Baggrunden

1. Sagen vedrører en begæring om aktindsigt i dokumenter i Regionsudvalgets besiddelse vedrørende korrespondance vedrørende en sammenslutning (i det følgende benævnt »sammenslutningen«). Europa-Kommissionen havde besluttet at give afkald på et krav over for sammenslutningen, fordi denne var blevet afviklet. Ifølge klageren havde en af udvalgets topembedsmænd været formand for foreningen.

2. Klageren henvendte sig til Ombudsmanden med påstand om, at Regionsudvalget ikke havde besvaret hans anmodning om aktindsigt. Han anmodede om, at udvalget udleverede de ønskede dokumenter.

3. I løbet af undersøgelsen af klagerens påstand og påstand modtog Ombudsmanden udvalgets udtalelse om klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger til denne udtalelse. Ombudsmanden foreslog derefter en løsning på den sag, hun havde fået forelagt.

Påstået undladelse af at besvare klagerens anmodning om aktindsigt

Ombudsmandens forslag til løsning

4. Under Ombudsmandens undersøgelse besvarede udvalget klagerens anmodning om aktindsigt. Ombudsmanden konkluderede derfor, at klagerens påstand om, at udvalget ikke havde besvaret hans anmodning om aktindsigt, var blevet afgjort efter hendes indgriben.

5. Med hensyn til udvalgets indholdsmæssige svar på anmodningen om aktindsigt bemærkede Ombudsmanden følgende. Udvalget gav adgang til et brev fra udvalgets øverste embedsmand til Kommissionen om sagen, der var slettet af personoplysninger. Med hensyn til klagerens anmodning om aktindsigt i interne dokumenter, som udvalget havde udarbejdet i forbindelse med en skrivelse, som han sendte til det den 25. maj 2013 om sagen, anførte udvalget, at der ikke fandtes en sådan officiel intern korrespondance. Ombudsmanden mente, at dette, som klageren påpegede i sine bemærkninger, kunne indebære, at der fandtes interne dokumenter, som udvalget ikke anså for at være "officielle". Ombudsmanden fandt det endda sandsynligt, at der fandtes interne dokumenter, der var omfattet af klagerens begæring om aktindsigt.

6. Ombudsmanden fremsatte derfor følgende forslag til en løsning under hensyntagen til parternes argumenter og udtalelser [1]: "Under hensyntagen til ovenstående resultater foreslår Ombudsmanden, at Regionsudvalget inden for 15 arbejdsdage efter datoen for dette forslag, dvs. den frist, der er fastsat i forordning 1049/2001 for behandling af genfremsatte begæringer, nøje kontrollerer, om der findes yderligere interne dokumenter, der er omfattet af klagerens begæring om aktindsigt, og i bekræftende fald træffer afgørelse om, hvorvidt der kan gives aktindsigt, i overensstemmelse med de gældende regler om aktindsigt."

7. Udvalget accepterede Ombudsmandens foreslåede løsning og oplyste om udvekslingen af e-mails mellem sine interne tjenestegrene vedrørende behandlingen af klagerens skrivelse af 25. maj 2013. Klageren meddelte Ombudsmanden, at han ikke havde yderligere bemærkninger til sagen.

Ombudsmandens vurdering efter den foreslåede løsning

9. Ombudsmanden glæder sig over udvalgets konstruktive tilgang og villighed til at acceptere hendes forslag. Da udvalget har taget skridt til at løse sagen, afslutter Ombudsmanden sagen.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Regionsudvalget har accepteret den løsning, som Ombudsmanden har foreslået. Sagen er derfor blevet afgjort.

Klageren og udvalget vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Strasbourg, den 19. februar 2015

[1] Yderligere oplysninger om baggrunden for klagen, parternes argumenter og Ombudsmandens undersøgelse findes i den fulde ordlyd af Ombudsmandens løsningsforslag på: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/correspondence.faces/en/58976/html.bookmark.