Strasbourg, den 31. oktober 2007

Kære D.

Den 1. februar 2007 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor ("EPSO") vedrørende den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/36/05, der havde til formål at ansætte sprogadministratorer (AD5) til det rumænske sprog inden for oversættelse. Den 7. februar 2007 afsluttede De Deres klage ved at fremsende yderligere oplysninger.

Den 27. marts 2007 videresendte jeg Deres klage til EPSO's direktør.

Den 30. april 2007 fremsendte EPSO sin udtalelse, som jeg fremsendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger.

Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/36/05, som havde til formål at ansætte sprogadministratorer (AD5) til det rumænske sprog inden for oversættelse. Den 1. juni 2006 aflagde klageren adgangsprøverne, dvs. prøve a) og b).

Den 22. juni 2006 meddelte EPSO hende, at hun ikke havde bestået adgangsprøverne.

Klageren var overbevist om, at hun i det mindste havde givet korrekte svar på spørgsmålene om verbal ræsonnement, nemlig test b). Testen blev afholdt på hendes modersmål, det vil sige fransk.

Den 30. juni 2006 anmodede hun EPSO om at fremsende kopier af hendes svar og af oversigten over korrekte svar.

Den 3. juli 2006 svarede EPSO, at det ikke kunne imødekomme klagerens anmodning, og anførte, at

"Alle de spørgsmål, som [klageren] besvarede under [hendes] adgangsprøver, blev taget fra en database udviklet af EPSO. Da denne database (...) vil blive anvendt i forbindelse med andre udvælgelsesprøver, kan EPSO ikke formidle indholdet uden at bringe udvælgelseskomitéens arbejde i alvorlig fare (...)."

EPSO anførte endvidere, at enhver offentliggørelse af indholdet af denne database kunne stille ansøgere, der potentielt kunne blive informeret om dette indhold, i en mere fordelagtig situation. EPSO meddelte også klageren, at der findes stikprøveprøver på EPSO's websted.

Den 11. juli 2006 anmodede klageren i en yderligere e-mail til EPSO om, at hendes svar blev taget op til fornyet behandling, og gentog sin tidligere anmodning om adgang til hendes egne svar og til oversigten over korrekte svar. Hun mindede også EPSO om, at ansøgerne i henhold til vejledningen for ansøgere har ret til at modtage kopier af deres svar sammen med en liste over de korrekte svar. Endelig var hun af den opfattelse, at EPSO ved at nægte hende aktindsigt i hendes svar handlede i strid med princippet om gennemsigtighed og klagerens ret til at modtage oplysninger om sig selv. I den forbindelse citerede hun punkt E i meddelelsen om udvælgelsesprøven: "(...) ansøgere anerkendes at have en særlig ret til adgang til visse oplysninger, der vedrører dem direkte og individuelt (...)."

Den 25. juli 2006 svarede EPSO, at der ikke kunne gives adgang til de korrekte svar af de samme grunde som dem, der var anført i EPSO's skrivelse af 3. juli 2006. EPSO henviste ikke specifikt til klagerens anmodning om en fornyet gennemgang af hendes svar, men meddelte hende, at hun havde besvaret 27 spørgsmål korrekt ud af i alt 30 i prøve a), hvorved hun modtog 9 point ud af i alt 10 og 13 spørgsmål ud af i alt 26 i prøve b), hvorved hun modtog 10 point ud af i alt 20. EPSO anførte også, at:

"I forbindelse med de stopprøver, som EPSO tidligere har afholdt, aflagde alle ansøgere de samme prøver samme dag og på samme tid. Alle ansøgere modtog derfor identiske spørgsmål og fik derfor lov til at tage spørgsmålene med sig og, hvis de anmodede herom, listen over de korrekte svar på disse spørgsmål. Denne procedure er forklaret i vejledningen til ansøgere, som udtrykkeligt henviser til stopprøver og ikke adgangsprøver. De adgangsprøver, som klageren deltog i, er imidlertid af en anden karakter, hvilket ikke gør det muligt at udveksle spørgsmål mellem ansøgerne."

EPSO tilføjede, at det er fast besluttet på at give klarere og mere præcise forklaringer i den nye udgave af vejledningen for ansøgere.

Klageren var først af den opfattelse, at EPSO's adfærd var inkonsekvent: På den ene side lovede den kandidaterne i sin vejledning for ansøgere , at de kunne få adgang til deres svar, og på den anden side nægtede den denne ret, når en kandidat forsøgte at udøve den. For det andet var hun ikke enig i den forskelsbehandling, der indrømmes det, der kaldes "stopprøver", i forhold til det, der kaldes "adgangsprøver". Hun bemærkede i denne forbindelse, at EPSO selv anvender begge udtryk alternativt og uden forskel. Sammenfattende har hun gjort gældende, at de to begreber for EPSO har samme betydning, dvs. at de udgør indledende eller første udvælgelsesprøver, der giver adgang til de skriftlige prøver.

Klageren henvendte sig derfor til Den Europæiske Ombudsmand.

Klageren hævdede, at EPSO i) i forbindelse med hendes deltagelse i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/36/05 med urette nægtede at sende hende kopier af hendes svar sammen med evalueringsskemaet, der viste de korrekte svar, og ii) undlod at give en behørig begrundelse for afslaget.

Hun gjorde ligeledes gældende, at EPSO (iii) ikke havde foretaget en fornyet gennemgang af hendes svar efter hendes anmodning af 11. juli 2006.

Klageren hævdede, at EPSO i) skulle sende hende kopier af hendes svar sammen med evalueringsskemaet med de korrekte svar.

Hun nedlagde endvidere påstand om, at EPSO ii) skulle sende hende en opdeling af oplysningerne efter nationalitet, bopæl og nuværende beskæftigelse for de ansøgere, der havde bestået stopprøverne. Hun henviste til ansøgernes ansættelse i institutionerne på tidspunktet for deres deltagelse i udvælgelsesprøverne.

Forespørgslen

EPSO's udtalelse

EPSO's udtalelse kan sammenfattes således:

Klageren var ansøger til den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/36, hvis meddelelse om udvælgelsesprøve blev offentliggjort den 15. november 2005 i Den Europæiske Unions Tidende C 282A. Denne meddelelse om udvælgelsesprøve blev suppleret med yderligere oplysninger, der blev offentliggjort den 22. marts 2006 (EUT C 70A). Afsnit B (Adgangsprøver) i meddelelsen om udvælgelsesprøve bestemte, at EPSO med henblik på at foretage en foreløbig udvælgelse med henblik på adgang til udvælgelsesprøven skulle afholde adgangsprøver for alle ansøgere. Disse vil blive gennemført enten direkte på computer i specialiserede centre i en periode, der fastsættes af EPSO, eller på papir i prøvecentre og samme dag for alle ansøgere.

Den 27. februar 2006 underrettede EPSO de ansøgere, herunder klageren, hvis ansøgninger var blevet korrekt registreret, og deres registrering bekræftede, at adgangsprøverne ville blive afholdt på computer, og at de derfor skulle reservere tid og dato for afholdelsen af prøverne.

I overensstemmelse med afsnit B.1 i meddelelsen om udvælgelsesprøve var der to adgangsprøver, der hver bestod af en række multiple choice-spørgsmål: i) prøve a) med henblik på at vurdere kendskabet til Den Europæiske Union, dens institutioner og politikker, som blev bedømt på en skala fra 0 til 10 med et minimumskrav på 5, og ii) prøve b) med henblik på at vurdere generelle færdigheder, navnlig verbale færdigheder og ræsonnementsfærdigheder, som blev bedømt på en skala fra 0 til 20 med et minimumskrav på 10.

Klageren fik det krævede antal point i begge prøver, men hendes samlede antal point var ikke tilstrækkeligt til, at hun kunne placeres blandt de 450 ansøgere, der havde opnået de bedste resultater. Hun opnåede 19 point ud af 30, mens den laveste karakter blandt de 450 bedste kandidater var 22.387 point.

Den 22. juni 2006 meddelte EPSO klageren sine resultater, og at hun ikke fik adgang til udvælgelsesprøvens næste fase.

Den 30. juni 2006 anmodede klageren EPSO om pr. e-mail at sende hende en kopi af adgangsprøverne, listen over korrekte svar og en forklaring på, hvorfor de var korrekte.

Den 3. juli 2006 svarede EPSO, at det ikke kunne sende hende de oplysninger, hun havde anmodet om, fordi de spørgsmål, hun havde besvaret, indgik i en omfattende database med spørgsmål, som også blev anvendt i forbindelse med andre udvælgelsesprøver. EPSO kunne derfor ikke videregive spørgsmål fra denne database uden at underminere udvælgelseskomitéens beslutningsproces. Desuden kan enhver offentliggørelse af databasens indhold være til gavn for nogle ansøgere. EPSO anførte ligeledes, at for at give ansøgerne mulighed for at gøre sig bekendt med den type prøver, de eventuelt ville blive indkaldt til, var der adgang til stikprøveprøver på EPSO’s websted.

Den 10. juli 2006 (1) gentog klageren sin anmodning og præciserede, at hun ønskede at få kendskab til sine fejl. Hun anførte ligeledes, at meddelelsen om udvælgelsesprøven og vejledningen for ansøgere gav hende ret til at få adgang til prøverne.

Den 25. juli 2006 svarede EPSO, at EPSO ikke kunne imødekomme hendes anmodning, og at der skulle sondres mellem de forudgående stopprøver og de adgangsprøver, der blev afholdt på computer. EPSO understregede, at spørgsmålene i de (gamle) stopprøver var de samme for alle ansøgere, og at prøverne blev afholdt på samme tid for dem alle. Som følge heraf fik kandidaterne tilladelse til at tage deres kopi af spørgsmålene med sig efter eksamen og også til at bede om de korrekte svar. Adgangsprøverne har imidlertid en anden karakter, som ikke gør det muligt at videregive spørgsmålene til ansøgerne. EPSO informerede også klageren om den metode, der blev anvendt til at beregne klagerens pointtal i prøverne for hvert spørgsmål, antallet af korrekte svar samt resultaterne og beregningen af hendes samlede pointtal.

Med hensyn til klagerens påstand om EPSO's afvisning af at sende klagerens svar (og spørgsmål 2) samt de korrekte svar anførte EPSO, at meddelelsen om udvælgelsesprøven indeholdt to muligheder for at tilrettelægge adgangsprøverne: i) direkte på computer i en periode, der fastsættes af EPSO, eller ii) på papir, der afholdes samtidigt for alle ansøgere. EPSO bemærkede også, at computerbaserede prøver udgør en ny tilgang i forbindelse med udvælgelsesprøver. Vejledningen for ansøgere henviser imidlertid kun til én mulighed for at afholde adgangsprøverne som fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøve, nemlig prøver på papir. Vejledningen fastsætter bl.a., at "[e]n generel regel er, at prøverne og/eller de skriftlige prøver afholdes samtidigt for alle ansøgere på alle de udpegede prøvesteder (...), hvis udvælgelsesprøven består af stopprøver, har ansøgerne ret til efter anmodning at få tilsendt en kopi af deres svar sammen med en liste over korrekte svar".

I de udvælgelsesprøver, hvor der afholdes prøver på papir samme dag for alle ansøgere og på alle udpegede prøvesteder på samme tid, er prøverne identiske for alle ansøgere. I de computerbaserede adgangsprøver kan ansøgerne derimod inden for en given frist, der meddeles alle ansøgere, vælge en dato og et tidspunkt, der passer dem. Desuden modtager alle ansøgere ti spørgsmål, hvis samlede vanskelighed svarer til vanskeligheden ved de spørgsmål, som alle andre ansøgere modtager. Spørgsmålene udvælges for hver ansøger på et rent tilfældigt grundlag fra en database, så ansøgerne pr. definition ikke aflægger den samme prøve.

Oplysningerne i vejledningen for ansøgere fandt derfor kun anvendelse på de prøver, der var identiske for alle ansøgere, og som blev afholdt samme dag. EPSO præciserede ligeledes, at vejledningen i betragtning af den stigende anvendelse af computerbaserede prøver i de udvælgelsesprøver, der er blevet afholdt siden den pågældende udvælgelsesprøve, er blevet ændret i overensstemmelse hermed, og at de nuværende oplysninger i vejledningen nu er utvetydige med hensyn til de dokumenter, som ansøgerne kan få adgang til.

EPSO henviste endvidere til fordelene ved de computerbaserede prøver, nemlig i) at der er oprettet en database for at give ansøgerne mulighed for at aflægge deres prøver på en computer, og ii) at dette nye værktøj giver ansøgerne mulighed for at aflægge en individuel prøve på grundlag af en tilfældig udvælgelse af de spørgsmål, der er indeholdt i databasen, på datoen for deres valg inden for en frist, der fastsættes af EPSO.

Et sådant system betyder imidlertid, at adgangsprøverne udelukkende finder sted online, og at ansøgerne hverken kan fjerne deres prøvepapirer eller anmode om en udskrift af spørgsmålene eller deres svar. De spørgsmål, der anvendes i forbindelse med denne udvælgelsesprøve, udgør en integreret del af databasen, som løbende anvendes både i forbindelse med igangværende udvælgelsesprøver og i forbindelse med udvælgelsesprøver, som EPSO afholder i fremtiden. Derfor kan oplysningerne i databasen ikke offentliggøres.

EPSO påpegede, at hvis klagerens begæring om aktindsigt blev behandlet i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (3) ("forordning 1049/2001"), ville det være klart, at der er grænser for retten til aktindsigt, navnlig af hensyn til offentlighedens interesse for at sikre målet om at udvælge det bedste personale til EU-institutionerne. I denne forbindelse henviste EPSO til de forenede sager T-110/03, T-150/03 og T-405/03, Sison mod Rådet (4). I disse sager fastslog Domstolen, at

1. "Formålet med forordningen er at sikre alle adgang til offentlige dokumenter og ikke kun den begærende parts adgang til dokumenter, der vedrører den pågældende";
2. "undtagelserne fra aktindsigt i dokumenter i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 er formuleret i obligatoriske vendinger"; og
3. " ved anvendelsen af de obligatoriske undtagelser i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan der ikke tages hensyn til den særlige interesse, som den begærende part kan gøre gældende i at få aktindsigt i et dokument, der vedrører ham personligt."(5)

EPSO har gjort gældende, at retten til aktindsigt er begrænset eller udelukket i henhold til princippet lex specialis derogat legi generali, dvs. at en særlig regel fraviger den generelle regel, når der findes særlige regler, der regulerer særlige forhold. EPSO henviste i denne forbindelse til sag T-371/03, Le Voci mod Rådet (6), og gjorde endvidere gældende, at vedtægten i den foreliggende sag har et specifikt formål, der er begrundet i almene hensyn.

EPSO henviste endvidere til sag T-376/03, Hendrickx mod Rådet (7) og den deri nævnte retspraksis, navnlig sag T-53/00, Angioli mod Kommissionen (8). I sidstnævnte sag fastslog Retten, at sagsøgeren ikke kunne påberåbe sig EF-traktatens artikel 255, stk. 1, eller forordning nr. 1049/2001 med henblik på at rejse tvivl om anvendeligheden af artikel 6 i bilag III til vedtægten, som knæsætter princippet om, at udvælgelseskomitéens arbejde skal være hemmeligt.

Endelig anførte EPSO, at det ikke kan frigive spørgsmålene/svarene uden at underminere udvælgelsesprocessen som omhandlet i artikel 4, stk. 3, i forordning 1049/2001. Enhver udbredelse i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 af indholdet af databasen eller en del heraf vil være til gavn for de fremtidige ansøgere, der vil kunne få adgang til den, og kan således have negative virkninger for fremtidige konkurrenceprocedurer ved at underminere ligebehandlingen af ansøgerne. EPSO påpegede også, at det i artikel 4, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsættes, at der gives afslag på aktindsigt i et dokument, "medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet". I den foreliggende sag er interessen imidlertid klart privat, og det er utvivlsomt i offentlighedens interesse, at objektiviteten af EU-institutionernes udvælgelsesprocedurer og ligebehandlingen af ansøgerne sikres fuldt ud.

EPSO mener derfor, at afslaget på aktindsigt i spørgsmålene/svarene og listen over korrekte svar er fuldt ud berettiget. EPSO anførte, at "generel systemisk og officiel" adgang til spørgsmålene i databasen for enhver ansøger, der anmoder herom, ville være til alvorlig skade for denne nye metode. EPSO er ligeledes af den opfattelse, at ad hoc-adgang til prøver som led i en specifik klageprocedure ville have en tilsvarende negativ indvirkning på evalueringssystemet.

Hvad angår begrundelsen for klagerens resultater understregede EPSO desuden, at meddelelsen om den karakter, som en ansøger, der ikke har bestået, har modtaget, ifølge den relevante retspraksis udgør en tilstrækkelig begrundelse for udvælgelseskomitéens afgørelse. Klageren blev underrettet om sine resultater, og hvorfor hun ikke blev accepteret til næste fase af udvælgelsesprøven. Endvidere blev EPSO den 25. juli 2006 i sit svar på klagerens skrivelse af 11. juli 2006 underrettet om den metode, der blev anvendt til at beregne hendes pointtal i prøverne for hvert spørgsmål, antallet af korrekte svar samt resultaterne og beregningen af hendes samlede pointtal.

Med hensyn til klagerens påstand om, at hun skulle have adgang til statistiske oplysninger vedrørende udvælgelsesprøven, dvs. opdelingen af oplysninger efter nationalitet, bopæl og nuværende beskæftigelse for de ansøgere, der havde bestået stopprøverne, var EPSO af den opfattelse, at: Klagerens mål med at anmode om disse oplysninger var at fastslå, om udvælgelsen rent faktisk havde været diskriminerende, ved at basere sig på overvejelser om den geografiske fordeling af ansøgerne i stedet for på deres evner.

EPSO svarede, at geografisk balance kunne spille en rolle i ansættelsen, men ikke i udvælgelsen, og EPSO er kun ansvarlig for udvælgelsen. Udvælgelseskriterierne gælder på samme måde for alle ansøgere. Ansøgernes resultater afhænger kun af de point, de får ved prøverne. Et højere antal beståede ansøgere af en bestemt nationalitet eller oprindelse sammenlignet med andre ansøgere tyder ikke på forskelsbehandling. EPSO henviste i denne forbindelse til sag T-361/03, Vanlangendonck mod Kommissionen (9). EPSO påpegede også i denne forbindelse, at prøverne er anonyme, og at ansøgernes identitet først afsløres, når resultaterne er kendt.

EPSO indrømmede, at det kan udarbejde statistiske data, men det gør det kun i tjenestens interesse og ikke som svar på individuelle anmodninger.

EPSO henviste også til klagerens anmodning om at få udleveret statistiske oplysninger om antallet af interne og eksterne ansøgere, dvs. de ansøgere, der allerede arbejder i institutionerne, i modsætning til dem, der ikke gør. EPSO præciserede i denne forbindelse, at ansøgerne i forbindelse med indgivelsen af ansøgningerne til den pågældende udvælgelsesprøve ikke blev anmodet om at oplyse EPSO om, hvorvidt de arbejdede i EU-institutionerne eller ej. Der forelå derfor ikke en sådan opdeling.

Med hensyn til opdelingen af oplysninger efter bopæl henviste EPSO til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (10) af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger ("forordning 45/2001") og bekræftede, at det anmoder ansøgerne om at angive deres bopæl, men påpegede, at dette kun sker for at gøre det lettere for undersøgelsescentrene at reservere. Sådanne oplysninger kan dog let ændres, og EPSO har derfor ikke en pålidelig opdeling af data efter bopæl.

Med hensyn til opdelingen af data efter nationalitet anførte EPSO, at det for nylig havde besluttet at offentliggøre sådanne data på sit websted. EPSO kunne imidlertid ikke angive, hvornår disse data ville blive offentliggjort. Sammen med sin udtalelse fremlagde EPSO en opdeling af data efter nationalitet for de ansøgere, der havde bestået adgangsprøverne til den pågældende udvælgelsesprøve.

Klagerens bemærkninger

Der er ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Adgang til spørgsmål/svar vedrørende computerbaseret testning ("CBT") - henvisninger og relaterede krav

1.1 Klageren, som ikke bestod adgangsprøverne til de computerbaserede prøver i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/36/05, indgav en klage over sin deltagelse i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/36/05. Hun hævdede, at Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor ("EPSO") med urette nægtede at give hende kopier af hendes svar og af evalueringsskemaet med korrekte svar, og ii) undlod at give en behørig begrundelse for afslaget.

Til støtte for sine påstande henviste klageren til de relevante bestemmelser i vejledningen for ansøgere og til punkt E.4 i meddelelsen om udvælgelsesprøve.

Klageren hævdede, at EPSO burde sende hende kopier af hendes svar sammen med evalueringsskemaet med korrekte svar.

1.2 Sammenfattende gjorde EPSO gældende, at vejledningen for ansøgere henviste til prøver på papir, der blev taget samtidigt af alle ansøgere, og ikke til de adgangsprøver til CBT, som klageren deltog i. I denne forbindelse anførte EPSO, at vejledningen i betragtning af den stigende anvendelse af CBT i de udvælgelsesprøver, der er afholdt siden den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/36/05, er blevet ændret for at undgå forvirring med hensyn til adgang til CBT-prøver. De nuværende oplysninger i vejledningen er entydige med hensyn til de dokumenter, som ansøgerne kan få adgang til, afhængigt af de forskellige former for tilrettelæggelse af prøverne, dvs. direkte på computer eller på papir.

Desuden mente EPSO i sin udtalelse, at anmodninger om adgang til spørgsmål/svar i forbindelse med adgangsprøver til CBT (ansøgernes egne svar og de korrekte svar) under alle omstændigheder bør afslås, hvilket betyder, at både "generel systemisk og officiel" adgang og ad hoc-adgang bør afslås. EPSO baserede sin afgørelse om afslag på en sådan aktindsigt på Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (11) ("forordning nr. 1049/2001") og på Fællesskabets retsinstansers relevante retspraksis. EPSO fremførte navnlig, at spørgsmålene/svarene på CBT-prøverne ikke kunne videregives til ansøgerne, fordi dette ville underminere udvælgelsesprocessen.

1.3 Ombudsmanden påpeger indledningsvis, at klagerens nuværende påstand er dobbelt: Den vedrører i) tilstrækkeligheden af oplysningerne i vejledningen for ansøgere og ii) de grunde, som EPSO har anført til støtte for sit synspunkt om, at der principielt bør gives afslag på adgang til spørgsmål/svar i forbindelse med adgangsprøverne til CBT.

Meddelelsen om udvælgelsesprøven, de forskellige prøver, der eventuelt skal afholdes, og henvisningen til "Vejledning for ansøgere"

1.4 Ombudsmanden bemærker, at det i indledningen til afsnit B (Adgangsprøver) i den relevante meddelelse om udvælgelsesprøve er fastsat, at

"EPSO afholder adgangsprøver med henblik på at gennemføre en foreløbig udvælgelse, der giver adgang til udvælgelsesprøven. EPSO afholder disse prøver for alle ansøgere, enten:

1. direkte på computer, hvis der er et tilstrækkeligt antal til rådighed i centre, der er specialiseret i denne type prøver, vil prøverne blive afholdt over en periode, der fastsættes af EPSO, eller
2. på papir i prøvecentre, i hvilket tilfælde prøverne vil blive afholdt samme dag for alle ansøgere."

1.5 Ombudsmanden bemærker også, at det i punkt E.4 i meddelelsen om udvælgelsesprøven, som klageren henviste til i sin klage, hedder:

"(...) det anerkendes, at ansøgerne har en særlig ret til adgang til visse oplysninger, der vedrører dem direkte og individuelt (...) [, og at][e]ksempler på den type oplysninger, der kan gives, findes i vejledningen for ansøgere, afsnit III, punkt 2."

Henvisningen i meddelelsen om udvælgelsesprøve til "Vejledning for ansøgere "er af central betydning ved analysen af klagerens argument vedrørende punkt E.4 i meddelelsen om udvælgelsesprøve samt EPSO's forklaring om, at oplysningerne i vejledningen kun gjaldt for de prøver, der var identiske for alle ansøgere, og som blev afholdt samme dag.

1.6 Vejledningen for ansøgere, der blev offentliggjort på EPSO's websted på tidspunktet for den pågældende udvælgelsesprøve, indeholder følgende udsagn:

"Testens art varierer fra udvælgelsesprøve til udvælgelsesprøve (se meddelelsen om udvælgelsesprøve). Som hovedregel afholdes prøverne og/eller de skriftlige prøver samtidigt for alle ansøgere på alle de udpegede prøvesteder. Da der er tale om en udvælgelsesprøve, er der ingen undtagelser fra denne regel, og ingen ansøgere må af nogen som helst grund aflægge nogen af prøverne på et andet tidspunkt eller et andet sted. (...)

Hvis udvælgelsesprøven omfatter stopprøver, har ansøgerne ret til efter anmodning at få tilsendt en kopi af deres svar sammen med en liste over korrekte svar.

Efter de skriftlige prøver kan ansøgerne efter anmodning få udleveret en kopi af deres skriftlige indlæg samt en kopi af deres personlige bedømmelsesskema med udvælgelseskomitéens bemærkninger til deres skriftlige prøve(r).

Sådanne anmodninger skal fremsættes senest en måned efter datoen på det brev, hvori resultaterne meddeles, eller afgørelsen om at bringe en ansøgers deltagelse i en udvælgelsesprøve til ophør."

1.7 I lyset af ovenstående ser det ikke ud til, at hverken meddelelsen om udvælgelsesprøven eller vejledningen for ansøgere på nogen måde støtter EPSO's forklaring om, at vejledningens bestemmelse "[h]vis udvælgelsesprøven omfatter stopprøver, har ansøgerne ret til efter anmodning at få tilsendt en kopi af deres svar sammen med en liste over korrekte svar", som kun gælder for prøver på papir. Denne konklusion ændres ikke af, at der i meddelelsen om udvælgelsesprøven efterfølgende henvises til disse prøver som "adgangsprøver" i stedet for "forhåndsudvælgelsesprøver".

1.8 Ombudsmanden minder om, at principperne om god forvaltningsskik kræver, at de oplysninger, der gives til borgerne, skal være så nøjagtige og fuldstændige som muligt.

Med hensyn til det foreliggende aspekt af klagen er Ombudsmanden af den opfattelse, at EPSO ikke på behørig vis informerede ansøgerne om deres ret til at få udleveret deres svar, fordi EPSO ikke i sin vejledning for ansøgere sondrede klart mellem de forskellige prøver, der var mulige. EPSO's hensigt om at begrænse denne adgang til prøverne på papir var derfor ikke klar. Desuden undskyldte EPSO i sin udtalelse om klagen ikke, at det ikke havde informeret ansøgerne korrekt, hvilket Ombudsmanden finder beklageligt.

I lyset af det forhold, at EPSO ifølge EPSO i mellemtiden har forbedret vejledningens ordlyd, mener Ombudsmanden imidlertid ikke, at en forlængelse af denne undersøgelse med hensyn til dette aspekt af klagen vil tjene noget nyttigt formål.

EPSO's afslag på at give adgang til svarene på CBT-spørgsmålene/-svarene

1.9 Ombudsmanden bemærker, at EPSO henviste til en hypotetisk situation, "hvis klagerens begæring om aktindsigt blev behandlet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001", og forklarede sin holdning i lyset af de eksisterende regler om aktindsigt, nemlig forordning (EF) nr. 1049/2001 og Fællesskabets retsinstansers relevante retspraksis.

1.10 EPSO fremførte, at der er grænser for retten til aktindsigt, og henviste f.eks. til "almene hensyn" (fremhævelse tilføjet), som kan påberåbes for at sikre målet om at udvælge det bedste personale til EU-institutionerne. Til støtte for dette synspunkt citerede den også fra de forenede sager T-110/03, T-150/03 og T-405/03, Sison mod Rådet (12), at:

1. "undtagelserne fra aktindsigt i dokumenter i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 er formuleret i obligatoriske vendinger"; og
2. " ved anvendelsen af de obligatoriske undtagelser i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan der ikke tages hensyn til den særlige interesse, som den begærende part kan gøre gældende i at få aktindsigt i et dokument, der vedrører ham personligt."(13)

Ombudsmanden påpeger imidlertid, at EPSO ikke specifikt har henvist til en af de undtagelser, der er baseret på beskyttelsen af offentlighedens interesser, jf. artikel 4, stk. 1, litra a), nr. 14). EPSO henviser kun til interessen i "at sikre målet om at udvælge det bedste personale til EU-institutionerne" , som ifølge EPSO også bør være omfattet af begrebet "offentlig interesse" som omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Ombudsmanden minder om, at undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 ifølge fast retspraksis skal fortolkes og anvendes restriktivt for ikke at tilsidesætte det generelle princip, der er nedfældet i denne forordning (15).

Ombudsmanden konkluderer derfor, at hvis EPSO forsøgte at underordne interessen i at "udvælge det bedste personale til EU-institutionerne" under undtagelserne vedrørende offentlighedens interesse i artikel 4, stk. 1, litra a), i nævnte forordning (hvilket synes at være tilfældet, for så vidt som EPSO's udtalelse citerer de forenede sager T-110/03, T-150/30 og T-405/03, Sison mod Rådet), ville dette være en klart ukorrekt tilgang i lyset af Fællesskabets retsinstansers rigelige og faste retspraksis.

1.11 Ombudsmanden bemærker imidlertid, at EPSO også synes at have ønsket at henvise til og påberåbe sig undtagelsen i artikel 4, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, som giver mulighed for at afslå aktindsigt i dokumenter " til internt brug eller modtaget af en institution(...)" [og vedrørende spørgsmål] (...), hvis institutionen ikke har truffet afgørelse".

Det fremgår rent faktisk af EPSO´'s udtalelse, at den ikke kan offentliggøre spørgsmålene/svarene uden at underminere udvælgelsesprocessen. Den har endvidere gjort gældende, at spørgsmålene/svarene udgør en del af den database, der løbende anvendes både i forbindelse med de igangværende udvælgelsesprøver og i forbindelse med de udvælgelsesprøver, som EPSO afholder i fremtiden. Ifølge EPSO vil enhver udbredelse i henhold til forordning nr. 1049/2001 af indholdet af databasen eller en del heraf være til fordel for de fremtidige ansøgere, der vil kunne få adgang til den. En sådan adgang kan således få negative virkninger for fremtidige udvælgelsesprøver ved at underminere ligebehandlingen af ansøgerne, da nogle kan få spørgsmålene/svarene, mens andre ikke kan. EPSO påpegede også, at det i artikel 4, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsættes, at der gives afslag på aktindsigt i et dokument, "medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet", og tilføjede, at interessen i det foreliggende tilfælde klart er privat. EPSO anførte endvidere, at det er i offentlighedens interesse, at den objektive karakter af EU-institutionernes udvælgelsesprocedurer og ligebehandlingen af ansøgerne sikres fuldt ud.

Ombudsmanden bemærker, at EPSO's argument både henviser til den igangværende udvælgelsesprøve og til andre igangværende eller fremtidige udvælgelsesprøver.

Ombudsmanden påpeger, at videregivelsen af listen over spørgsmål, som de har besvaret, og deres svar til afviste ansøgere ikke nødvendigvis betyder, at spørgsmålene/svarene i databasen som følge heraf vil blive offentligt tilgængelige.

Selv om et betydeligt antal af spørgsmålene eller endog alle spørgsmålene i tidens løb skulle blive kendt af ansøgerne i fremtidige udvælgelsesprøver, modtager disse ansøgere imidlertid de spørgsmål, der udvælges tilfældigt af systemet, fra en enorm database. Derfor synes chancen for, at de modtager nøjagtig de samme spørgsmål, som de allerede har kendskab til, at være minimal, og en mulighed for, at de kan huske alle spørgsmålene/svarene i den enorme database, bør snarere udelukkes. Desuden kan og bør den type spørgsmål/svar, der anvendes i forbindelse med CBT-test (f.eks. spørgsmål, der har til formål at vurdere kendskabet til EU-anliggender og verbale og numeriske ræsonnementer), løbende revideres og ajourføres for at kontrollere, om de stadig er nøjagtige, og om de opfylder deres rolle med hensyn til at udvælge de mest kyndige og fortjenstfulde ansøgere.

Ombudsmanden kan derfor ikke på grundlag af EPSO´'s forklaring se, hvorfor videregivelsen af spørgsmålene til ansøgerne i de samme eller fremtidige udvælgelsesprøver nødvendigvis ville undergrave udvælgelsesprocessen, dvs. bringe EPSO´'s mål om at kontrollere ansøgernes viden og evner og sikre institutionerne de bedst mulige tjenester for tjenestemænd med de højeste standarder for kvalifikationer, indsats og integritet i fare.

EPSO's ovennævnte argument er derfor ikke blevet underbygget.

1.12 Som begrundelse for sit afslag erindrede EPSO endvidere om, at Retten har fastslået, at den fortrolige karakter af udvælgelseskomitéernes arbejde, der er fastsat i artikel 6 i bilag III til vedtægten, skal betragtes som en lex specialis, der fraviger de generelle regler om aktindsigt. EPSO henviste i denne forbindelse til sag T-376/03, Hendrickx mod Rådet (16), og sag T-371/03, Le Voci mod Rådet (17).

Ombudsmanden påpeger for det første, at ovennævnte retspraksis ikke vedrører adgang til testspørgsmål. For det andet bemærker Ombudsmanden, at et sådant argument næppe kan forenes med EPSO's egen praksis med at give adgang til spørgsmål og svar i forbindelse med stopprøver, der gennemføres på papir, og endog til spørgsmål i forbindelse med alle andre skriftlige prøver.

For det tredje understreger Ombudsmanden, at ovennævnte retspraksis ved Fællesskabets retsinstanser vedrører artikel 6 i bilag III til personalevedtægten og den fortrolige karakter af udvælgelseskomitéernes arbejde i forbindelse med udvælgelsesprøver. Ombudsmanden bemærker endvidere, at "adgangsprøverne" i den foreliggende sag blev afholdt i overensstemmelse med CBT-testsystemet, og at EPSO ikke har påvist, at udformningen, formuleringen, korrektionen og mærkningen af de spørgsmål og svar, der er lagret i systemet, og som blev præsenteret for ansøgerne, på nogen måde var forbundet med den udpegede udvælgelseskomités arbejde eller blev udført under dennes ansvar. Desuden bekræftede EPSO selv over for klageren i sit brev af 3. juli 2006, at "adgangsprøverne blev taget fra en database udviklet af EPSO". Det er derfor ikke tilstrækkeligt, at EPSO i denne forbindelse påberåber sig retspraksis vedrørende udvælgelseskomitéernes arbejde.

I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at EPSO ikke i tilstrækkelig grad har begrundet sit afslag på at give klageren adgang til CBT's spørgsmål/svar. Dette er et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.13 Ombudsmanden påpeger, at han i øjeblikket også behandler et betydeligt antal andre klager (18), hvor EPSO har nægtet adgang til CBT-spørgsmål/svar. Dette er faktisk blevet et bredere problem, der berører et betydeligt antal ansøgere til udvælgelsesprøver. Ombudsmanden bemærker, at EPSO i det væsentlige har indtaget samme holdning med hensyn til alle disse klager. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at der ikke er nogen realistisk udsigt til, at EPSO ændrer holdning i forbindelse med en undersøgelse af en individuel klage. Ombudsmanden vil derfor afslutte den foreliggende sag med en kritisk bemærkning.

1.14 Ombudsmanden mener imidlertid, at en undersøgelse på eget initiativ af den overordnede struktur for de CBT-prøver, der anvendes i de udvælgelsesprøver, som EPSO afholder, vil give EPSO mulighed for at revidere sine politikker på området og søge efter metoder til at løse de problemer, som Ombudsmanden har påpeget, og mere generelt at nå frem til en rimelig løsning. Ombudsmanden vil derfor aktivt overveje at indlede en sådan undersøgelse på eget initiativ i den nærmeste fremtid og vil underrette EPSO herom i en særskilt meddelelse.

2 Fornyet gennemgang af klagerens svar

2.1 Klageren hævder, at EPSO undlod at tage hendes svar op til fornyet overvejelse efter hendes anmodning af 11. juli 2006.

2.2 EPSO anførte i sin udtalelse, at EPSO den 25. juli 2006 i sit svar på klagerens anmodning af 11. juli 2006 kortfattet oplyste hende om dels karakteren af CBT-prøverne og sondringen mellem sidstnævnte og de stopprøver, der tidligere var blevet afholdt på papir, dels den metode, der var blevet anvendt til at beregne klagerens pointtal i prøverne for hvert spørgsmål, antallet af korrekte svar samt resultaterne og beregningen af hendes samlede pointtal.

EPSO henviste ikke specifikt til ovennævnte påstand.

2.3 Ombudsmanden beklager, at EPSO i sin udtalelse ikke specifikt henviste til ovennævnte påstand, men i stedet gav en forklaring på karakteren af CBT-testene. På grundlag af denne forklaring kan Ombudsmanden ikke se, hvordan der effektivt kan foretages en passende kontrol af kvaliteten og nøjagtigheden af de spørgsmål, der anvendes i CBT-systemet, samt af ansøgernes svar og de point, de har opnået.

Ombudsmanden mener imidlertid ikke, at det er nødvendigt at forlænge undersøgelsen for så vidt angår dette aspekt af denne klage, da ovennævnte spørgsmål om revision nødvendigvis vil udgøre en del af Ombudsmandens planlagte undersøgelse på eget initiativ af spørgsmålet om CBT-test, som Ombudsmanden som anført i punkt 1.13 ovenfor aktivt overvejer at iværksætte i den nærmeste fremtid.

3 Påstande vedrørende de statistiske data

3.1 Klageren nedlagde påstand om, at EPSO skulle sende hende opdelingen af data efter i) nationalitet, ii) bopæl og iii) nuværende beskæftigelse (hun henviste til ansøgernes beskæftigelse i institutionerne) for ansøgere, der bestod stopprøverne.

3.1 EPSO vedlagde sin udtalelse en opdeling af oplysningerne efter nationalitet for de ansøgere, der havde bestået adgangsprøverne til den pågældende udvælgelsesprøve.

Hvad angår opdelingen af data efter bopæl anførte EPSO, at der ikke forelå pålidelige data, fordi ansøgerne kun fremlagde data vedrørende deres bopæl for at gøre det muligt for EPSO at reservere centre til eksaminer på passende steder. EPSO bemærkede også, at sådanne data ikke ajourføres, selv om de let kan ændres.

For så vidt angår opdelingen af data efter nuværende beskæftigelse (dvs. om ansøgerne på ansøgningstidspunktet arbejder eller ikke arbejder i EU-institutionerne) anførte EPSO, at ansøgerne ikke angiver sådanne data i deres ansøgningsskemaer. EPSO råder derfor ikke over de relevante statistikker.

3.2 I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at klagerens specifikke krav om at få udleveret opdelingen af data efter nationalitet er opfyldt. Med hensyn til de øvrige påstande om, at hun får udleveret opdelingen af data efter bopæl og nuværende beskæftigelse, mener Ombudsmanden, at EPSO's forklaringer på, hvorfor det ikke kan lade sig gøre, forekommer rimelige. Ombudsmanden mener derfor ikke, at der er behov for yderligere undersøgelser af disse påstande.

4 Konklusion

Med hensyn til klagerens påstand om en fornyet gennemgang af hendes svar efter hendes anmodning af 11. juli 2006 af de årsager, der er forklaret i punkt 2.3 ovenfor, finder Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser.

Med hensyn til klagerens påstande vedrørende de statistiske data mener Ombudsmanden, at den specifikke påstand vedrørende de statistiske data for så vidt angår ansøgernes nationalitet er afgjort, og med hensyn til påstandene vedrørende de statistiske data om bopæl og nuværende beskæftigelse er yderligere undersøgelser ikke berettigede, fordi EPSO's forklaringer synes at være rimelige.

Med hensyn til klagerens påstande vedrørende adgangen til CBT-spørgsmål og relaterede påstande fremsætter Ombudsmanden følgende kritiske bemærkning:

EPSO har ikke i tilstrækkelig grad begrundet sit afslag på at give klageren adgang til CBT's spørgsmål/svar. Dette er et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

EPSO's direktør vil blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmanden mener, at den relevante dato er den 11. juli 2006.

(2) Ombudsmanden påpeger, at for så vidt angår multiple choice-spørgsmål er en liste over svarene ikke nyttig, medmindre den ledsages af de relevante spørgsmål.

(3) EFT L 145, s. 43.

(4) Forenede sager T-110/03, T-150/03 og T-405/03, Sison mod Rådet, Sml. 2005 II, s. 1429.

(5) Forenede sager T-110/03, T-150/03 og T-405/03, Sison mod Rådet, præmis 50-52.

(6) Sag T-371/03, Le Voci mod Rådet, Sml. Pers. I-A, s. 209, og II, s. 957, præmis 122.

(7) Sag T-376/03, Hendrickx mod Rådet, Sml. Pers. I-A, s. 83, og II, s. 379.

(8) Sag T-53/00, Angioli mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 13, og II, s. 73, præmis 84.

(9) Sag T-361/03, Vanlangendonck mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 377, og II, s. 1709.

(10) EFT L 008, s. 1-22.

(11) EFT L 145, s. 43.

(12) Ovennævnte forenede sager T-110/03, T-150/03 og T-405/03, Sison mod Rådet.

(13) Forenede sager T-110/03, T-150/03 og T-405/03, Sison mod Rådet, præmis 50-52.

(14) Ombudsmanden minder derfor om, at det i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsættes, at institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til offentlig sikkerhed, forsvar og militære anliggender, internationale forbindelser samt Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik.

(15) Jf. sag C-189/98, Kongeriget Nederlandene og van der Wal mod Kommissionen, Sml. 2000 I, s. 1, præmis 27, og sag T-211/00, Kuijer mod Rådet, Sml. 2002 II, s. 485, præmis 55 og den deri nævnte retspraksis.

(16) Sag T-376/03, Hendrickx mod Rådet, Sml. Pers. I-A, s. 83, og II, s. 379.

(17) Sag T-371/03, Le Voci mod Rådet, Sml. Pers. I-A, s. 209, og II, s. 957.

(18) 7/2007/PB; 350/2007/IP, 419/2007/IP; 421/2007/IP 3819/2006/DK 50/2007/DK, 1282/2007/DK; 3746/2006/MHZ og 2626/2006/MHZ.