Kære fru F.
Den 15. november 1996 og den 14. januar 1997 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Parlamentet. De hævdede, at Parlamentet med urette havde nægtet Dem adgang til de skriftlige prøver i forbindelse med udvælgelsesprøve PE/80/A, som Parlamentet afholdt. Afslaget blev givet med den begrundelse, at ansøgeren ikke havde fremlagt dokumentation for at have et meget godt kendskab til et andet fællesskabssprog som krævet i meddelelsen om udvælgelsesprøven.
Den 23. januar 1997 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Parlamentet. Parlamentet afgav udtalelse den 2. juli 1997. Jeg fremsendte udtalelsen til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 26. august 1997.
Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.
Jeg undskylder for den tid, det har taget at behandle din klage.

Komplekset

Ifølge din klage var de relevante faktiske omstændigheder følgende:
Den 3. januar 1996 ansøgte De i forbindelse med udvælgelsesprøve PE/80/A offentliggjort i EFT C 292 A af 7. november 1995.
Offentliggørelsen i EU-Tidende består af tre dele, hvoraf den første indeholder generelle bestemmelser, der finder anvendelse på almindelige udvælgelsesprøver, den anden er retningslinjer for deltagere i almindelige udvælgelsesprøver, der afholdes af Parlamentet, og den tredje er endelig meddelelsen om den pågældende specifikke udvælgelsesprøve, som ansøgningsskemaet er vedlagt.
Med hensyn til dokumentation hedder det i retningslinjerne under overskriften "Dokumentation", at "Ansøgerne skal fremlægge dokumentation for enhver anmodning om undtagelse fra aldersgrænserne samt for de oplysninger, der gives under punkt 9 "Uddannelse" og under punkt 12 "Erhvervserfaring", sammen med deres ansøgningsskema". Retningslinjerne kræver ikke, at der skal fremlægges dokumentation for kendskab til et andet fællesskabssprog.
Meddelelsen om udvælgelsesprøven findes i afsnit III. A. 2. at "udvælgelseskomitéen gennemgår dokumentationen og opstiller en liste over ansøgere, der opfylder de særlige betingelser i afsnit II-B. Udvælgelseskomitéen baserer udelukkende sin afgørelse på oplysningerne i ansøgningsskemaet, som understøttes af ledsagende dokumentation". Punkt II-B i meddelelsen består af to dele: den første anmodning om, at ansøgerne skal være i besiddelse af et eksamensbevis fra et universitet eller tilsvarende erhvervserfaring den anden anmodning om, at ansøgerne skal have et særdeles godt kendskab til et andet fællesskabssprog end deres modersmål.
Endelig skal det bemærkes, at det ansøgningsskema, som ansøgeren skal udfylde, indeholder flere rubrikker. Udgiftsområde 7 har overskriften "sprogkundskaber" og er opdelt i to underkategorier: a) hovedsprog og b) andre sprog. Der er intet, der tyder på, at ansøgeren skal fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er anført i punkt 7. Der anmodes kun om dokumentation på ansøgningsskemaet for rubrik 9 "Uddannelse" og 12 "Erhvervserfaring".
Den 29. august 1996 fik ansøgerne meddelelse om, at de ikke kunne få adgang, fordi "det ikke fremgik af de dokumenter, som de indleverede, at de havde det krævede meget gode kendskab til et yderligere fællesskabssprog som fastsat i afsnit II, punkt B.2, i meddelelsen om udvælgelsesproceduren PE/80/A".
I Deres klage over denne afgørelse af 4. september 1996 gjorde De gældende, at EF-Tidende ikke udtrykkeligt krævede dokumentation for kendskab til et andet fællesskabssprog. Den 3. oktober 1996 blev Deres klage afvist med den begrundelse, at udvælgelseskomitéen kun kunne basere sine konklusioner på ansøgningen og de vedlagte dokumenter, og at de dokumenter, som De havde indleveret, ikke godtgjorde det ønskede meget gode kendskab til et andet fællesskabssprog.
På denne baggrund indgav du klagen til Den Europæiske Ombudsmand.
Til støtte for din påstand om, at udvælgelseskomitéens afgørelse er forkert, har du i det væsentlige fremført tre argumenter:

• De oplysninger, der blev givet til ansøgerne om dokumentationen, var forvirrende og vildledende. Retningslinjerne, hvori der ikke blev anmodet om dokumentation for sprogkundskaber, bør have forrang for meddelelsen om udvælgelsesprøven.
  
• Udvælgelseskomitéen burde have konkluderet, at ansøgeren opfyldte sprogkravene, således som det fremgik af ansøgningsskemaet, at vedkommende havde arbejdet som assistent for et medlem af Europa-Parlamentet. Det skal derfor være indlysende, at du opfyldte sprogkravene.
  
• Udvælgelseskomitéen har tilsidesat princippet om ligebehandling af ansøgere, da en anden ansøger i en situation svarende til din fik adgang til udvælgelsesprøven efter klage.

Forespørgslen

Parlamentets udtalelse
I sine bemærkninger bekræftede Parlamentet sin tidligere beslutning om ikke at give Dem adgang til de skriftlige prøver på grund af manglende dokumentation for sprogkundskaber.
Parlamentet anførte, at dets afgørelse var baseret på ordlyden af meddelelsen om udvælgelsesprøven, som det anså for at have forrang for retningslinjerne.
Dine bemærkninger
I dine bemærkninger fastholdt du din klage.

Afgørelsen

1 Undladelse af at give nøjagtige oplysninger om ansøgningen
Det er god forvaltningsskik at give så nøjagtige oplysninger som muligt om betingelserne for at komme i betragtning til stillingen, således at ansøgeren kan vurdere, om han skal ansøge om stillingen, og hvilke bilag der er vigtige for sagen, og de skal derfor vedlægges ansøgningsskemaet (1). Ifølge retningslinjerne for deltagerne var dokumentation kun nødvendig for at dokumentere punkt 9 og 12 i ansøgningsskemaet, "uddannelse" og "erhvervserfaring". der henviser til, at det i meddelelsen om udvælgelsesprøven var fastsat, at ansøgerne skulle indsende kopier af eksamensbeviser, arbejdsreferencer eller "alle andre dokumenter", der beviser oplysningerne i ansøgningsskemaet; Oplysningerne i retningslinjerne og meddelelsen forekommer selvmodsigende med hensyn til kravet om dokumenter. Uden at det berører teksternes juridiske værdi, forekommer det klart, at begge tekster har til formål at informere ansøgeren korrekt i en bestemt udvælgelsesprøve, og at de derfor ikke bør være forskellige fra hinanden. Parlamentet undlod derfor at give klageren klare og nøjagtige oplysninger om, at det var af den opfattelse, at sprogkundskaber skulle underbygges af beviser. Den burde have sikret, at ansøgerne blev instrueret om kravene til udvælgelsesprøven.
2 Arbejdserfaring som bevis for sprogkundskaber
Selv når man ser på det flersprogede miljø på arbejdsstedet og stillingen som assistent i Europa-Parlamentet, er det forhold, at man arbejder der, ikke i sig selv et bevis på tilstrækkeligt kendskab til et andet fællesskabssprog.
3 Udvælgelseskomitéens ligebehandling af ansøgerne
Til støtte for Deres påstand har De anført, at en anden ansøger, som var blevet afvist af de samme grunde, fik adgang til proceduren, efter at han havde klaget, idet han gjorde gældende, at den strenge fortolkning af ordlyden af meddelelsen om udvælgelsesprøven ikke automatisk førte til den antagelse, at der krævedes dokumentation for kendskab til et andet fællesskabssprog. I betragtning af navnlig den manglende angivelse af denne persons identitet kan Ombudsmanden ikke undersøge sagen yderligere.
4 Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelse af denne klage forekommer det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Det er god forvaltningsskik at give så nøjagtige oplysninger som muligt om betingelserne for at komme i betragtning til stillingen, således at ansøgeren kan vurdere, om han skal ansøge om stillingen, og hvilke bilag der er vigtige for sagen og derfor skal vedlægges ansøgningsskemaet. Ifølge retningslinjerne for deltagerne var dokumentation kun nødvendig for at dokumentere punkt 9 og 12 i ansøgningsskemaet, "uddannelse" og "erhvervserfaring", mens det i meddelelsen om udvælgelsesprøven var fastsat, at ansøgerne skulle indsende kopier af eksamensbeviser, arbejdsreferencer eller "alle andre dokumenter", der dokumenterer oplysningerne i ansøgningsskemaet. Oplysningerne i retningslinjerne og meddelelsen forekommer selvmodsigende med hensyn til kravet om dokumenter. Uden at det berører teksternes juridiske værdi, forekommer det klart, at begge tekster har til formål at informere ansøgeren korrekt i en bestemt udvælgelsesprøve, og at de derfor ikke bør være forskellige fra hinanden. Parlamentet undlod derfor at give klageren klare og nøjagtige oplysninger om, at det var af den opfattelse, at sprogkundskaber skulle underbygges af beviser. Den burde have sikret, at ansøgerne blev instrueret om kravene til udvælgelsesprøven.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden har derfor besluttet at afslutte sagen.
Din oprigtige
Jacob Söderman
Kopiér:
José-María Gil-Robles Gil-Delgado, formand for Europa-Parlamentet
Julian Priestley, generalsekretær for Europa-Parlamentet

---

(1) Sag T-158/89, dom af 28. november 1991, van Hecken mod Det Økonomiske og Sociale Udvalg, Sml. 1991 II, s. 1341.