Straßburg, den 2. Februar 2004

Sehr geehrter Herr W.,

Am 24. Oktober 2002 reichten Sie im Namen von W. Laboratories Limited eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission ein. Diese Beschwerde betraf den CRAFT-Vorschlag CRAF-1999-71596.

Am 12. November 2002 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 3. Februar 2003 übermittelt. Ich habe sie Ihnen am 14. Februar 2003 mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 24. Februar 2003 übermittelt haben.

Am 24. März 2003 habe ich die Kommission um weitere Informationen zu Ihrer Beschwerde gebeten. Die Kommission übermittelte ihre Antwort am 30. April 2003. Ich habe sie Ihnen am 7. Mai 2003 mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 12. Mai 2003 übermittelt haben.

Am 18. Juni 2003 legte ich der Kommission den Entwurf einer Empfehlung vor. Die Kommission übermittelte ihre ausführliche Stellungnahme am 10. November 2003. Ich habe sie Ihnen am 13. November 2003 mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt.

In einer E-Mail vom 15. Januar 2004 haben Sie mir mitgeteilt, dass Sie mit der Kommission eine Einigung über die zu zahlende Entschädigung erzielt haben.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

 

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer, ein kleines Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, war Koordinator eines Projekts zur Ausarbeitung einer Sicherheitsvorrichtung, die das Umrollen von Lastkraftwagen verhindern und somit Leben retten soll. Dieses Projekt war Gegenstand eines Sondierungsauftrags (G3ST-CT-2001-00329) mit der Europäischen Kommission zur Ausarbeitung eines CRAFT-Vorschlags im Rahmen des spezifischen Programms für Forschung und technologische Entwicklung „Wettbewerbsfähiges und nachhaltiges Wachstum“.

Mit Schreiben vom 3. Oktober 2001 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer zwei Exemplare des Vertragsentwurfs. Diese Kopien waren vom Beschwerdeführer und seinem Partnerunternehmen zu unterzeichnen und an die Kommission zurückzusenden. In ihrem Schreiben forderte die Kommission den Beschwerdeführer auf, zur Kenntnis zu nehmen, dass

„- die Kommission selbst kann den Vertrag nicht vor Abschluss der Verpflichtungsverfahren unterzeichnen;

- die Vorlage dieses Vertrags bedeutet keine rechtliche Verpflichtung der Kommission, da der Abschluss eines Vertrags vom Ergebnis dieser Verfahren abhängt.“

Gemäß Artikel 3 („Dauer“) des Vertragsentwurfs sollte die Laufzeit des Projekts sieben Monate ab dem 26. September 2001 betragen (1).

Der Beschwerdeführer und sein Partnerunternehmen unterzeichneten die Vertragsentwürfe und übergaben sie an die Kommission.

Der Vertrag wurde von der Kommission am 16. Januar 2002 unterzeichnet und dem Beschwerdeführer mit Schreiben vom 1. Februar 2002 übermittelt. Nach Angaben des Beschwerdeführers ging dieses Schreiben am 4. Februar 2002 bei ihm ein.

Der CRAFT-Vorschlag musste bis zum 28. Februar 2002 vorgelegt werden, um förderfähig zu sein. Um jedoch in den Genuss einer „EU-Vorprüfung“ zu kommen, musste der Vorschlag der Kommission bereits am 7. Februar 2002 vorgelegt werden. Der Vorschlag des Beschwerdeführers wurde am 12. Februar 2002 für diese Vorprüfung der Förderfähigkeit vorgelegt. Dem Beschwerdeführer zufolge war dies darauf zurückzuführen, dass er sich auf die (falsche) Empfehlung von Beta Technology Ltd (der nationalen Kontaktstelle für solche Vorschläge im Vereinigten Königreich) gestützt hatte, dass die entsprechende Frist am 13. Februar 2002 ablief.

Die Kommission lehnte den Vorschlag des Beschwerdeführers schließlich mit der Begründung ab, dass er nicht förderfähig sei, da der beantragte EG-Gesamtbeitrag 50 % der Projektkosten überstieg.

Dem Beschwerdeführer zufolge sei sein Vorschlag mit dem CRAFT-Rechner (2) und von Beta Technology Ltd geprüft worden, bevor er der Kommission vorgelegt worden sei. Seiner Ansicht nach hatte die Verwendung von Bruttozahlen anstelle von Nettozahlen, d. h. ein einfaches Missverständnis, dazu geführt, dass die Kommission einen Beitrag von 54 % beantragt hatte.

Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass ein seiner Ansicht nach „lächerlich kurzer Zeitplan“ Bedingungen geschaffen habe, unter denen Fehler gemacht werden könnten. Nach Angaben des Beschwerdeführers hatte er nur wenige Tage, sicherlich weniger als eine Woche, um seinen Vorschlag vorzubereiten. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass er alles in seiner Macht Stehende getan habe, um sich auf eigenes Risiko und eigene Kosten in Zeit und Geld auf den Vertrag vorzubereiten, als er schließlich angekommen sei. Nach Ansicht des Beschwerdeführers scheiterte sein Vorschlag an einem Kriterium, das ihm von Beta Technology Ltd. nicht ordnungsgemäß erläutert worden sei.

Die Beschwerde wurde erstmals am 31. Juli 2002 von Dr. Caroline Jackson, MdEP, beim Bürgerbeauftragten eingereicht (Beschwerde 1436/2002/GG). Am 30. August 2002 teilte der Bürgerbeauftragte dem Beschwerdeführer und Dr. Jackson mit, dass die Beschwerde unzulässig sei, da die entsprechenden vorherigen Ansätze noch nicht erfolgt seien.

Am 11. September 2002 richtete der Beschwerdeführer daraufhin ein Schreiben an die Generaldirektion Forschung der Europäischen Kommission. In ihrer Antwort vom 9. Oktober 2002 vertrat die Kommission die Auffassung, dass die Dienststellen der Kommission eine Reihe von Instrumenten und/oder Diensten eingerichtet hätten, um zu vermeiden, dass Anträge nicht förderfähig seien:

• eine in der CRAFT-Informationsbroschüre enthaltene Checkliste für die Selbstberechtigung;

 

• eine im Internet verfügbare Selbstkontrolle der Kostenaufschlüsselung mithilfe des CRAFT-Rechners;

 

• ein Netz nationaler Kontaktstellen für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) zur Unterstützung bei der Ausarbeitung von Vorschlägen;

 

• eine Vorprüfung der Förderfähigkeit durch die Kommissionsdienststellen für Vorschläge, die mindestens drei Wochen vor Ablauf der Frist am 28. Februar 2002 (d. h. bis einschließlich 7. Februar 2002) eingereicht wurden.

Die Kommission ist daher der Auffassung, dass genügend Zeit für die Durchführung einer Prüfung der Förderfähigkeit mit diesen Instrumenten und/oder Diensten zur Verfügung stand.

In der vorliegenden Beschwerde, die Ende Oktober 2002 beim Bürgerbeauftragten eingereicht wurde, erneuerte der Beschwerdeführer seine frühere Beschwerde. Außerdem forderte sie die Kommission auf, ihre Ausgaben im Zusammenhang mit der Sondierungsprämie (29 920 EUR) zu erstatten.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme äußerte sich die Kommission wie folgt:

Der Sondierungsauftrag des Beschwerdeführers wurde aufgrund einer Entscheidung der Kommission vom 26. September 2001 ausgewählt. In der Regel konnten die Auftragnehmer mit der Arbeit beginnen, und die sich daraus ergebenden förderfähigen Kosten wurden ab diesem Zeitpunkt akzeptiert. Auf diese Tatsache wurde im Mustervertrag für die Sondierungsprämie deutlich hingewiesen, der auf der entsprechenden Website sowie auf den Seiten der KMU-Techweb verfügbar ist. Darüber hinaus wurde der Beschwerdeführer am 3. Oktober 2001 über die Auswahl seines Sondierungsauftrags unterrichtet.

Nach einer Veröffentlichung im Amtsblatt vom 1. Dezember 2001 wurden die vorläufigen Fristen für die Einreichung von CRAFT-Vorschlägen im Jahr 2002 geändert. Die am 16. Januar und 17. April 2002 vorgesehenen Fristen wurden durch die Frist vom 28. Februar 2002 ersetzt. Diese Änderung war sofort umfassend bekannt gemacht worden. Zum Zeitpunkt der Auswahl des Vorschlags für die Sondierungsprämie des Beschwerdeführers lagen die Informationen über diese Friständerung noch nicht vor. In dem oben genannten Schreiben vom 3. Oktober 2001 wurde jedoch darauf hingewiesen, dass die Vorschläge vor Ablauf der Endfrist des Programms eingehen müssen, und der Beschwerdeführer wurde aufgefordert, die Aktualisierung der Frist regelmäßig im Internet zu überprüfen. Alle von der Änderung betroffenen Auftragnehmer (mehr als 300) wurden persönlich informiert. Der Beschwerdeführer war am 11. Januar 2002 per Fax informiert worden.

Zusammen mit dem Vorschlag des Beschwerdeführers wurden am 26. September 2001 14 weitere Vorschläge für die Sondierungsprämie ausgewählt. Alle waren darüber informiert worden, dass sie ab diesem Zeitpunkt ihre Arbeit aufnehmen könnten. 12 von ihnen hatten es geschafft, bis zum 28. Februar 2002 einen förderfähigen Vorschlag der Stufe 2 (CRAFT) einzureichen, der zur Zahlung ihres Sondierungspreises führte. Einer von ihnen reichte einen förderfähigen Schritt-2-Vorschlag ein, bei dem es sich nicht um einen CRAFT-Vorschlag handelte, und der letzte ließ die Kommission wissen, dass er vom Vertrag zurücktreten wollte.

Aus den vorstehenden Ausführungen ging hervor, dass der Vertrag des Beschwerdeführers am 26. September 2001 (und nicht am 1. Februar 2002, als er den von der Kommission unterzeichneten Vertrag erhielt) begonnen hatte und dass ihm somit ausreichend Zeit eingeräumt worden war, einen guten Vorschlag für Schritt 2 auszuarbeiten, der vor dem 28. Februar 2002 vorzulegen war.

Der Vorschlag des Beschwerdeführers wurde als nicht förderfähig angesehen, da der gesamte EG-Beitrag 50 % der Projektkosten überstieg. Es sei darauf hingewiesen, dass bei der Feststellung von Unstimmigkeiten in den Antragsformularen, wie im vorliegenden Fall (zwischen den A-Formularen und der Tabelle B4), die Zahlen in den unterzeichneten Formularen für die Zwecke der Prüfung der Förderfähigkeit maßgebend waren.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme zur Stellungnahme der Kommission hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und äußerte sich weiter wie folgt:

In dem Schreiben vom 3. Oktober 2001 sei klargestellt worden, dass der Vertragsentwurf keine rechtliche Verpflichtung der Kommission impliziere. Informationen über die neue Frist gingen am 11. Januar 2002 ein. Dadurch wurde die verfügbare Frist für die Vorlage von mindestens vier Monaten auf der Grundlage des Vertragsentwurfs auf anderthalb Monate verkürzt. Der eigentliche Vertrag ging am 4. Februar 2002 ein. Die „Vorprüfung“ hätte leicht den kleinen Fehler ergeben, der gemacht worden war.

Die Probleme im Zusammenhang mit Beta Technology Ltd waren bei der Regierung des Vereinigten Königreichs aufgegriffen worden und könnten weiterverfolgt werden.

Weitere Anfragen

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der Kommission und der Anmerkungen des Beschwerdeführers schienen weitere Untersuchungen erforderlich zu sein.

Bitte um weitere Informationen

Der Bürgerbeauftragte forderte die Kommission daher auf, zu erläutern, 1) warum von dem Beschwerdeführer erwartet werden konnte, dass er mit der Arbeit an seinem Projekt beginnt und dafür Geld ausgibt, obwohl die Kommission in ihrem Schreiben vom 3. Oktober 2001 erklärt hatte, dass die Übermittlung des Vertragsentwurfs an den Beschwerdeführer keine rechtliche Verpflichtung der Kommission impliziert, und 2) warum der Vertrag, der von der Kommission am 16. Januar 2002 unterzeichnet worden zu sein schien, ungeachtet der Tatsache, dass die Frist auf den 28. Februar 2002 vorverlegt worden war, dem Beschwerdeführer erst am 1. Februar 2002 übermittelt wurde.

Antwort der Kommission

In ihrer Antwort äußerte sich die Kommission wie folgt:

Der von der Kommission im September 1999 angenommene Mustervertrag über Sondierungsprämien sah die Möglichkeit vor, das Datum der Entscheidung der Kommission über die Auswahl des Vorschlags (d. h. ein Datum vor der Unterzeichnung des Vertrags) als Datum für den Beginn des Projekts zu wählen (Artikel 3 Absatz 1 des Vertrags). Dies implizierte, dass die Kosten ab diesem Zeitpunkt anfallen könnten. Der Grund für diese Bestimmung war, dass die Sondierungsprämienregelung vorbereitende Maßnahmen betraf, die zur Vorlage eines Vorschlags für ein CRAFT- oder ein anderes FTE-Projekt führen mussten (sogenannter „Schritt-2-Vorschlag“). Daher war ein rascher Beginn der Sondierungsphase von besonderer Bedeutung, da die Vorschläge der Stufe 2 gegen die Fristen für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen eingereicht werden mussten.

Am 3. Oktober 2001 wurde den fünfzehn Koordinatoren für die Sondierungsprämie (einschließlich des Beschwerdeführers) nur eine Woche nach der Entscheidung der Kommission über die Auswahl ihrer Vorschläge ein Vertragsentwurf übermittelt, um das Verfahren zu beschleunigen. Auf diese Weise sorgte die Kommission dafür, dass die Koordinatoren so bald wie möglich über die getroffene Entscheidung informiert wurden und über die erforderliche Zeit verfügten, um ihre personenbezogenen Daten sowie die ihrer Partner und den Inhalt ihres Vertrags zu überprüfen, der den 26. September 2001 als Anfangsdatum vorsah. Während die Koordinatoren ihre Verträge überprüften und änderten, konnte die Kommission die Verwaltungsverfahren intern abschließen. Auf diese Weise könnten die KMU beginnen, auf eigenes Risiko zu arbeiten, ohne sich durch die Verwaltungsverfahren der Kommission zu verzögern.

Der Beschwerdeführer gab den unterzeichneten Vertrag an die Kommission zurück. Zuvor forderte sie keine Änderungen oder ergänzenden Informationen zu den Bedingungen an. Mit der Unterzeichnung bestätigte der Beschwerdeführer den Inhalt und akzeptierte diese Bedingungen. Zu einem späteren Zeitpunkt reichte der Beschwerdeführer ein Zahlungsantragsformular vom 10. Februar 2002 ein, mit dem er die Zahlung seines Zuschlags (22 440 EUR) zur Erstattung seiner „für den Zeitraum vom 26.9.2001 bis zum 10.2.2002“ entstandenen Kosten beantragte.

Nachdem der Direktor des betreffenden thematischen Programms den Vertrag unterzeichnet hatte, musste die Kommission eine Reihe von Verwaltungsschritten durchführen, bevor der Vertrag übermittelt werden konnte. Diese Schritte dauerten immer mehrere Tage.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme äußerte sich der Beschwerdeführer wie folgt:

Die Kommission habe die Fragen des Bürgerbeauftragten nicht beantwortet. Bis zum 11. Januar 2002 hatte der Beschwerdeführer auf eine Frist bis zum 17. April 2002 hingearbeitet. Angesichts des spekulativen Charakters des Auftrags und der vorgesehenen 14 Wochen Zeit, die noch zur Verfügung stehen, um die im Rahmen des Sondierungsauftrags aufgeführten Arbeiten abzuschließen, wurde ein angemessener Arbeitsaufwand geleistet (es wurde geschätzt, dass bis dahin nur 10 % der Arbeiten ausgeführt wurden). Plötzlich wurde klar, dass nur noch 6 Wochen verbleiben, um die Arbeiten abzuschließen, während immer noch keine Mitteilung eingegangen war, dass ein rechtlicher Vertrag besteht, durch den der Beschwerdeführer bezahlt wird. Der Beschwerdeführer war daher gezwungen, viel schneller und daher weniger effektiv und genau zu arbeiten.

Nach Erhalt des unterzeichneten Vertrags am 4. Februar 2002 erhöhte der Beschwerdeführer das Arbeitstempo weiter, und da es sich um ein Unternehmen mit praktisch nur zwei Personen handelte, arbeiteten sie Tag und Nacht, um die Vertragsbedingungen zu erfüllen.

Selbstverständlich hatte der Beschwerdeführer die Zahlung für Arbeiten beantragt, die zwischen dem 26. September 2001 und dem 10. Februar 2002 ausgeführt wurden. Die Kommission schien jedoch darauf hinzudeuten, dass der Beschwerdeführer während dieses Zeitraums gleichmäßig gearbeitet hatte. Dies war nicht der Fall.

Die „Verwaltungsschritte“, die die Kommission durchführte, dauerten von der Unterzeichnung des Vertrags bis zu seiner Versendung am 1. Februar 2002 16 Tage. Dies entsprach fast der Hälfte der Zeit, die bis zur Frist für die Einreichung von Vorschlägen zur Verfügung stand, wodurch der Druck auf den Beschwerdeführer noch größer wurde.

EMPFEHLUNGSENTWURF

Der Empfehlungsentwurf

Am 18. Juni 2003 legte der Bürgerbeauftragte der Kommission den folgenden Empfehlungsentwurf vor:

Die Kommission sollte erwägen, den Beschwerdeführer insoweit zu entschädigen, als er infolge des vom Bürgerbeauftragten festgestellten Missstands in der Verwaltungstätigkeit einen Schaden erlitten hat.

Dieser Empfehlungsentwurf stützte sich auf folgende Erwägungen:

1 Der Beschwerdeführer, ein kleines Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, hatte einen Sondierungsauftrag (G3ST-CT-2001-00329) zur Ausarbeitung eines CRAFT-Vorschlags im Rahmen des spezifischen Programms für Forschung und technologische Entwicklung „Wettbewerbliches und nachhaltiges Wachstum“ abgeschlossen. Der Vertragsentwurf war dem Beschwerdeführer am 3. Oktober 2001 übermittelt, von diesem und seinem Partnerunternehmen unterzeichnet und an die Kommission zurückgesandt worden. Der Vertragsentwurf sah eine Laufzeit von sieben Monaten ab dem 26. September 2001 vor. Mit Telefax vom 11. Januar 2002 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass diese Frist auf den 28. Februar 2002 vorverlegt worden sei. Am 1. Februar 2002 übersandte die Kommission dem Beschwerdeführer den von ihm unterzeichneten Vertrag. Nach Angaben des Beschwerdeführers hatte er diesen Vertrag am 4. Februar 2002 erhalten. Für Vorschläge, die bis zum 7. Februar 2002 bei der Kommission eingingen, lag eine Vorprüfung der Zulässigkeit der Vorschläge vor. Der Vorschlag des Beschwerdeführers sei am 12. Februar 2002 vorgelegt worden. Dem Beschwerdeführer zufolge hatte die nationale Kontaktstelle für solche Vorschläge im Vereinigten Königreich, Beta Technology Ltd, ihr mitgeteilt, dass die Frist für die Einreichung von Vorschlägen für den Vorprüfungstest der 13. Februar 2002 sei. Die Kommission hatte den Vorschlag des Beschwerdeführers letztlich als nicht förderfähig abgelehnt. In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer, dass ein seiner Ansicht nach „lächerlich kurzer Zeitplan“ Bedingungen geschaffen habe, unter denen Fehler gemacht werden könnten.

2 Die Kommission vertrat die Auffassung, dass der Vertrag des Beschwerdeführers am 26. September 2001 begonnen habe und ihm somit genügend Zeit eingeräumt worden sei, um einen guten Vorschlag auszuarbeiten, der vor dem 28. Februar 2002 vorzulegen sei.

3 Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Behauptung des Beschwerdeführers, die Kommission habe ihm im Rahmen des betreffenden Vertrags nicht genügend Zeit eingeräumt, zwei verschiedene Aspekte betraf, nämlich erstens die Frist vom 28. Februar 2002 für die Einreichung von Vorschlägen und zweitens die Frist vom 7. Februar 2002 für die Einreichung von Vorschlägen für einen von den Dienststellen der Kommission durchzuführenden Vorprüfungstest.

4 In Bezug auf die endgültige Frist für die Einreichung von Vorschlägen stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer der Ansicht war, dass sein Vorschlag aufgrund eines kleinen Fehlers, der leicht hätte entdeckt werden können, gescheitert sei. Der Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass der Beschwerdeführer der Kommission seinen Vorschlag am 12. Februar 2002 vorgelegt hatte. Zwar war die dem Beschwerdeführer verbleibende Zeit im Vergleich zu dem im Vertrag vorgesehenen Zeitrahmen (sieben Monate) erheblich verkürzt worden, unabhängig davon, ob man der Ansicht war, dass der maßgebliche Zeitpunkt in diesem Zusammenhang der Zeitpunkt sein sollte, zu dem der Beschwerdeführer über die neue Frist (11. Januar 2002) informiert worden war, oder der Zeitpunkt, zu dem er den von der Kommission unterzeichneten Vertrag erhalten hatte (4. Februar 2002). Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass der Beschwerdeführer nach Erhalt des unterzeichneten Vertrags etwas mehr als eine Woche gebraucht hatte, um seinen Vorschlag einzureichen. Darüber hinaus blieben, als der Beschwerdeführer der Kommission seinen Vorschlag vorgelegt hatte, noch mehr als zwei Wochen vor Ablauf der endgültigen Frist vom 28. Februar 2002 übrig. Unter diesen Umständen war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass nicht festgestellt worden sei, dass die Frist vom 28. Februar 2002 den Beschwerdeführer daran gehindert habe, einen förderfähigen Vorschlag vorzulegen.

5 Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission eine Vorprüfung der Förderfähigkeit für Vorschläge angeboten hatte, die mindestens drei Wochen vor Ablauf der Frist am 28. Februar 2002 (d. h. bis einschließlich 7. Februar 2002) eingereicht wurden. Da sich das entsprechende Programm offenbar an kleine und mittlere Unternehmen richtete, die in der Regel nur über begrenzte Erfahrung mit der Durchführung solcher Projekte für die EU verfügten, war die so angebotene Möglichkeit für die betroffenen Unternehmen von einer gewissen Bedeutung und Nützlichkeit. Der Bürgerbeauftragte hielt es für eine gute Verwaltungspraxis, sicherzustellen, dass alle betroffenen Unternehmen davon profitieren können, wenn sie eine solche Möglichkeit anbieten. Dies bedeutete insbesondere, dass die Unternehmen vor Ablauf der Frist für die Vorprüfung der Förderfähigkeit am 7. Februar 2002 über einen ausreichenden Zeitraum für die Ausarbeitung ihrer Vorschläge hätten verfügen müssen.

6 Nach Ansicht der Kommission ist in diesem Zusammenhang das im Vertrag als Beginn angegebene Datum des 26. September 2001 zu berücksichtigen. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Kommission selbst in ihrem Schreiben vom 3. Oktober 2001, das dem Vertragsentwurf beigefügt war, den Beschwerdeführer ausdrücklich gewarnt hatte, dass die Kommission vor der Unterzeichnung des Vertrags keine rechtliche Verpflichtung akzeptiert habe. Von keinem umsichtigen Auftragnehmer könne daher erwartet werden, dass er seinen Verpflichtungen aus dem Vertragsentwurf nachkomme, bevor die Kommission diesen unterzeichnet habe. Dies schloss, wie der Beschwerdeführer überzeugend dargelegt hatte, nicht aus, dass ein solcher Auftragnehmer dennoch einen verhältnismäßigen Arbeitsaufwand auf der Grundlage der Erwartung erbrachte, dass die Kommission den Vertrag letztendlich unterzeichnen würde. Der Bürgerbeauftragte vertrat ferner die Auffassung, dass die Tatsache, dass der Beschwerdeführer den Vertragsentwurf unterzeichnet habe, der einen Beginn des 26. September 2001 vorsehe, ohne eine Änderung zu beantragen, entgegen dem Vorbringen der Kommission im vorliegenden Zusammenhang von begrenzter Bedeutung sei. Als der Beschwerdeführer den Vertragsentwurf unterzeichnet hatte, konnte er nicht wissen, dass er anstelle der darin vorgesehenen sieben Monate letztlich nur fünf Monate Zeit hätte, um seinen Vorschlag vorzubereiten. Ebenso wenig konnte der Beschwerdeführer vernünftigerweise voraussehen, dass mehr als drei Monate vergehen würden, bevor die Kommission den Vertrag endgültig unterzeichnete, und dass sie den unterzeichneten Vertrag weniger als einen Monat vor Ablauf der endgültigen Frist für die Einreichung von Vorschlägen erhalten würde. Die Berufung der Kommission auf die Vertragsbedingungen ist im Übrigen dem Vorbringen der Kommission zu widersprechen, dass die Frist für die Einreichung von Vorschlägen am 28. Februar 2002 endete, während der Vertrag ausdrücklich eine Frist von sieben Monaten ab dem 26. September 2001 vorsah. Es ist nicht ersichtlich, dass die Kommission es für erforderlich gehalten hätte, den Vertrag in dieser Hinsicht zu ändern.

7 Der Bürgerbeauftragte konnte nicht ausschließen, dass der Beschwerdeführer über einen ausreichenden Zeitraum verfügt hätte, um seinen Vorschlag vorzubereiten und ihn der Kommission zur Vorprüfung der Förderfähigkeit vorzulegen, wenn diese den Beschwerdeführer unmittelbar nach der endgültigen Unterzeichnung des Vertrags am 16. Januar 2002 informiert hätte. Da die Kommission kurz zuvor jedes der betroffenen Unternehmen einzeln über die neue Frist unterrichtet hatte, deutete nichts darauf hin, dass die Kommission den Beschwerdeführer nicht am oder kurz nach dem 16. Januar 2002 über die Unterzeichnung des Vertrags hätte unterrichten können. Der Beschwerdeführer stellte zu Recht fest, dass die Kommission 16 Tage nach Unterzeichnung des Vertrags gebraucht hatte, bevor sie ihn an den Beschwerdeführer übermittelt hatte, und dass dies fast die Hälfte der Zeit ausmachte, die bis zur Frist für die Einreichung von Vorschlägen am 28. Februar 2002 zur Verfügung stand. Wichtiger im vorliegenden Zusammenhang war, dass der Beschwerdeführerin zufolge (die die Kommission nicht angefochten hatte) den unterzeichneten Vertrag am 4. Februar 2002 erhielt und somit nur drei oder vier Tage Zeit blieb, um seinen Vorschlag vorzubereiten oder fertigzustellen und ihn für die von der Kommission angebotene Vorprüfung der Förderfähigkeit einzureichen. Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass ein so kurzer Zeitraum eindeutig unzureichend sei.

8 Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass die Kommission einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen habe, indem sie dem Beschwerdeführer keine angemessene Frist eingeräumt habe, um seinen Vorschlag für die von ihr angebotene Vorprüfung der Förderfähigkeit vorzulegen.

9 In Anbetracht dieser Feststellung vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass es angemessen sei, dass die Kommission erwäge, den Beschwerdeführer insoweit zu entschädigen, als er infolge des vom Bürgerbeauftragten festgestellten Missstands in der Verwaltungstätigkeit einen Schaden erlitten habe.

Ausführliche Stellungnahme der Kommission

In ihrer ausführlichen Stellungnahme beantwortete die Kommission die vom Beschwerdeführer vorgebrachten Argumente.

Die Kommission räumte jedoch ein, dass außergewöhnliche Umstände aufgrund einer Vielzahl von Phänomenen es dem Beschwerdeführer erschwert hätten, den Auftrag ordnungsgemäß auszuführen. Er betonte, dass er bestrebt sei, die Sicht der Bürger auf die europäischen Institutionen nicht zu trüben und den betreffenden KMU keinen Schaden zuzufügen. Die Kommission vertrat ferner die Auffassung, dass der Ausnahmecharakter des Falles angesichts der vom Bürgerbeauftragten dargelegten Tatsachen und ohne notwendigerweise mit seinen Schlussfolgerungen übereinzustimmen, die Gewährung einer Entschädigung für einen Teil der entstandenen Kosten auf einer rein unentgeltlichen Grundlage rechtfertige.

Nach Angaben der Kommission sei der Beschwerdeführer kontaktiert worden, und eine Vereinbarung sei im Begriff, geschlossen zu werden.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In einer Mitte Januar 2004 versandten E-Mail teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, dass eine Einigung über eine Entschädigung in Höhe von 21 000 EUR erzielt worden sei. Nach Ansicht des Beschwerdeführers musste noch eine Entscheidung des Kollegiums der Kommissionsmitglieder getroffen werden, aber es wurde gehofft, dass dies eine Formalität sei, die schnell erledigt werden würde.

Der Beschwerdeführer dankte dem Bürgerbeauftragten für seine Hilfe und seine Besorgnis.

DER BESCHLUSS

1 Versäumnis, ausreichend Zeit für die Ausarbeitung eines CRAFT-Vorschlags einzuräumen

1.1 Der Beschwerdeführer, ein kleines Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, schloss einen Sondierungsauftrag (G3ST-CT-2001-00329) zur Ausarbeitung eines CRAFT-Vorschlags im Rahmen des spezifischen Programms für Forschung und technologische Entwicklung „Wettbewerbsfähiges und nachhaltiges Wachstum“ ab. Der Vertragsentwurf wurde dem Beschwerdeführer am 3. Oktober 2001 übermittelt, von diesem und seinem Partnerunternehmen unterzeichnet und an die Kommission zurückgesandt. Der Vertragsentwurf sah eine Laufzeit von sieben Monaten ab dem 26. September 2001 vor. Mit Fax vom 11. Januar 2002 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass diese Frist auf den 28. Februar 2002 vorverlegt worden sei. Am 1. Februar 2002 übersandte die Kommission dem Beschwerdeführer den von ihm unterzeichneten Vertrag. Nach Angaben des Beschwerdeführers erhielt er diesen Vertrag am 4. Februar 2002. Für Vorschläge, die bis zum 7. Februar 2002 bei der Kommission eingingen, stand eine Vorprüfung der Zulässigkeit von Vorschlägen zur Verfügung. Der Vorschlag des Beschwerdeführers wurde am 12. Februar 2002 vorgelegt. Dem Beschwerdeführer zufolge hatte Beta Technology Ltd, die nationale Kontaktstelle für solche Vorschläge im Vereinigten Königreich, ihr mitgeteilt, dass die Frist für die Einreichung von Vorschlägen für den Vorprüfungstest der 13. Februar 2002 sei. Die Kommission lehnte den Vorschlag des Beschwerdeführers schließlich als nicht förderfähig ab. In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer, dass ein seiner Ansicht nach „lächerlich kurzer Zeitplan“ Bedingungen geschaffen habe, unter denen Fehler gemacht werden könnten.

1.2 In ihrer Stellungnahme vertrat die Kommission die Auffassung, dass der Vertrag des Beschwerdeführers am 26. September 2001 begonnen habe und somit genügend Zeit für die Ausarbeitung eines guten Vorschlags vor dem 28. Februar 2002 eingeräumt worden sei.

1.3 Am 18. Juni 2003 legte der Bürgerbeauftragte der Kommission nach weiteren Untersuchungen einen Empfehlungsentwurf vor, in dem er sie aufforderte, eine Entschädigung des Beschwerdeführers zu erwägen, soweit dieser infolge des nach Ansicht des Bürgerbeauftragten aufgetretenen Missstands in der Verwaltungstätigkeit einen Schaden erlitten hatte.

1.4 In ihrer ausführlichen Stellungnahme zu diesem Empfehlungsentwurf räumte die Kommission ein, dass außergewöhnliche Umstände es dem Beschwerdeführer erschwert hätten, den Vertrag ordnungsgemäß auszuführen. Die Kommission vertrat die Auffassung, dass der Ausnahmecharakter des Falles angesichts der vom Bürgerbeauftragten dargelegten Tatsachen und ohne notwendigerweise mit seinen Schlussfolgerungen übereinzustimmen, die Gewährung einer Entschädigung für einen Teil der Kosten auf einer rein unentgeltlichen Grundlage rechtfertige.

1.5 In seiner Stellungnahme teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, dass eine Einigung über eine Entschädigung in Höhe von 21 000 EUR erzielt worden sei.

2 Schlussfolgerung

Aus den Anmerkungen der Kommission geht hervor, dass die Kommission den Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten akzeptiert und Schritte zu seiner Umsetzung unternommen hat. Der Bürgerbeauftragte schließt aus den Bemerkungen des Beschwerdeführers, dass die Kommission damit den Beschwerdeführer zufriedengestellt hat. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Die Frist für die Einreichung des CRAFT-Vorschlags wurde anschließend auf den 28. Februar 2002 verkürzt (siehe Stellungnahme der Kommission).

(2) Siehe unten.