Baggrunden for klagen

1. Denne klage er opstået i forbindelse med parlamentarisk forespørgsel E-5521/07 [1].

2. Den 4. marts 2008 indgav klageren i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001 [2] en første begæring om aktindsigt i en række dokumenter vedrørende ovennævnte parlamentariske forespørgsel. Mere specifikt anmodede klageren om følgende dokumenter:

(1) Brevet fra Fédération de Fonction Publique Européenne (FFPE) til kommissær Kallas af 11. juli 2007.

(2) Kommissær Kallas' svar til FFPE af 30. august 2007;

(3) de dokumenter, som kommissær Kallas henviste til i ovennævnte skrivelse

(4) korrespondancen mellem Kommissionen og EPSO i forbindelse med parlamentarisk forespørgsel E-5521/07, herunder det svar, som EPSO gav Kommissionen, da sidstnævnte hørte den vedrørende den parlamentariske forespørgsel

(5) Korrespondancen mellem Kommissionen og EPSO vedrørende FFPE's brev af 11. juli 2007.

3. Ved e-mail af 7. april 2008 afslog EPSO’s aktindsigtsteam at give aktindsigt i de dokumenter, der er nævnt i punkt 4 og 5 ovenfor, med den begrundelse, at de var en del af en intern meddelelse, der fandt sted som forberedelse til kommissær Kallas’ svar på den parlamentariske forespørgsel.

4. Ved brev af 15. april 2008 gav Kommissionen aktindsigt i dokumenterne (1) til (3).

5. I sin genfremsatte begæring af 19. april 2008 protesterede klageren over ikke at have modtaget et svar fra Kommissionen. Han påpegede, at han kun modtog et anonymt svar fra EPSO, som afslog aktindsigt i dokumenterne (4) og (5), og anfægtede EPSO's erklæring om, at korrespondancen mellem EPSO og Kommissionen var af »intern« karakter. Klageren anmodede om fremlæggelse af ovennævnte dokumenter samt dokument (3), som EPSO sendte, men ikke modtog i sin helhed.

6. Ved brev af 3. juli 2008 besvarede Kommissionen klagerens genfremsatte begæring. Med hensyn til dokument (3) anførte Kommissionen, at der var opstået et teknisk problem i forbindelse med afsendelsen af dokumentet. Sagsøgeren vedlagde derfor en kopi af skrivelsen. Med hensyn til dokument (5) svarede Kommissionen, at der ikke var fundet dokumenter, der kunne svare til denne kategori. Med hensyn til dokument (4) identificerede Kommissionen fire e-mails [3] og et brev fra Erik Halskov, den daværende direktør for EPSO, til næstformand Kallas som værende omfattet af anmodningen.

7. Kommissionen besluttede at give aktindsigt i brevet og i en af e-mailene. Med hensyn til de resterende tre e-mails fandt Kommissionen, at der kun kunne gives delvis aktindsigt. En sådan delvis udbredelse ville kun indeholde følgemeddelelserne og ikke de vedlagte dokumenter, som var omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1049/2001 [4]. Kommissionen fandt under disse omstændigheder, at en sådan fremlæggelse af oplysninger ikke ville give nogen mening. Klageren var imidlertid velkommen til at underrette Kommissionen, hvis han ønskede delvis aktindsigt.

8. Kommissionen analyserede de grunde, hvorpå den i henhold til artikel 4, stk. 3, andet afsnit, baserede sit afslag på at udlevere bilagene til ovennævnte e-mails, på følgende måde:

"der henviser til, at den endelige tekst til svaret på den parlamentariske forespørgsel er offentlig, at disse dokumenter indeholder de oprindelige udgaver af den drøftede tekst, og at de ved at vise de efterfølgende ændringer, som GD ADMIN og EPSO har foretaget, afspejler de enkelte tjenestemænds og tjenestegrenes synspunkter, der har udviklet sig under udarbejdelsen af denne tekst;

Den endelige tekst, der repræsenterer den holdning, som Kommissionen har indtaget som følge af interne drøftelser og høringer, adskiller sig nødvendigvis fra dens første udkast. Offentliggørelse af de forskellige udgaver af udkastet til denne tekst vil afsløre indholdet af de interne drøftelser herom. En sådan udbredelse ville medføre, at de berørte tjenestemænd i fremtiden ville afholde sig fra at give udtryk for deres fulde og oprigtige meninger, og at den ville være til skade for de væsentlige principper, som beslutningsprocessen i Kommissionen bygger på.

Beskyttelse af fortroligheden af disse dokumenter er derfor afgørende for at sikre, at Kommissionens tjenestemænd yder et aktivt bidrag til udarbejdelsen af Kommissionens holdninger og forhandlinger, for at sikre reelle drøftelser og i sidste ende for at sikre en effektiv beslutningsproces i Kommissionen."

9. Kommissionen anførte, at klageren ikke havde fremført nogen argumenter for, at der forelå en "mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen", og konkluderede ved at rådgive klageren om de tilgængelige afhjælpende foranstaltninger.

10. Ved e-mail af 24. juli 2008 gav klageren udtryk for sin uenighed i Kommissionens fortolkning af artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Han påpegede, at Kommissionen ikke besvarede det spørgsmål, han stillede i sin genfremsatte begæring, om, hvorvidt de dokumenter, han havde anmodet om, var blevet afsløret for andre EU-institutioner. Hvis dette var tilfældet, kunne beslutningsprocessen efter klagerens opfattelse ikke længere betragtes som intern i institutionen og derfor være omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit. Klageren opfordrede Kommissionen til at besvare dette spørgsmål og også give delvis aktindsigt (4).

11. Den 19. januar 2010 indgav klageren en klage til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

12. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstande og påstande:

Påstande:

(1) Kommissionen fortolkede og anvendte de relevante procedureregler, der finder anvendelse i henhold til forordning 1049/2001, forkert.

Til støtte for denne påstand fremførte klageren følgende argumenter:

a) Dokument (4) falder ikke ind under anvendelsesområdet for undtagelse 4, stk. 3, andet afsnit. Grunden hertil er, at begæringen om aktindsigt indgives til Kommissionen, der handler i sin egen egenskab og for så vidt angår de dokumenter, den har til rådighed. Anmodningen er ikke rettet til Kommissionen, således at denne videregiver EPSO's dokumenter på vegne af EPSO. Kommissionen og EPSO er nemlig adskilte enheder, og Kommissionens beredvillighed til at behandle anmodninger om aktindsigt i EPSO-dokumenter kan ikke udledes af Kommissionens afgørelse 2001/937, som under alle omstændigheder blev vedtaget inden EPSO’s oprettelse i 2002. I denne henseende skal EPSO for så vidt angår Kommissionens interne beslutningstagning betragtes som en tredjepart. Forhandlinger og indledende konsultationer, der har fundet sted mellem Kommissionen og en tredjepart, kan ikke anses for at falde ind under begrebet intern brug på samme måde som forhandlinger og indledende konsultationer i Kommissionen. De er derfor ikke omfattet af anvendelsesområdet for artikel 4, stk. 3, andet afsnit.

b) Selv om dokumenterne var omfattet af anvendelsesområdet for artikel 4, stk. 3, andet afsnit, henviste Kommissionen ikke til nogen bestemt fremtidig beslutning, som ville blive alvorligt undermineret. Desuden henviste Kommissionen ikke til noget specifikt indhold i dokumenterne, som kunne skade den fremtidige beslutningstagning.

c) Klageren hævdede endvidere, at når et medlem af Europa-Parlamentet stiller en parlamentarisk forespørgsel, handler han i offentlighedens interesse. Offentlighedens interesse varetages bedre, hvis spørgsmålene behandles på en åben og gennemsigtig måde, og hvis arbejdsdokumenter stilles til rådighed. Denne offentlige interesse i at afklare de spørgsmål, der rejses i parlamentariske forespørgsler, går forud for Kommissionens påstand "om beslutningstagning, som kun er baseret på uspecificerede tjenestemænds hypotetiske modvilje mod at udtrykke sig ærligt i forbindelse med behandlingen af uspecificerede fremtidige beslutninger".

(2) Kommissionen besvarede ikke de spørgsmål, som klageren havde rejst i sin korrespondance med Kommissionen.

Til støtte for denne påstand hævdede klageren, at:

a) Kommissionen besvarede ikke hans spørgsmål om, hvorvidt korrespondancen mellem EPSO og Kommissionen var blevet afsløret over for andre EU-institutioner. Klageren mener, at dette er relevant for afgørelsen af, om dokumenterne er omfattet af artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i Rådets forordning 1049/2001.

b) Kommissionen gav ikke delvis aktindsigt (4), som den lovede i sit brev af 3. juli 2008, og som klageren anmodede om i sin e-mail af 24. juli 2008. Klageren hævdede, at delvis aktindsigt ville gøre det muligt for ham at fastslå, om andre EU-institutioner modtog dokumenterne.

Påstande:

(1) Kommissionen bør give fuld aktindsigt (4); eller alternativt bør Kommissionen give delvis aktindsigt.

(2) Kommissionen bør besvare hans spørgsmål om, hvorvidt korrespondancen mellem EPSO og Kommissionen blev afsløret over for andre EU-institutioner.

Undersøgelsen

13. Den 19. februar 2010 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om en udtalelse om ovennævnte påstande og påstande.

14. Den 4. juni 2010 modtog Ombudsmanden Kommissionens udtalelse, som han videresendte til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger.

15. Den 27. juli 2010 fremsatte klageren sine bemærkninger.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

16. Ombudsmanden vil undersøge påstandene i omvendt rækkefølge i forhold til, hvordan de blev fremsat.

A. Påstand om, at Kommissionen undlod at besvare klageren og den dermed forbundne påstand

17. Til støtte for denne påstand hævdede klageren, at Kommissionen efter hans e-mail af 24. juli 2008 ikke besvarede hans spørgsmål om, hvorvidt korrespondancen mellem EPSO og Kommissionen var blevet afsløret over for andre EU-institutioner. Desuden gav Kommissionen ikke delvis aktindsigt (4), som den lovede i sit brev af 3. juli 2008, og som klageren havde anmodet om i sin e-mail af 24. juli 2008.

18. I sin udtalelse hævdede Kommissionen, at den besvarede klagerens e-mail af 24. juli 2008 ved brev af 4. august 2008 og vedlagde en kopi af dette brev. Kommissionen vedlagde også redigerede kopier af dokumenterne, som delvis kunne udleveres. Desuden bekræftede Kommissionen, at udvekslingen af e-mails mellem GD ADMIN og EPSO ikke blev delt med nogen institution eller noget organ uden for Kommissionen.

19. Klageren beklagede i sine bemærkninger, at han ikke havde modtaget Kommissionens brev af 4. august 2008. Klageren anførte, at brevet afklarede de spørgsmål, han havde rejst, og gav delvis aktindsigt i de ønskede dokumenter. Klageren takkede Kommissionen for dens svar og anførte, at de tilsvarende krav i hans klage til Ombudsmanden "var blevet løst fuldt ud."

Ombudsmandens vurdering

20. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen ved skrivelse af 4. august 2008 gav delvis aktindsigt i de ønskede dokumenter og præciserede sin holdning med hensyn til udveksling af e-mails med andre EU-institutioner som forberedelse til Kommissionens svar på den parlamentariske forespørgsel.

21. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser med hensyn til den første påstand og den dermed forbundne påstand.

B. Påstand om, at Kommissionen har fortolket og anvendt de relevante procedureregler, der finder anvendelse i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, og relaterede påstande forkert

Argumenter forelagt Ombudsmanden

22. Klageren hævdede, at Kommissionen fortolkede og anvendte artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001 forkert. Til støtte for denne påstand hævdede klageren, at udbredelsen af EPSO's dokumenter, som Kommissionen er i besiddelse af, ikke kan underminere Kommissionens fremtidige interne beslutningstagning. Det skyldes, at EPSO er et interinstitutionelt organ, som er en særskilt enhed i forhold til Kommissionen. Desuden har Kommissionen ikke fremlagt oplysninger om, hvilke fremtidige beslutninger der vil blive undermineret, og hvordan. Endelig kan det udledes af den sammenhæng, hvori begæringen om aktindsigt blev fremsat, nemlig Kommissionens svar på et spørgsmål fra et medlem af Europa-Parlamentet, at der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen.

23. Klageren hævdede, at Kommissionen burde give fuld eller alternativt delvis aktindsigt i de ønskede dokumenter.

24. Kommissionen anførte i sin udtalelse, at EPSO ikke er en særskilt enhed og ikke har status som juridisk person, og henviste til de faktorer, der taler for denne holdning. En udveksling af e-mails mellem EPSO og Generaldirektoratet for Personale og Administration (GD ADMIN), …, må derfor betragtes som intern korrespondance, der udveksles mellem Kommissionens tjenestegrene i forbindelse med udarbejdelsen af et svar fra Kommissionen på en parlamentarisk forespørgsel.

25. Kommissionen anførte endvidere, at

"Besvarelser af spørgsmål fra medlemmer af Europa-Parlamentet vedtages af Kommissionen efter en særlig beslutningsprocedure. Hvert svar er en beslutning, der træffes på Kommissionens vegne.

De e-mails, hvortil der blev givet afslag på aktindsigt, er udkast og bemærkninger, der blev udvekslet mellem to tjenestegrene vedrørende svaret på parlamentarisk forespørgsel E-5521/07.

Grunden til, at disse e-mails ikke offentliggøres, er behovet for at beskytte de interne drøftelser og høringer i Kommissionen, der fører til vedtagelse af et svar på en parlamentarisk forespørgsel."

26. I sine bemærkninger anførte klageren efter at have givet udtryk for sin tilfredshed med den delvise udbredelse af dokumenterne og de præciseringer, han havde modtaget fra Kommissionen:

"Med hensyn til den resterende del af min klage (fuld aktindsigt i Kommissionens korrespondance vedrørende det parlamentariske spørgsmål) vil jeg nu trække denne del af min klage tilbage. Jeg vil ikke længere klage over Kommissionens afslag på fuld aktindsigt i dokumenterne.

Jeg vil gerne takke Ombudsmanden for hans indgriben, som har resulteret i, at to af de tre påstande er blevet fuldstændig løst, og jeg vil gerne foreslå, at der ikke er behov for yderligere foranstaltninger i forbindelse med denne klage, da jeg trækker den resterende del af klagen tilbage."

Ombudsmandens vurdering

27. Efter klagerens tilbagetrækning af den relaterede del af klagen afslutter Ombudsmanden sin undersøgelse af ovennævnte påstand og påstand.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

På grundlag af Kommissionens bemærkninger og klagerens bemærkninger konkluderer Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af den første påstand og den dermed forbundne påstand.

Efter klagerens tilbagetrækning af den relaterede del af klagen afslutter Ombudsmanden sin undersøgelse af den anden påstand og den relaterede påstand.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 23. november 2010.

[1] http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-//EP//TEXT+WQ+E-2007-5521+0+DOC+XML+V0//EN&language=DA

[2] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30.5.2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145, s. 43).

[3] E-mail af 21. november 2007 fra EPSO til GD ADMIN, Generalsekretariatet og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig e-mail af 23. november 2007 fra EPSO til GD ADMIN e-mail af 26. november 2007 fra GD ADMIN til EPSO og e-mail af 27. november 2007 fra EPSO til GD ADMIN.

Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for den pågældende institution, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.