(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (1))

Komplekset

Klagen blev indgivet af International Capital Partnerships i december 2000. Ifølge klageren er de faktiske omstændigheder, der ligger til grund for klagen, følgende:

Den 17. juni 1999 indbød den ansvarlige enhed for Portugal i Europa-Kommissionens Generaldirektorat XVI (Regionalpolitik og Samhørighed) G., direktør for klageren, et konsulentfirma i Det Forenede Kongerige, til at deltage i et seminar i Portugal. Formålet med seminaret var at drøfte etableringen af infrastrukturer gennem partnerskaber mellem den offentlige og den private sektor ("OPP"). Klageren blev underrettet om, at seminaret skulle afholdes af GD XVI i samarbejde med de portugisiske myndigheder, og at den tjenestemand i Kommissionen, der var ansvarlig for forberedelsen af seminaret, ville være Filomena Carvalho.

I en telefax til G. af 29. juni 1999 påpegede Carvalho, at kompleksiteten af OPP-finansieringsordninger og de deraf følgende vanskeligheder med at vurdere OPP-projekter ud fra EU's strukturinterventionsperspektiv førte til behovet for "at udvikle grundlaget for en praktisk vejledning i vurdering af OPP-projekter til brug for sagsbehandlere". Denne vejledning "bør identificere de vigtigste elementer i et OPP-projekt, der fortjener en særlig vurdering (enten i definitions-, vurderings- og gennemførelsesfaserne), og foreslå værktøjer og metoder til at foretage denne vurdering." Carvalho fortsatte med at sige, at hun "bør foreslå, at budgettet for seminaret indeholder en endelig rapport, hvor man samler de forskellige bidrag fra konferencens deltagere i et sammenhængende dokument. Dette vil senere blive anvendt af sagsbehandlere i GD XVI." Hun afsluttede med at anmode G. om at meddele, om han accepterede forslaget, og om at angive de anslåede omkostninger.

I sit svar af 30. juni 1999 bekræftede G., at han var rede til at udarbejde en "endelig rapport, der samler konferencens bidrag" til en pris af ca. 3 000 EUR. Ifølge klageren bekræftede fru Carvalho efterfølgende telefonisk, at G. kunne fortsætte til den angivne pris.

Seminaret blev afholdt i Portugal den 16. juli 1999. Den 26. juli 1999 videresendte GD XVI hovedparten af de bidrag, der var blevet ydet på dette seminar, til G., idet det bemærkede, at dette var blevet aftalt, således at G. kunne fortsætte sit arbejde ("c]omme convenu et pour vous permettre d'avancer vos travaux"). Et yderligere bidrag blev fremsendt den 5. august 1999. På dette grundlag udarbejdede G. et udkast til en sammenfatning af de bidrag, der blev ydet på seminaret, som han forelagde GD XVI den 16. august 1999. Kommissionen takkede G. i en skrivelse af 31. august 1999 og meddelte, at den til sin tid ville fremsende sine bemærkninger til dokumentet. Ved samme lejlighed fremsendte Kommissionen yderligere tre dokumenter, som endnu ikke var til rådighed den 26. juli 1999, således at G. kunne færdiggøre resuméet ("pour vous permettre de finaliser le texte du sommaire"). Ifølge klageren blev udkastet til resumé accepteret af Kommissionen på et møde i Bruxelles med Carvalho og en af hendes kolleger den 13. oktober 1999, efter at der var foretaget visse ændringer. Bezançon, som var til stede på dette møde, ville kunne bekræfte dette. På dette møde blev der ifølge klageren også talt om at udarbejde en vejledning eller manual. Den 25. november 1999 blev der afholdt endnu et møde med Carvalho og den person, der skulle stå for vejledningen i Kommissionen. I et brev af 2. december 1999 tilbød klageren at udarbejde en sådan vejledning mod et gebyr på 12 000 EUR. Ifølge klageren blev det imidlertid senere oplyst, at denne plan ikke ville blive videreført på nuværende tidspunkt.

Den 26. oktober 1999 sendte klageren et brev til Kommissionen, hvori han bemærkede, at der var vedlagt tre kopier af den ændrede udgave af resuméet, og hvori Kommissionen blev anmodet om at oplyse, til hvem og hvordan fakturaen for dette dokument skulle sendes. Ifølge klageren henviste Kommissionen den derefter til en fru Sequeira fra et portugisisk ministerium. Klageren sendte således en faktura på over 3 000 EUR til denne person den 3. december 1999. Da klageren ikke modtog noget svar, sendte han en rykkerskrivelse den 7. februar 2000. I et brev af 8. februar 2000 forklarede fru Sequeira, at klageren ikke havde fremlagt OPP-manualen, for hvilken der skulle betales et beløb på 3 000 EUR, og at hun havde skrevet til fru Carvalho for at modtage præciseringer.

Den 22. maj 2000 og den 11. september 2000 sendte klageren påmindelser til fru Carvalho. Ifølge klageren underrettede fru Carvalho i forbindelse med en efterfølgende telefonsamtale G. om, at hun havde givet fru Sequeira »grønt lys« for at foretage betalingen. Da klageren imidlertid igen skrev til fru Sequeira, svarede sidstnævnte den 17. november 2000, at udbetalingen af de 3 000 EUR var betinget af modtagelsen af den OPP-håndbog, som dette beløb var øremærket til.

Yderligere kontakter med fru Carvalho mislykkedes. Klageren henvendte sig således til Ombudsmanden. Klageren fremsatte i det væsentlige følgende påstande:

1. Kommissionen undlod at betale det gebyr på 3 000 EUR, der var aftalt for udarbejdelsen af resuméet
2. Kommissionen burde have betalt et rimeligt beløb for at kompensere for den forsinkede betaling og den tid og indsats, som klageren skulle bruge på at forsøge at forfølge sit krav.

Klageren anmodede også om en skriftlig undskyldning fra de berørte tjenestemænd.

Forespørgslen

Klagen blev sendt til Kommissionen med henblik på dens bemærkninger.

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Kommissionen havde besluttet at medfinansiere en OPP-konference i Lissabon den 16. juli 1999 med et tilskud på 75 % af de samlede omkostninger, op til 24 537 EUR, til det portugisiske ministerium for udstyr, fysisk planlægning og administration. I henhold til tilskudsaftalen skulle konferencen tilrettelægges under de portugisiske myndigheders ansvar.

G. var blevet opfordret til at vurdere omkostningerne ved at udarbejde en endelig rapport på grundlag af de forskellige bidrag fra deltagerne i konferencen. Som anført i telefaxen af 29. juni 1999 var det hensigten, at rapporten senere skulle kunne anvendes af kontormedarbejdere i GD XVI. Den bør identificere de vigtigste elementer i et OPP-projekt, der krævede særlig vurdering (uanset om det var i definitions-, vurderings- og gennemførelsesfaserne), og foreslå værktøjer og metoder til at foretage denne vurdering.

G. havde erklæret sig villig til at påtage sig dette arbejde for et beløb på 3 000 EUR og påpegede behovet for at drøfte rapportens form (jf. G.'s telefax af 30. juni 1999). Kommissionen accepterede aldrig dette tilbud, men underrettede G. (under en telefonsamtale i juli 1999 (2)) om, at det var nødvendigt at drøfte rapportens indhold med de portugisiske myndigheder. Kommissionen havde foreslået, at et beløb på ca. 3 000 EUR af det samlede budget for konferencen skulle øremærkes til rapporten. Dette forslag blev accepteret af parterne i tilskudsaftalen, som det fremgår af budgetspecifikationen. De portugisiske myndigheder havde derfor 3 000 EUR til rådighed til at betale for dette arbejde.

Udlicitering af arbejdet krævede, som G. burde have vidst, indgåelse af en tjenesteydelseskontrakt med angivelse af bl.a. indholdet af den endelige rapport og leveringsdatoen. En sådan kontrakt skulle nødvendigvis indgås mellem den støttemodtager, der var i besiddelse af midlerne (dvs. de portugisiske myndigheder), og tjenesteyderen. Så vidt Kommissionen ved, var der ikke indgået nogen kontrakt mellem G. og de portugisiske myndigheder.

Udkastet til resumé var aldrig blevet accepteret af hverken Kommissionen eller de portugisiske myndigheder som en endelig rapport, der kunne tjene som grundlag for en praktisk vejledning i vurdering af OPP-projekter. Tværtimod var Kommissionen af den opfattelse (og havde flere gange givet udtryk for dette synspunkt over for G. i telefonen), at dette dokument alene ikke havde nogen værdi for Kommissionen eller medlemsstaten. Den endelige rapport var det eneste dokument, der blev drøftet mellem G. og Kommissionen.

De portugisiske myndigheders afvisning af at betale, indtil den endelige rapport forelå, var i overensstemmelse med en forsvarlig forvaltning af fællesskabsfinansieringen. Kommissionen ønskede imidlertid ikke at foregribe sin endelige beslutning, da det alene tilkom de portugisiske myndigheder at afgøre, om der kunne ydes kompensation for udkastet til resumé. Der måtte derfor findes en løsning med de portugisiske myndigheder. Kommissionen havde skrevet til de portugisiske myndigheder for at undersøge, om de ville foretage en betaling til G.

Det dokument, som Kommissionen omtaler som "budgetspecifikationen", blev udarbejdet på portugisisk og omfattede et beløb på 2 993 EUR til en "manual".

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage og fremsatte følgende bemærkninger:

Ordlyden af Kommissionens telefax af 29. juni 1999 var klar, idet en endelig rapport om konferencen ville danne grundlag for en vejledning, men ikke ville være vejledningen som sådan. Kommissionen havde faktisk accepteret klagerens tilbud om at udarbejde en endelig rapport. Klageren var ikke blevet underrettet om, at arbejdet krævede indgåelse af en tjenesteydelseskontrakt med de portugisiske myndigheder. Kommissionen havde godkendt udkastet til rapport på et møde i oktober 1999. Dr. Bezançon, Frankrigs førende ekspert i offentlig-private partnerskaber, som var til stede på dette møde, ville kunne bekræfte dette.

Klageren insisterede på, at Kommissionen skulle handle i god tro og opfylde sine kontraktlige forpligtelser.

Ombudsmandens indsats for at opnå en venlig løsning

Ombudsmandens analyse af de omtvistede spørgsmål

Efter nøje overvejelse af udtalelsen og bemærkningerne var Ombudsmanden ikke overbevist om, at Kommissionen havde reageret hensigtsmæssigt på klagerens påstande.

Ombudsmandens foreløbige konklusion var, at Kommissionens undladelse af at sikre, at klageren fik udbetalt det beløb, der var aftalt til udarbejdelsen af resuméet, kunne være et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Muligheden for en mindelig løsning
Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning

Den 31. juli 2001 forelagde Ombudsmanden Kommissionen et forslag til en mindelig løsning. Ombudsmanden foreslog i sin skrivelse, at Kommissionen skulle overveje at sikre, at klageren fik udbetalt det beløb, der var aftalt til udarbejdelsen af sammendraget af bidragene fra konferencen i Lissabon den 16. juli 1999, og at Kommissionen yderligere skulle overveje at yde erstatning til klageren for den forsinkelse, der var opstået, og for den tid og den indsats, som klageren måtte ofre i forsøget på at forfølge sit krav, for at fremme en mindelig løsning.

Den 13. august 2001 fremsendte klageren en kopi af en skrivelse til Kommissionen samme dag til Ombudsmanden. I dette brev hævdede klageren, at der skulle betales yderligere 2 350 EUR til klageren på grund af den tid og indsats, klageren havde brugt på at forfølge sit krav.

Kommissionens svar

I sit svar af 31. oktober 2001 fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Konferencen den 16. juli 1999 var blevet afholdt af de portugisiske myndigheder og medfinansieret af Kommissionen. Den endelige rapport var en del af medfinansieringen. Udarbejdelsen af et dokument vedrørende konferencen (den nævnte rapport) blev medtaget som et af partierne i den budgetspecifikation, der var vedlagt brevet om tildeling af EU-støtte til de portugisiske myndigheder, og som blev tildelt et beløb på 2 993 EUR.

Denne form for samarbejde mellem de nationale myndigheder og Kommissionen var den sædvanlige måde at gennemføre sådanne projekter på. Det var korrekt, at Kommissionens tjenestegrene i partnerskabets ånd med myndighederne normalt deltog aktivt og undertiden også kom i direkte kontakt med tredjeparter, der også er involveret i gennemførelsen af projektet. Det var imidlertid klart, at det endelige ansvar lå hos de nationale myndigheder. Disse personer skulle indgå alle bindende juridiske kontrakter direkte med disse myndigheder. Klageren, der tidligere havde samarbejdet med Kommissionen og var blevet informeret om Kommissionens rolle i sådanne projekter, havde været klar over dette lige fra begyndelsen.

Den omstændighed, at Kommissionens tjenestegrene også i dette tilfælde havde haft direkte kontakt med G., rejste ikke tvivl om, at de portugisiske myndigheder var ansvarlige for projektet. Kommissionen havde fremsendt G.'s forslag af 30. juni 1999 til de portugisiske myndigheder og underrettet G. herom, idet den opfordrede ham til at tage direkte kontakt til de portugisiske myndigheder. På grundlag af denne brevveksling var det klart, at der ikke var indgået nogen kontrakt mellem Kommissionen og G.

Ved skrivelse af 5. juli 1999 havde de portugisiske myndigheder (Sequeira) derefter officielt indbudt G. Han var udmærket klar over, at han ville være gæst hos de portugisiske myndigheder. Under seminaret havde Kommissionen bistået ved et møde mellem de portugisiske myndigheder og G. vedrørende den rapport, der skulle udarbejdes. Fru Sequeira havde skitseret, hvad hun forventede af dette arbejde.

Det var korrekt, at G. efter konferencen havde afleveret sine papirer til Kommissionen. Dette var imidlertid udtrykkeligt aftalt med G. selv (som anført i telefaxen af 26. juli 1999 - "comme convenu") for at fremskynde indsamlingen af bidrag fra udenlandske talere til seminaret.

Desuden havde Kommissionen aldrig accepteret rapporten, således som G. med urette foregav. Efter anmodning fra G. mødtes Kommissionen med ham den 13. oktober 1999. Emnet havde snarere været hensigten at udarbejde en håndbog vedrørende temaet for seminaret. Også ved denne lejlighed havde Kommissionens repræsentanter utvetydigt henvist G. til de portugisiske myndigheder med hensyn til udkastet til rapport.

Selv om Kommissionen aldrig havde accepteret rapporten, havde den i partnerskabets ånd drøftet spørgsmålet med de portugisiske myndigheder. Kommissionen havde løbende informeret G. om sin egen vurdering og de nævnte kontakter med myndighederne. Kommissionen havde imidlertid ved disse lejligheder påpeget, at det endelige ansvar for at bedømme rapportens kvalitet lå hos de portugisiske myndigheder.

De portugisiske myndigheder havde nu meddelt Kommissionen, at de efter deres vurdering af kvaliteten af G.'s rapport var rede til at betale en stor del af det oprindeligt planlagte beløb (dvs. 1 600 EUR). Kommissionen var juridisk set hverken i stand til at drage denne holdning i tvivl eller til selv at træffe en endelig beslutning om arbejdets kvalitet. Det noterede sig snarere denne holdning og var rede til at medfinansiere udgifterne som fastsat i sin afgørelse om tilskud, herunder Kommissionens andel af de nævnte 1 600 EUR (dvs. 1 200 EUR).

Kommissionen anså derfor den foreslåede betaling på 1 600 EUR for at være en "venlig løsning" på denne klage.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger af 19. december 2001 var klageren af den opfattelse, at Kommissionen forsøgte at fremlægge en fortolkning, der var i modstrid med de dokumenterede udvekslinger og almindelig sund fornuft. Klageren meddelte, at hvis Kommissionen ikke opfyldte sine krav, ville den kræve et yderligere beløb på ca. 4 500 EUR til dækning af den tid og de omkostninger, der var forbundet med møderne med Kommissionen i oktober og november 1999 og de forslag, den efterfølgende havde udarbejdet.

Klageren fremsatte følgende yderligere bemærkninger:

Det fremgik klart af Kommissionens skrivelse af 17. juni 1999, at Kommissionen agtede at tilrettelægge konferencen i samarbejde med de portugisiske myndigheder. Carvalho var blevet udpeget som den embedsmand, der arrangerede konferencen. Carvalhos telefax af 29. juni 1999 indeholdt klart et forslag og kunne på ingen måde fortolkes som en opfordring til at kontakte anonyme portugisiske myndigheder med henblik på at indgå en kontrakt, navnlig i betragtning af, at den endelige vejledning var beregnet til brug for kontormedarbejdere i GD XVI. Hverken klageren eller G. havde nogensinde arbejdet direkte for Kommissionen. Klageren havde kun bidraget til at afholde et seminar for Kommissionens tjenestemænd i Bruxelles, når CSES, som havde det direkte kontraktforhold, havde givet det i underentreprise.

Den skrivelse, som de portugisiske myndigheder angiveligt havde sendt den 5. juli 1999, var ikke blevet modtaget. De nærmere bestemmelser for konferencen blev meddelt af Kommissionen den 12. juli 1999. Der havde ikke fundet noget formelt møde sted under seminaret, og G. var ikke klar over, at han kunne have mødt fru Sequeira. Uformelle drøftelser kan have fundet sted, men da klageren var blevet informeret om, at vejledningen skulle anvendes af Kommissionens tjenestemænd, har G. måske ikke været særlig opmærksom på synspunkterne hos en unavngiven tjenestemand i værtslandet. Fru Sequeiras navn var først blevet nævnt på mødet den 25. november 1999 og kun som den tjenestemand, som fakturaen for compte rendu skulle sendes til.

På mødet den 13. oktober 1999 med Carvalho, der også havde deltagelse af Bezançon, havde G. fået at vide, at udkastet var blevet godkendt, og at drøftelserne nu ville koncentrere sig om udformningen og indholdet af den kommende vejledning.

Næsten hvert trin i sin konto blev bakket op af korrespondance og vidner. Kommissionens påstande blev ikke understøttet af korrespondance.

Brevet fra Bezançon

Den 16. januar 2002 fremsendte klageren en skrivelse af 21. december 2001 fra Bezançon til Ombudsmanden. Ifølge klageren var Bezançon generaldirektør for den franske sammenslutning af entreprenører, havde særlig ekspertise inden for OPP, havde rådgivet Kommissionen og havde også bidraget til konferencen i 1999.

Bezançon understregede i sit brev, at der ikke var nogen tvivl om, at retningslinjerne skulle adskilles fra den rapport om konferencen i Lissabon, som klageren havde udarbejdet. Han bemærkede endvidere, at det på mødet med Kommissionen i oktober 1999 klart var blevet tilkendegivet, at rapporten var i overensstemmelse med Kommissionens forventninger.

Ombudsmandens vurdering

Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at der ikke er opnået en mindelig løsning.

Afgørelsen

1 Afslag på betaling af gebyret på 3 000 EUR for resuméet

1.1 Klageren, et konsulentfirma i Det Forenede Kongerige, hævder, at Kommissionen burde betale klageren et gebyr på 3 000 EUR, som var aftalt for dens direktør G.'s udarbejdelse af en sammenfatning af bidragene fra deltagerne i et seminar om etablering af infrastrukturer gennem partnerskaber mellem den offentlige og den private sektor ("OPP"). Seminaret blev afholdt af Kommissionen og de portugisiske myndigheder i Lissabon den 16. juli 1999.

1.2 Kommissionen er af den opfattelse, at den aldrig accepterede klagerens tilbud om at udarbejde en sådan rapport, men underrettede G. om, at det var nødvendigt at drøfte indholdet af rapporten med de portugisiske myndigheder. Så vidt Kommissionen ved, er der imidlertid ikke indgået nogen kontrakt mellem G. og de portugisiske myndigheder. Kommissionen hævder endvidere, at det udkast til resumé, som klageren har forelagt, aldrig er blevet accepteret af hverken Kommissionen selv eller de portugisiske myndigheder som en endelig rapport, der kan tjene som grundlag for en praktisk vejledning i vurdering af OPP-projekter. Den oplyser, at den flere gange i telefonen har fortalt G., at dette papir alene ikke var til nogen nytte for Kommissionen eller medlemsstaten.

1.3 Klagerens synspunkt om, at Kommissionen burde betale klageren et beløb på 3 000 EUR, er baseret på den antagelse, at der blev indgået en kontrakt mellem Kommissionen og klageren om udarbejdelse af resuméet.

1.4 I henhold til EF-traktatens artikel 195 har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage klager "over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer". Ombudsmanden mener, at der foreligger fejl eller forsømmelser, når et offentligt organ undlader at handle i overensstemmelse med en bindende regel eller et bindende princip (3). Der kan således også konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med opfyldelsen af de forpligtelser, der følger af kontrakter indgået af Fællesskabernes institutioner eller organer.

1.5 Ombudsmanden mener imidlertid, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i sådanne tilfælde, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden er navnlig af den opfattelse, at han ikke bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som vil have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante nationale lovgivning og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske omstændigheder.

1.6 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager om kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor den mener, at dens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmanden konkludere, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Denne konklusion påvirker ikke parternes ret til at få deres kontraktlige tvist undersøgt og autoritativt afgjort af en kompetent domstol.

1.7 I den foreliggende sag synes Kommissionen at fremføre to hovedargumenter, nemlig a) at den ikke accepterede klagerens tilbud om at udarbejde et resumé, og b) at det af klageren udarbejdede dokument under alle omstændigheder ikke var tilfredsstillende og derfor ikke var blevet accepteret.

1.8 I sin telefax af 29. juni 1999 spurgte Kommissionen G., om han var rede til at udarbejde en oversigt over de bidrag, der var blevet ydet på det seminar, der skulle afholdes den 16. juli 1999, og over de anslåede omkostninger. Den 30. juni 1999 bekræftede G., at han var rede til at udarbejde et sådant dokument, og angav en pris på ca. 3 000 EUR. Der foreligger ikke noget dokument, der entydigt viser, at Kommissionen har indgået en kontrakt om udarbejdelse af en rapport med G. eller klageren i denne retning. Der er imidlertid flere kendsgerninger, der peger i den retning. For det første omfatter budgetspecifikationen for det seminar, som Kommissionen har forelagt, faktisk et beløb på ca. 3 000 EUR (2 993 EUR) til udarbejdelse af et dokument i forbindelse med dette seminar. Det dokument, der er fremsendt til Ombudsmanden, er en kopi af en telefax, der er dateret den 6. juli 1999, dvs. kort tid efter, at klageren havde angivet den pris, der skulle betales for et sådant resumé. For det andet sendte Kommissionen bidragene fra seminaret til klageren i slutningen af juli og august 1999 for at give klageren mulighed for at udarbejde resuméet. Ordlyden af mindst et af disse følgebreve henviser til en aftale, der var indgået (jf. brevet af 26. juli 1999 - "[c]omme convenu et pour vous permettre d'avancer vos travaux"). Kommissionen accepterer selv i sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning, at den indgik en aftale med G. eller klageren, selv om den hævder, at denne aftale kun vedrørte et formelt aspekt. For det tredje svarede Kommissionen, da klageren sendte sit udkast til resumé til GD XVI den 16. august 1999, at den ville kommentere dette dokument og fremsendte yderligere tre dokumenter, som der skulle tages hensyn til i resuméet. Denne adfærd ville være vanskelig at forstå, hvis der ikke var nogen kontrakt mellem Kommissionen og klageren. Hvis kvaliteten af arbejdet derimod udelukkende skulle bedømmes af de portugisiske myndigheder, skulle teksten have været sendt til dem. For det fjerde er der intet, der støtter Kommissionens påstand om, at den underrettede klageren om, at den skulle henvende sig til de portugisiske myndigheder, eller at den skulle indgå en kontrakt med sidstnævnte. Selv i sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning har Kommissionen ikke fremlagt nogen skriftlig dokumentation til støtte for sin påstand. Al klagerens korrespondance er stilet til Kommissionen, og brevene fra Kommissionen til klageren nævner ikke den rådgivning, der angiveligt var blevet givet til sidstnævnte. For det femte bestrider klageren Kommissionens påstand om, at den fra sit tidligere arbejde for Kommissionen burde have vidst, at juridisk bindende kontrakter kun kunne indgås af de nationale myndigheder. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen ikke har fremlagt noget bevis til støtte for sin påstand. Endvidere bemærkes det i Kommissionens telefax af 29. juni 1999, at den rapport, der skulle udarbejdes, skulle anvendes "af sagsbehandlere i GD XVI". På denne baggrund kunne klageren ikke forventes at gå ud fra, at Kommissionen selv skulle indgå en arbejdskontrakt med de portugisiske myndigheder. Endelig hævder klageren, at han på et møde mellem klageren og GD XVI den 13. oktober 1999 fik at vide, at rapporten var blevet accepteret, og at hr. Bezançon (som også deltog i dette møde) ville kunne bekræfte dette. Klageren har nu fremsendt et brev fra hr. Bezançon, hvori denne person rent faktisk bekræfter klagerens konto. Kommissionen hævder, at den aldrig accepterede den rapport, som klageren havde fremlagt. Det skal dog også tages i betragtning, at G. den 26. oktober 1999, dvs. kort tid efter dette møde, sendte "tre rene kopier af Lissabon-konferencens "compte rendu" til fru Carvalho og anmodede om at få at vide, hvem han skulle sende fakturaen til. Hvis Kommissionen i realiteten ikke havde accepteret klagerens rapport, og hvis dette skulle overlades til de portugisiske myndigheder, ville man have forventet, at Kommissionen ville underrette klageren herom på nuværende tidspunkt. Det ser dog ikke ud til, at et sådant brev er blevet skrevet. Tværtimod bemærkede klageren i sit brev til fru Sequeira af 3. december 1999, at hun var blevet underrettet af fru Carvalho om, at hun havde midlerne til at dække udgifterne til seminaret, og at det derfor var vedlagt gebyrnotaen for resuméet "som er blevet forelagt og accepteret af fru Carvalho i Bruxelles".

1.9 I lyset af disse betragtninger er Ombudsmanden af den opfattelse, at klagerens påstand om, at der var en aftale mellem klageren og Kommissionen, ifølge hvilken klageren skulle udarbejde et sammendrag af de bidrag, der blev fremlagt på konferencen i Lissabon, forekommer plausibel. Ombudsmanden mener endvidere, at Kommissionen ikke har været i stand til at give ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor den mener, at dens opfattelse af kontraktsituationen er berettiget.

1.10 Kommissionens andet hovedargument er, at det af klageren udarbejdede dokument under alle omstændigheder ikke var tilfredsstillende. Dette er baseret på den antagelse, at klageren var forpligtet til at fremlægge et dokument, der skulle identificere de vigtigste elementer i et OPP-projekt, der krævede en særlig vurdering (uanset om det var i definitions-, vurderings- og gennemførelsesfaserne), og foreslå værktøjer og metoder til at foretage denne vurdering. Det krav, som Kommissionen her påberåber sig, er citeret (næsten bogstaveligt) fra Kommissionens telefax af 29. juni 1999. I dette brev skelnes der imidlertid klart mellem den vejledning, der skal udarbejdes i sidste ende, og resuméet af bidragene fra seminaret. Ovennævnte krav gælder for vejledningen, ikke resuméet. Den eneste indikation af, at det, Kommissionen ønskede at opnå, var en vejledning og ikke en sammenfatning, kan ses i det forhold, at der i "budgetspecifikationen" var afsat et beløb på 3 000 EUR til en "manual" (se punkt 1.8 ovenfor). Der synes imidlertid ikke at være noget, der tyder på, at klageren kendte eller burde have kendt til dette dokument og dets mulige betydning. Desuden henviste Kommissionens skrivelse til klageren af 31. august 1999 klart til et resumé og ikke en håndbog (4). Kommissionen har fremsendt en kopi af det resumé, som klageren har udarbejdet. Ved første øjekast synes dette dokument at være i overensstemmelse med de standarder, der er fastsat for dette dokument i telefaxen af 29. juni 1999. Klageren har fremlagt en detaljeret redegørelse for, hvordan dokumentet blev udarbejdet af klageren, forelagt, drøftet med og endeligt godkendt af Kommissionen. Kommissionen har ikke fremlagt dokumentation, der modsiger denne redegørelse. Hvis Kommissionen rent faktisk havde underrettet klageren "flere gange" telefonisk om, at dokumentet ikke var til nogen nytte for den, forekommer det vanskeligt at forstå, hvorfor den ikke havde bekræftet denne opfattelse skriftligt, senest da den modtog den endelige udgave af dokumentet den 26. oktober 1999.

1.11 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at Kommissionen på grundlag af de beviser, han er i besiddelse af, ikke har godtgjort sit andet argument.

1.12 Ombudsmandens konklusion er derfor, at det forhold, at Kommissionen ikke har sikret, at klageren får udbetalt det beløb, der var aftalt til udarbejdelsen af resuméet, udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

2 Kompensation for forsinket betaling og for den tid og indsats, der er brugt på at forfølge kravet

2.1 Klageren hævder, at Kommissionen burde betale klageren et rimeligt beløb som kompensation for den forsinkede betaling og den tid og indsats, som klageren måtte bruge på at forfølge sin påstand.

2.2 Kommissionen har ikke behandlet dette spørgsmål i sin udtalelse eller i sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning.

2.3 Som anført ovenfor er Ombudsmandens konklusion i forbindelse med klagerens hovedpåstand, at klageren synes at have et krav på betaling af de 3 000 EUR. Det er god administrativ praksis, at administrationen udbetaler forfaldne beløb så hurtigt som muligt. Selv om Kommissionen med rette skulle have antaget, at den ikke havde påtaget sig nogen forpligtelser over for klageren, burde den imidlertid klart og omgående have underrettet klageren om sin holdning. På grundlag af de oplysninger, som Ombudsmanden råder over, fremgår det imidlertid, at Kommissionen på trods af forskellige påmindelser fra klageren først underrettede klageren i forbindelse med en telefonsamtale mellem G. og Carvalho, der fandt sted den 22. november 2000. Ombudsmandens konklusion er derfor, at Kommissionens undladelse af at kompensere klageren for den forsinkede betaling og for den tid og den indsats, som klageren måtte bruge på at forsøge at forfølge sin påstand, er endnu et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

3 Konklusion

3.1 På grundlag af sine undersøgelser af denne klage konkluderer Ombudsmanden, at Kommissionens undladelse af at sikre, at klageren får udbetalt det beløb, der var aftalt til udarbejdelsen af resuméet, og dens undladelse af at kompensere klageren for den forsinkede betaling og for den tid og den indsats, den måtte bruge på at forsøge at forfølge sit krav, udgør tilfælde af fejl eller forsømmelser.

3.2 Ombudsmanden fremsætter derfor følgende forslag til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:

Udkastet til henstilling

Europa-Kommissionen bør sikre, at klageren får udbetalt det beløb på 3 000 EUR, der var aftalt til udarbejdelsen af sammendraget af bidragene fra konferencen i Lissabon den 16. juli 1999. Kommissionen bør yderligere holde klageren skadesløs for den forsinkelse, der er opstået, og for den tid og indsats, som klageren måtte ofre i forsøget på at forfølge sit krav.

Kommissionen og klageren vil blive underrettet om dette udkast til henstilling. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut sender Kommissionen en detaljeret udtalelse inden den 31. maj 2002. Den detaljerede udtalelse kunne bestå i en accept af Ombudsmandens udkast til henstilling og en beskrivelse af, hvordan den er blevet gennemført.

Strasbourg, den 7. februar 2002

 

Jacob Söderman

---

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9. marts 1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv, EFT L 113, s. 15.

(2) Udtalelsen henviser til juli "2000". Det ser dog ud til, at det, der menes, er juli 1999. Dette bekræftes af, at den samme fejl forekommer i forbindelse med G.'s telefax af 30. juni 1999 ("30. juni 2000" i udtalelsen).

(3) Jf. årsberetningen for 1997, s. 22.

(4) « …pour vous permettre de finaliser le texte du sommaire. »