoordinator, den IT-Techniker und den Projektleiter. Darüber hinaus akzeptierte die Kommission für den Projektkoordinator im ersten Projektzeitraum (1996-1998) Tageskosten in Höhe von 394 EUR. Für den zweiten Projektzeitraum (1998-2000) akzeptierte die Kommission jedoch trotz höherer Kosten für höhere Gehälter nur Tageskosten in Höhe von 331 EUR.

Auf der Grundlage des Streits über die Auslegung des Verwaltungs- und Finanzhandbuchs und die Förderfähigkeit der Personalkosten leitete die Kommission 2003 eine externe Prüfung von UETP ein. Allerdings befanden sich sowohl der Projektkoordinator als auch der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt in Langzeitkrankheitsurlaub und durften daher nach schwedischem Recht keine Zeit im Büro von UETP verbringen. Die UETP schlug vor, dass ihr eigener Prüfer den Projektkoordinator und den Projektleiter während der Prüfung der Kommission ersetzen könnte, aber die Prüfer der Kommission akzeptierten diesen Vorschlag nicht. Die Prüfung konnte daher nicht durchgeführt werden. Die Kommission kam zu dem Schluss, dass UETP sich geweigert hatte, zusammenzuarbeiten, und kündigte daher den Vertrag im Juli 2004 und beantragte die Erstattung der gesamten Mittelzuweisung.

Der Beschwerdeführer behauptete, die Kommission habe

1. Uneinheitliche und unrichtige Auslegung der Vorschriften über die Personalkosten; und
2. Der Vertrag wurde aufgrund der angeblichen mangelnden Bereitschaft von UETP zur Zusammenarbeit mit der Prüfung der Kommission zu Unrecht gekündigt.

Der Beschwerdeführer beantragte, dass die Kommission zu ihrem in ihrem Schreiben vom 23. September 2002 dargelegten Kompromiss stehen sollte, in dem sie anbot, UETP zusätzlich zu den bereits gezahlten 123 199 EUR weitere 24 370 EUR zu zahlen.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme äußerte sich die Kommission zusammenfassend wie folgt:

Hintergrund

Das UETP legte 1996 einen Vorschlag für ein Projekt im Rahmen des Programms Leonardo da Vinci I vor. Das Projekt wurde ausgewählt, ein Vertrag unterzeichnet und im März 1997 eine erste Zahlung in Höhe von 78 000 EUR geleistet. Die Vertragslaufzeit trat am 2. Dezember 1996 in Kraft und lief am 1. Dezember 1999 ab. Der Vertrag sah drei Tranchen vor: 40 % der vertraglichen Leonardo-da-Vinci-Zuweisung im Voraus; 30 % nach Vorlage und Genehmigung des Zwischenberichts; 30 % nach Vorlage und Genehmigung des Abschlussberichts.

Nach Vorlage des Zwischenberichts wurde das UETP im November 1999 und Februar 2000 um zusätzliche Informationen gebeten. Am 28. Januar 2000 übermittelte UETP einige, aber nicht alle der angeforderten Informationen. Da der Zwischenbericht nicht fertiggestellt wurde, teilte die Kommission UETP am 7. Dezember 2000 mit, dass keine zweite Zahlung erfolgen werde.

Die UETP legte den Abschlussbericht am 6. September 2000 vor. Im Januar und März 2001 forderte der Finanzbewerter zusätzliche Informationen von UETP an, um die geltend gemachten Kosten für den ersten (im Zwischenbericht angegebenen) und den zweiten (im Abschlussbericht angegebenen) Zeitraum des Projekts zu begründen. Der Finanzbewerter forderte korrekte und kohärente Finanztabellen, Gehaltsabrechnungen für geltend gemachte Personalkosten, eine Aufschlüsselung der als "Verwaltungskosten" geltend gemachten Kosten und Rechnungen für geltend gemachte Kosten in den Haushaltslinien "Subunternehmerkosten", "Computerkosten" und "Sonstige Kosten". Im Zeitraum von Februar bis Juni 2001 legte die UETP Gehaltsangaben vor, um die Personalkosten ab 1999 zu bestätigen. UETP erklärte, dass es "zwei Niveaus von Tagessätzen abhängig vom Kompetenzniveau der persönlichen [sic] Kategorien verwendete. Die Tagessätze basieren auf den Durchschnittskosten für die Gehälter der persönlichen und anderen persönlichen Kosten. Bei diesen Kosten handelt es sich um direkte persönliche Kosten, die nicht in den Gemeinkosten des Unternehmens enthalten sind. Die Gemeinkosten des Unternehmens werden in den vorgelegten Berichten gesondert ausgewiesen.“

Im Januar 2002 teilte die Kommission UETP mit, dass der Abschlussbericht evaluiert worden sei und dass eine Kürzung der Zahlung bevorstehe. Im Juni 2002 erhielt die Kommission ein Schreiben von UETP, in dem diese die Kürzung nicht akzeptierte, aber die vollständige Zahlung einschließlich Zinsen verlangte, da sie der Ansicht war, dass sie alle angeforderten Dokumente vorgelegt hatte. Mit Schreiben vom 27. Juni 2002 antwortete die Kommission und erklärte, dass sie, wenn UETP mit dem endgültigen Saldo nicht zufrieden sei, ihr Vorbringen präzisieren und inhaltliche Argumente zur Stützung ihrer Meinungsverschiedenheit sowie Belege zum Nachweis des Vorbringens vorlegen müsse. Das Schreiben der Kommission enthielt eine ausführliche Erläuterung der nicht förderfähigen Kosten.

Mit Schreiben vom 14. August 2002 erklärte das UETP, dass es mit der Art und Weise, wie die Kommission die förderfähigen Personalkosten berechnet habe, nicht einverstanden sei. Nach Angaben von UETP hatte die Kommission die „Zahlungen, die in direktem Zusammenhang mit den persönlichen Kosten standen, weder die Bildungskosten für das Projekt noch die Leistung noch den Rentenbeitrag für das Personal“ nicht berücksichtigt. Die UETP erläuterte, dass ihre Berechnung der Personalkosten „Projektunterstützung und Anleitung durch [den Beschwerdeführer], persönliche technische Ausbildung durch Herrn [RW] und persönliche administrative Ausbildung durch Frau [S]“ umfasste. Die UETP legte eine Erklärung ihrer externen Rechnungsprüfer zu den Gehaltskosten des Beschwerdeführers bei.

Am 23. September 2002 übermittelte die Kommission dem UETP einen überarbeiteten Restbetrag, in dem die in den Haushaltslinien "Unterauftragsvergabe", "Computer" und "Sonstige Kosten" ausgewiesenen Kosten wieder als förderfähig ausgewiesen wurden. Der Rentenbeitrag wurde in die Berechnung des Tagesgehalts einbezogen. Die Kommission forderte ferner detaillierte Informationen über die in der Haushaltslinie „gemeinsame Kosten“ angegebenen „Verwaltungskosten“ an. Es wird ein überarbeiteter Restbetrag mit einer zusätzlichen Zahlung in Höhe von 24 370 EUR vorgeschlagen.

Am 15. und 16. Oktober 2002 beanstandete UETP, dass bei der Berechnung der Personalkosten durch die Kommission die „Unterstützungszeit des [Beschwerdeführers]“ nicht berücksichtigt worden sei, und machte geltend, dass die Gehälter des Beschwerdeführers und von Herrn W. auf der Grundlage des Betrags von 450 EUR pro Tag berechnet werden sollten. UETP erläuterte auch die Art der angegebenen „Verwaltungskosten“.

Am 23. Oktober 2002 antwortete die Kommission, dass sie die Personalkosten nicht auf der Grundlage der UETP-Interpretation des Verwaltungs- und Finanzhandbuchs bewerten könne, sondern dass sie die täglichen Personalkosten nach der gleichen Methode wie bei allen anderen Leonardo-da-Vinci-Projekten berechnen müsse. Die Kommission stellte fest, dass UETP die angeforderten Informationen zu den angegebenen "Verwaltungskosten" nicht vorgelegt hatte, und kam zu dem Schluss, dass das Projekt mit einer zusätzlichen Zahlung gemäß ihrem Schreiben vom 23. September 2002 abgeschlossen würde. Die Kommission teilte UETP mit, dass sie eine externe Prüfung des Projekts beantragt habe und dass UETP der Kommission innerhalb von zehn Tagen nach Erhalt des Schreibens der Kommission mitteilen müsse, ob sie dem im Schreiben der Kommission vom 23. September 2002 angegebenen Restbetrag zustimme. Wenn UETP zustimmte, würde die ergänzende Zahlung in Höhe von 24 370 EUR erfolgen. Wenn das UETP nicht zustimmte, würde die Zahlung ausgesetzt, bis der externe Prüfbericht vorgelegt wurde.

UETP stimmte der überarbeiteten Bewertung des Projekts durch die Kommission nicht zu, brachte jedoch vor, dass alle geltend gemachten Personalkosten akzeptiert werden sollten. Am 27. November 2002 richtete die Kommission daher ein Schreiben an UETP, in dem sie darauf hinwies, dass das Projekt für eine externe Prüfung ausgewählt worden sei, die einige Zeit in den kommenden Monaten stattfinden werde, um die tatsächlichen Personalkosten zu klären. Das UETP wurde gemäß Artikel 7.5 des Vertrags über die Verpflichtung unterrichtet, der Kommission uneingeschränkten Zugang zu allen Belegen des Projekts zu gewährleisten.

Im Zeitraum von Oktober bis Dezember 2003 versuchte die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche, einen Termin für die externe Prüfung zu vereinbaren, was jedoch aufgrund des Fehlens der zuständigen Personen innerhalb der UETP nicht möglich war: Der Beschwerdeführer und Herr W. befanden sich in langfristigem Krankheitsurlaub. Deloitte & Touche versuchte, eine andere Person zu finden, auf die sie sich in Bezug auf die Prüfung beziehen konnte, und UETP schlug Herrn P und Herrn B vor. Herr P erklärte jedoch, dass er nicht über das Material verfüge, um die Fragen des Prüfers zu beantworten. Die Kommission übermittelte der UETP daher am 19. Januar 2004 ein Schreiben, in dem sie einen Endtermin für die Prüfung festlegte. Das UETP wurde darüber informiert, dass bei Nichteinhaltung eine vollständige Wiedereinziehung der Vorauszahlungen im Einklang mit den geltenden Vorschriften erfolgen würde.

Am 12. März 2004 erhielt die Kommission eine Faxnachricht des Beschwerdeführers, in der er erklärte, dass er und Herr W sich mindestens bis zum 30. April 2004 im Krankheitsurlaub befänden. Der Beschwerdeführer erläuterte ferner, dass Herr W. der einzige Mitarbeiter von UETP sei und dass Herr P. in seiner Abwesenheit als Verantwortlicher agiere. Der Beschwerdeführer kam zu dem Schluss, dass UETP die im Schreiben der Kommission vom 23. September 2002 vorgeschlagene ergänzende Zahlung akzeptieren werde, um die Angelegenheit zu regeln.

Am 20. Juli 2004 richtete die Kommission zwei Einschreiben, in denen sie die vollständige Rückzahlung der bereits gezahlten Beträge verlangte. Die Briefe wurden als "non réclamé"zurückgegeben, da niemand sie gesammelt hatte. Am 14. September 2004 wurde derselbe Antrag per E-Mail an den Beschwerdeführer gerichtet. Der Beschwerdeführer antwortete mit E-Mail vom 22. September 2004 und erklärte, er sei im Juli und August im Urlaub gewesen, und da die Schreiben persönlich an ihn gerichtet worden seien, könnten sie nicht per Kurier entgegengenommen werden. Er erklärte ferner, dass er eine Person von der externen Prüfungsgesellschaft von UETP vorgeschlagen habe, dass die Prüfer der Kommission jedoch seine Anwesenheit und die Anwesenheit von Herrn W. verlangt hätten. Der Beschwerdeführer brachte ferner vor, dass die Kommissionsbediensteten bei der Berechnung der Personalkosten unterschiedliche Methoden angewandt hätten.

Am 23. September 2004 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer per E-Mail mit, dass das Schreiben mit dem endgültigen Prüfungstermin am 19. Januar 2004 versandt worden sei. Da UETP auf dieses Schreiben nicht geantwortet hatte, hatte die Kommission beschlossen, den Vertrag zu kündigen und die vollständige Erstattung zu beantragen. Der Beschwerdeführer antwortete noch am selben Tag und erklärte, dass er das Schreiben vom 19. Januar 2004 nie erhalten habe und dass er nicht mehr für UETP arbeite, sondern helfen wolle, um die Situation zu lösen.

Am 28. September 2004 forderte die Kommission den Beschwerdeführer auf, anzugeben, wer bei UETP für die Verwaltung des Vertrags zuständig sei. Am folgenden Tag richtete die Kommission dieselbe Frage in einer E-Mail an das Internationale Programmbüro in Stockholm. Am 8. Oktober 2004 übersandte die Kommission dem Beschwerdeführer ein Schreiben, in dem sie Kopien ihrer Schreiben vom 19. Januar und 20. Juli 2004 beifügte und ihn bat, zu klären, wer für den Vertrag verantwortlich war und welche Postanschrift für UETP gültig war.

Am 11. Oktober 2004 erhielt die Kommission ein Schreiben des Beschwerdeführers, in dem er erklärte, dass es die Prüfer der Kommission seien, die nicht mit dem Prüfer von UETP zusammenarbeiten wollten, und dass es daher nicht die Schuld von UETP sei, wenn die Prüfung nicht durchgeführt werde.

Mit Einschreiben vom 25. November 2004 erklärte sich die Kommission damit einverstanden, UETP eine neue Frist für die Durchführung der Prüfung einzuräumen. Der Brief wurde jedoch ohne Erklärung zurückgeschickt.

Am 17. März 2005 übermittelte das UETP der Kommission ein Schreiben, in dem es darauf hinwies, dass die Prüfung in der letzten Juniwoche 2005 stattfinden solle. Am 18. April 2005 forderte die Kommission Deloitte & Touche auf, die Prüfung in der beantragten Woche durchzuführen. Deloitte & Touche bestätigte, dass die Prüfung in dieser Woche durchgeführt werde.

Zur Beschwerde

In Bezug auf die Unzufriedenheit des Beschwerdeführers mit der Art und Weise, wie die Kommission die Personalkosten berechnete, wies die Kommission darauf hin, dass die Berechnung der Gehälter des Beschwerdeführers, von Herrn W und von Herrn RW auf den von UETP vorgelegten Gehaltsabrechnungen beruhte. Die Kommission stützte ihre Berechnungen auf das Bruttogehalt unter Hinzurechnung der Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge. Das Bruttogehalt jeder Person umfasste alle Arbeiten, die diese Person während ihrer Zeit im Rahmen des Leonardo-da-Vinci-Projekts durchführte.

Bestimmte Personalkosten wurden auf der Grundlage des im Rahmen eines Leonardo-da-Vinci-Projekts genehmigten Höchstbetrags berechnet, der sich gemäß Abschnitt II.3.2 des Verwaltungs- und Finanzhandbuchs auf 450 EUR pro Tag und Bediensteter belief. Diese Art der Berechnung der Personalkosten wurde für Bedienstete verwendet, für die keine Gehaltsabrechnungen vorgelegt worden waren, und wurde verwendet, um extrem hohe nicht förderfähige Personalkosten aufgrund fehlender Gehaltsabrechnungen zu vermeiden. In Fällen, in denen Gehaltsabrechnungen vorgelegt wurden, wurden diese zur Berechnung des tatsächlichen Tagesgehalts gemäß Anhang II.2.1 des Vertrags verwendet. Entspricht das im Abschlussbericht angegebene Tagesgehalt nicht dem auf der Grundlage von Gehaltsabrechnungen berechneten Tagesgehalt, so wurde der im Abschlussbericht angegebene Überschussbetrag für nicht förderfähig erklärt und daher abgezogen.

Die Kommission berechnete die Personalkosten nach dem Grundsatz, der bei allen Leonardo-da-Vinci-Projekten bei der Berechnung der tatsächlichen täglichen Personalkosten angewandt wurde. Als die Kommission und das UETP sich nicht auf die Berechnungsmethode einigten, schlug die Kommission eine externe Prüfung vor, um die tatsächlichen täglichen Personalkosten für die am Projekt beteiligten Mitarbeiter zu überprüfen. Dies wurde aufgrund der unterschiedlichen Erläuterungen zur Berechnung der Personalkosten durch das UETP als notwendig erachtet.

Weder die Kommission noch ihre bestellten Prüfer waren dafür verantwortlich, dass die Prüfung nicht durchgeführt wurde. Da die UETP Deloitte & Touche erklärte, dass sich die Verantwortlichen, der Beschwerdeführer und Herr W., im Krankheitsurlaub befänden, fragte die Kommission mit E-Mail vom 5. November 2003, ob es noch jemanden gebe, an den sie sich bezüglich der Kostenaufstellungen wenden könne. Mit E-Mail vom 27. November 2003 schlug UETP vor, dass Deloitte & Touch die Auditoren von UETP kontaktieren sollte. In diesem Zusammenhang erklärt UETP, dass Herr P und Herr B die Grundsätze kennen, während Herr W die Details beherrscht. Herr P. teilt Deloitte & Touch mit, dass er sich an den Beschwerdeführer oder Herrn W. wenden müsse, da er (Herr P.) keine Unterlagen zur Beantwortung ihrer Fragen habe. Die Kommission übermittelte UETP daher am 25. November 2004 ein Einschreiben mit einer neuen Frist für die Durchführung der Prüfung. Der Brief wurde jedoch ohne Erklärung zurückgeschickt. Die von der Kommission für die Korrespondenz mit UETP verwendete Postanschrift war dieselbe wie die Postanschrift des Beschwerdeführers.

In ihrer Stellungnahme erklärte die Kommission, dass sie den Vorschlag von UETP, zu der im Schreiben der Kommission vom 23. September 2003 vorgeschlagenen Lösung zurückzukehren, d. h. einen zusätzlichen Betrag von 24 370 EUR zu zahlen, nicht akzeptieren könne, da die externe Prüfung des Projekts gemäß Artikel 7 des Vertrags eingeleitet worden sei.

Die Kommission schlug daher vor, dass das UETP einen Termin für die Durchführung der externen Prüfung festlegen sollte. Nach Erhalt des Prüfberichts beabsichtigte die Kommission, das Projekt zu überprüfen und den Saldo entsprechend anzupassen.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seinen Bemerkungen machte der Beschwerdeführer zusammenfassend folgende Bemerkungen:

Mit Schreiben vom 9. April und 31. Mai 2001 brachte das UETP seine Frustration darüber zum Ausdruck, dass die Kommission „direkte persönliche Kosten“ nicht als Personalkosten genehmigt hat, obwohl diese Kosten gemäß Anhang II Nummer 3 des Vertrags sowie dem Verwaltungs- und Finanzhandbuch förderfähig sind. Gemäß Anhang II Nummer 3 des Vertrags umfassen die Personalkosten „(...) sonstige Kosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Beschäftigung von Personal stehen“, und im Verwaltungs- und Finanzhandbuch ist festgelegt, dass diese Zahl gegebenenfalls alle üblichen Beiträge des Arbeitgebers umfassen sollte. UETP erklärte, dass es sich um eine auf Projektbasis arbeitende Organisation handele und dass jede Person, mit Ausnahme des Beschwerdeführers, für ein bestimmtes Projekt beschäftigt sei und dass die Kosten für den Mitarbeiter in Bezug auf Räumlichkeiten, Computer, Büromaterial, Kopieren, Datenkommunikation, Schulungen usw. in direktem Zusammenhang mit der Beschäftigung dieser Person stünden. Diese Kosten gehören somit zu den Personalkosten.

Die Kommission berücksichtigte jedoch nicht die Erklärungen von UETP, sondern hielt an der Auffassung fest, dass die Personalkosten nur das Bruttogehalt und die Sozialversicherungsbeiträge abdeckten.

Das UETP unterstützte weiterhin seine Auslegung des Begriffs „Personalkosten“. Mit Schreiben vom 10. Oktober 2002 schlug die UETP schließlich einen Kompromiss vor. UETP schlug vor, dass, wenn die Zeit, die der Beschwerdeführer beispielsweise für die Schulung des Personals aufgewendet hat, nicht als Personalkosten angesehen werden kann, das richtige Zeitfenster für den Beschwerdeführer berücksichtigt werden sollte. Die Tatsache, dass die UETP eine Finanzierung akzeptiert habe, die nur 40 % ihrer Kosten statt der normalen 60 % gedeckt habe, beruhe auf der Vermutung, dass die Kommission ihre Auslegung des Verwaltungs- und Finanzhandbuchs akzeptiert habe.

Mit Schreiben vom 23. Oktober 2002 antwortete die Kommission, dass sie nur die Gehaltskosten berücksichtigt habe und dass damit alle Projekte gleich bewertet worden seien. Die Kommission erklärte ferner, dass, wenn das UETP seiner Auslegung nicht zustimme, eine Finanzprüfung durchgeführt werde. UETP hat dies als Bedrohung verstanden.

Mit Schreiben vom 5. November 2002 machte UETP geltend, dass die Personalkosten für den Beschwerdeführer nach oben angepasst werden sollten, wenn seine für das Projekt aufgewendete Zeit nicht als direkte Kosten für jeden Mitarbeiter im Rahmen des Projekts in Rechnung gestellt werden könne. UETP stellte auch das Argument der Kommission in Frage, dass alle Projekte gleich bewertet worden seien, da nicht einmal das eigene Projekt konsequent bewertet worden sei. Einige Beamte der Kommission hielten UETP bei der Auslegung des Begriffs „Personalkosten“ für richtig, andere nicht. Die Kommission weigerte sich jedoch, sich in ihrem Schriftwechsel mit UETP mit dieser Tatsache zu befassen.

Mit Schreiben vom 27. November 2002 teilte die Kommission UETP mit, dass sie die Durchführung einer externen Prüfung beantragt habe. Am 19. Dezember 2003 nahm die Kommission die Beschwerde von UETP beim KMU-Beauftragten (1) als Rechtfertigung für eine vollständige Rückforderung der gezahlten Beträge an.

Die Planung des Audits wurde auf die gleiche rücksichtslose Weise durchgeführt, ohne die Tatsache zu berücksichtigen, dass sich die Mitarbeiter von UETP im Krankheitsurlaub befanden. Erst nachdem sich UETP beim Bürgerbeauftragten beschwert hatte, stimmte die Kommission einem Kompromiss in Bezug auf die Prüfung zu, der jedoch während der Prüfung nicht eingehalten wurde.

Der Grund, warum die Schreiben der Kommission UETP nicht erreichten, war, dass die Kommission ihre Schreiben weiterhin an Viewrope richtete, obwohl die Kommission darüber informiert worden war, dass sie ihren Namen in UETP - University Enterprise Training Partnership geändert hatte. Da Viewrope nicht mehr existierte, konnten an sie adressierte Einschreiben nicht abgeholt werden, wenn sie überhaupt ankamen.

BESCHWERDE 3394/2005/TN

Am 13. Oktober 2005 reichte der Beschwerdeführer im Namen der UETP eine weitere Beschwerde beim Bürgerbeauftragten ein (Beschwerde 3394/2005/TN). Die Beschwerde richtete sich gegen die Kommission und betraf die Durchführung der Prüfung der Verwendung der von der vorliegenden Beschwerde betroffenen Finanzhilfe.

Der Bürgerbeauftragte verfolgt die in der Beschwerde 3394/2005/TN behandelten Fragen in einer gesonderten Untersuchung, die zu einer gesonderten Entscheidung führen wird. Da die beiden Fälle jedoch miteinander zusammenhängen, hat die Untersuchung der Beschwerde 3394/2005/TN dem Bürgerbeauftragten bestimmte Informationen übermittelt, die für die Bearbeitung der vorliegenden Beschwerde relevant sind.

In der Beschwerde 3394/2005/TN scheinen die Parteien unstreitig zu sein, dass in den Räumlichkeiten von UETP vom 27. bis 29. Juni 2005 eine Prüfung des von der vorliegenden Beschwerde betroffenen Projekts (3645/2004/TN) durchgeführt wurde und dass die Kommission nach Abschluss der Prüfung beschlossen hat, den im Rahmen des Projekts an UETP gezahlten Finanzhilfebetrag vollständig zurückzufordern.

In seiner Stellungnahme zu Beschwerde 3394/2005/TN widersprach der Beschwerdeführer den Feststellungen im Prüfbericht.

DER BESCHLUSS

1 Vorbemerkung

1.1 Bei der Prüfung der Beschwerde hat der Bürgerbeauftragte bestimmte Informationen berücksichtigt, die von den Parteien im Rahmen der Untersuchungen zur Beschwerde 3394/2005/TN, die sich auf die vorliegende Beschwerde bezieht, vorgelegt wurden. Nach diesen Informationen scheinen die Parteien unstreitig zu sein, dass im Zeitraum vom 27. bis 29. Juni 2005 in den Räumlichkeiten von UETP eine Prüfung des von der vorliegenden Beschwerde betroffenen Projekts durchgeführt wurde und dass die Kommission nach dem Ergebnis der Prüfung beschlossen hat, den im Rahmen des Projekts an UETP gezahlten Finanzhilfebetrag vollständig zurückzufordern. In seiner Stellungnahme zu Beschwerde 3394/2005/TN widersprach der Beschwerdeführer den Feststellungen im Prüfbericht.

1.2 In Bezug auf die in der Beschwerde 3394/2005/TN behandelten Fragen wird eine gesonderte Entscheidung getroffen.

2 Die angeblich unrichtige Kündigung des Vertrages

2.1 Die Beschwerde betrifft die Zahlung eines Zuschusses für ein Projekt der Organisation UETP im Rahmen des Programms Leonardo da Vinci, das im Jahr 2000 abgeschlossen wurde. Nach Ansicht des Beschwerdeführers, der sich im Namen von UETP beschwerte, veranlasste ein Streit über die Auslegung des Verwaltungs- und Finanzhandbuchs und die Förderfähigkeit der Personalkosten im Rahmen des Projekts die Kommission, 2003 eine externe Prüfung des Projekts einzuleiten. Allerdings befanden sich sowohl der Projektkoordinator als auch der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt in Langzeitkrankheitsurlaub und durften daher nach schwedischem Recht keine Zeit im Büro von UETP verbringen. Nach Ansicht des Beschwerdeführers schlug UETP vor, dass sein eigener Prüfer den Projektkoordinator und den Projektleiter während der Prüfung der Kommission ersetzen könnte, aber die Prüfer der Kommission akzeptierten diesen Vorschlag nicht. Die Prüfung konnte daher nicht durchgeführt werden. Die Kommission kam zu dem Schluss, dass sich das UETP geweigert hatte, zusammenzuarbeiten, und kündigte daher den Vertrag im Juli 2004 und beantragte die Erstattung der gesamten Mittelzuweisung. Der Beschwerdeführer behauptete, die Kommission habe den Vertrag aufgrund der angeblichen mangelnden Bereitschaft von UETP, an der Prüfung der Kommission mitzuwirken, zu Unrecht gekündigt.

2.2 Die Kommission argumentierte, dass weder sie noch ihre bestellten Prüfer Deloitte & Touche dafür verantwortlich seien, dass die Prüfung nicht durchgeführt worden sei. Da die UETP erklärt hatte, dass sich die Verantwortlichen, der Beschwerdeführer und Herr W., im Krankheitsurlaub befänden, fragte Deloitte & Touche, ob es noch jemanden gebe, auf den sie sich in Bezug auf die Kostenaufstellungen beziehen könne. UETP schlug vor, dass Deloitte & Touche die Prüfer von UETP, Herrn P oder Herrn B, kontaktieren sollte, die die Prinzipien kannten, aber erklärten, dass es Herr W war, der die Details beherrschte. Herr P. teilt Deloitte & Touche mit, dass sie sich an den Beschwerdeführer oder Herrn W. wenden müsse, da er keine Unterlagen zur Beantwortung ihrer Fragen habe. Die Kommission übermittelte UETP daher am 25. November 2004 ein Einschreiben mit einer neuen Frist für die Durchführung der Prüfung. Der Brief wurde jedoch ohne Erklärung zurückgeschickt.

2.3 In ihrer Stellungnahme schlug die Kommission vor, dass das UETP einen Termin für die Durchführung der externen Prüfung festlegen sollte. Nach Erhalt des Prüfberichts würde die Kommission das Projekt überarbeiten und den Saldo entsprechend anpassen.

2.4 In seinen Bemerkungen argumentierte der Beschwerdeführer, dass die Kommission erst nach einer Beschwerde von UETP beim Bürgerbeauftragten einem Kompromiss in Bezug auf die Prüfung zustimmte.

2.5 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass auf der Grundlage der im Rahmen seiner Untersuchung der Beschwerde 3394/2005/TN vorgelegten Informationen klar ist, dass nun eine Prüfung des Projekts stattgefunden hat und dass die Kommission die Rückforderungsentscheidung, die sie 2004 erlassen hatte, im Lichte ihres Ergebnisses überprüft hat. Obwohl die Kommission immer noch eine vollständige Rückforderung der Finanzhilfe fordert, scheint die Rückforderungsentscheidung nicht mehr auf der Entscheidung der Kommission zu beruhen, den Vertrag zu kündigen, da UETP angeblich nicht bereit war, eine Prüfung zuzulassen. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt der vorliegenden Beschwerde gerechtfertigt sind.

3 Zur angeblich widersprüchlichen und falschen Auslegung der Personalkosten

3.1 Dem Beschwerdeführer zufolge genehmigte die Kommission das Ergebnis des Projekts, es traten jedoch Probleme hinsichtlich der Förderfähigkeit der Personalkosten auf. Verschiedene Bewerter der Kommission interpretierten das Verwaltungs- und Finanzhandbuch unterschiedlich, was zu Unstimmigkeiten bei den genehmigten Personalkosten führte. Der Beschwerdeführer machte geltend, die Kommission habe die Vorschriften über die Personalkosten uneinheitlich und unrichtig ausgelegt.

3.2 In ihrer Stellungnahme argumentierte die Kommission, dass die Berechnung der Gehälter auf den von UETP vorgelegten Gehaltsabrechnungen beruhe. Die Kommission stützte ihre Berechnungen auf das Bruttogehalt unter Hinzurechnung der Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge. Das Bruttogehalt jeder Person umfasste alle Arbeiten, die diese Person während ihrer Zeit im Rahmen des Leonardo-da-Vinci-Projekts durchführte. Bestimmte Personalkosten wurden auf der Grundlage des im Rahmen eines Leonardo-da-Vinci-Projekts genehmigten Höchstbetrags berechnet, der sich gemäß Abschnitt II.3.2 des Verwaltungs- und Finanzhandbuchs auf 450 EUR pro Tag beläuft. Diese Art der Berechnung der Personalkosten wurde für Bedienstete verwendet, für die keine Gehaltsabrechnungen vorgelegt worden waren, und wurde durchgeführt, um extrem hohe nicht förderfähige Personalkosten aufgrund fehlender Gehaltsabrechnungen zu vermeiden. In Fällen, in denen Gehaltsabrechnungen vorgelegt wurden, wurden diese zur Berechnung des tatsächlichen Tagesgehalts gemäß Anhang II.2.1 des Vertrags verwendet. Entspricht das im Abschlussbericht angegebene Tagesgehalt nicht dem auf der Grundlage von Gehaltsabrechnungen berechneten Tagesgehalt, so wurde der im Abschlussbericht angegebene Überschussbetrag für nicht förderfähig erklärt und daher abgezogen. Die Kommission machte geltend, sie habe die Personalkosten nach den bei allen Leonardo-da-Vinci-Projekten angewandten Grundsätzen berechnet.

3.3 In seinen Anmerkungen brachte der Beschwerdeführer vor, dass das UETP mehrfach seine Frustration darüber zum Ausdruck gebracht habe, dass die Kommission "direkte persönliche Kosten" nicht als Personalkosten genehmigt habe, obwohl diese Kosten gemäß Anhang II Nummer 3 des Vertrags sowie dem Verwaltungs- und Finanzhandbuch förderfähig seien. Gemäß Anhang II Nummer 3 des Vertrags umfassen die Personalkosten „(...) sonstige Kosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Beschäftigung von Personal stehen“, und im Verwaltungs- und Finanzhandbuch ist festgelegt, dass diese Zahl gegebenenfalls alle üblichen Beiträge des Arbeitgebers umfassen sollte. UETP erklärte, dass es sich um eine auf Projektbasis arbeitende Organisation handele und dass jede Person, mit Ausnahme des Beschwerdeführers, für ein bestimmtes Projekt beschäftigt sei und die Kosten für den Mitarbeiter in Bezug auf Räumlichkeiten, Computer, Büromaterial, Kopieren, Datenkommunikation, Schulungen usw. in direktem Zusammenhang mit der Beschäftigung dieser Person stünden. Diese Kosten gehören somit zu den Personalkosten. Die Kommission berücksichtigte jedoch nicht die Erklärungen von UETP, sondern hielt an der Auffassung fest, dass die Personalkosten nur das Bruttogehalt und die Sozialversicherungsbeiträge abdeckten.

3.4 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Behauptung, die Gegenstand der vorliegenden Beschwerde ist und die Auslegung der Vorschriften über die Personalkosten betrifft, auf den Feststellungen der Kommission während des normalen Projektverlaufs beruhte. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission auf der Grundlage der im Rahmen ihrer Untersuchung der Beschwerde 3394/2005/TN vorgelegten Informationen nach dem Ergebnis einer anschließenden Prüfung des Projekts neue Feststellungen getroffen hat, auf deren Grundlage sie beschlossen hat, den im Rahmen des Projekts an UETP gezahlten Finanzhilfebetrag vollständig zurückzufordern. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass die von der Kommission im Rahmen des normalen Projektverlaufs getroffenen Feststellungen durch ihre im Anschluss an die Prüfung getroffenen Feststellungen ersetzt wurden. Da die ursprünglichen Feststellungen nicht mehr gültig sind, hält es der Bürgerbeauftragte nicht für gerechtfertigt, weitere Untersuchungen zu einer auf diesen Feststellungen beruhenden Behauptung durchzuführen.

3.5 Der Bürgerbeauftragte stellt in diesem Zusammenhang fest, dass der Beschwerdeführer die Feststellungen im Prüfbericht abgelehnt hat. Der Beschwerdeführer hat die Möglichkeit, beim Bürgerbeauftragten eine neue Beschwerde über das Ergebnis der Prüfung einzureichen, falls er der Auffassung ist, dass in dieser Angelegenheit ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission aufgetreten ist.

4 Die Klage des Beschwerdeführers

4.1 Der Beschwerdeführer forderte, dass die Kommission zu ihrem Kompromiss stehen sollte, wie in ihrem Schreiben vom 23. September 2002 dargelegt, in dem sie anbot, UETP zusätzlich zu den bereits gezahlten 123 199 EUR weitere 24 370 EUR zu zahlen.

4.2 Die Kommission argumentierte, dass sie den Vorschlag von UETP, zu der mit Schreiben vom 23. September 2003 vorgeschlagenen Lösung zurückzukehren, nicht akzeptieren könne, da gemäß Artikel 7 des Vertrags eine externe Prüfung des Projekts eingeleitet worden sei.

4.3 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der von der Kommission angebotene Kompromiss von der UETP nicht akzeptiert wurde und dass die Kommission daher eine Prüfung des Projekts durchführte, woraufhin die Kommission neue Feststellungen machte. Dem Bürgerbeauftragten sind keine Regeln oder Grundsätze bekannt, die die Kommission verpflichten würden, zu einem vorgeschlagenen Kompromiss zu stehen, der von der anderen Partei nicht akzeptiert wurde, zumal im vorliegenden Fall die früheren Feststellungen der Kommission, auf denen der Kompromiss beruhte, durch spätere Ereignisse ersetzt wurden (siehe oben, Nr. 3.4). Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass der Antrag des Beschwerdeführers scheitern muss.

5 Schlussfolgerung

Aus den in den Punkten 2.5 und 3.4 dargelegten Gründen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen zu den in der vorliegenden Beschwerde vorgebrachten Vorwürfen gerechtfertigt sind. Aus dem unter Ziffer 4.3 genannten Grund ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Forderung des Beschwerdeführers fehlschlagen muss.

Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen schließt der Bürgerbeauftragte den Fall ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beauftragte für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) der wichtigste Ansprechpartner der Kommission für KMU ist. Hauptziel des KMU-Beauftragten ist die bessere Integration der KMU-Dimension in die EU-Politik. (http://ec.europa.eu/enterprise/smes/sme_envoy_en.htm).