Die EU-Verwaltung stellt jedes Jahr mittels unterschiedlicher Einstellungsverfahren hunderte Bedienstete ein. Die Verfahren müssen nach bestimmten Regeln ablaufen und dem Grundsatz der guten Verwaltungspraxis entsprechen.

An Einstellungsverfahren ist in der Regel ein Auswahlausschuss beteiligt, der für die Beurteilung von Bewerbern und die Erstellung einer endgültigen Liste geeigneter Bewerber zuständig ist. Die Auswahlausschüsse müssen die Auswahlkriterien berücksichtigen, haben jedoch einen großen Ermessensspielraum bei der Beurteilung der Qualifikationen und der beruflichen Erfahrung von Bewerbern im Lichte dieser Kriterien. Die diesen Verfahren zugrunde liegenden Vorschriften sind in der Regel in der Stellenausschreibung oder im Verfahrenshinweis angegeben.

Die Bürgerbeauftragte kann in Fällen, die die Personaleinstellung betreffen, überprüfen, ob dem Auswahlausschuss ein offensichtlicher Beurteilungsfehler unterlaufen ist oder es Verfahrensmängel gab. Das bedeutet, dass die Bürgerbeauftragte eine Bewerbung oder die Leistung eines Bewerbers in einem Test oder einem Vorstellungsgespräch nicht erneut beurteilt. Die Bürgerbeauftragte kann jedoch Erklärungen dazu einfordern, wie der Auswahlausschuss eine Bewerbung oder die Leistung eines Bewerbers beurteilt hat, um sicherzustellen, dass das Verfahren ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Bevor sich ein Bewerber an die Bürgerbeauftragte wendet, muss er zuerst die in der Ausschreibung genannten Rechtsbehelfe nutzen und der Verwaltung genügend Zeit für eine Antwort geben.