Strasbourg, den 7. december 2006

Kære X

Den 3. maj 2005 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/LA/17/04. I overensstemmelse med Deres anmodning af 17. maj 2005 er Deres klage blevet behandlet fortroligt.

Den 6. juni 2005 videresendte jeg klagen til direktøren for Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor ("EPSO") og anmodede EPSO om at afgive en udtalelse. EPSO fremsendte sin udtalelse den 20. september 2005. Jeg videresendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Der er ikke modtaget bemærkninger fra Dem.

Ved brev af 8. juni 2006 meddelte jeg Dem, at jeg var i besiddelse af alle de oplysninger, der var nødvendige for at træffe afgørelse om Deres klage, og at det derfor ikke var nødvendigt med yderligere undersøgelser.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren ansøgte om at deltage i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/LA/17/04, som EPSO afholdt med det formål at oprette en reservepulje til ansættelse af assisterende oversættere med tysk som deres hovedsprog (1).

Eftersom klageren havde opnået det krævede antal point ved stopprøverne a) og b) og var blandt de 270 ansøgere, der havde opnået de bedste resultater, korrigerede og aflagde udvælgelseskomitéen sin skriftlige prøve c), som bestod i en oversættelse (ved hjælp af en ikke-elektronisk ordbog) af en generel tekst på ca. 45 linjer vedrørende Den Europæiske Unions aktiviteter fra det sprog, der var valgt til stopprøverne, til hovedsproget.

Ved skrivelse af 25. april 2005 meddelte EPSO klageren, at pointtallet for hans skriftlige prøve c) var 15 point ud af 40 og dermed ikke havde opnået det krævede minimum på 20 point (punkt B.2 i meddelelsen om udvælgelsesprøve).

Ved e-mail af 26. april 2005 spurgte klageren EPSO, om det var muligt at få en kopi af hans prøve c) med rettelserne.

Ved e-mail af 27. april 2005 svarede EPSO, at det ud over princippet om aktindsigt og gennemsigtighed også overholder princippet om, at udvælgelseskomitéens arbejde skal være fortroligt. EPSO tilføjede, at det i overensstemmelse med en tilgang, som Den Europæiske Ombudsmand har anbefalet, giver ansøgerne adgang til deres oprindelige prøver og til det evalueringsskema, som Afviklingsinstansen har udfyldt. EPSO vedlagde en kopi af klagerens originale (ukorrigerede) prøve c) og en kopi af evalueringsskemaet vedrørende denne prøve. EPSO henviste endvidere til artikel 6 i bilag III til vedtægten, hvorefter udvælgelseskomitéens arbejde er hemmeligt, og tilføjede, at Domstolen præciserer, at kun de to ovennævnte dokumenter kan fremsendes til ansøgerne. EPSO konkluderede, at berigtigelsen af prøverne er en del af Afviklingsinstansens hemmelige, uafhængige og upartiske arbejde og derfor ikke kan videregives (2). Desuden vedrører Rådets forordning om aktindsigt dokumenter af almen interesse og kan derfor ikke anvendes på prøver i en udvælgelsesprøve.

Det evalueringsskema, som EPSO udleverede til klageren, bestod ud over hans hemmelige nummer og hans karakter for prøven c) af fire kasser, som hver især indeholdt, hvad overskriften for disse kasser beskrev som en "Bewertung" (evaluering), der svarede til en række punkter. En af disse rubrikker kunne afkrydses ifølge udvælgelseskomitéens vurdering. For test c), som klageren ikke havde bestået, var det laveste felt (0-19 point) blevet afkrydset. Teksten i denne boks var følgende: "Unzureichende Übersetzung. Viele Schwächen. Unter tatsächlichen Arbeitsbedingungen wäre eine sehr aufwändige Überarbeitung notwendig." (Utilstrækkelig oversættelse. Mange svagheder. Under reelle arbejdsvilkår vil det være nødvendigt med en meget omfattende omarbejdning).

Den 3. maj 2005 indgav klageren , en klage til Ombudsmanden. Han gjorde gældende, at bedømmelsesskemaet var for generelt, og at EPSO burde give ham den rettede version af hans prøve c).

Til støtte for sin påstand anførte klageren, at EPSO burde sætte ham i stand til at forstå, hvad hans svagheder var. Han tilføjede, at standardevalueringen, der dækker alt mellem 0 og 19 point, slet ikke er tilfredsstillende.

Forespørgslen

EPSO's udtalelse

Ombudsmanden videresendte klagen til EPSO og anmodede det om at afgive en udtalelse om klagerens påstand og krav.

EPSO's udtalelse kan sammenfattes således:

EPSO fremlagde først et resumé af sagens faktiske omstændigheder og henviste til de relevante bestemmelser i meddelelsen om udvælgelsesprøve og til sit brev til klageren af 25. april 2005.

EPSO anførte endvidere, at EPSO i sin skrivelse af 25. april 2005 havde underrettet klageren om de resultater, han havde opnået i stopprøverne a) og b) samt i den skriftlige prøve c), hvor han ikke havde opnået det krævede minimum. I samme brev blev klageren også underrettet om, at de skriftlige oversættelsesprøver var blevet rettet anonymt af mindst to specialiserede markører med tysk som hovedsprog, og at rettelserne var blevet foretaget på grundlag af udvælgelseskomitéens instrukser. Det fremgik også af skrivelsen, at der for hver fejl eller udeladelse i oversættelsen blev fratrukket et bestemt antal point, det nøjagtige antal afhængigt af alvoren af den pågældende fejl eller udeladelse.

For så vidt angår klagens påstand og påstand fandt EPSO det nyttigt at beskrive den procedure, der blev anvendt i forbindelse med rettelsen af oversættelsesprøverne. EPSO anførte derfor, at udvælgelseskomitéen henvendte sig til bedømmere i deres egenskab af eksaminatorer med en rådgivende rolle ("correcteurs en qualité d'assesseurs à voix consultative") i overensstemmelse med artikel 3, stk. 3, i bilag III til vedtægten. For at vurdere kvaliteten af oversættelserne havde Databeskyttelsesrådet fastsat visse korrektionskriterier og udarbejdet en liste over mulige fejl: fejl med hensyn til betydning, udeladelser, tilføjelser, fejl i grammatik, ordforråd, stavning, stil, tegnsætning eller klarhed ("erreurs de sens, udeladelser, ajouts, erreurs de grammaire, de lexique, d'orthographe, de style, de ponctuation ou de clarté"). Disse fejl blev straffet med et vist antal point afhængigt af fejlens alvor. På den anden side kunne bestyrelsen også have tildelt positive point i tilfælde af en oversættelse af meget god kvalitet. For at vejlede markørerne i deres arbejde gav udvalget dem sine instrukser og de korrektionskriterier, som det havde fastsat før prøverne.

Ved udførelsen af sin opgave anvender hver markør et ark til at meddele udvælgelseskomitéen sine bemærkninger og forslag til bedømmelse af hver enkelt prøve. Disse ark repræsenterer udtalelser, der er beregnet til Databeskyttelsesrådets interne brug under dets drøftelser, og udgør ikke en dom afsagt af Databeskyttelsesrådet. Derfor bliver de ikke afsløret.

Efter at have taget bedømmernes bemærkninger til efterretning fastsætter udvælgelseskomitéen det endelige pointtal og anfører det på det bedømmelsesskema, som den derefter underskriver. Det er dette skema, der, hvis en kandidat anmoder herom, udleveres til kandidaten. Bestyrelsen anbringer ingen anmærkninger på kopien af kandidatens prøve, og der er ingen regel, der forpligter en bestyrelse til at gøre det. EPSO har i denne forbindelse henvist til Rettens dom i sag T-19/03 (3), hvorefter rettelserne ikke behøver at fremgå af kopien af ansøgerens prøve.

EPSO tilføjede, at udvælgelseskomitéen ved at fastsætte de kriterier, der anvendes ens ved hver rettelse af en prøve, er i stand til at foretage en sammenlignende undersøgelse af alle ansøgernes præstationer på en retfærdig og ensartet måde og med henblik på at identificere den bedste blandt dem.

EPSO henviste endvidere til et tilsagn fra Kommissionens tidligere formand Romano Prodi i hans skrivelse til Ombudsmanden af 7. december 1999 om at give yderligere oplysninger til de ansøgere, der anmoder herom, ved hjælp af et evalueringsskema. Med hensyn til klagerens prøve c) gentog EPSO grundlæggende oplysningerne i evalueringsskemaet, dvs. at udvælgelseskomitéen fandt hans oversættelse utilstrækkelig, med mange svagheder, og konkluderede, at oversættelsen under reelle arbejdsvilkår ville kræve for mange korrektioner. EPSO udtrykte håb om, at dets bemærkninger til denne klage ville gøre det muligt for klageren bedre at forstå den arbejdsmetode, som Afviklingsinstansen anvendte ved rettelsen af hans prøve og ved fastlæggelsen af hans resultater.

Med hensyn til klagerens påstand var EPSO af den opfattelse, at kopierne af de dokumenter, der var vedlagt EPSO's e-mail til klageren af 27. april 2005, i overensstemmelse med artikel 6 i bilag III til vedtægten var de eneste, der kunne fremsendes til ansøgerne. Endelig bemærkede EPSO, at den hemmelige karakter af udvælgelseskomitéens arbejde og drøftelser ikke giver den mulighed for at give klageren yderligere oplysninger.

EPSO mindede også om, at bedømmelsen i henhold til retspraksis på dette område (4) og for så vidt angår afgørelser truffet af en udvælgelseskomité i en udvælgelsesprøve i sig selv udgør en tilstrækkelig begrundelse for en bedømmelse foretaget af udvælgelseskomitéen. EPSO konkluderede, at en bestyrelse på ingen måde er forpligtet til at forklare, på hvilken måde en ansøgers præstationer ikke var tilstrækkelige, eller til at give en mere detaljeret begrundelse for en evaluering.

Klagerens bemærkninger

Klageren fremsatte ingen bemærkninger.

Afgørelsen

1.1 Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/LA/17/04 for assisterende oversættere med tysk som hovedsprog. Han bestod ikke den skriftlige prøve c) og anmodede EPSO om en kopi af sin korrigerede prøve. Som svar sendte EPSO ham en kopi af hans originale (ukorrigerede) prøve c) samt en kopi af udvælgelseskomitéens bedømmelsesskema vedrørende denne prøve.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at evalueringsskemaet var for generelt, og hævdede, at EPSO burde give ham den rettede version af hans prøve c).

Til støtte for sin påstand anførte klageren, at EPSO burde sætte ham i stand til at forstå, hvad hans svagheder var.

1.2 EPSO præciserede i sin udtalelse i detaljer den procedure, der blev fulgt ved berigtigelsen af oversættelsesprøverne. EPSO påpegede navnlig, at der ikke findes nogen regel, der forpligter en udvælgelseskomité til at kommentere kopien af ansøgerens prøve, og henviste til den relevante retspraksis (5).

EPSO henviste også til en forpligtelse, som Kommissionens tidligere formand den 7. december 1999 påtog sig over for Ombudsmanden (6), om at give yderligere oplysninger til ansøgere, der anmoder herom, ved hjælp af et evalueringsskema. EPSO mindede om, at bedømmelsen i sig selv ifølge retspraksis udgør en tilstrækkelig begrundelse for en bedømmelse foretaget af udvælgelseskomitéen, og at en komité på ingen måde er forpligtet til at forklare, på hvilken måde en ansøgers præstationer ikke var tilstrækkelige, eller til at give en mere detaljeret begrundelse for en bedømmelse.

Med hensyn til klagerens påstand indtog EPSO den holdning, at i overensstemmelse med artikel 6 i bilag III til vedtægten var kopierne af de dokumenter, der var vedlagt EPSO's e-mail af 27. april 2005 til klageren, de eneste, der kunne fremsendes til ansøgerne. EPSO bemærkede endvidere, at den hemmelige karakter af udvælgelseskomitéens arbejde og drøftelser ikke giver den mulighed for at give klageren yderligere oplysninger.

1.3 Ombudsmanden ønsker at understrege, at Retten, som også påpeget af EPSO, har fastslået, at en udvælgelseskomité ikke er forpligtet til at skrive sine bemærkninger vedrørende vurderingen af en ansøger på selve ansøgerens prøvepapir. Ombudsmanden har henvist til dette punkt i sine tidligere afgørelser (7).

1.4 Ombudsmanden bemærker endvidere, at denne klage i det væsentlige vedrører spørgsmålet om ansøgernes adgang til oplysninger, der angiver alvoren og omfanget af de forskellige typer fejl, som udvælgelseskomitéen har konstateret i forbindelse med udvælgelsesprøver for oversættere.

1.5 Dette spørgsmål er allerede blevet behandlet i Ombudsmandens undersøgelse af klage 674/2004/(MF)PB (8). Ombudsmanden konkluderede i sit forslag til henstilling i denne sag, at når det evalueringsskema, som udvælgelseskomitéen har udarbejdet, vedrører en oversættelsesprøve (som i den foreliggende sag), skal den give oplysninger ikke blot om typerne, men også om alvoren og omfanget af de fejl eller svagheder, som udvælgelseskomitéen har konstateret i ansøgerens dokument, uden dog at pålægge udvælgelseskomitéen en urimelig administrativ byrde (9).

1.6 Ombudsmanden bemærker imidlertid, at udvælgelseskomitéens evalueringsskema vedrørende klagerens prøve c), som EPSO fremlagde i den foreliggende sag, ikke indeholder nogen af ovennævnte oplysninger.

Det skal i denne forbindelse bemærkes, at klageren ønskede at kende sine fejl i oversættelsesprøven og ikke eventuelle fejl, der kunne identificeres i en ansøgers prøve.

1.7 Ombudsmanden bemærker endvidere, at hverken EPSO's e-mail af 27. april 2005 til klageren eller EPSO's udtalelse om denne klage indeholder oplysninger om de fejl eller svagheder, som udvælgelseskomitéen konstaterede i klagerens prøve c), ikke engang om fejltyperne.

1.8 Ombudsmanden bemærker endvidere, at EPSO i sin udtalelse gjorde det klart, at det nægter at fremlægge yderligere oplysninger i denne henseende. Ombudsmanden bemærker også, at EPSO hverken har gjort gældende, at fremlæggelsen af ovennævnte oplysninger ville medføre en urimelig administrativ byrde, eller angivet andre gyldige grunde til, at det ikke har givet klageren disse oplysninger. I lyset af EPSO's holdning både i sag 674/2004/(MF)PB og dets udtalelse om denne klage finder Ombudsmanden, at der ikke er nogen rimelig udsigt til, at EPSO vil acceptere en mindelig løsning eller reagere positivt på et udkast til henstilling i den foreliggende sag. Ombudsmanden vil derfor afslutte sagen med en kritisk bemærkning. Ombudsmanden vil imidlertid overveje, om det spørgsmål, der behandles i denne sag, med fordel kan medtages i hans igangværende undersøgelse på eget initiativ om adgang til de evalueringskriterier, der er fastsat af udvælgelseskomitéerne til skriftlige prøver (OI/5/2005/PB). Ombudsmanden kunne også overveje, om det ville være relevant at indlede en særskilt undersøgelse på eget initiativ.

1.9 I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at EPSO's undladelse af at give klageren oplysninger om typerne, alvoren og omfanget af de fejl eller svagheder, som udvælgelseskomitéen konstaterede i sin prøve (uden dog at pålægge udvælgelseskomitéen en urimelig administrativ byrde), var et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og en kritisk bemærkning vil blive fremsat nedenfor.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelse af denne sag og også på grundlag af Ombudsmandens konklusioner i sag 674/2004/(MF)PB, som svarer til den foreliggende, er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Som anført i sin afgørelse om klage 674/2004/(MF)PB mener Ombudsmanden, at det at give ansøgerne en kopi af udvælgelseskomitéens endelige evalueringsskema kan være en tilstrækkelig indikation af udvælgelseskomitéens vurdering af de fejl og svagheder, den identificerede i en ansøgers eksamensdokument. Tilstrækkeligheden af de oplysninger, der gives i evalueringsskemaet, skal vurderes i lyset af formålet med at give en ansøger en kopi af hans eller hendes afmærkede eksamenspapir som angivet i Ombudsmandens særberetning af 18. oktober 1999 til Europa-Parlamentet, som blev accepteret af Europa-Kommissionen den 7. december 1999. Evalueringsskemaet bør derfor give den pågældende ansøger tilstrækkeligt klare og detaljerede oplysninger i lyset af disse formål. Dette krav indebærer, at når evalueringsskemaet vedrører en oversættelsesprøve, skal det ikke kun indeholde oplysninger om typerne, men også om alvoren og omfanget af de fejl eller svagheder, som Afviklingsinstansen har konstateret i ansøgernes dokument, uden at det dog pålægger Afviklingsinstansen en urimelig administrativ byrde." I det foreliggende tilfælde indeholdt evalueringsskemaet vedrørende klagerens prøve c) ingen af ovennævnte oplysninger. EPSO har i øvrigt heller ikke fremlagt sådanne oplysninger. Dette var et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Af de grunde, der er anført i punkt 1.8 ovenfor, afslutter Ombudsmanden sagen med ovennævnte kritiske bemærkning.

EPSO's direktør vil blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EUT 2004 C 37 A, s. 1.

(2) "La correction des épreuves fait partie du travail confidentiel, indépendant et impartial du jury et ne peut donc être divulguée."

(3) Rettens dom af 29.4.2004, sag T-19/03, Konstantopoulou mod Domstolen, Sml. Pers. I-A, s. 25, og II, s. 107, præmis 61.

(4) Ombudsmanden forstår, at EPSO henviser til den retspraksis, der er nævnt i sag T-294/03, Gibault mod Kommissionen, dom af 31. maj 2005, endnu ikke offentliggjort, præmis 39.

(5) Rettens dom af 29.4.2004, sag T-19/03, Konstantopoulou mod Domstolen, Sml. Pers. I-A, s. 25, og II, s. 107, præmis 61.

(6) Denne skrivelse fulgte efter Ombudsmandens særlige beretning til Europa-Parlamentet af 18. oktober 1999 om undersøgelsen på eget initiativ af tavshedspligten i forbindelse med Kommissionens ansættelsesprocedurer (OI/1004/97/PD). Særberetningen findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Se sag T-19/03, Konstantopoulou mod Domstolen, jf. ovenfor, præmis 61, og afgørelser om klager 324/2003/MF og 774/2003/ELB, som findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(8) Afgørelsen om denne klage findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(9) EPSO reagerede på udkastet til henstilling ved at give flere oplysninger om de typer fejl, som klageren havde begået i forbindelse med prøven. Den anførte imidlertid, at det ikke er udvælgelseskomitéens ansvar at angive alvoren og betydningen af de forskellige typer fejl, der er konstateret i forbindelse med korrektionen af det pågældende dokument. EPSO accepterede derfor ikke Ombudsmandens udkast til henstilling. I betragtning af at EPSO ikke havde angivet nogen gyldig grund til ikke at give klageren de relevante oplysninger, fastholdt Ombudsmanden sin konstatering af fejl eller forsømmelser og fremsatte en kritisk bemærkning i sin afsluttende afgørelse. H e var også af den opfattelse, at det ikke var hensigtsmæssigt at forelægge Europa-Parlamentet en særberetning om samme emne.