BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1. I december 2005 underskrev klageren, Transparency International Latvia -Delna, en tilskudsaftale med Europa-Kommissionen om gennemførelsen af et projekt med titlen "Husk, kend og stem smart! Videnbaseret afstemning: Uddannelses- og bevidstgørelseskampagne i forbindelse med parlamentsvalget i 2006 ("projektet"). Tilskuddets værdi var 146 290,40 EUR. Kommissionen forudfinansierede projektet ved at foretage en forskudsvis delvis udbetaling af tilskuddet på 102 403,28 EUR.

2. Projektet sluttede den 31. december 2006. Den 16. marts 2007 forelagde klageren Kommissionen den endelige rapport om gennemførelsen af projektet ("rapporten") og anmodede om udbetaling af den resterende del af tilskuddet.

3. Den 23. juli 2007 anmodede Kommissionen ved anbefalet brev om nærmere oplysninger vedrørende klagerens rapport.

4. Den 2. august 2007 fremsendte klageren de nødvendige oplysninger.

5. Den 22. august 2007 bekræftede Kommissionen modtagelsen af ovennævnte oplysninger. Klageren fremsendte yderligere præciseringer den 30. august 2007.

6. I perioden september-december 2007 ringede klageren og sendte e-mails til Kommissionen med anmodning om oplysninger om status for sine sagsakter.

7. Den 16. og 23. oktober 2007 sendte Kommissionen klageren to korte e-mails med oplysninger om status for dennes sag.

8. Den 12. december 2007 sendte klageren et brev til Kommissionen, hvori han anførte, at "da Kommissionen ikke har sendt noget officielt skriftligt svar inden for 45 arbejdsdage fra den dato, der er fastsat i aftalen, fandt den, at rapporten blev godkendt den 24. oktober 2007. Den endelige betaling på 33 671,28 EUR er imidlertid ikke modtaget." Klageren påpegede også, at den havde forskudt ressourcerne til projektet, men at "den som NGO ikke var i stand til at udbetale et sådant beløb til Kommissionen på ubestemt tid ".

9. Kommissionen besvarede ikke denne skrivelse. Den 17. marts 2008 meddelte den klageren følgende: "Kommissionen har afsluttet sin analyse af Deres endelige udgiftsopgørelse og anmodningen om betaling af saldoen på grundlag af de fremlagte bilag [klageren]. Denne analyse har skabt en balance til fordel for Kommissionen ...".

10. Efterfølgende indledte Kommissionen en inddrivelsesprocedure for et beløb på 13 441,60 EUR af det beløb, der tidligere var ydet som forfinansiering.

Forespørgslens genstand

11. I sin oprindelige klage til Ombudsmanden fremsatte klageren følgende påstande og påstande:

i) Kommissionen undlod at forklare sin forsinkelse med at foretage "balancebetalingen" for projektet.

ii) Kommissionen besvarede ikke [klagerens] brev af 12. december 2007.

iii) Kommissionen bør betale sagsøgeren det skyldige beløb, dvs. 33 671,28 EUR.

12. I sine yderligere bemærkninger fremsatte klageren en ny påstand og en ny påstand:

iv) Kommissionen har tilsidesat sine forpligtelser til at styrke civilsamfundet i medlemsstaterne og har tilsidesat princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning ved eventuelt at skulle betale morarenter.

v) Klageren hævdede, at "efter modtagelsen af betalingen vil den anmode om morarenter i overensstemmelse med bestemmelserne i tilskudsaftalen".

13. Eftersom Ombudsmanden kun kan behandle påstande eller krav, hvis klagerne har rettet forudgående administrative henvendelser til institutionerne vedrørende dem, kan han ikke behandle klagerens nye påstand iv) og nye påstand v). Klageren kunne indgive en ny klage i denne henseende efter at have indgivet de relevante forudgående administrative henvendelser til Kommissionen.

Forespørgslen

14. Klagen blev fremsendt til Kommissionen med anmodning om en udtalelse om klagens indhold senest den 30. april 2008. Den 26. juni 2009 sendte Kommissionen sin udtalelse, som blev fremsendt til klageren, med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsendte sine bemærkninger den 8. juli 2008.

15. Den 17. september 2008 forelagde Ombudsmanden i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i sin statut Kommissionen et forslag til mindelig løsning. Den 24. oktober 2008 anmodede Kommissionen om en forlængelse af fristen for fremsendelse af sit svar, hvilket blev imødekommet, således at svarfristen udløb den 30. november 2008. Kommissionens svar blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger senest den 31. januar 2009.

16. Klageren fremsatte flere anmodninger om forlængelse af fristen for fremsættelse af bemærkninger, nemlig henholdsvis den 26. januar, den 26. marts, den 1. april og den 1. juli 2009. I sin sidste e-mail af 1. juli 2009 anførte klageren, at han ville kontakte Ombudsmandens tjenestegrene "inden for en uge eller deromkring" med henblik på at fremsætte sine bemærkninger. Klageren har endnu ikke fremsendt sine bemærkninger. Den 8. september og den 28. september 2009 bestræbte Ombudsmandens tjenestegrene sig på at kontakte klageren pr. e-mail og telefonisk for at kontrollere, om den stadig ønskede at fremsætte bemærkninger til Kommissionens svar på den mindelige løsning. Denne kontakt viste sig at være umulig.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Kommissionens påståede undladelse af at forklare sin forsinkede betaling af restbeløbet for projektet og den dermed forbundne fordring

Argumenter forelagt Ombudsmanden

17. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde forklaret sin forsinkede betaling af restbeløbet for projektet. Klageren hævdede, at Kommissionen burde betale det skyldige beløb, nemlig 33 671,28 EUR.

18. Klageren påpegede, at den den 30. august 2007 sendte Kommissionen de nødvendige præciseringer vedrørende rapporten. Den påpegede endvidere, at hvis Kommissionen i henhold til de relevante bestemmelser i tilskudsaftalen ikke reagerede på klagerens præcisering inden for 45 dage fra datoen for denne præcisering ved at anmode om yderligere præcisering eller ved at underrette den om, at rapporten blev afvist, ville rapporten blive anset for at være accepteret af Kommissionen. Under disse omstændigheder skulle Kommissionen foretage den relevante betaling af restbeløbet inden for de efterfølgende 45 dage. Efter klagerens opfattelse fulgte Kommissionen ikke nogen af ovennævnte procedurer, og dens manglende betaling af saldoen til klageren inden for fristen på 45 dage fra den 30. august 2007 udgjorde derfor en forsinkelse.

19. Desuden understregede klageren i sine bemærkninger, at Kommissionen på trods af dens talrige anmodninger om oplysninger mellem august 2007 og marts 2008 ikke officielt informerede den om, hvordan vurderingen i den endelige rapport skred frem, og om dens præciseringer var blevet accepteret med henblik på betaling af det skyldige restbeløb. Tværtimod modtog klageren uformelle e-mails fra Kommissionen dateret den 16. oktober og den 23. oktober 2007, hvis ordlyd fik den til at tro, at betalingen ville blive foretaget inden for kort tid.

20. Det var imidlertid først i marts 2008, dvs. mere end seks måneder efter, at klageren havde fremsendt sine præciseringer vedrørende sin rapport, at Kommissionen officielt meddelte klageren, at betalingen af det skyldige restbeløb ikke kunne foretages, og at Kommissionen, fordi der var konstateret visse uregelmæssigheder i dens rapport og i forbindelse med gennemførelsen af projektet, ønskede at inddrive de beløb, der var blevet forudbetalt til klageren.

21. I sin udtalelse anførte Kommissionen, at den indledende undersøgelse af sagen viste, at klageren ikke fremlagde de understøttende oplysninger til rapporten i et passende format, og at nogle af dokumenterne ikke opfyldte den krævede standard. Desuden anførte Kommissionen, at klageren havde foretaget væsentlige ændringer i projektet uden at underrette den. Kommissionen besluttede derfor, at projektet skulle klassificeres som "høj risiko, og at det skulle være underlagt 100 % kontrol". Efterfølgende, den 19. oktober 2007, blev klagerens sag forelagt til finanskontrol, som sluttede den 10. december 2007.

22. I december 2007 forklarede programforvalteren under en telefonsamtale med klageren, at arbejdet med sagen skred frem, men at der ikke kunne gives nogen garanti for, at den endelige analyse ville være afsluttet inden udgangen af december 2007.

23. Kommissionen konkluderede, at klageren i perioden fra september til december 2007 "blev holdt underrettet regelmæssigt om situationen", og at "den [dvs. Kommissionen] gentagne gange havde anmodet om præciseringer, men at den ikke modtog en fuldstændig forklaring og begrundelse [fra klageren]".

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der fører til et forslag til en mindelig løsning

24. Ombudsmanden bemærkede først, at tilskudsaftalens artikel II.15.4 fastsætter følgende:

"... Ved modtagelse af ... [de dokumenter, der ledsager betalingsanmodningen] har Kommissionen den frist, der er fastsat i artikel I.4 [1] [45 dage], til at:

godkende den endelige rapport om gennemførelsen af foranstaltningen

-anmode modtageren om bilag eller yderligere oplysninger, som denne finder nødvendige for at kunne godkende rapporten

-afvise rapporten og anmode om forelæggelse af en ny rapport."

25. Ved brev af 23. juli 2007 rettede Kommissionen sin første anmodning til klageren om en præcisering af rapporten. Anmodningen havde følgende ordlyd:

"Denne anmodning betyder, at betalingsfristen for Dem suspenderes fra datoen for dette brevs poststemplets dato. Fristen løber fortsat fra den dato, hvor vi modtager de ønskede oplysninger. " (fremhævelse tilføjet)

26. Ombudsmanden bemærkede, at klageren fremlagde den nødvendige præcisering. Den 22. august 2007 anmodede Kommissionen pr. e-mail om yderligere oplysninger. E-mailen havde følgende ordlyd:

"Efter Deres præciseringer gennemgår jeg nu dokumenterne igen. For januar 2006 stemmer de beløb, der er angivet i den endelige rapport, ikke overens med tallene i tillæg 8. Jeg tilføjer hermed en scannet version af dokumenterne. Kan du hjælpe mig med at finde ud af det?

27. Ombudsmanden bemærkede endvidere, at klageren den 30. august 2007 fremsendte den ønskede præcisering. Samme dag svarede Kommissionen pr. e-mail som følger:

"Tak for disse oplysninger, det hjælper mig med at forstå tallene. Jeg ser frem til at færdiggøre beregningerne og udarbejde forhåndsmeddelelsen om betaling."

28. I lyset af ovenstående og på grundlag af ovennævnte artikel II. 15.4 i tilskudsaftalen og Kommissionens brev af 23. juli 2007, som klart henviste til den dato, hvor Kommissionen modtog de ønskede oplysninger (se understreget tekst i punkt 25 ovenfor), forstår Ombudsmanden, at fristen på 45 dage for Kommissionen til at træffe de foranstaltninger, der er omhandlet i nævnte artikel, nemlig at anmode klageren om yderligere præcisering eller afvise eller godkende rapporten skriftligt, begyndte at løbe den 30. august 2007. Den udløb således den 24. oktober 2007.

29. I den forbindelse bemærkede Ombudsmanden, at der var uenighed mellem klageren og Kommissionen om, hvorvidt Kommissionen mellem den 30. august og den 24. oktober 2007 anmodede klageren om yderligere oplysninger. Hverken klageren eller Kommissionen forelagde imidlertid Ombudsmanden skriftlig dokumentation for en sådan anmodning. Kommissionens e-mails, der blev sendt til klageren den 16. oktober og den 23. oktober 2007, og som klageren fremsendte kopier af, indeholdt ikke sådanne anmodninger.

E-mailen af 16. oktober 2007 havde følgende ordlyd:

"Sagen er i øjeblikket genstand for den sædvanlige interne kontrol. De vil blive holdt underrettet pr. e-mail og almindelig post, så snart denne proces er afsluttet ...". (fremhævelse tilføjet)

E-mailen af 23. oktober 2007 havde følgende ordlyd:

"Den foreslåede betaling er indledt i Kommissionens finansielle kredsløb. Jeg venter på feedback fra de finansielle verifikatorer, før vi kan gå videre til betaling."

30. Desuden kunne Kommissionens e-mails, der er citeret i punkt 29, efter Ombudsmandens opfattelse bestemt ikke forstås således, at de informerede klageren om, at rapporten blev afvist, eller at den var forpligtet til at fremlægge yderligere oplysninger.

31. Desuden kunne e-mailen af 16. oktober 2007, hvori Kommissionen anførte, at klagerens sag kun var genstand for "den sædvanlige" interne kontrol, ikke med rimelighed fortolkes således, at den gav anledning til en yderligere suspension af fristen på 45 dage i overensstemmelse med artikel II. 16.2 i tilskudsaftalen [2].

32. I henhold til artikel II.16.2, stk. 3, skal Kommissionen underrette modtageren om en sådan suspension ved anbefalet brev, der skal underskrives ved modtagelsen eller tilsvarende. En uformel e-mail som den, der er dateret den 16. oktober 2007, kan ikke med rimelighed anses for at svare til et anbefalet brev.

33. Det ser derfor ud til, at Kommissionen ikke skriftligt underrettede klageren om, at dens rapport blev godkendt eller afvist. Den anmodede heller ikke klageren om yderligere oplysninger inden for fristen på 45 dage, dvs. den 24. oktober 2007. Denne frist blev i øvrigt ikke suspenderet.

34. Som følge heraf ser det ud til, at klagerens endelige rapport den 24. oktober 2007 kunne anses for at være godkendt i overensstemmelse med den relevante bestemmelse i artikel II. 15.4, hvori det hedder:

"Hvis Kommissionen ikke har afgivet skriftligt svar inden for ovennævnte kontrolfrist [45 dage], betragtes rapporten som godkendt."

35. I tilskudsaftalens artikel 1.4.3 hedder det, at "[e]n betaling, der udgør den saldo af tilskuddet, der er fastlagt i overensstemmelse med artikel 11.17, foretages til modtageren senest 45 dage efter Kommissionens godkendelse af den rapport om teknisk gennemførelse, der ledsager anmodningen om betaling af saldoen". På grundlag af denne bestemmelse var det ikke urimeligt, at klageren forventede, at restbeløbet skulle betales af Kommissionen inden for 45 dage efter den 24. oktober 2007, dvs. den dato, hvor rapporten kunne anses for at være godkendt.

36. Kommissionen underrettede imidlertid ikke klageren senest den 24. oktober 2007 om, at dens rapport var blevet afvist, eller at der var behov for yderligere præciseringer. Dermed forhindrede den ikke klageren i at mene, at dens rapport kunne anses for at være godkendt. Efter at have modtaget klagerens sidste præcisering den 30. august 2007 suspenderede Kommissionen desuden ikke betalingen igen, som den gjorde den 23. juli 2007. Tværtimod meddelte den den 17. marts 2008 klageren, at tilbagesøgningen ville begynde.

37. I lyset af ovenstående var Ombudsmandens foreløbige konklusion, at de foranstaltninger, som Kommissionen havde truffet, kunne være et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Han fremsatte derfor i overensstemmelse med sin statut [3] et forslag til en mindelig løsning for institutionen.

38. I dette forslag var Ombudsmanden enig med klageren i, som anført i dennes brev til Kommissionen af 12. december 2007, som beklageligvis forblev ubesvaret, at det ikke var urimeligt for en tilskudsmodtager at forudbetale nogle midler til gennemførelsen af et projekt i den tro, at rapporten ville blive godkendt, og at betalingen derfor ville blive foretaget.

39. Ombudsmanden forstod, at klageren efter at have modtaget forfinansieringsbetalingen fra Kommissionen var nødt til at udbetale nogle midler for at afslutte projektet. Klageren præciserede imidlertid ikke i sin klage det nøjagtige beløb for det udbetalte beløb og fremlagde heller ikke bevis for eventuelle tab som følge af, at Kommissionen ikke inden marts 2008 underrettede klageren om, at den endelige betaling ikke ville blive foretaget.

40. Ombudsmanden bemærkede imidlertid, at klagerens krav vedrører betaling af saldoen af det samlede skyldige beløb, dvs. 33 671,28 EUR. Ombudsmanden påpegede i denne forbindelse, at i) i henhold til den relevante bestemmelse i artikel II. 15.4 i tilskudsaftalen: "Godkendelse af den rapport, der ledsager betalingsanmodningen, er ikke ensbetydende med anerkendelse af [dens] formelle rigtighed eller af ægtheden, fuldstændigheden og rigtigheden af de erklæringer og oplysninger, [den] indeholder", og ii) i henhold til artikel II. 17.5 i tilskudsaftalen: "Hvis foranstaltningen ikke gennemføres eller gennemføres dårligt, delvist eller for sent, kan Kommissionen nedsætte det oprindeligt fastsatte tilskud i overensstemmelse med den faktiske gennemførelse af foranstaltningen på de betingelser, der er fastsat i denne aftale."

41. Ombudsmanden var derfor af den opfattelse, at det ville være uforholdsmæssigt og i strid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning at anmode Kommissionen om i lyset af hans ovennævnte foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser at foretage betaling af saldoen af det samlede skyldige beløb, hvis klageren havde begået uregelmæssigheder i forbindelse med gennemførelsen af projektet.

42. I lyset af sin foreløbige konklusion om, at der kunne være tale om et tilfælde af fejl eller forsømmelser i den foreliggende sag, og i betragtning af alle de relevante omstændigheder fandt Ombudsmanden, at Kommissionen og klageren kunne finde en passende løsning på klagerens krav ved at tage direkte kontakt med hinanden. Han fremsatte derfor følgende forslag til en mindelig løsning:

Kommissionen kunne tage direkte kontakt til klageren for at finde en løsning på dennes krav i lyset af Ombudsmandens foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser.

De argumenter, der blev fremført for Ombudsmanden efter hans forslag om en mindelig løsning

43. Kommissionen afviste Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning. I sit svar gentog Kommissionen, at forsinkelsen i kommunikationen med klageren til dels var klagerens skyld, da klageren ikke havde været i stand til at fremlægge alle de nødvendige finansielle bilag rettidigt og på en velordnet måde.

44. Kommissionen påpegede også, at den efter en omhyggelig analyse af alle dokumenterne konkluderede, at klageren ikke gennemførte alle de foranstaltninger, der var fastsat i aftalen med Europa-Kommissionen. Kommissionen udstedte derfor en indtægtsordre på 13 441,60 EUR i stedet for at foretage den endelige betaling på 33 671,28 EUR. Kommissionen understregede, at det ikke ville være hensigtsmæssigt at foretage en endelig betaling, da der blev opdaget uregelmæssigheder i den måde, hvorpå klageren gennemførte projektet.

Ombudsmandens vurdering efter hans forslag om en mindelig løsning

45. Ombudsmanden bemærker, at klageren, efter at Kommissionen havde afvist hans forslag til en mindelig løsning, ved e-mails af henholdsvis 26. januar og 1. april 2009 meddelte ham, at "den indledte drøftelser/forhandlinger med Europa-Kommissionen " , og at den var "i færd med at undersøge mulighederne for at overbevise Europa-Kommissionen om at genoverveje sin oprindelige holdning og acceptere forhandlinger om en mindelig løsning i [dens] klagesag" . Den bekræftede dette i e-mailen af 14. oktober 2009.

46. De forhandlinger, som klageren henviste til, er endnu ikke afsluttet. Ombudsmanden antager, at dette er grunden til, at klageren valgte ikke at fremsætte bemærkninger til Kommissionens svar på hans mindelige løsning. Ikke desto mindre ser det ud til, at begge parter efter Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning accepterede hans forslag og tog direkte kontakt for at finde en passende løsning på klagerens påstand.

48. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at hans indgriben ikke længere er nødvendig. Han afslutter derfor dette aspekt af sagen, da der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser. Han har tillid til, at der vil være et positivt resultat af parternes forhandlinger. Ombudsmanden påpeger, at klageren kan indgive en ny klage, hvis han ikke er tilfreds med resultatet af forhandlingerne med Kommissionen.

B. Kommissionens påståede undladelse af at besvare klagerens brev af 12. december 2007

Argumenter forelagt Ombudsmanden

49. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde besvaret dennes brev af 12. december 2007.

50. Kommissionen erkendte og undskyldte, at den ikke besvarede klagerens brev af 12. december 2007, men forklarede, at "Kommissionen ikke fandt det hensigtsmæssigt at sende et foreløbigt svar, fordi [dengang] en tilbagesøgning var under forberedelse, som efterfølgende blev meddelt klageren den 17. marts 2008". (fremhævelse tilføjet)

Ombudsmandens vurdering

51. Ombudsmanden påpeger, at det foreløbige svar i overensstemmelse med den europæiske kodeks for god forvaltningsskik bør sendes inden for to uger.

52. Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik fastsætter, at et svar på et brev stilet til Kommissionen skal sendes af den relevante tjenestegren i Kommissionen senest 15 arbejdsdage efter datoen for modtagelsen af brevet. Hvis der ikke kan sendes et svar inden for denne frist, bør der sendes et foreløbigt svar.

53. Ombudsmanden kan derfor ikke godtage Kommissionens argument om, at den, eftersom den var i færd med at udarbejde en indtægtsordre, ikke fandt det nødvendigt at sende en venteskrivelse i tre måneder.

54. I betragtning af den omstændighed, at Kommissionen undskyldte, at den ikke havde sendt et sådant tilbageholdt svar, og af genstanden for den relevante ubesvarede skrivelse finder Ombudsmanden imidlertid, at det ikke er berettiget at foretage yderligere undersøgelser af sagen.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Ingen yderligere undersøgelser er berettigede.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 17. november 2009

---

[1] I artikel 1.4.3 i tilskudsaftalen hedder det: "Kommissionen har 45 dage til at godkende eller afvise den endelige rapport om den tekniske gennemførelse eller anmode om supplerende dokumentation eller oplysninger efter proceduren i artikel II. 15.4..."

[2] Artikel II. 16.2 i tilskudsaftalen har følgende ordlyd: "Kommissionen kan til enhver tid suspendere den betalingsfrist, der er fastsat i artikel 1, stk. 4, ved at meddele modtageren, at hans betalingsanmodning ikke kan imødekommes, enten fordi den ikke er i overensstemmelse med aftalens bestemmelser, eller fordi de relevante bilag ikke er fremlagt, eller fordi der er mistanke om, at nogle af udgifterne i finansieringsoversigten ikke er støtteberettigede, og der foretages yderligere kontrol.

Kommissionen kan også når som helst suspendere udbetalingen, hvis det konstateres eller formodes, at modtageren har overtrådt bestemmelserne i tilskudsaftalen, navnlig som følge af den revision og kontrol, der er omhandlet i artikel II. 19.

Kommissionen underretter modtageren om en sådan suspension ved anbefalet brev med modtagelsesbevis eller tilsvarende.

Suspensionen får virkning fra den dato, hvor Kommissionen sender meddelelsen. Den resterende periode løber igen fra den dato, hvor en behørigt udformet betalingsanmodning registreres, når de krævede bilag modtages, eller ved udløbet af suspensionsperioden som meddelt af Kommissionen."

[3] I artikel 3, stk. 5, i Ombudsmandens statut hedder det: "Ombudsmanden søger så vidt muligt sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ at finde en løsning, der kan bringe tilfældene af fejl eller forsømmelser til ophør og tilfredsstille klageren".