Strasbourg, den 13. juni 2017

Vedr.: Gennemførelse af artikel 16 i EU's personalevedtægt

Kære formand

Som du måske ved, har jeg i de seneste år forhørt mig om Europa-Kommissionens håndtering af situationer, hvor medarbejdere forlader den private sektor for at arbejde, og hvor medarbejdere tiltræder Kommissionen efter at have arbejdet i den private sektor (den såkaldte "svingdør"). Min undersøgelse fik mig til at fremsætte forslag og retningslinjer med henblik på at styrke Kommissionens procedurer for gennemførelse af de relevante bestemmelser i EU's personalevedtægt [1].

Jeg iværksatte for nylig en opfølgende undersøgelse [2] for at give Kommissionen mulighed for at informere mig om de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på mine forslag og retningslinjer.

Blandt de bestemmelser, der regulerer "svingdørssituationer", fastsætter vedtægtens artikel 16, stk. 3, at ansættelsesmyndigheden i princippet forbyder tidligere højtstående tjenestemænd i 12 måneder efter udtrædelsen af tjenesten at udøve lobbyvirksomhed eller fortalervirksomhed over for ansatte i deres tidligere institution for deres virksomhed, klienter eller arbejdsgivere i spørgsmål, som de var ansvarlige for i løbet af deres seneste tre tjenesteår. I henhold til artikel 16, stk. 4, skal hver institution hvert år offentliggøre oplysninger om gennemførelsen af denne forpligtelse, herunder en liste over de vurderede sager.

Der er gået mere end tre år, siden den reviderede vedtægt, som lovgiverne blev enige om, trådte i kraft. De reviderede forordninger omfatter en ny forpligtelse for EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer til at håndhæve et etårigt forbud mod lobbyvirksomhed/fortalervirksomhed for højtstående EU-ansatte, der har forladt EU's offentlige tjeneste, og til årligt at offentliggøre oplysninger om de sager, der vurderes til dette formål. Jeg mener, at dette er et godt tidspunkt at gøre status over vores respektive praksis med hensyn til at opfylde disse forpligtelser.

Til dato har mit kontor offentliggjort tre rapporter [3] om vores gennemførelse af artikel 16, stk. 3, i personalevedtægten. I forbindelse med min undersøgelse af Kommissionens håndtering af situationer, hvor ansatte blev overladt til at arbejde for den private sektor og omvendt, offentliggjorde Kommissionen sin første rapport for 2014. I mellemtiden har Kommissionen offentliggjort endnu en rapport. Selv om jeg glædede mig over Kommissionens første offentliggørelse af oplysninger om de erhvervsmæssige aktiviteter for ledende medarbejdere, der forlod dens tjeneste, som yderligere fremskridt, fastholdt jeg mit forslag om, at Kommissionen skulle offentliggøre alle afgørelser så hurtigt som muligt og mere detaljeret, og at den skulle medtage alle vurderede sager på listen, ikke kun de ansøgninger, som den mente kunne give anledning til lobbyvirksomhed eller fortalervirksomhed. Jeg foreslog også, at Kommissionen informerer mig om hvert enkelt tilfælde, hvor ekstraordinære og tvingende hensyn til privatlivets fred forhindrer offentliggørelsen af en individuel afgørelse.

Som europæisk ombudsmand ønsker jeg at bistå alle EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer med at udvikle de højeste standarder for ansvarlighed og gennemsigtighed og støtte deres bestræbelser ved at hjælpe med at identificere bedste praksis. Jeg skriver derfor også til de andre EU-institutioner og -organer end Kommissionen, der anvender personalevedtægten, og som er repræsenteret i Det Forberedende Udvalg vedrørende Vedtægtsspørgsmål [4], samt til en række decentrale EU-agenturer [5], med henblik på at indsamle oplysninger om den nuværende praksis og potentielle udfordringer i forbindelse med gennemførelsen af personalevedtægtens artikel 16, stk. 3 og 4.

For at hjælpe mig med at afgøre, hvad nuværende praksis er, vil jeg sætte pris på, hvis du vil svare på følgende spørgsmål:

i) Offentliggør eller agter Deres institution allerede at offentliggøre de årlige oplysninger, der kræves i henhold til artikel 16, stk. 4, i personalevedtægten? I bekræftende fald bedes De sende mig en kopi af den seneste rapport eller et foreløbigt udkast. Kan du oplyse mig om rapportens internetadresse?

ii) Hvad er det faktiske eller foreslåede format, omfang og indhold af disse oplysninger? Omfatter listen alle vurderede sager, eller vil den kun omfatte de sager, som din institution anså for at kunne indebære lobbyvirksomhed eller fortalervirksomhed?

iii) Hvordan definerer eller agter Deres institution at definere "højtstående tjenestemænd"?  Nævner eller agter Deres institution at nævne navnene på de pågældende tjenestemænd i den offentligt tilgængelige rapport?

iv) Hvornår og hvordan vurderer eller agter din institution at vurdere begreberne "lobbyvirksomhed" og "fortalervirksomhed"?

v) Hvad er detaljerne og tidsplanen for den krævede offentliggørelse? Var der tilfælde, hvor ekstraordinære og tvingende hensyn til privatlivets fred forhindrede offentliggørelsen af en individuel afgørelse?

De bedes venligst sende mig Deres svar senest tre måneder efter datoen for dette brev. Du er velkommen til at nævne eksempler på bedste praksis i dit svar. Bemærk venligst, at jeg kan finde det nyttigt at gøre dit svar tilgængeligt på mit websted.

Efter at have modtaget og analyseret alle svarene vil jeg kontakte alle de berørte institutioner samt netværket af EU-agenturer for at dele resultaterne af mit arbejde.

Jeg ser frem til at samarbejde konstruktivt med Dem i denne sag. Hvis Deres medarbejdere har brug for yderligere oplysninger eller præciseringer, kan de kontakte Alice Bossière (+ 32 2 283 34 01) på mit kontor.

Din oprigtige,

af Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

[1] Afgørelse om afslutning af undersøgelsen på grundlag af klage 2077/2012/TN og 1853/2013/TN vedrørende Europa-Kommissionens håndtering af "svingdørsfænomenet". Findes på:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/71136/html.bookmark

[2] Mit brev til Kommissionen om indledning af den opfølgende undersøgelse findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/77544/html.bookmark

[3] Rapporterne for 2014, 2015 og 2016 findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/da/ressources/ethics_og_conduct/home.faces

[4] Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union, EU-Domstolen, Den Europæiske Revisionsret, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, Det Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

[5] EMA, EFSA, ECHA, EASA, ESMA, EBA og EIOPA. Disse agenturer blev udvalgt i henhold til deres størrelse og/eller deres regulerende rolle.