Kære
fru V. Den 22. oktober 1997 sendte De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Det Økonomiske og Sociale Udvalgs påståede afvisning af at udbetale Deres bosættelsespenge og rejseudgifter efter Deres fratræden som tjenestemand ved denne institution.
Den 1. december 1997 fremsendte jeg Deres klage til ØSU's formand med anmodning om kommentarer inden udgangen af februar 1998. I denne periode sendte De yderligere oplysninger til Den Europæiske Ombudsmand den 20. februar 1998.
Den 24. februar fremsendte ØSU sin udtalelse, og jeg fremsendte den til Dem den 5. marts 1998 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Den 3. april 1998 fremsendte De Deres bemærkninger. Den 9. juni 1999 fremsendte ØSU nogle supplerende dokumenter til mig vedrørende den seneste korrespondance mellem Dem og institutionen.
Jeg skriver nu for at fortælle dig resultatet af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren var de relevante kendsgerninger følgende:
I sin første skrivelse til Ombudsmanden fra oktober 1997 forklarede klageren, at hun havde arbejdet som tjenestemand i Det Økonomiske og Sociale Udvalg (ØSU), selv om hun i maj 1996 fratrådte sin stilling. Den 3. og 15. september 1997 anmodede hun uden held om udbetaling af bosættelsespenge og rejsegodtgørelser fra Bruxelles til Madrid, svarende til hende og hendes søn. V. indgav en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2. Hun gjorde gældende, at institutionen havde nægtet at udbetale disse godtgørelser i strid med de rettigheder, som hun var tillagt i vedtægtens bilag VII.
Den 9. december 1997 skrev klageren igen til Den Europæiske Ombudsmand, herunder med sin skrivelse en kopi af ØSU's afgørelse vedrørende hendes klage i henhold til artikel 90, stk. 2, dateret den 17. november 1997. I ØSU's skrivelse havde institutionen afvist at udbetale godtgørelserne med den begrundelse, at klageren ikke havde fremlagt tilstrækkelige beviser til støtte for sin påstand.
V. anfægtede både afgørelsens begrundelse, idet hun hævdede at have fremsendt tilstrækkelige dokumenter vedrørende hendes rejse og genbosættelse i Spanien, og manglen på klare kriterier med hensyn til den krævede dokumentation. I sin afgørelse har ØSU opfordret klageren til at fremsende "alle de bevismidler, som hun måtte finde hensigtsmæssige". Ifølge klageren gjorde institutionens manglende præcisering af de ønskede dokumenter afgørelsen vilkårlig og uden retsgrundlag. Hun vedlagde endvidere i sit brev yderligere oplysninger i form af et brev til ØSU's generalsekretær af 28. november 1997, som indeholdt en bopælsattest udstedt af Madrid kommune.
Den 20. februar 1998 skrev klageren igen til Ombudsmanden og vedlagde en kopi af den afgørelse, som ØSU's generalsekretær, Graziosi, havde truffet som svar på hendes seneste anmodning. I ØSU's afgørelse blev der på ny givet afslag på V.'s ansøgning med den begrundelse, at hun ikke havde fremsendt tilstrækkelige beviser til støtte for sin ansøgning. Brevet påpegede også, at hendes flytning til Madrid kunne bevises ved hjælp af dokumenter vedrørende hendes nye aktivitet i Spanien eller kopier af hendes el- eller vandregninger.
Sammenfattende hævdede klageren, at ØSU med urette havde nægtet hende ret til genbosætnings- og rejsegodtgørelse efter hendes fratræden fra institutionen, og at afslaget ikke indeholdt nogen behørig begrundelse.

Forespørgslen

Det Økonomiske og Sociale Udvalgs udtalelse
I sin udtalelse anførte ØSU i det store og hele følgende:
ØSU gentog først de faktiske omstændigheders kronologi, herunder sin seneste afgørelse af 26. januar 1998, som svar på klagerens seneste klage.
ØSU forklarede, at det i sin første skrivelse af 17. november 1997 havde meddelt klageren, at hun havde ret til bosættelsesgodtgørelse og godtgørelse af sine flytteudgifter, når klageren på grundlag af dokumentation kunne fastslå, at hun var flyttet til Spanien med sin søn og genbosat dér.
Den 26. januar 1998 afviste institutionen klagerens påstande på grundlag af de oplysninger, V. havde fremsendt den 28. november 1997. De dokumenter, som hun havde vedlagt, såsom en kopi af hendes ansøgning om registrering i Madrid, var ikke tilstrækkelige til at bevise, at hun faktisk var flyttet til Madrid. Ifølge ØSU fastslog denne attest kun, at klageren og hendes søn var registreret i Madrid, ikke at de havde taget bopæl der, da det var nødvendigt. Med hensyn til rejsegodtgørelsen afviste ØSU også hendes afslag, da klageren ikke havde givet nærmere oplysninger om omstændighederne ved hendes rejse fra Bruxelles til Madrid.
ØSU tilføjede imidlertid, at klageren stadig kunne fremsætte nye anmodninger. Den nævnte flere eksempler, f.eks. el- eller vandregninger, som klageren kunne bruge som bevis.
ØSU fremsatte også nogle bemærkninger om, hvorvidt Den Europæiske Ombudsmands klage kunne antages til behandling. Det fandt, at ombudsmanden bør afvise klagen på grundlag af artikel 2, stk. 8, i hans statut, hvoraf det fremgår, at der ikke kan indgives nogen klage til ombudsmanden vedrørende arbejdsforholdene mellem Fællesskabets institutioner og deres tjenestemænd, medmindre alle muligheder for at indgive interne administrative anmodninger og klager, navnlig de procedurer, der er omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2, er udtømt.
Efter ØSU's opfattelse var denne betingelse ikke opfyldt, da V. på det tidspunkt, hvor hun sendte sin klage til Ombudsmanden, endnu ikke havde truffet afgørelse i henhold til proceduren i artikel 90, og institutionens frist for en afgørelse endnu ikke var udløbet.
ØSU afsluttede med at understrege, at alle dets afgørelser behørigt havde begrundet dets afvisning af at imødekomme klagerens anmodninger i fuld overensstemmelse med de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i personalevedtægten. ØSU forklarede også, at klageren i sine tre breve havde hævdet, at Madrid var blevet hendes bopæl, mens hun efter sin fratræden havde hævdet, at hun var flyttet til Casablanca, Marokko. Sidstnævnte argument var blevet fremført af klageren i en sag vedrørende en anden påstand, som klageren havde indgivet til Retten i Første Instans (sag T-30/97, V. mod ØSU)(1). Retten havde afvist argumenterne med den begrundelse, at hun ikke havde fremlagt passende beviser.
Klagerens bemærkninger
I sine bemærkninger, der blev modtaget den 30. april 1998, understregede klageren de påstande, der allerede var fremsat i hendes tidligere skrivelser, om manglende begrundelse i ØSU's beslutninger.
V. vedlagde sin skrivelse en række nye dokumenter, herunder den nye anmodning, som hun havde sendt til ØSU den 6. februar 1998, og institutionens svar af 6. marts 1998. Klagerens nye anmodning var ledsaget af ny dokumentation i overensstemmelse med, hvad ØSU tidligere havde foreslået, nemlig el- og vandregningerne for klagerens lejlighed i Madrid samt detaljer vedrørende hendes rejse i august 1997 fra Bruxelles til Madrid. Det fremgik af svaret fra ØSU's generalsekretær, der var vedlagt klagerens bemærkninger, at hendes anmodning var blevet videresendt til ØSU's Direktorat for Personale til yderligere behandling.

Yderligere oplysninger

Da ØSU ikke havde taget stilling til klagerens anmodning, men Direktoratet for Personale stadig behandlede sagen, kontaktede Ombudsmandens sekretariat institutionen for at undersøge sagens udvikling. Som svar på denne anmodning sendte ØSU den 9. juni 1999 en kopi af den seneste korrespondance mellem institutionen og klageren. Blandt de nye oplysninger indeholdt ØSU et notat fra ansættelsesmyndigheden dateret den 21. august 1998, hvori det konkluderede, at klageren i sin seneste anmodning af 30. april 1998 behørigt havde begrundet de udgifter, for hvilke der var anmodet om godtgørelse. Afgørelsen omfattede imidlertid ikke klagerens søn med den begrundelse, at de nye dokumenter ikke indeholdt nogen henvisning til ham.
I betragtning af at alle disse nye dokumenter tidligere var blevet meddelt V. af ØSU, finder Ombudsmanden det unødvendigt at fremsende dem til klageren med henblik på bemærkninger.

Afgørelsen

1. Sagens antagelse til realitetsbehandling og Den Europæiske Ombudsmands yderligere undersøgelse
1.1 ØSU erklærede i sin udtalelse, at klagen ikke kunne antages til realitetsbehandling, da den ikke opfyldte betingelserne i artikel 2, stk. 8, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (2). Som forklaret i ØSU's udtalelse havde institutionen på det tidspunkt, hvor V. sendte sin klage til Ombudsmanden, ikke formelt truffet afgørelse om klagerens klage i henhold til artikel 90 i personalevedtægten, og den interne klageprocedure i henhold til denne artikel var derfor ikke udtømt.
1.2. I henhold til den ordning, der er indført ved traktaten og statutten for Den Europæiske Ombudsmand, afgøres det af Den Europæiske Ombudsmand, om klager kan antages til behandling. Efter at have undersøgt V.'s klage fremgik det af standardformularens tekst, som om klagerens anmodninger og formelle klage til ØSU formelt var blevet afvist af denne institution.
1.3 Da klageren havde fulgt de procedurer, der er omhandlet i artikel 2, stk. 8, i hans statut, og klagens tekst førte til den konklusion, at ØSU havde afvist hendes påstande, fastslog Ombudsmanden, at den kunne antages til behandling den 1. december 1997.
Selv om den kronologi, der er beskrevet i ØSU's udtalelse af 24. februar 1997, viste, at institutionen ikke formelt havde taget stilling til klagerens klage, da hun sendte sin skrivelse til Ombudsmanden, afviste institutionen formelt hendes klage, kort efter at Ombudsmanden havde besluttet at indlede en undersøgelse af sagen, og inden institutionen blev opfordret til at afgive udtalelse.
Under hensyntagen til disse betragtninger fandt Ombudsmanden derfor, at klagerens proceduremæssige mangler var blevet afhjulpet under proceduren, og besluttede derfor at fortsætte undersøgelsen af denne sag.
2. Begrundelse for ØSU's afgørelser om afslag på udbetaling af klagerens bosættelsespenge efter fratræden og rejseudgifter
2.1 Klageren har gjort gældende, at ØSU's afgørelser vedrørende hendes anmodninger om bosættelsespenge efter fratræden og rejseudgifter var ubegrundede. Hun hævdede endvidere, at de grunde, som ØSU havde anvendt til at forklare sit afslag, var uklare og ikke præciserede de dokumenter, som institutionen havde brug for for at imødekomme hendes anmodning.
2.2. ØSU har som svar på klagerens anmodning oplyst, at hun i sin anmodning ikke medtog dokumentation for sin flytning og adresseændring fra Bruxelles til Madrid. På et senere tidspunkt, da klageren indgav en anmodning om registrering til Madrid kommune eller en enkelt flybillet til Madrid, anførte institutionen, at disse dokumenter ikke udgjorde tilstrækkelige beviser for en ændring af bopæl. Desuden forklarede ESC, at hun for at bevise sin nye status f.eks. kunne fremlægge dokumenter såsom el- eller gasregninger, arbejdsattester og/eller en beskrivelse af omstændighederne ved rejsen.
Efter at klageren havde fremlagt disse beviser i sin skrivelse af 30. april 1998, tog ØSU sagen op til fornyet overvejelse og tildelte i sidste ende godtgørelserne (afgørelse af 21. august 1998). Denne afgørelse fandt imidlertid kun anvendelse på klageren selv, da institutionen fandt, at de fremlagte beviser ikke indeholdt nogen henvisning til hendes søns situation.
2.3. Det er et princip om god forvaltningsskik, at beslutninger skal begrundes. Denne forpligtelse har til formål at gøre det muligt for Fællesskabets retsinstanser at efterprøve beslutningernes lovlighed og at give den berørte part tilstrækkelige oplysninger til at afgøre, om beslutningerne er velbegrundede eller behæftet med mangler, der gør det muligt at anfægte deres lovlighed. Omfanget af forpligtelsen skal imidlertid fastlægges på grundlag af de faktiske omstændigheder i hver enkelt sag.
2.4. Ombudsmanden mener ikke, at ØSU har undladt at give klageren tilstrækkelige oplysninger i sine tre notater om årsagen til afvisningerne.
I mangel af dokumentation for klagerens genbosættelse reagerede Det Europæiske Solidaritetskorps ved at begrunde behovet for understøttende dokumentation. På et senere tidspunkt, da klageren vedlagde yderligere dokumenter, forklarede ØSU, hvorfor det mente, at det fremlagte bevis var utilstrækkeligt, og påpegede også de dokumenter, som det mente kunne bevise hendes ændrede status. Når klageren havde indsendt disse dokumenter, indvilligede institutionen i at imødekomme hendes anmodning. Da oplysningerne i disse dokumenter imidlertid kun henviste til klageren og ikke gav nogen indikation til hendes søn, kunne institutionen ikke forhøje størrelsen af de tillæg, der blev tildelt på grund af ham.
Ombudsmanden mener ikke, at der var tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.
3. Konklusion
På grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Det Økonomiske og Sociale Udvalgs side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.
Formanden for Det Økonomiske og Sociale Udvalg vil også blive underrettet om denne afgørelse.
Din oprigtige,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Sag T-30/97, V. mod ØSU, Sml. 1998 IA-0011; II-0023. Sagen drejede sig bl.a. om annullation af en disciplinær sanktion fra ØSU's side. Retten afviste sagen, da klageren havde anlagt den efter fristens udløb. Selv om sagsøgeren gjorde gældende, at hun skulle have ret til forlængelse af fristen på grund af sit ophold uden for Europa (Marokko), fremlagde hun ikke noget bevis til støtte for sin påstand (præmis 33).

(2) Artikel 2, stk. 8, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand bestemmer: "Der kan ikke indgives klage til Ombudsmanden vedrørende arbejdsforholdene mellem Fællesskabets institutioner og organer og deres tjenestemænd og øvrige ansatte, medmindre alle muligheder for at indgive interne administrative anmodninger og klager, navnlig de procedurer, der er omhandlet i vedtægtens artikel 90, stk. 1 og 2, er udtømt [...]"