Baggrunden for klagen

1. Klagen vedrører påstanden om, at OLAF havde kontaktet, hvad det mente var klagerens arbejdsgiver, et tysk universitet. Det gjorde den, fordi den ønskede at kontrollere hans identitet og hans erhverv [1].

2. Klageren var ikke glad for, at OLAF havde kontaktet et universitet, som han slet ikke havde nogen forbindelse til. Han klagede derfor til Ombudsmanden over dette spørgsmål. Han indgav én klage, men mod to organer (OLAF og Europa-Kommissionen). Ombudsmanden har i forbindelse med sine undersøgelser registreret to klager - den foreliggende klage over OLAF og en lignende klage over Kommissionen [2].

Undersøgelsen

3. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af påstanden om, at OLAF ulovligt havde behandlet klagerens personoplysninger.

4. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden OLAF's udtalelse om klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på OLAF's udtalelse.

Påstand om ulovlig behandling af klagerens personoplysninger

Argumenter forelagt Ombudsmanden

5. Klageren hævdede, at OLAF havde a) ukorrekt registreret oplysninger om sin erhvervsmæssige aktivitet, b) overført sine personoplysninger til en tredjepart uden hans samtykke og c) opbevaret personoplysninger i sin database i en uforholdsmæssig lang periode.

6. I sin udtalelse anførte OLAF, at det i sin database havde registreret oplysninger om klageren med erhvervsmæssige forbindelser til et tysk universitet. Dette er sandsynligvis sket på grund af en skrivefejl. OLAF beklagede enhver ulejlighed for klageren og erklærede, at det har slettet oplysningerne.

7. OLAF nægtede at have overført klagerens personoplysninger til universitetet.

8. Med hensyn til den angiveligt uforholdsmæssige dataopbevaringsperiode forklarede OLAF, at anmodninger om aktindsigt i dokumenter vedrørende OLAF's undersøgelser opbevares i 15 år i de relevante sagsakter i dets database. OLAF anførte, at klageren havde indgivet en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) vedrørende dette særlige spørgsmål. På daværende tidspunkt verserede der stadig en afgørelse [3].

9. I sine bemærkninger hævdede klageren, at OLAF havde tilsidesat sin pligt til at udvise omhu ved ikke at kontrollere, om dets optegnelser var nøjagtige og korrekte. Han sendte også Ombudsmanden en skrivelse af 4. februar 2014 fra Kommissionen til ham, hvori Kommissionen anførte, at den havde afsløret hans navn for universitetet [4].

10. Klageren fastholdt, at OLAF's maksimale opbevaringsperiode på 15 år er uforholdsmæssig. Han fremlagde en kopi af EDPS' afgørelse om sin klage vedrørende opbevaringsperioden, som var blevet tilgængelig i mellemtiden.

Ombudsmandens vurdering

11. Det er sandsynligt, at de ukorrekte oplysninger om klageren, der arbejder for et tysk universitet, blev indført i databasen som følge af en skrivefejl begået af OLAF. Eftersom OLAF har beklaget fejlen og rettet oplysningerne, mener Ombudsmanden, at dette aspekt af klagerens påstand er blevet løst.

12. OLAF oplyste, at det ikke havde overført klagerens personoplysninger, dvs. hans navn, til det tyske universitet, hvor det mente, at han arbejdede. Kommissionens brev af 4. februar 2014 til klageren [5] viser, at det var Kommissionen og ikke OLAF, der havde videregivet klagerens navn til universitetet [6]. Der er derfor intet, der tyder på, at OLAF har begået fejl eller forsømmelser vedrørende dette aspekt af klagen.

13. Med hensyn til den angiveligt uforholdsmæssige opbevaringsperiode for personoplysninger bemærker Ombudsmanden, at EDPS har konkluderet, at OLAF's opbevaringsperiode er uforholdsmæssig. I aftalememorandummet mellem Ombudsmanden og EDPS [7] fastsættes det, at unødvendig overlapning af procedurer og forskellige tilgange bør undgås. Ombudsmanden mener derfor ikke, at det ville være hensigtsmæssigt for hende selv at tage stilling til dette aspekt af klagen, som allerede er blevet behandlet af EDPS. Ombudsmanden vil derfor ikke undersøge sagen nærmere.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Ved at rette de ukorrekt registrerede oplysninger om klagerens erhvervsaktivitet i den relevante database er dette aspekt af klagerens klage blevet løst.

Der var ingen fejl eller forsømmelser fra OLAF's side i forbindelse med overførslen af klagerens personoplysninger.

Ombudsmanden finder det ikke hensigtsmæssigt at undersøge spørgsmålet om OLAF's opbevaringsperiode for personoplysninger nærmere.

Klageren og OLAF vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Strasbourg, den 11. juli 2016

[1] Institutionen anmodede ansøgerne om disse oplysninger for at kunne behandle deres begæringer om aktindsigt.

[2] Sag 2063/2014/PMC.

[3] EDPS-sag 2012-1026.

[4] Kommissionen sendte også dette brev til klageren i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse af klage 2310/2013/JAS.

[5] I brevet - som er affattet på tysk - står der udtrykkeligt, at "med hensyn til din erhvervsaktivitet oplyste du OLAF om, at du arbejdede for instituttet for international og europæisk ret ved [et tysk universitet]. Dette institut eksisterer imidlertid ikke under det nævnte navn. Efter vores [dvs. Kommissionens] anmodning bemærkede universitetet, at det ikke havde nogen medarbejder med navnet ['Mr. X']", dvs. med klagerens navn.

[6] I sin afgørelse i sag 2063/2014/PMC mod Kommissionen konkluderede Ombudsmanden, at offentliggørelsen af klagerens navn til universitetet uden gyldig begrundelse var et alvorligt tilfælde af fejl eller forsømmelser.

[7] Aftalememorandum mellem Den Europæiske Ombudsmand og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, EUT 2007 C 27, s. 21.