Sehr geehrter Herr P.,

Am 13. September 2000 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten im Namen des "Lycée Régional d'Enseignement Technologique et Professionnel" Beschwerde gegen die Kommission eingelegt. Ihre Beschwerde betraf eine mutmaßliche unangemessene Verzögerung seitens des Amtes für technische Hilfe des Programms Leonardo Da Vinci bei der Abwicklung Ihres Projekts (Az. F/95/2/2393/P/II.1.1a) und beim Abschluss der Abschlusszahlungen für dieses Projekt.

Am 17. Oktober 2000 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weiter. Am 12. Februar 2001 erhielt ich die Stellungnahme der Kommission, die ich Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt habe. Am 5. März 2001 erhielt ich Ihre Stellungnahme. Am 31. Mai 2001 bat ich die Kommission um weitere Auskünfte. Am 12. Juni 2001 erhielt ich die zweite Stellungnahme des Organs, die ich Ihnen mit einer weiteren Aufforderung zur Stellungnahme übermittelte. Am 16. Oktober 2001 erhielt ich Ihre Stellungnahme. Sie haben mir mit Schreiben vom 17. Dezember 2001 zusätzliche Informationen übermittelt.Am 4. Dezember 2001 habe ich mich an den Präsidenten der Europäischen Kommission gewandt, um eine einvernehmliche Lösung zu finden. Die Kommission hat ihre Antwort am 8. Februar 2002 übermittelt, die ich Ihnen übermittelt habe. Am 19. Februar 2002 haben Sie mir Ihre Anmerkungen zum Kommissionsvorschlag übermittelt.

Ich schreibe jetzt, um Sie über das Ergebnis der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelte es sich um folgende Sachverhalte:

Das "Lycée Régional d'Enseignement Technologique et Professionnel" aus Anglet (Frankreich) hatte mit dem Mid Kent College of London (UK), ALECOP aus Mondragon (Spanien) und OFE Installatie aus Odense (Niederlande) ein Joint Venture zur Entwicklung einer mehrsprachigen CD-ROM zur Hausautomation gegründet. Das Projekt wurde im Rahmen des Leonardo-Da-Vinci-Programms der Gemeinschaft für finanzielle Unterstützung ausgewählt. Das Endprodukt musste in vier verschiedenen Sprachen verfügbar sein: Niederländisch, Englisch, Französisch und Spanisch. Die Arbeiten an dem Projekt wurden zwischen dem 1. Dezember 1995 und dem 30. November 1997 durchgeführt.

Nach Vorlage des Abschlussberichts am 14. Februar 1998 machte der Beschwerdeführer geltend, dass die Kommissionsdienststellen weitere Informationen angefordert hätten. Auch wenn die Forderungen rasch erfüllt wurden, schien es keine Folgemaßnahmen zu den angeforderten Informationen zu geben. Infolgedessen hatte die Kommission Ende 2000 weder eine Entscheidung über das Vorhaben getroffen noch die endgültige Zahlung des Vorhabens vorgenommen. Der Beschwerdeführer legte einen langwierigen Anhang bei, der hauptsächlich aus Kopien zahlreicher Gespräche mit den Kommissionsdienststellen bestand.

Zusammenfassend behauptete der Beschwerdeführer, dass die Kommission nicht

1. ordnungsgemäß und rechtzeitig auf die vom Beschwerdeführer übermittelten Informationen geantwortet hat;

2. die dem Projekt entsprechenden Beträge fristgerecht gezahlt haben.

DIE ANFRAGE

Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 17. Oktober 2000 übermittelt. Das Projekt des Beschwerdeführers (F/95/2393) sei 1995 im Rahmen der ersten Phase des Programms Leonardo Da Vinci ausgewählt worden. Das Organ verwies sodann auf die beiden in der Beschwerde vorgebrachten Vorwürfe:

In Bezug auf das angebliche Fehlen einer ordnungsgemäßen und rechtzeitigen Antwort auf den Abschlussbericht des Beschwerdeführers beschrieb die Kommission, wie die Bewertung des Projekts durchgeführt wurde:

i) Von März 1998 bis Februar 1999: Der Abschlussbericht war der Kommission im März 1998 übermittelt worden. Die Bewertung umfasste sowohl die Ergebnisse als auch die finanziellen Aspekte. Sie wurde vom „Büro für technische Hilfe“ (BVT) durchgeführt, das von Agenor, einem von der Kommission beauftragten unabhängigen Unternehmen, verwaltet wurde. Am 11. Februar 1999, am Ende des Vertragsverhältnisses mit Agenor, verlängerte die Kommission den Vertrag jedoch nicht. Die im Rahmen der BVT ausgeführten Aufgaben konnten daher nicht erfüllt werden.

ii) Von Mai 1999 bis Januar 2000: Um die zuvor im Rahmen der BVT geleistete Arbeit abzuschließen, richtete die Europäische Kommission die CLEO-Zelle ein, ein spezifisches Referat innerhalb der Generaldirektion Bildung und Kultur. Diese Dienststelle war erst im Mai 1999 in Betrieb, und die Bewertung des Abschlussberichts des Beschwerdeführers wurde im Juni 1999 erneut aufgenommen. Der Auftragnehmer wurde am 25. Juni 1999 um zusätzliche Informationen gebeten, woraufhin er am 7. Juli und 8. September 1999 verschiedene unterstützende Materialien übermittelte. 4., 13., 15. und 20. Oktober 1999; und 30. November 1999. Die Kommission forderte am 3. Dezember 1999 noch weitere Einzelheiten an, die am 8. Dezember 1999 übermittelt wurden. Nach Abschluss der Bewertung des Berichts Ende Dezember 1999 kam die Kommission zu dem Schluss, dass die finanziellen Anträge des Beschwerdeführers unbegründet waren und ein Teil der bereits gezahlten Beträge daher erstattet werden musste. Dementsprechend leitete sie geeignete Verfahren ein, um diesen Teil der Mittel wieder einzuziehen.

Hinsichtlich des Versäumnisses der Kommission, die Abschlusszahlung für das Projekt abzuschließen, erklärte das Organ, dass es am 21. Januar 2000 einen ersten Erstattungsantrag gestellt habe. Obwohl diese Art von Antrag früher direkt an die Berater gerichtet wurde, wurde das Verfahren geändert, als CLEO im März 2000 die BVT übernahm. Im Rahmen der neuen Regelung mussten Anträge auf Erstattung bereits gezahlter Beträge zunächst an die Finanzdienststelle der Kommission weitergeleitet werden. Nachdem der Anweisungsbefugte zugestimmt hatte, wurden die Anträge zusammen mit den erforderlichen Nachweisen an die Generaldirektion Haushalt weitergeleitet, die die zuständige GD ist, die die Anträge direkt an den Auftragnehmer weiterleitet.

Aufgrund dieses umständlichen Verfahrens wurde der Erstattungsantrag in Höhe von 14 399 € erst am 20. Dezember 2000 an den Beschwerdeführer gerichtet. Die Zahlungsfrist wurde auf den 28. Februar 2001 festgesetzt.

Abschließend widerlegte die Kommission das Vorliegen eines materiellen Schadens seitens des Beschwerdeführers. Da es sich bei der Verspätung nicht um eine Zahlung, sondern um einen Antrag auf Erstattung bereits gezahlter Beträge handelte, konnte der Beschwerdeführer keinen Schadensersatz verlangen.

Am 5. März 2001 übermittelte der Beschwerdeführer seine Stellungnahme zur Stellungnahme der Kommission.

Er ist der Ansicht, dass die Kommission eine sehr administrative Perspektive eingenommen habe, die nicht der Bedeutung des Projekts und den Anstrengungen, die alle Parteien für seine Entwicklung unternommen hätten, entspreche.

Der Beschwerdeführer erläuterte, dass das Organ die Gründe für den Erstattungsantrag nicht eindeutig angegeben habe. Aus den erhaltenen Informationen erhob er Einwände gegen die vom Organ vorgenommene finanzielle Bewertung, insbesondere in Bezug auf die Personalausgaben. Als das Projekt 1995 ins Leben gerufen wurde, war es schwer vorherzusagen, wie sich die Arbeit entwickeln würde. Infolgedessen war es notwendig geworden, den ursprünglich für Personal aufgewendeten Betrag zulasten anderer Haushaltslinien aufzustocken. Dennoch blieben die Gesamtkosten des Projekts unverändert. Die Kommission hat die Beschwerdeführer jedoch nie über das Verfahren zur Änderung der ursprünglichen Schätzungen informiert. Der Beschwerdeführer beantragte ferner, den Erstattungsantrag auszusetzen, bis der Bürgerbeauftragte eine Entscheidung in dieser Angelegenheit getroffen habe.

WEITERE ANFORDERUNGEN

Angesichts der verfügbaren Informationen ersuchte der Bürgerbeauftragte die Kommission um weitere Einzelheiten zu den beiden Behauptungen des Beschwerdeführers. Mit Schreiben vom 31. Mai 2001 ersuchte der Bürgerbeauftragte um folgende Informationen:

i) Fehlen einer ordnungsgemäßen und rechtzeitigen Antwort des Beschwerdeführers auf den Abschlussbericht: Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich, ob die Dienststellen der Kommission den Beschwerdeführer ordnungsgemäß über die Situation informiert hätten, und/oder entschuldigte sich für etwaige Unannehmlichkeiten, die er verursacht haben könnte; und

ii) Versäumnis, die Zahlung des Projekts abzuschließen: Da die Kommission die Gründe für ihren Antrag auf Erstattung eines Teils der bereits gezahlten Mittel nicht dargelegt hatte, bat der Bürgerbeauftragte um weitere Einzelheiten zu diesem Aspekt des Falles, insbesondere zur Anwendung von Anhang II (Finanzielle Aspekte) Nummer 1.1 des Vertrags (1) in diesem Fall.

Die Kommission übermittelte ihre zweite Stellungnahme am 31. Juli 2001, nachdem sie am 12. Juni 2001 eine Verlängerung der Antwortfrist beantragt hatte. Das Organ befasste sich getrennt mit den beiden Aspekten der Fälle, zu denen der Bürgerbeauftragte weitere Informationen angefordert hatte.

In Bezug auf das Fehlen ordnungsgemäßer und rechtzeitiger Antworten betonte die Kommission, dass ihre Dienststellen nach der Vorlage des Abschlussberichts im März 1998 zahlreiche Gespräche mit dem Beschwerdeführer sowohl über den Inhalt als auch über die finanziellen Aspekte des Projekts geführt hätten. In einer detaillierten Tabelle beschrieb die Institution die neunzehn Austausche, die zwischen Januar 1998 und Dezember 1999 stattfanden und die zwei Anträge zu den Ergebnissen des Projekts und vier zu seinen finanziellen Aspekten umfassten. Zusätzlich zu diesen förmlichen Kontakten bestätigte die Kommission, dass ihre Dienststellen regelmäßige telefonische Kontakte mit dem Beschwerdeführer unterhalten hatten, in deren Verlauf sie ihn über ihre Absicht auf dem Laufenden gehalten hatten, die Erstattung eines Teils der bereits geleisteten Zahlungen zu beantragen.

Zum Versäumnis der Kommission, die Abschlusszahlung abzuschließen, führte sie aus, dass die nicht erstattungsfähigen Kosten sowohl in einem Schreiben an den Beschwerdeführer vom 20. Dezember 2000 als auch in einem Fax vom 26. Februar 2001 ausführlich beschrieben worden seien. In Bezug auf die vom Beschwerdeführer beantragte Nichtzuschussfähigkeit bestimmter Personalkosten begründete die Kommission ihre Ablehnung auf der Grundlage der Vorschriften des "Finanz- und Verwaltungshandbuchs", das dem Beschwerdeführer im Dezember 1996 übermittelt worden war. Gemäß Abschnitt II.2.3 dieser Regelung können Mittelübertragungen zwischen Haushaltslinien akzeptiert werden, wenn sie die Ziele des Projekts nicht ändern. Geht die vorgeschlagene Änderung jedoch über 15 % des ursprünglich für diese Haushaltslinie vorgesehenen Betrags hinaus und umfasst sie mehr als 1.500 €, so ist eine vorherige Genehmigung der Kommission erforderlich. Das Organ erklärte, dass in diesem Fall die vom Beschwerdeführer in Bezug auf die Personalkosten des Projekts vorgenommenen Änderungen über die oben genannten Grenzen hinausgingen und der Beschwerdeführer nie eine vorherige Genehmigung bei der Kommission beantragte. Infolgedessen konnte das Institut diese Kosten nicht finanzieren.

Die Kommission verwies auch auf andere Gründe, die ihren Antrag auf Erstattung eines Teils ihres Beitrags stützten, wie das Fehlen ausreichender Angaben zur Art einiger Ausgaben, das Versäumnis, Belege für bestimmte Personalkosten vorzulegen, oder die außerhalb der Vertragslaufzeit durchgeführten Reisen.

In Anbetracht der Untersuchung des Bürgerbeauftragten stimmte die Kommission zu, die Frist für die Erstattung bereits gezahlter Beträge zu verschieben, schlug jedoch vor, dass der Beschwerdeführer seinen Dienststellen ein Schreiben mit detaillierten Angaben zu seinen Einwänden vorlegt.

Mit Schreiben vom 11. Oktober 2001 antwortete der Beschwerdeführer auf die Argumente der Kommission.

Trotz des zahlreichen Brief- und Telefonaustauschs mit der Kommission wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass er keine Vorschläge oder Ratschläge zur Verbesserung der Situation erhalten habe. Er betont, dass seine größte Uneinigkeit mit der Kommission die Höhe der Personalausgaben betreffe, die in ihrem Abschlussbericht zum Ausdruck kämen, und betont, dass die im ursprünglichen Vorschlag vorgesehenen Gesamtkosten nicht gestiegen seien.

DIE AUSWIRKUNGEN DES BÜRGERS, EINE FREUNDLICHE LÖSUNG ZU ERREICHEN

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme und der Bemerkungen war der Bürgerbeauftragte nicht der Auffassung, dass die Kommission angemessen auf die Behauptungen des Beschwerdeführers reagiert hatte. Die Kommission hatte ihren Antrag auf Erstattung eines Teils der Kosten mit der Begründung begründet, dass der endgültige Finanzantrag des Beschwerdeführers unbegründet sei. Insbesondere habe das Institut die Erhöhung der Personalkosten des Projekts ohne vorherige Genehmigung des Instituts als unangemessen angesehen. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Berater auf der Grundlage von Anhang II Nummer 1.1 des Vertrags (Finanzielle Aspekte) die Kostenvoranschläge des ursprünglichen Projekts ändern und somit Gelder zwischen verschiedenen Haushaltslinien übertragen konnte.

Die vorläufige Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten war, dass die Argumentation der Kommission, den Antrag des Beschwerdeführers auf Abschlusszahlung seines Projekts abzulehnen, in Ermangelung einer überzeugenderen Erklärung nicht in den Vertragsbestimmungen begründet zu sein schien. Der Bürgerbeauftragte schlug daher mit Schreiben vom 4. Dezember 2001 vor, dass die Kommission ihren Standpunkt im Einklang mit den vorstehenden Erwägungen ändert und den Antrag des Beschwerdeführers auf Abschlusszahlung erneut prüft.

Die Kommission übermittelte ihre Antwort am 1. Februar 2002. Das Organ erläuterte, dass es den Fall auf der Grundlage der Erwägungen des Bürgerbeauftragten versöhnlich geprüft habe. Da dem Auftragnehmer das Verwaltungs- und Finanzhandbuch der Kommission nicht, sondern erst nach Unterzeichnung des Übereinkommens zur Verfügung gestellt worden war und die vorgesehenen Ziele des Projekts vollständig erreicht worden waren, erklärte sich die Kommission bereit, die vorgeschlagenen Haushaltsänderungen zu akzeptieren. Ein entsprechendes Schreiben war an den Auftragnehmer zu richten.

Sie wies jedoch darauf hin, dass der Beschwerdeführer mit Schreiben vom 18. Oktober 2001 die Nichtzuschussfähigkeit einiger anderer Ausgaben bestritten habe. In ihrer Antwort vom Dezember 2001 forderte die Kommission weitere Nachweise zu diesen Abgaben an.

Zusammenfassend erklärte sich die Kommission bereit, ihren Erstattungsantrag zu überdenken und die Zahlung des Projekts für fast den gesamten im Vertrag vorgesehenen Betrag abzuschließen. Dieses Ergebnis sollte nur davon abhängen, ob der Beschwerdeführer zusätzliche Beweise vorlegen muss.

Am 19. Februar 2002 übermittelte der Beschwerdeführer seine Stellungnahme zum Kommissionsvorschlag. Er begrüßt die von der Kommission vorgeschlagene Lösung und stimmt zu, möglichst viele der angeforderten Dokumente vorzulegen. Der Beschwerdeführer erklärte sich bereit, alles in seiner Macht Stehende zu tun, um die bestmögliche Lösung zu finden. Er dankt dem Bürgerbeauftragten für die in seinem Namen unternommenen Anstrengungen.

DER BESCHLUSS

Auf der Grundlage der im Rahmen seiner Untersuchung eingeholten Informationen kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass der Fall von der Europäischen Kommission zur Zufriedenheit des Beschwerdeführers beigelegt wurde.

Vor diesem Hintergrund beschließt der Europäische Bürgerbeauftragte daher, den Fall abzuschließen.

Der Präsident der Europäischen Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

Jacob SÖDERMAN

(1) "Les montants prévisionnels indiqués par le Contractant en regard des différentes catégories de dépenses n'auront qu'une valeur indicative et le Contractant pourra procéder à des virements entre ces différentes catégories, à condition toutefois que ces virements n'affectent pas fondamentalement l'objet ou le contenu des travaux à effectuer".