Straßburg, den 2. Februar 2004

Sehr geehrter Herr W.,

Am 24. Oktober 2002 reichten Sie im Namen von W. Laboratories Limited eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission ein. Diese Beschwerde betraf den CRAFT-Vorschlag CRAF-1999-71596.

Am 12. November 2002 habe ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weitergeleitet. Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme am 3. Februar 2003. Ich habe es Ihnen am 14. Februar 2003 mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 24. Februar 2003 übermittelt haben.

Am 24. März 2003 bat ich die Kommission um weitere Informationen zu Ihrer Beschwerde. Die Kommission übermittelte ihre Antwort am 30. April 2003. Ich habe es Ihnen am 7. Mai 2003 mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 12. Mai 2003 übermittelt haben.

Am 18. Juni 2003 habe ich der Kommission einen Empfehlungsentwurf vorgelegt. Die Kommission übermittelte ihre ausführliche Stellungnahme am 10. November 2003. Ich habe es Ihnen am 13. November 2003 mit der Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt.

In einer E-Mail vom 15. Januar 2004 haben Sie mir mitgeteilt, dass Sie mit der Kommission eine Einigung über die zu zahlende Entschädigung erzielt haben.

Ich schreibe Ihnen jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

 

BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer, ein kleines Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, war Koordinator eines Projekts zur Ausarbeitung einer Sicherheitsvorrichtung, mit der verhindert werden soll, dass Lastkraftwagen überfahren werden und somit Leben gerettet werden. Dieses Projekt war Gegenstand eines Sondierungsvertrags (G3ST-CT-2001-00329) mit der Europäischen Kommission über die Ausarbeitung eines CRAFT-Vorschlags im Rahmen des spezifischen Programms für Forschung und technologische Entwicklung „Wettbewerbsfähiges und nachhaltiges Wachstum“.

Mit Schreiben vom 3. Oktober 2001 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer zwei Exemplare des Vertragsentwurfs. Diese Kopien waren vom Beschwerdeführer und seinem Partnerunternehmen zu unterzeichnen und an die Kommission zurückzusenden. In ihrem Schreiben forderte die Kommission den Beschwerdeführer auf, darauf hinzuweisen, dass

„- die Kommission selbst kann den Vertrag nicht vor Abschluss der Verpflichtungsverfahren unterzeichnen;

- die Einreichung dieses Vertrags bedeutet keine rechtliche Verpflichtung der Kommission, da der Abschluss eines Vertrags vom Ergebnis dieser Verfahren abhängt.“

Gemäß Artikel 3 („Dauer“) des Vertragsentwurfs sollte die Laufzeit des Projekts sieben Monate ab dem 26. September 2001 betragen (1).

Der Beschwerdeführer und sein Partnerunternehmen unterzeichneten die Vertragsentwürfe und sandten sie an die Kommission zurück.

Der Vertrag wurde von der Kommission am 16. Januar 2002 unterzeichnet und dem Beschwerdeführer mit Schreiben vom 1. Februar 2002 übermittelt. Dem Beschwerdeführer zufolge erhielt er dieses Schreiben am 4. Februar 2002.

Der CRAFT-Vorschlag musste bis zum 28. Februar 2002 vorgelegt werden, um förderfähig zu sein. Um jedoch in den Genuss einer „vorläufigen EU-Kontrolle“ zu kommen, musste der Vorschlag der Kommission bereits bis zum 7. Februar 2002 vorgelegt werden. Der Vorschlag des Beschwerdeführers wurde am 12. Februar 2002 für diese Vorprüfung der Förderfähigkeit vorgelegt. Dem Beschwerdeführer zufolge war dies darauf zurückzuführen, dass er sich auf die (falsche) Stellungnahme von Beta Technology Ltd (der nationalen Kontaktstelle für solche Vorschläge im Vereinigten Königreich) gestützt hatte, wonach die maßgebliche Frist der 13. Februar 2002 sei.

Die Kommission lehnte den Vorschlag des Beschwerdeführers schließlich mit der Begründung ab, dass er nicht förderfähig sei, da der beantragte Gesamtbeitrag der EG 50 % der Projektkosten überstieg.

Nach Angaben des Beschwerdeführers wurde sein Vorschlag mit dem CRAFT-Rechner (2) und von Beta Technology Ltd geprüft, bevor er der Kommission vorgelegt wurde. Seiner Ansicht nach hatte die Verwendung von Bruttozahlen anstelle von Nettozahlen, d. h. ein einfaches Missverständnis, dazu geführt, dass die Kommission einen Beitrag von 54 % beantragt hatte.

Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass das, was er als „lächerlich kurzen Zeitplan“ ansehe, Bedingungen geschaffen habe, unter denen Fehler gemacht werden könnten. Dem Beschwerdeführer zufolge hatte er nur wenige Tage, sicherlich weniger als eine Woche Zeit, um seinen Vorschlag vorzubereiten. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass er alles in seiner Macht Stehende getan habe, um sich auf den Vertrag vorzubereiten, als er schließlich auf eigenes Risiko und Kosten in Zeit und Geld eintraf. Nach Angaben des Beschwerdeführers scheiterte sein Vorschlag an einem Kriterium, das ihm von Beta Technology Ltd. nicht ordnungsgemäß erläutert worden war.

Die Beschwerde wurde erstmals am 31. Juli 2002 von Dr. Caroline Jackson, MdEP, beim Bürgerbeauftragten eingereicht (Beschwerde 1436/2002/GG). Am 30. August 2002 teilte der Bürgerbeauftragte dem Beschwerdeführer und Dr. Jackson mit, dass die Beschwerde unzulässig sei, da die entsprechenden vorherigen Schritte noch nicht unternommen worden seien.

Am 11. September 2002 richtete der Beschwerdeführer daraufhin ein Schreiben an die Generaldirektion Forschung der Europäischen Kommission. In ihrer Antwort vom 9. Oktober 2002 vertrat die Kommission die Auffassung, dass die Kommissionsdienststellen eine Reihe von Instrumenten und/oder Diensten eingerichtet haben, um zu verhindern, dass Anträge nicht förderfähig sind:

• eine Checkliste für die Selbsthilfefähigkeit, die in der CRAFT-Informationsbroschüre enthalten ist;

 

• eine Selbstprüfung der Kostenaufschlüsselung anhand des im Internet verfügbaren CRAFT-Rechners;

 

• ein Netz nationaler Kontaktstellen für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) zur Unterstützung bei der Ausarbeitung von Vorschlägen;

 

• eine Vorabprüfung der Förderfähigkeit von Vorschlägen durch die Kommissionsdienststellen, die mindestens drei Wochen vor Ablauf der Frist am 28. Februar 2002 (d. h. bis einschließlich 7. Februar 2002) eingereicht wurden.

Nach Auffassung der Kommission war daher ausreichend Zeit vorhanden, um mit diesen Instrumenten und/oder Diensten eine Prüfung der Förderfähigkeit durchzuführen.

In der vorliegenden Beschwerde, die Ende Oktober 2002 beim Bürgerbeauftragten eingereicht wurde, erneuerte der Beschwerdeführer seine frühere Beschwerde. Sie forderte ferner, dass die Kommission ihre Ausgaben im Zusammenhang mit der Sondierungsprämie (29 920 EUR) erstatten sollte.

DIE ANFORDERUNG

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme äußerte sich die Kommission wie folgt:

Der Sondierungsauftrag des Beschwerdeführers war nach einer Entscheidung der Kommission vom 26. September 2001 ausgewählt worden. In der Regel konnten die Auftragnehmer ihre Arbeit aufnehmen, und die sich daraus ergebenden förderfähigen Kosten wurden ab diesem Zeitpunkt akzeptiert. Diese Tatsache wurde im Mustervertrag für die Sondierungsprämie, der auf der entsprechenden Website sowie auf den KMU-Techweb-Seiten verfügbar ist, deutlich erwähnt. Darüber hinaus wurde der Beschwerdeführer am 3. Oktober 2001 über die Auswahl seines Auftrags für die Sondierungsprämie informiert.

Nach einer Veröffentlichung im Amtsblatt vom 1. Dezember 2001 wurden die vorläufigen Fristen für die Einreichung von CRAFT-Vorschlägen im Jahr 2002 geändert. Die für den 16. Januar und den 17. April 2002 vorgesehenen Fristen wurden durch die Frist vom 28. Februar 2002 ersetzt. Diese Änderung war sofort umfassend bekannt gemacht worden. Zum Zeitpunkt der Auswahl des Vorschlags für die Sondierungsprämie des Beschwerdeführers lagen die Informationen über diese Friständerung noch nicht vor. In dem oben genannten Schreiben vom 3. Oktober 2001 wurde jedoch darauf hingewiesen, dass die Vorschläge vor Ablauf der endgültigen Frist für das Programm eintreffen müssten, und der Beschwerdeführer wurde aufgefordert, die Aktualisierung der Frist regelmäßig im Internet zu überprüfen. Alle von der Änderung betroffenen Auftragnehmer (mehr als 300) wurden persönlich informiert. Der Beschwerdeführer war am 11. Januar 2002 per Fax informiert worden.

Zusammen mit dem Vorschlag des Beschwerdeführers wurden am 26. September 2001 14 weitere Vorschläge für eine Sondierungsprämie ausgewählt. Sie alle seien darüber informiert worden, dass sie ab diesem Zeitpunkt ihre Arbeit aufnehmen könnten. 12 von ihnen hatten es geschafft, bis zum 28. Februar 2002 einen förderfähigen Vorschlag für Schritt 2 (CRAFT) einzureichen, was zur Zahlung ihres Sondierungspreises führte. Einer von ihnen legte einen förderfähigen Schritt-2-Vorschlag vor, bei dem es sich nicht um einen CRAFT-Vorschlag handelte, und der letzte teilte der Kommission mit, dass er vom Vertrag zurücktreten wolle.

Aus dem Vorstehenden ging hervor, dass der Vertrag des Beschwerdeführers am 26. September 2001 begonnen hatte (und nicht am 1. Februar 2002, als er den von der Kommission unterzeichneten Vertrag erhielt), und dass ihm somit genügend Zeit eingeräumt worden war, um einen guten Vorschlag für Schritt 2 auszuarbeiten, der vor dem 28. Februar 2002 einzureichen war.

Der Vorschlag des Beschwerdeführers wurde als nicht förderfähig eingestuft, da der Gesamtbeitrag der EG 50 % der Projektkosten überstieg. Es sei darauf hingewiesen, dass bei der Feststellung von Abweichungen in den Antragsformularen, wie im vorliegenden Fall (zwischen den Formularen A und Tabelle B4), die Zahlen in den unterzeichneten Formularen für die Prüfung der Förderfähigkeit Vorrang hatten.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme zur Stellungnahme der Kommission hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und äußerte sich weiter wie folgt:

Aus dem Schreiben vom 3. Oktober 2001 ging eindeutig hervor, dass der Vertragsentwurf keine rechtliche Verpflichtung der Kommission beinhaltet. Informationen über die neue Frist gingen am 11. Januar 2002 ein. Dadurch wurde die Frist für die Einreichung von mindestens vier Monaten auf der Grundlage des Vertragsentwurfs auf anderthalb Monate verkürzt. Der eigentliche Vertrag ging am 4. Februar 2002 ein. Die „Vorabprüfung“ hätte den kleinen Fehler leicht aufgedeckt.

Die Probleme im Zusammenhang mit Beta Technology Ltd wurden mit der britischen Regierung aufgegriffen und könnten weiterverfolgt werden.

Weitere Anfragen

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der Kommission und der Bemerkungen des Beschwerdeführers stellte sich heraus, dass weitere Untersuchungen erforderlich waren.

Bitte um weitere Informationen

Der Bürgerbeauftragte forderte die Kommission daher auf, 1) zu erläutern, warum von dem Beschwerdeführer erwartet werden könne, dass er mit der Arbeit an seinem Projekt beginne und dafür Geld ausgib, obwohl die Kommission in ihrem Schreiben vom 3. Oktober 2001 erläutert hatte, dass die Vorlage des Vertragsentwurfs an den Beschwerdeführer keine rechtliche Verpflichtung der Kommission beinhalte, und 2) zu erläutern, warum der Vertrag, der von der Kommission am 16. Januar 2002 unterzeichnet worden zu sein schien, trotz der Tatsache, dass die Frist auf den 28. Februar 2002 vorverlegt worden war, erst am 1. Februar 2002 an den Beschwerdeführer übermittelt wurde.

Antwort der Kommission

In ihrer Erwiderung äußerte sich die Kommission wie folgt:

Der von der Kommission im September 1999 angenommene Mustervertrag für Sondierungsprämien bot die Möglichkeit, das Datum der Entscheidung der Kommission über die Auswahl des Vorschlags (d. h. ein Datum vor Vertragsunterzeichnung) als Datum für den Beginn des Projekts heranzuziehen (Artikel 3 Absatz 1 des Vertrags). Dies bedeutete, dass die Kosten ab diesem Zeitpunkt anfallen konnten. Der Grund für diese Bestimmung war, dass die Sondierungsprämienregelung vorbereitende Maßnahmen betraf, die zur Einreichung eines Vorschlags für ein CRAFT- oder ein anderes FTE-Projekt („Vorschlag für Schritt 2“) führen mussten. Daher war ein rascher Beginn der Sondierungsphase von besonderer Bedeutung, da die Vorschläge für Schritt 2 innerhalb der Fristen für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen eingereicht werden mussten.

Am 3. Oktober 2001 wurde den fünfzehn Koordinatoren der Sondierungsprämie (einschließlich des Beschwerdeführers) nur eine Woche nach der Entscheidung der Kommission über die Auswahl ihrer Vorschläge ein Vertragsentwurf übermittelt, um das Verfahren zu beschleunigen. Auf diese Weise stellte die Kommission sicher, dass die Koordinatoren so bald wie möglich über die getroffene Entscheidung informiert wurden und über die notwendige Zeit verfügten, um ihre personenbezogenen Daten sowie den Inhalt ihres Vertrags zu überprüfen, der den 26. September 2001 vorsah. Während die Koordinatoren ihre Verträge überprüften und änderten, konnte die Kommission die Verwaltungsverfahren intern abschließen. Auf diese Weise könnten die KMU ihre Arbeit auf eigenes Risiko aufnehmen, ohne durch die Verwaltungsverfahren der Kommission verzögert zu werden.

Der Beschwerdeführer sandte den unterzeichneten Vertrag an die Kommission zurück. Zuvor hat sie weder eine Änderung noch ergänzende Informationen zu den Bedingungen angefordert. Mit der Unterzeichnung bestätigte der Beschwerdeführer den Inhalt und akzeptierte diese Bedingungen. Zu einem späteren Zeitpunkt reichte der Beschwerdeführer ein Zahlungsantragsformular vom 10. Februar 2002 ein, mit dem er die Zahlung seines Schiedsspruchs (22 440 EUR) zur Erstattung seiner entstandenen Kosten „für den Zeitraum vom 26. September 2001 bis zum 10. Februar 2002“ beantragte.

Nachdem der Direktor des betreffenden thematischen Programms den Vertrag unterzeichnet hatte, musste die Kommission eine Reihe von administrativen Schritten durchführen, bevor der Vertrag übermittelt werden konnte. Diese Schritte dauerten immer mehrere Tage.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In seiner Stellungnahme äußerte sich der Beschwerdeführer wie folgt:

Die Kommission habe die Fragen des Bürgerbeauftragten nicht beantwortet. Bis zum 11. Januar 2002 hatte der Beschwerdeführer auf eine Frist bis zum 17. April 2002 hingearbeitet. Angesichts des spekulativen Charakters des Auftrags und der vorgesehenen 14 Wochen, die noch zur Verfügung stehen, um die im Rahmen des Auftrags über die Sondierungsprämie beschriebenen Arbeiten abzuschließen, war ein verhältnismäßiger Arbeitsaufwand geleistet worden (bis dahin waren schätzungsweise nur 10 % der Arbeiten ausgeführt worden). Plötzlich wurde klar, dass nur noch sechs Wochen blieben, um die Arbeiten abzuschließen, während immer noch keine Mitteilung eingegangen war, dass es einen gesetzlichen Vertrag gab, durch den der Beschwerdeführer bezahlt würde. Der Beschwerdeführer war daher gezwungen, viel schneller und damit weniger effektiv und genau zu arbeiten.

Nach Erhalt des unterzeichneten Vertrags am 4. Februar 2002 erhöhte der Beschwerdeführer das Arbeitstempo weiter, und da es sich um ein Unternehmen mit praktisch nur zwei Personen handelte, arbeiteten sie Tag und Nacht, um die Vertragsbedingungen zu erfüllen.

Selbstverständlich hatte der Beschwerdeführer die Bezahlung der zwischen dem 26. September 2001 und dem 10. Februar 2002 geleisteten Arbeiten gefordert. Die Kommission schien jedoch anzudeuten, dass der Beschwerdeführer während dieses Zeitraums gleichmäßig gearbeitet hatte. Dies war nicht der Fall.

Die „Verwaltungsmaßnahmen“, die die Kommission durchführte, dauerten 16 Tage ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung bis zu dem Tag, an dem der Vertrag am 1. Februar 2002 versandt wurde. Dies entsprach fast der Hälfte der Zeit, die bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung von Vorschlägen zur Verfügung stand, wodurch der Druck auf den Beschwerdeführer noch größer wurde.

ENTWURF EINER EMPFEHLUNG

Der Entwurf einer Empfehlung

Am 18. Juni 2003 legte der Bürgerbeauftragte der Kommission den folgenden Entwurf einer Empfehlung vor:

Die Kommission sollte erwägen, den Beschwerdeführer zu entschädigen, soweit ihm infolge des vom Bürgerbeauftragten festgestellten Missstands in der Verwaltungstätigkeit ein Schaden entstanden ist.

Dieser Empfehlungsentwurf stützte sich auf folgende Erwägungen:

1 Der Beschwerdeführer, ein kleines Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, hatte einen Sondierungspreisvertrag (G3ST-CT-2001-00329) abgeschlossen, mit dem ein CRAFT-Vorschlag im Rahmen des spezifischen Programms für Forschung und technologische Entwicklung „Wettbewerbsfähiges und nachhaltiges Wachstum“ ausgearbeitet werden sollte. Der Vertragsentwurf wurde dem Beschwerdeführer am 3. Oktober 2001 übermittelt, von diesem und seinem Partnerunternehmen unterzeichnet und an die Kommission zurückgesandt. Der Vertragsentwurf sah eine Vertragslaufzeit von sieben Monaten ab dem 26. September 2001 vor. Mit Telefax vom 11. Januar 2002 hatte die Kommission dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass diese Frist auf den 28. Februar 2002 vorverlegt worden sei. Am 1. Februar 2002 hatte die Kommission dem Beschwerdeführer den von ihr unterzeichneten Vertrag übermittelt. Nach Angaben des Beschwerdeführers hatte er diesen Vertrag am 4. Februar 2002 erhalten. Für Vorschläge, die bis zum 7. Februar 2002 bei der Kommission eingingen, lag eine Vorabprüfung der Förderfähigkeit der Vorschläge vor. Der Vorschlag des Beschwerdeführers war am 12. Februar 2002 eingereicht worden. Dem Beschwerdeführer zufolge hatte ihm die nationale Kontaktstelle für solche Vorschläge im Vereinigten Königreich, Beta Technology Ltd, mitgeteilt, dass die Frist für die Einreichung von Vorschlägen für den Pre-Screening-Test der 13. Februar 2002 sei. Die Kommission hatte den Vorschlag des Beschwerdeführers letztlich als nicht förderfähig abgelehnt. In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer, dass das, was er als „lächerlich kurzen Zeitplan“ ansehe, Bedingungen geschaffen habe, unter denen Fehler gemacht werden könnten.

2 Die Kommission vertrat die Auffassung, dass der Vertrag der Beschwerdeführerin am 26. September 2001 begonnen habe und ihr somit genügend Zeit eingeräumt worden sei, um einen guten Vorschlag auszuarbeiten, der vor dem 28. Februar 2002 einzureichen sei.

3 Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Behauptung des Beschwerdeführers, die Kommission habe ihm im Rahmen des geltenden Vertrags nicht genügend Zeit eingeräumt, zwei verschiedene Aspekte betraf, nämlich 1) die Frist für die Einreichung von Vorschlägen am 28. Februar 2002 und 2) die Frist für die Einreichung von Vorschlägen für einen von den Dienststellen der Kommission durchzuführenden Vorab-Screening-Test am 7. Februar 2002.

4 In Bezug auf die letzte Frist für die Einreichung von Vorschlägen stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer der Ansicht war, dass sein Vorschlag aufgrund eines kleinen Fehlers, der leicht hätte entdeckt werden können, gescheitert sei. Der Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass der Beschwerdeführer der Kommission seinen Vorschlag am 12. Februar 2002 vorgelegt hatte. Es trifft zu, dass die dem Beschwerdeführer verbleibende Zeit im Vergleich zu dem im Vertrag vorgesehenen Zeitraum (sieben Monate) erheblich verkürzt worden war, unabhängig davon, ob man der Ansicht war, dass der maßgebliche Zeitpunkt in diesem Zusammenhang der Zeitpunkt sein sollte, zu dem der Beschwerdeführer über die neue Frist informiert worden war (11. Januar 2002) oder der Zeitpunkt, zu dem er den von der Kommission unterzeichneten Vertrag erhalten hatte (4. Februar 2002). Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass der Beschwerdeführer nach Erhalt des unterzeichneten Vertrags kaum mehr als eine Woche gebraucht hatte, um seinen Vorschlag einzureichen. Als der Beschwerdeführer seinen Vorschlag bei der Kommission eingereicht hatte, blieben noch mehr als zwei Wochen vor Ablauf der endgültigen Frist am 28. Februar 2002. Unter diesen Umständen war der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass nicht nachgewiesen worden sei, dass die Frist vom 28. Februar 2002 den Beschwerdeführer daran gehindert habe, einen zulässigen Vorschlag einzureichen.

5 Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission eine Vorauswahlprüfung für Vorschläge angeboten hatte, die mindestens drei Wochen vor Ablauf der Frist am 28. Februar 2002 (d. h. bis einschließlich 7. Februar 2002) eingereicht wurden. Da sich das betreffende Programm offenbar an kleine und mittlere Unternehmen richtete, die in der Regel nur über begrenzte Erfahrung mit der Durchführung solcher Projekte für die EU verfügten, war die so angebotene Möglichkeit für die betroffenen Unternehmen von gewisser Bedeutung und Nutzen. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass es eine gute Verwaltungspraxis sei, sicherzustellen, dass alle betroffenen Unternehmen davon profitieren könnten, wenn eine solche Möglichkeit angeboten werde. Dies bedeutete insbesondere, dass die Unternehmen vor Ablauf der Frist für die Vorprüfung der Förderfähigkeit am 7. Februar 2002 über eine ausreichende Frist für die Ausarbeitung ihrer Vorschläge hätten verfügen müssen.

6 Nach Ansicht der Kommission ist in diesem Zusammenhang das im Vertrag als Anfangsdatum genannte Datum des 26. September 2001 zu berücksichtigen. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Kommission selbst in ihrem Schreiben vom 3. Oktober 2001, das dem Vertragsentwurf beigefügt war, den Beschwerdeführer ausdrücklich darauf hingewiesen hatte, dass die Kommission keine rechtliche Verpflichtung akzeptierte, bevor sie den Vertrag unterzeichnet hatte. Daher konnte von keinem umsichtigen Auftragnehmer erwartet werden, dass er seinen Verpflichtungen aus dem Vertragsentwurf nachkommt, bevor die Kommission diesen unterzeichnet hatte. Dies schließe nicht aus, wie der Beschwerdeführer überzeugend dargelegt habe, dass ein solcher Auftragnehmer dennoch einen angemessenen Arbeitsaufwand auf der Grundlage der Erwartung erbracht habe, dass die Kommission den Vertrag letztendlich unterzeichnen werde. Der Bürgerbeauftragte vertrat ferner die Auffassung, dass die Tatsache, dass der Beschwerdeführer den Vertragsentwurf unterzeichnet habe, der einen Beginn des 26. September 2001 vorsehe, ohne eine Änderung zu verlangen, entgegen dem Vorbringen der Kommission im vorliegenden Kontext von begrenzter Bedeutung sei. Als der Beschwerdeführer den Vertragsentwurf unterzeichnet hatte, konnte er nicht wissen, dass er anstelle der darin vorgesehenen sieben Monate letztlich nur fünf Monate Zeit hätte, um seinen Vorschlag auszuarbeiten. Auch hätte der Beschwerdeführer vernünftigerweise nicht vorhersehen können, dass mehr als drei Monate vergehen würden, bevor die Kommission selbst den Vertrag endgültig unterzeichnete, und dass er den unterzeichneten Vertrag weniger als einen Monat vor Ablauf der endgültigen Frist für die Einreichung von Vorschlägen erhalten würde. Im Übrigen steht die Berufung der Kommission auf die Vertragsbedingungen im Gegensatz zu dem Vorbringen der Kommission, dass die Frist für die Einreichung der Vorschläge am 28. Februar 2002 abgelaufen sei, während der Vertrag ausdrücklich eine Frist von sieben Monaten ab dem 26. September 2001 vorsehe. Es war nicht ersichtlich, dass die Kommission es für erforderlich gehalten hätte, den Vertrag in dieser Hinsicht zu ändern.

7 Der Bürgerbeauftragte konnte nicht ausschließen, dass der Beschwerdeführer über einen ausreichenden Zeitraum verfügt hätte, um seinen Vorschlag vorzubereiten und ihn der Kommission zur Vorprüfung der Förderfähigkeit vorzulegen, wenn diese den Beschwerdeführer unverzüglich informiert hätte, nachdem er den Vertrag am 16. Januar 2002 endgültig unterzeichnet hatte. Da die Kommission kurz zuvor jedes betroffene Unternehmen einzeln über die neue Frist informiert hatte, gab es keinen Anhaltspunkt dafür, dass die Kommission den Beschwerdeführer nicht am oder kurz nach dem 16. Januar 2002 über die Unterzeichnung des Vertrags hätte unterrichten können. Der Beschwerdeführer stellte zu Recht fest, dass die Kommission 16 Tage nach Vertragsunterzeichnung gebraucht habe, bevor sie den Vertrag an den Beschwerdeführer gesandt habe, und dass dies fast die Hälfte der Zeit entspreche, die bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung von Vorschlägen am 28. Februar 2002 zur Verfügung gestanden habe. Wichtiger im vorliegenden Zusammenhang war, dass sie nach Angaben des Beschwerdeführers (die die Kommission nicht bestritten hatte) den unterzeichneten Vertrag am 4. Februar 2002 erhielt und somit nur drei oder vier Tage Zeit hatte, um ihren Vorschlag vorzubereiten oder abzuschließen und ihn der von der Kommission angebotenen Vorabprüfung der Förderfähigkeit zu unterziehen. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass ein so kurzer Zeitraum eindeutig unzureichend sei.

8 Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass die Kommission einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen habe, indem sie es unterlassen habe, dem Beschwerdeführer eine angemessene Frist für die Einreichung seines Vorschlags für die von ihm angebotene Vorprüfung der Förderfähigkeit einzuräumen.

9 Angesichts dieser Feststellung vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Kommission eine Entschädigung des Beschwerdeführers in Erwägung ziehen sollte, soweit ihm durch den vom Bürgerbeauftragten festgestellten Missstand in der Verwaltungstätigkeit ein Schaden entstanden ist.

Ausführliche Stellungnahme der Kommission

In ihrer ausführlichen Stellungnahme übermittelte die Kommission eine Antwort auf die Argumente, die der Beschwerdeführer vorgebracht hatte.

Die Kommission räumte jedoch ein, dass außergewöhnliche Umstände aufgrund einer Vielzahl von Phänomenen es dem Beschwerdeführer erschwert hätten, den Vertrag ordnungsgemäß auszuführen. Sie betonte, dass sie darauf bedacht sei, die Sichtweise der Bürger auf die europäischen Institutionen nicht zu beeinträchtigen und den betreffenden KMU nicht zu schaden. Die Kommission vertrat ferner die Auffassung, dass angesichts der vom Bürgerbeauftragten dargelegten Tatsachen und ohne seinen Schlussfolgerungen notwendigerweise zuzustimmen, der Ausnahmecharakter des Falles die Gewährung einer rein unentgeltlichen Entschädigung für einen Teil der entstandenen Kosten rechtfertige.

Der Kommission zufolge sei der Beschwerdeführer kontaktiert worden, und eine Vereinbarung werde derzeit geschlossen.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

In einer Mitte Januar 2004 versandten E-Mail teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, dass eine Einigung über eine Entschädigung in Höhe von 21 000 EUR erzielt worden sei. Nach Ansicht des Beschwerdeführers musste das Kollegium der Kommissionsmitglieder noch eine Entscheidung treffen, aber es wurde gehofft, dass dies eine Formalität sei, die schnell erledigt werden würde.

Der Beschwerdeführer dankte dem Bürgerbeauftragten für seine Hilfe und seine Besorgnis.

BESCHLUSS

1 Versäumnis, genügend Zeit für die Ausarbeitung eines CRAFT-Vorschlags einzuräumen

1.1 Der Beschwerdeführer, ein kleines Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, schloss einen Sondierungspreisvertrag (G3ST-CT-2001-00329) ab, mit dem ein CRAFT-Vorschlag im Rahmen des spezifischen Programms für Forschung und technologische Entwicklung „Wettbewerbsfähiges und nachhaltiges Wachstum“ ausgearbeitet werden sollte. Der Vertragsentwurf wurde dem Beschwerdeführer am 3. Oktober 2001 übermittelt, von diesem und seinem Partnerunternehmen unterzeichnet und an die Kommission zurückgesandt. Der Vertragsentwurf sah eine Vertragslaufzeit von sieben Monaten ab dem 26. September 2001 vor. Mit Telefax vom 11. Januar 2002 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass diese Frist auf den 28. Februar 2002 vorverlegt worden sei. Am 1. Februar 2002 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer den von ihr unterzeichneten Vertrag. Der Beschwerdeführerin zufolge erhielt sie diesen Vertrag am 4. Februar 2002. Für Vorschläge, die bis zum 7. Februar 2002 bei der Kommission eingingen, stand eine Vorabprüfung der Förderfähigkeit der Vorschläge zur Verfügung. Der Vorschlag des Beschwerdeführers wurde am 12. Februar 2002 eingereicht. Nach Angaben des Beschwerdeführers hatte Beta Technology Ltd, die nationale Kontaktstelle für solche Vorschläge im Vereinigten Königreich, ihm mitgeteilt, dass die Frist für die Einreichung von Vorschlägen für den Pre-Screening-Test der 13. Februar 2002 sei. Schließlich lehnte die Kommission den Vorschlag des Beschwerdeführers als nicht förderfähig ab. In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer, dass das, was er als „lächerlich kurzen Zeitplan“ ansehe, Bedingungen geschaffen habe, unter denen Fehler gemacht werden könnten.

1.2 In ihrer Stellungnahme vertrat die Kommission die Auffassung, dass der Vertrag des Beschwerdeführers am 26. September 2001 begonnen habe und somit genügend Zeit eingeräumt worden sei, um einen guten Vorschlag auszuarbeiten, der vor dem 28. Februar 2002 einzureichen sei.

1.3 Am 18. Juni 2003 legte der Bürgerbeauftragte der Kommission nach weiteren Untersuchungen einen Empfehlungsentwurf vor, in dem er sie aufforderte, eine Entschädigung des Beschwerdeführers in Erwägung zu ziehen, soweit dieser durch den nach Ansicht des Bürgerbeauftragten eingetretenen Missstand in der Verwaltungstätigkeit einen Schaden erlitten hatte.

1.4 In ihrer ausführlichen Stellungnahme zu diesem Empfehlungsentwurf räumte die Kommission ein, dass außergewöhnliche Umstände es dem Beschwerdeführer erschwert hätten, den Vertrag ordnungsgemäß auszuführen. Die Kommission vertrat die Auffassung, dass angesichts der vom Bürgerbeauftragten dargelegten Tatsachen und ohne seinen Schlussfolgerungen notwendigerweise zuzustimmen, der Ausnahmecharakter des Falles die Gewährung einer rein unentgeltlichen Entschädigung für einen Teil der Ausgaben rechtfertige.

1.5 In seiner Stellungnahme teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, dass eine Einigung über eine Entschädigung in Höhe von 21 000 EUR erzielt worden sei.

2 Schlussfolgerung

Aus den Bemerkungen der Kommission geht hervor, dass die Kommission den Empfehlungsentwurf der Bürgerbeauftragten akzeptiert und Schritte zu seiner Umsetzung unternommen hat. Der Bürgerbeauftragte schließt aus den Bemerkungen des Beschwerdeführers, dass die Kommission damit dem Beschwerdeführer Genüge getan hat. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Die Frist für die Einreichung des CRAFT-Vorschlags wurde anschließend auf den 28. Februar 2002 verkürzt (siehe Stellungnahme der Kommission).

(2) Siehe unten.