Kommissionens bemærkninger til en anmodning om oplysninger fra Den Europæiske Ombudsmand  - Undersøgelse på eget initiativ, ref. OI/5/99/IJH

Kommissionen skal hermed orientere Den Europæiske Ombudsmand om den seneste udvikling i de foranstaltninger, den har truffet med hensyn til betalingsfrister.

Kommissionen kan give ombudsmanden følgende oplysninger, som imidlertid kun må betragtes som et foreløbigt svar.

Kommissionen skal desuden henlede ombudsmandens opmærksomhed på de undersøgelser, der er foretaget i sagen. Der er således bestilt en ekstern undersøgelse, hos Grant Thornton, som i september 1998 fremlagde en rapport.

I december 1999 blev der nedsat en ad hoc-arbejdsgruppe inden for netværket af finansielle enheder med følgende mandat:

"På baggrund af henstillingerne i Grant Thorntons undersøgelse af Kommissionens betalingsfrister har gruppen til opgave:

• at kortlægge Kommissionens betalingsmønster for at fastslå, hvilke kategorier af transaktioner 60-dages reglen skal gælde for
• at fastlægge de operationelle og de finansielle enheders specifikke ansvar inden for de kompetente generaldirektorater i forbindelse med behandlingen af betalingssager og at foreslå eventuelle nødvendige ændringer i kontraktarrangementerne for at tydeliggøre ansvarsfordelingen
• at sørge for, at der for alle kategorier af betalinger, hvor fristen skal kontrolleres, fastsættes en tydelig og indiskutabel dato, fra hvilken betalingsfristen løber
• at foreslå administrative eller edb-støttede foranstaltninger, som kunne bidrage til at afkorte betalingsfristerne eller lette kontrollen
• at udarbejde et notat til Kommissionen med gruppens konklusioner og henstillinger til tjenestegrenene".

Gruppens konklusioner ventes i slutningen af marts. Sammen med henstillingerne i Grant Thorntons undersøgelse må de formodes at give anledning til en intern omorganisering efter et enkelt sæt retningslinjer. En af foranstaltningerne vil være, at der i hvert generaldirektorat udpeges en tjenestemand med ansvar for betalinger, som regelmæssigt aflægger rapport til generaldirektøren om situationen med hensyn til betalingsfrister. Denne person skal også have ansvaret for i første omgang at behandle eventuelle klager over uforholdsmæssigt lange betalingsfrister.

I forbindelse med dette arbejde vil vi også gerne sammen med ombudsmandens tjenestegrene undersøge de individuelle sager, som han har forelagt Kommissionen.

Kommissionen vil orientere ombudsmanden om resultaterne af gruppens arbejde, så snart den har undersøgt dem.