Ombudsmanden har kritiseret, hvordan Kommissionen behandlede en anmodning om aktindsigt i tekstbeskeder mellem dens formand og den administrerende direktør for en medicinalvirksomhed.

Hun har nu bedt den om at foretage en mere omfattende søgning efter de relevante meddelelser.

Som svar på en journalists anmodning om aktindsigt anførte Kommissionen, at der ikke var blevet ført fortegnelser over sådanne meddelelser, som vedrørte indkøb af covid-19-vacciner. 

Ombudsmandens undersøgelse viste, at Kommissionen ikke udtrykkeligt anmodede formandens personlige kontor (kabinet) om at søge efter tekstbeskeder.

I stedet bad den hendes kabinet om at søge efter dokumenter, der opfylder Kommissionens interne kriterier for optagelse – tekstbeskeder anses i øjeblikket ikke for at opfylde disse kriterier.

 Ombudsmanden fandt, at dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

"Den snævre måde, hvorpå denne anmodning om aktindsigt blev behandlet, betød, at der ikke blev gjort noget forsøg på at identificere, om der fandtes tekstbeskeder. Dette lever ikke op til rimelige forventninger om gennemsigtighed og administrative standarder i Kommissionen", sagde Emily O'Reilly.

 "Det er ikke nødvendigt at registrere alle tekstbeskeder, men det er klart, at tekstbeskeder falder ind under EU's gennemsigtighedslovgivning, og derfor bør relevante tekstbeskeder registreres. Det er ikke troværdigt at hævde andet."

"Når det drejer sig om retten til aktindsigt i EU-dokumenter, er det dokumentets indhold, der er afgørende, og ikke udstyret eller formen. Hvis tekstbeskeder vedrører EU's politikker og beslutninger, bør de behandles som EU-dokumenter. EU-administrationen er nødt til at ajourføre sin praksis for dokumentregistrering for at afspejle denne virkelighed."

"Aktindsigt i EU-dokumenter er en grundlæggende rettighed. Selv om dette er et komplekst spørgsmål af mange årsager, bør EU's administrative praksis udvikle sig og vokse i takt med den tid, vi lever i, og de moderne metoder, vi bruger til at kommunikere", sagde Ombudsmanden.

Ombudsmanden anmodede Kommissionen om at anmode Kommissionens formands personlige kontor om igen at søge efter de relevante tekstbeskeder. Hvis der identificeres tekstbeskeder, bør Kommissionen derefter vurdere, om de opfylder kriterierne – i henhold til EU's lovgivning om aktindsigt – for at blive frigivet.

Baggrund

I april 2021 offentliggjorde New York Times en artikel, hvori den rapporterede, at Kommissionens formand og den administrerende direktør for en medicinalvirksomhed havde udvekslet tekster vedrørende indkøb af covid-19-vacciner. Dette fik en journalist til at anmode om aktindsigt i tekstbeskeder og andre dokumenter vedrørende udvekslingen.  Kommissionen identificerede tre dokumenter som værende omfattet af anmodningen - en e-mail, et brev og en pressemeddelelse - som alle blev frigivet. Klageren henvendte sig til Ombudsmanden, da Kommissionen ikke havde identificeret nogen tekstbeskeder.

Forordning 1049/2001, som fastsætter offentlighedens ret til aktindsigt i EU-dokumenter, definerer et dokument som "et nyt indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende spørgsmål vedrørende politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens ansvarsområde".

Spørgsmålet om, hvorvidt tekstbeskeder bør registreres, behandles i et særskilt igangværende strategisk initiativ om, hvordan EU-institutionerne registrerer tekstbeskeder og straksbeskeder, der sendes/modtages af medarbejdere i deres faglige kapacitet.

 Nærmere oplysninger om henstillingen findes her.