Strasbourg, den 30. juli 2007

Kære X

Den 11. april 2005 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen vedrørende dens tjenestegrenes påståede manglende svar inden for en rimelig frist på Deres anmodning fra juli 2003 om at få adgang til en Eurostat-database.

Den 29. april 2005 underrettede jeg Kommissionens formand om denne klage og anmodede ham om at afgive en udtalelse. Den 20. juli 2005 sendte Kommissionen mig sin udtalelse, som jeg fremsendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Den 30. juli 2005 fremsendte De Deres bemærkninger.

Den 23. august 2006 skrev jeg til Kommissionens formand for at finde en mindelig løsning på Deres klage. Den 27. september 2006 forlængede jeg fristen for Kommissionens svar til udgangen af oktober 2006. Den 6. november 2006 sendte Kommissionen sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning, som jeg sendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger . Den 15. december 2006 fremsendte De Deres bemærkninger til Kommissionens svar på mit forslag til en mindelig løsning.

Den 5. februar 2007 skrev jeg igen til Kommissionens formand for at vurdere, om Deres betingelser for en mindelig løsning kunne accepteres af institutionen. Den 2. marts 2007 anmodede Kommissionen om en forlængelse af svarfristen. Ved brev af 12. marts 2007 imødekom jeg Kommissionens anmodning indtil udgangen af marts 2007. Kommissionen besvarede mit nye forslag den 3. april 2007. Jeg videresendte Kommissionens svar til Dem den 17. april 2007 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Den 25. maj 2007 fremsendte De Deres bemærkninger til Kommissionens nye forslag.

Jeg skriver nu for at fortælle dig resultatet af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

De faktiske omstændigheder i sagen er ifølge klageren sammenfattende som følger:

Klageren arbejder på et universitet. Han arbejdede på et forskningsprojekt finansieret af et nationalt undervisningsministerium om en sammenlignende EU-undersøgelse. En betydelig mængde data til hans forskning var i Eurostats besiddelse. Efter at have anmodet om oplysninger om formaliteterne for at få adgang til dette materiale blev klageren den 2. juli 2003 underrettet om, at proceduren var noget besværlig, for så vidt som alle EU-medlemsstater skulle høres om forskningsprojektet og de ønskede data, og at der skulle betales et gebyr på 8 000 EUR. I svaret til klageren blev det konkluderet, at det kunne tage ca. seks uger at få sin ansøgning behandlet. På grund af de gebyrer, der var forbundet med enhver høring, anmodede klageren den 18. juli 2003 sin sponsor om at ændre det bud, der var planlagt for hans projekt, hvilket klageren indvilligede i at gøre den 18. september 2003.

Som svar på klagerens formelle anmodning om adgang til en database meddelte Eurostat den 9. juli 2003 ham, at proceduren var i gang. Eurostat forklarede, at anmodningen var blevet fremsendt til de ansvarlige myndigheder i alle EU-medlemsstater, og at der skulle komme et svar inden for seks uger. Den 22. juli og den 4. august 2003 anmodede Eurostat om yderligere oplysninger, som blev fremsendt af klageren den 7. august 2003. Den 25. september 2003 blev klageren underrettet om, at processen var afsluttet med et positivt resultat, og at han skulle modtage en kontrakt inden for en uge. Efter kontraktens underskrivelse vil de ønskede data derefter blive sendt til ham i cd-rom-format.

Den 7. oktober 2003 modtog klageren en e-mail fra Eurostat, hvori det hed, at "på grund af Eurostats retlige situation var der en række spørgsmål vedrørende kontrakter, som krævede juridisk afklaring", hvorfor Eurostat beklagede, at klageren på nuværende tidspunkt ikke ville være i stand til at modtage kontrakten eller de ønskede data. I lyset af denne situation forsøgte klageren at indhente oplysningerne fra andre kilder, som han var nødt til at rejse til i oktober 2003 for egen regning. Denne rejse kostede klageren 1 804,02 EUR.

Den 18. november 2003 kontaktede klageren Eurostats kontaktpunkt i nærheden af sin bopæl, da der ikke forelå yderligere oplysninger. I et svar af 24. november 2003 blev han rådet til at henvende sig til de to Eurostat-tjenestemænd, der var ansvarlige for behandlingen af hans anmodning i Eurostats hovedkvarter i Luxembourg. Den 25. november 2003 skrev klageren til dem og opsummerede den procedure, der var blevet fulgt indtil da, og anmodede om oplysninger om det nuværende dødvande. Han modtog ikke noget svar på sin meddelelse.

Da finansieringen af hans forskningsprojekt udløb ved udgangen af 2003, anmodede klageren Eurostat om at få sin anmodning om data faktureret på forhånd. Den 18. december 2003 forklarede Eurostat ham, at denne mulighed ikke var mulig.

I maj 2004 forsøgte klageren at indhente oplysninger om, hvor langt han var nået med sin anmodning, og blev underrettet om, at situationen ikke havde ændret sig. På baggrund af svaret indgav klageren den 22. december 2004 en formel klage til Eurostat, hvori han krævede godtgørelse på 1 804,02 EUR for de udgifter, han havde afholdt for at indhente oplysningerne via et udenlandsk universitet, og anmodede om, at de ønskede oplysninger blev fremsendt gratis til ham. I et svar af 1. marts 2005 meddelte Eurostat ham, at alle igangværende administrative og retslige procedurer måtte stilles i bero på grund af en uforudseelig omstrukturering. Omstruktureringen af Eurostat blev først afsluttet i juli 2004, hvor alle tidligere anmodninger blev imødekommet. Da klageren syntes at have haft en interesse i at indhente oplysningerne ved udgangen af 2003, konkluderede Eurostats kontaktpunkt fejlagtigt, at han ikke længere havde brug for de ønskede oplysninger. Eurostat afviste klagerens påstande og meddelte ham, at han, hvis han ønskede det, kunne anmode Kommissionens generalsekretær om at tage hans klage op til fornyet behandling.

I sin klage til Den Europæiske Ombudsmand hævdede klageren kort sagt, at Kommissionen havde sendt ham en kontrakt om adgang til en database for sent.

Klageren hævder, at Kommissionen bør kompensere ham for de omkostninger og det indtægtstab, der fulgte af den uforholdsmæssigt store forsinkelse.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse beskrev Kommissionen først sagens baggrund. Den forklarede, at klageren i juli 2003 anmodede om adgang til visse oplysninger. Hans anmodning blev oprindeligt sendt til den tidligere databutik i nærheden af hans bopælsby, som videresendte den til Eurostat.

Eurostat forklarede, at det indtil den 30. september 2004 havde opretholdt et netværk af databutikker i forskellige EU-medlemsstater, hovedsagelig i de nationale statistiske kontorer. Nogle datashops blev forvaltet af private virksomheder. Dette var tilfældet i klagerens land. Databutikkerne fungerede som det første kontaktpunkt for Eurostats databrugere og fungerede som eneste mellemled mellem Eurostat og dets databrugere. Brugere, der havde brug for at udnytte Eurostats databaser, skulle derfor rette deres anmodninger til databutikkerne.

Siden oktober 2004 har Eurostat indført en ny politik for fri formidling af statistiske data. For visse sæt mikrodata, der er omfattet af Kommissionens forordning (EF) nr. 831/2002 af 17. maj 2002 om gennemførelse af Rådets forordning (EF) nr. 322/97 om EF-statistikker, for så vidt angår adgang til fortrolige data til videnskabelige formål (1) ("forordning 831/2002"), følges der i alle tilfælde en prispolitik, der er aftalt med medlemsstaterne, for at undgå illoyal konkurrence.

Efter klagerens anmodning blev der indledt en høring af alle EU's medlemsstater om projektbeskrivelserne. I juli og august 2003 kontaktede Data Shop og klageren hinanden flere gange vedrørende detaljerne i anmodningen. Den 25. september 2003, når høringen af medlemsstaterne var afsluttet, meddelte datashoppen i henhold til forordning (EF) nr. 831/2002 klageren, at kontrakten ville blive udarbejdet og sendt til ham. I oktober 2003 måtte Eurostat imidlertid gennemgå interne undersøgelser, og som følge heraf blev alle kontrakter, der var under udarbejdelse, blokeret. På det tidspunkt var Eurostat ikke i stand til at forudsige, hvor længe situationen ville vare. Den 7. oktober 2003 blev klageren som svar på sine anmodninger underrettet om situationen af Data Shop. I november 2003 bekræftede Eurostat disse oplysninger. Den 18. december 2003 bekræftede Eurostat, at situationen ikke havde ændret sig, og at det forslag, som klageren havde fremsat i en telefonsamtale med sine tjenestegrene, hvorefter projektet ville blive faktureret ham, inden kontrakten blev underskrevet, ikke kunne accepteres.

Den 28. april og den 11. maj 2004 udvekslede Eurostat, Data Shop og klageren e-mails, og på grundlag heraf konkluderede Eurostat og Data Shop, at klageren på grund af den lange forsinkelse ikke længere havde brug for dataene. Datashoppen nåede også frem til denne konklusion efter et besøg i dens lokaler, som klageren aflagde i april 2004. I juli 2004 blev situationen løst, og alle parter, der havde anmodet om data frem til juli 2004, fik endelig en kontrakt og en cd-rom.

Den 22. december 2004 sendte klageren en klageskrivelse til Kommissionens Generalsekretariat, hvori han anførte, at Eurostat havde overtrådt adfærdskodeksen for god forvaltningsskik. Som svar på hans klage af 1. marts 2005 bekræftede Eurostat, at det havde handlet korrekt.

Med hensyn til klagerens påstand om, at hans rejseomkostninger på 1 804,02 EUR skulle godtgøres, forklarede Kommissionen, at den ikke kunne imødekomme anmodningen, da der på daværende tidspunkt ikke var indgået nogen kontrakt med klageren om dækning af omkostninger, som han påtog sig på eget initiativ. Desuden var det udenlandske universitet ikke kontraktligt berettiget til at give klageren adgang til disse oplysninger. I sin klage til Ombudsmanden har klageren anmodet om betaling af 8 000 EUR for at kompensere for tabet af tilskuddet fra sin sponsor, som ville være blevet anvendt til at indhente de ønskede oplysninger. Eurostat bemærkede, at det i sit brev af 1. marts 2005 allerede havde meddelt klageren, at Kommissionen ikke var involveret i spørgsmålet om hans subsidier og derfor ikke var i stand til at foretage betalingen. Desuden svarede denne del af subsidiet til prisen på CD-rommen, som under ingen omstændigheder kunne betragtes som et tab for klageren.

Af juridiske årsager var Kommissionen heller ikke i stand til at give klageren de relevante oplysninger gratis som ønsket. De nationale statistiske kontorer i alle EU's medlemsstater opkræver gebyr for deres nationale mikrodata, og Eurostat kan derfor ikke anses for at være i stand til at skabe illoyal konkurrence ved at levere dataene gratis.

Kommissionen fandt, at Eurostat og Data Shop havde behandlet klagerens anmodning korrekt, selv om de forsinkelser, han stod over for, tydeligvis var langvarige og uheldige. Disse forsinkelser skyldtes imidlertid usædvanlige omstændigheder i den periode, hvor han fremsatte sin anmodning, hvilket Kommissionen beklager, men som den ikke kunne anse sig for at være ansvarlig for.

I betragtning af situationen fandt Kommissionen derfor, at dens tjenestegrene havde handlet korrekt, og at der ikke var tale om fejl eller forsømmelser i denne sag.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger gentog klageren påstandene i sin klage.

Klageren understregede, at han ikke fik nogen oplysninger om den situation, der gav anledning til suspensionen af proceduren. Han har aldrig fået kendskab til arten af påstandene mod Eurostat og alvoren af de retslige og administrative undersøgelser, der blev foretaget. Som svar på sin forespørgsel af 7. oktober 2003 blev klageren blot informeret om, at der på nuværende tidspunkt og uden yderligere begrundelse ikke kunne sendes flere kontrakter til underskrivelse. Efter hans opfattelse kunne dette svar ikke udgøre et rettidigt og tilstrækkeligt svar. Klageren bemærkede endvidere, at der på trods af Kommissionens påstand i dens udtalelse ikke blev givet noget svar på hans skriftlige forespørgsler af 25. november 2005.

Klageren påpegede også, at han ikke kunne have antydet, at han ikke længere var interesseret i de ønskede oplysninger, eftersom han den 5. maj 2004 igen havde anmodet om oplysninger om sagsakternes tilstand.

Ombudsmandens indsats for at opnå en venlig løsning

Ombudsmandens forslag

Efter en omhyggelig vurdering af udtalelsen og bemærkningerne fandt Ombudsmanden, at Kommissionen ikke havde reageret tilstrækkeligt på klagerens påstand og påstand, navnlig at den i strid med artikel 17 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik ikke havde truffet afgørelse om klagerens anmodning inden for en rimelig frist. Ombudsmanden mente derfor, at det kunne være hensigtsmæssigt for Kommissionen at foretage en finansiel gestus for at afbøde konsekvenserne af fejl eller forsømmelser for klageren ved at tilbyde at lette hans adgang til de ønskede data til en nedsat pris. Denne opfattelse var baseret på følgende betragtninger:

Ombudsmanden erkendte, at den pågældende situation, nemlig Eurostats forsinkede behandling af klagerens anmodning om adgang til en database, skyldtes en fuldstændig omorganisering af kontoret, som Kommissionen påtog sig fra oktober 2003. Omfanget af disse ændringer blev illustreret i svaret på en parlamentarisk forespørgsel fra Romano Prodi, tidligere formand for Kommissionen, den 19. december 2003, som klageren selv henviste til i sine bemærkninger.

Det fremgik derfor, at omfanget af de interne reformer, der blev gennemført i Eurostat på daværende tidspunkt, var af en sådan størrelsesorden, at de i alvorlig grad påvirkede kontorets normale aktiviteter, hvilket gjorde det umuligt for det at gennemføre nogle af sine administrative procedurer og som en konsekvens heraf at opfylde sine kontraktlige forpligtelser.

Ombudsmanden mente imidlertid, at selv om Eurostats situation havde været så alvorlig, at der var behov for omfattende foranstaltninger, der havde en forstyrrende virkning på Eurostats evne til at udføre sine normale aktiviteter, var Eurostat en del af Kommissionen. Kommissionen burde derfor have sikret, at i) klageren modtog tilstrækkelige oplysninger om situationen og den forventede tidsramme for behandlingen af hans anmodning, og ii) Eurostats tilsagn til klageren blev opfyldt.

Med hensyn til oplysningerne fra Eurostat eller dets ansatte bemærkede Ombudsmanden, at kontoret ikke tog initiativ til at kontakte klageren for at forklare situationen og underrette ham om, at dets tidligere tilsagn ikke kunne overholdes. Det fremgik, at de eneste meddelelser fra Eurostat i denne henseende var blevet afgivet som svar på klagerens korrespondance vedrørende status for hans anmodning af 18. og 25. november 2003, 25. december 2003 og 11. maj 2004.

Efter nøje at have gennemgået svarene fra Eurostat eller dets ansatte på disse forespørgsler af 7. oktober 2003, 24. november 2003 og 11. maj 2004 påpegede Ombudsmanden, at Eurostat ikke gav klageren nogen klar angivelse af den type situation, den stod over for, dens konsekvenser for potentielle kunder eller en forventet tidsplan for genoptagelse af driften. I stedet henviste Eurostats korrespondance kun til generelle problemer, der berørte organisationen, og som gjorde det umuligt for kontoret at sende en kontrakt til klageren (2), som lovet den 29. september 2003 (3).

Ombudsmanden var opmærksom på, at Eurostat først den 1. marts 2005 havde underrettet klageren om årsagerne til, at dets behandling af alle anmodninger om datakontrakter var blevet suspenderet, og mere generelt om den situation, det var stødt på. Disse oplysninger var indeholdt i Kommissionens svar på klagen indgivet af klageren den 22. december 2004 vedrørende Kommissionens manglende overholdelse af sin egen kodeks for god forvaltningsskik.

Ombudsmanden mindede om, at følgende fremgår af artikel 41, stk. 1, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder:

"Enhver har ret til at få sin sag behandlet (...) af Unionens institutioner og organer inden for en rimelig frist."

I overensstemmelse med dette princip fastsættes det i artikel 17 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, at:

"1. Tjenestemanden sørger for, at der straks og under alle omstændigheder senest to måneder efter modtagelsen træffes afgørelse om enhver anmodning eller klage til institutionen inden for en rimelig frist. (...)

2. Hvis der ikke inden for ovennævnte frist kan træffes afgørelse om en anmodning eller en klage til institutionen på grund af kompleksiteten af de spørgsmål, som den rejser, underretter tjenestemanden hurtigst muligt ophavsmanden herom. I så fald bør ophavsmanden hurtigst muligt underrettes om en endelig afgørelse."

Ombudsmanden mente, at Kommissionen på grund af omfanget af de ændringer, der var blevet pålagt Eurostat siden oktober 2003, burde have været klar over, at verserende afgørelser vedrørende anmodninger om data fra tredjeparter ikke kunne besvares inden for en rimelig frist. Kommissionen burde derfor have underrettet ophavsmændene til disse anmodninger inden for en rimelig frist om de vanskeligheder, som Eurostat var stødt på, således at de berørte borgere kunne få kendskab til situationen og på grundlag af disse oplysninger træffe de mest hensigtsmæssige alternative foranstaltninger.

I denne sag bemærkede Ombudsmanden imidlertid, at Kommissionen først gav klageren en ordentlig forklaring i marts 2005, dvs. 19 måneder efter, at han havde indgivet sin anmodning.

Ombudsmanden konkluderede derfor, at Kommissionen i strid med artikel 17 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik havde undladt at underrette klageren korrekt om Eurostats situation, så snart den var klar over den, og at denne undladelse udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Med hensyn til den materielle afgørelse om klagerens anmodning bemærkede Ombudsmanden, at der endnu ikke syntes at være truffet nogen afgørelse. Selv om Kommissionen havde fremført, at dens tjenestegrene på grundlag af en udveksling af e-mails af 28. april og 11. maj 2004 var kommet til den konklusion, at klageren ikke længere havde brug for oplysningerne, fandt Ombudsmanden ingen beviser for, at klageren formelt havde trukket sin anmodning tilbage. Efter nøje at have gennemgået indholdet af disse udvekslinger fandt Ombudsmanden, at de ikke afslørede nogen hensigt fra klagerens side om at få sin anmodning trukket tilbage, men udtrykte snarere sin bekymring over de finansielle aspekter af kontrakten. En sådan bekymring var forståelig, eftersom den økonomiske støtte, som han modtog fra sin sponsor, var udløbet.

I forbindelse med klagerens påstand om, at Kommissionen skulle kompensere ham for de omkostninger og det indtægtstab, der fulgte af den uforholdsmæssigt store forsinkelse, bemærkede Ombudsmanden, at Kommissionen med rette påpegede, at et erstatningskrav ikke kunne baseres på en kontrakt, fordi der ikke eksisterede nogen på det tidspunkt. Ikke desto mindre fandt Ombudsmanden i lyset af sine konstateringer af fejl eller forsømmelser, at Kommissionen kunne indvillige i at gøre en finansiel gestus over for klageren.

Ved brev af 23. august 2006 foreslog Ombudsmanden derfor, at det kunne være hensigtsmæssigt for Kommissionen at foretage en finansiel gestus for at afbøde konsekvenserne af fejl eller forsømmelser for klageren ved at tilbyde at lette hans adgang til de ønskede data til en nedsat pris. Kommissionen kan udtrykkeligt erklære, at dens tilbud fremsættes på et ex gratia-grundlag og uden indrømmelse af noget juridisk ansvar.

Kommissionens svar på forslaget om en mindelig løsning

I sine meddelelser til Ombudsmanden efter forslaget om en mindelig løsning anerkendte Kommissionen, at selv om de forsinkelser, klageren stod over for, opstod som følge af ekstraordinære omstændigheder, var forsinkelserne langvarige og uheldige. Derfor gav Kommissionen udtryk for, at den var rede til at foretage en gestus med henblik på at afbøde de konsekvenser, som klageren havde lidt. Efter at have gennemgået klagerens bemærkninger og Ombudsmandens foreløbige konklusioner og på grundlag af yderligere præciseringer vedrørende klagerens behov indvilligede Kommissionen i at give klageren adgang til databasen til den nedsatte pris på 3 000 EUR ,, hvilket svarer til en rabat på 62,5 % i forhold til den oprindelige pris.

Kommissionen påpegede, at dens tilbud blev fremsat på et ex gratia-grundlag og uden indrømmelse af noget juridisk ansvar.

Klagernes bemærkninger

I sit svar udtrykte klageren tilfredshed med Ombudsmandens vellykkede mægling. Han anførte, at han som tegn på goodwill havde besluttet at acceptere Kommissionens forslag og at købe den pågældende database til en samlet pris på 3 000 EUR. Han bemærkede, at han i den nærmeste fremtid ville træffe de nødvendige foranstaltninger for at opnå de nødvendige midler til at betale de 3 000 EUR for adgang til den relevante database.

Afgørelsen

1 Overdreven forsinkelse med hensyn til at få adgang til Eurostats database og anmodning om kompensation

1.1 Klageren hævder, at Europa-Kommissionen forsinkede fremsendelsen af en kontrakt om adgang til en Eurostat-database for meget, og hævder derfor, at Kommissionen bør kompensere ham for de omkostninger og det indtægtstab, der fulgte heraf.

1.2 Af ovennævnte grunde foreslog Den Europæiske Ombudsmand efter en omhyggelig vurdering af Kommissionens udtalelse om klagen og klagerens bemærkninger, at der blev fundet en mindelig løsning mellem parterne.

1.3 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen som svar på hans forslag indvilligede i at give klageren adgang til de ønskede oplysninger til en pris af 3 000 EUR som et middel til at afbøde virkningerne af de lange forsinkelser, han måtte stå over for. Ombudsmanden bemærker også, at klageren har udtrykt tilfredshed med Ombudsmandens vellykkede mægling, som fik Kommissionen til at fremsætte et tilbud, som han har accepteret.

I lyset af disse omstændigheder og under hensyntagen til, at klageren har udtrykt tilfredshed med Kommissionens tilbud, finder Ombudsmanden, at sagen er blevet afgjort af institutionen.

2 Konklusion

Efter Ombudsmandens initiativ ser det ud til, at Kommissionen og klageren er nået til enighed om en mindelig løsning på klagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EFT 2002 L 133, s. 7.

(2) Eurostats svar af 7. oktober 2003 lød i den relevante del: "Jeg beklager, men i øjeblikket kan jeg ikke sende nogen kontrakter til underskrivelse. På grund af den faktiske situation i Eurostat skal nogle af emnerne i disse kontrakter afklares juridisk og undersøges lige nu (...). Jeg kan ikke give dig et skøn over, hvor lang tid det vil tage". I Eurostats svar af 24. november 2003 hed det bl.a.: "Jeg kan ikke give Dem flere oplysninger om Deres kontrakt (...)". I Eurostats svar af 11. marts 2004 blev det bl.a. anført, at "[e]thvert forhold vedrørende [...] kontrakter er stadig stillet i bero i Eurostat".

(3) "Medlemsstaternes frist på seks uger til at godkende projekterne er nu udløbet. Kontrakten vil blive sendt til kunden til underskrift i løbet af næste. Når CD Rom med dataene er returneret til os og underskrevet af Eurostat, vil de blive overført til kunden".