BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1. Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/77/06. I maj 2007 deltog han i to computerbaserede adgangsprøver. Den 1. juni 2007 meddelte EPSO ham, at hans pointtal ikke var høje nok til, at han kunne deltage i udvælgelsesprøvens næste fase.

2. Den 4. juni 2007 anmodede han EPSO om at fremsende en kopi af de spørgsmål, der var stillet ham, hans svar og de korrekte svar. Den 27. juni 2007 meddelte EPSO klageren sit afslag på hans anmodning og redegjorde for årsagerne til denne afgørelse.

3. Ved brev af 10. juli 2007 genfremsatte klageren sin begæring over for EPSO under henvisning til sine rettigheder i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (»forordning 1049/2001«)[1] og anmodede om aktindsigt i ovennævnte dokumenter [2]. Den 20. juli 2007 meddelte EPSO klageren, at han var nødt til at indgive sin genfremsatte begæring til Europa-Kommissionens Generalsekretariat ("generalsekretariatet").

4. Den 21. juli 2007 genfremsatte klageren sin begæring over for generalsekretæren vedrørende EPSO's afslag på at give ham aktindsigt i de ønskede dokumenter.

5. Da klageren ikke modtog noget svar på sin genfremsatte begæring, anlagde han den 22. september 2007 sag ved De Europæiske Fællesskabers Ret i Første Instans til prøvelse af EPSO's afslag på at udlevere kopier af de ønskede dokumenter til ham. Sagen verserer stadig ved denne ret [3].

6. Efter at have undskyldt forsinkelsen afviste SG den 17. januar 2008 klagerens genfremsatte begæring af 20. juli 2007.

7. I mellemtiden anfægtede klageren også EPSO's beslutning om at udelukke ham fra udvælgelsesprøvens næste fase. Efter EPSO's afslag på at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse indgav klageren den 6. december 2007 en ansøgning til EU-Personaleretten [4]. Ansøgningen er endnu ikke færdigbehandlet.

8. Den 14. april 2008 henvendte klageren sig til Den Europæiske Ombudsmand.

Forespørgslens genstand

9. Den 5. juni 2008 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af klagerens følgende påstand:

EPSO videresendte ikke sin genfremsatte begæring til Europa-Kommissionens Generalsekretariat og overholdt artikel 15, stk. 1, i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik [5].

Forespørgslen

10. Den 5. juni 2008 opfordrede Ombudsmanden EPSO til at kommentere klagerens påstand og præcisere reglerne for sit samarbejde med Kommissionen i forbindelse med anmodninger om aktindsigt. EPSO afgav udtalelse den 5. november 2008. Klageren fremsatte ingen bemærkninger.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

11. I henhold til EF-traktatens artikel 195, stk. 1, første afsnit, har Ombudsmanden ikke beføjelse til at undersøge en sag, hvor de relevante faktiske omstændigheder er eller har været genstand for en "retssag ". Endvidere hedder det i artikel 1, stk. 3, i Ombudsmandens statut: "Ombudsmanden kan ikke gribe ind i sager ved domstolene eller anfægte rigtigheden af en domstols afgørelse." Det skal dog bemærkes, at denne udelukkelse kun finder anvendelse, hvis parterne og tvistens genstand er identiske.

12. I den foreliggende sag vedrører det søgsmål, der er anlagt ved Retten, EPSO’s afslag på at udlevere de ønskede dokumenter til klageren. Genstanden for den klage, der blev indgivet til Ombudsmanden, vedrører derimod EPSO´'s påståede undladelse af at overføre klagerens genfremsatte begæring til generalsekretæren. Da genstanden for de to sager er forskellig, er ombudsmanden derfor beføjet til at undersøge dette klagepunkt.

A. Argumenter, der er fremført for ombudsmanden i den foreliggende sag

13. Klageren gør under henvisning til artikel 15 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik gældende, at EPSO burde have overført hans genfremsatte begæring til generalsekretæren.

14. EPSO erkendte i sin udtalelse, at når en ansøgning er stilet til den forkerte tjenestegren, er det ikke tilstrækkeligt, at EPSO oplyser ansøgeren om den korrekte adresse. Tværtimod bør den selv fremsende stævningen til den kompetente tjenestegren.

15. EPSO informerede også Ombudsmanden om en fast praksis for samarbejde med Kommissionen om behandlingen af begæringer om aktindsigt. Ifølge denne praksis besvarer EPSO i første omgang nye anmodninger om adgang, som enten indgives direkte til kontoret eller videregives til kontoret af Kommissionen. Hvis EPSO beslutter at give afslag på aktindsigt, meddeler det den, der har fremsat begæringen, at vedkommende i overensstemmelse med artikel 4 i Kommissionens afgørelse om anvendelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001 [6] har ret til at genfremsætte begæringen over for generalsekretæren.

B. Ombudsmandens vurdering

16. Principperne om god forvaltningsskik, jf. artikel 15 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, kræver, at når en skrivelse eller klage er stilet til en institutions organ, som ikke er kompetent til at behandle den, skal skrivelsen eller klagen straks sendes til institutionens kompetente tjenestegren.

17. I den foreliggende sag overdrog EPSO ikke klagerens ansøgning til generalsekretæren, men anmodede klageren om at henvende sig direkte til denne. Ombudsmanden noterer sig, at EPSO i sin udtalelse fuldt ud anerkendte, at ovennævnte regel generelt skal følges. Henset til de oplysninger, som EPSO har fremlagt vedrørende sit samarbejde med Kommissionen i forbindelse med behandlingen af begæringer om aktindsigt, er Ombudsmanden imidlertid i tvivl om, hvorvidt EPSO rent faktisk kunne være underlagt den specifikke forpligtelse i henhold til artikel 15 i ovennævnte kodeks til at fremsende en genfremsat begæring til Kommissionen.

18. Spørgsmålet om aktindsigt i dokumenter, som EPSO er i besiddelse af, er ikke udtrykkeligt reguleret i afgørelsen om oprettelse af EPSO (2002/621/EF). Desuden er EPSO hverken nævnt i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller i Kommissionens ovennævnte afgørelse om gennemførelse af aktindsigtsreglerne.

19. Ombudsmanden glæder sig over, at EPSO besluttede at indføre en praksis, hvorefter reglerne om aktindsigt også finder anvendelse på dokumenter, som det er i besiddelse af. Han bemærker, at en sådan praksis er i overensstemmelse med EU's beslutning om at udvide anvendelsen af reglerne om aktindsigt i forordning 1049/2001 til mindre organer som EU-agenturer. I lyset af de forbindelser, som EPSO havde med Kommissionen i den tidlige fase af dens oprettelse, er det desuden kun naturligt, at EPSO besluttede at trække på Kommissionens relevante ekspertise inden for aktindsigt.

20. Ikke desto mindre er Ombudsmanden overbevist om, at EPSO - som ikke er en del af Kommissionen, men et interinstitutionelt organ - vil have fuld kompetence til at vedtage en praksis eller en afgørelse om at anvende forordning 1049/2001 selvstændigt og dermed reagere på genfremsatte begæringer i henhold til den procedure, der er fastsat i forordningen.

21. Ombudsmanden er desuden i tvivl om, hvorvidt Kommissionen kan anses for at være kompetent i formel juridisk forstand til at træffe afgørelser om genfremsatte begæringer, der er indgivet mod EPSO's afslag på oprindelige begæringer. Forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse på " dokumenter ... vedrørende et spørgsmål om politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens ansvarsområde" (artikel 3, litra a)). Det kan meget vel være tilfældet, at visse dokumenter, som EPSO er i besiddelse af, også - i kopi eller i original - er i Kommissionens besiddelse. Det forekommer imidlertid ikke nødvendigt at konkludere, at alle de dokumenter, som EPSO er i besiddelse af, kan anses for at henhøre under Kommissionens ansvarsområde i ovennævnte forstand.

22. Når dette er sagt, finder Ombudsmanden det ikke nødvendigt eller hensigtsmæssigt at nå frem til en endelig konklusion om dette spørgsmål i den foreliggende sag. Han vil imidlertid tage passende skridt til at behandle sagen for at skabe en nyttig grad af klarhed og konsekvens med hensyn til behandlingen af anmodninger om aktindsigt i dokumenter, som EPSO er i besiddelse af.

23. I lyset af ovenstående betragtninger finder Ombudsmanden det ikke berettiget at fortsætte sin undersøgelse af den foreliggende sag.

C. Konklusioner

Af de grunde, der er anført i præmis 17-23, er det ikke berettiget at foretage yderligere undersøgelser af dette klagepunkt. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Yderligere bemærkning

I lyset af ovenstående konklusioner i punkt 19-22 mener Ombudsmanden, at det vil være hensigtsmæssigt, at EPSO træffer alle nødvendige foranstaltninger, såsom at forelægge et relevant forslag for sin bestyrelse, med henblik på at etablere sin autonomi med hensyn til behandling af anmodninger om aktindsigt i dokumenter, som dets tjenestegrene er i besiddelse af.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 26. marts 2009

[1] EFT L 145, s. 43.

[2] Artikel 2, stk. 1, i forordning nr. 1049/2001 bestemmer:

"Enhver unionsborger samt enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat har ret til aktindsigt i institutionernes dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne forordning."

[3] Sag T-374/07, Pachtitis mod Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber og EPSO.

[4] Sag F-35/2008, Pachtitis mod Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber.

[5] Artikel 15 Forpligtelse til at overgå til den kompetente tjenestegren i institutionen:

"1. Hvis en skrivelse eller en klage til institutionen stiles eller fremsendes til et generaldirektorat, et direktorat eller en enhed, som ikke har kompetence til at behandle den, sørger dens tjenestegren for, at sagen straks overføres til den kompetente tjenestegren i institutionen.

2. Den tjenestegren, der oprindeligt modtog brevet eller klagen, underretter ophavsmanden til denne overførsel og anfører navn og telefonnummer på den tjenestemand, som sagen er videregivet til.

3. Tjenestemanden underretter medlemmet af offentligheden eller organisationen om eventuelle fejl eller udeladelser i dokumenterne og giver vedkommende mulighed for at rette dem."

[6] 2001/937/EF, EKSF, Euratom: Kommissionens beslutning af 5.12.2001 om ændring af dens forretningsorden (meddelt under nummer K(2001) 3714), EFT L 345, s. 94.