Baggrunden for klagen

1. Den foreliggende sag vedrører afvisningen af klagerens ansøgning om tilskud på grund af en påstået manglende indsendelse af en teknisk/fortællingsmæssig rapport.

2. Klageren er en italiensk nonprofitorganisation. Den 13. marts 2012 indsendte den en ansøgning om tilskud som svar på indkaldelsen af forslag JUST/2011-2012/FRC/AG/4000002773 [1] (i det følgende benævnt »indkaldelsen af forslag«), som Europa-Kommissionen afholdt. Klagerens ansøgning bestod af i alt 37 sager.

3. Ved brev af 25. maj 2012 meddelte Kommissionen klageren, at ansøgningen ikke var blevet imødekommet, fordi der ikke var vedlagt en årlig teknisk/fortællingsmæssig rapport (jf. bilag 8 i indkaldelsen af forslag) til ansøgningen. Kommissionen baserede sig på punkt 6.2.2 i indkaldelsen af forslag, ifølge hvilket ansøgningen om tilskud skulle indgives via det krævede system på en standardformular med alle de krævede bilag behørigt udfyldt.

4. Den 6. juni 2012 besvarede klageren Kommissionens ovennævnte brev og var af den opfattelse, at den havde uploadet hele ansøgningsdossieret korrekt, herunder bilag 8. Den vedlagde også et skærmbillede, hvoraf det fremgik, at ansøgningsfilen var blevet uploadet korrekt, samt andre dokumenter, der bekræftede indgivelsen af ansøgningen.

5. Kommissionen sendte et yderligere svar til klageren den 20. juni 2012, hvori den forklarede, at et dossier med titlen "Bilag 8" ganske rigtigt var vedlagt klagerens ansøgning, men at dette dossier ikke indeholdt organisationens årlige tekniske/fortællingsmæssige rapport, men blot en forklarende note til dens balance for 2010.

6. Den 20. juni 2012 skrev klagerens advokat stadig til Kommissionen og gentog klagerens synspunkt om, at ansøgningen var fuldstændig og korrekt.

7. Klageren sendte endnu et brev til Kommissionen den 27. juni 2012 og anmodede om præciseringer af, hvordan den tekniske/fortællingsmæssige rapport skulle se ud, eftersom hverken indkaldelsen af forslag eller vejledningen for ansøgere [2] indeholdt en model eller specifikationer vedrørende indholdet, dataene eller oplysningerne i rapporten. Den eneste henvisning til den tekniske/fortællingsmæssige rapport i de dokumenter, som klageren havde til rådighed, var, at dokumentet er "en årlig teknisk/fortællingsmæssig rapport fra ansøgerorganisationen for det foregående år".

8. Den 13. juli 2012 svarede Kommissionen klageren og forklarede, at der faktisk ikke findes nogen model eller referencemodel for den tekniske rapport/fortællingsrapporten. Det kan således præsenteres i et hvilket som helst format. Kommissionen forklarede endvidere, at formålet med kravet om at fremlægge rapporten er at have tilstrækkelig dokumentation for en ansøgers operationelle og faglige kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning. Med henblik herpå vurderer Kommissionen nøglemedarbejdernes curriculum vitae for at vurdere, om de har de nødvendige færdigheder, den nødvendige erfaring og den nødvendige kapacitet til at gennemføre projektet. Desuden giver det foregående års aktiviteter og projekter, som skal beskrives i den tekniske/fortællingsmæssige rapport, Kommissionen mulighed for at få et klart overblik over ansøgerens samlede kompetence, kvalifikationer og erfaring. Endelig tilføjede Kommissionen, at spørgsmål vedrørende indkaldelsen af forslag kunne have været sendt pr. e-mail til en særlig postkasse. Den modtog imidlertid ingen spørgsmål med henblik på at få præciseret formatet eller indholdet af den pågældende rapport.

9. Den 10. september 2012 henvendte klageren sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelsens genstand

10. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstande og påstande:

Påstand

Kommissionen udelukkede med urette klagerens ansøgning om tilskud fra den materielle vurdering, fordi den angiveligt undlod at indsende en teknisk/fortællingsmæssig rapport.

Krav

(1) Kommissionen bør vurdere klagerens ansøgning om tilskud.

(2) Kommissionens fremtidige indkaldelser af ansøgninger bør ikke indeholde krav, der ikke er tilstrækkeligt klare og derfor kan misfortolkes.

Undersøgelsen

11. Den 2. oktober 2012 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at afgive en udtalelse om klagerens påstande og påstande. Den 23. januar 2013 sendte Kommissionen sin udtalelse, som blev videresendt til klageren med henblik på bemærkninger. Eventuelle bemærkninger skulle fremsendes senest den 28. februar 2013. Klageren fremsatte imidlertid ingen bemærkninger.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkning

12. Klageren fremsatte en påstand og to påstande. I betragtning af deres faktuelle forbindelse vil Ombudsmanden behandle dem sammen.

A. Påstand om, at Kommissionen med urette udelukkede klagerens ansøgning om tilskud fra den materielle vurdering på grund af den påståede manglende indgivelse af en teknisk/fortællingsmæssig rapport og den første og anden påstand

Argumenter forelagt Ombudsmanden

13. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Kommissionen med urette udelukkede dens ansøgning om tilskud fra den materielle vurdering på grund af den påståede manglende indsendelse af en teknisk rapport/fortællingsrapport. Til støtte for dette synspunkt gjorde klageren gældende, at i) kravet om at fremlægge en teknisk/fortællingsmæssig rapport ikke var præciseret, og at ii) de dokumenter, som klageren havde fremlagt, i det væsentlige opfyldte dette krav. Klageren hævdede, at Kommissionen burde evaluere sin ansøgning om tilskud, og at Kommissionens fremtidige indkaldelser af forslag ikke burde indeholde krav, som ikke er tilstrækkeligt klare og derfor kan misfortolkes.

14. I sin udtalelse påpegede Kommissionen for det første, at en indkaldelse af forslag skal angive alle de bilag, som ansøgerne skal fremlægge for at bevise, at de er støtteberettigede. Den henviste endvidere til artikel 115, stk. 1, i finansforordningen [3], hvori det hedder, at "udvælgelseskriterierne skal gøre det muligt at vurdere ansøgerens evne til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram".

15. Kommissionen forklarede endvidere, at det også følger af artikel 173, stk. 2, i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen [4], at "ansøgningen skal vise ansøgerens retlige status og hans finansielle og operationelle kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram". I den forbindelse forklarede Kommissionen, at en ansøgers evne skal vurderes i forhold til to aspekter, nemlig i) den finansielle og ii) den operationelle eller tekniske kapacitet. Under henvisning til artikel 176 i gennemførelsesbestemmelserne anførte Kommissionen, at ansøgeren skal råde over "stabile og tilstrækkelige finansieringskilder til at kunne opretholde sin aktivitet i hele den periode, hvor foranstaltningen gennemføres, eller i hele det år, for hvilket tilskuddet ydes, og til at kunne deltage i finansieringen heraf"og "de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige for at fuldføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram [...]".

16. Med hensyn til den operationelle kapacitet forklarede Kommissionen, at den kan vurderes på grundlag af ansøgernes kvalifikationer, erhvervserfaring og referencer inden for det pågældende område. Som det er tilfældet med den finansielle kapacitet, er det vigtigt at præcisere, hvilke bilag der skal fremlægges med henblik på at kontrollere ansøgerens operationelle kapacitet. Derfor blev der anmodet om CV'er for de personer, der primært er ansvarlige for forvaltningen og gennemførelsen af operationen, og organisationernes beskrivende/tekniske rapporter til dette formål.

17. Med henvisning til ordlyden af indkaldelsen af forslag og vejledningen for ansøgere forklarede Kommissionen, hvilke dokumenter der skulle vedlægges ansøgningen. Med hensyn til klagerens anmodning var det dokument, som klageren indsendte og uploadede som bilag 8, en forklarende note til balancen, der forklarede de relevante budgetposteringer, hvilket klageren selv anerkendte. Dokumentet indeholdt ingen dokumentation for ansøgerens kvalifikationer, erhvervserfaring og referencer inden for det pågældende område. Desuden var der ingen andre dokumenter, som sagsøgeren fremlagde i forbindelse med denne indkaldelse, der gjorde det muligt for Kommissionen at fastslå, om sagsøgeren opfyldte kravet om operationel kapacitet, jf. punkt 15 ovenfor.

18. I lyset af ovenstående fandt Kommissionen, at klagerens ansøgning ikke var i overensstemmelse med kravene i indkaldelsen af forslag, hvor det udtrykkeligt blev anført, at hvis der ikke forelå nogen af dokumenterne, ville ansøgningen blive anset for ikke at være støtteberettiget. Kommissionen så derfor ingen grund til at gå videre med evalueringen af klagerens forslag.

19. Kommissionen forklarede endvidere, at det obligatoriske krav om indsendelse af den beskrivende/tekniske rapport har været til stede i alle indkaldelser af forslag, der forvaltes af det relevante generaldirektorat siden 2010. Dette generaldirektorat har siden da modtaget næsten 2 000 ansøgninger om finansiering, og ingen af ansøgerne, bortset fra klageren, har anfægtet afslagene af disse grunde eller anmodet om en præcisering af dette krav. Kommissionen fandt derfor, at dette krav var tilstrækkeligt klart. Kommissionen tilføjede endvidere, at ansøgerne inden fristen for indgivelse af ansøgningen har mulighed for at kontakte Kommissionens tjenestegrene og stille spørgsmål vedrørende indkaldelsen af forslag, hvis de har brug for præciseringer. Klageren benyttede sig imidlertid ikke af denne mulighed.

20. Klageren fremsatte ingen bemærkninger til Kommissionens udtalelse.

Ombudsmandens vurdering

21. Ombudsmanden bemærker, at de relevante dele af afsnit 8 i indkaldelsen af forslag lyder som følger:

"[A]plikatorerne skal indsende følgende bilag i deres eget format:

[...]

Bilag 8. Årlig teknisk/fortællingsrapport fra ansøgerorganisationen for det foregående år."

[...]

En ansøgning betragtes kun som fuldstændig, hvis tilskudsansøgningsskemaet og alle bilag er vedhæftet og uploadet til tiden i PRIAMOS under et enkelt "registreringsnummer".

Hvis der ikke foreligger nogen af dokumenterne, betragtes ansøgningen som ikke-støtteberettiget."

22. Desuden indeholder afsnit 10 i indkaldelsen af forslag følgende oplysninger: "Læs vejledningen for ansøgere omhyggeligt, da den indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at ansøge. Den indeholder forklaringer og yderligere oplysninger om de betingelser, der skal opfyldes, de dokumenter, der skal udfyldes og indsendes, samt instrukser om, hvordan dette skal gøres ved hjælp af PRIAMOS. Det betragtes som en integreret del af betingelserne for indkaldelsen."

23. Punkt 4.6.6 i vejledningen for ansøgere fastsætter følgende:

"Ansøgerorganisationens årlige tekniske/fortællingsmæssige rapport for det foregående år – bilag 8

! Bemærkning 16.

Bilag 8 skal ikke indsendes, hvis ansøgeren er et statsligt organ (f.eks. et ministerium, en lokal, regional, national eller føderal statslig myndighed, en kommune eller et andet offentligt organ) eller et universitet. Ovennævnte enheder bør dog være rede til at fremlægge dokumenterne efter anmodning fra Kommissionen."

24. I den foreliggende sag synes der at være uenighed om, hvad der skal forstås ved en »teknisk/fortællingsmæssig rapport«. Det er ubestridt, at den sag, som klageren sendte som en "teknisk/fortællingsmæssig rapport", var en forklarende note til dens balance for 2010, hvoraf klageren også vedlagde sin klage til Ombudsmanden.

25. Ombudsmanden bemærker, at de bestemmelser, der er nævnt i punkt 21-23 ovenfor, ikke indeholder nogen definition eller beskrivelse af, hvad en teknisk rapport/fortællingsrapport er. Samtidig skal det erindres, at Kommissionen som nævnt i punkt 14 og 15 ovenfor henviste til de gældende bestemmelser i finansforordningen og gennemførelsesbestemmelserne hertil, som fastsætter, at den skal være i stand til objektivt at kontrollere ansøgerens kvalifikationer, erhvervserfaring og andre relevante referencer med henblik på at kontrollere dennes færdigheder, erfaring og evne til at gennemføre projektet.

26. I denne forbindelse er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionens fortolkning af, hvad en teknisk/fortællingsmæssig rapport er, forekommer rimelig på baggrund af de gældende bestemmelser i finansforordningen og dens gennemførelsesbestemmelser. Klageren hævdede, at de oplysninger, den indsendte, i det væsentlige svarede til en "teknisk rapport/fortællingsrapport". Efter at have gennemgået det ansøgningsdossier, som klageren har indgivet, og navnlig det dokument, der er uploadet som bilag 8, bemærker Ombudsmanden, at det indeholdt oplysninger om spørgsmål såsom klagerens faste og andre aktiver, antal ansatte og kontraktlige forpligtelser, uden dog at fremlægge noget håndgribeligt bevis for klagerens operationelle eller faglige kapacitet. Ombudsmanden mener derfor, at de krævede oplysninger ikke blev fremlagt, og at Kommissionen derfor var berettiget til at afvise klagerens ansøgning.

27. Ikke desto mindre er spørgsmålet, om Kommissionen fra begyndelsen har gjort det tilstrækkeligt klart, hvad den forstår ved udtrykket "teknisk rapport/fortællingsrapport". I den forbindelse skal det bemærkes, at vejledningen for ansøgere blot indeholdt oplysninger om, at der ikke skulle fremlægges en "teknisk/fortællingsmæssig rapport", hvis ansøgeren er et statsligt organ. Kommissionen gjorde i det væsentlige gældende, at erfaringerne havde vist, at udtrykket »teknisk rapport/fortællingsrapport« var tilstrækkeligt klart, og at klageren, hvis denne var i tvivl, kunne have anmodet om præciseringer. Ombudsmanden finder disse argumenter overbevisende og konkluderer derfor, at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser i Kommissionens aktiviteter. Da den foreliggende sag imidlertid har vist, at begrebet kan misfortolkes, mener han, at det ville være klogt at fjerne enhver risiko for fejlfortolkning i fremtiden. En forklaring eller beskrivelse af, hvad der skal forstås ved udtrykket "teknisk rapport/fortællingsrapport", vil desuden mindske behovet for, at potentielle ansøgere anmoder Kommissionen om præciseringer vedrørende dette udtryk.

28. Kommissionen kunne derfor overveje muligheden for i sine fremtidige indkaldelser af forslag og/eller vejledninger for ansøgere at medtage en forklaring eller beskrivelse af, hvad der skal forstås ved en "teknisk rapport/fortællingsrapport". Ombudsmanden vil derfor fremsætte en yderligere bemærkning nedenfor.

B. Konklusion

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Der var ingen fejl eller forsømmelser i Kommissionens aktiviteter.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning

Kommissionen kunne overveje muligheden for i sine fremtidige indkaldelser af forslag og/eller vejledninger for ansøgere at medtage en forklaring eller beskrivelse af, hvad der skal forstås ved en "teknisk rapport/fortællingsrapport".

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 30. maj 2013.

[1] http://ec.europa.eu/justice/newsroom/files/frc_call_for_proposals-_action_grants_2011-2012_en.pdf

[2] http://ec.europa.eu/justice/newsroom/files/guide_for_applicants_action_grants_2011-2012_en.pdf

[3] Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25.6.2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 248, s. 1). Denne forordning er blevet ophævet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT 2012, L 298, s. 1).

[4] Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23.12.2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EFT L 357, s. 1).