Strasbourg, den 27. marts 2007

Kære J.

Den 18. april 2005 klagede De på vegne af Axel Film ApS til Den Europæiske Ombudsmand over dækningen af udgifter i forbindelse med produktionen af filmen "NEWROPE - jo mere merier" i forbindelse med gennemførelsen af en tilskudsaftale indgået mellem Europa-Kommissionen og Axel Film ApS.

Den 10. juni 2005 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand.

Kommissionen afgav udtalelse den 27. september 2005. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 30. december 2005.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, jeg har foretaget af Deres klage.

Komplekset

Klagen blev indgivet af en advokat, J., på vegne af Axel Film ApS ("klageren"), som han også er bestyrelsesmedlem i.

Ifølge klagerens advokat og på grundlag af den dokumentation, der var vedlagt klagen, var de relevante faktiske omstændigheder i sagen følgende:

Klageren besvarede en indkaldelse af forslag (1) fra Kommissionen ved den 30. juni 2003 at indgive en ansøgning om tilskud til produktion af filmen "NEWROPE - jo mere merrier". Ifølge indkaldelsen af forslag vil de " støtteberettigede omkostninger kun blive taget i betragtning, hvis de er afholdt efter indgivelsen af anmodningen om tilskud"(2).

Den 30. juli 2003 meddelte Kommissionens Generaldirektorat for Udvidelse ("GD for Udvidelse") klageren, at dets projekt var blevet udvalgt. Tilskuddet ville blive tildelt klageren, forudsat at de finansielle og administrative procedurer blev afsluttet med et positivt resultat (3).

Tilskudsaftalen (4) blev undertegnet af klageren den 22. december 2003 og af Kommissionen den 29. december 2003. Den 7. januar 2004 sendte Kommissionen en kopi af den underskrevne tilskudsaftale til klageren. I det ledsagende brev henledte Kommissionen klagerens opmærksomhed på den strenge anvendelse af aftalens artikel 1.2.2, hvori det hedder, at "[f]oranstaltningerne løber i syv måneder fra den første dag efter den dato, hvor den sidste af de to parter undertegner aftalen."(fremhævelse i originalen).

Klageren var imidlertid af den opfattelse, at tilskuddet skulle løbe og dermed dække udgifterne i forbindelse med produktionen af filmen fra begyndelsen af produktionsprocessen. Ved brev af 13. maj 2004 henvendte klagerens advokat sig derfor til Kommissionen på klagerens vegne. Han henviste først til Kommissionens skrivelse af 7. januar 2004. Han redegjorde derefter for sagens faktiske omstændigheder som forstået af klageren (5) og anførte, at "[g]rant [bør] løbe fra begyndelsen af ansøgningsprocessen". Klagerens advokat henviste også til følgende bestemmelser i indkaldelsen af forslag til støtte for denne holdning:

1. Projekterne skulle "produceres og udsendes efter offentliggørelsen af denne indkaldelse af forslag "(Del III - Generelle oplysninger).
2. "(...) De støtteberettigede omkostninger vil kun blive taget i betragtning, hvis de er afholdt efter indgivelsen af anmodningen om tilskud"(del V - Støtteberettigelseskriterier).
3. "Projekter, der allerede er påbegyndt på tidspunktet for deres indsendelse" vil ikke blive udvalgt til tilskud (del VI - Udvælgelseskriterier).

I samme brev anførte klagerens advokat også, at Kommissionen ved brev af 30. juli 2003 underrettede klageren om, at projektet var blevet udvalgt, og at der ville blive tildelt et tilskud i overensstemmelse med indkaldelsen af forslag. Klagerens advokat hævdede, at brevet var baseret på klagerens anmodning om tilskud, som indeholdt en tidsplan for projektet, hvoraf det fremgik, at produktionen af filmen ville starte i september 2003 og være klar til udsendelse i marts/maj 2004. Klageren havde således på et tidligt tidspunkt underrettet Kommissionen om, at produktionen var påbegyndt, men Kommissionen reagerede ikke på dette. Klagerens advokat afsluttede med at anføre, at det tidspunkt, fra hvilket tilskuddet skulle løbe, og fastsættelsen af de støtteberettigede omkostninger skulle præciseres.

Den 20. september 2004 besvarede Kommissionens projektleder en e-mail fra klageren af 27. august 2004 (6). Han undskyldte først for den forsinkede besvarelse og fremsatte flere bemærkninger til de dokumenter, som klageren havde fremlagt, dvs. den endelige rapport og regnskaberne for projektet. Klageren blev i det væsentlige underrettet om, at Kommissionen ikke kunne acceptere den endelige rapport og regnskaberne som fremlagt af klageren af årsager, der i det væsentlige vedrørte længden af den periode, hvor projektet blev anslået til at have kørt, generalomkostninger i forbindelse med foranstaltningen og omkostningernes støtteberettigelse forud for undertegnelsen af tilskudsaftalen.

Ved brev af 14. oktober 2004 til Kommissionen bekræftede klagerens advokat modtagelsen af brevet af 20. september 2004. Han henviste også til en e-mail, som han havde sendt til Kommissionen den 5. juli 2004 (7), og til en telefonsamtale den 1. juli 2004 mellem klageren, projektlederen og T.S. fra Kommissionen samt ham selv. Klagerens advokat gentog, at det havde været og stadig var klagerens opfattelse, at "tilskuddet skulle dække udgifter [i] forbindelse med indkaldelsen af forslag." Han anførte også ", at forslaget om at medtage de 7% generalomkostninger blev nævnt af [T.S.] under telefonsamtalen og derfor blev medtaget i det reviderede budget." Klagerens advokat erklærede, at han så frem til at modtage resten af tilskuddet fra Kommissionen.

Den 17. marts 2005 skrev klagerens advokat til Kommissionen vedrørende hans e-mail af 14. oktober 2004. Han anmodede Kommissionen om at besvare denne e-mail og underrette ham om, hvornår der kunne forventes en afgørelse.

I klagen til Ombudsmanden anførte klagerens advokat, at indtægterne og udgifterne til projektet "NEWROPE - jo mere merier" var som følger:

Samlede støtteberettigede projektomkostninger: 226 318 EUR

Samlede indtægter, herunder Kommissionens første betaling: 130 551 EUR

Underskud (forskellen mellem de samlede støtteberettigede omkostninger og de samlede indtægter): 95 767 EUR

Klageren hævdede, at GD for Udvidelse ikke havde overholdt sine berettigede og rimelige forventninger om, at Kommissionen ville dække udgifterne i forbindelse med produktionen af "NEWROPE - jo mere merier" fra begyndelsen af produktionsprocessen.

Klageren hævdede også, at GD for Udvidelse ikke havde reageret tilstrækkeligt på skrivelsen af 14. oktober 2004 fra dets advokat.

Klageren hævdede, at Kommissionen skulle betale for underskuddet på projektets budget, dvs. 95 767 EUR.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Kommissionens Generalsekretariat, Generaldirektoratet for Presse og Kommunikation og Generaldirektoratet for Udvidelse offentliggjorde den 8. maj 2003 en fælles indkaldelse af forslag til tv- og radiostationer og producenter fra EU's medlemsstater. Ovennævnte fælles indkaldelse af forslag blev iværksat inden for rammerne af PRINCE-programmet med det formål at informere de europæiske borgere (8). Den fremlagde alle relevante oplysninger med henblik på udarbejdelse, indgivelse og udvælgelse af forslag og deres gennemførelse samt en standardtilskudsaftale med særlige og generelle betingelser, der var knyttet til den. Klagerens forslag blev udvalgt til finansiering.

Den 30. juni 2003 indsendte klageren sin første ansøgningsformular, som indeholdt problemer vedrørende projektets budget på grund af klagerens misforståelse af indkaldelsen af forslag.

Den 30. juli 2003 meddelte Kommissionen klageren, at dens projekt var blevet udvalgt, og at tilskuddet ville blive tildelt, forudsat at de finansielle og administrative procedurer var afsluttet med et positivt resultat. Skrivelsen præciserede, at den på dette stadium af proceduren ikke udgjorde en retlig forpligtelse på Kommissionens vegne.

I en e-mailudveksling mellem den 7. og den 21. november 2003 blev klageren anmodet om at korrigere budgetbeløb og -beregninger samt at angive sine bankkontooplysninger.

Ved e-mail af 30. november 2003 blev projektdossieret afvist af finansinspektøren i GD for Udvidelse (T.S.) af de årsager, der kort fortalt vedrørte i) foranstaltningens varighed og ii) specifikationen af de samlede projektomkostninger.

Ved e-mail af 5. december 2003 indrømmede klageren ifølge Kommissionen " klart og utvetydigt, at han havde begået en fejl ved beregningen og fremlæggelsen af budgettet"(9).

Den 16. december 2003 bekræftede klageren fremsendelsen af den anden deltagelsesformular med korrigeret budget og anmodede om et samlet tilskud på 92 057 EUR (10).

Den 22. december 2003 undertegnede klageren tilskudsaftalen på 92 057 EUR.

Den 13. maj 2004 skrev klagerens advokat til Kommissionen på vegne af klageren og anførte i det væsentlige, at "tilskuddet [bør] løbe fra begyndelsen af ansøgningsprocessen". Han anmodede Kommissionen om i) at præcisere, fra hvilket tidspunkt tilskuddet skulle løbe, og ii) at fastsætte de støtteberettigede produktionsomkostninger.

Den 16. juli 2004 meddelte Kommissionen klagerens advokat, at finansforordningen ikke gav [den] mulighed for at tage hensyn til de udgifter, der var afholdt mellem projektets start og underskrivelsen af tilskudsaftalen mellem [klageren] og Kommissionen den 22. december 2003.

Ved e-mail af 27. juli 2004 accepterede klageren Kommissionens svar af 16. juli 2004 og anmodede Kommissionen om rådgivning om, hvordan et nyt budget med 7 % generalomkostninger kunne accepteres.

Ved e-mail af 27. august 2004 fremsendte klageren udkast til den endelige rapport og regnskaberne og anmodede Kommissionen om at kontrollere, at de anvendte formater og det samlede indtryk var af tilfredsstillende kvalitet.

Den 20. september 2004 besvarede projektlederen rapporten ved at informere klageren om følgende:

• Både den endelige rapport og budgetlægningen er blevet fastlagt på grundlag af en periode på otte måneder. Ifølge tilskudsaftalen var projektets varighed syv måneder. Kommissionen havde ikke modtaget nogen formel anmodning om en eventuel forlængelse af projektets varighed fra syv til otte måneder. Dens samlede varighed forblev derfor uændret, og alle beregninger bør svare til denne periode.
• 7 % af de generalomkostninger, der var forbundet med foranstaltningen, var ikke nævnt i bilaget til klagerens brev af 16. december 2003. I det endelige budget nævnte klageren et beløb svarende til 7 % af de samlede indtægter, som Kommissionen ikke kunne tage i betragtning i overensstemmelse med de særlige betingelser, artikel I.3.2 og de almindelige betingelser, del B, finansielle bestemmelser, artikel II.14.3.
• Kommissionen var heller ikke i stand til at acceptere en stigning i de indirekte omkostninger under posten "Juridisk rådgivning" på næsten 5,5 gange det oprindeligt planlagte beløb. En sådan stigning i disse indirekte omkostninger, som ikke tidligere var blevet meddelt skriftligt, kunne ikke accepteres (særlige betingelser, artikel I.3.4).
• De udgifter, der var afholdt forud for underskrivelsen af tilskudsaftalen, var ikke støtteberettigede.
• De samlede støtteberettigede omkostninger som anslået af klageren var 123 736 EUR højere end det beløb, der var angivet i det endelige budget. Dette kan føre til en yderligere nedsættelse af tilskuddet.
• Kommissionens finansielle tjeneste ville genberegne budgetfordelingen og restbeløbet af det skyldige tilskud på grundlag af en periode på syv måneder, og betalingen af restbeløbet fra Kommissionen ville blive foretaget på dette grundlag.

I et brev af 14. oktober 2004 gentog klagerens advokat den udtalelse, han allerede havde givet udtryk for i sit brev af 13. maj 2004, om, at tilskuddet skulle dække udgifter afholdt fra ansøgningsprocessens begyndelse, og mindede om baggrunden for at medtage 7 % generalomkostninger i det endelige budget, der var vedlagt hans e-mail af 5. juli 2004.

Klagerens berettigede forventninger

Bestemmelserne om projektomkostningernes støtteberettigelse blev første gang offentliggjort i indkaldelsen af forslag, som også indeholdt en model for en fuldstændig standardtilskudsaftale. Ifølge indkaldelsen af forslag vil de "støtteberettigede omkostninger [kun] blive taget i betragtning, hvis de er afholdt efter indgivelsen af anmodningen om tilskud" . I henhold til standardtilskudsaftalen, som blev stillet til rådighed sammen med indkaldelsen af forslag, og den endelige tilskudsaftale, som blev sendt til underskrivelse til modtagerne, skal " støtteberettigede omkostninger genereres i løbet af foranstaltningens løbetid, jf. aftalens artikel I.2.2", dvs." foranstaltningen løber fra den første dag efter den dato, hvor den sidste af de to parter underskriver aftalen " .

Bestemmelserne i indkaldelsen af forslag var kun generelle, og Kommissionen gav detaljerede oplysninger under den procedure, der førte til indgåelsen af aftalen. Klageren traf på egen risiko en beslutning om at påbegynde projektet, inden begge parter underskrev tilskudsaftalen. Dette indebar ikke nogen implicit eller eksplicit forpligtelse fra Kommissionens side til at acceptere de udgifter, der var afholdt i denne periode.

Kommissionen erkendte, at de bestemmelser om støtteberettigelsesomkostninger, der var offentliggjort i indkaldelsen af forslag, ikke var helt i overensstemmelse med bestemmelserne i den endelige tilskudsaftale, og beklagede den forvirring, der måtte være opstået som følge heraf. Kommissionen forpligtede sig imidlertid først ved underskrivelsen af tilskudsaftalen. Dette fremgik særlig klart af brevet af 30. juli 2003, hvori Kommissionen underrettede klageren om, at projektet var blevet udvalgt, og påpegede, at "[d]ette ikke på nuværende tidspunkt udgør en retlig forpligtelse på Kommissionens vegne"(fremhævelse i originalen).

Klageren undertegnede den endelige tilskudsaftale den 22. december 2003 uden forbehold og godkendte således de endelige bestemmelser vedrørende omkostningernes støtteberettigelse. Aftalen trådte i kraft dagen efter Kommissionens undertegnelse, dvs. den 30. december 2003.

Efterfølgende blev de gældende regler og Kommissionens holdning klart meddelt klageren ved flere lejligheder. Klageren kunne derfor ikke have nogen rimelig eller berettiget forventning om, at Kommissionens holdning ville have været anderledes, end den i sidste ende var, og som klageren havde haft kendskab til.

Påstået utilstrækkelig besvarelse af en skrivelse af 14. oktober 2004

I henhold til artikel 4 ("Håndtering af undersøgelser") i Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik gælder disse regler ikke for korrespondance, der med rimelighed kan betragtes som upassende, f.eks. fordi den gentages (...), selv om Kommissionen er forpligtet til at besvare et brev, der sendes til den, inden for 15 arbejdsdage. De spørgsmål, der blev rejst i brevet af 14. oktober 2004, var allerede blevet behandlet af Kommissionen i tidligere korrespondance med klageren, dvs. dens brev af 20. september 2004.

Krav om betaling af projektets underskud

Kommissionen havde ikke til hensigt at betale 95 767 EUR, som klageren havde anmodet om.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren følgende bemærkninger:

På grundlag af Kommissionens udtalelse fremlagde klageren en kronologi over begivenhederne. Tidsplanen omfattede begivenhederne fra maj 2003 til underskrivelsen af tilskudsaftalen den 22. december 2003. Den anførte, at den faktiske produktion af projektet "NEWROPE - Jo mere merier" fandt sted i løbet af otte måneder fra begyndelsen af juli 2003 til udgangen af februar 2004.

Ved e-mail af 16. september 2003 meddelte klageren Kommissionen, at den allerede havde påbegyndt produktionen for at nå frem til den 1. februar næste år.

Ved e-mail af 16. september 2003 meddelte Kommissionen klageren, at "[d]enne tilskudsaftale normalt skulle underskrives af Dem og sendes tilbage til os inden udgangen af måneden, hvorefter den første del af tilskuddet kunne overføres til Deres bankkonto."

Ved e-mail af 8. december 2003 anmodede klageren D. i GD for Udvidelse om at "bekræfte, at [hun ] modtog og læste [dens] e-mail. [Det] ville sætte stor pris på et øjeblikkeligt svar." D. svarede, at hun havde "modtaget alle oplysningerne. Jeg håber for Dem, at alt vil være i orden for Deres projekt." Klageren svarede endvidere D. ved at takke hende for et hurtigt svar og anførte følgende:

"Hvornår tror du, at der vil ske yderligere fremskridt i sagen? Venter din afdeling på en anden afdelings syn på sagen? Hr. [I.] nævnte en kontrakt i denne uge. Ville det være muligt? Med andre ord har jeg desperat brug for en afklaring på sagen for at minimere den fortsatte skade, som denne usikkerhed skaber på Newrope-projektet.

Ved e-mail af 5. juli 2004 meddelte klagerens advokat Kommissionen, at det reviderede budget var blevet fremsendt som ønsket. Klageren var stadig af den opfattelse, at tilskuddet skulle dække udgifterne i forbindelse med indkaldelsen af forslag, og at det budget, der blev fremsendt pr. e-mail, ikke var en accept af Kommissionens synspunkt.

Den påståede klarhed, som Kommissionen tillagde klagerens e-mail af 5. december 2003, var ikke korrekt, og e-mailen indrømmede ikke klart og utvetydigt fejlen. E-mailen var derimod den første e-mail, hvori klageren meddelte Kommissionen, at klageren indtil den 5. december 2003 havde forstået,"at de støtteberettigede omkostninger fra den 1. juli 2003 skulle medtages i ansøgningen som oplyst af Kommissionen indtil den 5. december 2003."

Kommissionen henviste specifikt til, at klageren havde underskrevet tilskudsaftalen den 22. december 2003 uden forbehold. Klageren havde ikke andet valg end at underskrive aftalen. Hvis klageren ikke havde gjort det, ville produktionen være ophørt. I stedet valgte klageren at underskrive aftalen og færdiggøre produktionen i overensstemmelse med ansøgningen. Klageren accepterede på intet tidspunkt Kommissionens holdning, men underrettede løbende Kommissionen om, at den havde givet urigtige oplysninger.

Afgørelsen

1 Påstået manglende overholdelse af klagerens berettigede og rimelige forventninger om, at Kommissionen ville dække udgifterne i forbindelse med produktionen af projektet fra begyndelsen af produktionsprocessen

1.1 Den Europæiske Ombudsmand tager klagerens og Europa-Kommissionens bemærkninger i denne undersøgelse til efterretning. På baggrund af disse bemærkninger forstår Ombudsmanden klageren således, at han i det væsentlige hævder, at Kommissionen ikke har respekteret sin berettigede forventning om, at tilskuddet ikke kun ville dække de udgifter til produktion af projektet "NEWROPE - jo mere merier", som blev afholdt efter undertegnelsen af tilskudsaftalen, men også de udgifter, der blev afholdt efter indgivelsen af ansøgningen om tilskud (30. juni 2003) og før begge parters undertegnelse af tilskudsaftalen (29. december 2003).

Til støtte for sin påstand påberåbte klageren sig følgende:

1. I punkt 8.1 i indkaldelsen af forslag var det fastsat, at "[d]e støtteberettigede omkostninger vil kun blive taget i betragtning, hvis de er afholdt efter indgivelsen af anmodningen om tilskud".
2. Ved brev af 30. juli 2003 meddelte Kommissionen klageren, at projektet var blevet udvalgt.
3. Klagerens e-mail af 16. september 2003 til Kommissionen og Kommissionens svar af samme dag. I førstnævnte underrettede klageren bl.a. Kommissionen om, at den "allerede havde påbegyndt produktionen". Kommissionen svarede, at klageren "normalt skulle få tilskudsaftalen underskrevet af Dem og sendt tilbage til os inden udgangen af måneden, hvorefter den første del af tilskuddet kunne overføres til Deres bankkonto".
4. I forbindelse med udvekslingen af e-mails mellem den 7. og den 21. november 2003 blev klageren anmodet om at foretage ændringer i projektets budget, men aldrig i tidsplanen.

1.2 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i det væsentlige gjorde følgende gældende:

1. Bestemmelserne i indkaldelsen af forslag var kun generelle, og Kommissionen gav klare og detaljerede oplysninger under den procedure, der førte til indgåelsen af aftalen.
2. Kommissionen forpligtede sig først ved underskrivelsen af tilskudsaftalen. Dette fremgik særlig klart af brevet af 30. juli 2003, hvori Kommissionen meddelte klageren, at projektet var blevet udvalgt, og påpegede, at "[d]ette brev på nuværende tidspunkt ikke udgør en retlig forpligtelse på Kommissionens vegne"(fremhævelse i originalen).
3. Klageren traf på egen risiko en beslutning om at påbegynde projektet, inden begge parter underskrev tilskudsaftalen. Dette indebar ikke, at Kommissionen implicit eller eksplicit forpligtede sig til at acceptere de omkostninger, der var afholdt i denne periode, som støtteberettigede.
4. Klageren undertegnede den endelige tilskudsaftale den 22. december 2003 uden forbehold og godkendte dermed de endelige bestemmelser vedrørende omkostningernes støtteberettigelse.

1.3 Ombudsmanden bemærker, at princippet om beskyttelse af den berettigede forventning er en del af Fællesskabets retsorden (11) og også udtrykkeligt anerkendes som en del af god forvaltningsskik, der er nedfældet i artikel 10 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (12). Ifølge Fællesskabets retsinstansers praksis og ombudsmandens tidligere afgørelser skal tre betingelser være opfyldt, for at der kan påberåbes ret til beskyttelse af berettigede og rimelige forventninger. For det første skal præcise, ubetingede og samstemmende forsikringer, der hidrører fra autoriserede og pålidelige kilder, være afgivet til den pågældende af fællesskabsmyndighederne. For det andet skal disse forsikringer kunne skabe en berettiget forventning hos adressaten. For det tredje skal de afgivne forsikringer være i overensstemmelse med de gældende regler (13).

1.4 Til støtte for sine synspunkter påberåber klageren sig primært bestemmelserne i den relevante indkaldelse af forslag, i henhold til hvilke "de (...) støtteberettigede omkostninger kun vil blive taget i betragtning, hvis de er afholdt efter indgivelsen af anmodningen om tilskud" (del V, punkt 8.1), og "[vil] ikke blive udvalgt (...) projekter, der allerede er påbegyndt på tidspunktet for deres indgivelse" (del III, punkt B.1.). I denne forbindelse bemærker Ombudsmanden, at selv om disse bestemmelser isoleret set kan anses for at støtte klagerens tilgang, præciserer andre gældende regler i indkaldelsen betydningen af de bestemmelser, som den påberåber sig, på en måde, der miskrediterer en sådan fortolkning. I punkt 8.2 i indkaldelsen af forslag blev de potentielle forslagsstillere således udtrykkeligt gjort opmærksom på, at "[g]enerale vilkår og betingelser for Det Europæiske Fællesskabs aftaler om driftstilskud" finder anvendelse (se næste dokument)". Standardtilskudsaftalen ("næste dokument") indeholdt "I-Særlige betingelser", som indeholdt følgende: "I.2.2 Foranstaltningen løber (...) fra [den første dag (...) efter den dato, hvor den sidste af de to parter underskriver aftalen] (...) ("foranstaltningens startdato")". Standardtilskudsaftalen indeholdt også "II - Generelle betingelser" , hvoraf "Del B - Finansielle bestemmelser" fastsatte følgende: "II.14.1 For at blive betragtet som støtteberettigede direkte (14) omkostninger ved foranstaltningen skal omkostningerne (...) være opstået i løbet af foranstaltningens løbetid, jf. artikel I.2.2 i aftalen".

Bestemmelserne i indkaldelsen af forslag, læst i deres helhed, kan derfor ikke med rimelighed anses for at have givet klageren præcise og ubetingede forsikringer om, at Kommissionen ville dække de produktionsomkostninger, der påløb efter indgivelsen af støtteansøgningen, men før de to parter underskrev støtteaftalen.

1.5 Klageren gjorde gældende, at klageren på grundlag af Kommissionens brev af 30. juli 2003, hvori den oplyste, at dens projekt var blevet udvalgt til at modtage tilskud, havde en berettiget forventning om, at der ville blive taget hensyn til de udgifter, der var afholdt efter indgivelsen af ansøgningen om tilskud og før underskrivelsen af tilskudsaftalen. I denne forbindelse bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen i sin skrivelse af 30. juli 2003 på ingen måde henviste til de udgifter, der ville blive dækket. Kommissionen påpegede også i samme brev, at det var"påtænkt at yde [klageren] et tilskud, forudsat at de finansielle og administrative procedurer er afsluttet med et positivt resultat. Dette udgør på nuværende tidspunkt ikke en retlig forpligtelse på Kommissionens vegne" (understregning tilføjet, fed skrift i originalen). Klageren burde have forstået, at indgåelsen af tilskudsaftalen afhang af en vellykket gennemførelse af de finansielle og administrative procedurer, og at der derfor indtil indgåelsen af aftalen ikke var nogen sikkerhed for, at der rent faktisk ville være tale om et tilskud.

I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at indholdet af Kommissionens skrivelse af 30. juli 2003 ikke var af en sådan art, at det gav klageren præcise og ubetingede forsikringer om, at de pågældende udgifter var støtteberettigede.

1.6 Klageren hævdede, at Kommissionen i e-mailudvekslingen mellem den 7. og den 21. november 2003 ikke havde anmodet klageren om at revidere tidsplanen for projektet. Med hensyn til dette argument mener Ombudsmanden, at den blotte omstændighed, at Kommissionen ikke havde anmodet klageren om at revidere tidsplanen, ikke kan anses for at udgøre en præcis, ubetinget og konsekvent forsikring fra Kommissionens side om, at de udgifter, der var afholdt før undertegnelsen af tilskudsaftalen, ville blive dækket af tilskuddet.

1.7 I sin e-mail af 16. september 2003 underrettede klageren Kommissionen om, at den "allerede havde påbegyndt produktionen for at nå frem til den 1. februar næste år". Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen besvarede denne e-mail samme dag ved at anføre, at klageren "normalt burde få tilskudsaftalen underskrevet af Dem og sendt tilbage til os inden udgangen af måneden, hvorefter den første del af tilskuddet kunne overføres til Deres bankkonto." Ombudsmanden mener, at Kommissionens svar ikke indeholdt nogen præcise og ubetingede forsikringer til klageren om, at Kommissionen ville tage hensyn til de udgifter, der var afholdt før undertegnelsen af tilskudsaftalen.

1.8 I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden, at det ikke er blevet påvist, at klageren havde en berettiget og rimelig forventning om, at Kommissionens tilskud ville dække de udgifter, der påløb efter indgivelsen af ansøgningen om tilskud og før underskrivelsen af tilskudsaftalen (15). Ombudsmanden finder således ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser, der svarer til klagerens første påstand.

2 Påstået utilstrækkelig besvarelse af skrivelsen af 14. oktober 2004

2.1 Klageren hævdede, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad havde besvaret skrivelsen af 14. oktober 2004 fra dens advokat, J.

2.2 Kommissionen fremførte i sin udtalelse, at de spørgsmål, der blev rejst i brevet af 14. oktober 2004, allerede var blevet behandlet af Kommissionen i tidligere korrespondance med klageren, og at Kommissionen derfor kunne påberåbe sig muligheden i artikel 4 i Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik (16) ("kodeksen") for at afbryde korrespondancen. Klageren fremsatte ingen bemærkninger til dette punkt i Kommissionens udtalelse.

2.3 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i henhold til afsnit 4 i Kommissionens kodeks ("Håndtering af undersøgelser") er forpligtet til at sende et svar på et brev til den "inden for 15 arbejdsdage fra datoen for modtagelsen af brevet fra den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen." I samme afsnit er det også fastsat:

"Disse regler gælder ikke for korrespondance, der med rimelighed kan betragtes som upassende, f.eks. fordi den er gentagen, misbrugende og/eller meningsløs. Derefter forbeholder Kommissionen sig ret til at afbryde en sådan korrespondance."

2.4 Ombudsmanden bemærker, at klagerens advokat i sin skrivelse af 14. oktober 2004 til projektlederen i Kommissionen bekræftede modtagelsen af Kommissionens skrivelse af 20. september 2004. Han henviste derefter til en e-mail af 5. juli 2004, som han havde sendt til Kommissionen, og en telefonsamtale af 1. juli 2004 mellem klageren, projektlederen og T.S. fra Kommissionen samt ham selv, hvorefter et revideret budget blev fremsendt til Kommissionen. Han gentog klagerens opfattelse af, at tilskuddet skulle dække udgifter afholdt efter indkaldelsen af forslag. Endelig anførte han, at forslaget om at indføre generalomkostningerne på 7% var blevet nævnt af T.S. under telefonsamtalen den 1. juli 2004 og derfor var blevet medtaget i det reviderede budget.

2.5 Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen hævder, at den allerede i sin tidligere korrespondance med klageren havde behandlet de punkter, der blev rejst i skrivelsen af 14. oktober 2004 fra klagerens advokat. Førstnævnte var derfor en gentagelse og meningsløs, og Kommissionen havde ret til at afbryde en sådan korrespondance.

Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen, inden den besvarede klageren ved brev af 20. september 2004, modtog to e-mails fra klageren, nemlig den 27. juli og den 27. august 2004. I e-mailen af 27. juli 2004 anførte klageren, at sidstnævnte på et telefonmøde med projektlederen og T.S. nævnte, at klageren skulle udarbejde et nyt budget, der omfattede 7 % faste omkostninger og de faktiske tal for projektet. Ved e-mail af 27. august 2004 sendte klageren Kommissionen et udkast til den endelige rapport og de krævede regnskaber for projektperioden. I samme e-mail anmodede klageren Kommissionen om at kontrollere, at de anvendte formater og det samlede indtryk var af tilfredsstillende kvalitet.

Ombudsmanden bemærker også, at Kommissionen ved skrivelse af 20. september 2004 kort fortalt meddelte klageren, at i) den endelige rapport og budgetteringen var blevet udarbejdet på grundlag af en periode på otte måneder, mens projektets varighed ifølge tilskudsaftalen var syv måneder, og alle beregninger skulle svare til denne periode; ii) klageren i det endelige budget nævnte et beløb svarende til 7 % af de samlede indtægter, som Kommissionen ikke kunne tage i betragtning, da klageren ikke havde nævnt dette beløb på tidspunktet for bekræftelsen af projektbudgettet iii) Kommissionen var heller ikke i stand til at acceptere en stigning i visse indirekte omkostninger, fordi den tidligere skulle have modtaget en skriftlig meddelelse herom. iv) de samlede støtteberettigede omkostninger, der var anført i det endelige budget, var mindre end de samlede støtteberettigede omkostninger, som klageren oprindeligt havde forudset, og at denne forskel kunne føre til en yderligere reduktion af tilskuddet v) Kommissionens finansielle tjeneste foretager en ny beregning af budgetfordelingen og saldoen af tilskuddet over en periode på syv måneder. Det blev også nævnt i brevet af 20. september 2004, at de omkostninger, der var afholdt forud for underskrivelsen af tilskudsaftalen, ikke var støtteberettigede, hvilket allerede var blevet gjort klart for klageren i Kommissionens tidligere korrespondance.

Ombudsmanden minder kort sagt om, at klagerens advokat fremsatte to bemærkninger i sin skrivelse af 14. oktober 2004. Det første vedrørte det reviderede budget, og det andet vedrørte spørgsmålet om støtteberettigelse. I lyset af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen tilsyneladende allerede har behandlet disse to punkter i sin skrivelse af 20. september 2004 og i tidligere korrespondance.

2.6 I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionen med rimelighed kunne forlade sig på den bestemmelse i kodeksen, der er citeret i punkt 2.3 ovenfor, for ikke at besvare skrivelsen af 14. oktober 2004 fra klagerens advokat. Ombudsmanden finder derfor ikke, at der foreligger fejl eller forsømmelser med hensyn til den anden påstand.

3 Påstand om, at Kommissionen skal betale for projektets underskud

3.1 Klageren hævdede, at Kommissionen skulle betale for underskuddet på projektets budget, dvs. 95 767 EUR.

3.2 I lyset af konklusionerne og overvejelserne i punkt 1 ovenfor kan Ombudsmanden ikke godtage klagerens påstand om, at Kommissionen skal betale for underskuddet i projektet "NEWROPE - jo mere merier".

4 Konklusion

På grundlag af hans undersøgelse i denne sag, Ombudsmanden, synes der ikke at have været nogen fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) GD ELARG 02/WdL D(2003) - 15387.

(2) Punkt 8 ("Støtteberettigede omkostninger") i del V ("Støttekriterier") i indkaldelsen af forslag.

(3) Kommissionen anførte også følgende i brevet: "Dette udgør på nuværende tidspunkt ikke en retlig forpligtelse på Kommissionens vegne."

(4) De samlede omkostninger til foranstaltningen og de samlede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen blev anslået til 364 307 EUR. Kommissionens bidrag til foranstaltningen vil beløbe sig til højst 92 057 EUR, hvilket svarer til 25,27 % af de anslåede samlede støtteberettigede omkostninger.

(5) Under punktet "3. maj "anføres det, at "[f]ra Europa-Kommissionens hjemmeside får Axel Film ApS indtryk af, at de kan påbegynde produktionen, efter at [selskabets] ansøgning er indgivet" og "beslutter at indgive [en] ansøgning til [EU], idet Axel Film ApS kan påbegynde produktionen, når [selskabets] ansøgning (...) er indgivet. "

(6) Klagerens e-mail af 27. august 2004 var ikke vedlagt klagen til Ombudsmanden.

(7) E-mailen af 5. juli 2004, som klagerens advokat sendte til Kommissionen, var ikke vedlagt klagerens klage til Ombudsmanden.

(8) KOM(2000) 57 endelig - Ikke offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

(9) I den pågældende e-mail mindede klageren om, at produktionen i overensstemmelse med anmodningen om tilskud ville finde sted mellem juli 2003 og februar 2004, dvs. over en periode på otte måneder. Klageren anførte også: "Efter vores telefonmøde i går (dec. 4) forstår jeg nu, at Deres finansielle enhed er af den opfattelse [], at enhver omkostning for Kommissionen, der ligger forud for modtagelsen af den endelige kontrakt, ikke er støtteberettiget. Jeg er fuldstændig forbløffet, og jeg er på det kraftigste uenig i dette synspunkt i sagen. Jeg har i god tro udarbejdet programmet på nøjagtig den måde, som jeg har beskrevet i indlægget. Dette har helt sikkert også omfattet at bruge penge fra tilskuddet, som jeg blev forledt til at tro, at jeg er blevet tildelt" (fremhævelse tilføjet). Klageren påpegede visse bestemmelser i indkaldelsen af forslag. Klageren anførte også, at "de klare kendsgerninger i indkaldelsen og i den gensidige kommunikation med Kommissionen fik [klageren] til i god tro at tro, at [klageren] kunne begynde at producere programmerne i overensstemmelse med tidsplanen. Og [Kommissionen har] indtil i går ikke gjort noget som helst for at rette op på denne formodning."

(10) I en tidligere e-mail fra Kommissionen samme dag blev klageren anmodet om at korrigere de samlede produktionsomkostninger til 364 307 EUR og det samlede tilskud, der blev anmodet om, til 92 057 EUR. Han blev også bedt om at nævne i sin e-mail, at varigheden af handlingen er ændret til syv møl. Klageren efterkom anmodningerne pr. e-mail samme dag.

(11) Sag 112/77, Töpfer mod Kommissionen, Sml. 1978, s. 1019, præmis 19.

12) Artikel 10, stk. 2, i kodeksen for god forvaltningsskik bestemmer: "Tjenestemanden respekterer de berettigede og rimelige forventninger, som offentligheden har i lyset af institutionens tidligere handlemåde." Kodeksen findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(13) Jf. Rettens dom af 21.9.1999, sag T-203/97, Forvass mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 129, og II, s. 705, præmis 70, sag T-199/01, G mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 207, og II, s. 1085, præmis 38, Sag T-347/03, Branco mod Kommissionen, Sml. 2005 II, s. 2555, præmis 102. Se også Ombudsmandens afgørelse om klage 1330/2004/PB, som findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(14) I punkt 8 ("Støtteberettigede omkostninger") var det fastsat, at for at være støtteberettigede skal omkostningerne være direkte, dvs. "direkte genereret som led i projektet og uundværlige for dets gennemførelse".

(15) Derfor finder Ombudsmanden det ikke nødvendigt at behandle Kommissionens argument om, at klageren underskrev tilskudsaftalen uden forbehold.

(16) Kodeksen findes på Europa-webstedet (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm).