Denne databeskyttelseserklæring forklarer årsagen til behandlingen, den måde, hvorpå Den Europæiske Ombudsmand indsamler, håndterer og sikrer beskyttelse af alle personoplysninger, der gives, hvordan disse oplysninger anvendes, og hvilke rettigheder de registrerede kan udøve i forbindelse med deres oplysninger.

Den registeransvarlige er Den Europæiske Ombudsmand. Den fælles dataansvarlige er Europa-Kommissionen (for ABAC, en finansiel og regnskabsmæssig applikation, som Kommissionen har oprettet for at overvåge gennemførelsen af sit budget og udarbejde sit regnskab).

1. Hvilke personoplysninger vil Den Europæiske Ombudsmand behandle?

Personoplysninger om tilbudsgivere, kontrahenter og ansøgere, deres personale eller underkontrahenter, som kan omfatte:

• Identifikationsdata: Fornavn, efternavn, pasnummer eller ID-nummer
• funktion
• Kontaktoplysninger (e-mailadresse, virksomhedstelefonnummer, mobiltelefonnummer, faxnummer, postadresse, virksomhed og afdeling, bopælsland, webstedsadresse)
• attester for bidrag til sociale sikringsordninger og betalte skatter, udskrifter af strafferegistre
• Finansielle data: bankkontoreference (IBAN- og BIC-koder), momsnummer
• Tro og love-erklæring om, at tilbudsgiverne ikke befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 136 og 141
• Formular vedrørende fravær af interessekonflikter for ansatte i EU's institutioner eller organer samt eksperter, der er involveret i udvælgelsesprocessen.

2. Hvorfor behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Personoplysninger indsamles og behandles af Den Europæiske Ombudsmand med henblik på forvaltning og administration af udbudsprocedurer.

3. Hvad er retsgrundlaget og nødvendigheden af at behandle disse oplysninger?

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget [1], særlig artikel 160-179.

Behandlingen er nødvendig på grundlag af artikel 5, stk. 1, litra a), b) og c), i forordning (EU) nr. 1725/2018.

4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmand er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne. Data behandles mere specifikt af Enheden for Personale, Administration og Budget (PAB).

5. Hvem vil være modtagere af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmand, generalsekretæren, medlemmer af evalueringsudvalget (hvis relevant), personale med ansvar for forvaltning af kontrakter i den relevante enhed, personale med ansvar for forvaltning af udbud og kontrakter i enheden for betalingsorganets budget. Overførsel af personoplysninger er mulig til tredjelande eller til internationale organisationer.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Sagsakter vedrørende udbudsprocedurer, herunder personoplysninger, opbevares i den tjenestegren, der er ansvarlig for proceduren, indtil den er afsluttet, og i PAB-enheden i en periode på syv år efter underskrivelsen af kontrakten. Udskrifter fra strafferegistret opbevares i to år efter afslutningen af den relevante procedure. Tilbud fra afviste tilbudsgivere opbevares dog i fem år efter kontraktens underskrivelse.

7. Hvordan beskytter vi den registreredes oplysninger?

Papirfiler opbevares i aflåst skab af de ansvarlige enheder. De elektroniske filer lagres på servere med adgangsrettigheder, der er begrænset til de relevante medarbejdere i de enheder, der er involveret i proceduren (nemlig PAB-enheden og den enhed, der rent faktisk vil anvende kontrakten).

Evalueringsudvalgets medlemmer har adgang til dossiererne med henblik på evalueringen og informeres om, at de ikke bør opbevare kopier efter afslutningen af evalueringsprocessen.

Kontraktbestemmelser sikrer, at kontrahenten kun behandler personoplysninger om den økonomiske aktørs personale efter Ombudsmandens instrukser (databeskyttelsesklausuler føjet til kontrakten om tjenesteydelser/møbler og til kontaktbetingelserne).

I tilfælde af overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer indeholder den kontrakt, der er indgået mellem Ombudsmanden og den valgte tilbudsgiver, standardkontraktbestemmelser, der sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med de regler, der er bindende for EU-institutionerne.

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Du har ret til at anmode om adgang til dine egne personoplysninger. Du har også ret til at anmode om berigtigelse af ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger om dig uden forsinkelse. Retten til at berigtige oplysninger kan kun gælde for faktuelle oplysninger, der behandles inden for rammerne af den relevante udbudsprocedure. Denne ret kan kun udøves indtil udløbet af fristen for afgivelse af bud. Upræcise identifikationsoplysninger kan dog berigtiges når som helst under og efter udbudsproceduren ved at sende en e-mail til eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Den Europæiske Ombudsmand vil besvare dine anmodninger så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

9. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

Spørgsmål vedrørende databeskyttelse i forbindelse med offentlige udbudsprocedurer kan til enhver tid sendes til Den Europæiske Ombudsmand på følgende adresse: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Den Europæiske Ombudsmand
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan også kontakte Den Europæiske Ombudsmands databeskyttelsesansvarlige på følgende adresse: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan til enhver tid indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1.